Mattila Jukka, johtajaylilääkäri, LSHP, ohjausryhmän pj Hemmilä Markus, toimialajohtaja, Rovaniemen kaupunki, ohjausryhmän vpj

Mielenterveys- ja päihdepalveluiden alueellisen yhdistymisen valmistelu Rovaniemen kaupungin mielenterveys- ja päihdepalveluiden ja Lapin sairaanhoitopiirin psykiatrisen hoidon tulosalueen toiminnan ja hallinnon yhdistyminen Loppuraportti Ohjausryhmä 30.3.2017

Ohjausryhmä 15.3.2016 31.3.2017: Mattila Jukka, johtajaylilääkäri, LSHP, ohjausryhmän pj Hemmilä Markus, toimialajohtaja, Rovaniemen kaupunki, ohjausryhmän vpj Alaräisänen Antti, ylilääkäri, yleissairaalapsykiatria, LSHP Blanco Sequeiros Sanna, muutosjohtaja, LSHP, 14.11.2016 alkaen Erholtz Johanna, ylihoitaja, va. tulosaluejohtaja, LSHP Häikiö Mikko, kehittämispäällikkö, LSHP Kainulainen-Liiti Tarja, hallintoylihoitaja, LSHP Koskinen Satu-Sirpa, työsuojeluvaltuutettu, LSHP, 14.10.2016 alkaen Kusmin Elisa, talousjohtaja, LSHP Kuusela Kaisa, palvelualuepäällikkö, Rovaniemen kaupunki Liinamaa Riitta, palveluesimies, Rovaniemen kaupunki Palo Miia, projektinjohtaja, LSHP Reponen Paula, hallintoylilääkäri, Rovaniemen kaupunki Ruokamo Miikka, lakimies, Rovaniemen kaupunki Salomaa Eva, ylilääkäri, LSHP 31.5.2016 asti Sarala Arto, talouspäällikkö, sosiaali- ja terveyspalvelut, Rovaniemen kaupunki Tolonen Vesa-Matti, tietohallintojohtaja, LSHP Urponen Ville, henkilöstöpäällikkö, Rovaniemen kaupunki Ylläsjärvi Ulla, johtava lääkäri, Kolari Hiltunen Seija, Jukon edustaja Hyyppä Mervi, Tehyn edustaja Jäntti Seija, Jytyn edustaja Mommo Raija, Superin edustaja Rintala Sini, Jukon edustaja Suoraniemi Terhi, JHL:n edustaja Syväjärvi Jouni, Tehyn edustaja 2

Sisällys KIITOKSET... 5 TIIVISTELMÄ... 5 1 JOHDANTO... 7 2 PÄÄTÖKSENTEKO... 8 2.1 Toimeksianto... 8 2.2 Valmistelun organisointi... 8 2.3 Valmistelun aikainen päätöksenteko... 11 2.4 Siirtosopimus... 14 3 YHDISTYMISEN TAVOITTEET... 15 4 YHDISTYMISEN ETENEMISEN KUVAUS... 16 4.1 Yhdistyneen organisaation muodostuminen... 16 4.2 Potilaan hoitoon liittyvät prosessit... 18 4.2.1 Potilaan hoitoon ohjautuminen... 18 4.2.2 Reseptien uusinta... 19 4.2.3 Lääkehuolto... 19 4.2.4 Asumispalvelut... 19 4.2.5 Matalan kynnyksen palvelut... 20 4.3 Henkilöstöön liittyvät asiat... 20 4.3.1 Yhteistoimintalain mukaiset menettelyt... 21 4.3.2 Käytännön asiat... 21 4.3.3 Muut henkilöstöön liittyvät asiat... 22 4.4 Talous ja sopimukset... 23 4.5.1 Suoritteet... 24 4.5.2 Hankinnat... 24 4.5.3 Sopimukset... 24 4.5 Rekisterinpito ja arkistointi... 25 4.6 Tietohallintoon liittyvät asiat... 25 4.6.1 Potilashallinnonjärjestelmät... 26 4.6.2 Potilaskertomusjärjestelmät... 26 4.6.3 Muut järjestelmät ja laitteet... 26 4.6.4 Koulutukset... 27 4.7 Tila-asiat... 27 4.8 Muut tukipalvelut... 28 3

4.8.1 Turvallisuus ja vartiointi... 28 4.8.2 Puhelinliikenne... 29 4.8.3 Puhtaus- ja huoltopalvelut... 29 4.8.4 Posti- ja lähettipalvelut... 29 5 YHDISTYNEET PALVELUT 1.2.2017... 30 6 YHDISTYMISHANKKEEN ARVIOINTI... 32 7 TULEVAISUUDEN PALVELUT JA JATKOTYÖSKENTELYN SUUNNITELMA... 34 8 ALUEELLINEN YHTEISTYÖ JA TOIMINNAN LAAJENTAMINEN... 36 9 KEHITTÄMISESITYKSET TULEVIEN YHDISTYMISPROSESSIEN NÄKÖKULMASTA... 36 LÄHTEET... 38 LIITTEET... 39 Liite 1. Sopimus Rovaniemen kaupungin erityistason mielenterveys- ja päihdepalveluiden järjestämisestä Lapin sairaanhoitopiirin kuntayhtymässä Liite 2. Rovaniemen mielenterveys- ja päihdepalvelujen yhdistäminen LSHP:n psykiatrian tulosalueeseen, raportti 3.3.2017 / BDO Oy Liite 3. Rovaniemen kaupungin mielenterveys- ja päihdepalveluiden arkistointikäytännöt ja arkistojen luovutus LSHP:lle / selvitys 25.4.2016 4

KIITOKSET Ohjaus- ja projektiryhmät kiittävät Lapin sairaanhoitopiirin alueen mielenterveys- ja päihdepalveluiden henkilökuntaa osallistumisesta hankkeen valmistelutyöhön. Teiltä saamamme tieto ja näkökulmat ovat erittäin arvokkaita. Samoin kiitämme muita hankkeeseen osallistuneita henkilöitä terveyskeskuksissa, Rovaniemen kaupungin ja sairaanhoitopiirin hallinnoissa ja eri tukipalveluissa. Aktiivinen työotteenne on mahdollistanut yhdistymisen toimeenpanon tiiviissä aikataulussa. Kiitämme eri toimielimien luottamushenkilöitä aktiivisesta paneutumisesta mielenterveys- ja päihdepalvelujen kehittämiseen, päätöksenteon linjakkuudesta ja ripeydestä sekä saamastamme kannustuksesta ja tuesta. Kiitämme sairaanhoitopiirien mielenterveys- ja päihdetyön henkilökuntaa eri puolilla Suomea siitä, että saimme tutustua palveluihinne ja oppia niistä. Haluamme vielä kiittää kaikkia muita mukana olleita toimijoita, muun muassa Aluehallintoviraston, STM:n ja THL:n asiantuntijoita, Pohjois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskusta, oppilaitoksia, järjestöjä, Länsi-Pohjan sairaanhoitopiiriä, Lapin Sote-uudistuksen valmistelijoita ja median edustajia. Terveyden ja hyvinvoinnin edistäminen sekä niitä tukevat laadukkaat palvelut on mahdollista saavuttaa vain todella laajaa ja rohkeaa yhteistyötä tehden. TIIVISTELMÄ Lapin sairaanhoitopiirin psykiatrisen hoidon ja Päihdeklinikan sekä Rovaniemen kaupungin mielenterveys- ja päihdepalveluiden välistä yhteistyötä on pyritty vuosien varrella tiivistämään ja selkiyttämään. Tästä huolimatta kummassakin organisaatiossa on tunnistettu ongelmakohtia mm. palveluiden päällekkäisyydessä ja yhteistyössä. Palveluiden kokonaisuus on ollut asiakkaille vaikeasti hahmotettava. Laitospainotteisuus on nostanut Rovaniemen ja myös muiden jäsenkuntien psykiatrisen erikoissairaanhoidon kustannuksia. Mielenterveys- ja päihdepalveluiden alueellisen yhdistymisen valmisteluhanke aloitettiin maaliskuussa 2016 Rovaniemen perusturvalautakunnan ja Lapin sairaanhoitopiirin yhtymähallituksen päätöksillä. Kesäkuussa 2016 kaupunginvaltuusto ja sairaanhoitopiirin yhtymävaltuusto päättivät, että yhdistyminen toteutuu 1.1.2017. Marraskuussa 2016 yhdistymisen valmisteluaikaa jatkettiin Rovaniemen kaupunginhallituksen päätöksellä niin, että yhdistyminen toteutui lopulta 1.2.2017. Yhdistymisen valmisteluhanke sisältää hallinnollisen yhdistymisen sekä uusien toimintojen ja tilaratkaisujen suunnittelun. Yhdistyminen toteutettiin liikkeenluovutussopimuksella. Erityistason mielenterveys- ja päihdepalveluiden järjestämisestä vastaa 1.2.2017 alkaen Lapin sairaanhoitopiiri. Ratkaisuun päädyttiin, koska ei ollut tarkoituksenmukaista, että Rovaniemen kaupunki ottaisi vastuulleen nykyistä enemmän erikoissairaanhoitoa ja koska sairaanhoitopiiri tuottaa erikoissairaanhoidon ja päihdehuoltoa yhdenvertaisesti kaikille 15 jäsenkunnalleen. Järjestämisvastuu perustason palveluista on edelleen Rovaniemen kaupungilla. Yhdistymisessä ja sen valmistelussa huomioitiin Rovaniemen kaupungin lisäksi myös muiden sairaanhoitopiirin jäsenkuntien tarvitsemat mielenterveys- ja päihdepalvelut. Yhdistyminen rakennettiin siten, että muiden jäsenkuntien on mahdollisuus yhdistyä samaan kokonaisuuteen myöhemmin. 5

Yhdistymisen tavoitteena on siirtää hoidon painopistettä avohoitoon, vahvistaa avohoitoa ja vähentää laitoshoitoa. Toimintojen yhdistymisen myötä hoitoprosesseja tehostetaan ja selkiytetään. Myös päällekkäisyyksiä karsitaan, toimintakulttuuria yhtenäistetään sekä kehitetään yhteiset toimintatavat ja käytännöt näyttöön perustuvien menetelmien pohjalta. Vuosina 2017 2018 keskeisenä taloudellisena tavoitteena on kustannuskasvun pysäyttäminen toimintaa tehostamalla. Matalan kynnyksen palveluissa tavoitteena on hoitoon pääsy hoidon tarpeen arvion perusteella kolmen arkipäivän kuluessa yhteydenotosta. 1.2.2017 alkaen Lapin sairaanhoitopiirin mielenterveys- ja päihdepalvelut ovat muodostuneet viidestä tulosyksiköstä: Nopeat palvelut ja konsultaatiot, Hoito ja tutkimus, Kuntoutus, Päihdepalvelut sekä Lasten ja nuorten mielenterveys- ja päihdepalvelut. Jokaiseen tulosyksikköön kuuluu sekä avo- että osastohoitotoimintaa. Yhdistymistä valmisteltaessa tarkoituksena oli, että mielenterveys- ja päihdepalvelut siirtyvät kokonaisuudessaan kaupungilta sairaanhoitopiirille. Aluehallintoviraston kanssa käydyssä keskustelussa kuitenkin selvisi, että asumispalveluiden järjestämisvastuuta ei voida siirtää pois kunnan vastuulta. Tämän vuoksi sovittiin, että Rovaniemen kaupungin mielenterveys- ja päihdekuntoutujien asumispalveluiden asiakkaiden hoidollinen ja kuntoutuksellinen osuus on sairaanhoitopiirin ja asuminen kaupungin vastuulla. Henkilöstö siirtyi Rovaniemen kaupungilta Lapin sairaanhoitopiirille ns. vanhoina työntekijöinä. Yhdistymisen valmistelun aikana henkilökuntia on tiedotettu yhdistymiseen liittyvistä asioista ja yhteistoimintalain mukaisia neuvotteluja on pidetty molemmissa organisaatioissa. Kaupungilta siirtyi 48 tointa sairaanhoitopiirille ja yhdistymisen jälkeen Lapin sairaanhoitopiirin mielenterveys- ja päihdepalveluissa on yhteensä 233 tointa. Tietohallinnon osalta perustettiin oma osaprojekti, jonka vetovastuuseen nimettiin henkilö sairaanhoitopiirin tietohallinnosta ja käyttäjien edustajat molemmista organisaatioista. Tästä huolimatta tiedonkulussa ja käytännön asioissa ilmeni kehitettävää. Silti tietojärjestelmät saatiin lähes toimintakuntoon ensimmäisen kuukauden aikana yhdistymisestä. Yhdistymistä valmisteltiin yhteistyössä useiden toimijoiden kanssa. Molemmat organisaatiot olivat aktiivisesti mukana valmistelutyössä. Tukipalveluihin liittyviä valmistelevia toimenpiteitä tehtiin Lapin sairaanhoitopiirin tukipalveluiden avainhenkilöiden kanssa yhteistyössä. Yhdistyneiden mielenterveys- ja päihdepalveluiden avopalveluista suurin osa siirtyy yhteisiin toimitiloihin Kemijoki Oy:n kiinteistöön tilojen remontin valmistuttua. Osa avopalveluista, mm. psykiatrinen päivystys, Akuuttitiimi ja Yleissairaalapsykiatrian poliklinikka jatkavat toimintaansa Lapin keskussairaalan kampuksella toiminnallisista syistä. Lasten ja nuorisopsykiatrian tila-asioista on keväällä 2017 meneillään erillinen selvitystyö. 6

1 JOHDANTO Tässä raportissa kuvataan Mielenterveys- ja päihdepalveluiden alueellisen yhdistymisen valmisteluhankkeen etenemistä, joka koskee ensisijaisesti Rovaniemen kaupungin mielenterveys- ja päihdepalveluiden ja Lapin sairaanhoitopiirin psykiatrisen hoidon tulosalueen yhdistymistä 1.2.2017. Raportissa on pyritty tuomaan esille hankkeen eri vaiheita, jotta tulevaisuuden mahdollisissa yhdistymishankkeissa raporttia voitaisiin hyödyntää. Kahden organisaation osien yhdistymiseen liittyy paljon huomioitavia asioita, osa sellaisia, joihin ei etukäteen pystytä valmistautumaan. Yhdistymistä valmisteltaessa ja tulevia toimintoja suunniteltaessa tulee huomioida kahden organisaation erilaiset toimintatavat ja kulttuurit sekä henkilöstöjen näkemykset. Muutosvastarinta on luonnollista. Viestintä sekä henkilöstöille että yhteistyökumppaneille ja kansalaisille on tärkeässä roolissa yhdistymisen edetessä. Asiallisen ja oikea-aikaisen tiedon välittäminen on tärkeää, mutta haasteellista. Vastaanottavan organisaation tukipalveluiden järjestäminen tarkoituksenmukaisimmalla ja kaikkia osapuolia tyydyttävällä tavalla on kuin suuren palapelin kasaamista eri tukipalveluiden asiantuntijoiden kanssa yhteistyössä. Pienikin muutos yhdessä palasessa vaikuttaa kaikkiin ympärillä oleviin toimintoihin. Kahden organisaation toimintojen yhdistäminen mahdollistaa päällekkäisyyksien karsimisen ja yhteisen kehittämisen. Tavoitteena tässä yhdistymisessä on hoidon painopisteen siirtäminen avohoitoon, uusien tarpeenmukaisten palveluiden luominen ja entisten hoitoprosessien tehostaminen. Avohoitolähtöinen toimiva hoitomalli voi mahdollistaa sairaansijamäärien vähentämisen. Moderni, tehokas ja hoitosuositusten mukainen avohoito on pitkällä tähtäimellä kustannustehokasta ja näin voidaan tavoitella psykiatrisen hoidon kustannusten kasvun taittumista. Lapin sairaanhoitopiirin alueen sosiaali- ja terveydenhuollon tulevaisuuden palveluprosessityöryhmien työskentelyn osana Lapin alueen kuntalaisilla oli kevään 2016 aikana mahdollisuus vaikuttaa alueen Sote-valmistelutyöhön otakantaa.fi -sivustolla. Vastauksia tuli yli 400. Aikuisten psykososiaalisten palveluiden vastauksissa nousi esille toive nettiajanvarauksesta, yleisestä neuvontapalvelusta sekä chat-mahdollisuudesta. Toiveina nousivat esille myös palvelujärjestelmän selkeyttäminen, ihmisläheinen ja asiakaspalveluhenkinen kohtelu sekä mahdollisimman matala kynnys hakeutua palveluiden piiriin. Aikuisten psykososiaalisten palveluiden työryhmän tuotokset ja kansalaisten kyselyvastaukset, kuten myös henkilöstöjen ja yhteistyökumppaneiden kommentit on huomioitu niin uutta mielenterveys- ja päihdepalveluiden organisaatiota kuin myös tulevaisuuden toimintamalleja hahmoteltaessa. Psykiatrian tulosalueen ja kaupungin mielenterveys- ja päihdepalveluiden henkilökunnille ja esimiehille lähetettiin yhdistymisen valmisteluun liittyen sähköinen kysely maaliskuussa 2016. Vastauksia kyselyyn saatiin 101. Myös näitä vastauksia on hyödynnetty valmistelun edetessä. Nykyisin työelämä vaatii työntekijältä paljon. Työ on haasteellista ja sen vaikeuskerrointa lisää kiire ja jatkuvat muutokset. Muutokset aiheuttavat henkilöstölle epävarmuutta ja hämmennystä. Onnistunut muutosprosessi edellyttää monien muiden tekijöiden lisäksi työntekijöiden osaamisen, näkemysten ja tunteiden kunnioittamista. Muutosprosessin onnistuminen edellyttää myös turvallista työilmapiiriä, jossa omien näkemysten esiin tuominen ja virheiden tekeminen on sallittua. Myös henkilöstön kokemus omista vaikutusmahdollisuuksistaan on tärkeää. 7

Yhdistymisen jälkeen on tarkoitus toteuttaa henkilöstökysely, jonka avulla selvitetään laajemmin henkilöstön näkemys yhdistymiseen liittyvistä kokemuksista. Kyselyllä saatavaa tietoa voidaan hyödyntää yhdistyneiden palveluiden toiminnan kehittämisessä ja mahdollisissa tulevissa yhdistymishankkeissa. Muutos ei tapahdu paperilla, vaan ihmisten mielissä. Valtionkonttori 2008 2 PÄÄTÖKSENTEKO 2.1 Toimeksianto Rovaniemen kaupungin perusturvalautakunta päätti 23.2.2016 20, että kaupungin perusturvapalvelut ja Lapin sairaanhoitopiiri käynnistävät mielenterveys- ja päihdepalvelujen sekä Lapin sairaanhoitopiirin psykiatrian tulosalueen toiminnan ja hallinnon yhdistymistä koskevan valmistelun. Lapin sairaanhoitopiirin yhtymähallitus päätti vastaavasti 24.2.2016 34, että Lapin sairaanhoitopiirin psykiatrian ja Rovaniemen kaupungin mielenterveys- ja päihdepalveluiden toiminnan ja hallinnon yhdistymistä koskeva valmistelu käynnistetään yhteistyössä Rovaniemen kaupungin kanssa. Lisäksi yhtymähallitus päätti, että valmistelusta raportoidaan hallitukselle toukokuussa 2016, ja että tavoitteena on aloittaa uudella mallilla vuoden 2017 alusta, mahdollisuuksien mukaan jo aiemmin. Sairaanhoitopiirin yhtymähallituksen päätöksen esittelyosuuteen sisältyy, että yhdistymisessä huomioidaan myös muiden sairaanhoitopiirin jäsenkuntien tarvitsemat psykiatrian palvelut ja ratkaisulla tuetaan muiden mielenterveyspalveluiden mahdollisuuksia yhdistyä samaan kokonaisuuteen myöhemmin. 2.2 Valmistelun organisointi Valmistelu käynnistyi maaliskuun 2016 alussa ja se jaettiin kahteen vaiheeseen. Ensimmäisen, ns. hallinnollisen vaiheen tavoitteena oli tuottaa toukokuussa 2016 kokoontuville kaupungin perusturvalautakunnalle ja sairaanhoitopiirin yhtymähallitukselle väliraportti ja perusteluja yhdistymistä koskevan päätöksenteon etenemisen tueksi. Lopullinen yhdistymispäätös kuuluisi Rovaniemen kaupungissa kaupunginvaltuuston ja sairaanhoitopiirissä yhtymävaltuuston toimivaltaan. Ensimmäinen vaihe päättyi toukokuun 2016 lopussa päätöksentekoon. Mikäli kummankin organisaation valtuustot tekisivät kesäkuussa 2016 päätöksen yhdistymisestä, valmistelu siirtyisi toiseen vaiheeseen ns. toimeenpanovaiheeseen, joka jatkuisi yhdistymisen yli. Toimeenpanovaiheen aikana tuli hioa uusia palveluprosesseja tuotetasolle ja toteuttaa väliraportissa esitellyt välttämättömät henkilöstön siirtoon, talouteen, tilaratkaisuihin, koulutukseen, tietohallintoon ja lukuisiin muihin tukipalveluihin liittyvät toimenpiteet. Yhdistyminen toteutettaisiin liikkeenluovutussopimuksella, jossa Rovaniemen kaupunki siirtäisi Lapin sairaanhoitopiirille mielenterveys- ja päihdepalvelut, niiden tuottamiseen kuuluvan henkilöstön, laitteet, sopimukset ja palvelukokonaisuuteen kuuluvat muut toiminnat. Toisen vaiheen aikana valmisteltaisiin myös uuden palveluyksikön hallinto. Arvioiden mukaan uusi malli olisi käynnistettävissä noin kuuden kuukauden kuluttua päätöksestä. 8

