13.11.2013 Porin seudun kuntien ICT ympäristöjen kartoitusprojekti Toteutussuunnitelma Versio 0.5 13.11.2013
Porin seudun kunnat 2 (14) Sisällysluettelo 1. Projektin tiivistelmä... 3 2. Projektin sisältö... 6 2.1. Projektin kuvaus ja kohde... 6 2.2. Lopputulokset... 6 2.3. Projektin omistaja... 7 2.4. Sidosryhmät... 7 3. Toteutus... 8 3.1. Aikataulu ja vaiheistus... 8 3.2. Toteutuksessa käytettävät menetelmät ja työvälineet... 9 4. Projektin organisointi... 10 4.1. Projektiorganisaatio ja ohjaus...10 4.2. Roolit, vastuut ja velvollisuudet...11 5. Työmääräarvio ja kustannukset... 12 6. Viestintäsuunnitelma... 13 7. Projektin riskit ja niiden hallinta... 14 8. Liitteet... 14 Dokumentin versiohistoria Versio Päiväys Laatija Muutoksen kuvaus V0.1 15.10.2013 TO Toteutussuunnitelman ensimmäinen versio V0.2 18.10.2013 TO Suunnitelman tarkentaminen kommenttien perusteella V0.3 6.11.2013 NS Suunnitelman täydentäminen 4.11.2013 tiedoilla V0.4 10.11.2013 NS Suunnitelman täydentäminen tuotosten ja riskienhallinnan osalta V0.5 13.11.2013 NS Suunnitelman täydentäminen palautteen perusteella, mm. vaihdettu KA-kehys JHS-179 -muotoon
Porin seudun kunnat 3 (14) 1. Projektin tiivistelmä Suunnitelman lähtökohdat Tämä dokumentti on suunnitelma Porin seudun kuntien ICT-ympäristöjen nykytilan kartoituksen, kuvaamisen sekä analysoinnin käynnistämiseksi. Projektin lähtökohtana on Porin seudun kuntien Harjavalta, Kokemäki, Lavia, Luvia, Merikarvia, Nakkila, Pomarkku, Pori, Siikainen ja Ulvila yhdistymisselvityksen toteutukseen liittyvä nykyisten ICT-ympäristöjen kartoitus ja analysointi kuntien palvelutoiminnan kehittämisen ja tulevan päätöksenteon pohjaksi. Selvityksen kohteena olevien kuntien sijoittuminen on esitetty seuraavassa havainnepiirroksessa. Projektin sisältö ja tavoitteet Porin seudun kuntien ICT-ympäristöjen kartoitusprojektissa kuvataan ja analysoidaan toteutukseen osallistuvien kuntien ICT-ympäristöjen nykytila. Projektin tavoitteena on tuottaa Porin seudun kunnille palvelutoiminnan kehittämistä, yhteistä kehitystyötä sekä kuntaliitosselvityksen toteutusta varten tilannekuva kuntien nykyisestä ICT-ympäristöstä ja analysoida ympäristöön liittyvät kehittämiskohteet. Kartoitus kattaa kuntien ns. konsernirakenteen siltä osin, kuin konsernin osien ICT-ympäristöt liittyvät ydintoiminnan toteutukseen. Kartoituksen laajuus ja kohteet tarkennetaan kunnittain työn käynnistämisen yhteydessä. Seuraavassa piirroksessa on esimerkinomaisesti kuvattu Porin kaupunkikonsernin osalta tässä selvitystyössä ydintoimintaan kuuluviksi katsottavat yksiköt, liikelaitokset ja yritykset. Selvitystyön ulkopuolelle jätettävät yrityksen on piirroksessa yliviivattu.
