Valtiokonttori Määräys 1 (14) 23.11.2010 Dnro 475/03/2010 Kirjanpitoyksiköt ja talousarvion ulkopuolella olevat valtion rahastot Tietojen toimittaminen keskuskirjanpitoon Valtion talousarviosta annetun asetuksen (1243/1992) 41b :n (600/1997) mukaan Valtiokonttori antaa tarvittavat täydentävät määräykset ja ohjeet valtion virastojen ja laitosten sekä talousarvion ulkopuolella olevien valtion rahastojen kirjanpidosta. Valtion talousarviosta annetun asetuksen 53 :n (600/1997) mukaan valtion keskuskirjanpito on järjestettävä siten, että sen perusteella voidaan laatia valtion liikekirjanpidon pääkirja, valtion talousarviokirjanpidon pääkirja ja valtion tilinpäätös sekä valtion talousarviotaloutta, rahastotaloutta ja tase-eriä koskevia selvityksiä. Valtion liikekirjanpidon pääkirja laaditaan kirjanpitoyksikköjen liikekirjanpidon tilitietojen perusteella. Valtion talousarviokirjanpidon pääkirja laaditaan kirjanpitoyksikköjen talousarviokirjanpidon tilitietojen perusteella. Kirjanpitoyksikköjen tilitietoihin tehdyt muutokset ja keskuskirjanpidon kirjaukset on tallennettava todennettavalla tavalla (1786/2009). Valtion talousarviosta annetun asetuksen 54 :n (1786/2009) mukaan kirjanpitoyksikön ja Valtiokonttorin erikseen määräämien talousarvion ulkopuolella olevien valtion rahastojen tilitiedot ja niihin perustuva tili-ilmoitus sekä valtion talousarviosta annetun asetuksen 42 e :ssä tarkoitettu täsmäytyslaskelma on toimitettava Valtiokonttorille keskuskirjanpitoa varten kultakin kalenterikuukaudelta Valtiokonttorin määräämässä muodossa ja ajankohtana. Valtion talousarviosta annetun asetuksen 68 :n (1786/2009) mukaan kirjanpitoyksikön ja talousarvion ulkopuolella olevan valtion rahaston on toimitettava Valtiokonttorille sen määräämään ajankohtaan mennessä kirjanpitoyksikön tai rahaston kirjanpitoon ja tilinpäätökseen perustuvat, Valtiokonttorin määräämät selvitykset valtion tilinpäätöksen ja sen liitteiden laatimista varten. Valtiokonttori on antanut erillisen määräyksen valtuustietojen ilmoittamisesta Valtiokonttorille. Valtiokonttori on tänään antanut liitteenä olevan määräyksen tietojen toimittamisesta keskuskirjanpitoon. Talousarvion ulkopuolella olevista valtion rahastoista on tässä määräyksessä käytetty lyhennettä rahastot. Jos kirjanpitoyksikkö/rahasto siirtää palvelusopimuksella tai muulla tavoin tässä määräyksessä kirjanpitoyksikön/rahaston tehtäväksi määrättyjä tehtäviä Sörnäisten rantatie 13, Helsinki PL 14, 00054 VALTIOKONTTORI Puh. (09) 77251, Faksi (09) 7725 208, www.valtiokonttori.fi
2 (14) palvelukeskuksen hoidettavaksi, tulee palvelukeskuksen noudattaa tätä määräystä kyseisten tehtävien osalta. Voimaantulo Lisätiedot Tämä määräys tulee voimaan välittömästi. Tällä määräyksellä kumotaan Valtiokonttorin 8.10.2010 antama määräys 336/03/2008 Tietojen toimittaminen keskuskirjanpitoon. Lisätietoja tähän määräykseen liittyvistä asioista saa Keskuskirjanpidosta puh. (09) 77 251 tai sähköpostitse osoitteesta kkp (at) valtiokonttori.fi Pääjohtaja Timo Laitinen Toimialajohtaja Mikko Kangaspunta Liite 1: Tiedoksi: Tietojen toimittaminen keskuskirjanpitoon -määräys Valtiontalouden tarkastusvirasto Sörnäisten rantatie 13, Helsinki PL 14, 00054 VALTIOKONTTORI Puh. (09) 77251, Faksi (09) 7725 208, www.valtiokonttori.fi
