Sähköisen oppimisympäristön palvelut Liite 3: Toiminnalliset ja ei-toiminnalliset vaatimukset Vaatimusluokkien määritelmät: akollinen vaatimus 3 Vapaaehtoinen vaatimus, Erittäin tärkeä 2 Vapaaehtoinen vaatimus, Tärkeä 1 Vapaaehtoinen vaatimus, Toivottava Tarjouksen Selvitys D Vastaus jokaiseen ei-pakolliseen vaatimukseen annettujen vaihtoehtojen mukaisesti Tarjoajan nimi ID Kategoria Tarkempi kategoria Vaatimus Vaatimusluokka Tarjoajan vastaus isteet 1 Kurssien hallinnointi Koulutusohjelmien, Kullekin kurssille voi antaa vähintään seuraavat tiedot: kurssin nimi, kurssin kurssien ja kurssiryhmien tunnus, sisältökuvaus 2 tiedot Kullekin kurssiryhmälle voi antaa vähintään seuraavat tiedot: kurssin nimi, sisältökuvaus, alkamispäivä, päättymispäivä, koulutusluokka/-tyyppi, kurssin järjestäjä, valinnainen/pakollinen kurssi, sekä kaikki kurssiin liittyvät lähiopetuspäivät ja niiden alkamisajat ja päättymisajat, (kellonaika) kesto tunteina, koulutustilan sijaintitiedot (osoite) 3 Kurssiryhmälle voidaan liittää yksi tai useampi kouluttaja 4 Kurssi on mahdollista liittää yhteen tai useampaan koulutusohjelmaan 5 Koulutusohjelmaan voidaan liittää seuraavat tiedot: nimi sekä käyttäjäorganisaatiot, toimialat, yksiköt ja ammattiroolit, joille koulutusohjelma on kohdennettu 6 Kullekin kurssiryhmälle voidaan määritellä minimiosallistujamäärä 7 Kullekin kurssiryhmälle voidaan määritellä maksimiosallistujamäärä 8 Järjestelmässä on mahdollista hallinnoida koulutustilaresursseja ja liittää tila kurssiryhmään 9 Kouluttaja tai kouluttautuja voi merkitä kouluttautujan läsnäolon kuhunkin lähiopetuspäivään 10 Lähiopetuspäiville osallistumisesta lähtee (kootusti) seuraavat tiedot käyttäjäorganisaatioiden HR-järjestelmiin: yksilötasolla kurssin alku- ja päättymispäivä, kaikki kyseiseen kurssiin kuuluvat lähiopetuspäivät, lähiopetuspäivän kesto tunteina, kurssin nimi, koulutusluokka, koulutuksen järjestäjä, valinnainen/pakollinen kurssi 11 Kurssi-ilmoittautuminen Sähköinen kurssi-ilmoittautuminen jokaiselle kurssille erikseen 12 Kurssihaku-toiminto, joka mahdollistaa seuraavan: kouluttautuja hakee (suodattaa) itselleen sopivan koulutusohjelman seuraavien hakutekijöiden avulla: käyttäjäorganisaatio, toimiala, yksikkö, ammattirooli. Kouluttautuja valitsee itselleen sopivan koulutusohjelman. Koulutusohjelmasta hän valitsee itselleen sopivat kurssit. Tämän jälkeen hän hakee kustakin kurssista itselleen sopivan kurssiryhmän eli lähiopetuspäivät ja -paikat (tai verkkototeutusajankohdan) ja ilmoittautuu valitsemiinsa kurssiryhmiin. Lisäksi on mahdollista hakea kurssia ja koulutusohjelmia nimen ja kurssitunnuksen perusteella. 13 Kurssihaussa hakutekijät (käyttäjäorganisaatio, toimiala, yksikkö, ammattirooli) voivat olla valmiiksi valittuna hakukentässä kouluttautujan käyttäjätietojen perusteella 14 Järjestelmästä näkyy milloin kurssin ilmoittautumisaika alkaa 15 Järjestelmästä näkyy milloin kurssin ilmoittautumisaika päättyy 16 Kurssit näkyvät järjestelmässä aktiivisina (kurssille voi ilmoittautua) tai eiaktiivisina (kurssille ei voi ilmoittautua)