Ohjausryhmä ja projektiryhmät Rovaniemen kaupungin toimialajohtaja Markus Hemmilä ja Lapin sairaanhoitopiirin johtaja Jari Jokela nimesivät valmisteluhankkeelle ohjausryhmän toimikaudeksi 15.3.2016 31.3.2017. Ohjausryhmässä olivat laajasti edustettuina palvelujen tuottamiseen osallistuvien henkilöstöryhmien luottamusmiehet. Ohjausryhmä kokoontui hallinnollisen valmisteluvaiheen aikana kolme kertaa, lisäksi oli yksi sähköpostikokous. Toimeenpanovaiheen aikana ohjausryhmä kokoontui 8 kertaa ja piti yhden sähköpostikokouksen. Ohjausryhmä antoi hallinnollisesta valmisteluvaiheesta väliraportin 13.5.2016 ja toimikautensa päättyessä loppuraportin. Ohjausryhmään kuuluivat seuraavat jäsenet: Alaräisänen Antti, ylilääkäri, yleissairaalapsykiatria, LSHP Blanco Sequeiros Sanna, muutosjohtaja, LSHP, 14.11.2016 alkaen Erholtz Johanna, ylihoitaja, va. tulosaluejohtaja, LSHP Hemmilä Markus, toimialajohtaja, Rovaniemen kaupunki, ohjausryhmän vpj Häikiö Mikko, kehittämispäällikkö, LSHP Kainulainen-Liiti Tarja, hallintoylihoitaja, LSHP Koskinen Satu-Sirpa, työsuojeluvaltuutettu, LSHP, 14.10.2016 alkaen Kusmin Elisa, talousjohtaja, LSHP Kuusela Kaisa, palvelualuepäällikkö, Rovaniemen kaupunki Liinamaa Riitta, palveluesimies, Rovaniemen kaupunki Mattila Jukka, johtajaylilääkäri, LSHP, ohjausryhmän pj Palo Miia, projektinjohtaja, LSHP Reponen Paula, hallintoylilääkäri, Rovaniemen kaupunki Ruokamo Miikka, lakimies, Rovaniemen kaupunki Salomaa Eva, ylilääkäri, LSHP 31.5.2016 asti Sarala Arto, talouspäällikkö, sosiaali- ja terveyspalvelut, Rovaniemen kaupunki Tolonen Vesa-Matti, tietohallintojohtaja, LSHP Urponen Ville, henkilöstöpäällikkö, Rovaniemen kaupunki Ylläsjärvi Ulla, johtava lääkäri, Kolari Hiltunen Seija, Jukon edustaja Hyyppä Mervi, Tehyn edustaja Jäntti Seija, Jytyn edustaja Mommo Raija, Superin edustaja Rintala Sini, Jukon edustaja Suoraniemi Terhi, JHL:n edustaja Syväjärvi Jouni, Tehyn edustaja Hallinnollisen valmisteluvaiheen projektiryhmään 15.3. 31.5.2016 kuuluivat: Koordinointi: Erholtz Johanna, ylihoitaja, va. tulosaluejohtaja, LSHP Kuusela Kaisa, palvelualuepäällikkö, Rovaniemen kaupunki Reponen Paula, hallintoylilääkäri, Rovaniemen kaupunki Salomaa Eva, ylilääkäri LSHP, pj 9

Sisältöasiantuntijuus: Alaräisänen Antti, ylilääkäri, LSHP, vpj Jokela Niina, vastaava hoitaja, Rovaniemen kaupunki Kangas Mirja, palvelualuepäällikkö, Rovaniemen kaupunki Liinamaa Riitta, palveluesimies, Rovaniemen kaupunki Maununiemi Lea, vs. osastonhoitaja, LSHP Moilanen Kari, ylilääkäri, LSHP Niemelä Solja, ylilääkäri, professori, LSHP Sarajärvi Johanna, sairaanhoitaja, Rovaniemen kaupunki Valve Sirkku, vastaava hoitaja, Rovaniemen kaupunki Virtanen Matti, päihdeklinikan johtaja, LSHP Puolakka Katja, projektisihteeri, LSHP Toimeenpanovaiheen projektiryhmään nimettiin jatkokaudelle 1.6.2016 31.3.2017: Alaräisänen Antti, vastaava ylilääkäri, projektiryhmän puheenjohtaja, LSHP Alasaari Tiina, osastonhoitaja, LSHP Bergman Heidi, sairaanhoitaja, LSHP Erholtz Johanna, ylihoitaja, psykiatrisen hoidon vs. tulosaluejohtaja, LSHP Joensuu Marika, vastaava sairaanhoitaja, Rovaniemen kaupunki Jokela Niina, vastaava sairaanhoitaja, Rovaniemen kaupunki Kangas Mirja, palvelualuepäällikkö, Rovaniemen kaupunki Kuusela Kaisa, palvelualuepäällikkö, Rovaniemen kaupunki Kuusela Sisko, sairaanhoitaja, LSHP Liinamaa Riitta, palveluesimies, Rovaniemen kaupunki Maununiemi Lea, vs. osastonhoitaja, LSHP Moilanen Kari, nuoriso- ja lastenpsykiatrian ylilääkäri, LSHP Niemelä Solja, psykiatrian ja päihdelääketieteen professori, ylilääkäri LSHP Reponen Paula, hallintoylilääkäri, Rovaniemen kaupunki Sarajärvi Johanna, vastaava sairaanhoitaja, Rovaniemen kaupunki Tyyskä-Rytkönen Hannele, vs. ylihoitaja, LSHP Valve Sirkku, vastaava sairaanhoitaja, Rovaniemen kaupunki Puolakka Katja, projektisihteeri LSHP Sairaanhoitopiirin johtaja päätti 30.6.2016 ja kaupungin perusturvan toimialajohtaja 19.8.2016, että projektiryhmää pienennetään ohjausryhmän keskusteluiden perusteella siten, että toimeenpanovaiheen projektiryhmään 1.7.2016-31.3.2017 kuuluivat: Alaräisänen Antti, ylilääkäri, LSHP, pj 13.11.2016 asti Blanco Sequeiros Sanna, tulosaluejohtaja, vastaava yl LSHP, pj 14.11.2016 31.3.2017 Erholtz Johanna, ylihoitaja, vs. tulosaluejohtaja, LSHP Kuusela Kaisa, palvelualuepäällikkö, Rovaniemen kaupunki Liinamaa Riitta, palveluesimies, Rovaniemen kaupunki Niemelä Solja, ylilääkäri, professori, LSHP Reponen Paula, hallintoylilääkäri, Rovaniemen kaupunki Salomaa Eva, ylilääkäri LSHP, konsultti 5.10.2016 31.3.2017 Puolakka Katja, projektisihteeri, LSHP 10

Ohjaus- ja projektiryhmien lisäksi valmisteluun osallistui useita molempien organisaatioiden henkilöstöstä koostuneita palvelukohtaisia pienryhmiä, joiden tehtävät, kokoonpano ja toimiaika määriteltiin erikseen. Ylilääkäri Eva Salomaa toimi Rovaniemen kaupungin perusturvan toimialan kanssa tehdyn sopimuksen perusteella toimeenpanovaiheen konsulttina 5.10.2016-31.3.2017. Toimeenpanon loppuvaiheen vauhdittamiseksi nimesivät sairaanhoitopiirin johtaja Sanna Blanco Sequeiroksen ja kaupungin perusturvan toimialajohtaja Riitta Liinamaan 14.11.2016 lähtien omien organisaatioidensa muutosjohtajiksi lähes kokopäivätoimiseen työhön. Projektiryhmä kokoontui lähes viikoittain koordinoimaan eri tahoilla ja useissa pientyöryhmissä tehtävää valmistelua. 2.3 Valmistelun aikainen päätöksenteko Ohjausryhmän esitykset Ohjausryhmä päätyi 3.5.2016 esittämään Rovaniemen kaupungin mielenterveys- ja päihdepalveluiden ja Lapin sairaanhoitopiirin psykiatrisen hoidon tulosalueen toiminnan ja hallinnon yhdistymistä 1.1.2017 lähtien. Toiminnan laajuudesta johtuen aiemmin esillä ollut yhdistymisajankohta 1.9.2016 todettiin epärealistiseksi. Tulevien palveluiden järjestäjäorganisaatioksi päätettiin sairaanhoitopiiri. Palveluiden periaatteet ja alustavat palvelukuvaukset esitetään väliraportissa. Yhdistyminen päätettiin toteuttaa liikkeenluovutussopimuksella, jossa Rovaniemen kaupunki siirtää Lapin sairaanhoitopiirille mielenterveys- ja päihdepalvelut, niiden tuottamiseen kuuluvan henkilöstön, laitteet, erilaiset sopimukset ja palvelukokonaisuuteen kuuluvat muut toiminnat. Järjestämisvastuu perustason mielenterveys- ja päihdepalveluista säilyy Rovaniemen kaupungilla. Liikkeenluovutussopimuksessa sovitaan myös tavoista, joilla Rovaniemen kaupungin viranhaltijat osallistuvat uuden toiminnan ohjaukseen, valvontaan ja kehittämiseen. Kustannussäästöjä tavoitellaan laitoshoidon käytön vähentämisellä ja avohoidon toimintojen kehittämisellä ja tehostamisella. Rovaniemen kaupungin ja sairaanhoitopiirin luottamushenkilöille raportoidaan valmistelun etenemisestä ja aikanaan toiminnan käynnistyttyä säännöllisesti palvelujen toteutumisesta. Rovaniemen kaupungin perusturvalautakunta päätti 17.5.2016 69 1. merkitä tiedoksi yhdistymisvalmistelun tiivistelmän ja raportin 2. esittää kaupunginhallitukselle ja kaupunginvaltuustolle mielenterveys- ja päihdepalveluiden toiminnan yhdistymistä Lapin sairaanhoitopiirin psykiatrisen hoidon tulosalueen toimintaan 1.1.2017 alkaen 3. että yhdistymisen tarkemmat taloudelliset tavoitteet vuosille 2017 2018 määritellään kaupunginhallituksen kokoukseen mennessä 4. valtuuttaa toimialajohtaja Hemmilän nimeämään vastuuhenkilöt yhdistymisvalmistelun jatkotyöskentelyyn. Rovaniemen kaupunginhallitus päätti 30.5.2016 235 perusturvalautakunnan esityksen mukaisesti ja esitti kaupunginvaltuustolle mielenterveys- ja päihdepalveluiden toiminnan yhdistymistä Lapin sairaanhoitopiirin psykiatrisen hoidon tulosalueen toimintaan 1.1.2017. Pöytäkirjaan merkittiin liite 3, lyhyen ja pitkän aikavälin tavoitteet. 11

Rovaniemen kaupunginvaltuusto 13.6.2016 65 päätti yksimielisesti kaupunginhallituksen esityksen mukaisesti. Lapin sairaanhoitopiirin yhtymähallitus päätti 25.5.2016 85 1. merkitä tiedoksi yhdistymisvalmistelun tiivistelmän ja väliraportin; 2. todeta, että yhdistymiselle määritellään jatkovalmistelussa tarkemmat taloudelliset tavoitteet vuosille 2017 2018. sekä päätti esittää valtuustolle, että valtuusto päättäisi hyväksyä osaltaan sairaanhoitopiirin psykiatrian toiminnan ja hallinnon yhdistämisen Rovaniemen kaupungin mielenterveys- ja päihdepalveluiden kanssa 1.1.2017 alkaen. Lapin sairaanhoitopiirin yhtymävaltuusto 15.6.2016 10 päätti 1. hyväksyä osaltaan sairaanhoitopiriin psykiatrian toiminnan ja hallinnon yhdistymisen Rovaniemen kaupungin mielenterveys- ja päihdepalveluiden kanssa 1.1.2017 alkaen. 2. hyväksyä yksimielisesti toivomusponnen: Muiden jäsenkuntien osalta yhtymävaltuustolle tuodaan syyskokouksessa 2016 selvitys siitä, miten mielenterveys- ja päihdehuoltopalveluita aiotaan niiden osalta sairaanhoitopiirin toimesta kehittää ja edistää. Valmistelua jatkettiin molempien osapuolten hyväksyttyä yhdistymisen. Projektiryhmä ja pientyöryhmät työstivät palvelukuvauksia ja ohjausryhmä esitti uuden tulosalueen organisaatiomallin, jossa palvelut jakautuvat viiteen palvelualueeseen: Nopeat palvelut ja konsultaatiot, Hoito ja tutkimus, Kuntoutus, Päihdepalvelut sekä Lasten ja nuorten mielenterveys- ja päihdepalvelut. Avohoidon vahvistaminen oli valmistelussa tärkeänä tavoitteena. LSHP:n yhtymähallitus päätti 24.8.2016 114, että psykiatrian sekä mielenterveys- ja päihdepalveluiden tarvitsemien toimitilojen vuokraamisesta Kemijoki Oy:ltä neuvotellaan siten että esisopimus ja vuokrasopimus tuodaan erikseen hallituksen hyväksyttäviksi. Valmistelutyöhön aiheutui muutostarvetta sen johdosta, että Aluehallintoviraston kanssa käydyssä keskustelussa tuli esille ettei sosiaalipalveluista järjestämisvastuussa oleva Rovaniemen kaupunki voi siirtää sosiaalihuoltoon kuuluvia asumispalveluja sairaanhoitopiirille irralleen muusta sosiaalihuollosta. Sairaanhoitopiirin yhtymähallitus päätti 2.11.2016 179 selvityksestä yhtymävaltuustolle koskien sitä, miten mielenterveys- ja päihdehuoltopalveluita aiotaan muiden jäsenkuntien kuin Rovaniemen osalta sairaanhoitopiirin toimesta kehittää ja edistää. Sairaanhoitopiirin yhtymävaltuusto teki 23.11.2016 24 päätöksen yhden psykiatrisen osaston sulkemisesta 1.1.2017 alkaen siten, että osastojen 2 ja 4 toiminta fuusioituu ja samalla kehitetään intensiivistä avohoitoa yhteistyössä hoidollisen potilashotellin kanssa. Lähes koko vapautuva henkilöstö sijoitettaisiin avohoitoon. 12

Valmistelun resurssit todettiin niukemmiksi kuin kesällä oli suunniteltu ja keskeneräisiä asioita oli syksyllä vielä paljon. Kaupungin puolella arvioitiin marraskuussa, että valmistelut eivät olleet riittävän pitkällä, jotta yhdistyminen voitaisiin toteuttaa 1.1.2017 ilman huolta kuntalaisten palveluista. Tässä tilanteessa Rovaniemen perusturvalautakunnalle tuotiin yhdistymisen ajankohdan myöhentämistä koskeva esitys. Rovaniemen perusturvalautakunta päätti 23.11.2016 182 1. esittää kaupunginhallitukselle ja kaupunginvaltuustolle mielenterveys- ja päihdepalveluiden sekä Lapin sairaanhoitopiirin psykiatrisen hoidon tulosalueen hallinnollisen ja toiminnallisen yhdistymisen siirtämistä. Yhdistymisen takaraja on 31.5.2017. 2. että lautakunnalle tuodaan kuukausittain selvitys yhdistymisvalmistelun etenemisestä. Rovaniemen kaupunginhallitus päätti 28.11.2016 486 jättää asian pöydälle. Rovaniemen kaupunginhallitus päätti 1.12.2016 489 perusturvalautakunnan esityksen mukaisesti mielenterveys- ja päihdepalveluiden sekä Lapin sairaanhoitopiirin psykiatrisen hoidon tulosalueen hallinnollisen ja toiminnallisen yhdistymisen siirtämisestä. Yhdistymisen takaraja on 1.2.2017. Kaupunginhallitus saattoi päätöksen valtuustolle tiedoksi. LSHP:n yhtymähallitus päätti 14.12.2016 218: 1. hyväksyä liikkeenluovutussopimuksen ja oikeuttaa sairaanhoitopiirin johtajan allekirjoittamaan sopimuksen; 2. valtuuttaa sairaanhoitopiirin johtajan hyväksymään tarvittaessa vähäisiä muutoksia sopimukseen; 3. hyväksyä siirtyvää henkilöstöä koskevan henkilöstöluettelon sopimuksen liitteen 2 mukaisesti; 4. valtuuttaa sairaanhoitopiirin johtajan hyväksymään henkilöstöluettelon niiden työntekijöiden osalta, joiden kohdalta siirtyminen/jääminen on tässä päätöksenteon vaiheessa varmistamatta. 219 perustaa ns. vanhoina työntekijöinä siirtyvää henkilöstöä varten 1.2.2017 alkaen: - 1 ylilääkärin viran - 3 erikoislääkärin virkaa - 1 palveluesimiehen viran - 4 psykologin tointa - 5 sosiaalityöntekijän tointa - 1 kuntoutusohjaajan toimen - 29 sairaanhoitajan tointa - 2 lähihoitajan tointa - 1 mielenterveyshoitajan toimen - 1 osastonsihteerin toimen - 1 toimistosihteerin toimen Yhteensä uusia vakansseja perustettiin 49. Tammikuussa 2017 Rovaniemen kaupunki esitti, että kaupungin järjestämisvastuulle jäävien asumispalveluiden hoitamiseen jäisi mielenterveys- ja päihdepalveluista 1 sosiaalityöntekijän vakanssi. Siirtyviä työntekijöitä oli 48, joista neljä sosiaalityöntekijää. 13

229 hyväksyä Kemijoki Oy:n kanssa neuvotellun vuokrasopimuksen vuokrakohteesta Valtakatu 11, noin 1860 m². Rovaniemen perusturvalautakunta päätti 14.12.2016 196 1. esittää kaupunginhallitukselle liikkeenluovutussopimuksen hyväksymistä 2. esittää perusturvan toimialajohtajan valtuuttamista hyväksymään tarvittaessa vähäisiä muutoksia sopimukseen 3. hyväksyy siirtyvää henkilöstöä koskevan henkilöstöluettelon 4. valtuuttaa perusturvan toimialajohtajan hyväksymään henkilöstöluetteloon mahdollisesti tehtäviä muutoksia asumispalveluihin liittyen Rovaniemen kaupunginhallitus päätti 9.1.2017 12 hyväksyä liikkeenluovutussopimuksen (liite 1) Rovaniemen kaupungin erityistason mielenterveys- ja päihdepalvelujen järjestämisestä Lapin sairaanhoitopiirin kuntayhtymässä. LSHP:n yhtymähallitus päätti 25.1.2017 10 palvelujen tuotteistuksen ja hinnoittelun 1.2.2017 lähtien, sekä 11 1. hyväksyä, että psykiatrisen hoidon tulosalue jatkaa toimintaansa ja organisaatiouudistus toteutetaan siellä samanaikaisesti muun organisaation kanssa; 2. että talousarviokaavaa 2017 täydennetään tulosyksikkönumeroilla seuraavasti: 611 Päihdepalvelut 612 Kuntoutus 613 Tutkimus ja hoito 615 Nopeat palvelut ja konsultaatiot 2.4 Siirtosopimus Rovaniemen kaupungin ja sairaanhoitopiirin kesken neuvoteltiin liikkeenluovutussopimus, jolla Rovaniemen kaupunki siirsi järjestämisvastuun erityistason mielenterveys- ja päihdepalveluista Lapin sairaanhoitopiirille. Yhdistymisen valmistelun aikana noudatettiin yhteistoimintalain mukaista menettelyä. Henkilöstö siirtyi sairaanhoitopiirin palvelukseen ns. vanhoina työntekijöinä. Perusterveydenhuollossa ja sosiaalihuollossa toteutuvista mielenterveys- ja päihdepalveluista vastaa edelleen Rovaniemen kaupunki ja asiakkaat voivat edelleen hakeutua myös mielenterveysasioissa terveyskeskukseen, jossa tehdään hoidon tarpeen arviointi ja toteutetaan lievien mielenterveysongelmien hoito. Sairaanhoitopiirin järjestämisvastuulle siirtyi erityistason osaamista vaativa hoito mukaan luettuna matalan kynnyksen palvelut, jotka toimivat ilman lähetettä, esim. Mielitiimi. Matalan kynnyksen mielenterveyspalveluissa hoitava lääkäri tulee edelleen olemaan terveyskeskuslääkäri. Konsultaatio- ja yhteydenpitokanavat varmistetaan sujuvan työskentelyn mahdollistamiseksi. Sopimuksessa sovitaan myös tavoista, joilla kuntien viranhaltijat osallistuvat uuden toiminnan ohjaukseen, valvontaan ja kehittämiseen. Osapuolet perustavat seurantaryhmän, jonka tehtävänä on seurata sopimuksen tavoitteiden saavuttamista ja varmistaa yhteistyön toteutuminen organisaatioiden rajat ylittävästi. Seurantaryhmä määrittelee mittareita, joilla arvioidaan sopimuksessa asetettujen tavoittei- 14

den toteutumista ja seurantaryhmä raportoi kaupungille ja sairaanhoitopiirille ja voi myös antaa toimenpide-ehdotuksia. Sairaanhoitopiirin yhtymähallituksen päätöksen 14.12.2016 196 esittelytekstiin liikkeenluovutussopimuksesta sisältyy kirjaus, jonka mukaan siirtyvien palveluiden osalta teetetään ulkopuolinen arviointi, jotta avoimesti voidaan tarkastella mm. sairaanhoitopiirille siirtyvien tuotantokustannusten ja Rovaniemen suunnittelemien palvelujen hankinnan vastaavuutta. Tarkoitus on, että muiden jäsenkuntien maksuosuutta ei muutoksella kasvateta ja että kaikki kunnat voivat hyötyä muutoksen mahdollistaman avohoitopainotteisuuden edistämisestä. Yhdistettäviin ja uudelleen muotoiltaviin palveluihin on jatkossa mahdollisuus kaikkien jäsenkuntien asukkaiden hakeutua tasavertaisesti. 3 YHDISTYMISEN TAVOITTEET Lapin sairaanhoitopiirin psykiatrian ja Rovaniemen kaupungin mielenterveys- ja päihdepalveluiden välistä yhteistyötä on vuosien varrella pyritty tiivistämään ja selkiyttämään. Organisaatioiden välisen rajan aiheuttamat ongelmat on tiedostettu ja niitä on pyritty ratkaisemaan, mutta tässä on onnistuttu vain osittain. Kun mielenterveys- ja päihdepalveluiden yhdistymisen valmistelu aloitettiin, perusajatuksena oli luoda joustava, dynaaminen ja kansalaisten tarpeeseen vastaava palveluverkosto, jossa henkilöstön osaamista liikutellaan tarpeen mukaan. Suunnittelun taustalla on ollut visio integroiduista palveluista, joissa sosiaalityö on tiiviisti mukana. Visiossa jalkautuva työote liittyy vahvasti kaikkiin palveluihin, palveluketjut ja prosessit ovat määritellyt ja yhteneväiset läpi palvelujen ja kaikissa Lapin sairaanhoitopiirin jäsenkunnissa on vahvat lähipalvelut kuntien erityispiirteet huomioiden. Ajatuksena on, että tulevaisuudessa yhteinen mielenterveys- ja päihdepalveluorganisaatio tarjoaa joustavasti erityisosaamista myös Rovaniemen ulkopuolisiin kuntiin. Rovaniemen kaupungin mielenterveys- ja päihdepalveluiden sekä Lapin sairaanhoitopiirin psykiatrian toimintojen ja hallinnon yhdistymisellä tavoitellaan sitä, että mielenterveys- ja päihdeongelmaisten tilanne ja asema paranevat ja että heidät huomioidaan kokonaisvaltaisesti. Tavoitteena on tarjota alueen väestön hyvinvoinnin kannalta tarpeelliset palvelut jo varhaisessa vaiheessa. Palveluissa huomioidaan myös mielenterveyden edistäminen ja tukeminen, ei vain sairauksien hoitaminen. Yhdistymisellä pyritään siirtämään hoidon painopistettä avohoitoon, vahvistamaan avohoitoa ja vähentämään laitoshoitoa. Toimintojen yhdistymisen myötä hoitoprosesseja tehostetaan ja selkiytetään. Myös päällekkäisyyksiä karsitaan, toimintakulttuuria yhtenäistetään sekä kehitetään yhteiset toimintatavat ja käytännöt näyttöön perustuvien menetelmien pohjalta. Vuosina 2017 2018 keskeisenä taloudellisena tavoitteena on kustannuskasvun pysäyttäminen toimintaa tehostamalla. Aikuisten ja nuorten matalan kynnyksen palveluissa tavoitteena on hoitoon pääsy hoidon tarpeen arvion perusteella kolmen arkipäivän kuluessa yhteydenotosta. Tavoitteena on siis luoda potilasta kokonaisvaltaisesti ja tarkoituksenmukaisesti palvelevat, oikeaaikaiset, toimivat sekä helposti saatavat, saavutettavat ja kustannustehokkaat palvelut. Niiden tuottamisessa otetaan vahvasti huomioon henkilöstö. 15