3 (14) LIITE 1 Tietojen toimittaminen keskuskirjanpitoon -määräys Sisältö 1 Yleistä... 4 1.1 Tilitietojen vastaavuus kirjanpitoyksikön/rahaston kirjanpidossa ja keskuskirjanpidossa... 4 1.2 Virallinen tilitaso... 4 2 Keskuskirjanpitoon toimitettavat tilitiedot... 5 2.1 Tilitietojen tietuerakenne... 5 2.2 Tilitietojen toimittamisen määräajat... 6 2.3 Tilitietojen toimittamistapa... 6 2.4 TietoEnatorin yhteystiedot... 7 2.5 Vastaanottokuittaus... 7 3 Tili-ilmoitus... 7 4 Täsmäytyslaskelma... 8 4.1 Kirjanpitoyksikön täsmäytyslaskelma... 8 4.2 Keskuskirjanpidossa laadittava täsmäytyslaskelma... 8 5 Kirjanpidon virheiden korjaaminen... 9 5.1 Virhetileille ohjaantuneet tilitapahtumat... 9 5.2 Virhe aikaisemmilta kausilta toimitetuissa tilitiedoissa... 9 5.3 Virhe käsiteltävältä kaudelta toimitetuissa tilitiedoissa... 9 6 Arviomäärärahan ylityslupa... 10 7 Talousarvion tilijaottelun muutokset... 10 8 Kirjanpitoyksikköjen välisten tilien erittelyt... 11 8.1 Lähetteiden tilin (1991) erittely... 11 8.2 Kirjanpitoyksikköjen väliset hallinnan siirrot -tilin (2083) erittely... 12 8.3 Yhteishankinnoista aiheutuvat menonsiirrot -tilin (2084) erittely... 12 9 Maksuliiketilien katteet ja tyhjennykset edelliseltä varainhoitovuodelta... 13 10 Kopiot eräistä kirjanpitoyksikön tilinpäätöksen liitteistä valtion tilinpäätöstä varten... 13 11 Tietojen toimitusosoite... 14
4 (14) 1 Yleistä 1.1 Tilitietojen vastaavuus kirjanpitoyksikön/rahaston kirjanpidossa ja keskuskirjanpidossa 1.2 Virallinen tilitaso Koska talousarviosta annetun asetuksen 53 :ssä (600/1997) mainitut valtiotasoiset raportit laaditaan kirjanpitoyksikköjen/rahastojen keskuskirjanpitoon toimittamien tilitietojen perusteella, on kirjanpitoyksikön/rahaston tilitietojen ja keskuskirjanpidon kirjanpitoyksikköä/rahastoa koskevien tilitietojen vastattava aina toisiaan. Vastaavuudella tarkoitetaan sitä, että kunkin kauden tilitiedot vastaavat toisiaan keskuskirjanpidossa ja kirjanpitoyksikön/rahaston kirjanpidossa sen jälkeen, kun kirjanpitoyksikön/rahaston kyseisen kauden tilitiedot on toimitettu keskuskirjanpitoon. Jos tilitietoja tarvitsee tämän jälkeen korjata, on huolehdittava siitä, että nämä korjaukset tehdään sekä keskuskirjanpitoon että kirjanpitoyksikön/rahaston kirjanpitoon samalle kaudelle. Korjausten tekemistä on käsitelty luvussa 5. Vastaavuudesta varmistutaan Valtiokonttorin toimittamilla tilitietojen vastaanottokuittauksilla, tili-ilmoituksilla, täsmäytyslaskelmilla sekä tiettyjen tilien osalta erittelyillä, joita on käsitelty luvussa 8. Varmistusdokumentit tarkastaa ja allekirjoittaa/hyväksyy henkilö, jonka tehtäväksi se on kirjanpitoyksikön/rahaston taloussäännössä tai muussa vastaavassa ohjesäännössä määrätty. Jos näitä varmistusdokumentteja tarkastettaessa havaitaan eroa keskuskirjanpidon ja kirjanpitoyksikön/rahaston kirjanpidon välillä, on välittömästi otettava yhteys Valtiokonttoriin, jotta voidaan selvittää, mistä ero johtuu ja sopia tarvittavista korjauksista. Keskuskirjanpitoon tilitiedot rekisteröidään valtion kirjanpidon virallisella tilitasolla. Virallista tilitasoa käytetään myös keskuskirjanpidon kirjanpitoyksikölle/rahastolle toimittamissa dokumenteissa. Valtion kirjanpidon virallinen tilitaso on talousarviokirjanpidossa (TaKP): - talousarviotilien osalta valtion talousarvion tilijaottelun alin erittelytaso - siirrettyjen määrärahojen tilien osalta (4-alkuiset TaKP-tilit) valtion talousarvion tilijaottelun alin erittelytaso - muiden talousarviokirjanpidon tilien osalta (6-alkuiset TaKP-tilit) tilin kolminumeroinen taso ja liikekirjanpidossa (LKP): - liikekirjanpidon tilin nelinumeroinen taso. Kirjanpitoyksikön/rahaston tilitiedot voidaan toimittaa keskuskirjanpitoon valtion kirjanpidon virallista tilitasoa pidemmillä koodeilla tietuerakenteen sallimissa rajoissa. Kun tilitiedot luetaan keskuskirjanpitoon, ne katkaistaan ja summataan valtion kirjanpidon virallisen tilitason mukaiseksi.
