Maksatus. Maaseuturahaston hankekoulutus (flat rate)

Transkriptio

1 Maksatus Maaseuturahaston hankekoulutus (flat rate)

2 Maksuhakemus Maksua haetaan Maaseutuviraston ylläpitämässä sähköisessä verkkopalvelussa (Hyrrä) Voidaan hakea myös kehittämishanketuen maksuhakemuslomakkeella nro 3316 (yrityssuomi.fi, haku lomakenumerolla) Hyrrän kautta ilmoitetaan tuensaajalle hakemuksen arvioitu käsittelyaika ja käsittelijä Maksuhakemuksen liitteet skannataan Hyrrään pdfmuodossa Sama asiakirja skannataan vain kerran, ellei asiassa ole tapahtunut muutoksia

3 Ennakot Tämä koskee niitä hankkeita, joille on tukipäätöksessä hyväksytty ennakko Tuesta voidaan maksaa ennakkona enintään 20 % myönnetyn tuen määrästä (enintään euroa) Tukea voidaan maksaa ennakkoon vain kerran hankkeen käyttöä koskevan suunnitelman toteuttamiseksi Ennakkoa kuitataan 30 % jokaisen maksuerän määrästä siihen saakka kunnes ennakko on kokonaisuudessaan kuitattu. Kuitenkin koko jäljellä oleva osuus ennakosta tulee kuitata viimeistään viimeisessä maksuerässä. Tuen saajan ilmoituksella voidaan kuittauksessa käyttää myös edellä mainittua suurempaa prosenttia

4 Toimenpiteen toteutuminen Maksuhakemukseen on annettava tai maksuhakemukseen liitettävä selvitys tukipäätöksellä hyväksytyn suunnitelman toteuttamisesta maksuhakemuksen ajalta (mavin määräys 31/15, 6 ). Muutos edelliseen ohjelmakauteen: Enää ei tarvitse toimittaa vuosiraporttia, tämä korvataan antamalla selvitys tukipäätöksellä hyväksytyn suunnitelman toteuttamisesta maksuhakemuksen ajalta.

5 Kirjanpito Kirjanpitoon tulee hankkeelle avata oma kustannuspaikka Maksuhakemukseen tulee liittää ote pääkirjasta maksuhakemuksen ajalta Pääkirjaotteesta tulee käydä ilmi hankkeen meno- ja rahoitustapahtumat

6 Menotositteet Maksuhakemukseen on liitettävä jäljennökset hankkeen toteuttamiseen liittyvistä menotositteista Maksuhakemukseen liitteeksi toimitetaan kopiot välittömien kustannusten menotositteista Menotositteista on käytävä ilmi vastaanotettu tavara tai palvelu Mikäli hankinta ei käy selkeästi ilmi tositteesta, laskuun on kirjoitettava, mitä hankinta koskee ja miten se liittyy hankkeen toteuttamiseen Menotositteissa tulee näkyä tositenumero Menotositteet skannattava pdf muodossa Hyrrään pääkirjan mukaisessa järjestyksessä

7 Yleistä tukikelpoisista, hyväksyttävistä kustannuksista Haettavien kustannusten tulee olla tukipäätöksen ja hyväksytyn hankesuunnitelman mukaisia kuluja Kustannusten tulee syntyä toteutusaikana ellei vireilletulopäivämäärä ole aikaisempi kuin hankkeen toteutusajan alkamispäivämäärä. Jos vireilletulon päivämäärä on aikaisempi, niin kustannukset voivat syntyä vireilletulon päiväyksestä alkaen, päättyen toteutusajan loppumispäivämäärään. Hankkeen toteutusaika ja vireilletulopäivämäärä lukee tukipäätöksessä. Kustannusten tulee olla tosiasiallisia ja hankkeen toteuttamisesta aiheutuneita, ei organisaation tavanomaisesta toiminnasta aiheutuvia kustannuksia. Kustannusten liittyminen hankkeen toteutukseen on selvästi osoitettavissa Kustannusten tulee olla tosiasiallisesti maksettuja (raha liikkuu toteuttajan tililtä laskuttajalle). Kustannusten on oltava lopullisia (alennukset, hyvitykset ja palautukset on vähennetty haettavista kustannuksista)

8 Kustannusten kohdentuminen hankkeeseen Jos maksuhakemuksessa esitetty kustannus ei kohdistu kokonaisuudessaan tuettavalle hankkeelle, maksuhakemuksessa on selvitettävä kustannuksen jakoperuste