Yhdistymisen hallinnollisessa valmisteluvaiheessa ohjausryhmä määritteli tulevaisuuden mielenterveys- ja päihdepalveluiden yleisiä periaatteita seuraavasti: TULEVAISUUDEN MIELENTERVEYS- JA PÄIHDEPALVELUIDEN PERIAATTEET Kuva 1 4 YHDISTYMISEN ETENEMISEN KUVAUS 4.1 Yhdistyneen organisaation muodostuminen Yhdistymisen valmistelun aikana hahmoteltiin yhdistyvien palveluiden organisaatiota ja elokuussa 2017 ohjausryhmä esitti seuraavanlaisen organisaation uusiksi mielenterveys- ja päihdepalveluiksi: 16

Kuva 2 Samanaikaisesti yhdistymishankkeen toisen vaiheen kanssa Lapin sairaanhoitopiirissä suunniteltiin organisaatiouudistusta. Tarkoitus oli, että uusi, yhdistynyt tulosalue olisi siirtynyt heti yhdistyessään sairaanhoitopiirin uuteen ns. matriisiorganisaatioon. Näin olisi vältetty yksi ylimääräinen muutosvaihe henkilöstöltä. Sairaanhoitopiirin yhtymähallitus kuitenkin palautti tämän organisaatiouudistuksen valmisteluun niin, ettei mielenterveys- ja päihdepalveluiden tulosalueella ollut mahdollista siirtyä yhdistyessä organisaatiouudistuksen mukaiseen malliin, vaan toimintaa jatkettiin jakamalla toiminta aikaisempaan tapaan tulosalueeksi ja tulosyksiköiksi. Näin ollen yhdistyneille palveluille luotiin organisaatio, jossa otettiin huomioon yhdistymisen aikaiset esimiehisyydet. Tämä organisaatiomalli on voimassa siihen saakka kunnes koko sairaanhoitopiirin organisaatiouudistus astuu voimaan tai kunnes esimieskysymykset on muuten ratkaistu. Aluksi ajatuksena oli, että tulosalueella olisi kaksi tulosyksikköä, aikuisten palvelut sekä lasten ja nuorten palvelut. Valmistelun edetessä kävi kuitenkin ilmi, että tällä jaottelulla aikuisten palveluiden tulosyksikkö olisi ollut kohtuuttoman suuri, joten sairaanhoitopiirin yhtymähallitus päätti tammikuisessa kokouksessaan esityksen mukaisesti, että jo hahmotellut toiminnalliset kokonaisuudet ovat itsessään tulosyksiköitä. Näin ollen yhdistyneissä mielenterveys- ja päihdepalveluissa on yhteensä viisi tulosyksikköä: Nopeat palvelut ja konsultaatiot, Hoito ja tutkimus, Kuntoutus, Päihdepalvelut sekä Lasten ja nuorten mielenterveys- ja päihdepalvelut. Tulosyksikköä johtaa tulosyksikköjohtaja ja tulosyksikön hoidosta vastaa ylilääkäri. 17

Mielenterveys- ja päihdepalveluiden organisaatio esimiehisyyksineen toiminnan yhdistyessä 1.2.2017 näytti seuraavanlaiselta: Kuva 3 4.2 Potilaan hoitoon liittyvät prosessit Potilaan hoitoon liittyviä prosesseja hahmoteltiin yhdistymishankkeen alusta saakka. Osa projektiryhmän palvelukohtaisista pienryhmistä tuotti hyvinkin pitkälle mietittyjä ja toimivia prosesseja. Pienryhmien tuotosten pohjalta tulosalueen professori Solja Niemelä hahmotteli tulevaisuuden mielenterveys- ja päihdepalveluiden toiminnankuvauksen, joka toimii pohjana tulosyksiköiden uusien toimintamallien suunnittelussa kevättalvella 2017. Potilaiden hoidon turvaamiseksi yhdistymistä suunniteltaessa luotiin kuitenkin potilaan hoitoon liittyviä ohjeistuksia ja prosesseja, jotka ovat käytössä kunnes uudet yhteiset toimintamallit otetaan käyttöön. 4.2.1 Potilaan hoitoon ohjautuminen Potilaiden hoitoon ohjautumisen prosessi hahmoteltiin yhdistymisestä siihen saakka, kunnes uudet, yhteiset toimintamallit otetaan käyttöön. Tämä prosessi pohjautui pitkälle yksiköiden potilaan hoitoon ohjautumisen käytäntöihin ennen yhdistymistä. Prosessin perusajatuksena on se, että kaikki sairaanhoitopiirin ulkopuolelta tulevat lähetteet käsitellään Akuuttitiimissä, josta ne ohjataan asianmukaisen tulosyksikön ylilääkärin edelleen käsiteltäväksi. Sairaanhoitopiirin sisäiset hoidon siirrot päivystys- ja 18

kiireisissä tilanteissa hoituvat myös Akuuttitiimin ja päivystävän sairaanhoitajan toimesta. Kiireettömissä tilanteissa noudatetaan yksiköiden omia käytänteitä. Sairaanhoitopiirin sisältä tulevat erikoisalojen väliset konsultaatiot ja lähetteet uuden terveysongelman vuoksi hoidetaan Yleissairaalapsykiatrian poliklinikan kautta lukuun ottamatta päivystyksellisiä konsultaatioita, jotka ilmoitetaan päivystävälle sairaanhoitajalle. Mielenterveys- ja päihdepalveluiden potilaan hoitoon ohjautumisesta on tehty prosessikuvaus, jossa on kuvattu potilaan hoitoon ohjautuminen myös yksikkökohtaisesti. Kuvaus on toimitettu kaikkiin yksiköihin. 4.2.2 Reseptien uusinta Rovaniemen kaupungin mielenterveys- ja päihdepalveluissa uusittiin reseptejä noin 100 reseptin viikkotahdilla. Suurin osa uusinnoista tehtiin sähköisesti. Lapin sairaanhoitopiirissä taas sähköisten reseptien uusinta on ollut vähäisempää, koska kyseessä on erikoissairaanhoidon yksikkö. Johtuen sähköisesti uusittavien reseptien vähäisestä määrästä, sairaanhoitopiirin sähköisten reseptien uusimistoiminnot ovat olleet suhteellisen kehittymättömiä. Pyynnöstä Esko-potilastietojärjestelmän reseptien uusimistoimintoa kehitetään Esko-kehittämistiimissä vastaamaan paremmin yhdistyneiden palveluiden tarpeita. Tavoitteena on, että uusi, kehittyneempi sähköisten reseptien uusimistoiminto olisi käytettävissä kevään 2017 aikana. Ajalle ennen sähköisten reseptien kehittyneemmän uusimistoiminnon käyttöönottoa luotiin ohjeistus reseptien uusimisprosessista. Ohjeistuksessa huomioitiin myös potilastietojärjestelmän muutos yhdistyessä, eli lääkitystietojen siirtäminen kaupungin TerveysEffica-järjestelmästä Eskoon. Ohjeistus on toimitettu kaikkiin yksiköihin tiedoksi. 4.2.3 Lääkehuolto Kaikkia lääkehuollon prosesseja ja ohjeistuksia kehitettiin yhteistyössä sairaanhoitopiirin sairaalaapteekin ja Rovaniemen kaupungin Sairaalakadun terveysaseman lääkekeskuksen kanssa. Lääkehuollon osalta suurin asia yhdistymisessä oli A-klinikan opioidiriippuvaisten korvaushoitoon liittyvät prosessit. Osalla korvaushoitoa saavista lääkkeiden jako oli siirretty Rovaniemen terveyskeskuksen tiimien toteuttamaksi. Pitkään käytiin keskustelua lääkkeiden tilaamisen käytännöistä sairaanhoitopiirin apteekista ja huumekorttien allekirjoituksesta ja toimittamisesta takaisin sairaanhoitopiirin apteekkiin. Lopulta päädyttiin kuitenkin siihen, että Rovaniemen kaupunki tilaa jakamansa lääkkeet omasta apteekista ja toimittaa huumausainekortit oman käytäntönsä mukaisesti omaan apteekkiinsa. Sairaanhoitopiirin sairaala-apteekki on ohjeistanut uusia työntekijöitä lääkehuollon prosesseista. 4.2.4 Asumispalvelut Yhdistymishankkeen alusta saakka ajatuksena oli, että Rovaniemen kaupungin mielenterveys- ja päihdepalvelut siirtyvät kokonaisuudessaan Lapin sairaanhoitopiirille. Tähän kokonaisuuteen kuuluivat myös asumispalvelut. Aluehallintoviraston kanssa käydyn keskustelun perusteella päädyttiin lopulta siihen, ettei kaupungin mielenterveys- ja päihdekuntoutujien asumispalveluiden siirtäminen sairaanhoitopiirin järjestämisvastuulle ole mahdollista, vaan sosiaalihuoltolain mukaiset asumispalvelut tulee jättää kunnan järjestämisvastuulle. Sovittiin kuitenkin, että asumispalveluiden asiakkaiden hoidollinen ja kuntoutuksellinen osuus on sairaanhoitopiirin vastuulla ja asuminen kaupungin vastuulla. 19

Kaupungilla asumispalvelut siirtyivät sosiaalipalveluihin. Asumispalveluiden osalta vastuiden jakautuminen Rovaniemen kaupungin sosiaalipalveluiden ja Lapin sairaanhoitopiirin kesken edellyttää uusien yhteistyömuotojen ja selkeiden prosessien kehittämistä yhdessä. Tämä kehittämistyö on jo aloitettu ja sitä jatketaan kevään aikana. 4.2.5 Matalan kynnyksen palvelut Yhdistymisen myötä sairaanhoitopiirille siirtyivät myös Rovaniemen kaupungin matalan kynnyksen palvelut, joita kaupungin palveluissa oli 16 24-vuotiaiden matalan kynnyksen palvelu Nuppi, aikuisten matalan kynnyksen palvelu Mielitiimi ja A-klinikan matalan kynnyksen palvelu. Näiden palveluiden osalta keskeisiä kysymyksiä yhdistymistä valmisteltaessa olivat yhteistyö- ja vastuukysymykset perustason toimijoiden kanssa. Yhteistyön säilymisen kannalta keskeinen asia oli helpon ja joustavan yhteydenpidon mahdollistavat työvälineet. Kaupungin toiminnassa yhteydenpitovälineeksi oli vakiintunut potilastietojärjestelmä TerveysEffican viestipiikki-toiminto. TerveysEffican viestipiikille yritettiin etsiä sopivia vaihtoehtoja, mutta vastaavaa ja yhtä helposti terveyskeskuksessa käytettävää yhteydenpitotapaa ei löytynyt. Ratkaisu löytyi lopulta siitä, että TerveysEffican viestipiikin käyttöä pystyttiin jatkamaan antamalla matalan kynnyksen toimijoille TerveysEffican katseluoikeuden kautta mahdollisuus viestipiikin käyttöön. Matalan kynnyksen työntekijöiden vastuukysymykset ratkaistiin siten, että määriteltiin matalan kynnyksen työskentely konsultatiiviseksi terveyskeskuslääkärin työtä tukevaksi toiminnaksi, jossa vastuu potilaiden hoidosta säilyy terveyskeskuslääkärillä. Lisäksi sovittiin kriteerit, joiden perusteella matalan kynnyksen sairaanhoitaja voi tavata potilasta ilman, että potilas käy lainkaan lääkärissä. Kriteereissä määriteltiin myös tilanteet, jolloin matalalla kynnyksellä työskentelevän sairaanhoitajan on ohjattava potilas terveyskeskuslääkärin vastaanotolle ja milloin eteenpäin psykiatrian erikoisalan hoitoon. Yhdistymisen yhteydessä sovittiin, että matalan kynnyksen työntekijä voi tietyin kriteerein ohjata potilaan suoraan psykiatrian hoitoon, jos potilaalla ei ole olemassa olevaa toimivaa hoitosuhdetta terveyskeskuslääkärin kanssa, näin vältytään turhilta käynneiltä terveyskeskuslääkärillä pelkästään lähetteiden hakemisen merkeissä. 4.3 Henkilöstöön liittyvät asiat Rovaniemen kaupungin mielenterveys- ja päihdepalveluyksikön henkilöstö siirtyi sairaanhoitopiirille työsopimuslain 1 luvun 10 :n ja/tai kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain 25 :n mukaisesti ja noudattaen liikkeenluovutussopimuksessa sovittuja ehtoja. Työntekijät/viranhaltijat siirtyvät luovutuksensaajan palvelukseen ns. vanhoina työntekijöinä. Määräaikaiset viranhaltijat/työntekijät siirtyvät virka-/työsuhteen loppuun saakka. Sairaanhoitopiirin palvelukseen siirtyviä viranhaltijoita ja työntekijöitä varten perustettiin riittävä määrä virkoja ja toimia psykiatrian tulosalueelle. Sairaanhoitopiirin johtajan esityksen mukaan hallitus perusti 1.2.2017 alkaen: - 1 ylilääkärin viran - 3 erikoislääkärin virkaa - 1 palveluesimiehen viran - 4 psykologin tointa 20

- 5 sosiaalityöntekijän tointa - 1 kuntoutusohjaajan toimen - 29 sairaanhoitajan tointa - 2 lähihoitajan tointa - 1 mielenterveyshoitajan toimen - 1 osastonsihteerin toimen - 1 toimistosihteerin toimen Hallituksen päätöksen jälkeen keskustelussa Lapin aluehallintoviraston kanssa tuli esille, että asumispalveluiden järjestämisvastuuta ei voida siirtää pois kunnan vastuulta. Tämän vuoksi asumispalveluyksiköiden toimet jäivät kaupungin toimiksi, kuten myös yksi sosiaalityöntekijän avoin toimi, jonka kaupunki muutti palveluesimiehen viraksi koordinoimaan kaikkia kaupungin asumispalveluja. 4.3.1 Yhteistoimintalain mukaiset menettelyt Yhdistymisen valmistelun aikana kaupunki järjesti yhteistoimintalain mukaisia neuvotteluja työntekijöilleen yhden ja sairaanhoitopiiri yhteensä kuusi. Yhdistymisen jälkeen sairaanhoitopiiri on järjestänyt yhden yhteistoimintalain mukaisen neuvottelun koko henkilöstölle ja yhden vastaaville sairaanhoitajille. Seuraavien neuvottelujen ajankohdista on jo sovittu. Kaupungin henkilöstölle pidettiin ensimmäinen henkilöstöinfo 29.2.2016. Sairaanhoitopiirin henkilöstölle henkilöstöinfoja on pidetty väliraporttivaiheessa kolme ja koko hankkeen aikana yhteensä kahdeksan. Marraskuusta 2016 lähtien sairaanhoitopiirin henkilöstöinfot ovat olleet avoimia myös kaupungilta siirtyville/siirtyneille työntekijöille. Henkilöstöinfoja on sovittu pidettäväksi noin kerran kuukaudessa kevään 2017 ajan. Sairaanhoitopiirin va. hallintoylihoitaja ja vs. ylihoitaja tapasivat mielenterveys- ja päihdepalvelujen vastaavia sairaanhoitajia ja palveluesimiestä 19.12.2016. Tapaamisessa vastaavat sairaanhoitajat antoivat tehtävänkuvaukset va. hallintoylihoitajalle. Kaupungilta siirtyneille työntekijöille järjestettiin sairaanhoitopiirin yleisperehdytys 1.2.2017. Sairaanhoitopiiri järjestää kaikille uusille työntekijöilleen laajemmat yhteiset perehdytyspäivät alkukesästä 2017. Lisäksi järjestettiin pienempiä perehdytystilaisuuksia ja nimettiin jokaiselle vastaavalle sairaanhoitajalle oma perehdyttäjä. 4.3.2 Käytännön asiat Henkilöstön palvelusuhdetietojen siirtämistä sähköisesti selvitettiin sairaanhoitopiirin henkilöstöhallinnon toimesta yhteistyössä kaupungin henkilöstöhallinnon, TAITOA:n ja ADITRO:n kanssa. Sairaanhoitopiirin henkilöstöhallinto rakensi varajärjestelmän, jolla turvattaisiin henkilöstön palkanmaksu, jos tietojen siirtämiseen tulisi huomattavaa viivettä. Palvelussuhdetiedot saatiin kuitenkin siirrettyä aikataulussa. Sähköinen henkilöstöhallintajärjestelmä ESS oli jo aikaisempana järjestelmänä kaupungin työntekijöille tuttu, joten siihen liittyvän perehdyttämistilaisuuden järjestämiseen ei varauduttu valmisteluvaiheessa. Yhdistymisen jälkeen kävi kuitenkin ilmi, että hakemuksiin liittyvät perustelukoodit ovat asiasisällöltään erilaisia ja siksi perehdytystilaisuus on kuitenkin aiheellista järjestää. 21

4.3.3 Muut henkilöstöön liittyvät asiat Työajanseuranta Kaupungilta siirtyvien yksiköiden työntekijöillä ei ole ollut käytössä sähköistä työajanseurantaa A- klinikan opioidiriippuvaisten korvaushoidon hoitajia lukuun ottamatta. Työajanseurantaa on toteutettu itsenäisen työajanhallinnan ja esimiehen kanssa. Sähköiseen työajanseurantaan siirrytään mentäessä uusiin tiloihin Kemijoki Oy:n kiinteistöön, jossa sairaanhoitopiirillä käytössä oleva sähköinen työajanseurantajärjestelmä Flexim otetaan käyttöön. Fleximiin liittyvien sähköisten avaimien jako aloitettiin sairaanhoitopiirin asiakaspalvelukeskuksesta, samalla sähköisiin avaimiin määriteltiin oikeus käyttää avainta Lapin keskussairaalan toimipisteissä ja ruokasalissa. Ruokailu Lapin sairaanhoitopiiri teki sopimuksen työpaikkalounaasta kaupungintalolla sijaitsevan Amica Elissa -ravintolan kanssa. Lounaan hinta on työntekijälle 6,40 ja työntekijä maksaa hinnan paikan päällä ravintolassa. Lounaan hinnan ylimenevä osa laskutetaan Lapin sairaanhoitopiiriltä. Lisäksi työntekijät voivat luonnollisesti ruokailla kaikissa sairaanhoitopiirin muissa ruokailupisteissä, joita ovat Lapin keskussairaalan ruokala, Psykiatrian klinikan ruokala Muurolassa ja Geologian tutkimuslaitoksen ruokala. Siirryttäessä Kemijoki Oy:n tiloihin sopimuslounaspaikkoja on tarkoitus hankkia lisää ja alustava tarjouskysely asiaan liittyen on jo tehty. Matkustaminen Jokaiseen kaupungilta siirtyneeseen yksikköön toimitettiin esitetyn tarpeen mukainen määrä taksikortteja. Taksikorttien käytöstä täytetään ajomääräysten seurantalomake, joka toimitetaan kuittien kanssa allekirjoitettavaksi vastuuyksikön esimiehelle. Allekirjoitetut seurantalomakkeet ja kuitit toimitetaan sairaanhoitopiirin taloustoimistoon. Mikäli työpäivän aikana on paljon työajoja, työntekijällä on mahdollista tilata vuokra-auto. On sovittu, että työajojen kilometrimääriä seurataan ja myöhemmin arvioidaan, onko tarvetta leasing-autojen lisäämiseen. Sairaanhoitopiirillä matkalaskut tehdään Invoice Ready laskutusohjelmalla. Ohjelman käytöstä ja matkustuskäytännöistä on järjestetty kaupungilta siirtyneille henkilöille perehdytys-/koulutustilaisuus 2.3.2017. Pysäköintipaikat Keskustassa sijaitsevien yksiköiden pysäköintipaikkojen osalta tilanne jatkui yhdistymisestä huolimatta ennallaan. Urheilukadun kiinteistöön kuuluu 9 pysäköintipaikkaa, jotka on jaettu tiimien kesken jo aikaisemmin. Osa työntekijöistä on sopinut itse henkilökohtaisesta pysäköintipaikasta Rovakadulla tai Lappia-talon takana olevalla parkkipaikalla. Näiden paikkojen osalta sovittiin, että työntekijät saavat pitää pysäköintipaikat niin kauan kuin toiminta jatkuu nykyisissä tiloissa. Kemijoki Oy:n tiloihin siirryttäessä kartoitetaan pysäköintipaikkojen tarve suhteessa siellä päivittäin työskentelevään henkilökuntaan ja selvitetään mahdollisuudet tarjota vapaita pysäköintipaikkoja omalla autolla tehtävään työmatka-ajoon. Työterveyshuolto Sairaanhoitopiirin työterveyshuolto on järjestetty Työterveyshuolto Attendoon, joka sijaitsee osoitteessa Valtakatu 11. Työntekijät siirtyvät ns. uusina asiakkaina, joten aikaisemmat potilaskertomukset on tilattava Attendon työterveyshuoltoon. Työntekijät täyttivät tietojenluovutuslomakkeet ja toimittivat ne kaupungin työterveyshuoltoon potilaskertomuksien luovuttamista varten. Työterveyshuollon 22

kanssa käydyssä neuvottelussa 15.2.2017 sovittiin, että työpaikkatarkastuksia ei toteuteta kaupungilta siirtyneisiin työpisteisiin, koska muutto Kemijoki Oy:n tiloihin on tulevan kesän aikana. 4.4 Talous ja sopimukset Rovaniemen kaupunginvaltuusto päätti kokouksessaan 13.6.2016 65, että Mielenterveys- ja päihdepalveluiden yhdistymisen tarkemmat taloudelliset tavoitteet vuosille 2017 2018 määritellään jatkovalmistelussa. Samoin päätti Lapin sairaanhoitopiirin yhtymähallitus 25.5.2016 85. Yhdistymiseen liittyvässä siirtosopimuksessa on määritelty yhdistymisen keskeiseksi taloudelliseksi tavoitteeksi kustannuskasvun pysäyttämisen vuosina 2017-2018 toimintaa tehostamalla. Rovaniemen kaupungilta siirtyneiden palveluiden osalta teetettiin ulkopuolinen arviointi BDO Oy:llä. Arvioinnin raportti on tämän loppuraportin liitteenä 2. Arvioinnin tavoitteina oli varmistaa, - onko sairaanhoitopiirin palveluiden hinnoittelu omakustannusperiaatteen mukainen ja - toteutuuko se, että muut kunnat eivät rahoita Rovaniemen palveluita; sekä - vastaavatko kaupungilta sairaanhoitopiirille siirtyvät tehtävät ja resurssit toisiaan, - onko kaupungin talousarviomäärärahavaraus mielenterveys- ja päihdepalveluiden ostamiseen oikean suuruinen, sekä - mahdolliset muutokset, jotka on otettava huomioon vertailtaessa palveluiden sisältöä ja kustannuksia aikaisempiin vuosiin. Tarkoitus on, että muiden jäsenkuntien maksuosuutta ei kasvateta muutoksella ja että kaikki alueen kunnat voivat hyötyä muutoksen mahdollistaman avohoitopainotteisuuden edistämisestä. Yhdistettäviin ja uudelleen muotoiltaviin palveluihin on jatkossa mahdollisuus kaikkien jäsenkuntien asukkaiden hakeutua tasavertaisesti. BDO Oy:n tekemän ulkopuolisen arvioinnin yhteenvetona todetaan, että - omakustannusperiaatteen voidaan katsoa toteutuneen Lapin sairaanhoitopiirin hinnoittelussa ja laskutuksessa niin yleisellä tasolla kuin Psykiatrian tulosalueellakin vuosina 2015 ja 2016, - jäsenkuntalaskutuksen voidaan katsoa toteutuneen asianmukaisesti ja tasapuolisesti eikä arvioinnissa noussut esille viitteitä siitä, että muut kunnat subventoisivat kuntalaskutuksessa jonkin yksittäisen kunnan saamia Psykiatrian tulosalueen palveluita, ja että - Rovaniemen kaupungilta siirtyvien tehtävien ja resurssien voidaan katsoa vastaavan yleisellä tasolla toisiaan, sekä että - kaupungin talousarviomäärärahavarauksen Mielenterveys- ja päihdepalveluiden ostamiseen vuodelle 2017 voidaan katsoa karkealla tasolla vastaavan toiminnasta aikaisempien vuosien ja suunniteltujen toimien perusteella aiheutuvaksi arvioituja kokonaiskustannuksia. - Siirtyvää toimintaa on osana kaupungin organisaatiota vahvistettu ja kehitetty vuosina 2015 2016. Toisaalta yhdistettäessä kaupungin mielenterveys- ja päihdepalvelut osaksi sairaanhoitopiirin tulosaluetta, on kehittämistyötä jatkettava, jotta yhdistymiselle asetetut toiminnalliset tavoitteet voidaan saavuttaa. 23