5 (14) 2 Keskuskirjanpitoon toimitettavat tilitiedot 2.1 Tilitietojen tietuerakenne Kirjanpitoyksikön/rahaston tilitiedot (toteutumat) on toimitettava kuukausittain keskuskirjanpitoon. Tiedot toimitetaan varainhoitovuoden alusta kumulatiivisina debet- ja kredit-kertyminä liikekirjanpito-talousarviokirjanpitokirjauskombinaatioittain. Keskuskirjanpitoon on siirrettävä budjetointitavasta riippumatta bruttomääräiset tilitiedot. Toimitettavien tilitietojen tulee sisältää seuraavat tiedot: 1. kirjanpitoyksikön/rahaston kolminumeroinen tunnus 2. kausi 3. liikekirjanpidon tili 4. talousarviokirjanpidon tili 5. kumulatiivinen debet-kertymä (vuoden alusta ilmoitettavan kuukauden loppuun) 6. kumulatiivinen kredit-kertymä (vuoden alusta ilmoitettavan kuukauden loppuun) Keskuskirjanpitoon ei siirretä kirjanpitoyksikön/rahaston tuloarvioita, määrärahoja, alkusaldoja eikä loppusaldoja. Keskuskirjanpitoon toimitettavan tiedoston tulee sisältää kirjanpitoyksikön/rahaston tilitietueet seuraavasti: Tietueen pituus on 65 merkkiä. Tilitietueen rakenne: 1. Kirjanpitoyksikkö/rahasto - positiot 1-3 - Valtiokonttorin antama kirjanpitoyksikön/rahaston kolminumeroinen tunnus 2. Kausi - positiot 4-9 - kirjanpitokausi kuusinumeroisena, muodossa kuukausi kahdella numerolla ja vuosi neljällä numerolla, esimerkiksi 042008 3. Liikekirjanpidon tili - positiot 10-17 - liikekirjanpidon tilin tilinumero - numeerinen merkkijono kentän vasemmasta laidasta alkaen 4. Talousarviokirjanpidon tili - positiot 18-31 - talousarviotilin, siirretyn määrärahan tilin tai muun Valtiokonttorin talousarviosta annetun asetuksen 42 b :n 2 momentin perusteella määräämän tilin numero - numeerinen merkkijono kentän vasemmasta laidasta alkaen
6 (14) 5. Rahamäärät 5.1. Debet - positiot 32-46 - tilin tai tilikombinaation debet-vientien summa kumulatiivisena (vuoden alusta ilmoitettavan kuukauden loppuun) sentteinä - numeerinen merkkijono kentän oikeassa laidassa etunollilla täytettynä (ei muita merkkejä) 5.2. Kredit - positiot 47-61 - tilin tai tilikombinaation kredit-vientien summa kumulatiivisena (vuoden alusta ilmoitettavan kuukauden loppuun) sentteinä - numeerinen merkkijono kentän oikeassa laidassa etunollilla täytettynä (ei muita merkkejä) 6. Tyhjät positiot - positiot 62-65 jätetään tyhjäksi 2.2 Tilitietojen toimittamisen määräajat 2.3 Tilitietojen toimittamistapa Esimerkki keskuskirjanpitoon toimitetusta aineistosta. Esimerkissä on kirjanpitoyksikön 301 tilitietoja kaudelta 042008. Sarakkeiden numerointi vastaa edellä olevan tietuekuvauksen numerointia. 1 2 3 4 5.1 5.2 6 3010420081120 2820011 000000029723246000000008706191 30104200811402 2820011 000000001110816000000000000000 30104200811402 630300 000000007335000000000000000000 3010420081191 2820011 000000038597492000000003526954 3010420081269 2820011 000000002470003000000000000000 3010420081270 122820 000000005311900000000000000000 30104200817001 000000173057417000000220415914 30104200817002 000001922739480000001083653341 30104200817003 000000150064566000000000000000 3010420081730 5071228251 000000000000000000000001896012 3010420081730 507123907 000000000000000000000141811712 3010420081733 000000000000000000000082685388 3010420081739 000000000607956000004699799843 30104200817492 000000001329704000000004053143 30104200817494 000000009169419000000007591010 30104200817495 000000000000000000000000013456 30104200817496 000000000936786000000000866715 30104200817991 6201 000004876663765000004007833677 Tammikuun tilitiedot on toimitettava helmikuun loppuun mennessä Helmi-marraskuun tilitiedot on toimitettava seuraavan kuukauden 12. päivään mennessä. Joulukuun tilitiedot on toimitettava varainhoitovuotta seuraavan vuoden helmikuun 15. päivään mennessä. Kirjanpitoyksikön/rahaston tilitiedot tulee toimittaa Valtiokonttorin keskuskirjanpitoa varten Tieto Finland Oy:öön linjasiirtona.
