Itä-Uudenmaan kuntien ICT -ympäristöjen kartoitusprojekti. Loppuraportti Versio 1.0

Itä-Uudenmaan kuntien ICT -ympäristöjen kartoitusprojekti Loppuraportti 28.5.2014 Versio 1.0

Itä-Uudenmaan kunnat 2 (29) Sisällysluettelo Sisällysluettelo... 2 Dokumentin versiohistoria... 3 1. Projektin lähtökohdat ja tavoitteet... 4 1.1. Projektin kohde... 4 1.2. Projektin tavoitteet ja lopputuotokset... 4 2. Projektin toteutus... 5 2.1. Projektin rajaukset... 5 2.1.1. Alueellinen yhteistyö ja ulkoistetut palvelut... 5 2.1.2. Selvitystyön sisällölliset rajaukset... 6 2.2. Projektin aikataulu ja vaiheistus... 6 2.3. Projektissa hyödynnetyt menetelmät ja välineet... 7 2.4. Projektin organisaatio... 8 3. Kuntien ICT -ympäristöjen nykytila... 9 3.1. Selvitysalueen kuntien ICT-toiminnan volyymit...10 3.2. Tietohallintotoiminnon organisointi selvitysalueen kunnissa...11 3.3. Järjestelmät ja niiden toimittajat...12 3.4. ICT-palvelujen tuotanto...13 3.5. ICT-toiminnan kustannukset...18 3.6. Tietoliikenne ja puhelin...22 3.7. Muut huomiot ICT -ympäristöjen nykytilasta...23 3.8. Nykytilan SWOT...23 4. ICT-kehitystarpeet... 29 5. Liitteet... 29

Itä-Uudenmaan kunnat 3 (29) Dokumentin versiohistoria Versio Päiväys Laatija Muutoksen kuvaus V0.1 13.3.2014 JT Ensimmäinen versio V0.2 14.3.2014 JT Kaavioita lukuun 3.4 V0.3 28.3.2014 JT Tarkennuksia, täsmennyksiä, kaavioiden selityksiä V0.4 10.4.2014 JT Luvun 5 (vaihtoehdot ICT-palvelutuotannolle) poistettu, SWOT-yhteenvedon lisäys V0.5 23.4.2014 JT Korjauksia kommenttien perusteella V0.6 2.5.2014 JT Kommenttien mukainen viimeistely V1.0 28.5.2014 JT Versionumeron ja päiväyksen päivtys

Itä-Uudenmaan kunnat 4 (29) 1. Projektin lähtökohdat ja tavoitteet 1.1. Projektin kohde Projektissa suoritetun selvitystyön kohteena oli Itä-Uudenmaan kuntien (Askola, Lapinjärvi, Loviisa, Myrskylä, Pornainen, Porvoo ja Sipoo) ICTympäristöjen nykytilan kartoitus kunta- ja palvelurakenneuudistuksen selvitykseen liittyen. Projekti oli osa Itä-Uudenmaan kuntajakoselvitystyötä, talous ja hallinto työryhmän alainen projekti. Projektissa kerättiin ja dokumentoitiin nykytilan kuvaamiseen tarvitut tiedot, sekä tehtiin alustavaa analyysiä nykytilanteesta. Nykytilan analyyseissa ei oteta kantaa kuntien palvelutoiminnan tavoitetilaan, tai miten toimintaa on jatkossa kehitettävä, koska se on aikatalutettu tehtäväksi selvitystyön seuraavassa vaiheessa. Selvityksen kohteena olleiden kuntien maantieteellinen sijoittuminen on esitetty seuraavassa Kuvassa 1. Kuva 1 Selvitysalueen kuntien sijoittuminen Projekti toteutettiin yhteistyössä selvitykseen osallistuneiden Itä-Uudenmaan kuntien sekä valtiovarainministeriön JulkICT -toiminnon kanssa. 1.2. Projektin tavoitteet ja lopputuotokset Projektin tavoitteena oli tuottaa Itä-Uudenmaan kunnille palvelutoiminnan kehittämistä, yhteistä kehitystyötä sekä kuntaliitosselvityksen toteutusta varten tilannekuva kuntien nykyisistä ICT-ympäristöistä. Tilannekuvan luomisen lisäksi tavoitteena oli analysoida ICT-ympäristöjen nykytilaa ja niissä olevia eroja jotta jatkossa olisi helpompi valita kehittämiskohteet ja -mahdollisuudet. Projektin keskeisimmät tavoitteet ovat olleet:

Itä-Uudenmaan kunnat 5 (29) Kartoittaa ja kuvata Itä-Uudenmaan kuntien ICT-ympäristöjen nykytila ja nykyiset ohjausrakenteet Analysoida ICT-ympäristöjen nykytilaa tulevien kehityskohteiden tunnistamiseksi Projektin tärkeimmät tuotokset ovat: Itä-Uudenmaan kuntien tiedonkeruutaulukoihin raportoimat tiedot. Kuntakohtaisten tietojen keruuseen käytettiin tätä projektia varten muokattua JHS 179 -tietojenkeruutaulukkoa. Kuntakohtaiset tietojenkeruutaulukot tietoineen on tallennettu Myrskylän kunnan hallinnoimaan suljettuun SharePoint sivustoon. Kuvaus Itä-Uudenmaan kuntien ICT-ympäristöjen nykytilasta (=tämän loppuraportin kappale 3) Analyysi nykytilasta seuraavista kehitystarpeista (= tämän loppuraportin kappale 4). 2. Projektin toteutus 2.1. Projektin rajaukset Projektissa rajoituttiin pääasiassa aikataulullisista syistä keräämään kunnista kaikki kunnan budjettitalouden piirissä olevat vuotuiset ICT-kustannukset. Kustannusten keräämisen ohessa selvitettiin keskeiset tietojärjestelmät. Tämä tarkoittaa sitä, että eri kuntien kustannukset eivät ole suoraan keskenään vertailukelpoiset, vaan jokaisen luvun kohdalla on syytä myös tulkita mistä ero johtuu. Vuotuiset kustannukset pyrittiin ottamaan viimeksi päättyneen tilikauden tilinpäätöksestä (2012 tai 2013), mutta mikäli tiedettiin toimintaympäristössä olleen poikkeuksellisia summia / toiminnan muuttuneen radikaalisti, summaa korjattiin valistuneella arvauksella. Investointeja ei (tietoliikennekuluja lukuun ottamatta) jaksotettu eikä poistoja huomioitu. 2.1.1. Alueellinen yhteistyö ja ulkoistetut palvelut Alueellisessa yhteistyössä syntyvät ICT-kulut on kirjattu isäntäkunnan kuluiksi. Syynä rajaukseen on se, että nämä organisaatiot laskuttavat asiakkailtaan (kunnilta) tuottamansa palvelut erittelemättä laskuissaan palvelujen tuottamiseen tarvittavan tietotekniikan osuutta. Palvelujen laskutus perustuu useimmissa tapauksissa erilaisiin volyymilukuihin (vrt. potilaskäyntien lukumäärä tai käsiteltyjen tapahtumien lukumäärä). Vastaava käytäntö on muissa ostopalveluissa (esim. ulkoistettu kirjanpito). Tärkeimmät ulkoistetut toiminnat ja alueellisen yhteistyön organisaatiot ovat:

