JOPI TYÖNARVIOINTIPROSESSI Palkkauudistus kannattaa Se kannustaa ja motivoi Lisätietoja: www.jopiarvio.fi Gunilla Rantanen puh. 044 440 05 14 info@jopiarvio.fi
JOPI TYÖNARVIOINTIJÄRJESTELMÄ JopiArvio Oy on vuonna 1993 perustettu yritys, joka toteuttaa palkkauksen uudistamista. Jopi -työnarviointijärjestelmä on kokonaispalkkausjärjestelmä, joka tarjoaa työkalut työn vaativuuden arviointiin. Järjestelmä on kehitetty tutkimustyönä. Kehittämistyöstä on vastannut yrityksen perustaja, toimitusjohtaja Lea Rantanen. Jopi -järjestelmä sisältää analyyttisen arviointiprosessin koulutuksen prosessin eri vaiheisiin tehtäväkohtaisen työn vaativuuden arvioinnin ja konsultoinnin henkilökohtaisen suorituksen arvioinnin ja sen palkanosan määrittelyn tulospalkkauksen kehittämismallin ja konsultoinnin JOPI -ohjelmat Sekä tehtäväkohtainen työnarviointi että henkilökohtaisen suorituksen arviointi ovat räätälöitäviä malleja. Tulospalkkausjärjestelmä kehitetään yhteistyössä asiakkaan kanssa. Tehtäväkohtainen työnarviointi sisältää työnkuvauslomakkeen koulutuksen arviointijärjestelmän arviointityön tulosten kytkennän kehittämiseen ja palkkoihin Jopi -ohjelmat Henkilökohtaisen palkanosan määrittäminen sisältää kriteerien valinnan esimiesten valmennuksen arviointiasteikon luomisen suorituksen arvioinnin tulosten kytkennän kehittämiseen ja palkkoihin JOPI -ohjelmat. Jopi -ohjelma tukee uuden palkkausjärjestelmän käyttöönottoa ja käyttöä arviointityön kaikissa vaiheissa, se on helposti ylläpidettävissä ja päivitettävissä. Analyyttinen arviointiprosessi Konsultointi ja koulutus arviointiprosessiin Konsultointi- ja koulutustilaisuudet Työn vaativuuden arviointi (Tehtäväkohtainen palkanosa) Työsuorituksen arviointi (Henkilökohtainen palkanosa) Räätälöitävissä Työnkuvauslomake Arviointijärjestelmä Tasokuvaukset Jopi -ohjelmat Räätälöitävissä Työnkuvauslomake Arviointijärjestelmä Tasokuvaukset Jopi -ohjelmat Tulospalkkauksen kehittämismalli Kehitetään yhteistyössä asiakkaan kanssa Kriteerien valinta Mittarien kehittäminen Tulosten seurantamallin kehittäminen Tulos Tulosten kytkentä palkkoihin ja uudet palkkaryhmät
Arviointiprosessi Työnarviointi on yhteistoiminnallinen prosessi työpaikalla. Siihen osallistuu koko henkilöstö. Arviointiprosessin eri vaiheet: VAIHEET Työnkuvauslomakkeen räätälöinti Koulutus Työnkuvauslomakkeen täyttö Esimiehen arvio Vaativuuskeskustelut Arviointijärjestelmä - analyyttinen - tasokuvaukset Arvionti - arviointiohjelma Painotukset Tulokset TOTEUTTAJAT Keskustelu pienryhmissä, arviointiryhmässä tai koulutuksessa, mitä työ vaatii tai esikysely henkilöstölle. 1. Arviointiryhmä 2. Esimiehet 3. Henkilöstö Kaikki työntekijät täyttävät intranetissä Esimies lukee työntekijöittensä työnkuvaukset ja kommentoi niitä. Esimies ja työntekijä Arviointijärjestelmä rakennetaan työnkuvauslomakkeen pohjalta. Arviointijärjestelmä sisältää tasokuvaukset. Työntekijän oma arvio, esimiehen arvio, arviointiryhmän arviointityö, asiantuntijan arvio Sovitaan painotuksista arviointiryhmässä Tulokset ja niiden soveltaminen palkkaukseen, muut kehittämistoimenpiteet