7 (14) 2.4 Tieto Finland Oy:n yhteystiedot 2.5 Vastaanottokuittaus 3 Tili-ilmoitus Suositeltavin tiedonsiirtotapa on TCP/IP-tiedostonsiirto (SFTP). Tiedonsiirtoon voidaan käyttää myös 3270-yhteysohjelmiston tiedostonsiirtoa (Filetransfer) tai tiedostonsiirtoa VAX-laitteiden ja IBM-keskuslaitteiden välillä. Kirjanpitoyksikön/rahaston siirtotiedostot tulee nimetä seuraavasti: VAMxxx, jossa xxx on kirjanpitoyksikön/rahaston kolminumeroinen tunnus. Esimerkiksi Valtiokonttorin (tunnus 301) tiedostonimi on VAM301. Uuden kirjanpitoyksikön/rahaston tietojen siirrosta tulee sopia Valtiokonttorin ja Tieto Finland Oy:n kanssa. Lisäksi on testaamalla varmistettava, että tietojen siirto toimii oikein. Testaamisesta on sovittava Valtiokonttorin kanssa. Mikäli kirjanpitoyksikön/rahaston kirjanpitojärjestelmään tai tietoliikenteeseen tehdään sellaisia muutoksia, jotka vaikuttavat tilitietojen poimintaan tai lähettämiseen, on testaamalla varmistettava, että tietojen siirto toimii oikein myös muutoksen jälkeen. Testaamisesta on sovittava Valtiokonttorin kanssa. Kirjanpitoyksikön/rahaston kirjanpidon siirryttyä Kieku-tietojärjestelmään tapahtuu tilitietojen siirto keskuskirjanpitoon Kiekun määrittelemällä tavalla. Tilitietojen siirtoihin liittyvissä kysymyksissä palvelee asiakaspalvelu, puh. 0203 03566, sähköposti: julkishallinto.asiakastuki (at) tieto.com Asioinnissa Tieto Finland Oy:n kanssa on mainittava kirjanpitoyksikön/ rahaston kolminumeroinen tunnus ja nimi sekä aineistosiirrossa käytettävä välityspalvelin C3PO. Kun kirjanpitoyksikön/rahaston tilitiedot ovat saapuneet Valtiokonttorin palvelimelle, lähettää automaatti vastaanottokuittauksen kirjanpitoyksikön/rahaston ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen. Vastaanottokuittauksen tarkastaminen on olennainen osa tietojen toimittamista keskuskirjanpitoon. Vastaanottokuittaus on tarkastettava välittömästi sen saavuttua. Kuittauksesta on varmistettava, että keskuskirjanpitoon on lähetetty ja sinne on saapunut oikeat tilitiedot. Jos kuittauksessa olevat yhteenvetotiedot (kirjanpitoyksikön/rahaston kolminumeroinen tunnus, kausi, rivien lukumäärä, liikekirjanpidon mukaiset debet- ja kredit-kertymät) eivät ole oikein, on otettava välittömästi yhteys Valtiokonttoriin. Keskuskirjanpitoon toimitetuista tilitiedoista tuotetaan kirjanpitoyksikön/rahaston tili-ilmoitus. Se toimitetaan keskuskirjanpidon ja kirjanpitoyksikköjen/rahastojen yhteiseen Rondo-yritykseen, KKP-Rondoon. Ahvenanmaan valtionvirastolle tili-ilmoitus toimitetaan paperilla. Valtiokonttori toimittaa tili-ilmoituksen kuukausittain sen jälkeen, kun kyseisen kauden tilitiedot on päivitetty keskuskirjanpitoon. Alkuvuoden tili-ilmoitukset toimitetaan kuitenkin vasta valtion tilinpäätöksen valmistumisen jälkeen, kun
8 (14) 4 Täsmäytyslaskelma alkaneen varainhoitovuoden alkusaldot on päivitetty keskuskirjanpitoon. Tiliilmoituksen lukuohje löytyy Valtiokonttorin verkkosivuilta. Tili-ilmoituksesta on välittömästi varmistettava, että keskuskirjanpidossa olevat tilitiedot vastaavat kirjanpitoyksikön/rahaston kirjanpitoa. Kirjanpitoyksikön tili-ilmoitus on tarkastettava: - liikekirjanpidon tilien osalta vertaamalla tiedot kirjanpitoyksikön liikekirjanpidon mukaisiin alkusaldoihin sekä kumulatiivisiin debet- ja kreditkertymiin - talousarviokirjanpidon tilien osalta vertaamalla tiedot kirjanpitoyksikön talousarviokirjanpidon mukaisiin alkusaldoihin sekä kumulatiivisiin debet- ja kredit-kertymiin. Rahaston tili-ilmoitus on tarkastettava vertaamalla tiedot rahaston liikekirjanpidon mukaisiin alkusaldoihin sekä kumulatiivisiin debet- ja kredit-kertymiin. Tarkastuksen jälkeen tili-ilmoitus hyväksytään ja arkistoidaan KKP-Rondossa. Ahvenanmaan valtionvirasto allekirjoittaa paperilla toimitetut tili-ilmoitukset, palauttaa niistä toisen kappaleen välittömästi Valtiokonttorille ja arkistoi toisen kappaleen. Talousarviokirjanpidon täydellisyyden ja luotettavuuden varmistamiseksi liikekirjanpidon ja talousarviokirjanpidon välillä on talousarviosta annetun asetuksen 42 e :n (1786/2009) mukaisesti laadittava kuukausittain ja tilinpäätöksen yhteydessä täsmäytyslaskelma. 