4.5.1 Suoritteet Uusien, yhdistyneiden mielenterveys- ja päihdepalveluiden suoritteet laadittiin yhteistyössä Rovaniemen kaupungin ja sairaanhoitopiirin työntekijöiden kanssa. Suoritteet määriteltiin yksikkökohtaisesti, eli jokaisella yksiköllä on omat suoritteensa. Yksikkökohtaiset suoritteet olivat sairaanhoitopiirin taloustoimiston mielestä paras tapa seurata uusien palveluiden käyttöä. Psykiatrian tulosalueen aikaisemmista suoritteista poiketen uudet suoritteet ovat aikaperusteisia ja suoritteen aikaa määriteltäessä huomioidaan käyntiin kohdistuva välitön työaika, eli aika, joka on mennyt potilaan hoitoon kokonaisuudessaan matkoineen, kirjaamisineen ja lausuntoineen. Yhdistymisen jälkeen mielenterveys- ja päihdepalveluiden laskutus perustuu aikaperusteisiin suoritteisiin ja kaikkia sairaanhoitopiirin alueen kuntia laskutetaan palveluiden käytön mukaan. Tulevien suoritteiden määrän arviointi vuoden 2017 talousarviota varten oli haastavaa, koska kaupungin toiminnassa ei ole ollut suoriteperusteista laskutusta ja koska kaupungin ja sairaanhoitopiirin perusteet tilastoida käyntimääriä ovat olleet erilaisia. Kaupungin toiminnassa moniajanvarauksesta (samaa potilasta tapaa useampi työntekijä) on tullut käynti jokaiselle työntekijälle kun taas sairaanhoitopiirin tilastoinnissa siitä on tullut vain yksi laskutettava suorite. On sovittu, että suoritteiden kertymiä seurataan ja käyttäjien kokemuksia suoritteista kirjataan ylös, ja niihin voidaan tarvittaessa tehdä sairaanhoitopiirin yhtymähallituksen kautta muutoksia jo meneillään olevan tilikauden aikana. 4.5.2 Hankinnat Rovaniemen kaupungin kanssa sovittiin, että kaupungilta siirtyvissä yksiköissä olevat huonekalut siirtyvät sairaanhoitopiirin omistukseen. Myös työntekijöillä käytössä olevat puhelimet siirtyivät sairaanhoitopiirille puhelinnumeroineen. Yksiköissä käytössä olevien tietokoneiden leasing-sopimukset siirrettiin sairaanhoitopiirin nimiin. 4.5.3 Sopimukset Rovaniemen kaupungilta Lapin sairaanhoitopiirille siirtyvät yhdistymisen myötä seuraavat sopimukset: 1. Sopimus psykiatrisesta konsultaatiosta ja neuropsykiatrisen palvelun kehittämisestä / Wellmind Terveys Oy 2. Sopimus neuropsykologisista tutkimuksista / Sinikka Bergström 3. Sopimus työnohjauksesta / Tmi Sirpaliisa Euramaa 4. Sopimus työnohjauksesta / Psykologipalvelut Virpi Lyyra 5. Sopimus pienryhmätyönohjauksesta / Psykoterapia- ja konsultaatiopalvelut Eudaimonia 6. Sopimus työnohjauksesta / Tmi Hannu Ullner Rovalan setlementin sopimusta Lapin nuorisoasema Rompusta ei siirretty sairaanhoitopiirille, vaan sairaanhoitopiiri avustaa Rovaniemen kaupunkia Romppua koskevan toiminnan valvonnassa. Yhdistymisen jälkeen sairaanhoitopiiri jatkoi mielenterveys- ja päihdepalveluiden tuottamista ja järjestämistä Rovaniemen kaupungin omistamissa tai vuokraamissa tiloissa toistaiseksi. Tilat ovat molempien osapuolien irtisanottavissa 2 kuukauden irtisanomisajalla. Rovaniemen kaupunki laskuttaa sairaanhoitopiiriltä tiloihin kohdistuvat kustannukset kuten vuokran, siivouksen ja vartioinnin. Tilois- 24

ta on tarkoitus siirtyä uusiin toimitiloihin vuoden 2017 aikana. Jos toiminta jää tiloihin pitkäaikaisesti, laaditaan erilliset vuokrasopimukset. 4.5 Rekisterinpito ja arkistointi Yhdistyneiden palveluiden rekisterinpitovastuu on Lapin sairaanhoitopiirillä yhdistymisen jälkeen muodostuvan rekisterin osalta. Rovaniemen kaupungin sähköiseen potilasrekisteriin muodostetut mielenterveys- ja päihdepalveluiden rekisterimerkinnät säilyvät Rovaniemen kaupungin potilasrekisterin osana ellei Terveyden ja hyvinvoinninlaitos (THL) tai lainsäädäntö muuta edellytä. Asian käsittely THL:n kanssa oli loppuraporttia kirjoitettaessa vielä kesken. Entinen mielenterveys- ja päihdepalveluiden manuaalinen paperiarkisto siirrettiin Lapin sairaanhoitopiirin arkiston osaksi ja sen käsittely on kuvattu erillisessä arkistoselvityksessä, joka on raportin liitteenä 3. Rekisterissä olevien tietojen korjaamisesta, poistamisesta ja luovutuksesta vastaa se, jonka rekisterissä tieto on. Viranhaltijoiden odotetaan tekevän yhteistyötä tieto- tai korjauspyyntöjen koskiessa molempia rekistereitä. Rovaniemen kaupungin mielenterveys- ja päihdepalveluita koskevat rekisteritietopyynnöt osoitetaan Rovaniemen kaupungin potilasarkistoon. Kaupungin potilasrekisteristä vastaa viranhaltijana hallintoylilääkäri, joka myös vastaa rekisterin korjauspyyntöihin/vaatimuksiin. Lapin sairaanhoitopiirin potilastiedoista organisaation eri rekistereissä vastaa sairaanhoitopiirin johtajaylilääkäri, joka on ohjeistanut henkilöstön ja potilaat tietojen käsittelyä ja luovutusta koskevissa asioissa. Rekisteritietopyynnöt osoitetaan sairaanhoitopiirin potilaskertomusarkistoon. Tietojen korjaamista koskevat vaatimukset toimitetaan johtajaylilääkärille. 4.6 Tietohallintoon liittyvät asiat Yhdistymisen yhtenä tavoitteena oli sujuvoittaa ja tehostaa palveluprosesseja. Tietojärjestelmillä on hoitotoiminnoissa nykyään suhteellisen iso merkitys. Koska tietohallintoon liittyvät asiat nähtiin isona osana yhdistymishanketta, niiden osalta perustettiin toukokuussa 2016 oma osa-projekti, jonka vetovastuuseen nimettiin henkilö sairaanhoitopiirin tietohallinnosta ja käyttäjien edustajat molemmista organisaatioista. Kevään 2016 aikana selvitettiin Rovaniemen kaupungin mielenterveys- ja päihdepalveluiden yksiköissä käytössä olevat tietohallinnon järjestelmät ja laitteet sekä hahmoteltiin aikataulua mahdollisen yhdistymisen vaatimille tietohallinnon toimenpiteille. Tarkempi erittely tietohallinnon järjestelmistä löytyy yhdistymishankkeen ohjausryhmän väliraportista. Lapin sairaanhoitopiirin tietohallinto teki laajasti selvittelyjä tietohallintoon liittyvien järjestelmien ja järjestelyjen tiimoilta. Tarkoituksenmukaisinta tapaa järjestää yhdistyneiden palveluiden tietohallinto pohdittiin pitkään. Koska koettiin tärkeäksi huomioida kaikki näkökulmat, selviteltiin myös mahdollisuutta TerveysEffican osittaiseen käyttöön sairaanhoitopiirin potilaskertomusjärjestelmä Eskon rinnalla. Lopulta kuitenkin todettiin, että kahden potilastietojärjestelmän yhtäaikainen käyttö olisi mahdotonta. Lisäksi se olisi edellyttänyt järjestelmän hankinnan kilpailuttamista ja sitä ei olisi voitu toteuttaa yhdistymisen sovitussa aikataulussa. Lopullinen hankintapäätös ei kilpailutuksesta huolimatta olisi välttämättä kohdistunut TerveysEfficaan, koska markkinoilla on useita potilastietojärjestelmiä. Vastaavanlaisia yhdistymiseen liittyviä tietohallinnollisia selvityksiä Lapin sairaanhoitopiirin tietohallinto on tehnyt jo aikaisemmin Kolpeneen palvelukeskuksen järjestelmämuutokseen ja työterveyshuolto Attendoon liittyen. 25

TerveysEffican mahdolliseen käyttöönottoon liittyi myös muita merkittäviä haasteita. Sairaanhoitopiirin 189 työntekijää, ostopalvelulääkärit ja hoitotyön sijaiset, yhteensä noin 220 työntekijää olisi pitänyt kouluttaa TerveysEffican käyttöön, koska lähes jokainen työntekijä tekee ainakin osittain avohoitotyötä. Sairaanhoitopiirin tietojärjestelmiin siirtyminen ei sujunut ilman haasteita. Tietohallinnon suunnittelun ja käytännön toteutuksen läpiviemisen haasteena olivat osin tiedonkulun puutteet. Hankkeen suunnitteluvaiheessa asiat usein muuttuivat ja nämä muutokset vaikuttivat myös tietohallintoon liittyviin suunnitelmiin. Tietohallinnon näkökulmasta suunnittelua ja työskentelyä olisi helpottanut se, että uudet toimintamallit ja prosessit olisi luotu ensimmäiseksi. Kuitenkin kahden organisaation osien yhdistymishankkeessa tämän tyyppisestä etenemismallista voisi tulla esteeksi tai kohtuuttomaksi hidasteeksi varsinaiselle yhdistymiselle. 4.6.1 Potilashallinnonjärjestelmät Lapin sairaanhoitopiirissä on käytössä potilashallinnonjärjestelmä Oberon. Rovaniemen kaupungilla käytössä olevaan potilastietojärjestelmä TerveysEfficaan on integroitu myös potilashallinnon osuus. Molemmat järjestelmät sisältävät pääosin samat ominaisuudet. Yhdistymisen jälkeen aloitettiin yhteistyössä tietohallinnon kanssa kehittämisprojekti, jossa Oberonin toiminnallisuuksia käydään läpi ja kehitetään vastaamaan paremmin mielenterveys- ja päihdepalveluiden uudistuvia tarpeita. 4.6.2 Potilaskertomusjärjestelmät Kaupungilla käytössä oleva potilastietojärjestelmä TerveysEffica koettiin käyttäjien taholta toimivaksi ja tarkoituksenmukaiseksi järjestelmäksi. Myös sairaanhoitopiirin Eskossa on paljon hyviä toiminnallisuuksia ja sitä on mahdollista kehittää, kuten hankkeen aikana aloitettiin esimerkiksi sähköisten reseptien uusimistoiminnon kehittäminen. Kaupungilta siirtyneiden yksiköiden potilassuhteiden tiedot ovat TerveysEfficassa ja tästä syystä päädyttiin luomaan kaikille työntekijöille katseluoikeudet TerveysEfficaan ns. Citrix-yhteyden kautta. TerveysEffican hyvät toiminnallisuudet tiedostettiin hankkeen aikana ja niille pyrittiin löytämään vastaavat toiminnallisuudet sairaanhoitopiirin järjestelmistä tai korvaamaan ne muulla tavoin. 4.6.3 Muut järjestelmät ja laitteet Hankkeen aikana sairaanhoitopiirin tietohallinto huolehti Oberonin ja Eskon lisäksi myös muihin tietojärjestelmiin ja tietoteknisiin laitteisiin liittyvät hankinnat ja asennukset. Lisäksi siirtyville työntekijöille perustettiin tarvittavat oikeudet eri järjestelmiin. Rovaniemen kaupungilla oli käytössään tietotekniikan osalta leasing-laitteet, joiden sopimukset oli tehty LapIt:n kanssa. Hankkeen alussa päätettiin, että käytössä olleet leasing-laitteet palautuvat LapIt:lle ja sairaanhoitopiiri tilaa kaikille käyttäjille uudet työasemat ja oheislaitteet. Valmistelun edetessä kuitenkin päädyttiin siirtämään laitteiden leasing-sopimukset sairaanhoitopiirille kustannuksien ja nopean aikataulun vuoksi. Tämä muutos tehtiin yhteistyössä Rovaniemen kaupungin tietohallinnon ja LapIt:n kanssa. Samalla kartoitettiin kaikki siirrettävät laitteet. 26

Tietokoneiden järjestelmien asentamisen osalta tiedonkulun LapIt:n ja sairaanhoitopiirin tietohallinnon välillä olisi pitänyt olla tiiviimpää. Suunnitelmien muutokset aiheuttivat viivästyksiä tietokoneiden käyttöönotossa ja siten hankaloittivat yhdistyneiden palveluiden työntekijöiden perustyötä. 4.6.4 Koulutukset Potilashallinnonjärjestelmä Oberonin koulutukset järjestettiin syys-lokakuussa 2016, jotta siirtyvät työntekijät pääsisivät käyttämään Oberonin kalentereita potilasajanvarauksiin. Tammikuussa 2017 järjestettiin vielä syksyllä poissaolleille työntekijöille koulutus, jossa olivat myös järjestelmän vastuukäyttäjät mukana. Potilaskertomusjärjestelmä Eskon koulutukset sovittiin pidettäväksi marras-joulukuulla 2016. Eskokoulutuksen yhteydessä järjestettiin myös rakenteisen kirjaamisen ja laboratoriojärjestelmän käytön koulutus. Esko-koulutukset järjestettiin tammikuun 2017 lopulla, koska koulutus haluttiin järjestää mahdollisimman lähellä yhdistymistä ja Eskon käyttöönottoa. Haasteista huolimatta tietojärjestelmät saatiin lähes toimintakuntoon ensimmäisen kuukauden aikana yhdistymisestä. Työntekijät kävivät tunnollisesti perehdytyskoulutuksissa ja tietohallinnosta järjestettiin tukea mahdollisuuksien mukaan. Tuki jatkui yhdistymisen jälkeen tarpeenmukaisesti sairaanhoitopiirin tietohallinnon toimesta. 4.7 Tila-asiat Lapin sairaanhoitopiirin psykiatrisen hoidon tulosalueen ja kaupungin mielenterveys- ja päihdepalvelujen avohoitotoiminta on lähinnä tilanpuutteen vuoksi ollut hajasijoitettuna useisiin toimipisteisiin, mikä on epätarkoituksenmukaista toiminnan ja kustannusten kannalta. Hajasijoittelun vuoksi integraatioon ja synergiaan liittyvät edut jäivät suurelta osin saavuttamatta. Tilasuunnittelulla voidaan mahdollistaa toisiaan tukevien toiminnallisten kokonaisuuksien rakentamista ja siten osaltaan toiminnan kehittämistä. Toimivat tilaratkaisut tukevat osaltaan mielenterveys- ja päihdepalveluiden toimintakulttuurin yhtenäistymistä, yhteisiä käytäntöjä ja toimintatapoja. Tila-asioiden osalta tehtiin paljon selvitystyötä hankkeen vetovastuussa olevan henkilön johdolla sekä sairaanhoitopiirin ja psykiatrian tulosalueen tilatyöryhmissä. Keväällä 2016 tehtiin alustavia tilasuunnitelmia ja tilaselvitys. Väliraporttivaiheessa tehdyssä henkilöstökyselyssä yhdistyvien palveluiden henkilökunnilta pyydettiin ideoita tai kehittämisesityksiä palveluiden käytännön toteutukseen, myös tilaratkaisuihin. Henkilöstö toivoi mielenterveys- ja päihdepalveluille yhteisiä tiloja, psykiatrian kampusta. Yhteisten tilojen nähtiin edesauttavan työntekijäresurssin joustavaa liikkumista tarpeen mukaan ja potilaiden avun saannin helpottumista. Entä jos olisikin vaikka konkreettinen mielenterveystalo, jossa olisi kaikki mielenterveyden palvelut koottuna saman katon alle? Tilaselvityksen mukaan joidenkin toimintojen on tarkoituksenmukaista sijaita Lapin keskussairaalan kampuksella. Näitä ovat mm. psykiatrian päivystys ja Akuuttitiimin toiminta, joka on tiiviissä, jatkuvassa yhteydessä keskussairaalan yhteispäivystykseen sekä Yleissairaalapsykiatrian poliklinikan toiminta, joka sisältää konsultaatiota keskussairaalan osastoille. 27

