Dnro 16/03/2005. Valtion virastot ja laitokset

Transkriptio

1 VALTIOKONTTORI MÄÄRÄYS Dnro 16/03/2005 Valtion virastot ja laitokset HALLINNONALA- SEKÄ VIRASTO- JA LAITOSKOHTAISTEN VIRKA- JA TYÖEHTOSOPIMUSASIAKIRJOJEN JA ERÄIDEN MUIDEN ASIAKIRJOJEN TOIMITTAMINEN KONEKIELISINÄ VALTIOKONTTORIIN Valtion yhtenäinen henkilöstöhallinnon tietojärjestelmä sisältää Tekstipankin, jonka ylläpidon Valtiovarainministeriö on määrännyt Valtiokonttorin tehtäväksi. Tekstipankki on luettavissa Valtiokonttorin Internet-sivuilla osoitteessa Valtiovarainministeriön antamaan määräykseen 1/2002, perustuen Valtiokonttori antaa seuraavan määräyksen palvelussuhteen ehtoja koskevien asiakirjojen toimittamisesta konekielisinä Valtiokonttoriin Tekstipankkiin liittämistä varten. Tekstipankin sisältö Julkinen Tekstipankki on ajantasaisten asiakirjojen tekstitietopankki, joka sisältää mm. valtionhallinnon virka- ja työehtosopimusasiakirjat soveltamisohjeineen. Tekstipankkiin sisältyvät myös valtiovarainministeriön, Valtiokonttorin ja verohallituksen henkilöstöhallintoa koskevat määräykset, ohjeet ja suositukset sekä henkilöstöhallinnossa tarvittavat säädökset (lait, asetukset ja valtioneuvoston päätökset). Virka- ja työehtosopimusasiakirjoista Tekstipankkiin on sisällytetty sekä keskitetysti solmitut että hallinnonala- tai virastoja laitoskohtaiset sopimusasiakirjat. Tämä mahdollistaa hallinnon kaikilla tasoilla yhdenmukaisen ja mahdollisimman laajan henkilöstöhallinnollisen tekstitiedon hyväksikäytön. Tekstipankin ylläpito hoidetaan valtiovarainministeriön ja Valtiokonttorin yhteistyönä siten, että valtiovarainministeriö ylläpitää Tekstipankissa keskustason virka- ja työehtosopimukset, ministeriön ja verohallituksen asiakirjat sekä henkilöstöhallinnon keskeiset säädökset. Hallinnonala- sekä virastoja laitoskohtaisten asiakirjojen ylläpidon hoitaa Valtiokonttori. Asiakirjojen toimittaminen konekielisinä Valtiokonttoriin Hallinnonala- sekä virasto- tai laitoskohtaiset julkiset virka- tai työehtosopimus- asiakirjat sekä muut palvelussuhteen ehtoja koskevat asiakirjat toimitetaan konekielisessä muodossa Valtiokonttoriin. Valtiokonttori pyytää ministeriöitä, virastoja ja laitoksia toimittamaan liitteessä 1 mainitut asiakirjat sähköpostitse osoitteella marjukka.kallio@valtiokonttori.fi tai osoitteella Valtiokonttori, Hallinnon ohjaus, Henkilöstötieto, PL 18, VALTIOKONTTORI. Lisäohjeita tietojen toimittamisesta antaa Valtiokonttorissa suunnittelija Marjukka Kallio, puh. (09)

2 2 (2) Jokaisesta asiakirjasta on täytettävä liitteen 2 mukainen otsikkosivulomake, joka toimitetaan konekielisen aineiston mukana Valtiokonttoriin. Liitteessä 2 on erillinen otsikkosivulomakkeen täyttöohje. Valtiokonttorille lähetettävissä konekielisissä asiakirjoissa tulee olla merkittyinä valtiovarainministeriön määräyksessä 1/2002, ja Valtiokonttorin määräyksessä 15/03/2005, tarkoitetut palkkatekijäkoodit ja asiakirjojen yksilöintitunnukset. Palkkatekijäkoodien merkitsemisellä pyritään osaltaan turvaamaan palkkatietojen yhtenäinen kirjautuminen virastotason perusjärjestelmissä ja valtion henkilörekistereissä. Asiakirjat on toimitettava Valtiokonttoriin kuukauden kuluessa asiakirjan voimaantulosta. Lisätiedot Lisätietoja tästä määräyksestä antaa Valtiokonttorissa erikoistutkija Riitta Aho, puh. (09) ja suunnittelija Marjukka Kallio, puh. (09) Voimaantulo ja kumottavat määräykset Sähköpostiosoitteemme ovat muotoa etunimi.sukunimi@valtiokonttori.fi. Tätä määräystä noudatetaan valtion virastoissa ja laitoksissa ja se tulee voimaan välittömästi. Tällä määräyksellä kumotaan Valtiokonttorin antama määräys nro 4/03/2002. Pääjohtaja Jukka Wuolijoki Toimialajohtaja Mikko Kangaspunta LIITTEET Liite 1: Hallinnonala- tai virastoja laitoskohtaiset julkiset virka- ja työehtosopimusasiakirjat ja päätökset, jotka sisällytetään Tekstipankkiin Liite 2: Tekstipankin asiakirjan otsikkosivulomake ja otsikkosivulomakkeen täyttöohje

