Kehitysyhteistyön palvelukeskus Kepa ry PÖYTÄKIRJA 1 (5) KEVÄTKOKOUS Aika: 28.4.2006 klo 13:00 Paikka: Suomen Kansallismuseon auditorio, Mannerheimintie 34, Helsinki Käsitellyt asiat 1 KOKOUKSEN AVAUS Hallituksen puheenjohtaja Heidi Hautala avasi kokouksen. Tervetulopuheessaan puheenjohtaja viittasi tempauksiin ja kokouksiin, jotka tekivät kuluneesta vuodesta merkittävän kehitysmaiden ja kehitysyhteistyön näkökulmasta. YK:n vuosituhattavoitteiden seurantakokous, kansainvälisen kauppajärjestön WTO:n konferenssi Hongkongissa tai tempaukset köyhien maiden velkojen anteeksiannosta saivat paljon myönteistä huomiota ympäri maailmaa. Samoin keskustelu globaalista oikeudenmukaisuudesta esimerkiksi kansainvälisten sopimusjärjestelyjen puitteissa on ollut vilkasta. Aloitteet uusista toimintatavoista, esimerkiksi kehitysrahoituksen osalta, ovat synnyttäneet muun muassa ehdotuksen kansainvälisestä lentomatkaverosta. Kuluneena toimintavuonna Kepan poliittinen vaikuttamistyö yhdessä muiden kansalaisjärjestöjen kanssa on tukenut keskustelua kehitysapurahoituksesta eduskunnan budjetti- ja valiokuntatasoille. Suurin osa julkisuudessa esitetyistä puheenvuoroista kehitysapuvarojen väärinkäytöksistä on todettu vääriksi. Tässä yhteydessä puheenjohtaja korosti, että ulkoasiainministeriön selvityspyyntö rahoituksen käytöstä ei suinkaan merkitse väärinkäytöksiä, vaan selvityksen avulla on voitu selkeyttää yhteisiä rahan käyttöön liittyviä toiminta-, seuranta- ja raportointimalleja. Kepan uusi strategia vuosiksi 2006-2010 valmistui vuoden 2005 loppuun mennessä ja oli sekä hallitukselle, strategiatyön ohjausryhmälle että sihteeristölle hieno tilaisuus paneutua oman organisaation kehittämiseen. Työ jatkuu alastrategioiden laatimisella sekä jäsenkriteerien ja -maksujen tarkentamisella ja kehittämisellä. Yhteistyö hallituksen ja johdon välillä on sujunut hyvin kuluneen toimintavuoden aikana. Lopuksi puheenjohtaja toivotti kaikki kokoukseen tulleet lämpimästi tervetulleiksi. 2 KOKOUKSEN LAILLISUUDEN JA PÄÄTÖSVALTAISUUDEN TOTEAMINEN Kepan sääntöjen 8. pykälän mukaan hallituksen on lähetettävä kutsu yhdistyksen kokouksiin vähintään kaksi viikkoa ennen kokousta postittamalla kutsukirje yhdistyksen jäsenille. Kutsussa on mainittava kokouksessa käsiteltävät asiat. Todettiin.