Työnvaativuuden arviointi ja tehtäväkohtainen palkanosa Vaativuustekijät ja arviointijärjestelmä Jopi -järjestelmä tarjoaa valmiit työkalut työnvaativuuden arviointiin ja tehtäväkohtaisen palkanosan määrittämiseen. Järjestelmää voidaan räätälöidä, mutta se sopii myös sellaisenaan käytettäväksi työn vaativuuden arviointiin monessa julkisen sektorin organisaatiossa. Tällaisia valmiita ja/tai räätälöitäviä arviointityön välineitä ovat työnkuvauslomake kysymyksineen ja valmiine vastausvaihtoehtoineen sekä itse arviointijärjestelmä. Käytettävät vaativuustekijät sovitaan yhdessä asiakkaan kanssa. Niiden perusteella syntyy työnkuvauslomake ja lomakkeen avulla rakennetaan yksityiskohtainen arviointijärjestelmä. Henkinen kuormittavuus voidaan jättää kokonaan pois arviointijärjestelmästä tai jos se on mukana, niin sen painoarvo järjestelmässä on usein pieni. Henkisen kuormittavuuden mittaaminen on vaikeaa ja sitä pitäisi pyrkiä vähentämään työpaikoilla eikä käyttämään palkanmaksun perustana. Joissain tapauksissa kuitenkin henkisen kuormittavuuden poistaminen on mahdotonta ja tällöin se liittyy olennaisesti työn luonteeseen ja vaativuuteen. Arviointijärjestelmässä kerrotaan jokaisen vaativuustekijän osalta montako vaativuustasoa tekijä sisältää ja mitkä kysymykset ja vastausvaihtoehdot vastaavat kutakin vaativuustasoa. Arviointijärjestelmä on samalla Jopi -arviointiohjelman "käsikirjoitus". Osaaminen Yhteistyötaidot Vaikutukset ja vastuu Työolosuhteet 1. Koulutus 2. Tietojen ja taitojen soveltaminen 3. Harkinta ja ongelmanratkaisutaidot 4. Vuorovaikutus- ja yhteistyötaidot 5. Suunnittelu- ja kehittämisvastuu 6. Johtamisvastuu 7. Taloudellinen vastuu 8. Materiaalivastuu 9. Vastuu ihmisistä 10. Työolosuhteet ja kuormittavuus 11. Henkinen kuormittavuus Työnkuvauslomake Jokainen työ arvioidaan käyttämällä kaikille yhteistä työnkuvauslomaketta. Lomakkeessa on kysymyksiä, joilla mitataan eri vaativuustekijöitä. Kuhunkin vaativuustekijään voi liittyä yksi tai useampi kysymys. Lomakkeen tulee olla riittävän kattava kuvaamaan kaikki organisaatiossa esiintyvät työt ja niiden vaatimukset. Lomake ei kuitenkaan saa olla liian laaja. Jokainen työntekijä täyttää itse työnkuvauslomakkeensa tai vaihtoehtoisesti samaa työtä tekevät täyttävät lomakkeen ryhmässä. Esimies lukee kaikkien alaistensa täyttämät lomakkeet ja keskustelee työnkuvauksesta työntekijän kanssa. Keskustelut voidaan käydä myös ryhmässä. Keskustelujen aikana työnkuvausta voidaan vielä muuttaa, jos molemmat osapuolet niin haluavat. Esimies myös kirjoittaa oman näkemyksensä kunkin alaisensa työnkuvauksesta esimiehelle varattuun kommenttiruutuun.