Avohoidon toimintaan soveltuvien tilojen kartoituksen jälkeen yhtymähallitukselle päädyttiin ehdottamaan kahden kerroksen vuokraamista Kemijoki Oy:n kiinteistöstä osoitteesta Valtakatu 11. Kerroksissa oli pääasiassa toimistotiloja, yhteensä noin 1860 m². Alustavan katselmuksen mukaan tilat soveltuivat erittäin hyvin mielenterveys- ja päihdepalveluiden avohoitotoimintaan sekä sijainniltaan että rakenteeltaan. Yhtymähallituksen alustavan myönteisen päätöksen jälkeen alkoi tilojenkäytön arkkitehtisuunnittelu. Yhdistyneen toiminnan organisoitumisesta oli luonnos, jonka pohjalta tilat jaoteltiin toiminnoittain tarkoituksenmukaisesti. Sairaanhoitopiirin Tekniset palvelut kilpailutti pääurakoitsijan ja rakentamissuunnittelu aloitettiin. Tilan muutostyöt päästiin aloittamaan jo vuoden 2016 aikana. Tilojen käytön suunnittelun alkuvaiheessa ajatuksena oli, että tiloihin rakennettaisiin toimintojen yhteiskanslioita ja huoneet olisivat monikäyttöisiä ja toimisia eikä työntekijöillä olisi omia, nimettyjä työtiloja tai potilasvastaanottoja. Tämän lisäksi jalkautuvat työmuodot sekä sovitusti liukuvat potilasvastaanottoajat vähentäisivät tilatarvetta. Yhteiskanslioiden tarkoituksenmukaisuutta joudutaan kuitenkin edelleen arvioimaan terapeuttisen työskentelyn näkökulmasta. Lisäksi potilaiden hoidon ja kuntoutuksen vaikuttavuuden vuoksi on tärkeää, ettei tapaamistilojen varausjärjestelmä pidennä potilastapaamisten frekvenssiä. Tilojen käytön suunnittelun edetessä Lapin aluehallintovirasto toteutti työsuojelullisen tarkastuskäynnin nuorisopsykiatrian tiloihin Lähteentielle. Lähteentien kiinteistö on suunniteltu asuinkiinteistöksi eikä ole siksi tilaratkaisuna toimiva potilastyöhön. Lisäksi lähivuosien aikana kiinteistössä on esiintynyt yhä enemmän korjaustarpeita ja ongelmia sisäilman laadun kanssa. Aluehallintovirasto asetti selvitysvaatimuksen, miten työsuojeluun liittyvät asiat ratkaistaan 2017 elokuun loppuun mennessä. Lähteentien tilaongelmat edesauttoivat suunnittelemaan lasten- ja nuorisopsykiatrialle yhteistä tilaratkaisua. Laajan tilakartoituksen jälkeen päädyttiin yhteisosaston arkkitehtisuunnitteluun nykyisiin lastenpsykiatrian osasto 7:n tiloihin, joissa lasten ja nuorten ikärajat huomioitaisiin eri moduuleilla. Tilana osasto on kuitenkin niin pieni, että siihen voidaan rakentaa vain potilastyöhön välttämättömät toiminnot. Tämän vuoksi sekä avo- että osastohoitoa toteuttaville erityistyöntekijöille, hoitajille ja lääkäreille on etsittävä tilaratkaisu yhteisosaston, keskussairaalan ja sairaalakoulun välittömästä läheisyydestä. Käytännössä tämä tarkoittaa koko lasten- ja nuorisopsykiatrista polikliinistä tilakokonaisuutta. Suunnittelu on vielä keskeneräinen eikä valmistu käsillä olevaan yhdistymishankkeen loppuraporttiin. Lasten ja nuorisopsykiatrian tilasuunnittelun ja siitä johtuvan uudenlaisen tilatarpeen selvittelyn vuoksi Kemijoki Oy:n kiinteistöön siirtyvien toimintojen kokonaisuus tullaan valmistelemaan siten, että jatkossa siellä toimisi Akuuttitiimiä, psykiatrian päivystystä ja Yleissairaalapsykiatriaa lukuun ottamatta lähes koko aikuisten mielenterveys- ja päihdepalveluiden avohoito. 4.8 Muut tukipalvelut 4.8.1 Turvallisuus ja vartiointi Yhdistyneiden mielenterveys- ja päihdepalveluiden toimintaa toteutettiin yhdistymisen jälkeen useassa eri yksikössä. Vartiointi yksiköissä järjestettiin aikaisempien käytäntöjen mukaisesti, eli aikaisemmat sopimukset esimerkiksi vartioinnin osalta siirrettiin sairaanhoitopiirille ja yksiköissä vartiointiin 28

ja turvallisuuteen liittyvät toiminnot pysyvät käyttäjille ennallaan. Muutoksia turvallisuuteen liittyviin käytäntöihin tuli lähinnä A-klinikan opioidiriippuvaisten korvaushoidon kohdalla, mutta muutokset johtuivat siitä, että toiminta siirtyi uusiin tiloihin Pienteollisuustalolle Sairaalakadun terveyskeskuksesta. Turvallisuuteen liittyvien asioiden selvittäminen Kemijoki Oy:n kiinteistön uusiin tiloihin aloitettiin sairaanhoitopiirin turvallisuuspäällikön toimesta. Turvallisuuteen liittyvät asiat järjestettiin yhteistyössä Rovaniemen kaupungin ja Lapin sairaanhoitopiirin turvallisuuspäälliköiden kanssa. 4.8.2 Puhelinliikenne Lähes kaikilla kaupungilta siirtyneillä työntekijöillä oli käytössään henkilökohtainen matkapuhelin. Puhelimet siirtyivät sairaanhoitopiirille ja puhelinnumerot säilyivät samoina. Puhelinnumeroiden säilyttämistä puolsi useat eri näkökulmat. Kuitenkin päätökseen vaikutti ensisijaisesti asiakasnäkökulma, koska puhelinnumeroiden vaihtuessa asiakkaat ja yhteistyökumppanit olisivat joutuneet opettelemaan uudet puhelinnumerot nopeassa aikataulussa. Riski potilasturvallisuuden säilymisestä olisi voinut kasvaa liian suureksi. Prosessi eteni käytännössä siten, että Rovaniemen kaupunki valtuutti matkapuhelinliittymien (58kpl) siirron 19.12.2017 Lapin sairaanhoitopiirille. Lapin sairaanhoitopiiri laati palvelusopimuksen operaattoripalvelun kanssa 31.12.2017 ja varsinainen siirto toteutettiin 28.2.2017. Palvelun toimittajalla oli 2 kuukauden toimitusaika ja käytännön työ hankaloitui osittain ensimmäisen yhdistymiskuukauden aikana. 4.8.3 Puhtaus- ja huoltopalvelut Rovaniemen kaupungin Siivouspalvelut ja sairaanhoitopiirin Puhtaus- ja huoltopalvelut tekivät laitoshuollon järjestämisestä siirtyviin yksiköihin kattavan esityksen jo väliraporttivaiheessa. Urheilukadun toimipisteen laitoshuolto kilpailutettiin ja päädyttiin tilaamaan palvelu Lassila & Tikanoja Oy:ltä. Muissa kaupungilta siirtyneissä toimipisteissä laitoshuolto jatkui kaupungin järjestämänä ja kaupunki laskuttaa tästä erikseen sairaanhoitopiiriä. 4.8.4 Posti- ja lähettipalvelut Postin kulku sovittiin järjestettäväksi nykyisiin kaupungin yksiköihin Postin nouto- ja jakelupalveluna. Postin nouto- ja jakelupalvelu aloitti toiminnan 6.2.2017 Rovakadun ja Urheilukadun yksiköissä. Samalla luovutettiin Postin edustajille postilaatikoiden avaimet. Sairaanhoitopiirin Logistiikka- ja materiaalipalveluista tilatut postimaksutarrat toimitettiin Urheilukadun ja Rovakadun jakelupisteisiin. Potilaskertomuksia ja huumausaineiden kulutuskortteja ei voinut jättää Postin kuljetettavaksi ja siksi niiden kuljetus järjestettiin sairaanhoitopiirin ulkolähetin toimesta. Sairaanhoitopiirin sairaalaapteekki on ohjeistanut yksiköitä huumekorttien kulusta ja lääkelogistiikasta omassa ohjeessaan tarkemmin. 29

5 YHDISTYNEET PALVELUT 1.2.2017 Rovaniemen kaupungin mielenterveys- ja päihdepalvelut ja Lapin sairaanhoitopiirin psykiatrisen hoidon tulosalueen hallinto ja toiminnat yhdistyivät 1.2.2017. Yhdistyneet toiminnot jatkavat toimintaansa entisissä tiloissaan kunnes Kemijoki Oy:n tilojen remontti valmistuu. Yksiköiden sijoittuminen erilleen toisistaan vaikeuttaa yhteisten toimintamallien luomista ja käyttöönottoa. Kuitenkin useita muutoksia toiminnassa tehtiin jo ennen varsinaista yhdistymistä ja heti yhdistymisen jälkeen tavoitteena avohoitopainotteisuus. Suurin muutos oli, että 1.1.2017 alkaen yhdistettiin kahden osaston toiminta ja samalla voitiin suunnata henkilöstöresurssia avohoidon tehostamiseen 13 henkilön verran. Kaksi työntekijää siirtyi nuoriso- ja lastenpsykiatrialle toteuttamaan ja tehostamaan matalan kynnyksen toimintaa ja Varhain-toimintaa (Varhaisen mielenterveyden häiriön riskin arviointi). Yhdistymisen yhteydessä nuorisopsykiatrian hoito päätettiin suunnata koskemaan vain alle 18-vuotiaita potilaita. Aikaisemmin kaupungin tuottama Nuppi-toiminta sellaisenaan lakkasi ja Nupin henkilökunta siirtyi Mielitiimiin. Mielitiimi vahvistui myös kahdella uudella työntekijällä. Tavoitteena oli tällä resurssilla kehittää matalan kynnyksen toimintaa siten, että lyhytterapian tarjonta lisääntyy. Nopeita palveluita tehostettiin siirtämällä yhden työntekijän resurssi Akuuttitiimiin mahdollistamaan toimiminen kahdessa vuorossa. Neljän henkilön työpanos siirtyi pilotoimaan intensiivipoliklinikkatoimintaa. Intensiivipoliklinikka on tehostettua avohoitoa niille potilaille, jotka tarvitsevat tiivistä avohoitoa, mutta eivät tarvitse ympärivuorokautista hoitoa. Yhden henkilön työpanos lisättiin hoito- ja tutkimuspalveluihin. Ennen yhdistymistä käytiin kuitenkin läpi potilaan hoitoon ohjautumisen prosessi ja samalla pyrittiin suoraviivaistamaan hoitoon ohjautumista ja selkeyttämään eri yksiköiden työnjakoa. Näin toimintoihin tuli tosiasiallisesti muutoksia vaikka pääosin yksikköjen toimintamallit säilyivät yhdistymisen yhteydessä entisellään. Uusien toimintamallien kehittäminen aloitettiin välittömästi yhdistymisen jälkeen uusien ylilääkäreiden johdolla. Suunnittelu toteutetaan mahdollisimman laajasti, moniammatillisesti ja henkilökuntaa osallistaen. Tavoitteena on, että yhteinen ajatus uusista yhteisistä toimintamalleista ja aikataulutus uusiin toimintamalleihin siirtymisestä on valmis 1.7.2017. 1.2.2017 alkaen yhdistyneet mielenterveys- ja päihdepalvelut on jaoteltu potilas- ja tarvelähtöisesti: Nopeat palvelut ja konsultaatiot, Hoito- ja tutkimuspalvelut, Kuntoutuspalvelut, Päihdepalvelut sekä Lasten ja nuorten mielenterveys- ja päihdepalvelut. Kaikkiin palvelukokonaisuuksiin sisältyy sekä avohoito- että osastonhoitotoimintaa. 30

Kuva 4 Jokaista tulosyksikköä johtaa tulosyksikköjohtaja ja hoidosta vastaa ylilääkäri. Vastuuyksiköissä on nimetyt osastonhoitajat tai palveluesimies sekä apulaisosastonhoitajat tai vastaavat sairaanhoitajat. Nopeat palvelut ja konsultaatiot Nopeat palvelut ja konsultaatiot tulosyksikkö vastaa päivystyksellisistä ja kiireellisistä mielenterveyspalveluista. Tulosyksikkö toteuttaa palvelutarpeen arviointia, ohjausta ja neuvontaa, matalan kynnyksen vastaanottotoimintaa, sekä lyhytpsykoterapiaa. Tulosyksikkö vastaa psykiatrisen päivystyksen toiminnasta ja akuuttiosastohoidosta sekä konsultaatiotoiminnasta. Yksikkö järjestää myös psykososiaalista tukea kriisitilanteissa ja vastaa psykososiaalisen tuen järjestelmän alueellisesta kehittämisestä. Nopeiden palveluiden ja konsultaatioiden tulosyksikön tehtävänä on tarjota nopeasti apua kansalaisille ja muille sosiaali- ja terveystoimijoille akuuttien mielenterveysongelmien hoitamiseksi. Hoito ja tutkimus Hoito ja tutkimus tulosyksikkö tarjoaa erityistasoista moniammatillista hoitoa ja tutkimusta. Kaikille hoidon ja tutkimuksen potilaille tehdään yksilöllinen hoito- tai tutkimussuunnitelma yhteistyössä potilaan ja hänen verkostonsa kanssa. Yksikön avopalveluiden hoitovastuulla on potilaita, jotka eivät tarvitse kuntoutusta arjessa selviämistä haittaavien toiminnanvajausten vuoksi. Hoitojen pääpaino on psykoterapeuttisessa työskentelyssä. Yksikössä jalkaudutaan ja verkostoidutaan tarpeenmukaisesti ja työparityötä tehdään kuntiin ja mielenterveys- ja päihdepalveluiden muihin yksiköihin niissä tarvittavan erityisosaamisen mukaisesti. 31

Kuntoutus Psykiatrinen kuntoutus on kiireetöntä palvelua, jonka tavoitteina ovat potilaan elämänhallinnan kohentaminen sekä elämänlaadun parantaminen. Tavoitteena on myös se, että kuntoutuja pystyy elämään omasta mielestään mahdollisimman tyydyttävää ja mielekästä elämää täysivaltaisena kansalaisena sairaudestaan huolimatta. Kuntoutukseen kuuluvat varsinaisten toiminnallisten kuntoutuspalveluiden rinnalla myös psykiatrisen kuntoutujan pitkäaikaisen mielenterveydenhäiriön sekä somaattisen terveydentilan hoito. Psykiatrinen kuntoutus on kuntoutussuunnitelmaan perustuvaa moniammatillista verkostotyötä, josta vastaa lääkäri. Päihdepalvelut Päihdepalveluissa tuotetaan hoitoa ja kuntoutusta aikuisille, joilla on alkoholiin, huumeisiin, lääkkeisiin tai rahapelaamiseen liittyvä riippuvuusongelma. Hoidossa ja kuntoutuksessa otetaan huomioon riippuvuusongelmaan liittyvät muut terveysongelmat ja sosiaalinen tilanne. Päihdepalvelut-yksikkö tarjoaa myös koulutusta ja konsultointia sekä osallistuu ennaltaehkäisyn suunnitteluun alueellisesti. Alle 25-vuotiaiden päihdepalvelut tuottaa Rovalan Setlementin ylläpitämä Romppu. Lisäksi Muurolassa sijaitseva Päihdeklinikka tarjoaa yhteisöhoitoon pohjautuvaa päihdekuntoutusta sekä katkaisu- ja vieroitushoitoja. Päihdeklinikalle pääsy edellyttää lähetettä tai maksusitoumusta. Lasten ja nuorten mielenterveys- ja päihdepalvelut Lasten ja nuorten mielenterveys- ja päihdepalveluiden yksikössä arvioidaan, tutkitaan ja hoidetaan joustavasti ja viiveettä alle 18-vuotiaiden mielenterveyden häiriöitä. Lasten ja nuorten sekä heidän perheidensä hoito tapahtuu pääsääntöisesti avohoidossa ja tarvittavat lyhyet osastojaksot toimivat avohoidon tukena. Lastenpsykiatrian yksikössä toteutetaan perinteisen avo- ja osastohoidon lisäksi alle 13-vuotiaille lapsille ja heidän perheilleen maakunnallisesti kotiin tehtävää jalkautuvaa hoitotyötä yhdessä perustason toimijoiden kanssa. Nuorisopsykiatrialla on aloitettu avo- ja osastohoidon rinnalle ns. Varhain-toiminta, joka on nuorisopsykiatrian tarjoamaa konsultatiivista palvelua, jossa arviointi, tutkimus ja varhaisinterventiot tapahtuvat nuoren omassa ympäristössä yhteistyössä peruspalveluiden kanssa. 6 YHDISTYMISHANKKEEN ARVIOINTI Loppuraporttia kirjoitettaessa mielenterveys- ja päihdepalveluiden yhdistymisestä on kulunut noin 1,5 kuukautta. Yhdistymiseen liittyvä toimintaprosessien kehittämistyö on vasta aluillaan ja itsearviointi pelkästä hallinnollisesta yhdistymisestä olisi jättänyt pois olennaisimman osan yhdistymiseen liittyvästä tavoitetarkastelusta. Myöskään muissa vastaavissa hankeraporteissa ei itsearviointia ole ollut. Realistisempi aika itsearvioinnille olisi noin vuoden kuluttua yhdistymisestä. Näin ollen päädyttiin pyytämään yhdistymishankkeen alkuperäiseltä projektiryhmältä vapaamuotoista arviointia itse hankkeen etenemisestä mahdollisia tulevaisuuden yhdistymishankkeita ajatellen. Hankkeen ohjausryhmään kuului 25 jäsentä. Ohjausryhmässä oli monen alan asiantuntijoita Rovaniemen kaupungilta ja Lapin sairaanhoitopiiriltä. Lisäksi ohjausryhmässä oli mukana kuntaedustaja sekä eri ammattijärjestöjen edustajat. Ohjausryhmä kokoontui harvoin, joten annettava tuki projektiryh- 32

mälle jäi ohueksi. Sen sijaan ohjausryhmän puheenjohtajat olivat aktiivisesti mukana hankkeen etenemisessä ja käyttivät heille kuuluvaa ohjausvelvoitetta tarvittaessa. Yhdistymishankkeen alkuvaiheen projektiryhmä oli isohko ja se koostui sekä molempien organisaatioiden käytännön toimijoista että johtavista henkilöistä. Näin taattiin erilaisten näkökulmien huomioiminen ja maksimoitiin monipuolinen perusteiden ja taustatiedon saaminen yhdistymisen tueksi, tämä oli hankkeen hallinnollisen alkuvaiheen tavoite. Projektiryhmän jäsenet toimivat myös tiedotuksen välineinä omissa työyksiköissään ja viiteryhmissään, joten laajalla ryhmäkoolla vaikutettiin myös tiedonkulkuun ja mahdollistettiin keskustelut alkavasta yhdistymisestä yksiköissä. Iso koko vaikuttaa kuitenkin ryhmän toimintakykyyn ja reagointimahdollisuuksiin. Hallinnollisessa vaiheessa, tavoitteisiin peilaten, oli iso projektiryhmä kuitenkin perusteltu ja toimivakin. Siirryttäessä operatiiviseen vaiheeseen oli välttämätöntä pienentää projektiryhmää, jotta se kykeni toimimaan johtoryhmämäisesti, riittävän tiiviisti ja tehokkaasti. Projektiryhmän pienentämisen jälkeen ryhmän toiminta tiivistyi ja se kykeni keskittymään jokseenkin oleelliseen yhdistymisen eteenpäin viemiseksi. Projektiryhmän jäsenille oli varattu niukasti aikaa hankkeeseen käytettäväksi ja se vaikutti valmisteluun. Alkuperäisen projektiryhmän jäsenistä muodostettiin palvelukohtaisia pienryhmiä, jotka keskittyivät prosessien hahmotteluun palvelukohtaisesti. Kokemukset pienryhmistä jakaantuivat, toiset kokivat pienryhmätyöskentelyn hedelmälliseksi ja antoisaksi, toiset eivät niinkään. Pienryhmien tehtävänmäärittelyssä oli jonkin verran hataruutta ja toimintaohjeet ja tuki projektiryhmän suunnalta jäivät turhan ohueksi, näitä monet pienryhmäläiset jäivät kaipaamaan. Voi olla, että pienryhmille olisi pitänyt pystyä tarjoamaan huomattavan paljon enemmän tietoa siitä, mihin suuntaan toimintaa halutaan kehittää ja minkälaisia uusia palveluita heidän on mahdollisuus suunnitella. Tätä tulevaisuuden isoa kuvaa ei pystytty vielä tuossa vaiheessa tarjoamaan riittävän selkeästi. Siitä huolimatta osa pienryhmistä tuotti hyvin pitkälle pohdittuja, lähes toimintavalmiita prosessikuvauksia, joita hyödynnetään uusien toimintamallien suunnittelussa. Pienryhmissä luotiin prosessikuvausten ohella myös luottamusta ja ymmärrystä eri yksiköiden osuudesta tulevien mielenterveys- ja päihdepalveluiden kokonaisuudessa. Vuoden aikana hankkeessa oli kolme eri vetovastuujaksoa, joka oli selvästi hidastava ja varmasti myös jossain määrin työskentelyn linjakkuutta häiritsevä asia. Myös muutosjohtajan puuttuminen marraskuulle saakka vaikutti yhdistymisen valmisteluun, resursseihin ja ehkä jopa henkilöstön asenteisiin muutosta kohtaan. Muutosjohtajien nimeämisen jälkeen, marraskuusta eteenpäin, hanke eteni tehokkaammin, koska muutosjohtajilla oli paremmin aikaa käytettävissä hankkeeseen kuin aikaisemmin vetovastuussa olleilla henkilöillä oli ollut. Hankkeen niukka resurssi vaikutti myös viestinnän toteutukseen. Yhdistymisen etenemisestä tulisi viestiä henkilöstölle vahvemmin kuin mihin nyt pystyttiin. Viestintä vaatii erityistä osaamista, jonka käyttöön tämän hankkeen aikana oli niukasti mahdollisuuksia. Hankkeessa, jossa tarkoituksena on yhdistää kahden eri organisaation palveluita yhdeksi kokonaisuudeksi, erilaiset toimintakulttuurit ja tavat sekä muutosvastarinta tulevat esille. Hankkeen aikana kävi kuitenkin ilmi, että vaikka molemmissa organisaatioissa oli erilaisia tapoja toimia, meidän kaikkien työskentelyä ohjaa sama asia potilaiden hyvinvoinnin edistäminen tavalla tai toisella. Yhteisten toimintamallien kehittyessä uusille yhdistyneille mielenterveys- ja päihdepalveluille muodostuu uusi ja yhteinen, oma toimintakulttuuri. 33

Yhdistyminen toteutui kuukauden alkuperäisestä aikataulusta myöhässä. Tähän nähden hankkeen toteutuksessa on onnistuttu hyvin. Toiminta yksiköissä on jatkunut yhdistymisen aikana. Yksiköiden toimintaa yhdistymisen aikana vaikeuttivat todennäköisesti eniten tietohallintoon liittyvät haasteet, mutta nekin on saatu pääosin korjattua. Yhdistymisen jälkeen toteutetaan henkilöstökysely. Kyselyn tarkoituksena on selvittää henkilöstön näkemykset ja kokemukset yhdistymisen valmistelusta ja toteutuksesta. Kyselystä saatua tietoa käytetään yhdistyneiden palveluiden toiminnan kehittämisessä. Lisäksi tietoa voidaan hyödyntää mahdollisissa tulevissa yhdistymishankkeissa. Loppuraporttia kirjoitettaessa henkilöstökyselyn käytännön toteutusta ollaan valmistelemassa. 7 TULEVAISUUDEN PALVELUT JA JATKOTYÖSKENTELYN SUUNNITELMA Toimintojen yhdistyminen 1.2.2017 tarkoitti suurelta osin hallinnollista yhdistymistä. Koska koko yhdistymisen taustalla oli tavoite yhdenmukaistaa ja sujuvoittaa toimintoja, oli yhdistymisen jälkeen seuraava ja erittäin tärkeä vaihe luoda yhteinen käsitys tulevaisuuden mielenterveys- ja päihdepalveluista. Uusien toimintamallien suunnittelu aloitettiin jo yhdistymishankkeen aikana kesällä 2016 sekä projektiryhmän että projektiryhmän nimeämien palvelukohtaisten pienryhmien toimesta. Pienryhmien tuotosten pohjalta professori Solja Niemelä laati yhteenvedon ja mahdollisen vision uusista yhteisistä toiminnoista. Tätä visiota tullaan käyttämään hyödyksi tulevaisuuden palveluita työstettäessä. Soljan Niemelän laatiman taustapaperin pohjalta ylilääkärit ja yksiköiden esimiehet aloittivat jo tammikuussa 2017 yhteisten toimintamallien suunnittelun. Suunnittelu aikataulutettiin niin, että maaliskuun 2017 alkuun mennessä oli luotuna keskustelun pohjaksi pohjapaperi uusista toiminnoista jokaisessa tulosyksikössä. Keskustelun pohjapaperia käytiin läpi yksikkötapaamisissa sekä tulosyksiköittäin koko tulosyksikön henkilökuntaa koskevissa suunnittelutapaamisissa, jotka toteutetaan verkostokonsulttien vetämänä. Yksikkötapaamisissa ja suunnittelutapaamisissa kerätyn tiedon pohjalta toimintamalleja muokataan ja työstetään siten, että tavoitteena on 1.7.2017 mennessä yhteinen näkemys uusista toimintamalleista ja aikataulutus uusiin toimintamalleihin siirtymisen eri vaiheista. Tulevat toimintamallit tulevat perustumaan voimassa oleviin hoitosuosituksiin ja lainsäädäntöön. Niiden suunnittelu tehdään yhteistyössä tulosyksiköiden työntekijöiden kanssa. Suunnittelussa huomioidaan myös kokemusasiantuntijat sekä Lapin sairaanhoitopiirin muut toimijat ja Länsi-Pohjan sairaanhoitopiirin psykiatrian tulosalue. 34