Itä-Uudenmaan kunnat 6 (29) Palvelu Järjestäjä Hyödyntäjät Pelastustoimi Porvoo (Itä-Uudenmaan pelastuslaitos) Keski-Uudenmaan pelastuslaitos Askola, Lapinjärvi, Loviisa, Myrskylä, Porvoo ja Sipoo (sekä Pukkila) Pornainen Perusterveydenhoito Loviisa Lapinjärvi Aava (Mäntsälä) Myrskylä Pornainen Päivähoito (Mäntsälä) Pornainen Rakennusvalvonta ja ympäristönsuojelu Askola Loviisa Myrskylä ja Pornainen (sekä Pukkila) Lapinjärvi Taloushallinto Kunnan Taitoa Oy Lapinjärvi, Myrskylä Työterveyshuolto Porvoo Sipoo Taulukko 1 Yhteenveto tärkeimmistä ulkoistetuista palveluista 2.1.2. Selvitystyön sisällölliset rajaukset Kuntarakenneuudistuksen mukainen ICT-toiminnan tavoitetila on tarkoitus muodostaa nykytilan selvittämisen jälkeen, joten kehityskohteiden tarkempi valinta ja varsinaisen kehityssuunnitelman laatiminen kuntien palvelutoimintaa tukevan ICT-ympäristön tavoitetilasta on rajattu tämän selvitystyön (ja työn tulokset sisältävän loppuraportin) ulkopuolelle. Tehdyssä selvityksessä ei ole tutkittu esim. kuntalaisille tarkoitettujen palvelujen sähköistyksen määriä, palvelutasoja eikä muitakaan laadullisia eroja. 2.2. Projektin aikataulu ja vaiheistus Projekti käynnistettiin 3.12. ja nykytilan kartoittaminen ajoittui projektisuunnitelman (kts. aikataulun kuvaus alla) mukaisesti aikavälille 3.12.2013 14.2.2014. Tämä loppuraportti on työstetty projektin jälkeen käyttämällä hyväksi kerättyjä tietoja.

Itä-Uudenmaan kunnat 7 (29) Kuva 2 Projektille suunniteltu aikataulu Tämä loppuraportti on koostettu varsinaisen projektityön jälkeen. 2.3. Projektissa hyödynnetyt menetelmät ja välineet Tietojen keruusta ja dokumentoinnista vastasivat projektin osallistuneiden kuntien tietohallinnon edustajat ulkopuolisen konsultin avustuksella. Tietojen keruu- ja dokumentointityötä tuettiin järjestämällä yhteensä kolme työpajaa ja yksi konsultin vierailukäynti kussakin kunnassa, joissa käsiteltiin tietojen keruuseen ja käytettäviin välineisiin liittyen esille mahdollisesti tulleita kysymyksiä ja ongelmia. Nykytilatietojen keruuseen ja analysointiin käytettiin valtiovarainministeriön Kunta- ja palvelurakenne-muutostuen ICT-muutostukiohjelmaan kehitettyjä malleja, menetelmiä ja työkaluja sekä JHS 179 -arkkitehtuurikehyksen (www.jhs-suositukset.fi) mukaisia osakuvauksia. Kuntakohtaiset nykytilaselvityksen taulukot talletettiin yhteiseen työtilaan mahdollista jatkohyödyntämistä varten. Koska kaikkia JHS 179 -suosituksen mukaisia osakuvauksia ei käytettävissä olleessa ajassa ollut mahdollista eikä myöskään tarkoituksenmukaista tehdä, valittiin nykytilaselvitykseen kuntarakenneuudistusta varten räätälöidyt osakuvaukset. Lisäksi jokainen kunta teki ICT-toiminnostaan nykytilan SWOTanalyysin. Projektissa kerätty ja muodostettu aineisto on luonteeltaan julkista. Projektin aineistojen, välituotosten sekä lopputulosten keräämiseen ja jakeluun käytettiin Myrskylän kunnan SharePoint järjestelmää, johon perustettiin tätä projektia ja projektin tulosten jakelua varten uusi työtila. Työtila sisältää kuntakohtaiset kansiot nykytilalomakkeille sekä kansion kuntakohtaisille SWOT-analyyseille.