Vaativuusprofiili Ohjelma rakentaa jokaisesta työstä työntekijän ja hänen esimiehensä yhteisen työnkuvauksen pohjalta vaativuusprofiilin. Profiili näyttää kustakin vaativuustekijästä sen vaativuustason, jolle tehtävä työntekijän ja hänen esimiehensä yhteisen näkemyksen mukaan sijoittuu. Työnkuvaus ja vaativuusprofiili siirtyvät tämän jälkeen arviointiryhmän arvioitavaksi. Kuvassa F1-F11 ovat vaativuustekijöitä. Harmaa tausta näyttää kunkin vaativuustekijän maksimitason. Arviointiryhmä Arviointiryhmä käy läpi kaikki tehtävät ja työnkuvaukset. Arviointiryhmä muodostetaan organisaation sisällä työnantajan ja järjestöjen edustajista. Ryhmässä on aina myös henkilö, joka tuntee käsiteltävän tehtävän sisällön, esimerkiksi esimies, ei kuitenkaan työntekijä itse. JopiArvion Oy:n konsultti käynnistää arviointityön ja on mukana ryhmässä ulkopuolisena asiantuntijana joko koko projektin ajan tai vain tarpeen mukaan. Alussa on kuitenkin tärkeää harjoitella arviointijärjestelmän käyttöä. Analyyttisen arviointijärjestelmän ymmärtäminen ja oikea soveltaminen on tärkeää, jotta arviointi toteutuu oikeudenmukaisesti. Koska työn vaativuus saattaa vaihdella paljon samallakin nimikkeellä, jokainen tehtävä arvioidaan erikseen. Vaihtoehtoisesti samaa työtä tekevät voidaan arvioida ryhmänä. Arviointiryhmän työn tuloksena saadaan jokaisesta tehtävästä lopullinen vaativuusprofiili. Arviointiryhmän laatima profiili voidaan esittää samassa kuvassa henkilön ja esimiehen yhteisen arvion kanssa. Näin nähdään miten arviot eroavat toisistaan ja kuvaa voidaan käyttää pohjana arviointiryhmän keskusteluissa esimiesten kanssa ja esimiesalaiskeskustelussa. Vaativuustekijöiden painotukset Ennen vaativuuspisteiden laskemista, tulee vaativuustekijät painottaa sen mukaan, kuinka paljon eri vaativuustekijöitä arvostetaan ja kuinka suuri merkitys niille annetaan suhteessa muihin vaativuustekijöihin. Painotukset ovat organisaatiokohtaisia ja niistä päätetään organisaation sisällä. Päätösten teko edellyttää keskustelua siitä, mitkä tekijät ovat työn onnistumisen kannalta merkityksellisiä. Yleensä osaamista painotetaan enemmän kuin vastuutekijöitä. Voidaan esimerkiksi päättää, että työolosuhdehaitat vaikuttavat työn vaativuuspisteisiin 3% verran ja vuorovaikutustaidot 15% verran. Jopi -tietokoneohjelma laskee kokonaispisteet jokaiselle tehtävälle sovittujen painotusten mukaan. Painotusten yhteissumma on aina 100%. Painotusten vaikutuksia voidaan myös kokeilla Jopi -tietokoneohjelmassa ennen lopullista päätöstä. Kaikkiin tehtäviin käytetään samoja painotuksia organisaation sisällä.
Vaativuuspisteet ja palkkamalli Työn arvioinnin tuloksia voidaan tarkastella kokonaisuutena, kun kaikki tehtävät on arvioitu ja töiden vaativuuspisteet ovat tiedossa. Jopi -tietokoneohjelma laskee tietojen perusteella palkkamallin, joka näyttää seuraavat tiedot: palkkauksen ja työn vaativuuden suhde: nykyinen tilanne organisaatiossa palkkauksen ja työn vaativuuden suhde: tavoitetilanne korjausehdotukset, joilla tavoitteeseen päästään Palkkamalli näyttää graafisen kokonaiskuvan organisaation töiden vaativuuden ja palkkauksen välisestä suhteesta regressioanalyysin avulla. Seuraavalla sivulla esimerkki erään organisaation nykyisestä tilanteesta, jossa regressiosuoran ylä- ja alapuolelle on sallittu 5%:n vaihteluväli. Vaihteluväliä voidaan muuttaa organisaation taloudellisen tilanteen mukaan. Kuvassa vaaka-akselilla ovat vaativuuspisteet ja pystyakselilla peruspalkka euroa/kk. Regressiosuora kulkee keskellä ja se kuvaa tehtäväkohtaisen työn vaativuuspisteiden ja nykyisten peruspalkkojen välisen vaihtelun keskiarvon. Jokainen työ näkyy pisteenä kuvassa. Se kertoo kyseessä olevan työn vaativuuden ja nykyisen palkan välisen yhteyden. Kuvaa tulkitaan siten, että regressiosuoran alapuolella olevat työt ovat työn vaativuuteen nähden alipalkattuja. Hyvin lähellä regressiosuoraa olevissa töissä palkkaero työn vaativuutta vastaavan palkkaan on niin pieni, että palkkojen voidaan tulkita olevan näissä töissä lähes kohdallaan. Palkkamallin muodoksi voidaan valita joko suora tai kaareva malli. Tavoitepalkkoja ja korotusehdotuksia varten täytyy antaa tavoiteltu palkkojen vaihtelu prosentteina: kyseessä on ns. palkkaputken leveys eli se, kuinka paljon vaihtelua sallitaan. Ohjelma kertoo mitkä tehtävät ovat vaativuuteen nähden alipalkattuja ja kuinka suuresta vajeesta on kyse. Arviointityön tuloksia vastaava palkkauudistus voidaan toteuttaa niin, että uudet palkkaryhmät luodaan vastaamaan tiettyä pisteväliä. Yksittäiselle pisteelle ei määritellä hintaa, vaikka se olisikin yhtälöstä laskettavissa, vaan tulokset esitetään usein väljästi pistehaarukassa: Työn vaativuuden mittaaminen on arviointia ei tarkkaa matematiikkaa.