Kehitysyhteistyön palvelukeskus Kepa ry PÖYTÄKIRJA 2 (5) 3 KOKOUSEDUSTAJIEN VALTAKIRJOJEN JA EDUSTUSOIKEUKSIEN VAHVISTAMINEN Hallintojohtaja Anne Romar luki valtakirjat, liite 3A. Todettiin äänivaltaisten osanottajien määräksi 57 ja heidän edustamiensa yhdistysten lukumääräksi 63. Vahvistettiin kolmen puheoikeutetun tarkkailijan läsnäolo- ja puheoikeus sekä Kepan henkilökunnan ja vieraiden läsnäolooikeus. 4 KOKOUKSEN JÄRJESTÄYTYMINEN Valittiin - kokouspuheenjohtajaksi Ari Koivu, Liikunnan Kehitysyhteistyö LiiKe ry:stä - kokoussihteeriksi Anja-Maija Palmu Kepasta - pöytäkirjan tarkastajiksi Raimo Harjula Suomi-Tansania-Seura ry:stä Marko Saarnio Tähdenkantajat ry:stä - ääntenlaskijoiksi Jorma Arkkila Lähetysyhdistys Kylväjä ry:stä Anita Lintula Suomen World Visionista Simo Salmela Allianssi ry:stä Kaisa Seppänen Shalin Suomi ry:stä. 5 ESITYSLISTAN HYVÄKSYMINEN 6 VUODEN 2005 TOIMINTAKERTOMUS Liitteenä 6A on vuoden 2005 toimintakertomus. Ohjelmajohtaja Hyväksytään vuoden 2005 toimintakertomus. Ohjelmajohtaja esitteli muutamin sanoin vuoden 2005 toimintakertomuksen ja nosti esille Kepan ohjelman tukijalat vaikuttamisen, laatupalvelut ja itsenäiset hankkeet (Etelän vapaaehtoistoiminta, Kumppani-lehti ja Maailma kylässä -festivaali). Vuosi 2005 oli kolmivuotisen ohjelmakauden toinen vuosi, ja edelleen painopiste oli työssä, jonka avulla pyritään syventämään köyhdyttämisen mekanismien ymmärtämistä. Toiseksi jäsenjärjestöjen ja Kepan yhteistyötä on tiivistetty, ja periaatteena on verkostoitumisen ja osallistumisen avulla tehostaa oppimista. Kolmanneksi ohjelmajohtaja nosti kehitysyhteistyön
Kehitysyhteistyön palvelukeskus Kepa ry PÖYTÄKIRJA 3 (5) laatukysymykset ja vaikuttavuuden arvioinnin, joiden avulla oppiminen nivotaan jokapäiväisen työn osaksi. Yleiskeskustelussa vuosikokousedustajat toivat esille kriittisiäkin mielipiteitään Kepan vuoden 2005 toiminnasta. Palautteessa toivottiin Kepalta enemmän itsekriittistä otetta toimintansa arvioinnissa. Samoin toimintakertomuksessa käytetyn supervuosi-termin asianmukaisuutta kyseltiin. Suomen kehitysavun nostaminen YK:n suosituksen tai edes Suomen hallitusohjelman tavoitteiden puitteissa ei ole edennyt huolimatta Kepan 0.7-kampanjasta. Tuotiin myös esille, että vuonna 2005 valmistunut Kepan evaluaatio painotti toiminnan kehittyvän vain, jos sitä arvioidaan jatkuvasti niin omasta näkökulmasta kuin jäsenten tai muiden sidosryhmien toimesta. Vuoden 2005 aikana aloitettu toiminnan indikaattoreiden kehittäminen on tärkeä toiminnan laatuun vaikuttava tekijä, josta toivottavasti jäsenjärjestötkin saavat hyötyä. Pohdittiin, olisiko kehitysalan voimavaroja siirrettävä kannustamiseen sellaisiin toimintatapoihin, joilla voidaan kaikkein köyhimpien elinolosuhteita parantaa tai ylipäätään säilyttää elämä maapallolla kestävällä tavalla. Sen sijaan, että nyt kehitysapuohjelmat siirtävät ihmisiä kehitysmaissa omasta alkuperäisestä, luonnonvaraisesta ympäristöstä bruttokansantulon piiriin. Todettiin, että pienet yhdistykset eivät ehkä ole päässeet osallisiksi jäsenten osallistamisesta tai tuesta, jota edunvalvonta on tarjonnut. Samoin valiteltiin, etteivät toimintakertomuksessa viljellyt termit kuten 'tuettiin' tai 'osallistettiin' avaudu helposti lukijalle. Todettiin vuoden 2005 aikana Kepan toimesta julkaistun kirjan Suomi ja köyhdytetyt sisältävän monenlaista kritiikkiä kehitysyhteistyön laadun parantamiseksi, ja kiitettiin kirjan tekijöitä hyvästä työstä. Toimintakertomus 2005 hyväksyttiin. 