4.1 Kirjanpitoyksikön täsmäytyslaskelma Kirjanpitoyksikön tilitiedoista on laadittava täsmäytyslaskelma aina ennen tietojen toimittamista keskuskirjanpitoon. Jos täsmäytyslaskelma osoittaa eroa liikekirjanpidon ja talousarviokirjanpidon välillä, tulee virheet selvittää ja tehdä tarvittavat korjauskirjaukset kirjanpitoyksikön kirjanpitoon ennen tietojen toimittamista keskuskirjanpitoon. Kirjanpitoyksikön tiedoista on laadittava täsmäytyslaskelma riittävän usein muulloinkin kuin ennen tietojen toimittamista keskuskirjanpitoon, jotta kirjanpidon mahdollisten virheiden löytäminen helpottuu. 4.2 Keskuskirjanpidossa laadittava täsmäytyslaskelma Keskuskirjanpidossa laaditaan sinne toimitetuista kirjanpitoyksikön tilitiedoista täsmäytyslaskelma. Se toimitetaan kirjanpitoyksikölle keskuskirjanpidon ja kirjanpitoyksikköjen/rahastojen yhteiseen Rondo-yritykseen, KKP-Rondoon. Ahvenanmaan valtionvirastolle täsmäytyslaskelma toimitetaan paperilla. Kirjanpitoyksikön täsmäytyslaskelma tulee tarkastaa sekä hyväksyä ja arkistoida KKP-Rondossa. Ahvenanmaan valtionvirasto allekirjoittaa paperilla toimitetut täsmäytyslaskemat, palauttaa niistä toisen kappaleen välittömästi Valtiokonttorille ja arkistoi toisen kappaleen.
9 (14) 5 Kirjanpidon virheiden korjaaminen Kirjanpitoyksikön/rahaston on korjattava kirjanpidossaan havaitsemansa virheet välittömästi. Kirjanpidon virhe on korjattava valtion talousarviosta annetun asetuksen 45 :n (600/1997) mukaisesti siten, että voidaan selvästi todeta, mikä on korjattava tosite, mitä on korjattu ja miten korjaus on tehty. Korjaus-, oikaisu- ja siirtokirjauksen todentava tosite on asianmukaisesti hyväksyttävä. Asianmukaisella hyväksymisellä tarkoitetaan sitä, että korjaustositteen hyväksyy henkilö, jonka tehtäväksi se on kirjanpitoyksikön/rahaston taloussäännössä tai muussa vastaavassa ohjesäännössä määrätty. Korjaukset on tehtävä sekä keskuskirjanpitoon että kirjanpitoyksikön/rahaston kirjanpitoon samalle kaudelle. 5.1 Virhetileille ohjaantuneet tilitapahtumat Kirjanpitoyksikön/rahaston kirjanpitojärjestelmän virhetileille 2990 Kirjanpitoyksikön virhetili ja 698 Kirjanpitoyksikön talousarviokirjanpidon virhetili ohjaamat tapahtumat on korjattava välittömästi oikeille tileilleen. Virhetileillä ei saa olla saldoa, kun tilitiedot toimitetaan keskuskirjanpitoon. Jos keskuskirjanpitoon toimitetuissa kirjanpitoyksikön/rahaston tilitiedoissa on virheellisiä tilejä, ohjaa keskuskirjanpitojärjestelmä virheellisten tilien tapahtumat keskuskirjanpidon virhetileille 2999 Keskuskirjanpidon virhetili ja 699 Keskuskirjanpidon talousarviokirjanpidon virhetili. Virhetiliviennit tulostuvat tiliilmoitukselle. Virhetileille ohjaantuneet kirjaukset on korjattava oikeille tileilleen. Korjaukset on tehtävä virhetilivientiä seuraavan kauden kirjanpitoon, poikkeuksena joulukuun virhekirjaukset, jotka on korjattava joulukuun kirjanpitoon. 5.2 Virhe aikaisemmilta kausilta toimitetuissa tilitiedoissa Jos keskuskirjanpitoon aikaisemmilta kausilta toimitetuissa kirjanpitoyksikön/rahaston tilitiedoissa havaitaan virhe, on korjaustosite laadittava ja virheet korjattava avoimen kauden kirjanpitoon. Korjauksia ei saa tehdä vanhoille kausille, joilta kirjanpitoyksikkö/rahasto on jo saanut tili-ilmoituksen. 5.3 Virhe käsiteltävältä kaudelta toimitetuissa tilitiedoissa Kun kirjanpitoyksikön/rahaston käsiteltävän kauden tilitiedot on toimitettu keskuskirjanpitoon ja sen jälkeen huomataan, että lähetetyt tiedot olivat virheelliset, tulee välittömästi ottaa yhteys Valtiokonttoriin ja sopia tavasta, jolla virheelliset tiedot korjataan. Virheelliset tiedot sovitaan korjattavaksi joko siten, että a) virhe korjataan kirjanpitoyksikön/rahaston kirjanpitoon ja tilitiedot siirretään uudestaan linjasiirtona tai b) kirjanpitoyksikkö/rahasto laatii Valtiokonttorin verkkosivuilta löytyvälle lomakkeelle korjausilmoituksen virheestä ja toimittaa sen välittömästi Valtiokonttorille tallennettavaksi keskuskirjanpitoon. Kyseinen korjaus on tehtävä myös kirjanpitoyksikön/rahaston kirjanpitoon ja kyseisen kauden kirjanpidon raportit on tulostettava uudestaan.
