AYY:n palvelut ja viestintä Aaltoyhteisössä Ahto Harmo, viestintä- ja järjestöasiantuntija Johanna Pietiläinen, hallintopäällikkö
YHDISTYKSET AYY:N PIIRISSÄ AYY ylläpitää piirissään toimivista järjestöistä yhdistysrekisteriä Liittymällä rekisteriin pääsee AYY:n palveluiden ja tuen piiriin Rekisterissä on kaksi luetteloa, joiden ehdot ja edut määrittää Yhdistysohjesääntö: 1. luettelo: vähintään 60% jäsenistöstä AYY:läisiä, kaikki AYY:n jäsenet voivat liittyä 2. luettelo: harjoittaa opiskelijatoimintaa, jossa on mukana AYY:n jäseniä Lisäksi on erityisaseman yhdistykset (TF, Probba, TOKYO, KY, NuDe, Kooma, AMS, Aalto Economics, Aallonhuiput ja killat) AYY:ssä vastuussa yksi hallituksen jäsen ja järjestöasiantuntija
VIESTINTÄ
TUKEA VIESTINTÄÄN Viestintä- ja järjestösektorit avustavat yhdistyksiä viestinnässä AYY:n avustuksella on helppoa tavoittaa muut yhdistykset ja aaltolaiset Viikkotiedote Yhdistystiedote Erityiset-lista AYY Events ja AYY Study Events -ryhmät Facebookissa Lukuvuosikalenteri ja AYY.fi
AYY:N KANAVAT TIEDOTTAMISEEN Viikkotiedote lähtee AYY:n jäsenille maanantaisin, sisällön deadline on to klo 10 osoitteeseen tiedotteet@ayy.fi. Julkaistaan kolmella kielellä sähköpostitse ja AYY:n sivuilla Yhdistystiedote lähtee yhdistyksille perjantaisin, sisällön deadline on ke klo 10 osoitteeseen tiedotteet@ayy.fi Julkaistaan suomeksi sähköpostitse yhdistykset-listalla ja AYY:n sivuilla kolmikielisesti Erityiset-lista (erityiset@lists.ayy.fi) tavoittaa erityisasemayhdistykset ja on tarkoitettu muulle tapahtumamarkkinoinnille
MUISTA MYÖS NÄMÄ AYY Events ja AYY Study Events Facebookissa Ayy.fi:n tapahtumakalenteri Miten? ayy.fi/wp-admin Sama tunnus kuin yhdistysprofiiliin. Tapahtumat siirtyvät suoraan viikkotiedotteen tapahtumalistaukseen ja yli 12 000 opiskelijan sähköpostilaatikkoon. HUOM! Uudistumassa 2017! Nykyisessä valitettavan paljon ongelmia
Feedi AYY Events FB-ryhmästä ayy.fi-etusivulla Feedi ayy.fi:n tapahtumakalenterista ayy.fi-etusivulla
LUKUVUOSIKALENTERI Ilmestyy syksyisin Jaetaan kaikille AYY:n jäsenille Yhdistyksillä mahdollisuus ilmoittaa tapahtumiaan kalendaario-osuuteen Huomioi DL huhtitoukokuussa!
YHDISTYSPROFIILI On jokaisen AYY:n yhdistysrekisteriin kuuluvan yhdistyksen oikeus mutta myös velvollisuus toiminta-avustusta saaville Kolmikielinen Ylläpidetään ayy.fi tunnuksilla http://ayy.fi/yhdistykset/yhdistyslistaus/
TILAT
AYY:N VUOKRATTAVAT TILAT Kertavuokrattavat Saunatilat Sitsi-, peli- ja kokoustilat sekä muut tilat Pakettiauto Sekä maksullisia että maksuttomia tiloja kaikki tilat löytyvät listattuina osoitteesta: http://ayy.fi/tilat/ Yhdistystilat Kerhohuoneet Varastot
KERTAVUOKRATTAVIEN TILOJEN VARAAMINEN 1/2 Tilakähmyt Erityisaseman yhdistysten varausaika 1.12.-12.12. klo 14.00 asti Muiden ensimmäisen luettelon yhdistysten varausaika 13.12.-19.12. klo 14.00 asti Varausajan päätyttyä pidetään kähmimistilaisuus, jossa käydään läpi päällekkäiset varaukset EAY, kähmyt ma 12.12. klo 16.30 alkaen Kanditalon (OK1) salissa M1 (M232). Muut 1. luettelon yhdistykset, kähmyt ma 19.12. klo 16.30 alkaen Kanditalon (OK1) salissa M1 (M232). jokaisen tilavarauksen tehneen tulee olla paikalla puolustamassa omaa varaustaan, jos sen mielii pitää Lisätietoja yhdistystiedotteessa sekä tarvittaessa AYY:n hallintopäällikö Johanna Pietiläiseltä (etunimi.sukunimi@ayy.fi, 050 520 9434)
