PAKETTI KUNTIEN PALVELURAKENTEIDEN KEHITTÄMISPROJEKTI Ohjausryhmä 4/2011 PÖYTÄKIRJA Aika: Keskiviikko klo 13.15 14.45 Paikka: Lahden kaupungintalo, kaupunginhallituksen kokoushuone Sisällysluettelo 1. Kokouksen avaus... 2 2. Läsnäolijoiden toteaminen... 2 3. Edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkastaminen... 3 4. Etelä-Päijänteen verkostolukio... 3 5. Seutuintra... 4 6. Päijät-Hämeen ilmasto- ja energiaohjelman luonnos... 5 7. PAKETTI projektin toimintaraportti ajalta 1.1.-30.6.2011... 6 8. PAKETTI projektin budjetin toteutuminen 30.6.2011 saakka... 6 9. Tiedoksisaantiasiat... 7 10. PAKETTI projektin budjettimuutos... 7 11. Muut asiat... 8 12. Seuraavat kokoukset... 8 13. Kokouksen päättäminen... 9 PÄIJÄT-HÄMEEN LIITTO, PL 50, (Hämeenkatu 9 A), 15111 Lahti, p. 03 8719 40, www.paijat-hame.fi/fi/paketti
KUNTIEN PALVELURAKENTEIDEN KEHITTÄMISPROJEKTI Ohjausryhmä Läsnä: Poissa Kaupunginjohtaja Jyrki Myllyvirta, Lahti, puheenjohtaja Kaupunginjohtaja Osmo Pieski, Orimattila Kaupunginjohtaja Hannu Komonen, Heinola Kunnanjohtaja Juri Nieminen, Asikkala Kunnanjohtaja Päivi Rahkonen, Hollola Hallintojohtaja Merja Olenius, Hartola Kunnanjohtaja Seppo Huldén, Kärkölä Hallintojohtaja Mika Itänen, Nastola Kunnanjohtaja Heikki Jaakkola, Padasjoki Kunnanjohtaja Marketta Kitkiöjoki Sysmä Maakuntajohtaja Jari Parkkonen, Päijät-Hämeen liitto Kehitysjohtaja José Valanta, Lahden kaupunki Projektijohtaja Jaana Simola, Päijät-Hämeen liitto Projektipäällikkö Lauri Kuukasjärvi, Päijät-Hämeen liitto Projektikoordinaattori Maija Väkeväinen, Päijät-Hämeen liitto, sihteeri Kunnanjohtaja Raija Rissanen, Hartola Kunnanjohtaja Anja Brofeldt, Hämeenkoski Kunnanjohtaja Pauli Syyrakki, Nastola Asiantuntijat: ASIAT 4 Etelä-Päijänteen verkostolukio, käynnistämisen suunnittelu ja valmistelu Sivistystoimenjohtaja Juha Leppialho 5 Seutuintra Projektipäällikkö Matti Pohjola, PAKETTI projekti 6 Päijät-Hämeen ilmasto- ja energiaohjelman luonnos Projektisuunnittelija Tapio Ojanen, PAKETTI projekti 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 13.15. 2. Läsnäolijoiden toteaminen Todettiin läsnäolijat. 2
3. Edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkastaminen Edellisen kokouksen pöytäkirja on lähetetty ohjausryhmän jäsenille kokouksen jälkeen. Hyväksytään edellisen kokouksen 3/2011 (6.4.2011) pöytäkirja. 4. Etelä-Päijänteen verkostolukio Lukiotoiminnan yhteistyön ajatus sisältyy Asikkalan, Padasjoen ja Sysmän kuntien yhteistoimintasuunnitelmaan, joka valmistui kesäkuussa 2010. Kunnat tarttuivat ajatukseen ja lähtivät luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden muodostaman ryhmän ohjaama valmistelemaan Etelä-Päijänteen verkostolukiota. Kevään 2011 aikana valmisteltiin raportti Asikkalan, Kuhmoisten, Padasjoen ja Sysmän lukiotoiminnan järjestämisestä. Raportti liitteenä. Etelä Päijänne lukio versio 7.pdf Etelä-Päijänteen verkostolukion kunnat ovat määritelleet tavoitteeksi, että