Jyväskylän yliopisto 1(5) Auditoinnin menettelyohjeiden soveltamisala Laadunvarmistusjärjestelmä on organisaation, vastuunjaon, vakiintuneiden, mutta silti kehittyvien menettelytapojen, prosessien ja voimavarojen sekä näiden dokumentaation ja arvioinnin muodostama kokonaisuus. et koskevat Jyväskylän yliopiston laadunvarmistusjärjestelmän auditointia yliopisto, tiedekunta, erillislaitos ja laitostasolla. Teemoittainen auditointi Laadunvarmistusjärjestelmää auditoidaan säännöllisesti. Auditointi kohdistuu pääosin tiettyihin teemoihin, mm. strategiseen johtamiseen, henkilöstöjohtamiseen, yhteistyön johtamiseen, talousjohtamiseen, laatutyön johtamiseen, tutkimukseen, tutkintotavoitteiseen koulutukseen, avoimeen yliopisto opetukseen, täydennyskoulutukseen, yhteiskunnalliseen vuorovaikutukseen sekä näiden osa alueiden laatudokumentteihin ja asiakirjoihin. Auditoinnin yhteydessä kiinnitetään erityistä huomiota mahdollisten kehittämiskohteiden tunnistamiseen. Auditoijaryhmä Laatupäällikkö laatii vuosittain auditointiohjelman, jossa seuraavan vuoden sisäiset auditoinnit ovat aikataulutetut kuukausitarkkuudella ja myös auditoijat määritelty. Laatuauditoinneista vastaa laatupäällikkö valtuuttamiensa henkilöiden avulla voimassa olevan auditointiohjelman mukaisesti. Auditoijaryhmässä on pääauditoija ja nk. asiantuntija auditoijana vähintään yksi muu auditoija, joka tuntee auditoinnin kohteena olevan yksikön sisältöaluetta. Koulutuksen auditoinnin auditoijaryhmään pyritään saamaan myös opiskelijaedustus. Auditoijat ovat auditoitavasta toiminnasta riippumattomia henkilöitä. Paikalla on useimmiten myös laatupäällikkö. Hän antaa auditoinnista palautteen asiantuntija auditoijalle. Auditointiprosessin kulku ja aikataulu Auditoinnin kohteena on yksikön toiminnan tietty osa alue eli teema, joka vaihtelee vuosittain. Edellisen auditointikerran kehittämiskohteet käydään läpi auditoitavasta osa alueesta riippumatta.
Jyväskylän yliopisto 2(5) Auditointiprosessi kulkee seuraavasti: Tapahtuma Ajoitus Toimijat Valmistelukokous Noin 4 viikkoa ennen auditointia Yksikön edustajia, yleensä vähintään johtaja ja laatuvastaava, auditoijat, mahdollisesti laatupäällikkö tai suunnittelija Auditointiaineiston toimittaminen laatupäällikölle Auditointiin osallistuvien nimilistan toimittaminen auditoijille Auditointiaineiston toimittaminen auditoijille ja yksikköä auditoinnissa edustaville Auditoijien neuvottelu Välittömästi valmistelukokouksen jälkeen Noin 3 viikkoa ennen auditointia Yksikön edustaja, yleensä laatuvastaava, toimittaa laatupäällikölle auditointiaineiston ne osat, jotka eivät ole tulostettavissa verkosta. Yksikön edustaja, yleensä laatuvastaava, toimittaa nimilistan auditoijille ja laatupäällikölle 2 viikkoa ennen auditointia Laatupäällikkö toimittaa, auditoijat antavat yhteystietonsa Noin viikko ennen auditointia Auditoijat Auditointitilaisuus Kesto 2½ 3 tuntia Auditointiin osallistuvaksi ilmoitetut, auditoijat, mahdollisesti laatupäällikkö, joka kirjaa keskustelun Raportointi Raportin kommentit Lopullinen allekirjoitus Raportin lähettäminen