Porin seudun kunnat 4 (14) Projektin tuotoksena tuotetaan: Kuvaus Porin seudun kuntien ICT-ympäristöjen nykytilasta Analyysi nykytilan kehittämiskohteista Suunnitelma kuntien palvelutoimintaa tukevan ICT-ympäristön tavoitetilasta (tuotoksen toteutuksesta päätetään erikseen nykytilan kartoituksen ja analysoinnin jälkeen). Suunnitelman tavoitetilasta tuottamista ei ole huomioitu seuraavassa esitetyssä aikataulussa taikka työmääräarvioissa. Aikataulu ja päävaiheet Projekti on tarkoitus viedä läpi 1.11.2013-14.2.2014 välisenä aikana. Projekti jaetaan seuraaviin päävaiheisiin:
Porin seudun kunnat 5 (14) Projektin työmääräarvio ja kustannukset Projektin toteutuksen työmääräarvio: Vaiheet Kunnat ohjaus Kunnat Projektipäällikkö Toteutuksen suunnittelu 2 1 1 Projektin käynnistäminen 2 2,5 2 1 Toteutussuunnitelman tarkentaminen 1 2,5 2 1 Kuvausmenetelmän määrittäminen 1 2 2 Tietojen kokoaminen ja analysointi 1 10 4 Puuttuvan tiedon kokoaminen 10 2 Nykytilan dokumentointi 10 5 Nykytilan analysointi 2 5 2 1 Kehittämiskohteiden kuvaaminen 1 5 3 Projektin päättäminen 2 3 2 1 Yhteensä 12 50 25 5 VM Projektiin osallistuvat kunnat vastaavat projektin toteutukseen tarvittavan kuntien asiantuntijaresurssien järjestämisestä ja projektityöskentelyyn liittyvistä tila- ja kokouskustannuksista. Valtiovarainministeriö vastaa asiantuntijapalveluresurssin (konsultti) hankinnasta työn toteutukseen.
Porin seudun kunnat 6 (14) 2. Projektin sisältö 2.1. Projektin kuvaus ja kohde Projektin tavoitteena on tuottaa Porin seudun kunnille palvelutoiminnan kehittämistä, yhteistä kehitystyötä sekä kuntaliitosselvityksen toteutusta varten tilannekuva kuntien nykyisistä ICT-ympäristöistä ja analysoida ympäristöihin liittyvät kehittämiskohteet. Kartoitus kattaa kuntien ns. konsernirakenteen siltä osin, kuin konsernin osien ICT-ympäristöt liittyvät ydintoiminnan toteutukseen. Kartoituksen laajuus ja kohteet tarkennetaan työn käynnistyksen yhteydessä. Projekti toteutetaan yhteistyössä työhön osallistuvien Porin seudun kuntien sekä valtiovarainministeriön kanssa. Projektin keskeisimmät tavoitteet ovat: Kartoittaa ja kuvata Porin seudun kuntien ICT-ympäristöjen nykytila ja ohjausrakenteet Analysoida ICT-ympäristöjen nykytila tulevien kehittämiskohteiden tunnistamiseksi Yksilöidä ja kuvata analyysin pohjalta tulevaisuuden kehittämiskohteet Suunnitella kuntien palvelutoimintaa tukeva ICT-ympäristön tavoitetila (tämän tavoitteen toteuttamisesta päätetään erikseen nykytilan kartoittamisen ja analysoinnin jälkeen). Projektissa tehtävällä työllä hahmotellaan alustavasti myös uusien toimintamallien tukea 2.2. Lopputulokset Projektin tuloksia ovat: Porin seudun kuntien ICT-ympäristön nykytilan kuvaus: o sovellukset o päätietovirrat o laitteet o tietoliikenne - ja verkkoratkaisut o sopimukset o järjestämismallit (mm. johtamismallit, palvelumallit, rakenteet, alueen kuntien nykyinen yhteistyö) o kustannukset o henkilöstömäärä o merkittävimmät kumppanit Väliraportti nykytilasta (15.1.2014, tämän ei tarvitse olla vielä valmis nykytilan kuvaus) Analyysi nykytilan kehittämiskohteista