Itä-Uudenmaan kunnat 8 (29) Projektin lopulliset tuotokset tallennetaan JulkICT:n Wikiin (http://wiki.julkict.fi/). 2.4. Projektin organisaatio Kuva 3 Projektin organisaatio Kuntien ICT-toiminnan nykytilan kuvauksen teki työryhmä, jossa oli edustus kaikista selvitykseen osallistuvista kunnista: Osallistuja Axel Ek, pj Sam Allén Reijo Korhonen 1 Juuso Mallenius Sinikka Mickos Marko Perttilä, siht Tuija Saloranta Jari Takala, pp Rooli ja kunta tietohallintopäällikkö, Porvoo tietohallintopäällikkö, Sipoo Aamos Oy, Myrskylä Nicemedia Oy, Pornainen ATK-vastaava, Lapinjärvi tietohallintopäällikkö, Loviisa vt hallintojohtaja, Askola konsultti, Netum konsultointi Oy / VM Lisäksi työryhmän kokouksiin osallistuivat tarvittaessa Valtiovarainministeriöstä: 1 Reijo Korhonen toimi virkavapaalla olleen hallintojohtaja Camilla Mellqvistin sijaisena.

Itä-Uudenmaan kunnat 9 (29) Osallistuja Tommi Oikarinen Heikki Talkkari Ossi Korhonen Ville-Veikko Ahonen Rooli neuvotteleva virkamies, JulkICT-toiminto neuvotteleva virkamies, JulkICT-toiminto ohjelmapäällikkö, JulkICT-toiminto neuvotteleva virkamies, Kunta- ja aluehallinto-osasto 3. Kuntien ICT -ympäristöjen nykytila Kuva 4 Yhteenveto nykytilasta Selvitysalueella kunnat ovat erittäin heterogeenisiä niin kokonsa kuin toimintojen ja ICT:n järjestämistapojensa suhteen. Yllä olevasta yhteenvetokuvastakin näkyy hyvin, miten kunnat jakaantuvat kokonsa puolesta pieniin (Askola, Lapinjärvi, Myrskylä ja Pornainen) ja isoihin (Loviisa, Porvoo ja Sipoo). Pienissä kunnissa on vuosittaisia ICT-kuluja alle 0,5M, kunnan henkilöstöä enimmillään muutama sata ja ICT-asiat hoidetaan pääasiassa oman toimen ohessa ja valitun toimittajan avulla. ICT-toimintoa ja siihen liittyvää päätöksentekoa ei ole formalisoitu, ja ICT on selkeästi alisteinen toiminnalle ilman sen suurempaa itseisarvoa. Suurissa kunnissa ICT-kuluja on yli 1M, kunnan henkilöstöä on yli tuhat ja ICT-asioista vastaa oma organisaatio tietohallintopäällikön johdolla. ICT on kunnan toiminnassa selkeästi esillä omana toimintonaan ja sen käyttöä ja hankintaa pyritään ohjaamaan keskitetysti huomioimalla kokonaisuuden asettamia vaatimuksia. On selvää, että kun kunnan henkilöstöllä on käytössään alle 50 työasemaa, niiden hallintaan soveltuvat paremmin toisenlaiset käytännöt ja tekniikat kuin jos niitä on 3500. Vastaavasti ICT-ympäristöön vaikuttaa paljolti kunnan tapa järjestää palveluita. Mitä suurempi kunta, sitä useampia palveluita kunta itse tuottaa. Tällöin myös toiminnan ICT-kulut näkyvät kunnan ICT-budjetissa. Pienemmillä kun-

Itä-Uudenmaan kunnat 10 (29) nilla voi olla kustannustehokkaampaa ostaa jonkin toimialan palvelutuotanto kokonaisuudessaan ulkopuolelta, jolloin kyseisestä toimialasta ei aiheudu ICTkustannuksia (palvelutuotannon järjestämisen ICT-kulu on osa palvelutuotannon kokonaiskulua, jota ei useimmiten eritellä mitenkään). Taulukko 1 sivulla 6 listaa tärkeimmät palvelujen ulkoistukset. 3.1. Selvitysalueen kuntien ICT-toiminnan volyymit Kuva 5 ICT-ympäristön yleiskuvaus ja yleisimmät/tärkeimmät tietojärjestelmät ja sovellukset Tarkastelluilla toimialoilla sovellushajonta on kohtuullisen pientä, kun taas hallinnon ja infrastruktuurin osalla käytettyjen ohjelmistojen osalla on suurta hajontaa. Toimintojen kokoluokkien erilaisuus selittää osaltaan hajontaa: pienillä organisaatioilla perusasioiden ulkoistus ei sido omaa henkilöstöä esim. sähköpostipalvelun hallinnointiin. Pienet kunnat pääosin omistavat oman tietoliikenneverkkonsa kun taas suuret ovat ostaneet sen kaupalliselta operaattorilta. Selvitysalueen kuntien tietoteknisten laitteiden lukumäärät sekä tietohallintoon käytettävissä olevien henkilöstöresurssien määrä on esitetty seuraavassa taulukossa: Asiakokonaisuus Kaikki Askola Lapinjärvi Loviisa Myrskylä Pornainen Porvoo Sipoo Asukkaat 98214 4992 2829 15497 1992 5137 49028 18739 Työntekijät 6693 298 194 1209 50 133 3600 1209 ICT-henkilöstö yht 28,4 0 0,9 7,5 0 0 12 8 Tietokoneet 7459 363 210 1200 47 221 3418 2000 Pöytäkoneet 5030 224 121 800 42 169 2674 1000