laatupäällikölle Kehittämiskohteiden parantamissuunnitelma Valmistelukokous Auditointiraportti viikon kuluessa auditoinnista Viikon kuluessa raportin saamisesta Viikon kuluttua raportin kommenteista Välittömästi lopullisen allekirjoituksen jälkeen Kuukauden kuluttua raportin allekirjoituksesta Pääauditoija toimittaa yksikköön etukäteen sovitulle henkilölle Yksikkö toimittaa pääauditoijalle Pääauditoija toimittaa yksikköön. Tiedekunta toimittaa allekirjoitetun raportin laatupäällikölle Yksikkö toimittaa laatupäällikölle Auditointia edeltää valmistelukokous yksikössä. Pääauditoija tai koko auditoijaryhmä sopii yksikön edustajien kanssa seuraavat asiat: Auditointiprosessin kulku ja aikataulu Auditointiin osallistuvat ja heidän yhteystietonsa Auditointiteema(t)
Jyväskylän yliopisto 3(5) Auditointiaineisto Yksikön itsearviointi auditointiteemasta Auditointitilaisuuden aikataulu Raportointi Kokouksesta kirjoittaa muistion yksikön edustaja. Auditointiin osallistuvat Auditointiin osallistuvat yksikön toiminnan ja sen laadunhallinnan keskeiset henkilöt. Käytännössä ainakin johtajan ja laatuvastaavan on oltava paikalla. Muiden henkilöiden osallistumisen yksikkö voi päättää itse. Auditoijille lähetään lista auditointiin osallistuvista henkilöistä auditointiaineiston lähettämisen yhteydessä. Auditointiteemat Auditointiteemoista päätetään auditointia edeltävässä valmistelukokouksessa. Tällöin auditoijat voivat keskittyä auditointiaineistossa teemojen seuraamiseen. Auditointiaineisto Auditointiaineiston päädokumentti on yksikön laatukäsikirja. Laatukäsikirjan lisäksi yksikkö voi valita harkintansa mukaan lisäaineistoa, jonka katsoo kuuluvan laatudokumentaatioon. Kuitenkaan yliopistotason laatukäsikirjan aineistoa, kuten yliopiston strategioita, ohjelmia, hallintojohtosääntöä jne., jotka yksikönkin toimintaa linjaavat, ei toimiteta. Verkkolinkeissä viitattuihin asiakirjoihin tulee olla pääsy auditoinnin aikana. Niitä ei tarvitse etukäteen toimittaa paperimuodossa auditoijille muuten kuin pyydettäessä. Auditointiaineistoon kuuluu myös yksikön itsearviointi auditointiteemasta. Itsearvioinnin toteutuksesta sovitaan valmistelukokouksessa. Yksikön itsearviointi tukee auditoijien työskentelyä ja rakentaa pohjaa auditointitilaisuuden vuoropuhelulle. Laatupäällikkö toimittaa auditoijille auditointiaineiston kirjallisena. Niiltä osin, kun aineisto ei ole suoraan saatavilla verkosta, auditoitava yksikkö toimittaa materiaalin laatupäällikölle yhtenä kappaleena, paitsi painetut materiaalit, esim. opinto oppaat, auditoijien lukumäärän mukaisesti. Laatupäällikkö liittää aineistoon sisäisen auditoinnin edellisen raportin ja siitä jätetyn kehittämiskohteiden parantamissuunnitelman. Auditointitilaisuuden aikataulu Auditointitilaisuus alkaa joko aloituspalaverilla (max ½ t) tai suoraan auditointihaastatteluilla. Aloituspalaveri voidaan sivuuttaa, mikäli auditointia edeltävässä valmistelukokouksessa ovat olleet läsnä kaikki auditointiin osallistuvat tai muuten yksikkö katsoo sen tarpeettomaksi. Mikäli aloituspalaveri pidetään, siinä käydään läpi auditoinnin kulku. Haastattelut kestävät korkeintaan 2½ tuntia. Auditoijat voivat haastatella yhdessä samaa ryhmää tai erikseen kahta (tai useampaa, jos auditoijia on enemmän kuin kaksi) ryhmää. Haastateltavat voidaan pyytää eri ryhminä paikalle. Siten koko ajan eivät välttämättä kaikki