17 Kouluttautuja voi siirtää ilmoittautumisensa toiseen kurssiryhmään. 18 Kouluttautuja voi perua osallistumisensa kurssiryhmään 19 Järjestelmässä voidaan varata kokonainen kurssiryhmä yhdelle ryhmälle. (Esimerkiksi piilottaa muiden näkyvistä tai rajataan näkymään vain tietyillä käyttäjätunnuksilla tai käyttäjäryhmillä tai erikseen lähetetyn linkin eli erillisen jakopisteen kautta). 20 Kurssienhallinta Kurssien ja kurssiryhmien tietoja voidaan ajaa järjestelmästä/järjestelmään Excel-tiedostosta 21 Kurssien ja kurssiryhmien sisällöt voidaan ajaa järjestelmään Scormmuodossa 22 Mahdollisuus luoda koulutusohjelmia, jotka sisältävät kursseja. Kustakin kurssista voi olla useita eri kurssiryhmiä (eli toteutuksia). Kurssiryhmien ajankohdat, paikat ja muodot (lähiopetus, monimuoto-opetus, verkkokurssi) vaihtelevat. 23 Koulutusohjelmaan voidaan lisätä sisältökuvaus, joka näkyy kaikille käyttäjille. 24 Kurssin voi kopioida pohjaksi toiselle kurssille 25 Koulutusohjelmia voidaan kopioida ja muokata 26 Kouluttautujia on mahdollista siirtää kurssilta toiselle admin- ja kouluttajaoikeuksilla 27 Käyttäjätasot ja Kouluttautuja näkee omista tiedoistaan suorittamansa kurssit ja sertifikaatit käyttäjätiedot sekä niiden voimassaoloajat 28 Kouluttautuja voi muokata omia tietojaan: sähköpostiosoite, yksikkö, käyttäjäorganisaatio, ammattirooli, puhelinnumero 29 Ensimmäisen kirjautumisen yhteydessä käyttäjä voi hyväksyä palvelun käyttöehdot (materiaaleihin liittyvät lausekkeet) ja tieto tallentuu käyttäjätietoihin 30 Käyttäjätasoja on vähintään kolme (admin / kouluttaja / kouluttautuja) 31 Käyttäjätasoja ja niiden sallimia oikeuksia voidaan muokata 32 Käyttäjätasoja on enemmän kuin kolme (esim. vierailija) 33 Viestitoiminnot Järjestelmästä on mahdollista lähettää sähköpostiviestejä kouluttautujille koulutusohjelma-, kurssi- tai kurssiryhmäkohtaisesti 34 Järjestelmässä on mahdollista lähettää ajastettuja sähköpostiviestejä 35 Järjestelmä generoi automaattisen sähköpostivahvistuksen vastaanotetusta ilmoittautumisesta 36 Järjestelmä generoi automaattisen sähköpostiviestin kurssin alkamisesta kurssin osallistujille 24 tuntia ennen kurssin alkua 37 Järjestelmä generoi automaattisen sähköpostiviestin saavutetusta sertifikaatista 38 Järjestelmä generoi automaattisen sähköpostiviestin sertifikaatin vanhenemisesta
39 Raportit Järjestelmästä saadaan ainakin seuraavat raportit: - kurssille ilmoittautuneet kursseittain, käyttäjäorganisaatioittain ja yksiköittäin luokiteltuna - läsnäolomerkinnät kurssilta kursseittain, käyttäjäorganisaatioittain ja yksiköittäin luokiteltuna - sertifikaattikoesuoritukset kursseittain, käyttäjäorganisaatioittain ja yksiköittäin luokiteltuna (kuka suorittanut, kuka ei suorittanut) - kuinka moni on kirjautunut järjestelmään kursseittain, käyttäjäorganisaatioittain ja yksiköittäin luokiteltuna - kurssien täyttöaste: ilmoittautuneiden määrä / kurssin maksimiosallistujamäärä - sertifikaattien vanhentuminen käyttäjäorganisaatioittain ja yksiköittäin luokiteltuna - kurssien määrä yhteensä - kouluttautujien määrä yhteensä tiettynä ajanjaksona käyttäjäorganisaatioittain ja yksiköittäin - kuinka moni kouluttautuja on käynyt koko koulutusohjelman - lista koulutusohjelman suorittaneista kursseittain, käyttäjäorganisaatioittain 40 Järjestelmästä saadaan verkko-oppimisympäristön käyttöön liittyvää tietoa, ainakin verkko-oppimisympäristössä