Uusien toimintamallien suunnittelun aikataulutus ja toteutus on seuraava: Kuva 5 Tulevaisuuden mielenterveys- ja päihdepalveluissa tarjotaan laadukasta ja tehokasta apua mielenterveys- ja päihdeongelmista kärsiville kansalaisille yhteistyössä tarpeenmukaisten viranomaisten ja potilaan siviiliverkostojen kanssa. Hoitoon pääsy on joustavaa. Potilaille laaditaan hoito-, tutkimus- tai kuntoutussuunnitelma, johon kaikki potilaan verkostoon kuuluvat sitoutuvat ja jota päivitetään säännöllisesti. Henkilöstö ja potilaat liikkuvat tulosyksiköissä sujuvasti siten, että tarpeen mukainen osaaminen on potilaiden käytössä oikea-aikaisesti. Palvelut ovat avohoitopainotteisia. Sairaalahoito ja asumispalvelut toimivat avohoidon tukena. 35

8 ALUEELLINEN YHTEISTYÖ JA TOIMINNAN LAAJENTAMINEN Mielenterveys- ja päihdepalveluiden alueellisen yhdistymishankkeen päätteeksi yhdistyivät Rovaniemen kaupungin yli 15-vuotiaiden mielenterveys- ja päihdepalveluiden ja Lapin sairaanhoitopiirin psykiatrisen hoidon tulosalueen toiminnat ja hallinnot. Toimintojen kehittäminen ei kuitenkaan rajoitu yksinomaan Rovaniemen kaupunkiin, vaan monet kehitteillä olevat toiminnot hyödyttävät koko alueen väestöä. Alueen yhdenvertaista palveluiden saatavuutta pyritään jatkuvasti parantamaan kehittämällä digi- ja etäpalveluita sekä etäpalveluihin sopivia työmenetelmiä. Yhtenä tavoitteena on tuottaa konsultatiivisia palveluita perustason lääkäreiden tueksi. Nykyinen Yleissairaalapsykiatrian poliklinikka tulee kehittymään poliklinikaksi, jolla on päävastuu konsultaatiotoiminnasta. Lisäksi kehitetään jo olemassa olevan matalan kynnyksen palvelujen (esim. Mielitiimi) rinnalle lisää työvälineitä terveyskeskuslääkäreille mielenterveys- ja päihdeongelmaisten potilaiden hoitoon perustasolla. Tällaisia työvälineitä ovat mm. erilaiset lyhytpsykoterapeuttiset menetelmät. Mielenterveys- ja päihdepalveluilla on toiminnan luonteen kannalta paljon yhteistyötahoja ja eri toimijoiden kanssa yhteistä rajapintaa. Tulevaisuudessa tavoitteena on tiivistää yhteistä tekemistä ja luoda yhteisiä toimintamalleja näiden eri toimijoiden kesken. Mallia tähän seutukunnalliseen toimintaan tullaan saamaan yhteistyöstä Rovaniemen kaupungin terveystoimen, perhepalveluiden ja sosiaalitoimen kanssa. Yhdistymisen jälkeen tullaan laatimaan uudet yhteiset toimintamallit. Nämä toimintamallit luodaan yhteistyössä tulosalueen henkilökunnan kanssa. Suunnittelussa tullaan ottamaan huomioon myös muiden sairaanhoitopiirin kuntien näkemys toiminnan kehittämisestä. Lisäksi pidetään tarpeen mukaan tapaamisia Länsi-Pohjan sairaanhoitopiirin psykiatrian toimialan kanssa siltä osin kuin uusi toimintamalli voi SOTE:a ajatellen kiinnostaa heitä. Yhdistymiseen liittyvän siirtosopimuksen mukaisesti yhdistymisen jälkeen perustetaan seurantaryhmä, joka seuraa hankkeen tavoitteiden toteutumista. Ohjausryhmän päätöksen mukaan seurantaryhmään kutsutaan mukaan sairaanhoitopiirin alueen kuntaedustaja, jonka valitsee Perusterveydenhuollon yksikön ohjausryhmä. Lapin sairaanhoitopiirin alueen sosiaali- ja terveydenhuollon tulevaisuuden aikuisten psykososiaalisen palveluprosessityöryhmän tuotoksia ja kyselyn vastauksia on hyödynnetty hankkeen edetessä ja toimintamalleja kehitettäessä. Palveluiden kokonaisuudistaminen tulee ajankohtaiseksi viimeistään siirryttäessä suunniteltuun maakunnalliseen järjestämismalliin. Kuuluminen isompaan organisaatioon voisi hyödyttää myös muita kuntia kuin Rovaniemeä mielenterveys- ja päihdepalveluiden organisoinnissa, lääkäri- ja erityistyöntekijäresurssien varmistamisessa ja ajanmukaisten tutkimus- ja hoitokäytäntöjen ylläpidossa. 9 KEHITTÄMISESITYKSET TULEVIEN YHDISTYMISPROSESSIEN NÄKÖKULMASTA Toimintojen yhdistymishankkeissa tulisi olla mukana riittävä ja tasapuolinen edustus kaikista yhdistyvistä yksiköistä, sidosryhmien edustusta unohtamatta. Samaan aikaan tulee kuitenkin huomioida työryhmien toimintakyky ja nopeus, joka usein on ainakin osittain sidoksissa ryhmän kokoon. Siksi 36

onkin tärkeää pohtia millä tavalla edellä mainittu edustus on mukana hankkeessa. Ainakin projektiryhmän tulisi olla pieni, tiivis ryhmä, joka toimii hankkeen nopealiikkeisenä tehonyrkkinä. Henkilöstö on tärkeä ottaa alusta alkaen mukaan yhdistymisen suunnitteluun, jotta heidän käytännönkokemuksensa ja -näkemyksensä saadaan yhdistyvien palveluiden käyttöön. Käytännön työtä tekevien henkilöiden kuuleminen toimintojen yhteensovittamisessa on hyvin tärkeää. Henkilöstön osallistamisen tapoja kannattaa pohtia etukäteen. Henkilöstöön liittyvien asioiden hyvä hoito ja henkilöstölle suunnattava tiedotus ja keskustelutuki edellyttävät kaikkien ammattijärjestöjen kattavaa mukana oloa. Viestinnän osalta kannattaa harkita erillisen osaprojektin perustamista. Osaprojekti vastaisi hankkeen viestinnästä ja viestinnän keinojen kehittämisestä ja toteutuksesta. Viestintä on tärkeä osa yhdistymishanketta, ja se vaatii omanlaistaan osaamista ja resurssia. Tiedonkulku hankkeen sidosryhmiin tulisi huomioida joka vaiheessa. Joskus pieneltä tuntuvalla suunnitelmien muutoksella voi olla iso vaikutus jonkin tietyn tukipalvelun järjestämiseen tai toteutukseen. Hankkeen päivittäisen toiminnan sujuvuuden kannalta yhdistyvissä organisaatioissa olisi syytä nimetä muutoksesta vastaava henkilö hankkeen muutosjohtajan ja projektisuunnittelijan lisäksi heti hankkeen aluksi. Hankkeeseen osallistuvien henkilöiden resurssia tulisi arvioida perusteellisesti. Hanketyö sekä muutoksen suunnittelu ja toteutus vaatii työaikaa. Muutoksen valmisteluun käytetyn ajan liiallinen rajallisuus vaikuttaa hankkeessa kaikkeen. Yhdistymishankkeessa olisi syytä olla mukana täysipäiväisesti tai lähes täysipäiväisesti työntekijä tietohallinnosta. Hän arvioisi kaikkea hankkeeseen liittyvää päätöksentekoa tietohallinnon näkökulmasta ja vastaisi hankkeen tietohallintoon liittyvistä asioista kokonaisvaltaisesti. Tietoyhteyksien ja - laitteiden muutostöiden osalta henkilöresurssien tarpeen arviointi ja aikataulujen etukäteissuunnittelu ovat oleellisen tärkeitä. Raportissa kuvatun kaltaisissa hankkeissa on paljon tukipalveluita ja erilaisten toimintojen rajapintoja, joihin yhdistyminen vaikuttaa. Kaikkien näiden juonteiden ja yksityiskohtien aikataulutuksen ja kokonaisuuden hallinta hankkeen aikana helpottuisi huomattavasti, jos käytettävissä olisi asianmukainen projektinhallintaohjelma, ns. projektinhallintasofta, joita on markkinoilla useita. 37

LÄHTEET Alho Antti, Eklund Fredrik, Hietala Henri, Kekäläinen Reijo, Vauramo Erkki. (2009). Lapin sairaanhoitopiirin psykiatrian palvelujärjestelmä ja sen kehittäminen. Teknillinen korkeakoulu, HEMA instituutti. Lapin sairaanhoitopiiri. Rovaniemi. Leppäniemi Johanna, Pirkola Sami, Blanco Sequeiros Sanna. (2012). Psykiatrian uudistushanke, tila- ja toimintaselvitys. Rovaniemi. Lapin sairaanhoitopiiri. (2016). Mielenterveys- ja päihdepalveluiden alueellisen yhdistymisen valmistelu. Ohjausryhmän väliraportti 13.5.2016. Rovaniemi. Lapin sairaanhoitopiiri. (2016) Psykiatrian klinikan sekä psykiatrisen- ja päihdepäivystystoiminnan sijoittaminen Lapin Kuntoutus Oy:n/ILKK:n rakennukseen. Alustavat tila- ja prosessikuvaukset. Raportti. Rovaniemi Mielenterveysasetus, 1247/1990. FINLEX. <http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1990/19901247>. Mielenterveyslaki, 1116/1990. FINLEX. <http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1990/19901116>. Moring Juha, Martins Anne, Partanen Airi, Nordling Esa, Bergman Viveca. (2012). Kansallinen mielenterveys- ja päihdesuunnitelma 2009 2015. Kehittyviä käytäntöjä 2011. THL raportti 46/2012. Tampere. Niskala Asta, Räisänen Rea, Martin Maria (toim.). (2016). Lapin sairaanhoitopiirin alueen sosiaali- ja terveydenhuollon tulevaisuuden palveluprosessit. Loppuraportti. Lapin sairaanhoitopiiri ja Pohjois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus. Rovaniemi. Palo Miia. (2016). Inhimillisesti tehokas uusi sairaala. ITU 2022 -toimintakonsepti. Lapin sairaanhoitopiiri. Rovaniemi. Rovaniemen kaupunki, hyvinvointipalvelut. (2012). Mielenterveys- ja päihdeohjelma 2012-2016. Rovaniemi. Salmi Salla. (2009). Henkilöstön työhyvinvointi muutosprosessissa. Lahden ammattikorkeakoulu. Lahti. Terveydenhuoltolaki, 1326/2010. FINLEX. <http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2010/20101326>. Terveyden ja hyvinvoinnin laitos. (2009). Mieli 2009. Materiaali. THL avauksia 5/2009. Helsinki. Valtionkonttori. (2008). Ajattele muutos. Opas esimiehille ja kehittäjille. Helsinki 38

LIITTEET Liite 1 SOPIMUS ROVANIEMEN KAUPUNGIN JÄRJESTÄMIEN ERITYIS- TASON MIELENTERVEYS- JA PÄIHDEPALVELUJEN SIIRTÄMI- SESTÄ LAPIN SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN JÄR- JESTETTÄVÄKSI 1.2.2017 1. SOPIMUKSEN OSAPUOLET 1.1. Rovaniemen kaupunki Y-tunnus 1978283-1 Osoite: Hallituskatu 7, 96100 Rovaniemi (jäljempänä kaupunki ) 1.2. Lapin sairaanhoitopiirin kuntayhtymä Y-tunnus 0819616-7 Osoite: Porokatu 39, 96400 Rovaniemi (jäljempänä sairaanhoitopiiri ) (edellä mainitut jäljempänä yhteisesti sopijaosapuolet tai osapuolet ) 2. SOPIMUKSEN TAUSTA JA TARKOITUS Rovaniemen kaupunki ja Lapin sairaanhoitopiirin kuntayhtymä ovat tehneet päätöksen Rovaniemen kaupungin mielenterveys- ja päihdepalveluiden ja Lapin sairaanhoitopiirin psykiatrisen hoidon tulosalueen toiminnan ja hallinnon yhdistämisestä. Tällä sopimuksella Rovaniemen kaupunki siirtää järjestämänsä erityistason mielenterveys- ja päihdepalvelut Lapin sairaanhoitopiirin kuntayhtymän järjestettäväksi. Järjestämisvastuu perustason palveluista on edelleen Rovaniemen kaupungilla ja Lapin sairaanhoitopiirin kuntayhtymä vastaa tällä sopimuksella siirtyvistä erityistason palveluista sekä edelleen erikoissairaanhoidosta ja päihdeklinikasta. Samalla siirretään erityistason palveluiden järjestämiseen liittyvä toiminta liikkeen luovutuksena Lapin sairaanhoitopiirin kuntayhtymälle 1.2.2017 alkaen. 3. SIIRRETTÄVÄ TOIMINTA 3.1.Mielenterveys- ja päihdepalvelut, toiminnan toteuttaminen

Liite 1 Järjestämisvastuu erityistason mielenterveys- ja päihdepalveluista on sairaanhoitopiirillä. Järjestämisvastuun siirtämisellä mahdollistetaan palvelujen yhtenäistäminen ja palveluiden muotoilu tarkoituksenmukaiseksi kokonaisuudeksi mahdollistamaan potilaiden ja asiakkaiden sujuvat palveluketjut. Siirtyvillä erityistason mielenterveys- ja päihdepalveluilla tarkoitetaan tässä sopimuksessa Rovaniemen mielenterveys- ja päihdepalveluyksikön tiimien, nuorten mielenterveyspalvelujen (Nuppi) ja A-klinikan palveluja, jotka sulautetaan kiinteäksi osaksi sairaanhoitopiirin psykiatrian, mielenterveystyön ja päihdepalvelujen uudelleen organisoitua toimintaa. Kaupunki järjestää edelleen mielenterveys- ja päihdekuntoutujien kuntouttavat asumispalvelut. Asumispalvelut sisältävät tuettua asumista, ryhmäkotiasumista, palveluasumista, tehostettua palveluasumista ja jaksohoitoa. Mielenterveys- ja päihdepalvelut toteutetaan yhteistyössä kaupungin perusterveydenhuollon ja sosiaalihuollon kanssa. Hoitoa järjestetään seuraavasti: Rovaniemen kaupunki järjestää mielenterveyteen ja päihteisiin liittyvää perustason hoitoa osana Rovaniemen kaupungin perusterveydenhuoltoa ja sosiaalihuoltoa, kun potilas/asiakas ei tarvitse laajempia diagnostisia selvittelyitä ja/tai hoitoa erityistason ammattihenkilöiltä. Sairaanhoitopiiri antaa tarvittaessa konsultaatiotukea perustason hoidolle. Rovaniemen terveyskeskus antaa tarvittaessa rovaniemeläisten asiakkaiden yleislääkärikonsultaatiot erityistason hoidolle. Sairaanhoitopiirin järjestää erityistason avohoitoa ja laitoshoitoa. Hoitavalla lääkärillä on lääketieteellinen hoitovastuu sisältäen myös lääkehoidon seurannan ja reseptien uusimisen. 3.2.Henkilöstö Yhdistymistä valmistelevassa projektiryhmässä ja alatyöryhmissä valmistellaan hoitoketjut ja toimintaohjeet sujuvien hoitopolkujen ja yhteistyön varmistamiseksi ja työtä jatketaan yhdistymisen jälkeen. Henkilöstö (liite 2) siirtyy sairaanhoitopiirille työsopimuslain (55/2001) 1 luvun 10 :n ja/tai kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain (304/2003) 5 luvun 25 :n mukaisesti. Työntekijät/viranhaltijat siirtyvät sairaanhoitopiirin palvelukseen ns. vanhoina työntekijöinä. Määräaikaiset viranhaltijat/työntekijät siirtyvät virka-/työsuhteen loppuun saakka. Liikkeenluovutushetkellä voimassa olleesta työ-/virkasuhteesta johtuvat työnantajan oikeudet ja velvollisuudet siirtyvät sairaanhoitopiirille. Työ- ja virkasuhteet jatkuvat yhdenjaksoisina.

Liite 1 Työntekijällä/viranhaltijalla ei ole oikeutta yksipuolisesti vastustaa siirtymistä niin, että hän voisi jäädä kaupungin palvelukseen. Työntekijällä/viranhaltijalla on mahdollisuus irtisanoutua työsopimuslain 7 luvun 5 :n tai kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain 8 luvun 39 :n mukaisesti. Kaikki luovutettavaan toimintaan kuuluvat sairaanhoitopiirin palvelukseen siirtyvät henkilöt sekä heidän työ-/virkasuhteensa ilmenevät sopimuksen liitteestä 2. Sopimuksiin ei sisälly mitään poikkeuksellisia ehtoja tai etuuksia, joista sairaanhoitopiirille ei olisi kirjallisesti ilmoitettu. Sairaanhoitopiiri on saanut erikseen tiedot virkasuhteisten/työntekijöiden palkoista ja virka- /työsuhteiden alkamisajankohdista. Mikäli sopimuksen hyväksymisen jälkeen ennen liikkeenluovutusta ilmenee tarvetta uusille vakansseille, osapuolet sitoutuvat neuvottelemaan niiden perustamisesta, jolloin liite 2 päivitetään vastaamaan tilannetta siirtymishetkellä. Kaupunki on huolehtinut työnantajan ja henkilöstön välisestä yhteistoiminnasta kunnissa annetun lain tarkoittamasta yhteistoimintamenettelystä, jossa siirtyville työntekijöille/viranhaltijoille on selvitetty luovutuksen vaikutukset heidän työ- tai virkasuhteisiinsa. Yhteistoiminnasta siirtymispäivän jälkeen vastaa sairaanhoitopiiri. Kaupunki korvaa sairaanhoitopiirille laskennallisen korvauksen niistä vuosiloma- ja säästövapaapäivistä, jotka on ansaittu kaupungin palveluksessa, mutta tulevat pidettäviksi sairaanhoitopiirin palveluksessa. Kaupunki korvaa sairaanhoitopiirille myös meneillään olevalta lomanmääräytymisvuodelta siirtohetkeen kertyneen lomarahan ja se tulee maksettavaksi siirtyvälle henkilöstölle sairaanhoitopiirin toimesta. Lomarahan suuruutta määrättäessä käytetään hyväksi kunnallisen yleisen virka- ja työehtosopimuksen vuosilomaluvun 18 :n määräyksiä. Palkkasivukulut lasketaan kulloinkin voimassa olevien lakien ja työehtosopimusten mukaisesti. Korvaus suoritetaan 31.3.2017 mennessä. Kaupunki korvaa viranhaltijoille/työntekijöille rahana tai vapaana heille ennen siirtymäpäivää mahdollisesti kertyneet ylityöt ja erilliskustannukset. Kaupunki sitoutuu ottamaan takaisin liikkeenluovutuksessa siirtyneet vakinaiset viranhaltijat/työntekijät, jos kaupunki käyttää takaisinotto-oikeuttaan. Viranhaltijoiden/työntekijöiden palatessa kaupungin palvelukseen, heidät otetaan takaisin ns. vanhoina työntekijöinä. Virka-/työsuhteiden katsotaan jatkuneen keskeytymättä. Kaupunki vastaa niistä henkilöstöön liittyvistä kustannuksista, jotka ovat syntyneet ennen luovutushetkeä. 3.3.Toimitilat Sairaanhoitopiiri järjestää tarkoituksenmukaiset toimitilat. Sairaanhoitopiiri jatkaa mielenterveys- ja päihdepalvelujen tuottamista niissä toimitiloissa, joissa toimintaa harjoitetaan siirtymishetkellä, kunnes tarkoituksenmukaiset yhdistetyn toiminnan mukaiset tilat ovat käytettävissä. Kaupungin omistamista toimintaan liittyvistä tiloista laaditaan vuokrasopimukset.