Porin seudun kunnat 7 (14) Suunnitelma tavoitetilasta. Tavoitetilan kuvaavan suunnitelman toteutuksesta, aikataulusta ja resursoinnista päätetään erikseen nykytilan kartoittamisen ja analysoinnin valmistuttua. 2.3. Projektin omistaja 2.4. Sidosryhmät Projektin toteutuksen läpiviennistä vastaa Porin seudun yhdistymisselvityksen Tieto- ja asiakirjahallintoprosessit -ryhmä. Ryhmän puheenjohtajana toimii seutujohtaja Henna Lempiäinen. Projekti toteutukseen liittyvät seuraavat sidosryhmät: Sidosryhmä Sidosryhmän rooli Miten huomioidaan projektissa? Muut kuntajakoselvityksen työryhmät Kuntayhtymät Kuntien palvelujen tarjoajat Valtiovarainministeriö, kunta- ja palvelurakennemuutosten muutostuki Asettavat tavoitteita työlle ja tuottavat pohjaaineistoksi selvityksen palvelutoiminnan nykytilasta Vastaavat / tuottavat osan kuntien ICT ympäristöön liittyvistä palveluista Vastaavat / tuottavat osan kuntien ICT ympäristöön liittyvistä palveluista Selvityksen tukeminen ja rahoitus Toimittavat nykytilan kuvaamisessa tarvittavan tiedon Toimittavat nykytilan kuvaamisessa tarvittavan tiedon Tuottaa kuvauksessa käytettävät työ- ja kuvausmenetelmät
Porin seudun kunnat 8 (14) 3. Toteutus 3.1. Aikataulu ja vaiheistus Projektin toteutuksen vaiheet: Projektin toteutuksen päävaiheet ovat: 1. Toteutuksen suunnittelu 2. Projektin käynnistäminen 3. Projektin toteutussuunnitelman tarkentaminen 4. Kuvausmenetelmän määrittäminen 5. Olemassa olevien tietojen kokoaminen ja analysointi 6. Puuttuvan tiedon kokoaminen 7. Nykytilan dokumentointi 8. Nykytilan analysointi 9. Kehittämiskohteiden kuvaaminen 10. Tavoitetilan suunnittelu (tämän vaiheen käynnistämisestä päätetään erikseen nykytilan kartoittamisen ja analyysin valmistumisen jälkeen) 11. Projektin päättäminen Projektin tavoiteaikataulu on 1.11.2013 14.2.2014 Projekti käynnistetään marraskuussa 2013 pidettävässä Tieto- ja asiakirjahallintoprosessit -ryhmän kokouksessa. Projektin toteutuksen tavoitteita, vaiheita, tuotoksia sekä työmenetelmiä tarkennetaan projektin käynnistymisen yhteydessä. Suunnitelmaa ylläpidetään toteutuksen eri vaiheiden käynnistyessä ja vaiheiden päättyessä.
Porin seudun kunnat 9 (14) 3.2. Toteutuksessa käytettävät menetelmät ja työvälineet Projektissa tietojen keruu- ja kuvausmenetelminä sovelletaan valtiovarainministeriön kunta- ja palvelurakennemuutosten ICT-tuessa toteutettuja työvälineitä. Menetelmät ja työvälineet perustuvat olemassa oleviin JHS-suosituksiin. Seuraavassa kuvassa on nykytilan kuvauksen yhteydessä kerättävät tiedot esitetty JHS-179 -kehyksen mukaisina osakuvauksina. Projektissa toteutettavat osakuvaukset on merkitty kuvaan punaisella kehyksellä. Kehyksen laajennuksena kerätään ja kuvataan (merkitty edelliseen kuvaan tummansiniselle pohjalle): ICT-toiminnan organisointia koskevat tiedot ICT-ympäristöjä koskevien sopimusten tiedot ICT-ympäristöjen ja toiminnan kustannustiedot Toiminta-näkökulman (Toiminta-arkkitehtuuri) osalta selvitystyö fokusoidaan tietohallinnon toimintaan ja organisointiin. Nykytilan tietojen keruuseen käytettävät kuvauspohjat esitellään työryhmän jäsenille marraskuussa 2013 pidettävässä projektin avauskokouksessa. Tietojen keruuseen käytetään Microsoft Office -dokumentteja. Yhteensopivuuden varmistamiseksi käytettävästä tallennusmuodosta sovitaan projektin avauskokouksessa. Projektin tuotoksina nykytilan kuvaus tullaan raportoimaan Microsoft Power- Point-muotoisena esitysmateriaalina. Tämän lisäksi tuotetaan loppuraportti (formaatti Microsoft Word), jossa nykytilan lisäksi esitetään sitä koskevan analyysi kehityskohteineen.