vietetty aktiivinen aika 41 Vähintään admin-oikeuksilla on mahdollista koostaa raportteja eri tekijöiden perusteella ja ajaa samat raportit uudestaan järjestelmästä. Tekijöitä mm: koulutusohjelma, kurssi, kurssiryhmät, verkkokurssit, käyttäjäorganisaatiot, yksiköt, kouluttautujat, kouluttajat, osallistujamäärät, täyttöaste, sertifikaattien suoritusmäärät, sertifikaattien vanheneminen 42 Ennalta määriteltyjen vaadittujen raporttien ajot toteutetaan kerran vuorokaudessa. Raporttiajoja on oletetusti 3 x käyttäjäorganisaatioiden määrä vrk:ssa. 43 Verkko-oppiminen Aineistot ja Jokaisella kurssilla (kurssiryhmällä) on oma sivu, johon kyseisen kurssin aineisto sisällöntuotanto ja tehtävät on koottu 44 Järjestelmässä on käytössä sisällöntuotantotyökalu 45 H5/HTML5-teknologia tuettu 46 Kurssin sivuilla on keskustelutoiminto 47 Keskustelutoiminnossa on HTML-viestieditori 48 Keskustelutoiminnossa mahdollista lisätä liitetiedosto viestiin 49 Chat-toiminto, jossa käyttäjät pääsevät keskustelemaan keskenään 50 Kurssin sivulla on mahdollista julkaista linkkejä 51 Kurssin sivuille on mahdollista liittää tiedostoja 52 Verkko-oppimisympäristössä on tai siihen on integroitavissa aineistopankki tai mediakirjasto, johon kurssiaineisto viedään sisällöntuotantoeditorin avulla ja/tai tallennetaan (esim. videot sekä pdf- ja oweroint-tiedostot) ja josta aineisto voidaan linkittää kursseille. Sama aineisto voidaan linkittää eri kursseille. Aineisto päivitetään aineistopankissa, joka päivittää aineistot kaikkien niiden kurssien sivuille, jonne kyseinen aineisto on linkitetty. 53 alvelu tukee ulkopuolisten aineistojen tuomista järjestelmään avoimien rajapintojen ja standardien kautta 54 Uudesta kurssisivulla julkaistusta sisällöstä on mahdollista tilata hälyte sähköpostiin (kouluttautuja / kouluttaja) 55 Uudesta viestistä kurssin keskustelutoiminnossa on mahdollista tilata hälyte sähköpostiin (kouluttautuja / kouluttaja) 56 Toiminnallisuuksia on mahdollista piilottaa (vähintään admin- ja kouluttajatasoilla)
57 Videoiden upotusmahdollisuus (embedding) 58 Muun sisällön upotusmahdollisuus 59 Videoiden tallennusmahdollisuus järjestelmään 60 alveluun voidaan yhdistää ulkopuolinen videostreamauspalvelu tai palvelussa on mahdollista käyttää siinä itsessään olevaa videotallennus- ja toistopalvelua 61 alveluun voidaan yhdistää ulkopuolinen webinaaristreamauspalvelu 62 alvelussa on mahdollista käyttää siinä itsessään olevaa webinaaripalvelua. Tässä videokuvaikkuna on mahdollista saada avautumaan verkkooppimisympäristön ikkunan kokoiseksi antaen hallintamahdollisuuden suurentaa tai pienentää ikkunaa. 63 Mahdollisuus kerätä palautetta sähköisesti (esim. kyselytyökalu, jossa monivalintakysymykset ja avoimet vastaukset) 64 Sertifikaattikoe Tehtävä- tai koetyökalu, joka sisältää ainakin monivalintakysymykset ja avoimet vastaukset 65 Tehtävä- tai koetyökalulla tehdyn kokeen automaattinen tarkistus 66 Tehtävä- tai koetyökaluun on mahdollista asettaa hyväksytyn suorituksen raja 67 Järjestelmä tarjoaa tehtävä- tai koetyökalulla suoritetusta kokeesta automaattisen palautteen kouluttautujalle 68 Tehtävä- tai koetyökalussa kouluttautuja voi verrata antamiaan vastauksia oikeisiin vastauksiin 69 Tehtävä- tai koetyökalulla suoritetusta kokeesta saadut tulokset tallentuvat järjestelmään 70 Sertifikaatin voimassaoloaika voidaan määritellä järjestelmään 71 Sertifikaattikoe voidaan uusia, jolloin myös sertifikaatin voimassaoloaika päivittyy. 