9 Palkat ja sivukulut Palkkamenot osoitetaan pääkirjanpidosta, joista käyvät ilmi palkkamenojen kirjaukset palkkojen menotileille, sivukulujen menotileille ja sivukulujen velkatileille Palkkamenojen maksut osoitetaan Otteilla ostovelkatilistä, palkkojen, ennakonpidätyksen ja palkkojen sivukulujen velkatileistä sekä kirjanpidon pankkitililtä Tiliotteella tai verkkopankista tulostetulla maksukuitilla

10 Palkat, toimitettavat liitteet Työsopimus tai muu sopimus, josta ilmenee palkan suuruus ja sen peruste Muu sopimus: erillinen allekirjoituksella ja päiväyksellä vakuutettu selvitys, missä näkyvät seuraavat tiedot: projektihenkilöstön nimi ja syntymäaika (ei sotua) työsuhteen alkamis- ja päättymispäivämäärät työtehtävän kuvaus työtehtävän laatu (osa-/kokoaikainen) palkan suuruus Tuntikirjanpito kokonaistyöaikaa käyttäen (mavin lomake 3321L tai vastaavat tiedot sisältävä) sekä koko- että osa-aikaisilta työntekijöiltä Huom. Allekirjoitukset! Selvitys hankehenkilöstön työajasta ja maksetuista palkoista (esim. lomake B1) Selvitys loma-ajan ansioista (esim. lomake B2)

11 Palkat, muuta Jos virka tai toimi täytetään yli vuodeksi, täytyy paikka laittaa julkiseen hakuun ja toimittaa kopio hakuilmoituksesta viimeistään maksuhakemuksen yhteydessä Esim. 1 htv:n ylitys 3 vuoden toteutusaikana -> julkinen haku Hankkeen kustannukseksi voidaan kohdistaa ainoastaan hankkeen toteutuksen ajalta ja hankkeelle tehdyn työn suhteessa syntyneet lomakustannukset kuten lomapalkka ja raha sekä lomakorvaus Kustannuksiin voidaan sisällyttää hankkeen työntekijän sairausajan palkkakustannukset, joista tulee vähentää Kelan maksama korvaus

12 Palkkiot ja sivukulut Sopimus tai muu selvitys, jonka perusteella palkkio maksetaan Menon todentamiseksi palkkalaskelma tai tosite Menon maksun todentamiseksi tiliote tai verkkopankista tulostettu maksukuitti Palkkiota ei saa sisällyttää hankehenkilöstön palkkoihin Ohjausryhmän palkkiot kuuluvat flat rateen

13 Välilliset kustannukset Välilliset kustannukset korvataan tukipäätöksessä ilmoitetun prosentin mukaisesti hankkeen hyväksyttävistä palkkakustannuksista (Flat rate 24 %. Flat rate 15 %) Välillisiä kustannuksia ei esitetä maksuhakemuksen liitteenä toimitettavalla pääkirjalla Välillisille kustannuksille voi esim. avata hankkeen kustannuspaikalle omat lkp-tilit, johon kustannukset kirjataan, mutta niitä tilejä ei tulosteta toimitettavaan pääkirjaotteeseen

14 Välittömät Palkkakustannukset Palkkakustannukset, jotka aiheutuvat hankkeen toteutuksesta Palkkiot Vuokrat Ulkopuolisten tilojen vuokrat, esim. koulutus tai infotilaisuuteen Ostopalvelut Asiantuntijapalvelut, kouluttajat, ulkopuolisilta ostetut hankinnat Muut välittömät kustannukset Muut matkakulut kuin hankehenkilöstön matkakulut, viestintäkulut (kotisivujen päivitys ja ylläpito, esitteet, lehdet, tiedotteet, ilmoituskulut, pienet mainostuotteet, esim. kynät, karkit) Flat rate 24 % Välilliset Hankehenkilöstön käyttöön varatuista toimitiloista ja koneista ja laitteista aiheutuvat kustannukset Toimitilojen vuokrakustannukset, kone- ja laitehankinnat, puhelinkulut ja puhelimet Hankehenkilöstön toimistokustannukset Toimiston siivous, tietopalvelu esim. ylläpito, sähköposti, tietoturva, palvelintilan vuokra, toimistotarvike- ja kalustehankinnat, posti- ja kopiokulut, toimiston vakuutukset Hankehenkilöstön matkakustannukset Vain hankehenkilöstön kotimaan- ja ulkomaanmatkakustannukset ml. päivärahat ja majoituskulut Hankehenkilöstön osallistumismaksut koulutuksiin ja seminaareihin Hankehenkilöstön työterveyskustannukset Tarjoilukustannukset Kaikki tarjoilukustannukset, myös eri tilaisuuksien tarjoilut Ohjausryhmän kustannukset Sis. ohjausryhmän matkakulut, ohjausryhmä palkkiot, ohjausryhmän tarjoilut