Itä-Uudenmaan kunnat 11 (29) Asiakokonaisuus Kaikki Askola Lapinjärvi Loviisa Myrskylä Pornainen Porvoo Sipoo Kannettavat 2184 128 85 250 5 52 664 1000 Tabletit 381 11 4 150 16 0 80 120 Puhelimet yht 2415 218 130 1081 46 120 820 Älypuhelin 407 22 6 50 28 151 150 Matkapuhelin 2991 196 124 651 0 1200 820 Toimipisteet 339 16 17 80 11 15 110 90 Omat konesalit 9 1 1 1 1 1 3 1 Muut konesalit 3 0 0 1 0 0 0 2 Taulukko 2 Keskeisiä lukuja kuntien ICT-ympäristöistä 3.2. Tietohallintotoiminnon organisointi selvitysalueen kunnissa Selvitysalueen kunnat voidaan jakaa asukasmääränsä mukaan kolmeen ryhmään: Porvoo, jonka asukasmäärä on noin puolet selvitysalueen asukkaista, on omassa kokoluokassaan (n. 49 000 asukasta), Sipoo (n. 19 000) ja Loviisa (n. 15 000) muodostavat seuraavan ryhmän ja n. 5 000 tai pienemmän asukasmäärän kunnat Askola, Lapinjärvi, Myrskylä sekä Pornainen muodostavat pienten kuntien ryhmän. Kuva 6 Alueen kuntien suhteelliset asukasmäärät Asukasmäärät heijastuvat kohtuullisen suoraan myös kuntien työntekijämääriin sekä ICT-henkilöstöön:

Itä-Uudenmaan kunnat 12 (29) Kuva 7 Alueen työntekijät ja ICT-henkilöstö kunnittain Pienissä kunnissa (Lapinjärveä lukuun ottamatta) ei ole yhtään päätoimista ICT-henkilöä ja kunnan työntekijämääräkin on enimmillään muutama sata henkilöä. Tietohallinnon tehtävät toimivat pienelle organisaatiolle ominaisesti kunnan muutaman päättävän henkilön ja yhteistyökumppaneiden toimesta. ICT ei ole itsellinen toiminto, vaan selkeästi alisteinen toimialojen toiminnan tarpeille. Loviisassa ja Sipoossa on vajaat kymmenen päätoimisiksi laskettavaa ICThenkilöä, jotka kaikki toimivat niin tietohallinnon kuin tietotekniikankin tehtävissä. Näissä kunnissa työntekijämäärä on reilut tuhat henkilöä ja ICT on tunnistettu erillistä huomiota vaativaksi alueeksi. Työasemamäärätkin ovat jo sen verran suuria, että niiden hallinnointiin on oltava käytössä määriteltyjä toimintatapoja. Vain Porvoossa on selkeästi tietohallintoon keskittyviä henkilöitä (kaksi kahdestatoista päätoimisesta ICT-henkilöstä). Porvoon kokonaishenkilöstömäärä on n. 3600, joten ICT:n hallinnointi vaatii selkeästi panostusta. Porvoossa kaikki kehityshankkeet kulkevat keskitetyn portfolion kautta, jolloin myös ICT-toiminto on mukana kaikkia kehityshakkeita arvioimassa ja kommentoimassa. Porvoon ICT-henkilöstön määrä on kunnan henkilöstön määrään verrattuna pienempi kuin vertailualueen keskikokoisissa kunnissa (Loviisa ja Sipoo), joissa yhtä ICT-henkilöä kohti on reilut 150 työntekijää; Porvoossa yhtä ICThenkilöä kohti on 300 kunnan työntekijää. 3.3. Järjestelmät ja niiden toimittajat Eri toimialoilla oli yhteisiä tietojärjestelmätoimittajia vaihtelevasti. Yhden toimittajan dominanssi oli perusopetuksen ja kirjastojen järjestelmissä. Suuret kuntatoimialan toimijat Tieto ja CGI ovat vahvoilla etenkin sosiaali- ja terveydenhuollon järjestelmissä. Alla olevassa taulukossa on listattu toimittajia valituilta toimialoilta. Mikäli ko. toiminto on järjestetty ostopalveluna kaupalliselta toimijalta, palvelun tarjoaja on esitetty suluissa (toiselta kunnalta ostettuja palveluita ei ole sisällytetty).

Itä-Uudenmaan kunnat 13 (29) TOP-5 toimittajat Potilasjärjestelmä Suun terveydenhuolto Asiakastietojärjestelmä Vanhustenhuolto Taulukko 3 Toimialakohtaiset TOP-5 toimittajat 3.4. ICT-palvelujen tuotanto Kirjanpito Päivähoito Perusopetus Kirjasto Taloussuunnittelu Henkilöstöhallinta Sähköinen arkisto / asianhallinta Nykytilan selvityksessä ICT-palvelut luokiteltiin seuraaviin luokkiin: Internet / Intranet Toimialasovellus, substanssipalvelun tuottamiseen Hallintosovellus, toiminnan järjestämisen tukemista (esim. kirjanpito, laskutus, työvuorojen järjestäminen jne.). Tähän luokkaan lasketaan myös sähköposti, internet- ja intranet sivujen kustannukset jne. Tietoliikennekulu, kaikki tietoliikenteen järjestämiseen liittyvät kulut Puhelinkulu, kaikki puhelimien käyttämisestä aiheutuvat kustannukset (mukaan lukien laitteet ja mahdollinen puhelujen välityspalvelu) Palvelut, sisältäen henkilötyön (esim. palkat, konsultointi jne.) ja esim. konesalipalvelujen kustannukset Yllä mainittujen lisäksi käytettävinä luokkina olivat: Ohjelmistot ja lisenssit, kattaen yleiskäyttöisten (käyttöjärjestelmät ja toimistosovellukset) ohjelmistojen käyttökustannukset Päätelaitteet (pöytäkoneet, kannettavat, tabletit jne.) Palvelimet (sovellus- ja levypalvelimien lisäksi myös muut yhteiskäyttöiset laitteet kuten tulostimet, monitoimilaitteet jne.) Näiden viimeksi mainittujen luokkien osalta ei eritelty tuotantotapaa. 2 Toimiala- ja hallintosovellusten osalta tuotanto luokiteltiin seuraaviin ryhmiin: oma tuotanto, ostettu tuotanto ja palvelu: Omassa tuotannossa kaikki tehdään itse omassa hallinnassa olevilla laitteilla, vain sovellusten lisensseistä maksetaan suoraan (eli palvelun pyörittäminen katetaan ICT-palkkakuluilla) Ostetussa tuotannossa maksetaan erikseen palvelun (järjestelmän) toiminnasta (esim. konesalipalvelussa olevat järjestelmät) Palvelutuotannossa (XaS) myös tuotantokulut sisältyvät palvelun hintaan. Tähän lasketaan mukaan myös ulkoisten rekisterien sekä tietopalvelujen käyttökustannukset (esim. VTJ, YTJ). Alla on huomioitu vain toimiala- ja hallintosovelluksien kustannukset, joiden yhteenlaskettu arvo on 2,3 M, 3 eli n. neljännes kaikista alueen ICT- Sähköposti 1 Tieto (2) Tieto (4) CGI (3) CGI (2) CGI (4) Starsoft (7) Axiell (7) CGI (4) CGI (3) CGI (6) Innofactor (3) JPP-Soft (3) Microsoft(2) 2 Mediconsult (palvelu (3)) Tieto Tieto (2) Tieto Abilita Aditro (Kunnan Taitoa Oy) Triplan Oy (2) Aptual IceWarp 3 CGI (palvelu (2)) Mediconsult (palvelu) (Kunnan Taitoa (2)) Abilita Documenta (Kuntien Tiera Oy) Tele-entre Oy 4 (palvelu (3)) (palvelu (2)) (Kunnan (Sininen (Microsoft) Taitoa (2)) Meteoriitti) 5 (Servia) (Nebula) 2 Päätelaitteiden ja palvelimien kulut voitaisiin jakaa omistettuihin ja leasing-laitteisiin, mutta tätä ei tietoja kerättäessä kaikissa kunnissa eritelty. 3 Taulukoista laskettaessa yhteissummaksi tulee 2,5M, mutta se sisältää Porvoon investointeja jotka on tässä jätetty pois