Henkilökohtainen palkanosa 1. Yhteistyökyky Sosiaaliset taidot, ihmissuhdetaidot, auttamishalu, toisten kunnioittaminen erilaisissa tilanteissa Palvelualttius ja avoimuus, henkilöllä on motivointikykyä, tulee toimeen muiden kanssa Hyödyntää työssään laajoja verkostoja ja luo tarvittaessa uusia Henkilökohtaisen palkanosan kriteerit Palkkausuudistus sisältää myös henkilökohtaisen palkanosan määrittelyn eli työsuorituksen arvioinnin. Työntekijälle maksetaan palkkaa sellaisista kyvyistä ja taidoista ja henkilökohtaisista ominaisuuksista, joista työssä on hyötyä ja jotka parantavat suoritusta. Tärkeä osa henkilökohtaisen palkanosan käyttöönotossa on arviointi-asteikon luominen: esimiesten on osattava soveltaa asteikkoa työyksiköissään mahdollisimman yhdenmukaisesti. Henkilökohtaisen palkanosan arvioinnin suorittaa esimies yhdessä sovittujen kriteerien perusteella. Esimies arvioi alaistensa henkilökohtaisia taitoja ja tietoja 6 10 kriteerillä. Henkilökohtaisen palkanosan arviointiin käytetään apuna suorituksen arvioinnin lomakeohjelmaa, joka on osa Jopi -ohjelmaa. Kriteerit räätälöidään kuhunkin organisaatioon sopiviksi. Esimies täyttää suorituksen arviointilomakkeen ja keskustelee suorituksen arvioinnin sisällöstä työntekijän kanssa. Henkilökohtaisen palkanosan arviointijärjestelmän rakentaminen Henkilökohtaiseen palkanosaan liittyvä arviointijärjestelmä rakennetaan seuraavissa vaiheissa: 1. Kriteerien valinta ja niiden sisältöjen tarkentaminen 2. Arviointiasteikon luominen, esim. 1 5 3. Kriteerien ja asteikon testaus 4. Testaustulosten arviointi: tasapuolisuus ja erottelevuus 5. Kriteerien ja asteikon tarkennus 6. Tulosten kytkentä palkkoihin 7. Käyttöönotto ja käyttö Arviointiasteikko Työntekijän henkilökohtaisia kykyjä, taitoja ja ominaisuuksia voidaan arvioida yhdessä sovittujen kriteerien avulla (katso esimerkkiä seuraavalla sivulla). Asteikolla 1 5 maksetaan henkilökohtaista palkanosaa, kun henkilön kokonaissuoritus on kolme tai suurempi. Arviointiasteikko 1 5: 1. Kehittymisen tarvetta 2. Täyttää perusvaatimukset 3. Hyvä 4. Poikkeuksellisen hyvä 5. On huippu, tällaisia on harvassa Asteikkoa räätälöidään tarvittaessa sisältämään useampia portaita. 2. Luovuus Tietojen ja taitojen soveltamistaidot ja luovuuden käyttäminen ongelmanratkaisussa innovatiivisesti ja idearikkaasti 3. Joustavuus, monipuolisuus 4. Aloitteellisuus 5. Vastuuntunto 6. Ristiriitojen sietokyky 7. Tuloksellisuus 8. Työnvaikuttavuus 9. Erityistiedot ja - taidot Tekninen tai taiteellinen luovuus, soveltaa taitojaan käytännössä Henkilöllä on kyky löytää uusia ratkaisumalleja ja ennakoida tai visioida eri vaihtoehtojen vaikutuksia Kyky laaja-alaisuuteen ja