Liite 1 3.4.Sopimukset Kaupungin sopimukset (liite 1) siirtyvät sairaanhoitopiirille, joka on tutustunut siirtyviin sopimuksiin. Kaupunki ja sairaanhoitopiiri sopivat erikseen, mikäli jokin liitteen mukaisista sopimuksista irtisanotaan. Jos sopimus on voimassa vielä vastuun siirtyessä, siirtyy sopimus sairaanhoitopiirille. Mikäli jokin sopimus on siirtokelvoton tai siirtoon tarvittavaa suostumusta ei saada, sopijaosapuolet sitoutuvat sopimaan korvaavasta järjestelystä. 4. TUOTTEISTAMINEN JA KUSTANNUKSET Palvelut hinnoitellaan omakustannusperiaatteella kuntayhtymän perussopimuksen mukaisesti. Sairaanhoitopiiri ja kaupunki neuvottelevat siirtyvien palvelujen tuotteistamisesta ja hinnoittelusta. Kuntien kanssa neuvotellaan merkittävistä toiminnan muutoksista, jotka voivat aiheuttaa kustannusvaikutuksia tai muuttaa työnjakoa kuntien ja sairaanhoitopiirin kesken. 5. TAVOITTEET Laadullisina tavoitteina on hoitoon pääsyn sujuvuus, hoidon ja kuntoutuksen tavoitteellisuus, vaikuttavuus ja avohoidon ensisijaisuus. Avohoidon ensisijaisuuden tulee näkyä avohoidon suhteellisen osuuden kasvamisena, vuodeosastokäytön vähenemisenä sekä taloudellisten että henkilöresurssien painottumisella avohoitoon. Aikuisten ja nuorten matalan kynnyksen palveluissa tavoitteena on hoitoon pääsy hoidon tarpeen arvion perusteella kolmen arkipäivän kuluessa yhteydenotosta. Hoidon ja kuntoutuksen toimintakäytäntöjen ja työmenetelmien laatua sekä vaikuttavuutta arvioidaan säännöllisesti. Toimintaa muutetaan tarvittaessa ja kehitetään vastaamaan tavoitteellisesti kuntalaisten hoidon ja kuntoutuksen tarpeisiin. Vuosina 2017-2018 keskeisenä taloudellisena tavoitteena on kustannuskasvun pysäyttäminen toimintaa tehostamalla. 6. ASIAKASMAKSUT Sairaanhoitopiiri päättää asiakasmaksuista ja perii maksut asiakkailta. 42

Liite 1 7. REKISTERINPITO JA ARKISTO Rekisterinpitäjänä toimii sairaanhoitopiiri. Kaupungin mielenterveys- ja päihdepalvelujen toiminnassa kertynyt arkisto päätetään sairaanhoitopiirille siirtyvien toimintojen osalta. Sairaanhoitopiiri saa käyttöönsä aktiivikäytössä olevat potilas- ja asiakasasiakirjat. Kaupungin mielenterveys- ja päihdepalvelujen toiminnassa kertyneet asiakirjat määräytyvät liitteenä 3 olevan selvityksen mukaisesti. Rovaniemen terveyskeskuksen arkistosta (Sairaalakatu 1) siirretään siellä säilytetyt siirtyvien mielenterveys- ja päihdepalvelujen potilas- ja asiakasasiakirjat sairaanhoitopiirin potilaskertomusarkistoon. Siirtoon liittyvät toimenpiteet hoidetaan liitteenä olevan selvityksen mukaisesti. Mielenterveysyksikössä ja A-klinikalla säilytetyt asiakirjat jäävät näiden siirtyvien yksiköiden käyttöön. Sairaanhoitopiirin potilaskertomuskeskus säilyttää kaupungin luovuttamia mielenterveys- ja päihdepalveluiden potilas- ja asiakasasiakirjoja muista potilasarkistoista erillään. Sairaanhoitopiirin käyttöön luovutettuja asiakirjoja käsitellään Rovaniemen kaupunginhallituksen hyväksymän arkistonmuodostussuunnitelman, potilasasiakirjaasetuksen, tietosuojaohjeiden ja määräysten mukaisesti. Sairaanhoitopiiri erottelee kuolleiden potilaskertomukset vuosittain (sisältää potilasja asiakasasiakirjat) ja toimittaa Rovaniemen terveyskeskuksen arkistoon ne kertomukset, joihin ei ole kertynyt asiakirjoja sairaanhoitopiirin ajalta. Mielenterveysyksikkö ja A-klinikka vastaavat yhdessä potilaskertomuskeskuksen kanssa yksiköissä säilytettävien potilas- ja asiakasasiakirjojen hävittämisestä, kun niiden säilytysaika on kulunut umpeen. 8. TIETOJÄRJESTELMÄT Rovaniemen kaupungin TerveysEffica on katseluyhteydellä sairaanhoitopiirin käytettävissä. Jatkossa potilas- ja asiakastiedot kirjataan sairaanhoitopiirin tietojärjestelmiin. Sairaanhoitopiiri järjestää tietojärjestelmäkoulutukset siirtyville työntekijöille ja antaa tietojärjestelmien käyttöoikeudet tarpeen mukaan jo ennen siirtymishetkeä. 9. SOPIMUKSEN SEURANTA JA KEHITTÄMINEN Mielenterveys- ja päihdepalvelujen toiminnan ja talouden vuosittainen toteutuminen raportoidaan osana sairaanhoitopiirin toimintakertomusta ja tilinpäätöstä. 43

Liite 1 Sairaanhoitopiiri toimittaa raportit toiminnasta ja taloudesta kuukausittain ja laajemmat katsaukset neljännesvuosittain, kunnes Rovaniemen kaupungin viranhaltijoilla on käytössä Kaira-portaali ja LappiDW, josta saadaan reaaliaikaiset tiedot toiminnasta ja taloudesta. Osapuolet perustavat seurantaryhmän, jonka tehtävänä on seurata sopimuksen tavoitteiden saavuttamista ja varmistaa yhteistyön toteutuminen organisaatioiden rajat ylittävästi. Seurantaryhmä määrittelee mittareita, joilla arvioidaan sopimuksen kohdassa 5 asetettujen tavoitteiden toteutumista. Seurantaryhmä raportoi tavoitteiden toteutumista sairaanhoitopiirille ja kaupungille vähintään kaksi kertaa vuodessa. Raportti voi pitää sisällään toimenpide-ehdotuksia toiminnan kehittämiseksi ja tavoitteiden toteuttamiseksi. 10. VASTUUN SIIRTYMINEN Kaupunki vastaa henkilöstöstä, palveluista ja sopimuksista 31.1.2017 saakka ja sairaanhoitopiiri 1.2.2017 alkaen. Kaupunki korvaa sairaanhoitopiirille ne kustannukset, jotka ovat syntyneet ennen vastuun siirtymistä, mutta tulevat maksettaviksi vasta vastuun siirtymisen jälkeen. Tällöin sairaanhoitopiiri esittää kaupungille laskun kustannusten korvaamisesta. Kaikki ennen luovutushetkeä syntyneet kustannukset pyritään ohjaamaan suoraan kaupungin maksettavaksi. Saatavat, joiden peruste on syntynyt ennen vastuun siirtymistä kuuluvat kaupungille. Sairaanhoitopiiri on velvollinen siirtämään kaupungille saatavat, joiden peruste on syntynyt ennen vastuun siirtymistä, mutta tulevat maksettavaksi vasta sen jälkeen. Kaikki ennen luovutushetkeä syntyneet saatavat pyritään ohjaamaan suoraan kaupungille. 11. MUUT EHDOT Kaupunki pidättää itsellään luovutettavan kohteen takaisinotto-oikeuden tämän sopimuksen mukaisilla ehdoilla. Takaisinotto-oikeutta voidaan käyttää, jos kaupunki päättää järjestää siirtyvät mielenterveys- ja päihdepalvelut jollain muulla tavalla. Takaisinotto-oikeus ulottuu koko luovutuskohteeseen. Mahdolliset sairaanhoitopiirin luovutettavaan toimintaan liittyvät uudet sopimukset ja hankinnat siirtyvät kaupungille, jos kaupunki käyttää takaisinotto-oikeuttaan. Takaisinotto-oikeutta käytettäessä sovitaan erikseen siitä, miten sairaanhoitopiirin integroitua palveluiden kokonaisuutta sopeutetaan muuttuvaan palvelutarpeeseen ja mikä osa henkilöstöstä kuuluu takaisinotto-oikeuden piiriin. 44

Liite 1 Tätä sopimusta voidaan muuttaa tai täydentää vain kirjallisin sopimuksin. Tähän sopimukseen sisältyvät erottamattomina osina sen liitteet, joita sovelletaan siltä osin, kun ne eivät ole ristiriidassa tämän sopimusasiakirjan ehtojen kanssa. 12. SOPIMUKSEN VOIMASSAOLO JA IRTISANOMINEN Sopimus on voimassa toistaiseksi. Sopimuksen irtisanomisaika on 12 kuukautta. Sopimuksen voimassaolo päättyy, mikäli sosiaali- ja terveyspalvelujen järjestämisvastuu siirtyy pois kunnilta. 13. ERIMIELISYYKSIEN RATKAISEMINEN Sopimusta koskevat erimielisyydet pyritään ensi sijassa ratkaisemaan osapuolten keskinäisin neuvotteluin. Mikäli erimielisyyksiä ei saada ratkaistua neuvotteluissa, tätä sopimusta koskevat riidat ratkaistaan Pohjois-Suomen hallinto-oikeudessa siltä osin kun kysymys on julkisoikeudellinen. Yksityisoikeudelliset riita-asiat ratkaistaan Lapin käräjäoikeudessa. 14. SOPIMUSLIITTEET Liite 1: Sopimukset Liite 2: Henkilöstö Liite 3: Arkistoselvitys 15. ALLEKIRJOITUKSET JA SOPIMUSKAPPALEET Tätä sopimusta on allekirjoitettu kaksi (2) samasanaista kappaletta, yksi kaupungille ja yksi sairaanhoitopiirille. Rovaniemi. 2017 Rovaniemen kaupunki Lapin sairaanhoitopiirin kuntayhtymä Esko Lotvonen kaupunginjohtaja Jari Jokela sairaanhoitopiirin johtaja 45

Liite 2 Luottamuksellinen Lapin sairaanhoitopiirin kuntayhtymä Rovaniemen mielenterveys- ja päihdepalvelujen yhdistäminen Lshp:n psykiatrian tulosalueeseen Raportti 3 maaliskuuta 2017 46

Liite 2 LUOTTAMUKSELLINEN Lapin sairaanhoitopiirin kuntayhtymä Johtaja Jari Jokela BDO Oy Vattuniemenranta 2 00210 Helsinki Puhelin: 020 743 2920 www.bdo.fi 3 maaliskuuta 2017 Rovaniemen mielenterveys- ja päihdepalvelujen yhdistäminen Lapin sairaanhoitopiirin psykiatrian tulosalueeseen 1.2.2017 Olemme toimeksiantosopimuksemme ja kanssanne sovitun mukaisesti valmistaneet luonnosraportin keskeisistä havainnoista liittyen Rovaniemen kaupungin mielenterveys- ja päihdepalvelujen toimintojen yhdistämiseen osaksi Lshp:n psykiatrian tulosaluetta. Toimeksiannon sisältö ja laajuus ovat Lshp:n vastuulla. Emme ota kantaa siihen, ovatko suorittamamme toimenpiteet riittäviä toteutetun järjestelyn arvioimiseksi. Tämän toimeksiannon tarkoituksena ei ole suorittaa tilintarkastusta. Tilintarkastuksen tarkoitus on antaa lausunto tarkastuksen kohteesta tai sen osista emmekä näin anna vastaavaa lausuntoa. Olemme toimeksiantosopimuksemme mukaan suorittaneet haastatteluja ja tehneet analyysejä käyttöänne varten sekä esittäneet tässä raportissa näiden toimenpiteiden ja niihin liittyvien johtopäätösten tulokset. Mikäli olisimme tehneet muita toimenpiteitä, muita asioita olisi saattanut tulla tietoomme, jotka olisimme raportoineet Teille. Tämä raportti on tarkoitettu pelkästään Lshp:n ja sen jäsenkuntien käyttöön eikä sitä tule käyttää muiden, toimeksiannon toimenpiteiden sisällön ja tarkoituksen määrittämiseen osallistumattomien toimesta. Ystävällisin terveisin, BDO Oy Jarmo Lohi, KHT, JHT 47 3 maa skuuta 2017 Raportt Luottamukse nen Lap n sa raanho top r

Liite 2 Toimeksiannossa käytetyt tietolähteet Tietolähteet Lapin sairaanhoitopiirin talousarviot ja käyttösuunnitelmat 2015 ja 2016 sekä tilinpäätös 2015 ja alustavassa muodossa 2016. Rovaniemen kaupungin perusturvan talousarviot ja käyttösuunnitelmat 2015 ja 2016 sekä tilinpäätöslaskelmat 2015 ja alustavassa muodossa 2016. Edellä mainittujen hallintosääntöjä, tiedotteita ja internet kotisivuja. Raportin taulukot Raportin taulukot on koottu Lapin sairaanhoitopiirin ja Rovaniemen kaupungin luovuttamasta materiaalista sikäli kun tiedon on arvioitu olevan vertailuun käytettävää. Tietoja on muokattu tarvittaessa ja silloin kun tämä on ollut mahdollista vertailtavuuden parantamiseksi. Tietolähteiden ja tietojen sisältöä ei ole varmistettu eikä muutoin validoitu tätä toimeksiantoa varten, emme siis ole suorittaneet mitään tilintarkastuksellisia tai muita oikeellisuuteen liittyviä tarkastuksia käytettyyn tietoon. Haastattelut Osana tätä toimeksiantoa olemme haastatelleet Rovaniemellä 31.1. 32.2.1017 seuraavia Lshp:n ja Rovaniemen kaupungin edustajia: LSHP: johtajaylilääkäri Jukka Mattila tulosaluejohtaja, ylilääkäri Sanna Blanco Sequeiros, ylihoitaja Johanna Erholtz ja ylilääkäri Antti Alaräisänen talousjohtaja Elisa Kusmin ja laskentapäällikkö Anna-Leena Hanhisuanto Rovaniemi: palvelupäällikkö Kaisa Kuusela palveluesimies Riitta Liinamaa talouspäällikkö Arto Sarala Työn valmiusaste Tämä loppuraportti sisältää keskeiset havaintomme ja siinä on huomioitu raporttiluonnoksesta saadut kommentit. 3 maaliskuuta 2017 Raportti Luottamuksellinen Lapin sairaanhoitopiiri 3

Liite 2 Rovaniemen mielenterveys- ja päihdepalvelujen yhdistäminen Lshp:n psykiatrian tulosalueeseen Yhteenveto Lshp:n hinnoittelu- ja kuntalaskutus periaatteet ja omakustannushinnan toteutuminen Suorittamiemme toimenpiteiden perusteella voidaan omakustannusperiaatteen katsoa toteutuneen Lapin sairaanhoitopiirin suoritehinnoittelussa ja laskutuksessa niin yleisellä tasolla kuin Psykiatrian tulosalueellakin 2015 ja 2016. Jäsenkuntalaskutuksen voidaan katsoa toteutuneen asianmukaisesti ja tasapuolisesti eikä selvityksessä noussut esille viitteitä siitä, että muut kunnat subventoisivat kuntalaskutuksessa jonkin yksittäisen kunnan saamia Psykiatrian tulosalueen palveluita. Rovaniemen mielenterveys- ja päihdepalvelujen talouden ohjaus Suorittamiemme selvitysten perusteella Rovaniemen kaupungilta Lapin sairaanhoitopiirille siirtyvien tehtävien ja resurssien voidaan katsoa vastaavan yleisellä tasolla toisiaan. Siirtyvän toiminnan kokonaiskustannukset ovat vuosina 2014 2016 toteutuneet vuosittain 91-105 % budjetointitarkkuudella. Kaupungin talousarviomäärärahavarauksen Mielenterveys- ja päihdepalvelujen ostamiseen 2017 voidaan katsoa karkealla tasolla vastaavan toiminnasta aikaisempien vuosien ja suunniteltujen toimien perusteella aiheutuvaksi arvioituja kokonaiskustannuksia. Toteutuviin kustannuksiin saattaa sisältyä kuitenkin merkittävää epävarmuutta vuoden 2017 osalta, johtuen mm siitä että siirto tapahtuu kesken vuotta, siirtoon voi liittyä ennakoimattomia yhdistymisestä johtuvia kertakustannuksia sekä siitä, onnistutaanko yhdistämisellä saavuttamaan niitä taloudellisia säästöjä, joita pitemmällä aikavälillä tavoitellaan. Siirtyvää toimintaa on osana kaupungin organisaatiota vahvistettu ja kehitetty vuosina 2014 2016. Toisaalta yhdistettäessä kaupungin Mielenterveys- ja päihdepalvelut osaksi sairaanhoitopiirin tulosaluetta, on kehittämistyötä jatkettava, jotta yhdistämiselle asetetut toiminnalliset tavoitteet voidaan saavuttaa. 3 maaliskuuta 2017 Raportti Luottamuksellinen Lapin sairaanhoitopiiri 4

Liite 2 Sisältö 1 Toimeksiannon tausta 4 2 Lshp:n hinnoittelu- ja kuntalaskutus periaatteet ja omakustannushinnan toteutuminen 6 3 Rovaniemen mielenterveys- ja päihdepalvelujen talouden ohjaus 12 3 maaliskuuta 2017 Raportti Luottamuksellinen Lapin sairaanhoitopiiri 5

Liite 2 Kappale 1 Toimeksiannon tausta 3 maaliskuuta 2017 Raportti Luottamuksellinen Lapin sairaanhoitopiiri 6

Liite 2 Toimeksiannon tausta ja tavoitteet Tausta Rovaniemen kaupungin mielenterveys- ja päihdepalvelut yhdistettiin 1.2.2017 osaksi Lshp:n psykiatrian tulosaluetta. Päätökset yhdistämisestä oli tehty kummassakin yhteisössä 2016 aikana. Tavoitteet Selvitystyön tavoitteena oli varmistaa, onko sairaanhoitopiirin palveluiden hinnoittelu omakustannusperiaatteen mukainen ja toteutuuko se, että muut kunnat eivät rahoita Rovaniemen palveluita; sekä vastaavatko kaupungilta sairaanhoitopiirille siirtyvät tehtävät ja resurssit toisiaan, onko kaupungin talousarviomäärärahavaraus mielenterveys- ja päihdepalveluiden ostamiseen oikean suuruinen, sekä mahdolliset muutokset, jotka on otettava huomioon vertailtaessa palvelujen sisältöä ja kustannuksia aikaisempiin vuosiin. Työn keskeiset vaiheet 1. Tausta-aineiston kerääminen: - Tietopyyntölista ja sen läpikäynti yhteyshenkilöiden kanssa. - Saadun ja itse kerätyn aineiston läpikäynti ja tarkentavat kysymykset. - Aineiston taloudelliset ja muut analyysit. - Kysymyslistojen hahmottelu haastatteluja varten. 2. Haastattelut - 6 haastattelua yksilö- ja ryhmähaastatteluna (toiminnan organisointi ja ohjaus, talousarvioprosessi ja seuranta sekä hinnoittelu ja laskutus). - Haastatteluiden yhteenveto ja keskeisten havaintojen väliraportointi. 3. Analyysit - Yksityiskohtaiset tarkastustoimenpiteet ja analyysit. 4. Raportointi - Haastattelujen, analyysien ja tarkastustoimenpiteiden yhteenveto - Lshp:n ja Rovaniemen kommenttien kuuleminen ja sovittujen muokkausten teko raporttiin. - Loppuraportin jakelu. 3 maaliskuuta 2017 Raportti Luottamuksellinen Lapin sairaanhoitopiiri 7

Liite 2 Kappale 2 Lshp:n hinnoittelu- ja kuntalaskutus periaatteet ja omakustannushinnan toteutuminen 3 maaliskuuta 2017 Raportti Luottamuksellinen Lapin sairaanhoitopiiri 8

Liite 2 Lshp:n hinnoittelu- ja kuntalaskutus periaatteet ja omakustannushinnan toteutuminen Hinnoittelun ja kuntalaskutuksen yleiset periaatteet Kuntayhtymän perussopimuksen mukaan hinnoittelun perusteena on omakustannushinta. Palveluiden omakustannushinta saadaan jakamalla tulosyksiköiden välittömät ja välilliset sekä pääomakustannukset hyväksytyn jakoperusteen mukaan sairausryhmäkohtaisiksi kustannuksiksi. Kuntayhtymän sisäiset kustannukset kohdistetaan tulosalueille aiheuttamisperiaatteella. Sairausryhmäkohtaiset kustannukset jaetaan arvioiduilla vuosisuoritteilla. Suoritehinnat valmistellaan talousarvion / käyttösuunnitelman laatimisen yhteydessä seuraavaksi vuodeksi ja ne perustuvat historiallisen toteuman pohjalta arvioituihin tuleviin suoritemääriin sekä suunniteltuihin toiminnan muutoksiin ja ennakoituun kustannuskehitykseen. Yhtymävaltuusto vahvistaa hinnoitteluperiaatteet talousarvion hyväksymisen yhteydessä. Hyväksytyn talousarvion jälkeen hallitus vahvistaa vuosittain käyttösuunnitelmassa edellä mainitulla tavalla lasketut palvelujen hinnat seuraavalle vuodelle. Ulkopuolelta muut kuin omaan toimintaan ostettavat palvelut laskutetaan läpilaskutuksena samalla hinnalla, mikä sh-piiriltä on veloitettu. Kuntayhtymän ulkoiset tuotot koostuvat jäsenkuntalaskutuksesta sekä muista myyntituotoista. Jäsenkuntalaskutuksen osuus on noin 90 % ulkoisten tuottojen kokonaismäärästä. Lisäksi kuntayhtymän sisäisessä laskennassa tulosalueille kohdistetaan niiden laskennallinen osuus kuntayhtymän sisäisistä tuotoista aiheuttamisperiaatteella. Omakustannushinnan toteutuminen 2015 ja 2016 Lapin sairaanhoitopiirin talousarviot ja käyttösuunnitelmat tulosalueille on laadittu omakustannushinnan toteutumisen periaatteella 0-tulosta tavoitellen (Tilikauden tulos). Omakustannushinnan toteutuminen käytännössä on aina riippuvainen todellisista potilas- ja suoritemääristä suhteessa suunniteltuihin määriin sekä toteutuneiden suoritteiden jakautumisesta esimerkiksi kevyeen ja raskaaseen hoitoon tai ennakoimattomista kustannuksista. Lshp:n sisäisen laskennan talousarviovertailun (tilinpäätös 2015 ja tilinpäätösluonnos 2016 per 31.1.2017) mukaan Psykiatrian tulosalueen Tulos vuonna 2015 oli 254 tuhatta euroa positiivinen ja vuonna 2016 yhteensä 183 tuhatta euroa positiivinen. Psykiatrian tulosalueen Toimintatuotot (ulkoiset ja sisäiset) vuonna 2015 olivat yhteensä 37,6 miljoonaa euroa ja vuonna 2016 yhteensä 35,5 miljoonaa euroa eli omakustannushinta toteutui 99,3 ja 99,5 % tarkkuudella. Johtopäätös Omakustannushinnan voidaan katsoa toteutuneen Lshp:n Psykiatrian tulosalueen suoritehinnoittelussa 2015 ja 2016. 3 maaliskuuta 2017 Raportti Luottamuksellinen Lapin sairaanhoitopiiri 9

Liite 2 Lshp:n hinnoittelu- ja kuntalaskutus periaatteet ja omakustannushinnan toteutuminen Jäsenkuntalaskutus Laskutusprosessi Käyttösuunnitelman mukaiset hinnat syötetään Kultikuntalaskutussovellukseen. Potilastiedot kirjataan Oberon-potilashallintojärjestelmään, josta hoitojaksotiedot, käyntitiedot ym. laskutustiedot siirretään vastuuhenkilön tekemän laskutuspäätöksen jälkeen Kulti-kuntalaskutussovellukseen. Kuntalaskutusaineiston liitteet tulostetaan Kulti-kuntalaskutussovelluksesta, jonka jälkeen laskut tehdään InTime -järjestelmässä. Tiedot eivät siirry automaattisesti / sähköisesti, vaan varsinainen laskutus toteutetaan manuaalisesti. Kulti-sovelluksesta siirtyy liittymän kautta kirjanpidon tulokirjaukset InTimejärjestelmään. Laskutusajon jälkeen verkkolaskut siirtyvät sähköisesti kunnille ja laskutustiedot siirtyvät reskontraan ja kirjanpitoon. Keskeiset kontrollit Yhtymähallituksen vahvistamat palvelujen hinnat siirretään Kultikuntalaskutusohjelmaan, jotka laskentapäällikkö tarkastaa. Oberon-potilashallintojärjestelmään kirjaajia on useita, mutta kun hoito on päättynyt, tulosyksikön vastuuhenkilö on ohjeistettu tarkastamaan hoitotiedot ja tekemään laskutuspäätöksen. Osastosihteerit kirjaavat hintaluokat laskutuspäätösvälilehdelle, josta tieto siirtyy seuraavana yönä Kulti- sovellukseen. Oberonilla ei tarvitse erikseen hyväksyä laskutuspäätöstä, vaan riittää, että hintaluokkatieto on kirjattuna. Laskentasihteeri poimii laskutustiedot Kulti-kuntalaskutussovelluksesta InTime-taloushallintojärjestelmään ja ajaa laskutusajon. Jos laskentasihteeri havaitsee ristiriitaisuuksia esimerkiksi kotikunta-asiassa, hän selvittää ne. Laskutusraportit erikoisaloittain tulostetaan ja toimitetaan kirjanpitäjälle, joka täsmäyttää laskutustiedot myyntireskontran ja kirjanpidon tietoihin. Kuva 1. Lshp:n laskutusprosessi 3 maaliskuuta 2017 Raportti Luottamuksellinen Lapin sairaanhoitopiiri 10

