Menetelmäkuvauksen laatiminen Ohje koneellisin menetelmin pidetyn kirjanpidon menetelmäkuvauksen laatimisesta tilivirastoille ja talousarvion ulkopuolella oleville valtion rahastoille VALTIOKONTTORI 2000
Lukijalle Tulosohjauksen myötä virastot päättävät itse atk-hankinnoistaan. Tämä on johtanut siihen, että valtionhallinnossa on käytössä erilaisia laiteympäristöjä ja tietojärjestelmiä. Laki julkisista hankinnoista on merkinnyt sitä, että valinnat tulee tehdä kaupallisin perustein ja kilpailuperiaatteen mukaisesti. Siten kaikilla toimittajilla tulee olla samanlaiset mahdollisuudet tuotteiden ja palveluiden tarjoamisessa. Talousjärjestelmäympäristö on verrattuna aikaisempaan paitsi eriytynyt eri virastojen välillä myös laajentunut virastojen sisällä. Varsinaisen kirjanpitojärjestelmän lisäksi mukaan on tullut uusia osakirjanpitojärjestelmiä. Yksityisellä sektorilla on lisäksi yleistymässä laskujen konekielisyys, elektroninen arkistointi ja sähköinen kaupankäynti. Nämä ovat uusia ulottuvuuksia talousjärjestelmäympäristöissä ja on oletettavaa, että ne tulevat jossain vaiheessa osaksi myös valtion taloushallintoa. Menetelmäkuvaus on valvonnan ja kirjanpidon näkökulmasta tehty kuvaus tietojärjestelmien toiminnoista ja tietosisällöistä. Menetelmäkuvauksen merkitys tietojärjestelmien käsittelemien ja sisältämien tietojen luotettavuuden ja oikeellisuuden toteamisessa on erittäin keskeinen. Kattava menetelmäkuvausdokumentti takaa usealla tavalla talousjärjestelmien muodostaman kokonaisuuden oikean ja yhtenäisen ymmärtämisen eri tahoilla sekä organisaatioiden sisällä että niiden ulkopuolella. Tämä ohje perustuu n talousarvioasetuksen pohjalta antamaan määräykseen menetelmäkuvauksesta. Ohjeessa käydään kohdittain läpi määräyksessä esitetyt asiat. Ohjeessa on pyritty mahdollisimman laajasti esittämään ne asiat, jotka tulisi löytyä menetelmäkuvauksesta. On kuitenkin huomioitava, että menetelmäkuvauksen laajuus ja sisältö määräytyy aina organisaatiokohtaisesti erikseen.
Sisällysluettelo: 1 Koneellisin menetelmin pidetyn kirjanpidon menetelmäkuvauksen laatiminen...1 2 Menetelmäkuvauksen tarkoitus...1 3 Menetelmäkuvauksen sisältö ja laadinnan periaatteet...1 3.1 Yleiskuvaus (kirjanpitojärjestelmän kokonaiskuvaus)...2 3.2 Kirjausten suorittamistapa ja kirjausketjut...3 3.3 Tarkistukset ja täsmäytykset...3 3.4 Aineiston säilyttäminen...4 4 Menetelmäkuvauksen ylläpito ja säilyttäminen...4 Menetelmäkuvauksen laatiminen
1 Koneellisin menetelmin pidetyn kirjanpidon menetelmäkuvauksen laatiminen Tämän ohjeen tarkoituksena on antaa käytännön neuvoja kirjanpidon menetelmäkuvauksen laadintaa varten. Ohje perustuu n antamaan määräykseen koneellisin menetelmin pidetyn kirjanpidon menetelmäkuvauksesta (9/03/2000). Määräys ja siten myös tämä ohje koskee varsinaisen kirjanpitojärjestelmän (pääjärjestelmän) lisäksi myös sellaisia tietojärjestelmiä, joista siirretään tietoja pääkirjanpitoon tai osakirjanpitoon tai osakirjanpitojen välillä konekielisessä muodossa tai tulosteita uudelleen tallentamalla. 