Porin seudun kunnat 10 (14) Projektissa kerättävä ja syntyvä aineisto on luonteeltaan julkista. Aineistoa voidaan näin ollen siirtää projektin osapuolien välillä normaalia sähköpostiyhteyttä käyttäen. Projektin aineistojen, välituotosten sekä lopputulosten keräämiseen ja jakeluun käytetään lähtökohtaisesti Patarumpu-intranetjärjestelmää. Patarumpuun on perustettu projektia varten työtila (ICT-ympäristöjen nykytilan kartoitus). Projektin työryhmän jäsenille luodaan työtilan käyttöä varten tarvittavat tunnukset projektin avauskokouksen jälkeen. Valtionvarainministeriön JulkICT -toiminto on luonut tätä Porin-seutu - projektia varten erillisen työtilan ylläpitämäänsä Wikiin: https://wiki.julkict.fi/julkict/acl_users/credentials_cookie_auth/require_login?c ame_from=https%3a//wiki.julkict.fi/julkict/kuntauudistus/porin-seutu. Työtilaan käyttöä varten tarvitaan tunnus ja salasana sekä käyttäjäryhmään liittäminen. JulkICT -toiminnon tavoitteena on kerätä tähän Wikiin materiaalia asiantuntijakäyttöön kuntarakenneuudistukseen liittyen käynnissä olevista selvitysprojekteista. Valtionvarainministeriö kerää ja ylläpitää myös kuntarakenneuudistus - tietopankkia. Tämä kaikille käyttäjille avoin tietopankki on osoitteessa: www.kuntarakenne.fi. 4. Projektin organisointi 4.1. Projektiorganisaatio ja ohjaus Projektin organisointi:
Porin seudun kunnat 11 (14) Projektin työryhmä: Nimi Organisaatio Rooli Henna Lempiäinen Porin seutu Karhukunnat Puheenjohtaja Outi Johansson Porin kaupunki Sihteeri Bella Ahto Luvian kunta Jäsen Anu Ikonen-Kullberg Harjavallan kaupunki Jäsen Anna-Maija Kenttä Merikarvian kunta Jäsen Aki Ketonen Kokemäen kaupunki Jäsen Tiina Koota Siikaisten kunta Jäsen Pirjo Koppinen Pomarkkun kunta Jäsen Mikko Metsälä Ulvilan kaupunki Jäsen Matti Sjögren Nakkilan kunta Jäsen Matti Valli Porin kaupunki Jäsen Satu Joensuu Henkilöstön edustaja Jäsen Tommi Oikarinen Valtiovarainministeriö ICT -muutostuki Ossi Korhonen Valtionvarainministeriö ICT -muutostuki Niko Sipilä Gofore Oy Projektipäällikkö (pp) Tahvo Hyötyläinen Gofore Oy pp:n varahenkilö 4.2. Roolit, vastuut ja velvollisuudet Projektin työryhmä: Ohjaa projektin toimintaa Seuraa projektin tilaa ja läpivientiä ja käsittelee projektin seurantaraportit Tekee päätökset vaiheiden hyväksymisestä ja uusien vaiheiden aloittamisesta Hyväksyy projektin tavoitteet ja rajaukset, tehtävät suoritetuiksi, valvoo työn kulkua ja päättää mahdollisista muutostöistä työn kuluessa Jäsenet vastaavat oman organisaationsa resurssien käytettävyydestä projektin toteutukseen ja annettujen tehtävien toteutuksesta Jäsenet osallistuvat työkokouksiin ja työpajoihin sekä noudattavat projektin toteutuksessa määriteltyjä käytäntöjä ja työtapoja