3 LIITE 1 HALLINNONALA- SEKÄ VIRASTO- JA LAITOSKOHTAISET JULKISET VIRKAEHTOSOPIMUKSET, TYÖEHTOSOPIMUKSET JA PÄÄTÖKSET, JOTKA SISÄLLYTETÄÄN TEKSTIPANKKIIN 1. Hallinnonalakohtaiset sopimukset ja päätökset - hallinnonalan tarkentavat virka- ja työehtosopimukset pöytäkirjoineen - hallinnonalan neuvotteluviranomaisen päätökset ja lausunnot, jotka sisältävät palkaneriä 2. Virasto- ja laitoskohtaiset sopimukset ja päätökset - virastokohtaiset tarkentavat virka- ja työehtosopimukset pöytäkirjoineen - liittymäpöytäkirjat ja palkkasopimukset seuraavine liitteineen: - palkkaliitteet - neuvottelu-/allekirjoituspöytäkirja - luottamusmiessopimus - palvelusvuosilisäpöytäkirja - lausunnot palkkauksen tarkistuksista ja palkaneriä sisältävät päätökset: - ministeriöiden päätökset ja lausunnot - virastojen ja laitosten päätökset - yksityissektorin sopimuksiin liittyvät pöytäkirjat ja ao. yksityissektorin työehtosopimukset noudatettavilta osin

4 TEKSTIPANKIN ASIAKIRJAN OTSIKKOSIVULOMAKKEEN TÄYTTÖOHJE LIITE 2 Yleistä Jokaisesta Tekstipankkiin vietävästä asiakirjasta on täytettävä oma otsikkosivulomakkeensa. Lomakkeella kerätään keskeisimmät tiedot Tekstipankkiin vietävistä asiakirjoista. Otsikkosivulomakkeen tiedot on tarkoitettu kertomaan Tekstipankin käyttäjälle oleelliset tiedot asiakirjasta, kuten esim. tiedot asiakirjan antajasta, päivämäärästä ja voimassaoloajasta. Tietoja käytetään myös asiakirjan tunnisteina ja hakutekijöinä. Otsikkosivulomake tulee täyttää kaikilta osiltaan. Mikäli jossain kohdassa useampi vaihtoehto on mahdollinen, merkitään rasti kyseisten vaihtoehtojen kohdalle. Otsikkosivulomake löytyy sähköisessä muodossa (Word-muoto) Internet-osoitteesta Lomakkeen voi täyttää sähköisesti ja sen voi liittää tiedostomuodossa toimitettavaan asiakirjaan, joka toimitetaan Valtiokonttoriin joko sähköpostitse tai levykkeellä. Tietokohtaiset täyttöohjeet ASIAKIRJAN ANTAJA TAI SOPIMUKSEN OSAPUOLET Kohtaan merkitään viraston nimi täydellisenä (esim. VEROHALLITUS), järjestöjen nimet lyhenteitä käyttäen (esim. VAL) ja sopijaosapuolien kyseessä ollessa esim. VEROHALLITUS JA VAL. VIRASTOTUNNUS Virastotunnus (6 numeroa), joka löytyy Valtiokonttorin vuosittain suorittaman valtion henkilötiedustelun (VHR) virastokoodistosta (VK:n kotisivuilla osoitteessa Kun kyseessä on sopijaosapuolet, merkitään kohtaan sopijaviraston virastotunnus. Kohta voidaan jättää myös tyhjäksi, jolloin Tekstipankin päivittäjä Valtiokonttorissa lisää tiedon. ASIAKIRJAN ANTOPÄIVÄMÄÄRÄ Asiakirjan päiväys, muoto pp.kk.vvvv. ASIAKIRJAN TYYPPI: Virkasuhteisia koskevia VES-asiakirjoja ovat: - kaikki virkaehtosopimusasiakirjat pöytäkirjoineen - keskitetysti sovitut ns. tarkentavat virkaehtosopimukset - kustannusten korvauksia koskevat asiakirjat - hallinnonalakohtaiset virkaehtosopimukset ja päätökset pöytäkirjoineen ja tarkentavine virkaehtosopimuksineen - virastoja laitoskohtaiset virkaehtosopimukset ja päätökset. Työehtosopimukset pöytäkirjoineen ja liitteineen viedään Tekstipankkiin kokonaisuuksina, mikäli ne muodostavat yhtenäisen asiakirjan. Palkkasopimuksien ja liittymäpöytäkirjojen sekä yksityisen sektorin sopimuksiin liittyvien pöytäkirjojen asiakirjatyypiksi merkitään myös TES eikä Pöytäkirja. ASIAKIRJAN VOIMASSAOLON ALKAMISPÄIVÄ, muoto pp.kk.vvvv ASIAKIRJAN VOIMASSAOLOAJAN PÄÄTTYMISPÄIVÄ, muoto pp.kk.vvvv