verkostolukio aloittaa toimintansa elokuun alussa 2012. Jotta tavoitteeseen päästään, kuntien on toteutettava vaativa ja monipuolinen valmistelu, joka sisältää mm. yhteisen opetuspaletin järjestämisen, työjärjestysten synkronoinnin, yhteisen opettajaresurssin järjestämisen, tietoja viestintätekniikkaan liittyvät asiat sekä henkilöstön kehittämisen. Kunnat ovat päättäneet laatia Etelä-Päijänteen verkostolukion toimeenpanosuunnitelman syyskuu 2011 kesäkuu 2012 välisenä aikana. Päätöksen mukaisesti Asikkalan kunta hakee Päijät-Hämeen liitolta rahoitusta (maakunnan kehittämisraha) toimenpanosuunnitelman laatimisen kustannuksiin. Valmistelutyön keskeisiä tekijöitä ovat rehtoreiden ja sivistystoimen johtajien muodostama työryhmä sekä kuntien nimeämien edustajien muodostama ohjausryhmä. Sivistystoimen maakunnallinen ohjausryhmä on 10.8. kokouksessaan käsitellyt asian ja merkinnyt sen tiedoksi. Asikkalan / Padasjoen sivistystoimenjohtaja Juha Leppialho esittelee asian. Leppialho.doc 3
Kuntajohtajat ovat tyytyväisiä lukioyhteistyön edistymisestä ja suosittelevat maakuntahallitukselle asiaa koskevan hakemuksen hyväksymistä. Ohjausryhmä merkitsee Juha Leppialhon esityksen tiedoksi. 5. Seutuintra Seudullinen intra- ja extranet järjestelmä on valmistelussa ja hankkeeseen ovat sitoutuneet Hollola, Kärkölä, Lahti, Nastola, Orimattila, Padasjoki sekä Päijät-Hämeen liitto. Hanke toteutetaan vuosina 2009-2011 ja pilotteina vuonna 2011 aloittavat Hollola ja Orimattila. Muiden kuntien osalta järjestelmä on otettavissa käyttöön vuoden 2011 lopussa. PAKETTI projekti osallistuu hankkeen suunnittelukustannuksiin (enintään 250.000 ) sekä projektipäällikön palkkakustannuksiin (enintään 60.000 ). Intra extranet järjestelmän toteuttajaksi valittiin tammikuussa 2011 Innofactor Oyj, jonka tarjouksen pohjalta on tehty järjestelmän määrittely ja tekninen suunnittelu ja aloitettu järjestelmän toteutus. Toimintaympäristö ohjelmistoineen ja laitteineen on asennettu Lahden Tietotekniikan konesaliin (LTT). Kun intra otetaan käyttöön kunnissa, on intraan kirjauduttava erikseen sen sijaan, että käytettäisiin omaa verkon kirjautumista. Intran käyttäjäystävällisyyttä lisäisi merkittävästi seudullinen verkon käyttöönotto sekä seudullinen AD. Nämä eivät sisälly nyt käynnissä olevaan hankkeeseen ja edellyttävät eri päätökset. Asian esittelee projektipäällikkö Matti Pohjola. INTRA EXTRA PAKETTI johtoryhmä.pptx Ohjausryhmä merkitsee tiedokseen projektipäällikkö Matti Pohjolan ajankohtaiskatsauksen, keskustelee asiasta ja päättää mahdollisesti tarvittavista jatkotoimenpiteistä. 4
