EAKR-hankkeiden aloituspalaveri Flat rate 15% - EAKR 24.8.2016
Yksinkertaistettu kustannusmalli Flat rate 15% Käytössä perustelluissa rahoittajan hyväksymissä poikkeustapauksissa, joissa hankkeen sisällöstä johtuen erityisen korkeat matkakulut ->Erityisperusteluja esim. kansainvälinen yhteistyö, verkostomainen toiminta tapa tai pitkät etäisyydet Erona flat rate 24% -malliin on se, että hankehenkilökunnan matkakustannukset kuuluvat tosiasiallisesti aiheutuneiden kustannusten mukaan korvattaviin kustannuksiin, jotka kirjataan hankkeen pääkirjalle ja joista esitetään tositteet maksatushakemuksen liitteenä 2
Yksinkertaistettu kustannusmalli Flat rate 15% Hankkeen välilliset kustannukset korvataan prosenttimääräisenä hyväksyttävistä välittömistä palkkakustannuksista. Välillisinä kustannuksina hyväksytään 15% palkkakustannuksista (flat rate 15% harkinnanvarainen tapauskohtainen kustannusmalli) Tuensaajan ei tarvitse yksilöidä välillisiä kustannuksia eikä niitä tarvitse todentaa laskuilla tai kirjanpitotosittein eikä kirjata ko. kustannuksia hankkeen kustannuspaikalle. Välillisiä kustannuksia voidaan seurata erillisellä kirjanpitokohteella Palkkakustannuksia laskettaessa hyväksytään vain välittömät hakemuksen mukaiset henkilöstökustannukset Jos palkkakustannuksia hylätään maksatuksen yhteydessä, tällöin järjestelmä vähentää vastaavasti myös prosenttimääräisesti korvattavia välillisiä kustannuksia Hankkeelle valittu kustannusmalli koskee yhteishankkeissa kaikkia toteuttajia ja koko toteutusajan 3
Hankkeen välilliset kustannukset Sidosryhmien, partnereiden ym. matkakustannukset Toimistokustannukset (esim. postitus, kopiointi) Hankehenkilöstön osallistumismaksut koulutuksiin ja seminaareihin Hankehenkilöstön työterveyskustannukset (KELA-korvauksen jälkeen) Hankehenkilöstön käyttöön varatuista toimitiloista ja koneista sekä laitteista aiheutuvat kustannukset (esim. vuokrat, sähkö, tietokone, puhelin) Hankkeen ohjausryhmän kustannukset (esim. kokouskulut, kokouspalkkiot, matkakulut) 4
Henkilöstökulut (1/2) Henkilöstökulut hyväksytään välittöminä kustannuksina, joiden on perustuttava todellisiin kustannuksiin ja kirjanpitoon sekä niiden tulee olla hankesuunnitelman mukaisia Hankkeen henkilöstöllä oltava kirjalliset toimenkuvat, josta selviää hankkeelle tehtävä työ Maksatuksen liitteenä kooste hankehenkilöstön työajoista ja maksetuista palkoista (liite B1 ja B2). Hankkeelle kokoaikaisesti työskentelevien toimenkuvissa vain hankkeeseen liittyviä tehtäviä Jos vain osa henkilön työpanoksesta kohdistuu hankkeeseen, on pidettävä työaikakirjanpitoa (kokonaistyöajanseuranta liitteellä C). ->Hankehenkilöstön palkat ja palkkiot lakisääteisine sivukuluineen hankkeeseen tehdyn työn mukaisessa suhteessa 5
Henkilöstökulut (2/2) Hankepäätöksen liitteenä olevassa hankesuunnitelmassa on määritelty hankehenkilöstön kokonaismäärä, tehtävänimikkeiden kuukausipalkka, sallittu työmäärä ja työn koko-/osa-aikaisuus Hakijan omatoimiset muutokset hyväksyttyyn henkilöstörakenteeseen aiheuttavat kustannusten hylkäämisen muutosten osalta Ylityö ei ole pääsääntöisesti tukikelpoista Lomapalkat projektin toteutusajalta tehdyn työajan suhteessa huomioiden lomanmääräytymisvuosi (1.4-31.3) Lomapalkkavaraumat eivät ole hankkeessa tukikelpoisia kustannuksia (Hallintoviranomaisen ohje 28.5.2015). Kaikki kustannukset tulee olla toteuttajan tosiasiallisesti maksamia (Valtioneuvoston asetus 358/2014). 6