10 (14) 6 Arviomäärärahan ylityslupa Korjausilmoituslomakkeelle tulee täyttää seuraavat tiedot: 1. kausi (kuukausi ja vuosi), jolle korjauskirjaukset tehdään 2. korjausilmoituksen numero 3. kirjanpitoyksikön/rahaston kolminumeroinen tunnus ja nimi 4. korjattavat tilit valtion kirjanpidon virallisella tilitasolla 5. debet- ja kredit-määrät 6. päiväys, allekirjoitus ja asiaa hoitavan henkilön yhteystiedot. Korjausilmoituksen allekirjoittaa henkilö, jonka tehtäväksi se on kirjanpitoyksikön/rahaston taloussäännössä tai muussa vastaavassa ohjesäännössä määrätty. Korjausilmoituslomake skannataan ja lähetetään sähköpostin liitteenä Valtiokonttorille. Korjausilmoituslomake voidaan myös faksata Valtiokonttorille. Jos joulukuulta keskuskirjanpitoon toimitettuihin tilitietoihin tehdään korjauksia vielä sen jälkeen, kun kirjanpitoyksikön/rahaston tilinpäätös on jo allekirjoitettu, on korjausilmoitus allekirjoitettava kuten tilinpäätös. Korjausilmoituksella tehdyt korjaukset näkyvät käsiteltävän kauden tiliilmoituksessa ja kirjanpitoyksikölle toimitettavassa täsmäytyslaskelmassa. Joulukuun tilitietoja korjataan ja tili-ilmoitus ja täsmäytyslaskelma tuotetaan tarvittaessa uudestaan, kunnes kaikki havaitut virheellisyydet on korjattu. Talousarviosta annetun asetuksen 17 :n mukaan luvan arviomäärärahan ylittämiseen antaa asianomainen ministeriö. Kun lupa on myönnetty, ministeriön on viivytyksettä toimitettava se tiedoksi Valtiokonttorille. Arviomäärärahan ylityslupaan on liitettävä arviomäärärahan ylityslomake (AYlomake). Arviomäärahan ylityslomake täyttöohjeineen löytyy Valtiokonttorin verkkosivuilta. Lomakkeella on esitettävä myös tiedot mahdollisesta ylityslupaan liittyvästä menonsupistuksesta. Arviomäärärahan ylitysluvat ja menonsupistukset on esitettävä talousarvion tilijaottelun alimmalla erittelytasolla. 7 Talousarvion tilijaottelun muutokset Ministeriön tulee viivytyksettä toimittaa tiedoksi Valtiokonttorille talousarviosta annetun asetuksen 14 :n (254/2004) mukaan ministeriöiden vahvistamat talousarvion tilijaottelut ja niihin tehdyt muutokset siirrettyjen määrärahojen jakopäätökset siinä tapauksessa, että jakopäätöksellä annetaan kirjausoikeus siirretyn määrärahan tilille. Lisätalousarviosta aiheutuvien tilijaottelumuutosten yhteydessä on esitettävä lisätalousarviolla katetut arviomäärärahan ylitysluvat ja kumotut menonsupistukset. Talousarvion tilijaottelun muutokset, ylityslupien kattamiset ja menonsupistusten kumoamiset on esitettävä talousarvion tilijaottelun alimmalla erittelytasolla.