72 Järjestelmä lähettää automaattisen sähköpostiviestin kouluttautujalle tehtävä- tai koetyökalulla suoritetun kokeen tuloksista 73 Koulutuksen loppukokeelle (tehtävä- tai koetyökalu) voidaan tarvittaessa asettaa maksimimäärä suorituskertoja 74 Kouluttajaoikeuksilla voi poistaa tai ohittaa kurssin loppukokeelle (tehtävä- tai koetyökalu) asetetun maksimimäärän suorituskertoja 75 Tehtävä-/koetyökalussa on mahdollista luoda kurssikohtainen kysymyspooli, josta järjestelmä arpoo jokaiselle kouluttautujalle tietyn määrän kysymyksiä 76 Sertifikaattikokeen hyväksytystä suorittamisesta lähtee seuraavat tiedot käyttäjäorganisaatioiden kurssienhallintajärjestelmiin yksilötasolla: sertifikaatin nimi ja suoritusajankohta ja vanhenemispäivä 77 Kouluttajaoikeuksilla voi avata ja sulkea kokeen (tai piilottaa ja näyttää) 78 Yleinen Ulkoasu Apotti-logokuvan voi liittää kurssisivulle 79 Sivujen värimaailmaa voi muokata vastaamaan Apotin graafista ohjeistusta 80 Toimitusvarmuus Toimittaja tarjoaa 20 henkilölle käyttökoulutuksen 81 Toimittaja suostuu allekirjoittamaan Epicin 3rd party access agreementin, (sisällön suojaaminen, copyrights) tarjouspyynnön liite 5. 82 Nimeää asiakkuudesta ja palveluista vastaavan henkilön ja hänelle varahenkilön (ks. Liite 2 "alvelujohtajan" roolin kuvaus) 83 Nimeää asiakastuesta ja palveluiden toimittamisesta vastaavan henkilön ja hänelle varahenkilön (ks. Liite 2 ja Selvitys E "alvelupäällikön" roolin kuvaus) 84 Nimeää toimitusprojektista vastaavan henkilön ja hänelle varahenkilön (ks. Selvitys E "rojektipäällikön" roolin kuvaus) 85 Ohjelmistopalvelun käyttöliittymä kouluttautujalle on suomenkielinen
86 Ylläpito Toimittaja tarjoaa verkko-oppimateriaalin (esim. videot, interaktiiviset videot, animaatiot) tuotantopalvelua erikseen hankittavana asiantuntijapalveluna 87 Toimittaja tarjoaa verkko-pedagogista tukea erikseen hankittavana asiantuntijapalveluna 88 Tekninen Tekninen Käyttöliittymä toimii yleisimmillä selaimilla (esim. Firefox, Safari, Chrome) 89 Mobiilikäyttö Android ja ios ja mobiilikäyttäjärjestelmillä 90 Mobiilikäyttö Windows mobiilikäyttäjärjestelmällä 91 Käyttöliittymä on responsiivinen. 92 alvelussa on standardisoidut integrointirajapinnat, joiden kautta tietoa voidaan siirtää muista ja muihin järjestelmiin, kuten muun muassa TIlaajien ER/HR-järjestelmät. 93 alvelun yhtäaikaisten käyttäjien määrässä on varauduttava 2000 yhtäaikaisen verkko-oppimisympäristön käyttäjään. 94 alvelun käyttäjätunnukset federoidaan Tilaajan ja Käyttäjäorganisatioiden hakemistopalveluista (Active Directory) esim. SAML2.0 toteuttaen kertakirjautumisen menetelmää. Tilaajien ja Käyttäjien käyttäjätunnusfederoinnissa tulee kyetä välittämään ja muuttamaman myös käyttäjätunnukseen liittyviä muita tietoattribuutteja kuten nimi, sähköpostiosoite, rooli, Asiakasorganisaatio, osasto, esimies. 95 Tuottaminen Tuki alvelu on saatavilla 24/7 sekä Tilaajan, että Käyttäjien sisä- ja ulkoverkossa. 