2 Menetelmäkuvauksen tarkoitus Menetelmäkuvaus on valvonnan ja kirjanpidon näkökulmasta tehty kuvaus tietojärjestelmien toiminnoista ja tietosisällöistä. Menetelmäkuvauksen merkitys tietojärjestelmien käsittelemien ja sisältämien tietojen luotettavuuden ja oikeellisuuden toteamisessa on erittäin keskeinen. Tarkastettavuuden rinnalla tulee myös painottaa selkeän ja kokoavan dokumentin luonnetta, joka antaa samalla taloushallinnon valvontatoiminnoille riittävän tarkan pohjan. Menetelmäkuvauksen laatimisen ja ylläpidon tavoitteet voidaan määritellä esim. seuraavasti: a) Menetelmäkuvaus on organisaation sisäisen valvonnan tarvitsema yleiskuvaus laskentajärjestelmistä. Sen avulla on mahdollista saada selkeä yleiskuva laskentajärjestelmistä, niiden välisistä liittymistä ja organisoinnista. Menetelmäkuvauksessa ylläpidetään myös kulloinkin voimassa olevia laskentasääntöjä, suoritettavia tarkistuksia ja täsmäytyksiä sekä virhetilanteiden käsittelysääntöjä. b) Menetelmäkuvaus on säädösten edellyttämä kuvaustapa organisaation kirjanpitojärjestelmästä. Kuvauksen avulla pyritään myös lisäämään järjestelmien tarkastettavuutta, joka toimitetaan organisaation ulkopuolisen tahon toimesta. Siten kuvaus tulee tehdä tavalla, jonka avulla tarkastusta suorittava - usein organisaation ulkopuolinen - henkilö pystyy suorittamaan tietojärjestelmän toimintojen ja sen sisältämien tietojen tarkastuksen. c) Menetelmäkuvaus on osa tietojärjestelmien dokumentointia. Muut dokumentit täydentävät menetelmäkuvausta ja menetelmäkuvauksessa voidaan viitata monissa kohdin muihin dokumentteihin, kuten käyttöoppaisiin, atk-teknisiin käsikirjoihin ja systeemipäiväkirjoihin. Menetelmäkuvausta voidaan käyttää yleiskuvan antamiseen organisaation tietojärjestelmistä sekä organisaation sisäisessä koulutuksessa että selvitettäessä ulkopuolisille tietojärjestelmien toimintaa. Kehitysprojekteissa tarvitaan käyttäjien ja atk-suunnittelijoiden välistä kommunikointia, mihin menetelmäkuvaus voi hyvin soveltua. 3 Menetelmäkuvauksen sisältö ja laadinnan periaatteet n antaman määräyksen mukaan menetelmäkuvauksen laatimisesta ja ylläpidosta vastaa sovelluksen käyttäjä. Järjestelmää hankittaessa on kuitenkin syytä nimenomaisesti sopia siitä, mitkä osuudet järjestelmätoimittaja tekee osana järjestelmädokumentaatiota. Menetelmäkuvauksen laajuus ja yksityiskohtaisuus määräytyy kunkin tiliviraston kohdalla erikseen. Menetelmäkuvauksella on tili- Menetelmäkuvauksen laatiminen 1
puitteisiin ja kirjaussuunnitelmaan nähden täydentävä merkitys. Menetelmäkuvauksen sisältöön vaikuttavat lisäksi käytettävän sovellusratkaisun ominaisuudet, toisin sanoen se, missä laajuudessa kirjanpidon osatehtäviä on siirretty koneellisesti suoritettavaksi. n määräyksen mukaan menetelmäkuvauksen on sisällettävä seuraavat asiat: 1. Yleiskuvaus 2. Kirjausten suorittamistapa ja kirjausketjut 3. Tarkistukset ja täsmäytykset 4. Aineiston säilyttäminen 3.1 Yleiskuvaus (kirjanpitojärjestelmän kokonaiskuvaus) Koska kirjanpitojärjestelmä voi muodostua useista eri tietojärjestelmistä, tulee osakirjanpitokohtaisten menetelmäkuvausten lisäksi laatia yleiskuvaus, josta käy ilmi kirjanpitojärjestelmän