15 Välittömät Flat rate 15 % Välilliset Palkkakustannukset Palkkakustannukset, jotka aiheutuvat hankkeen Palkkiot Matkakustannukset Hankkeen kaikki kotimaan- ja ulkomaanmatkakustannukset ml. päivärahat ja majoituskulut. Myös hankehenkilöstön matkakustannukset Vuokrat Ulkopuolisten tilojen vuokrat, esim. koulutus tai infotilaisuuteen Ostopalvelut Asiantuntijapalvelut, kouluttajat, ulkopuolisilta ostetut hankinnat Muut välittömät kustannukset Muut matkakulut kuin hankehenkilöstön matkakulut, viestintäkulut (kotisivujen päivitys ja ylläpito, esitteet, lehdet, tiedotteet, ilmoituskulut, pienet mainostuotteet, esim. kynät, karkit) Hankehenkilöstön käyttöön varatuista toimitiloista ja koneista ja laitteista aiheutuvat kustannukset Toimitilojen vuokrakustannukset, kone- ja laitehankinnat, puhelinkulut ja puhelimet Toimistokustannukset Toimiston siivous, tietopalvelu esim. ylläpito, sähköposti, tietoturva, palvelintilan vuokra, toimistotarke- ja kalustehankinnat, posti- ja kopiokulut, toimiston vakuutukset Hankehenkilöstön osallistumismaksut koulutuksiin ja seminaareihin Vain hankehenkilöstön osallistumismaksut koulutuksiin ja seminaareihin Hankehenkilöstön työterveyskustannukset Tarjoilukustannukset Kaikki tarjoilukustannukset, myös eri tilaisuuksien tarjoilut Ohjausryhmän kustannukset Sis. ohjausryhmän matkakulut, ohjausryhmä palkkiot, ohjausryhmän tarjoilut

16 Matkalaskut ( huom. ei koske flat rate 24% hankkeita) Matkalaskulla veloitetuista matkakuluista on maksuhakemukseen liitettävä matkalaskun jäljennös (lomake 3320L tai vastaavat tiedot sisältävä asiakirja) Matkalaskusta ja sen liitteestä tulee käydä ilmi matkan tarkoitus Maksuhakemukseen liitettävä myös mahdollinen matkaohjelma Matkakustannukset hyväksytään valtion matkustussäännön mukaisesti Matkalaskun liitteistä esim. juna- ja taksikuiteista oltava kopiot Ulkomaan matkoista ohjelma + matkaraportti, lisäksi yhteenveto kuluista, joissa näkyy yksityisen rahoituksen osuus (laskutettava osuus niiltä matkustajilta, joiden matkoja tuensaaja ei maksa) Matkoissa myös huomioitava kustannusten hintavertailu (jos yli 2500 euroa)

17 Ostopalvelut Ostopalvelut ovat ulkopuolisilta asiantuntijoilta ostettuja palveluja esim. konsultti- ja koulutuspalvelut Ostopalveluiden hankinnassa, niin kuin muissakin hankinnoissa tulee huomioida, että kustannukset ovat kohtuullisia ja hintavertailu on oltava yli 2500 euron hankinnoista

18 Hankinnat, jotka eivät kuulu julkisen hankintalain piiriin Yli 2500, mutta alle euroa Vähintään kolme vertailukelpoista tarjousta tai Hintavertailu internetin kautta tai Kyselyt -> hankkeen toteuttaja vastaa siitä että kustannusten kohtuullisuus on selvitetty ja dokumentoitu! Maksatushakemukseen liitetään Tarjouspyyntö ja saadut tarjoukset Muistio tai tarjousten vertailu hintatason selvityksestä Valintaperusteet, millä perusteella kyseiseen palvelun- tai tavarantoimittajaan on päädytty Lomake Hankinnat, jotka eivät kuulu hankintalain piiriin (täytetään kumulatiivisesti)

19 Julkisen hankintalain piiriin kuuluvat hankinnat Sovelletaan euron ja sen ylimeneviin tavara- ja palveluhankintoihin, kun julkinen tuki on yli 50 % Kynnysarvon ylittävät hankinnat on ilmoitettava HILMA-palvelussa ( Maksuhakemukseen liitettävät kilpailutusasiakirjat: Kopio HILMA-ilmoituksesta Tarjouspyyntö Tarjousten avauspöytäkirja Tarjousten vertailut Voittanut tarjous Hankintapäätös Hankintasopimus Maksuhakemukseen liitetään myös lomake Julkisen hankintalain piiriin kuuluvat hankinnat (täytetään kumulatiivisesti)