96 alvelulla on tukiorganisaatio ja palvelutoimittaja on kuvannut tukipalveluiden prosessit ja toimintatavat ITIL:n versio 3 tai vastaavan mukaisesti sekä vastaa niiden ylläpidosta. 97 alvelun tukiorganisaatioon voidaan ottaa yhteyttä puhelimitse 98 alvelun tukiorganisaatioon voidaan ottaa yhteyttä ITSM-työkalun avulla. 99 Tapahtuma- sekä palvelupyyntötiketit voidaan välittää integroinnilla palvelun toimittajan ITSM-järjestelmään. 100 alvelussa onitsepalveluportaali loppukäyttäjien avaamien tapahtuma (häiriö)- tai palvelupyyntöjen vastaanottamiseksi. 101 Itsepalveluportaalissa pystyy näkemään oman luodun häiriö- tai palvelupyyntötiketin tilannetieto. 102 Itsepalveluportaalin kautta tuleviin tapahtuma- ja palvelupyyntöihin kyetään vastaamaan myös suomen kielellä. 103 alvelulla on palvelusaatavuus ja palvelutoimitussopimus. 104 alvelun muutoshallinta on kuvattuna. 105 alvelun tietoturvan hallinta ja -ylläpito on kuvattuna. 106 Osana palvelun implementointia on käyttöönotto- ja käyttökoulutusprojekti 107 Tukipalvelu kattaa vähintään seuraavat ITIL-viitekehyksen mukaiset tai vastaavat palvelutuotannon prosessit: Herätteidenhallinta, tapahtumanhallinta (häiriöhallinta), ongelmanhallinta, palvelupyyntöjenhallinta (muutoshallinta standardimuutosten osalta) 108 Toimittaja on kuvannut tukipalveluiden prosessit ja toimintatavat sekä vastaa niiden ylläpidosta 109 Tilaajan pääkäyttäjä pystyy kirjaamaan palvelupyynnöt, tapahtumatiketit tai tietoturvapoikkeamat toimittajan toimittaman ITSM-työkalun itsepalveluportaalin avulla 110 alvelupyynnöt voidaan toimittaa myös sähköpostilla 111 Toimittaja seuraa kaikkia omalla vastuullaan olevia palvelupyyntöjä ja tapahtuma- tai ongelmatikettejä, sisältäen tietoturvapoikkeamat
112 Toimittaja on yhteydessä Tilaajaan tai Tilaajan asiantuntijaan puhelimitse tai sähköpostilla, mikäli tarvitaan lisätietoja palvelupyynnön tai ongelman selvittämiseksi 113 Toimittaja kirjaa ja välittää tarvittaessa palvelupyynnöt ja tiketit ohjelmostopalveluun liittyvälle kolmannelle osapuolelle 114 2. tason tukipalvelu tuotetaan suomen kielellä EU/ETA alueelta. 115 3. tason tukipalvelua tuotetaan suomen tai englannin kielellä EU/ETA alueelta. 116 Toimittaja kommunikoi omien alihankkijoidensa sekä palveluihin liittyvien laiteja sovellustoimittajiensa kanssa 117 Toimittaja tekee vika- ja ongelmatilanteissa vianselvitystä Käyttäjäorganisaatioiden ICT-tuen kanssa 118 Toimittaja ylläpitää tukipalvelun toimittamiseksi tarvittavaa ohjeistusta 119 alveluhallinta alvelu kattaa vähintään seuraavat ITIL-viitekehyksen mukaiset palvelutuotannon prosessikokonaisuudet ja niiden prosessit): palvelutuotanto- (operations), palvelumuutos (transition) ja palvelusuunnittelu (design). 120 Toimittaja on kuvannut hallintapalvelun prosessit ja toimintatavat sekä vastaa niiden ylläpidosta. 121 Toimittajalla on ITIL v3 tai vastaavan mukaiset dokumentoidut palvelunhallinnan toimintatavat ja prosessit. 122 alvelu tuotetaan suomen kielellä toimittajan vastuuroolien (palvelupäällikkö) osalta. Operatiiviseen käyttöpalvelupalveluhallintaan osallistuvan henkilöstön on puhuttava suomea. Henkilöstön on kyettävä kommunikoimaan myös englanniksi tilanteissa, jotka vaativat kanssakäymistä englanniksi toimivien 3. osapuolten kanssa. 