Liite 2 Lshp:n hinnoittelu- ja kuntalaskutus periaatteet ja omakustannushinnan toteutuminen Hinnoittelu- ja kuntalaskutusprosessin pistokoetarkastukset Pistokoetarkastusta hinnoittelu- ja kuntalaskutusprosessiin on tehty seuraavasti: Suoritetut toimenpiteet: a) Psykiatrian laskutusraportin hinnat verrattiin käyttösuunnitelman hinnastoon ja Kulti-kuntalaskutussovelluksen hinnastoon; b) Laskutustapahtumat verrattiin Oberon-potilashallintojärjestelmän hoitojaksotietoihin ja laskutuspäätökseen; c) Laskutusraportin euromäärä verrattiin laskuun ja kirjanpitoon. 1. Psykiatria, vuodeosasto Rovaniemen kaupungin laskutus psykiatrian vuodeosaston osalta on tarkastettu maaliskuulta ja toukokuulta 2015. Maaliskuulla laskutustapahtumia oli 1187 kpl ja summa 748.684 euroa. Toukokuulla laskutustapahtumia oli 1317 kpl ja summa 814.406 euroa. 2. Kuntalaskutus Rovaniemen kaupunki, maaliskuu 2016 neurologian vuodeosasto, hoitopäivät 94 kpl 107.670 keuhkotaudit vuodeosasto, hoitopäivät 315 kpl 225.285 naistentaudit vuodeosasto, hoitopäivät 308 kpl 280.815 Utsjoen kunta maaliskuu 2016 kaikki avokäynnit 134 kpl 50.368 kaikki vuodeosastopäivät 41 kpl 28.840 toukokuu 2016 kaikki avokäynnit 160 kpl 57.451 kaikki vuodeosastopäivät 63 kpl 59.950 3. Psykiatria, avokäynnit Rovaniemen kaupunki joulukuu 2016 psykiatrian avokäyntejä oli 837 kpl, joista tarkastettiin 10 % Kemijärven kaupunki joulukuu 2016 psykiatrian avokäyntejä oli 16 kpl, joista tarkastettiin 100 % toukokuu 2016 kirurgia vuodeosasto, hoitopäivät 736 kpl 555.905 3 maaliskuuta 2017 Raportti Luottamuksellinen Lapin sairaanhoitopiiri 11

Liite 2 Lshp:n hinnoittelu- ja kuntalaskutus periaatteet ja omakustannushinnan toteutuminen LSHP:n hinnoittelu- ja kuntalaskutusprosessin toimivuuden arviointi Suoritetuissa hinnoittelu- ja laskutusprosessien läpikäynnissä ja tapahtumakohtaisissa pistokoetarkastuksissa ei havaittu olennaisia virheitä hintojen eikä laskutuspäätösten osalta. Potilaiden ilmoittautuessa itse keskussairaalan aulassa, järjestelmä kysyy osoitteen, mutta ei kotikuntaa. Kotikuntatiedot päivittyvät vrk:n (väestörekisterikeskus) järjestelmästä n, 1 krt/kk. Tähän on pyritty saamaan tiheämpää päivitystä. Prosessien kontrollien tarkastuksessa on tullut esille, että tulosyksiköissä tulisi kiinnittää enemmän huomiota potilaan kotikunnan tarkistamiseen. Hinnoittelu perustuu omakustannushintaan. Talousarvion laatimisen yhteydessä palvelujen hinnoista päätettäessä kulut pystytään arvioimaan suhteellisen hyvin, mutta suoritemäärän arviointi on vaikeampaa. Jos suoritemäärä ei toteudu arvioidun mukaisena, omakustannushinta ei toteudu laskutuksessa vuoden aikana. Vuoden päättyessä, kun saadaan selville tulosyksikön toteutuneet suoritemäärät ja laskutukset sekä kulut, oikaistaan jäsenkuntalaskutus palautuksena jäsenkunnille, jotta ylijäämää ei syntyisi. Esimerkiksi 2015-16 sairaanhoitopiirissä ennen kuntalaskutuksen oikaisua kertynyt ylijäämä on todennäköisesti aiheutunut kalliimman hintaluokan potilasmäärien ennakoitua suuremmasta määrästä, vaikka kokonaiskäyttöaste ei ole olennaisesti poikennut suunnitelmasta. Jäsenkuntalaskutuksen voidaan katsoa toteutuneen asianmukaisesti ja tasapuolisesti eikä selvityksessä noussut esille viitteitä siitä, että muut kunnat subventoisivat kuntalaskutuksessa jonkin yksittäisen kunnan saamia Lshp:n Psykiatrian tulosalueen palveluita. 3 maaliskuuta 2017 Raportti Luottamuksellinen Lapin sairaanhoitopiiri 12

Liite 2 Kappale 3 Rovaniemen mielenterveys- ja päihdepalvelujen talouden ohjaus 3 maaliskuuta 2017 Raportti Luottamuksellinen Lapin sairaanhoitopiiri 13

Liite 2 Rovaniemen mielenterveys- ja päihdepalvelujen talouden ohjaus Organisaatio ja toiminta Mielenterveys- ja päihdepalvelut kuuluivat yksikkönä Rovaniemen kaupungin Perusturvapalvelut toimialaan ja Terveydenhuollon palvelujen palvelualueeseen (katso organisaatiokaavio 2016). Sairaanhoitopiirille 1.2.2017 siirtynyt toiminta kattoi Mielenterveys- ja päihdepalvelut yksikön kaiken toiminnan Asumispalveluja lukuun ottamatta. Mielenterveys- ja päihdepalvelut yksikön esimiehenä toimii palveluesimies. Yksikkö koostuu Mielenterveyspalveluista ja Päihdepalveluista. Yksikön kokonaisvahvuus oli 55 vakanssia, joista 1+6 (Asumispalvelut) jäi kaupungille, 48 vakanssin siirtyessä Lshp:lle. Vakansseista neljä oli täyttämättä. Suurin vajaus on ollut psykiatrien vakanssien täytössä, jota on pyritty korvaamaan ostopalveluin. Asumispalveluihin kuuluu kolme omaa ryhmäkotia ja ostopalveluja. Yhteensä asumispaikkoja oli vuoden lopussa käytettävissä 150-180. Ostopalvelut on kilpailutettu vuonna 2016. Mielenterveys- ja päihdepalvelujen tarve Rovaniemellä on kasvanut viime vuosina voimakkaasti. Erityisesti asumispalvelujen tarve on ollut merkittävä. Mielenterveys- ja päihdepalvelujen yksikön toimintaa onkin kehitetty ja tehostettu sekä resursseja vahvistettu huomattavasti 2014-16. Vuoden 2015 alusta otettiin käyttöön uusi organisaatio, jossa mm palveluesimiehille osoitettiin myös taloudellinen vastuu yksikön toiminnallisen ja henkilöstövastuun lisäksi. Toiminnallisena tavoitteena on ollut siirtyä ns. matalan kynnyksen toimintamalliin, jolloin asiakkaat on pyritty ohjaamaan asianmukaiseen hoitoon mahdollisimman aikaisessa vaiheessa hoitotoimenpiteiden ja kuntoutuksen tehostamiseksi. Yksikköön liitettiin vuoden 2017 alusta kaupungin rahoittama ja Mielenterveyden keskusliiton ostopalveluna hoitama ns. Turvanen toiminta. Kaupungilla on ollut ns. kolmannen sektorin yhteistyökumppaneita, joilta on ostettu palveluja ja/tai joita on tuettu kaupungin avustuksin. Mielenterveys- ja päihdepalvelujen ostopalvelusopimukset on siirretty sairaanhoitopiirille; yleishyödyllisten toimijoiden avustaminen jäi kaupungin vastuulle. Emme ole tässä toimeksiannossa perehtyneet siirtyneiden sopimusten ehtoihin tai pyrkineet arvioimaan niiden tarkoituksenmukaisuutta sairaanhoitopiirin kannalta. Kuva 2. Mielenterveys- ja päihdepalvelut kaupungin organisaatiossa 2016. 3 maaliskuuta 2017 Raportti Luottamuksellinen Lapin sairaanhoitopiiri 14

Liite 2 Rovaniemen mielenterveys- ja päihdepalvelujen talouden ohjaus Talouden ohjaus Mielenterveys- ja päihdepalvelut yksikön taloutta on johdettu ja seurattu omilla kustannuspaikoillaan, joista pyydettiin raportit 2014-2016 (2016 alustavina lukuina). Lshp:lle 1.2.2017 siirtyneiden toimintojen kokonaismenot ovat olleet vuosittain noin 3 miljoonaa euroa ja kaupungille jäävän Asumispalvelujen kokonaismenot noin 4 miljoonaa euroa. Jatkossa on tarkasteltu vain sairaanhoitopiirille siirtyneitä kustannuspaikkoja ja kustannuksia, jollei muuta mainittu. Kulurakenne 2014-2016 Siirtyvän toiminnan kokonaismenot olivat 2016 (alustavasti) yhteensä 3,4 miljoonaa euroa ja 2014 yhteensä 2,7 miljoonaa euroa, kasvua kahdessa vuodessa yhteensä 24,7 %. Suurin menoerä on henkilöstökulut, joiden osuus kaikista menoista vuonna 2014 oli 57% ja viime vuonna 60%. Toiseksi suurin menoerä on palveluiden ostot, joiden osuus oli 33% ja 31% vastaavasti. Muiden kulujen kuten vuokrat ja materiaalit ym osuus on yhteensä vain 10% kokonaismenoista. Toiminnan ulkoisilla tuotoilla ei ole ollut olennaista merkitystä vaan ne ovat jääneet vuosittain 20 30 tuhannen euron tasolle. ROVANIEMEN MTP KULURAKENNE 2014 KOKONAISMENOT 2,7 M 4% 6% 33% 57% ROVANIEMEN MTP KULURAKENNE 2016 KOKONAISMEI NO, T 3,I4 M 4% 5% HENKILÖSTÖKULUT PALVELUJEN OSTOT A NEET TARV KKEET JA TAVARAT 31% 60% HENKILÖSTÖKULUT PALVELUJEN OSTOT AINEET, TARVIKKEET JA TAVARAT VUOKRAT Kuvat 3-4. Mielenterveys- ja päihdepalvelujen kulurakenne 2014 ja 2016 3 maaliskuuta 2017 Raportti Luottamuksellinen Lapin sairaanhoitopiiri 15

Liite 2 Rovaniemen mielenterveys- ja päihdepalvelujen talouden ohjaus Talouden ohjaus Kulujen kehitys 2014-2016 Kulujen kehitystä on havainnollistettu oheisessa taulukossa: Toiminnan kokonaismenot (Toimintakulut) kasvoivat vuosittain 11% ja 12% vuodesta 2014 vuoteen 2016 edellä kuvattujen kehittämis- ja resurssointitoimenpiteiden seurauksena. Henkilöstökulut kasvoivat voimakkaasti (10 + 18 % vuosittain) uusien vakanssien ja rekrytointien myötä ja olivat vuonna 2016 yhteensä 2.069 tuhatta euroa. Palvelujen oston kustannuskehitys oli selvästi maltillisempaa (13 + 3 %). Palveluostot olivat 2016 yhteensä 1.063 tuhatta euroa. Aineet ja tarvikkeet menoissa tapahtui 2015 laskua 7% ja nousua 16% vuonna 2016. Materiaalien tarve on kuitenkin vähemmän olennainen ja siihen liittyy muuta toimintaa suurempi vuosittainen vaihtelu. Materiaalimenot olivat 128 tuhatta euroa vuonna 2016. Vuokramenot koostuvat sekä ulkopuolisista että kaupungin vuokrista. Vuokramenojen kasvu selittyy henkilömäärän kasvun aiheuttamalla tilatarpeella. Kokonaisvuokrat olivat 189 tuhatta euroa vuonna 2016. 20% 15% 10% 5% 0% -5% -10% ROVANIEMEN MTP TOTEUTUNUT KULUKEHITYS 2014-2016 HENKILÖST ÖKULUT PALVELUJE N OSTOT AINEET, TARVIKKEE T JA TAVA- RAT VUOKRAT TOIMINTAK ULUT/MEN OT 2015 10% 13% -7% 14% 11% 2016 18% 3% 16% 5% 12% 2015 2016 Kuva 5. Mielenterveys- ja päihdepalvelujen kulukehitys 2014-2016 3 maaliskuuta 2017 Raportti Luottamuksellinen Lapin sairaanhoitopiiri 16

Liite 2 Rovaniemen mielenterveys- ja päihdepalvelujen talouden ohjaus Talouden ohjaus Talousarvion toteutuminen Mielenterveys- ja päihdepalvelut yksikön talousarvion toteutumista vuosittain 2014 2016 on havainnollistettu oheisella grafiikalla. Kokonaismenot (Toimintakulut) toteutuivat 2014 ja 2015 selvästi talousarviota pienempänä. Toteumaprosentti oli 96% ja 91%. Vuoden 2016 osalta Toimintakulut olivat yhteensä 3.449 tuhatta euroa ja talousarvio ylittyi 164 tuhatta euroa eli 5%. Henkilöstökulujen budjetointi on ollut haastavaa organisaatiomuutoksista ja erityisesti psykiatrivakanssien täytön vaikeudesta johtuen. Vuonna 2014 henkilöstökulujen toteutumisprosentti oli 81% ja seuraavana vuonna 79%. Vuonna 2016 henkilöstökulut, yhteensä 2.069 tuhatta euroa, toteutuivat budjetin mukaisesti. Vastaavasti ostopalvelujen toteutuminen on ollut budjetoitua suurempaa. Vuonna 2014 ostopalvelut ylittivät budjetoidun 36%:lla ja seuraavana vuonna 25%:lla. Vaikka budjetointitarkkuus parani vuonna 2016, oli ostopalvelujen ylitys 16% ja ostojen kokonaismäärä 1.063 tuhatta euroa. Aineiden ja tarvikkeiden sekä vuokrien toteumaerot budjettiin verrattuna eivät olleet euromääräisesti kokonaistarkastelun kannalta olennaisia. ROVANIEMEN MTP KEHITYS 2014-2016 1 000 Nettomenot TOIMINTAKULUT/MENOT VUOKRAT AINEET, TARVIKKEET JA TAVARAT PALVELUJEN OSTOT HENKILÖSTÖKULUT Ulkoiset tuotot -500 0 500 1 000 1 500 2 000 2 500 3 000 3 500 4 000 TOT16 TA16 TOT15 TA15 TOT14 TA14 3 maaliskuuta 2017 Raportti Luottamuksellinen Lapin sairaanhoitopiiri Kuva 6. Mielenterveys- ja päihdepalvelujen talousarvion toteutuminen vuosittain 2014-2016 17

Liite 2 Rovaniemen mielenterveys- ja päihdepalvelujen talouden ohjaus Kaupungin psykiatrian kokonaismenojen budjetointi 2017 Kaupungin vuoden 2017 talousarvio Mielenterveys- ja päihdepalvelujen sekä muiden psykiatrianpalvelujen osalta ei ole suoraan vertailukelpoinen aikaisempien vuosien talousarvioihin ja toteumaan 1.2.2017 toteutetun yhdistymisen takia. Myös talousarvion 2017 kustannuspaikat poikkeavat edellisestä vuodesta toiminnan siirron takia. Näin ollen yhdistymisen taloudellisen vaikutuksen tarkastelu vuosien 2016 2017 välillä on hankalaa. Alla on kuvattu kaupungin Mielenterveys- ja päihdepalvelujen sekä muiden psykiatrian palvelujen talousarvion 2016 toteuma sekä vastaavien menojen budjetti vuodelle 2017. Talousarvio 2017 Vuoden 2017 talousarvion psykiatrian kokonaismenot noin 17 miljoonaa euroa, on budjetoitu varovaisuuden periaatteella 40 % korkeammiksi kuin edelliselle vuodelle budjetoidut vastaavat menot sekä 26 % toteutuneita menoja korkeammiksi. Vuodelle 2017 budjetoitu kokonaismenojen kasvu 2016 toteutumaan verrattuna on noin 3,5 miljoonaa euroa. Jos oletetaan aikaisempien vuosien perusteella toiminnallisen kasvun osuudeksi noin 10 12 %; niin siirrosta aiheutuville kerta- ja ennakoimattomille menoille on varattu noin 2 miljoonaa euroa. Talousarvioon 2017 varattujen psykiatrian ostopalvelujen voidaan siten arvioida tämän hetken tietojen valossa riittävän. ROVANIEMEN KAUPUNKI TALOUSARVIO 2017 Siirtyvät ja muut toiminnat TA2017 TA2016 TOT2016 2780 Mielitiimi -347 000,00 2766 Hoitopäivä Muurola ja LKS -6 240 000,00-5 877 418,68 2781 Akuuttitiimi ja päivystys -790 000,00 2767 Käynnit Muurola ja LKS -3 380 000,00-4 714 716,09 2782 Yleissairaalapsy pkl -790 000,00 2768 Ostopalvelut/psykiatrinen hpv -1 004 000,00-2 226 947,11 2783 Akuuttiosasto -480 000,00 2769 Ostopalvelut/psykiatrinen käynnit -972 000,00-108 869,30 2784 Avokuntoutus (mt) -760 000,00 2772 Lapin Päihdeklinikka -510 000,00-487 424,64 2785 Laitoskuntoutus (mt) -1 201 000,00 2786 Avohoito (mt) -700 000,00 2787 Laitoshoito (mt) -4 424 182,00 2788 Avohoito (päihde) -442 037,64 2789 Laitoshoito (päihde) -530 000,00 2790 Avohoito (lanu) -2 941 587,00 2791 Laitoshoito (lanu) -600 000,00 2792 Ostopalvelut (psy käynnit) -950 000,00 2793 Ostopalvelut (psy hpv) -2 000 000,00 Toiminnot yhteensä -16 955 806,64 Toiminnot yhteensä -12 106 000,00-13 415 375,82 Määrärahan lisäys 4 849 806,64 3 540 430,82 Määrärahan lisäys -% 40 % 26 % Kuva 7. Rovaniemen kaupungin Mielenterveys- ja päihdepalvelujen sekä psykiatrian erikoissairaanhoidon budjetoidut menot 2016-2017. Lähde kaupungin Erikoissairaanhoidon budjetti 2017. 3 maaliskuuta 2017 Raportti Luottamuksellinen Lapin sairaanhoitopiiri 18

Liite 2 Rovaniemen mielenterveys- ja päihdepalvelujen talouden ohjaus Integraation toiminnalliset haasteet Keskeisinä toiminnan ja integraation haasteina nostettiin haastatteluissa esille mm Muutosjohtaminen ja hoitokulttuurien yhteensovittaminen: painopisteen siirtäminen laitoshoidosta avohoitoon ja potilaiden kokonaisvaltaiseen kuntouttamiseen Sairaanhoitopiirin ja kaupungin erilaisten toimintatapojen, hinnoittelu- ja suoritemäärittelyjen sekä erityisesti tietohallinnon erilaisten järjestelmien integrointi- ja digitalisaation haasteet Yhdistyvän toiminnan toimitilakysymysten kokonaisvaltainen ja kustannustehokas ratkaiseminen sekä esille tulleet sisäilmaongelmat Kaupungille jäävien asumispalvelujen sekä niihin liittyvien ja sairaanhoitopiirille siirtyvien hoito- ja kuntoutuspalvelujen rajapinnat Psykiatripula Saavutetaanko yhdistämiselle asetetut toiminnalliset tavoitteet Talouden haasteet Keskeisinä integraation talouteen liittyvinä haasteina nostettiin esille mm Vuoden 2017 talouden ohjaus ja seuranta, kun toiminta siirtyy kesken vuotta (1.2.2017) käyttösuunnitelmien muutokset / päivitykset sairaanhoitopiirissä ja kaupungin perusturvassa Yhdistämisen kertakustannusten hallinta ja minimointi Saadaanko tavoiteltuja pysyviä säästöjä pitkällä aikavälillä aikaan Suoritteiden kirjaamisen luotettavuus, kun järjestelmä ja perusteet muuttuvat jäsenkuntalaskutuksen oikeellisuus ja omakustannushinnoittelun toteutuminen Ostopalvelujen hallinta muutosvaiheessa Johtopäätökset Suorittamiemme selvitysten perusteella Rovaniemen kaupungilta Lapin sairaanhoitopiirille siirtyvien tehtävien ja resurssien voidaan katsoa vastaavan yleisellä tasolla toisiaan. Siirtyvän toiminnan kokonaiskustannukset ovat vuosittain toteutuneet 91-105 % budjetointitarkkuudella. Kaupungin talousarviomäärärahavarauksen Mielenterveys- ja päihdepalvelujen ostamiseen 2017 voidaan katsoa karkealla tasolla vastaavan toiminnasta aikaisempien vuosien ja suunniteltujen toimien perusteella aiheutuvaksi arvioituja kokonaiskustannuksia. Toteutuviin kustannuksiin saattaa sisältyä kuitenkin merkittävää epävarmuutta johtuen mm siitä, että siirto tapahtuu kesken vuotta, siirtoon voi liittyä ennakoimattomia yhdistymisestä johtuvia kertakustannuksia sekä siitä, onnistutaanko yhdistämisellä saavuttamaan niitä taloudellisia säästöjä, joita pitemmällä aikavälillä tavoitellaan. Siirtyvää toimintaa on osana kaupungin organisaatiota vahvistettu ja kehitetty vuosina 2014 2016. Toisaalta yhdistettäessä kaupungin Mielenterveysja päihdepalvelut osaksi sairaanhoitopiirin tulosaluetta, on kehittämistyötä jatkettava, jotta yhdistämiselle asetetut toiminnalliset tavoitteet voidaan saavuttaa. 3 maaliskuuta 2017 Raportti Luottamuksellinen Lapin sairaanhoitopiiri 19

Liite 2 Jarmo Lohi KHT, JHT jarmo.lohi@bdo.fi 040 050 0516 BDO Oy is a limited liability company incorporated in Finland, and a member of BDO International Limited, a UK company limited by guarantee, and forms part of the international BDO network of independent member firms. BDO is the brand name for the international BDO network and for each of the BDO Member Firms. www.bdo.fi BDO Oy, Business ID: 2776089-4 3 maa skuuta 2017 Raportt Luottamukse nen Lap n sa raanho top r