20 Maksutositteet Maksutositteena hyväksytään pankin antama tiliote, pankin antama maksutosite, ostoreskontran päiväkirja tai maksun saajan antama yksilöity kuitti Julkisoikeudellisen yhteisön hankkeessa, sekä perustellusta syystä yksityisoikeudellisen yhteisön laajassa hankkeessa, maksutapahtuma voidaan osoittaa otteilla ostovelkatilistä sekä kirjanpidon pankkitililtä Maksuhakemukseen liitettyjen käteiskuittien osalta tuensaajan on osoitettava rahan lähde kirjanpitokirjauksilla, tiliotteilla tai muulla luotettavalla tavalla, kun hankinnan arvo on merkittävä

21 Selvitys muusta rahoituksesta Muusta rahoituksesta maksatushakemukseen tulee liittää lasku ja tiliote tai tositejäljennös Muuta rahoitusta ovat yksityisrahoitus, kuntarahoitus, muu julkinen rahoitus Tuenhakijan mahdollista omarahoitusta ei tarvitse todentaa

22 Tuen maksuerät, maksaminen ja maksamisen hakuaika Kehittämishanketuen maksua on haettava vähintään kerran vuodessa, vuosittain enintään neljässä erässä. Vuosi alkaa tukipäätöksen päivämäärästä. Maksua voi kuitenkin hakea harvemmin, jos hankkeen kesto on enintään 24 kuukautta Ennen kuin tuki voidaan maksaa, menon tulee olla tuen saajan maksama ja kirjattuna tuensaajan kirjanpitoon hankkeen menoksi Tuen viimeisen erän maksamista on haettava neljän kuukauden kuluessa hanketta koskevan suunnitelman toteuttamiselle asetetun määräajan päättymisestä Loppumaksun jälkeen hankkeelle kuuluvia lomarahoja, -palkkoja ja - korvauksia on haettava kuukauden kuluessa siitä, kun lomaraha, - palkka tai korvaus on työsuhteen perusteella viimeistään maksettava työntekijälle

23 Seurantatiedot ja loppuraportti Seurantatiedot tallennetaan ensisijaisesti sähköiseen Hyrräasiointipalveluun tammikuun loppuun mennessä raportointijakson osalta. Raportointijakso on yleensä kalenterivuosi. Alle vuoden kestävissä hankkeissa toteutusajan päätyttyä ja viimeistään loppumaksun yhteydessä Seurantatiedot annetaan paperilomakkeella, mikäli Hyrrä ei ole vielä käytössä tietojen antohetkellä Loppuraportti toimitetaan loppumaksun yhteydessä maksuhakemuksen liitteenä. Loppumaksua ei hyväksytä ennen kuin seurantatiedot ja loppuraportti ovat rahoittajan hyväksymiä.

24 Mahdollinen vähennys (sanktio) Mahdollinen vähennys tulee sovellettavaksi, kun maksettavaksi haetun tuen määrä on yli 10 % suurempi kuin kustannusten tukikelpoisuuden tarkastelun jälkeen vahvistettu maksettavaksi tuleva tuen määrä Vähennyksen määrä: - maksuhakemuksella haetun tuen määrän ja tukikelpoisuustarkastelun jälkeen vahvistettavan tuen määrän erotus Soveltamatta jättäminen: - Tuensaaja pystyy osoittamaan toimivaltaista viranomaista tyydyttävällä tavalla, ettei tukikelpoisiin menoihin sisältymättömien menojen ilmoittaminen ole hänen syytään tai toimivaltainen viranomainen muutoin vakuuttuu siitä, ettei syy ole kyseisen tuensaajan

25 Esimerkki vähennyksestä Tässä esimerkissä tuensaaja on hakenut kustannuksia euroa, tuki on 80 % ja hylättäviä kustannuksia on euroa. Maksuhakemuksella haettu tuki ,00 (= * 80 %) Tukikelpoisuustarkastelun jälkeen vahvistettu tuki ,00 (= ( hylätyt euroa) * 80 %) Vertailuarvo 11 % -> yli 10 % (( )/ * 100) Vahvistetusta tuesta vähennetään erotus 8 000,00 => Vahvistettu tuki ,00 Vahvistetusta tuesta vähennetään ,00 Maksettava tuki ,00

26 Lomakkeet ely-keskus.fi:n internetsivuilla Maksatuksen asiointipostilaatikko: Maksatustarkastajat: Senni Heikkilä, puh Helena Seppälä, puh Pirjo Tuomikoski, puh