Hankkeen sisällölliseen toteuttamiseen kuuluvat ostopalvelut (1/2) Hyväksytään välittöminä kustannuksina Noudatetaan julkisista hankinnoista annettua lakia (348/2007) sen soveltamisalaan kuuluvissa hankinnoissa Kansallisen kynnysarvon (30 000/ 100 000/ 150 000) ylittävät hankinnat aina HILMAn kautta Arvoltaan yli 4 000 (alv 0%) hankinnoissa, mutta kansalliset kynnysarvot alittavissa hankinnoissa on pyydettävä kirjallisesti riittävä määrä tarjouksia (3-5 tuottajaa) hankinnan kohtuullisuuden arvioimiseksi. Kopiot hankintaasiakirjoista (hankintavertailu ja päätös). Pienhankinnat, arvo alle 4 000 (alv 0%): esim. hintavertailu tai puhelimitse tai s-postitse pyydetyt tarjoukset ja vastauksista laadittu hankintamuistio (allekirjoitus ja päiväys) Julkisten hankintojen neuvontapalvelu antaa maksutonta neuvontaa hankintayksiköiden ja yritysten julkisiin hankintoihin liittyen sähköpostitse ja puhelimitse (Internet-sivut: http://www.hankinnat.fi) 7
Hankkeen sisällölliseen toteuttamiseen kuuluvat ostopalvelut (2/2) Ostopalvelun toteuttajan laskuttamat matkat kirjataan ostopalveluihin Hankkeen tiedottamisesta ja viestinnästä aiheutuvat kustannukset Mahdolliset vuokrakustannukset kohderyhmän käyttöön varattujen tilojen osalta sekä kohderyhmän käyttöä varten tehdyt pienhankinnat kirjataan ostopalveluihin (esim. seminaarin järjestämiskustannukset) Maksatushakemuksen liitteenä toimitettava hankintaluettelo (liite F) on muistettava täydentää kumulatiivisesti 8
Hankkeen sisällölliseen toteuttamiseen kuuluvat koneet ja laitteet Hyväksytään välittöminä kustannuksina Noudatetaan julkisista hankinnoista annettua lakia (348/2007) sen soveltamisalaan kuuluvissa hankinnoissa. Kansallisen kynnysarvon (30 000) ylittävät hankinnat aina HILMAn kautta. Arvoltaan yli 4 000 (alv 0%) hankinnoissa, mutta kansalliset kynnysarvot alittavissa hankinnoissa on pyydettävä kirjallisesti riittävä määrä tarjouksia (3-5 tuottajaa) hankinnan kohtuullisuuden arvioimiseksi. Kopiot hankintaasiakirjoista (hankintavertailu ja päätös). Pienhankinnat, arvo alle 4 000 (alv 0%): esim. hintavertailu tai puhelimitse tai s-postitse pyydetyt tarjoukset ja vastauksista laadittu hankintamuistio (allekirjoitus ja päiväys). Koneiden ja laitteiden leasing-, poisto- ja vuokrakustannukset hyväksyttäviä, mutta tukikelpoisia eivät ole hallinto-, rahoitus-, vakuutus-, korjauseikä huoltokustannukset. Hankintaluettelo (liite F) muistettava täydentää kumulatiivisesti. 9
Matkat Hyväksytään välittöminä kustannuksina Matkakustannuksissa haettavat kustannukset ovat hankkeen henkilöstön matkoja, asiantuntijoiden matkakustannukset kohdistetaan ostopalveluihin. Kotimaan ja ulkomaan matkakustannukset on eriteltävä omiksi kustannusriveikseen Hankehenkilöstön ulkomaanmatkoille on oltava rahoittajan lupa (kuka, milloin, minne, miksi ja mitä maksaa sekä ohjelma) dokumentoituna. Ulkomaanmatkoista on laadittava matkaraportti ja tästä kopio maksatushakemuksen liitteeksi. 10
Rakennukset ja maa-alueet Hyväksytään välittöminä kustannuksina Kustannuslajiin merkitään hankkeen toteuttamiseen liittyvät investoinnit rakennuksiin ja maa-alueiden hankinta Tähän kustannuslajiin hyväksytään kustannuksia vain erittäin painavista syistä Maa-alueiden hankintaan liittyvät kustannukset voivat olla enintään 10% kokonaiskustannuksista Pääsääntöisesti rakennusten ja maa-alueiden vuokrausta ei hyväksytä eikä maa-alueiden hankintaa hankkeen kustannuksiin Noudatetaan julkisista hankinnoista annettua lakia (348/2007) sen soveltamisalaan kuuluvissa hankinnoissa 11
Muut kustannukset Hyväksytään välittöminä kustannuksina Kustannuslajiin hyväksytään kustannuksia vain erityisistä perusteista Hyväksyttäviä kustannuksia voisivat olla esimerkiksi: Hankkeen sisällölliseen toteuttamiseen liittyvät aineelliset ja aineettomat hankinnat (esim. rakennusmateriaalit, raaka-aineet, laboratoriotarvikkeet) ->Ko. kustannukset esitetään yleensä kustannuslajissa ostopalveluissa Viranomaismaksut (esim. lupa-, liittymis- ja valvontamaksut) Hankkeen tilintarkastus, jos sellainen vaadittaisiin -> PPL ei vaadi eikä hyväksy ko. kustannuksia Maksatushakemuksen liitteenä toimitettava hankintaluettelo (liite F) on muistettava täydentää kumulatiivisesti 12