koko laajuus ja eri osakirjanpitojen liittyminen toisiinsa. On kuitenkin syytä huomioida, että osakirjanpitokohtaisuus tarkoittaa tietyissä toiminnoissa myös toimintoketjukohtaisuutta, koska tietyn toiminnon hoitamiseen voidaan käyttää useaa eri tietojärjestelmää, joiden kautta kirjausketju kulkee. Usein esim. laskutus-, myyntireskontra- ja maksatusjärjestelmät muodostavat niin integroidun kokonaisuuden, että on luontevaa tehdä näistä yksi toimintoketjukohtainen menetelmäkuvaus. Mikäli kirjanpidon hoidossa käytetään hyväksi kirjanpitotoimistoa, atkpalvelukeskusta tai muuta vastaavaa atk-alan palveluyritystä, on menetelmäkuvaukseen sisällytettävä selvitys tehtäväjaosta. Sama koskee myös kirjanpidon järjestelmähallinnon alaan kuuluvia tehtäviä. Menetelmäkuvauksen tulee antaa selkeä kokonaiskuva osakirjanpitojärjestelmien ja varsinaisen kirjanpitojärjestelmän muodostamasta kokonaisuudesta. Tietojärjestelmien yleiskuvaukseen kuuluvat mm. seuraavat asiat: kirjanpito osana organisaation informaatiojärjestelmää (kaavio) luettelo kirjanpitojärjestelmään kuuluvista sovelluksista ja selvitys niiden käyttötarkoituksesta järjestelmän yleisrakenne: pääosat ja toiminnot. Voidaan esittää laatikko- tai työnkulkukaaviona, jolloin nähdään, mitkä toiminnot hoidetaan tietojärjestelmän avulla ja mitkä manuaalisesti. Ilmoitetaan sovelluksen nimi ja versio, käyttöönoton ajankohta ja toimittaja. järjestelmän käsittelemien tapahtuma- ja rekisteritietojen määrä (arvio vuositasolla) lyhyt selvitys eri järjestelmien välisistä yhteyksistä ja tärkeimmistä tietovirroista kirjanpidon kannalta, voidaan täydentää kaaviokuvalla laitteistokaavio, josta selviää kirjanpitojärjestelmän tekninen muodostuminen selvitys mahdollisesta työnjaosta järjestelmätoimittajan kanssa Menetelmäkuvauksen laatiminen 2
menetelmäkuvauksen rooli sisäisessä valvonnassa. Esitellään, miten menetelmäkuvaus on sisällytetty sisäisen valvonnan hyödynnettäväksi. Määräyksessä on otettu kantaa siihen, että yleiskuvaukseen tulee myös sisällyttää tietojärjestelmän käytön yleiseen turvallisuuteen liittyvät asiat. Tällaisia ovat mm. periaatteet, joiden mukaan hoidetaan suojaukset ja varmistukset käyttöoikeudet ja niiden hallinta muut keskeiset sovelluksen käytön yleiseen turvallisuuteen liittyvät asiat. 3.2 Kirjausten suorittamistapa ja kirjausketjut Selostukseen kirjausten suorittamistavasta kuuluu mm. kirjanpitoa automatisoivat käsittelysäännöt, joita ovat esim. tietyille tileille ohjattavat tai jaettavat tapahtumat kalenteripäivien huomioon ottaminen eräpäivien ja korkolaskelmien yhteydessä euro-markka sekä valuutta -muuntosäännöt hintojen laskentasäännöt alv-laskentasäännöt vuodenvaihteessa suoritettavat toimenpiteet, esim. siirtyvien palkanerien käsittely tilinpäätöksen ja tilinavauksen yhteydessä järjestelmään suoritettavat toimenpiteet. Kirjausketjujen (audit trail) kuvaaminen on keskeinen osa tarkastettavuutta ja siten myös menetelmäkuvausta. Selostukseen kirjausketjusta kuuluu seuraavia asioita: selostus tiedonsiirrosta pääkirjanpitoon ja osakirjanpitoon tai osakirjanpitojen välillä. Mitä tietoja, miten ja kuinka usein tiedot siirretään. Voidaan käyttää kaaviota selventämään kirjausketjun muodostumista. selostus tietovarastoista selostus kirjanpidossa käytettävistä tapahtuma-, tosite- ja saldolajeista selostus sovelluskohtaisesti käytetyistä tulosteista ja niiden käyttötarkoituksesta selostus ohjaus- ja parametritiedoista. 