KERTAVUOKRATTAVIEN TILOJEN VARAAMINEN 2/2 Tilakähmyjen jälkeen tilat voi varata omilla Aalto-tunnuksilla osoitteessa http://tila.ayy.fi. Varmista, että teet varauksen yhdistyksen käyttäjäryhmänä. Vapaana olevia tiloja voi tarkastella osoitteessa https://tila.ayy.fi/resourcegroup/all/ Syksyn 2017 tilojen kähmyt toukokuussa vapun jälkeen
KÄYTTÖSÄÄNNÖT Jokaisen tilan käyttöä koskevat samat yleissäännöt, jotka löytyvät AYY:n nettisivuilta ja TILAsta Päämääränä se, että kaikki tilat säilyvät hyväkuntoisina ja että tila on siistinä seuraavalle varaajalle Sääntöjen noudattamista seurataan aktiivisesti ja niiden noudattavuudesta määrätään sanktioita http://ayy.fi/jasenille/tilojen-vuokraaminen/saannot-jasanktiot/
MUISTILISTA TILOJEN KÄYTTÄJÄLLE Huomioi tilojen käyttöajat & hae tarvittaessa poikkeuslupaa! Peruuta tarpeettomat tilat ajoissa (viim. 14 täyttä vrk ennen käyttöpäivää)! Hae ja palauta avaimet ajallaan! Tulevina vuosina on tulossa muutoksia tähän! Hukatuista avaimista peritään 35 / avain Täytä tarkastuslista tilaan saapuessasi! Lue käyttösäännöt & noudata niitä! Siivous käyttäjän vastuulla; siivoustarvikkeet ISS:n vastuulla Löytötavarakäytäntö muuttuu 1.1.2017 alkaen
YHDISTYSTILAT Yhdistyksesi haluaisi itselleen uuden tilan? AYY tiedottaa vapautuvista tiloista ja niiden hakemisesta yhdistystiedotteessa. Tiloja haetaan yleisen hakukierroksen kautta Kun hakukierros on käynnissä, arvioi AYY:n tilatoimikunta kaikki hakemukset ja tekee ehdotuksen tilojen jaosta hallitukselle Hallitus tekee lopullisen päätöksen uusien tilojen jaosta Tällä hetkellä kaikki vapaana olleet tilat ovat väistötiloina JMT357:n peruskorjauksen ajan eli 2017-2019 välisen ajan. Erittäin epätodennäköistä, että hakukierroksia tulee tuona aikana!
MUUT PALVELUT
KOULUTUKSET JA KURSSIT Yhdistyskoulutukset Kerran vuodessa loppuvuodesta Tulossa todennäköisesti toiminnantarkastuskoulutus ja tilinpäätöskoulutus JV- ja EA-kursseja silloin tällöin Toiveet koulutuksista pyritään huomioimaan mahdollisimman hyvin Toiveita voi esittää vaikkapa palautelomakkeen kautta: http://tinyurl.com/yhdistyskoulutus2016
IT-PALVELUT WWW-sivut Ylioppilaskunnan Otax-palvelimelta yhdistysten käytössä on PHP- ja MySQLtuettu kotisivutila. Sähköpostilistat Yhdistyksille tarjotaan mahdollisuus perustaa ja käyttää Mailman-järjestelmän sähköpostilistoja. Varsinaisia sähköpostilaatikoita emme tarjoa. Omat verkkotunnukset Yhdistykset voivat hankkia käyttöönsä oman verkkotunnuksen eli domainin. Omat verkkotunnukset saadaan toimimaan Otaxilla ja tarvittaessa sähköpostilistoilla. Lisätietoa antaa AYY:n tietotekniikka. tietotekniikka@ayy.fi Kaikki IT-palvelut http://otax.fi/
NEUVONTA Järjestösektorin tavoittaa osoitteella jarjestoasiat@ayy.fi Sääntömuutokset, -tulkinnat, palveluihin liittyvät kyselyt, koulutustoiveet jne Sääntötulkintaa ja toimimisneuvontaa oudoissa tilanteissa Tiukoissa tilanteissa voi soittaa järjestöasiantuntijalle 050 520 9442 AYY:ltä löytyy myös arkistointi- ja museointimahdollisuus yhdistyksille, joissa neuvoo arkisto@ayy.fi ja museo@ayy.fi
TARVITSETKO APUA? Apua antaa Järjestöasiat: jarjestoasiat@ayy.fi Viestintä: viestinta@ayy.fi Tilat: tilat@ayy.fi IT: tietotekniikka@ayy.fi ja otax.fi Arkisto: arkisto@ayy.fi Museo: museo@ayy.fi