Jyväskylän yliopisto 4(5) haastateltavat ole läsnä. Haastatteluun osallistuvat etukäteen sovitut (ks. Auditointiin osallistuvat) henkilöt. Haastattelujen jälkeen auditoijat pitävät korkeintaan puoli tuntia kestävän yhteenvetoneuvottelun, jonka aikana he kokoavat auditoinnissa esiin tulleiden asioiden pääkohdat esitettäväksi loppupalaverissa. Kaikille avoimessa, korkeintaan puoli tuntia kestävässä auditoinnin loppupalaverissa auditoijat kertovat auditointihavaintojensa pääkohdat. Suurimmat kehittämisehdotukset kerrotaan jo tässä yhteydessä. Mikäli auditointi jatkuu keskipäivän yli, yksikkö varaa auditoijille lounasmahdollisuuden auditoijien neuvottelun jommallekummalle puolen. Raportointi Auditoinnin valmistelukokouksessa sovitaan auditointitulosten raportoinnista. Samalla sovitaan yksikön kanssa myös raportin julkisuudesta. Yksikkö voi niin halutessaan pitää raportin sisäisenä asiakirjanaan. Yliopiston johdon katselmukseen kaikista sisäisen auditoinnin raporteista laatupäällikkö laatii yhteenvedon. Auditoijat kirjoittavat auditointiraportin. Päävastuu siitä on pääauditoijalla. Auditointi raportoidaan viikon kuluessa, ja pääauditoija lähettää sen allekirjoittamanaan yksikköön etukäteen sovitulle henkilölle. Mikäli yksikkö ei kommentoi raporttia, se allekirjoittaa sen. Yksikön kommentit, mikäli niitä tulee, lähetetään pääauditoijalle viikon kuluessa. Tämän jälkeen pääauditoija muuttaa raporttia, jos toteaa kommentit aiheellisiksi. Aiheettomiksi katsomistaan kommenteista hän keskustelee yksikön johtajan ja laatuvastaavan kanssa. Yhteisymmärrykseen päästyään molemmat pääauditoijat ja auditoidun yksikön edustaja allekirjoittavat raportin. Jos yhteisymmärrykseen ei päästä, raporttiin merkitään poikkeavat näkemykset. Yksikön edustaja lähettää alkuperäisen auditointiraportin laatupäällikölle, joka arkistoi sen. Raportin kopio jää auditoituun yksikköön, ja yksikkö kopioi sen myös kaikille auditoijille. Kehittämiskohteiden raportointi Yksikkö raportoi kuukauden kuluttua laatupäällikölle, mitä toimia kehittämiskohteiksi esitetyille asioille on tehty, tai mikäli kehittäminen vie aikaa, suunnitelman, miten kohdetta kehitetään ja missä aikataulussa. Auditoinnin arviointi Keskustelussa yksikkö voi antaa palautetta auditoijille auditoinnin sujuvuudesta ja muista vaikutelmista. Myöhemmin yksiköitä pyydetään arvioimaan lyhyesti verkossa täytettävällä lomakkeella auditointikokemustaan ja sen hyödyllisyyttä. Auditointien palautteet käsitellään vuosittaisessa johdon katselmuksessa.
Jyväskylän yliopisto 5(5) Auditoinnista tiedottaminen Suositeltavaa on, että auditoinnin jälkeen yksikkö järjestää omalle henkilökunnalleen tilaisuuden, jossa kerrotaan sisäisen auditoinnin tuloksista, erityisesti yksikössä havaituista hyvistä käytänteistä ja kehittämissuosituksista.