Itä-Uudenmaan kunnat 14 (29) kustannuksista. Tuotantotavoittain on laskettu yhteen järjestelmien vuosikustannukset. On syytä huomata, että nämä luvut eivät ole täydellisiä järjestelmien tuotantokustannuksia, luvut kuvaavat kuinka paljon eri tuotantotavoilla tuotetuista järjestelmistä maksetaan ja sitä kautta nähdä miten palvelutuotanto on painottunut. 4 Kuva 8 Sovellusten arvot tuotantotavoittain Kun lukuja tarkastelee toimialoittain, huomataan että tuotantotapojen profiilit ovat samantapaiset kaikilla toimialoilla. 5 Kuva 9 Sovellusten tuotantotavat toimialoittain Tarkasteltaessa vain toimialasovelluksia, ostetun tuotannon osuus vähenee. Vaikka periaatteessa kaikki hallinto ja talous toimialan sovellukset on luokiteltu hallinnollisiksi, taulukossa on myös toimialasovelluksia (Porvoon työterveyshuollon sovellukset). 4 Täysin vertailukelpoisten lukujen saamiseksi oman tuotannon lukuihin tulisi lisätä henkilöstön palkkakuluista se osuus, joka kuluu järjestelmien operointiin sekä muut konesalikustannukset. Myös ostetun tuotannon lukuihin olisi lisättävä maksetut konesalikulut. 5 Toimialoista on jätetty pois Elinkeino, Pelastus ja Liikenne, koska no. toimialoja on vain Porvoossa ja sielläkin toimialojen kulujen osuus ICT-kuluista on pieni.

Itä-Uudenmaan kunnat 15 (29) Kuva 10 Toimialasovellukset toimialoittain Kun tarkastellaan hallintosovelluksia, hallinto- ja taloustoimiala dominoi. Toimialoilla ei ole ostettua tuotantoa, paitsi teknisessä toimessa (Sipoossa). Kuva 11 Hallintosovellukset toimialoittain Alla on kuntakohtaisesti toimialasovellusten palvelutuotannon jakautuminen eri toimialojen kesken, pylväät on skaalattu keskenään vertailukokoisiksi. Suuremmista kunnista vain Sipoossa on ostettua tuotantoa:

Itä-Uudenmaan kunnat 16 (29) Toimialasovelluksien osalta pienet kunnat (Askola, Lapinjärvi, Myrskylä ja Pornainen) on yhdistetty samaan taulukkoon. Alla olevassa kuvissa esitetään sovelluksien jakauma eri tuotantotavoille, summattuna kaikkien kuntien luvut (sovellusten lukumäärät ja vuosikustannukset). Kuva 12 Sovellusten jakauma eri tuotantotavoille

Itä-Uudenmaan kunnat 17 (29) Sovellusmäärissä on laskettu yhteen eri kuntien luvut, joten sama sovellus voi esiintyä luvuissa useampaan kertaan. Ostetun tuotannon määrä on pieni, mutta oma tuotanto ja palvelu ovat lähes samanarvoisia. Tietoliikenne- ja puhelinkustannuksien tuotantotavat on tulkittu seuraavasti: Oma tuotanto sisältää omien laitteiden hankintakulut (oman verkon laitteet, puhelimet jne.). Ostettu tuotanto sisältää liittymäkustannukset (tietoliikennemaksut, puhelinliittymämaksut, leasing-puhelimet jne.), Palvelutuotanto käsittää tietoliikenteessä esim. palomuuripalvelun, VPN-yhteydet, huoltomaksut., puhelinvaihteen hoitokulut jne. Kuva 13 Puhelin- ja tietoliikennekulut Liittymäkustannukset ovat suurin kuluerä niin puhelin- kuin tietoliikennekuluissakin. Palveluissa käytetty jako on: Palkat Ostettu tuotanto käsittää konsultoinnin jne. Palvelu kattaa ostetun helpdesk-toiminnan, konesalivuokrat jne. Kuva 14 Palvelujen jakauma tuotantotavoittain Palkat ovat suurin palvelukulu. Tämä nostaa kunnat ICT-toimittajalistalla suurimmaksi 18% osuudella. Suurimmalla ulkopuolisella toimittajalla on 16% osuus kuntien ICT-kuluista (Taulukko 6 TOP 10 toimittajat sivulla 21).