Ohjausryhmä merkitsi projektipäällikkö Matti Pohjolan ajankohtaiskatsauksen tiedokseen. Ohjausryhmä päätti, että seudullisen intra- ja extranetin käyttöönottoa jatketaan ja että päätös myös toteutetaan esitetyllä tavalla. Samalla ohjausryhmä päätti, että hankkeen vuosittaiset kustannukset jaetaan kuntien kesken siten, että painotettu kustannus työasemien ja asukasluvun mukaan suhteutettuna lasketaan suhteessa 40 % / 60 %. Kustannusjakoa koskeva taulukko on liitteenä. Lisäksi ohjausryhmä edellytti, että projekti valmistelee päivitetyn vertailun nykyisiin kustannuksiin sekä esityksen työn jatkokehityksestä. INTRA EXTRA Laskelmat.pdf Ohjausryhmä piti välttämättömänä, että Päijät-Hämeen koulutuskonserni ja Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveysyhtymä osallistuvat seudulliseen intra- ja extranet -järjestelmään. Ohjausryhmä pitää tärkeänä myös kuntayhtymien mukana oloa, jolloin saavutettaisiin merkittäviä kustannusvaikutuksia, saavutettaisiin synergiaetua alueen työntekijöiden yhteisistä järjestelmistä sekä tarjottaisiin alueen asukkaille samalla logiikalla toimivat sähköiset palvelut. Kuntayhtymistä mukana on jo Päijät-Hämeen liitto. Kuntayhtymien laskutusperuste tulee määritellä myöhemmin erikseen. 6. Päijät-Hämeen ilmasto- ja energiaohjelman luonnos Maakunnallisen Ilmasto- ja energiaohjelman luonnos valmistuu syyskuun alussa. Maakuntahallitus päättää ohjelmaluonnoksen lähettämisestä lausuntokierrokselle 12.9.2011 pidettävässä kokouksessaan. Ohjelmassa esitellään Päijät-Hämeelle toimintaperiaatteita ja konkreettisia toimenpiteitä ilmastonmuutoksen hillitsemiseksi. Ohjelman taustalla on maakuntavaltuuston 3.12.2010 hyväksymä 70 prosentin kasvihuonekaasujen vähennystavoite maakunnalle. Lopullinen Ilmasto- ja energiaohjelma on tarkoitus viedä hyväksyttäväksi joulukuun maakuntavaltuustoon. Projektisuunnittelija Tapio Ojanen esittelee ohjelmaluonnoksen sisältöä. Ojanen PAKETTI Ohry 17 8 2011.pdf Ohjausryhmä merkitsee tiedokseen projektisuunnittelija Tapio Ojasen esityksen, keskustelee asiasta ja antaa evästyksiä ohjelmaluonnoksen viimeistelyyn. Ohjausryhmä merkitsi tiedokseen projektisuunnittelija Tapio Ojasen esityksen. 5
7. PAKETTI projektin toimintaraportti ajalta 1.1.-30.6.2011 Liitteenä projektin toimintaraportti ajalta 1.1.-30.6.2011. Toimintaraportti_Pak etti_2011 06 30.pdf Ohjausryhmä hyväksyy PAKETTI projektin toimintaraportin ajalta 1.1.-30.6.2011. 8. PAKETTI projektin budjetin toteutuminen 30.6.2011 saakka Projektin budjetin toteutuminen 30.6.2011: Budjetti Toteutuma Toteutuma Toteutuma Toteutuma MENOT 2009-2011 2009 2010 6/2011 2009-2011 Jäljellä Henkilöstökustannukset 834 100 150 031 195 158 112 055 457 244 376 856 Ostopalvelut 1 497 900 111 363 256 543 84 357 452 263 1 045 637 Matkakustannukset 194 000 23 876 19 371 10 811 54 058 139 942 Vuokrat 54 000 6 275 8 713 5 738 20 726 33 274 Toimistokulut 30 000 5 363 6 152 884 12 398 17 602 Muut kustannukset 90 000 1 250 0 2 318 3 567 86 433 Yhteensä 2 700 000 298 158 485 937 216 162 1 000 257 1 699 744 Ohjausryhmä merkitsee tiedokseen PAKETTI -projektin budjetin toteutumisen ajalta 1.1.-30.6.2011. 6