3.3 Tarkistukset ja täsmäytykset Määrämuotoiset täsmäytykset työnkulun eri vaiheiden välillä ja erityisesti osakirjanpitojen välillä ovat merkittävä tarkastettavuutta ja tiedon luotettavuutta lisäävä piirre. Täsmäytysten tarve korostuu myös organisaatioiden välisen tiedonsiirron sovelluksissa. Esim. maksupisteiden ja tilivirastojen tai eri paikkakunnilla sijaitsevien yksiköiden väliset tiedonsiirtoon perustuvat tietojärjestelmät, rahalaitoksen Menetelmäkuvauksen laatiminen 3
maksuliikennejärjestelmä ja OVT -järjestelmät perustuvat organisaatioiden välisiin automatisoituihin tositeaineistojen käsittelyihin. Kohdassa tarkistukset ja täsmäytykset edellytetään, että niistä tiedoista, jotka siirretään konekielisenä, ilmoitetaan vastaanottavan järjestelmän tekemät tarkistukset ja täsmäytykset. Tällä tarkoitetaan sekä järjestelmän suorittamia että niiden perusteella manuaalisesti suoritettuja tarkistus- ja täsmäytystoimenpiteitä. Selostuksessa mainitaan mm. seuraavat asiat: mitä täsmäytetään, esim. ps-tulo- ja menotilien täsmäyttäminen tiliotteisiin vastuuhenkilö kuinka usein ko. täsmäytys suoritetaan täsmäytyksessä käytetyt tulosteet järjestelmän itsensä suorittamat tietotarkistukset ja valvontatoimintojen periaatteet, esim. tiliöintien oikeellisuuden tarkistukset, tililuokan pakollisuuden, tilikohtaisten valtuuksien, päiväyksen oikeellisuuden ja sallittavuuden tarkistukset, tositteen debet-kredit tasapainon tarkistus niissä toiminnoissa, joissa sitä vaaditaan jne. virhetilanteiden käsittelyt, esim. virhetilien käyttö, virhelistojen käsittelyperiaatteet, virhetoimintojen ilmaantuessa tehtävät toimenpiteet mahdollisten korjausohjelmien käyttö. 3.4 Aineiston säilyttäminen Tässä kohdassa esitetään luettelomuodossa, minkälaisista syötteistä ja tulosteista kirjanpitoaineisto koostuu. Kohdassa luetellaan kunkin aineiston säilyttämistapa, -paikka ja -aika sekä hävittämistapa. Tämä kohta koskee myös täsmäytysaineistoa. on antanut erikseen määräyksen kirjanpitoaineiston säilyttämisajoista (9/03/99) ja Arkistolaitos on antanut päätöksen kirjanpitoaineiston pysyvästä säilytyksestä (KA S 6/99). Aineiston säilyttämisessä selvitetään myös menettelyt reskontrien ja kirjanpidon sekä muiden kirjanpitoon vaikuttavien rekisterien, tiedostojen ja tietokantojen siivouksista. Siivouksella tarkoitetaan vanhentuneen, tarpeettoman ja virheellisen tiedon poistamista. 4 Menetelmäkuvauksen ylläpito ja säilyttäminen Tietojärjestelmää ylläpidetään jatkuvasti, siten myös menetelmäkuvausta on ylläpidettävä ja päivitettävä aina kun tietojärjestelmässä tai menettelyissä tapahtuu muutoksia. Menetelmäkuvaus on säilytettävä asetuksen 46 :n 3 momentin mukaan 10 vuotta varainhoitovuoden päättymisestä. Menetelmäkuvauksen laatiminen 4