Itä-Uudenmaan kunnat 18 (29) 3.5. ICT-toiminnan kustannukset ICT-hankintojen sopimuksia ei ajan puutteen vuoksi lähdetty selvittämään. ICT-kustannukset selvitettiin vuositasolla siten, että mikäli muuta luotettavaa tapaa arvioida kuluerää ei ollut, käytetään viimeisimmän tilinpäätöksen (2012 tai 2013) lukuja. Laitekannan vuotuinen kustannus laskettiin seuraavasti: leasing- ja vuokralaitteet: leasing laskuilta vuotuinen summa omista laitteista: Investointeja ei jaksotettu eikä kirjanpidollisia poistoja huomioitu. Tähän päädyttiin, koska kokonaislukujen pitäisi olla oikealla tasolla jos poikkeavan suuruisia investointeja ei vuoden aikana ole ollut. Poikkeuksena edellä mainitusta valokuituinvestoinnit otettiin mukaan. Ne jaksotettiin 20v jaksolle. Kerätyt toimittajakohtaiset kustannukset kuvaavat kunnasta ulospäin maksettuja ICT-hankintojen kustannuksia yhteensä. Mukaan on otettu myös ICTtoiminnon palkat sivukuluineen sekä järjestelmien pääkäyttäjille ja muille ICT-tukitoimista korvauksia saaville henkilöille (esim. koulujen ATKvastaavat) maksetut korvaukset. Luvuissa ei ole mukana tila- tai muita hallintokulujakuluja eikä arvonlisäveron osuutta. Yllä esitetyllä tavalla laskettuna ICT-hankintojen vuosikustannukset yhteenlaskettuna ovat 9 143 000 EUR, josta Porvoon osuus on 4 595 000 EUR. ICT-toiminnan vuosikustannukset Askola 356 328 Lapinjärvi 160 993 Loviisa 1 376 210 Myrskylä 78 831 Pornainen 209 138 Porvoo 4 595 268 Sipoo 2 366 066 Yhteensä 9 142 834 Kuva 15 Itä-Uudenmaan kuntien vuosittaiset ICT-kustannukset

Itä-Uudenmaan kunnat 19 (29) Kuva 16 Itä-Uudenmaan kuntien ICT-kulujen jakautuminen kunnittain Kunnan koko vaikuttaa toimintojen järjestämiseen ja sitä kautta ICTkustannuksiin. Kunnan koko vaikuttaa korreloivan myös keskimääräiseen ICT-kuluun asukasta kohti. Tätä selittää osaltaan se, että pienemmissä kunnissa saatetaan ostaa palveluna kokonaisen toimialan toiminta, jolloin tästä aiheutuvia ICT-kuluja ei tule / ei voida eritellä. Kuva 16 näyttää, miten kolmessa suurimmassa kunnassa ICT-kulu asukasta kohti on yli kuntien keskiarvon ja pienissä se on keskiarvon alle. Kuva 17 Keskimääräinen asukaskohtainen ICT-kulu Toiminnan järjestämistapa vaikuttaa paljon siihen, miten ICT-kulut jakautuvat kunnan toimialojen kesken. Esim. Myrskylä ja Pornainen ostavat koko sosiaali- ja terveydenhuollon toiminnan, jolloin em. toimialasta ei aiheudu suoria ICT-kuluja näille kunnille. Lapinjärvikin ostaa kaiken terveydenhuollon palveluna. 6 6 Katso tarkemmin Taulukko 1: Yhteenveto tärkeimmistä ulkoistetuista palveluista sivulla 6

Itä-Uudenmaan kunnat 20 (29) Kuva 18 Toimialakohtaiset ICT-kulujen jakaumat kunnissa Seuraavissa taulukoissa ja kuvaajissa on esitetty Itä-Uudenmaan kuntien ICTkustannusten jakautuminen toimintaympäristöittäin, toimialoittain sekä toimittajien TOP 10. ICT-Kustannukset / toimintaympäristö ICT -ympäristö Kustannus Toimiala 1 483 882 Hallinto 997 952 Palvelut 2 288 285 Päätelaitteet 1 060 051 Palvelimet 460 490 Ohjelmistot ja lisenssit 745 727 Tietoliikenne 760 998 Puhelinkulu 1 345 449 Luokittelematta 0 Taulukko 4 ICT-kustannukset toimintaympäristöittäin Kuntien ICT-toiminnasta aiheutuvat palkkakulut (1,6M ) sisältyvät palveluihin. Palkoissa on päätoimisten ICT-henkilöiden lisäksi esim. pääkäyttäjille ja opettajille maksetut palkanlisät sekä mahdollisia sivutoimisten ICT-työtä tekevien laskennallisia osuuksia. Kuva 19 ICT-kustannusten jakauma toimintaympäristöihin

Itä-Uudenmaan kunnat 21 (29) ICT-kustannukset / Toimiala ICT -ympäristön rakenne Kustannus Hallinto ja talous 2 693 319 Sosiaali- ja terveydenhuolto 1 965 965 Sivistystoimi 2 047 521 Tekninen ja ympäristötoimi 748 901 Elinkeino 5 250 Pelastus 97 200 Liikenne 0 Jakamattomat 1 616 677 Taulukko 5 ICT-kustannukset toimialoittain Kuva 20 ICT-kustannusten jakauma toimialoille Kuten Taulukko 6 ja Kuva 21 näyttävät, palkkakulut ovat suuri osa ICT, kustannuksia. Kunta itse olisi toiseksi suurin toimittaja. ICT-Kustannukset TOP 10 Toimittajat Taulukko 6 TOP 10 toimittajat Toimittaja Kustannus Kunta 18 % 1 643 979 TeliaSonera 16 % 1 438 304 CGI 10 % 898 625 Businessforum 9 % 809 853 Atea 8 % 703 122 Tieto 6 % 509 460 LPO 3 % 284 636 3Step 3 % 235 026 Tiera 1 % 134 499 Muut 27 % 2 485 329 Kuva 21 Kustannusten jakauma top-10 toimittajien kesken