123 alvelunhallintamalli tarvittavine eskalaatiopolkuineen on kuvattu. 124 Toimittaja kuvaa palveluorganisaation roolit ja vastuut. 125 Toimittajan nimetyillä henkilöillä on varattu riittävä työajankäyttö roolin vaatimuksiin. 126 Toimittajan nimetyillä henkilöillä on roolin vaatimusten mukaisen todistettu kokemus ja koulutus. 127 alveluiden monitorointiin, seurantaan ja raportointiin tarvittavat työkalut ja prosessit ovat asetettu tarkoituksenmukaisesti ja ne vastaavat palveluhallinnan tarpeita. 128 Jatkuvan kehittämisen prosessi on perustettu ja siirretty palveluhallinnan vastuulle. 129 Toimittaja ylläpitää resursseja, teknistä osaamista ja asiakasympäristön tuntemusta palvelujen toimittamiseksi Tilaajan kertakirjautumisen ja tietointegraatioiden osalta. 130 Toimittaja ylläpitää palveluhallinnan toimittamiseksi tarvittavaa ohjeistusta 131 Raportoinnin tulee sisältää kuukausittain seuraava raportti/raportit: o Yhteenveto palvelutasoista ja poikkeamista: o Asiakastyytyväisyys o Järjestelmän kokonaissaatavuus o alveluvaste reagointi- ja ratkaisuajan osalta o ohjelmistopalvelun palvelukohtainen saatavuus ja poikkeamat
132 Raportoinnin tulee sisältää kuukausittain seuraava raportti/raportit: o Tikettien ja palvelupyyntöjen määrä, reagointi- ja ratkaisuajat: o Ongelmatikettien määrä, käsittelyajat ja status o Muutospyyntöjen/tikettien määrä, käsittelyajat ja status o Standardimuutosten määrä, käsittelyajat ja status o Normaalimuutosten määrä, käsittelyajat ja status o Hätämuutosten määrä, käsittelyajat ja status o Muut kriittiset tapahtumat ja häiriöt 133 Raportoinnin tulee sisältää kuukausittain seuraava raportti/raportit: Tietoturvapoikkeamat 134 Raportoinnin tulee sisältää kuukausittain seuraava raportti/raportit: ohjelmistopalvelun alvelutuotannon käyttäjävolyymit 135 Raportoinnin tulee sisältää kuukausittain seuraava raportti/raportit: Muissa palvelukuvauksissa sekä palvelutasomäärityksissä määritellyt raportoinnin sisällöt 136 Raportit tuotetaan suomen kielellä 137 Toimittaja pystyy esittämään TIlaajalle tietämyskannan sisällön Tilaajan tätä kysyessä osana auditointia 138 Tilaajalla on pääsy raportointityökaluun, josta Tilaaja voi ajaa palveluraportteja 139 Tilaajalla on pääsy raportointityökaluun, josta Tilaaja voi ajaa palveluraportteja editoitavassa formaatissa 140 Toimittaja tarjoaa Tilaajalle ohjelmistopalvelun hallintapalveluun liittyvän palveluseurantaportaalin. ortaali sisältää vähintään: palvelutasoraportit, poikkeamaraportit, asiakastyytyväisyyskyselyjen raportit ja hyväksytyt muutoshallintatarpeet 141 Extranet Extranet Toimittaja tarjoaa erikseen hankittavana projektityönä extranet-sivuston tuotannon. Sivustolle tulee olla mahdollista toteuttaa ainakin seuraavat ominaisuudet: ääsyoikeudenhallinta kaikille käyttäjille (AD federation) äivityskäyttöliittymä (uutisten/tiedotteiden lisääminen, muokkaaminen ja poistaminen) Dokumenttien lisäys ja poisto Hakutoiminto (dokumenttien/uutisten haku) Tuki ulkopuolisen sisällön upotukseen (embedding) Sivun ulkoasun muokkaus Apotin näköiseksi 7x24 käytettävyys 1000+ yhtäaikaista käyttäjää 142 Laskutus Kurssien myynti- ja laskutustyökalu Kurssien hallintatyökaluun voidaan liittää kurssien myynti- ja laskutustyökalu erikseen hankittavana projektityönä.