11 (14) Kirjanpitoyksikön tulee viivytyksettä toimittaa tiedoksi Valtiokonttorille tilijaottelumuutokset, jotka kohdistuvat sellaisiin siirrettyihin määrärahoihin, joiden jaottelua kirjanpitoyksikkö voi itse muuttaa (ns. viivalliset jaottelut) siirrettyjen määrärahojen jakopäätökset siinä tapauksessa, että jakopäätöksellä annetaan kirjausoikeus siirretyn määrärahan tilille tilijaottelumuutokset, joilla palautetaan toiselta kirjanpitoyksiköltä saadun siirretyn määrärahan käyttämättä jäänyt osa. Talousarvion tilijaottelun muutokset on esitettävä talousarvion tilijaottelun alimmalla erittelytasolla. Vahvistettuun talousarvion tilijaotteluun tehtävät muutokset: Allekirjoitettuun päätökseen talousarvion tilijaottelun muuttamisesta on liitettävä talousarvion tilijaottelun muutoslomake (TM-lomake). Tilijaottelun muutoslomake täyttöohjeineen löytyy Valtiokonttorin verkkosivuilta. Siirrettyjen määrärahojen alkusaldoihin tehtävät muutokset: Siirrettyjen määrärahojen alkusaldomuutokset ilmoitetaan lomakkeella (TM alkusaldo). Lomake löytyy Valtiokonttorin verkkosivuilta. Lomake on allekirjoitettava tai siihen on liitettävä erillinen päätös. 8 Kirjanpitoyksikköjen välisten tilien erittelyt 8.1 Lähetteiden tilin (1991) erittely Valtiokonttori valvoo Lähetteiden tilin (1991) käyttöä kirjanpitoyksiköiltä saamiensa lähetteiden tilin erittelyjen avulla. Kirjanpitoyksikön on laadittava erittely jokaiselta sellaiselta kaudelta, jolloin se on tehnyt kirjauksia tälle tilille. Myös kirjanpitoyksikön mahdollisesti tekemät korjauskirjaukset on esitettävä erittelyllä. Erittely laaditaan vastakirjanpitoyksiköittäin. Vastakirjanpitoyksiköllä tarkoitetaan kirjanpitoyksikköä, jota lähetteiden tilille kirjatut tapahtumat koskevat ja joka myös kirjaa ao. tapahtumat tälle tilille. Valtiokonttorin verkkosivuilta löytyy lomake, jota voi käyttää erittelyn laatimisessa. Erittelyn tulee sisältää seuraavat tiedot: 1. dokumentin nimi: Lähetteiden tilin (1991) erittely 2. kausi (kuukausi ja vuosi), jolta erittely on laadittu 3. erittelyn toimittavan kirjanpitoyksikön kolminumeroinen tunnus ja nimi 4. vastakirjanpitoyksikön kolminumeroinen tunnus ja nimi 5. kunkin vastakirjanpitoyksikön debet-määrä yhteensä ja/tai kreditmäärä yhteensä 6. tilin kuukausikohtaiset debet ja kredit loppusummat 7. päiväys ja erittelyn laatijan yhteystiedot. Joulukuun erittelyllä tulee näkyä erikseen se määrä, joka tilinpäätöksessä on kirjattu tilille 2082 Siirrot lähetteiden tililtä (T).
12 (14) 8.2 Hallinnan siirrot -tilin (2083) erittely Kirjanpitoyksikön on toimitettava erittely Valtiokonttorille sähköpostin liitteenä seuraavasti: - tammikuulta helmikuun loppuun mennessä - helmi-marraskuulta seuraavan kuukauden 12. päivään mennessä - joulukuulta varainhoitovuotta seuraavan vuoden helmikuun 15. päivään mennessä. Valtiokonttori valvoo Hallinnan siirrot -tilin (2083) käyttöä. Kirjanpitoyksikön on laadittava erittely jokaiselta sellaiselta kaudelta, jolloin se on tehnyt kirjauksia tälle tilille. Myös kirjanpitoyksikön mahdollisesti tekemät korjauskirjaukset on esitettävä erittelyllä. Erittely laaditaan vastakirjanpitoyksiköittäin. Vastakirjanpitoyksiköllä tarkoitetaan kirjanpitoyksikköä, jota tilille kirjatut tapahtumat koskevat ja joka myös kirjaa ao. tapahtumat tälle tilille. Valtiokonttorin verkkosivuilta löytyy lomake, jota voi käyttää erittelyn laatimisessa. Erittelyn tulee sisältää seuraavat tiedot: 1. dokumentin nimi: Hallinnan siirrot tilin (2083) erittely 2. kausi (kuukausi ja vuosi), jolta erittely on laadittu 3. erittelyn toimittavan kirjanpitoyksikön kolminumeroinen tunnus ja nimi 4. vastakirjanpitoyksikön kolminumeroinen tunnus ja nimi 5. kunkin vastakirjanpitoyksikön debet-määrä yhteensä ja/tai kreditmäärä yhteensä 6. tilin kuukausikohtaiset debet- ja kredit loppusummat 7. päiväys ja erittelyn laatijan yhteystiedot. Kirjanpitoyksikön tulee toimittaa erittely Valtiokonttorille sähköpostin liitteenä seuraavasti: - tammikuulta helmikuun loppuun mennessä - helmi-marraskuulta seuraavan kuukauden 12. päivään mennessä - joulukuulta varainhoitovuotta seuraavan vuoden helmikuun 15. päivään mennessä. 