Itä-Uudenmaan kunnat 22 (29) Huomionarvoista toimittajalistauksessa on myös se, että suurin toimittaja vastaa puhelin- ja tietoliikennetoimituksesta. Perinteisesti kuntakentän suurina toimijoina pidetyt CGI ja Tieto eivät yhdessäkään yllä samaan laskutusvolyymiin. Kustannuksissa ei ole mukana niitä ICT-kustannuksia, jotka sisältyvät ostettuihin palveluihin (esim. erikoissairaanhoidon tai taloushallinnon palvelut). Näistä palveluista tulevissa laskuissa ei ICT-kustannuksia ole eritelty, vaan laskun perusteena ovat yleensä erilaiset suoritemäärät (esim. kirjanpitotapahtumien määrä laskutuskaudella). Vaikka ICT-kustannuksia ei ole laskuissa eritelty, on selvää, että palvelujen tuotannosta vastaavat kuntayhtymät ja muut kuntien kumppanit käyttävät näiden palvelujen tuottamisessa ICT-palveluja. Koko toimintaympäristön todellisia ICT-kokonaiskustannuksia ei näin ollen ole mahdollista aukottomasti selvittää. Tämä koskee niin kuntien ulkopuolelta tehtäviä ICT-hankintoja, kuin myös selvitysryhmän kuntien sisäisiä ja kuntien välisiä ICT-hankintoja. 3.6. Tietoliikenne ja puhelin Kuva 22 Tietoliikenne- ja puhelinkulut Itä-Uudellamaalla tietoliikenneinfrastruktuuri on pääosin järjestetty kahdella eri tavalla: pienet kunnat ovat hankkineet toimipisteidensä välille omat valokuituverkot (johtuen saatavuus- ja kustannussyistä) ja suuremmat kunnat luottavat pääasiassa operaattoreiden tarjontaan. Kuntien tietoliikenneverkkokustannuksia verrattiin suhteuttamalla kustannus toimipisteiden lukumäärällä: Kuva 23 Keskimääräinen toimipistekohtainen tietoliikennekulu vuodessa

Itä-Uudenmaan kunnat 23 (29) 3.7. Muut huomiot ICT -ympäristöjen nykytilasta Oman henkilöstön toimesta järjestetty palvelutuotanto on riittävää niin kauan kun palvelutasovaatimukset kohdistuvat virastoaikaan. Kun aletaan tarjota sähköisiä palveluja kuntalaisille, palvelutuotannon kustannukset nousevat. Järjestelmien kriittisyyden noustessa palvelutasojen merkitys kasvaa. Tällöin esim. konesalitoimintojen on oltava korkeammalla tasolla ja järjestelmien käyttövarmuuden parempaa. Tämä voi tarkoittaa palvelujen monistamista ja varmistus- ja palautuskäytäntöihin panostamista. 3.8. Nykytilan SWOT Nykytilan SWOT-analyysi tehtiin jokaisessa kunnassa strukturoituun pohjaan. Struktuurilla ohjattiin ajattelua kahteen osa-alueeseen: Organisointi ja vastuunjako Tietotekniikan nykytila (IT tuotanto) Muut alueet SWOT-analyysin tekoa ohjeistettiin: SWOTin näkökulma on ICT-ympäristön nykytilassa, eli tilanteessa jossa seitsemän itsenäistä kuntaa säilyy. Alla on ensin yhteenveto kuntien SWOT-analyyseistä ja sen jälkeen jokaisen kunnan analyysit. Tässä näkyy edelleen, että isojen kuntien näkymä tilanteeseen on erilainen kuin pienillä. Yleisesti ottaen nykytilanne nähdään kohtuullisen positiivisena, resursseja toivottaisiin lisää, tarpeiden mukaisten sovellusten saatavuutta kaivattaisiin ja tulevaisuuden epävarmuustekijät koetaan uhkana. Vahvuudet (Strengths): Organisointi ja vastuunjako Joustava ja (kustannus)tehokas toiminta, jossa myös tunnetaan substanssitoiminta. Yhteistoiminta naapurikuntien kanssa on toimivaa. Porvoossa on tunnistettu toiminnan muuttuminen KA-lähtöiseksi. Tietotekniikan nykytila Selvitysalueen pienissä kunnissa on vahvuutena omat kuituverkot, jotka mahdollistavat edulliset tietoliikenneyhteydet. Yleisesti ollaan tyytyväisiä tietoliikenneverkkoihin ja verkkoarkkitehtuuriin. Myös työasemaympäristön ja sen tuen koetaan olevan hyvässä kunnossa. Muut vahvuudet ICT-kehitysmyönteisyys nousee esiin (joskin kunnan henkilöstön ICTtaitojen toivottaisiin olevan paremmat). Heikkoudet (Weaknesses):