Porin seudun kunnat 12 (14) Projektipäällikkö Projektipäällikkö ohjaa operatiivisella tasolla projektia ja vastaa projektin tuotosten ja tavoitteiden toteutumisesta sekä projektin aikataulussa ja kustannusarviossa pysymisestä. Projektipäällikkö raportoi projektin tilasta työryhmälle Projektipäällikkö vastaa projektin käytännön suunnittelusta ja läpiviennistä 5. Työmääräarvio ja kustannukset Projektin vaihekohtainen työmääräarvio: Vaiheet Kunnat ohjaus Kunnat Projektipäällikkö Toteutuksen suunnittelu 2 1 1 Projektin käynnistäminen 2 2,5 2 1 Toteutussuunnitelman tarkentaminen 1 2,5 2 1 Kuvausmenetelmän määrittäminen 1 2 2 Tietojen kokoaminen ja analysointi 1 10 4 Puuttuvan tiedon kokoaminen 10 2 Nykytilan dokumentointi 10 5 Nykytilan analysointi 2 5 2 1 Kehittämiskohteiden kuvaaminen 1 5 3 Projektin päättäminen 2 3 2 1 Yhteensä 12 50 25 5 VM Projektin työmääräarvio perustuu suunnitelmassa esitettyihin vaiheiden ja tuotosten toteutukseen liittyviin tehtäviin. Työmääräarviota tarkennetaan projektin käynnistyessä. Resurssien hankinta Projektiin osallistuvat kunnat vastaavat projektin toteutukseen tarvittavan kuntien asiantuntijaresurssien järjestämisestä ja resurssien käytettävyydestä projektin aikana. Valtiovarainministeriö vastaa asiantuntijapalveluresurssin (konsultti) hankinnasta ja asiantuntijapalvelun toimeksiannon ohjauksesta tässä suunnitelmassa esitettyjen tehtävien mukaisesti. Valtiovarainministeriö vastaa omien henkilöresurssien käytettävyydestä projektin aikana.
Porin seudun kunnat 13 (14) Projektin vaihekohtainen kustannusarvio: Vaiheet Aineet, tarvikkeet, tavarat Palveluiden ostot Henkilöstö Tilat Muut kustannukset Toteutuksen suunnittelu 975 Projektin käynnistäminen 1 950 Toteutussuunnitelman tarkentaminen 1 950 Kuvausmenetelmän määrittäminen 1 950 Tietojen kokoaminen ja analysointi 3 900 Puuttuvan tiedon kokoaminen 1 950 Nykytilan dokumentointi 4 875 Nykytilan analysointi 1 950 Kehittämiskohteiden kuvaaminen 2 925 Projektin päättäminen 1 950 Yhteensä 0 24 375 0 0 0 Kustannusarvio perustuu tässä suunnitelmassa kuvattuihin tehtäviin ja työmääriin sekä toteutuksen läpiviemisessä alustavasti suunniteltuun työskentelytapaan. Kustannusarviota tarkennetaan projektin käynnistyessä. Kustannustenjakomalli Projektin toteutuksen kustannusten jakaminen: Projektiin osallistuvat kunnat: o aineet, tarvikkeet, tavarat o henkilöstökustannukset o tilakustannukset o muut kustannukset (mm. kokouskustannukset) Valtiovarainministeriö: o palveluiden ostot (konsulttipalvelu ja palvelun matkakustannukset) 6. Viestintäsuunnitelma Työn viestinnässä noudatetaan Porin seudun yhdistymisselvityksen viestintäkäytäntöjä ja organisaatiota.
Porin seudun kunnat 14 (14) 7. Projektin riskit ja niiden hallinta Projektin riskit ja niiden hallinta on esitetty seuraavassa taulukossa. Riskin kuvaus Vaikutuk set Todennä köisyys Vakavuus Varautumistoimenpiteet ja vastuuhenkilöt 8. Liitteet Liite 1: Projektin tehtäväluettelo (ensimmäinen versio tehtäväluettelosta toteutetaan toteutussuunnitelman tarkentamisen yhteydessä työryhmän ensimmäisen kokoontumisen jälkeen).