8.3 Yhteishankinnoista aiheutuvat menonsiirrot -tilin (2084) erittely Valtiokonttori valvoo Yhteishankinnoista aiheutuvat menonsiirrot -tilin (2084) käyttöä. Kirjanpitoyksikön on laadittava erittely jokaiselta sellaiselta kaudelta, jolloin se on tehnyt kirjauksia tälle tilille. Myös kirjanpitoyksikön mahdollisesti tekemät korjauskirjaukset on esitettävä erittelyllä. Erittely laaditaan vastakirjanpitoyksiköittäin. Vastakirjanpitoyksiköllä tarkoitetaan kirjanpitoyksikköä, jota tilille kirjatut tapahtumat koskevat ja joka myös kirjaa ao. tapahtumat tälle tilille. Valtiokonttorin verkkosivuilta löytyy lomake, jota voi käyttää erittelyn laatimisessa. Erittelyn tulee sisältää seuraavat tiedot: 1. dokumentin nimi: Yhteishankinnoista aiheutuvat menonsiirrot -tilin (2084) erittely 2. kausi (kuukausi ja vuosi), jolta erittely on laadittu 3. erittelyn toimittavan kirjanpitoyksikön kolminumeroinen tunnus ja nimi
13 (14) 4. vastakirjanpitoyksikön kolminumeroinen tunnus ja nimi 5. kunkin vastakirjanpitoyksikön debet-määrä yhteensä ja/tai kreditmäärä yhteensä 6. tilin kuukausikohtaiset debet ja kredit loppusummat 7. päiväys ja erittelyn laatijan yhteystiedot. Kirjanpitoyksikön tulee toimittaa erittely sähköpostin liitteenä Valtiokonttorille seuraavasti: - tammikuulta helmikuun loppuun mennessä - helmi-marraskuulta seuraavan kuukauden 12. päivään mennessä - joulukuulta varainhoitovuotta seuraavan vuoden helmikuun 15. päivään mennessä. 9 Maksuliiketilien katteet ja tyhjennykset edelliseltä varainhoitovuodelta Valtiokonttori toimittaa tammikuussa kirjanpitoyksikölle ilmoituksen edellisen varainhoitovuoden aikana kirjanpitoyksikön yleiselle maksuliikemenotilille siirretyistä katteista ja kirjanpitoyksikön yleisiltä maksuliiketulotileiltä siirretyistä tyhjennyksistä. Ilmoitus toimitetaan kirjanpitoyksikölle keskuskirjanpidon ja kirjanpitoyksikköjen/rahastojen yhteiseen Rondo-yritykseen, KKP-Rondoon. Ahvenanmaan valtionvirasto saa ilmoituksen paperilla. Ilmoituksesta on tarkastettava, että siinä tileittäin esitetyt summat ovat yhtä suuret kuin mitä kirjanpitoyksikkö on varainhoitovuoden aikana kirjannut katteiden ja tyhjennysten tileille lukuun ottamatta tilinpäätöskirjauksia. Tarkastuksen jälkeen ilmoitus hyväksytään ja arkistoidaan KKP-Rondossa. Ahvenanmaan valtionvirasto palauttaa allekirjoitetun ilmoituksen Valtiokonttorille. 10 Kopiot eräistä kirjanpitoyksikön tilinpäätöksen liitteistä valtion tilinpäätöstä varten Valtion tilinpäätöksen laatimista varten Valtiokonttorille on toimitettava kopio seuraavista kirjanpitoyksikön tilinpäätöksen liitteistä: Liite 1: Tilinpäätöksen laatimisperiaatteet ja vertailtavuus Liite 9: Talousarviotaloudesta annetut lainat Liite 10: Arvopaperit ja muut oman pääoman ehtoiset sijoitukset Liite 11: Taseen rahoituserät ja velat Liite 12: Valtiontakaukset ja takuut sekä muut vastuut Liite 16: Velan maturiteettijakauma ja duraatio Liite 17: Oikeiden ja riittävien tietojen antamiseksi tarvittavat muut täydentävät tiedot. Liitekopioiden mukana tulee toimittaa allekirjoitettu saate. Jos kirjanpitoyksiköllä ei ole ilmoitettavaa jollakin edellä luetellulla liitteellä, saatteessa tulee kertoa asiasta. Liitekopiot on toimitettava Valtiokonttorille varainhoitovuotta seuraavan vuoden helmikuun loppuun mennessä. Lähetyksestä tulee ilmetä keneltä saa tarvittaessa lisätietoja liitteiden sisällöstä.
14 (14) 11 Tietojen toimitusosoitteet Sähköpostiosoitteemme on kkp (at) valtiokonttori.fi Kirjeitse Keskuskirjanpitoon lähetettävien tietojen toimitusosoite on: Valtiokonttori Hallinnon ohjaus Keskuskirjanpito PL 18 00054 VALTIOKONTTORI Faksinumeromme on (09) 7725 744.