5 YKSILÖINTITUNNUS OTSIKKO PÄÄLUOKKA: Diaarinumero, VES- tai TES-koodi tai muu asiakirjan yksilöinti. Työehtosopimusten ja uuden palkkausjärjestelmän virka- ja/tai työehtosopimusten yksilöintitunnus on virka- tai työehtosopimusasiakirjojen etulehdelle merkitty 6-merkin mittainen Valtiokonttorin ylläpitämän VES-/TESkoodiston mukainen numerotunnus, esim tai Palkkaliitteen yksilöintitunnus on 8-merkin mittainen (VES-/TES -numerotunnus 6 merkkiä + palkkaliitteen tunnus 2 merkkiä), esim Muihin virka- ja työehtosopimusten liitteisiin merkitään 6-merkin mittainen VES-/TES -asiakirjan yksilöintitunnus. Muiden kuin uuden palkkausjärjestelmän virkaehtosopimusten ym. virkasuhteisia koskevien asiakirjojen yksilöintitunnus on esimerkiksi asiakirjan etulehdelle merkitty asiakirjan yksilöivä diaarinumero tai muu juokseva numerointi. Kohtaan merkitään asiakirjassa oleva otsikko tai asiakirjan asiasisältöä kuvaava otsikko. Jos kyseessä on virka- tai työehtosopimus tai pöytäkirja, voidaan käyttää julkaisussa käytettyä otsikkoa. Jos kohderyhmänä on tietty hallinnonala tai yksittäinen toiminto ko. hallinnonalalla, merkitään valtion talousarvion pääluokka (2 numeroa), esim. 28 (valtiovarainministeriön hallinnonala), tai pääluokkaluku (4 numeroa), esim (verohallinto). PALVELUSSUHTEEN TARKENNUS: MUUTOSTIEDOT Jos asiakirja koskee rajattua henkilöstöryhmää, kohtaan merkitään tarkempi yksilöinti (esim. opettajat). Uuden asiakirjan otsikkosivulomake: Nyt päivitettävän uuden asiakirjan otsikkosivun muutostiedot -kohtaan merkitään tämän uuden asiakirjan vaikutus vanhaan asiakirjaan täyttämällä UUSI ASIAKIRJA -kohtaan kumoaa/muuttaa/korvaa -tiedot rasti ruutuun periaatteella. Lisäksi yksilöidään ns. kumottu/muutettu/korvattu asiakirja muutoksen yksilöinti -kohdassa. Yksilöinti jätetään täyttämättä ainoastaan silloin, kun Tekstipankkiin viedään sellainen täysin uusi asiakirja, joka ei aiheuta muutoksia aikaisempiin asiakirjoihin. Sillä, onko asiakirja aikaisemmin ollut Tekstipankissa, ei ole merkitystä tämän kohdan täyttämisessä. Uusi asiakirja: KUMOAA KOKONAAN - jos uuden asiakirjan sisältönä on vain se, että se kumoaa vanhan kokonaan MUUTTAA OSITTAIN - jos uusi asiakirja muuttaa vanhan asiakirjan sisältöä KORVAA TOISEN - jos uuden asiakirjan sisältönä on se, että se kumoaa vanhan kokonaan ja tulee samalla asiasisällöllisesti vanhan tilalle.

6 Viittaukset vanhaan asiakirjaan: KUMOTUN/MUUTETUN/KORVATUN ASIAKIRJAN YKSILÖINTI - Uuden asiakirjan muutostietoihin merkitään vanhan asiakirjan yksilöintitunnus (=se asiakirja, joka korvataan, muutetaan tai kumotaan). Muutetun asiakirjan otsikkosivulomake: Kun uusi asiakirja muuttaa osin vanhaa asiakirjaa, lähetetään Valtiokonttoriin kopio aikaisemmin toimitetusta asiakirjan otsikkosivulomakkeesta. Kopion huomautukset kohtaan merkitään: OSITTAIN VOIMASSA. Lisäksi kohtaan merkitään ao. asiakirjaa muuttavan uuden asiakirjan yksilöintitieto. Kumotun/korvatun asiakirjan otsikkosivulomake: Haluttaessa poistaa Tekstipankkiin viety asiakirja, esim. sen vuoksi, että asiakirjan tilalle on annettu uusi asiakirja, lähetetään Valtiokonttoriin kopio aikaisemmin toimitetusta asiakirjan otsikkosivulomakkeesta. Kopion huomautukset -kohtaan merkitään: POISTETAAN. HUOMAUTUKSET Huomautukset -kohtaan merkitään asiakirjaa koskevia huomautuksia tai viittauksia johonkin muuhun asiakirjaan, esim. Pöytäkirjan liite on viety omana asiakirjanaan, tai Liitteitä ei ole viety Tekstipankkiin.