9. Tiedoksisaantiasiat - Maksatuspäätös ajalta 1.7.-31.12.2010 Kustannukset yhteensä 324.479,42 Hyväksytyt kustannukset 314.252,42 Maksatus 216.851,42 Kuntien maksuosuus 97.401,00 - Sopimus FCG, Henkilöstö- ja talouspalvelukeskuksen liikesuunnitelman laatiminen - Seuraava seudullinen rekrytointi-ilmoitus julkaistaan Helsingin Sanomissa 28.8.2011 Merkitään tiedoksi em. asiat. Merkittiin tiedoksi em. asiat. 10. PAKETTI projektin budjettimuutos Päijät-Hämeen liitto on vahvistanut projektin kirjanpitoon sisältyviksi kokonaiskustannuksiksi ajalle 1.1.2009-30.6.2012 yhteensä enintään 2.700.000 euroa, josta vuodelle 2009 ja 2010 on myönnetty yhteensä 1.800.000 euroa. Alkuperäisen projektisuunnitelman mukaan projektin kustannusarvio on seuraava: Toteuttajan A projektikirjanpitoon 2009-2012 tulevat l kustannukset 2009 2010 2011 yhteensä 1. k Henkilöstökustannukset 242 800 292 900 298 400 834 100 2. u Ostopalvelut 534 200 479 100 484 600 1 497 900 3. p Matkakustannukset 65 000 70 000 59 000 194 000 e 4. Kone- ja laitehankinnat 0 0 0 0 r 5. ä Vuokrakustannukset 18 000 18 000 18 000 54 000 6. i Rakennukset ja maa-alueet 0 0 0 0 7. s Toimistokulut 10 000 10 000 10 000 30 000 8. e Muut kustannukset 30 000 30 000 30 000 90 000 s 9. Luontaissuoritukset 0 0 0 0 s ä Kustannukset yhteensä 900 000 900 000 900 000 2 700 000 7
Alkuperäisessä budjetissa varattiin asiantuntijapalveluihin rahoitusta selvitysten laatimiseksi ja toteuttamiseksi. Projektiteknisesti konsultin käyttäminen ei ollut järkevää, vaan selvitysten tekoon palkattiin määräaikaisia projektityöntekijöitä. Projektihenkilöstön palkkaaminen merkitsee kustannusten kohdistumista suunniteltua enemmän henkilöstömenoihin ja edellyttää tältä osin talousarviomuutosta. Rahoittajan kanssa on sovittu, että mahdolliset budjetin sisällä tehtävät kustannuslajien muutokset käsitellään projektin loppuvaiheessa. Henkilöstökustannuksiin siirretään ostopalveluista 50.000 euroa. Siirto ei vaikuta projektin kokonaiskustannuksiin. Muutettu kustannusarvio: Toteuttajan projektikirjanpitoon tulevat kustannukset 2009 2010 2011 2009-2012 yhteensä 1. Henkilöstökustannukset 242 800 292 900 348 400 884 100 2. Ostopalvelut 534 200 479 100 434 600 1 447 900 3. Matkakustannukset 65 000 70 000 59 000 194 000 4. Kone- ja laitehankinnat 0 0 0 0 5. Vuokrakustannukset 18 000 18 000 18 000 54 000 6. Rakennukset ja maa-alueet 0 0 0 0 7. Toimistokulut 10 000 10 000 10 000 30 000 8. Muut kustannukset 30 000 30 000 30 000 90 000 9. Luontaissuoritukset 0 0 0 0 Kustannukset yhteensä 900 000 900 000 900 000 2 700 000 10. Projektin tulot 0 0 0 0 Nettokustannukset yhteensä 900 000 900 000 900 000 2 700 000 Ohjausryhmä esittää Päijät-Hämeen liitolle, että se hyväksyisi esitetyn kustannuslajimuutoksen. 11. Muut asiat Ei ollut muita asioita. 12. Seuraavat kokoukset Perjantai 23.09.2011 klo 12.00 14.00 Keskiviikko 12.10.2011 klo 12.00 14.00 Keskiviikko 09.11.2011 klo 12.00 14.00 Keskiviikko 07.12.2011 klo 12.00 14.00 8
13. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 14.45. Pöytäkirjan vakuudeksi Maija Väkeväinen sihteeri 9