monipuolisuuteen, kyky töiden priorisointiin sekä kyky sopeutua muutoksiin Voidaan käyttää monenlaisiin vaativiin tehtäviin Kykenee ottamaan vastaan yllättäviä tehtäviä ja muuttamaan työjärjestystään tai suhtautuu muutoksiin myönteisesti Töiden kehittäminen ja uudistuminen Henkilö tekee ehdotuksia ja aloitteita ja on uudistumiskykyinen ja -haluinen Henkilöllä on halu laajentaa omia tietojaan ja taitojaan, halua kehittää töiden sujuvuutta ja hänellä on organisointitaitoja Vastuunottokyky, osallistuminen ja sitoutuminen Henkilölle voi antaa huolehdittavaksi asiakokonaisuuksia, hän osallistuu aktiivisesti ja on innostunut Henkilö sitoutuu yhteisiin tavoitteisiin ja toimii niiden saavuttamiseksi Ristiriitojen ja paineiden sieto Henkilö sietää erilaisuutta, epävarmuutta muuttuvissa oloissa ja kestää aikatauluihin liittyviä paineita Henkilö selviytyy vaikeissa ristiriitatilanteissa Tuloksellisuus, joka ylittää tehtävän vaativuuden edellyttämän suorituksen Saa paljon aikaan; näkyviä tuloksia ja työn laatu on korkeatasoista Ahkera, tehokas, huolellinen, tarkka ja pysyy aikatauluissa Toiminta on taloudellista Uskottavuus, esiintymistaito, vaikuttaa myönteisesti organisaation ulkoiseen kuvaan Kykenee johtamaan muita ja olemaan mielipidevaikuttaja Työn vaikutukset ulottuvat kauas Erityistietoja ja -taitoja, joita voidaan käyttää koko organisaation hyväksi Esimerkiksi erityistä kielitaitoa tai opetus- ja ohjauskykyä Monipuolinen kokemus tuo lisäosaamista työhön, henkilön toisesta tutkinnosta tai muusta koulutuksesta on hyötyä hänen työssään ja työpaikallaan Henkilöllä on erityistehtäviä oman työnsä lisäksi
JOPI -ohjelman esittely Jopi -työnarvioinnin ohjelma on monipuolinen työkalu arvioinnin joka vaiheessa. Ohjelmaan siirretään ja tallennetaan: työntekijän perustiedot työntekjän palkat työnkuvauslomake arviointiryhmän arvio sekä painotukset. Näiden perusteella saadaan tulokseksi: vaativuusprofiili jakaumat vaativuustekijöittäin palkkamalli nykyisestä tilanteesta, tavoitetilanteesta ja korjausehdotukset useita erilaisia raportteja Jopi -ohjelmat sisältävät: Työnvaativuuden arvioinnin lomakeohjelman arviointiohjelman ylläpito-ohjelman Henkilökohtaisen suorituksen arvioinnin lomakeohjelman esimiesten käyttöön arviointiohjelman henkilöstöjohdon käyttöön Ohjelmat asennetaan MySQL palvelimelle. Järjestämme tarkemman ilmaisen esittelytilaisuuden kiinnostuneille. Lisätietoja: www.jopiarvio.fi Gunilla Rantanen puh. 044 440 05 14 info@jopiarvio.fi JOPI työnarviointiohjelmat Työn vaativuuden arviointi!"#$%&'(%)*+,&-#$!-.)/&+.%-#$!,/0&)&$1 Lomakeohjelma Arviointiohjelma Ylläpitoohjelma Lomakeohjelma Arviointiohjelma JOPI työnarviointiprosessi