Itä-Uudenmaan kunnat 24 (29) Organisointi ja vastuunjako Vähäiset resurssit ja sitä myöten ICT-toiminnan organisoitumattomuus ja näkymättömyys kuntatasolla koetaan ongelmana. Tämän seurauksena projektikulttuurissa ja itse tuotetussa dokumentaatiossa on toivomisen varaa ja toiminnot ovat henkilöriippuvaisia. Tietotekniikan nykytila (IT tuotanto) ICT-palvelutuotanto on haavoittuvaa, koska palvelut henkilöityvät. Tätä lisää ympäristön ja eri palvelujen välinen vähäinen integroituvuusaste. Kunnilla joilla ei ole omia tietoliikenneverkkoja, tietoliikennekustannukset ovat korkeat. Kunnilla ei ole resursseja kehittää toiminnan kannalta optimaalisia tietojärjestelmiä, vaan ne joutuvat turvautumaan valmisohjelmatarjontaan. Muut heikkoudet ICT-kustannukset ovat osin piilokuluja, joten niiden todellisen tason selvittäminen on vaikeaa. Lisäksi sopimusten hallinnassa on puutteita, joka osaltaan sekin heikentää kustannustason selvittämistä ja parantamista. Kunnan henkilöstön tietotekninen osaaminen voisi olla parempaa. Mahdollisuudet (Opportunities): Organisointi ja vastuunjako Hyödynnetään nykyistä, ketterää toimintatapaa (etenkin pienissä kunnissa). Lisäksi hyvällä tasolla olevaa, toimivaa yhteistyötä naapurikuntien kanssa voi hyödyntää enemmän. Tästä voisi saada lisähyötyä, jos ICT-henkilöstön osaaminen kohdistetaan halutuille painopistealueille asioita kokonaisvaltaisesti tarkastellen. Ostopalvelujen käyttö omalta osaltaan mahdollistaa uusien ideoiden esille nousemisen. Porvoossa nähdään mahdollisuuksina tietohallinnon roolin selkiytymisen ja kokonaisvaltaisen kehittämishankkeiden hallinta (Po) Tietotekniikan nykytila (IT-tuotanto) Teknologian tuomat uudet ratkaisumallit (esim. mobiili- ja pilvipalvelut) ja toimintojen automatisointi nähdään toiminnan mahdollistajina. Nykyisin käytössä olevien vakioitujen ympäristöjen uskotaan myös mahdollistavan tulevat muutokset. Elinkaaren päässä olevien järjestelmien uusiminen nähdään yhtenä mahdollistajana Muut mahdollisuudet Kehitystyölle ei sinänsä nähdä ulkoisia esteitä, vaan sen uskotaan olevan itsestä kiinni. Meneillään olleen kehityksen (pitkät kumppanuudet, toimialojen prosessien kuvaaminen, vastuiden selkeyttäminen, organisaation pieni koko jne.) katsotaan mahdollistavan asioiden tekemistä.

Itä-Uudenmaan kunnat 25 (29) Myös valtionhallinnon asettamien velvoitteiden ja ohjeiden katsotaan jämäköittämisellä olevan toiminnan mahdollistaja (joskin ylenmääräinen asioiden kuvaaminen ja selvitysten tekeminen koetaan jo hieman turhauttavana). Uhat (Threats): Organisointi ja vastuunjako Pienten resurssien organisaatioissa uhat kohdistuvat pitkälti resurssien liepeille: uhkana pidetään puutteita resurssien riittävyyteen (niin henkilöstön kuin taloudellisten edellytystenkin osalta) ja pätevän henkilöstön saatavuuteen, teknologian kehityksestä putoamista ja kehittämisen pirstaloitumista. Uhkana myös on, että tietohallinnon roolin tärkeyttä muuttuneessa, ICTkeskeisemmässä, ympäristössä ei ymmärretä kunnan johdossa ja tietohallinnon rooli jää ylläpidolliseksi. Myös tietohallintolain velvollisuudet voidaan mieltää vain ICT-vastaavien tehtäviksi. Tietotekniikan nykytila (IT-tuotanto) Resurssien niukkuus ja epäonnistuminen toimittaja- ja ulkoistuksien kumppanivalinnassa nähdään suurena uhkana. Uhkana nähdään myös toiminnan halvaantuminen, koska kaikkiin vikatilanteisiin ei ole nykyisillä resursseilla pystytty kaikilta osin varautumaan. Jos kansallisen tason ratkaisuja ei synny toimialojen tarpeisiin, kunnat joutuvat itse rakentamaan niitä itselleen. Muut uhat Yleinen taloudellinen epävarmuus osaltaan voi johtaa siihen, että kuntakentällä tapahtuu rajuja ja ennakoimattomia muutoksia (esim. SOTEalueella). Yleinen tilanteen epävakaus haittaa jatkuessaan toimintaa (ja etenkin sen suunnittelua). Ostopalvelujen käyttö voi hävittää paikallisen osaamisen ja toimittajaloukut kasvattaa kustannuksia. Kunnat voidaan määrätä suorittamaan arkkitehtuuri-, tietoturvallisuus- ja tietohallintotöitä siten, että ne eivät auta kunnan toimintaa ja aika menee raportointiin kunnan kehittämistyön sijaan

Itä-Uudenmaan kunnat 26 (29)

Itä-Uudenmaan kunnat 27 (29)

Itä-Uudenmaan kunnat 28 (29)

Itä-Uudenmaan kunnat 29 (29) 4. ICT-kehitystarpeet 5. Liitteet ICT-toiminnan optimaalinen toimintatapa on paljolti riippuvainen kunnan koosta sekä toimialoilla valitusta järjestämismallista. Niinpä kehitystarpeet riippuvat paljolti yleisestä jatkon tavoitetilasta nimenomaan kunnan substanssitoimintojen järjestämisessä. Muutamia kehitystarpeita voidaan tästä huolimatta nostaa esille: - Teknologian kehittyessä ja mahdollistaessa uusia tapoja palvelutasojen nostamiseen, kuntien yhteistyötä lisäämällä vodaan välttyä päällekkäisiltä aktiviteeteilta (esim. Loviisassa ja Porvoossa on tutkittu kotihoidon tehostamista mobiilisovelluksien avulla, Porvoossa tuotantoon siirrytään lähiaikoina). - SADe-hankkeessa on nostettu esille paljon sähköisen asioinnin sovelluksia. Alueen kunnat voivat yhteistyöllä toteuttaa joitakin palveluja, joihin niillä ei ole yksin mahdollisuutta. Tällaisia löytyy esim. lupahakemuksien käsittelyistä. Liite 1 ICT-ryhmän väliraportti (= nykytilan yhteenveto) Liite 2 Yhteenvetotaulukko