7 VUODEN 2005 TILINPÄÄTÖS Liitteenä 7A on vuoden 2005 tasekirja liitteineen, erittely pääluokittain liitteenä 7B ja muistio Tilanne Sambian kavallusepäilyssä 12.4.2006 liitteenä 7C. Hallintojohtaja Hyväksytään vuoden 2005 tilinpäätös. Hallintojohtaja esitteli vuoden 2005 talousarvion ja totesi toteutuman onnistuneen hyvin suunniteltuihin raameihin. Vuoteen 2004 verrattuna laatupalvelujen osuus kuluista on kasvanut. Hallinnon kulujen 60 000 euron kasvu edelliseen vuoteen verrattuna johtui uusien tilojen vuokran kasvusta ja muuton edellyttämästä remontista. Kepan omarahoituksen osuus on 5,7 prosenttia kokonaistuloista, ja osuutta pyritään kasvattamaan lähivuosina. Todettiin Kepan työ hyvin työvoimavaltaiseksi, ja kulupuolella henkilöstökulujen olevan 45 prosenttia kokonaiskuluista. Hallintojohtaja selvitti Sambian kenttätoimiston kavalluksen tutkimusten kulkua ja totesi kavallussumman nousevan (04/2006 tilanteen mukaan) 73 000 euroon.
Kehitysyhteistyön palvelukeskus Kepa ry PÖYTÄKIRJA 4 (5) Todettiin, että vuonna 2005 evaluaation yhteydessä tehdyssä tilintarkastuksessa ei todettu epäselvyyksiä Sambian toimiston tileissä. Todettiin, että niin Sambian toimistoon kuin muihinkin kenttätoimistoihin on tulossa ulkoasiainministeriön tilintarkastus loppuvuoden aikana. Hallintojohtaja totesi, että Kepan omia seuranta- ja raportointikäytäntöjä tarkistetaan ja henkilökunnan talouskoulutusta ja -osaamista lisätään. Jäsenkunta keskusteli vilkkaasti taloudesta. Todettiin, että väärinkäytökset kehitysyhteistyön saralla saavat ylikorostettua huomiota. Painotettiin, että avoin tiedotus Sambian tilanteesta on ollut oikea valinta, se on onnistunut hyvin ja sitä tulee jatkaa. Toiseksi jäsenkunta korosti, että henkilöstön talousosaamista arvioidaan jo valintavaiheessa sekä kaikin puolin parannetaan talouden seuranta- ja raportointimekanismeja sekä vastuuta taloudenpidosta. 8 TILINTARKASTAJIEN LAUSUNTO JA TILIVELVOLLISTEN VASTUUVAPAUDEN MYÖNTÄMINEN Tilintarkastajien lausunto on liitteenä 8A. Hallintojohtaja Hyväksytään. 9 ILMOITUSASIAT Puheenjohtaja kertoi Dalai-laman vierailevan Suomessa 11.7.2006 ja puhuvan Finlandia-talolla järjestettävässä tilaisuudessa. Kepa on yksi Dalai-laman Suomeen kutsujista. 10 MUUT ASIAT 10.1 Jäsenkriteerien ja -maksuluokkajärjestelmän päivitys Yhdistyksen vuosikokousta pyydetään periaatteellisesti hyväksymään hallituksen esitys, joka on liitteenä 10.1A. Toiminnanjohtaja Vuosikokous keskustelee jäsenkriteerien ja -maksuluokkajärjestelmän päivityksestä ja evästää sihteeristöä valmistelussa sekä päättää lähettää jäsenmaksujen muutokset yhdistyksen syyskokouksen päätettäväksi. Toiminnanjohtaja totesi, että jäsenkentän laajentumisen sijaan tulevaisuudessa
Kehitysyhteistyön palvelukeskus Kepa ry PÖYTÄKIRJA 5 (5) pitäisi keskittyä jäsenkunnan palvelun laadun parantamiseen ja edunvalvonnan tehostamiseen. Jäsenkriteerien keskeinen muutosehdotus on, että jäseneksi valittavalla tulee olla yhdistyksen synnystä vähintään vuoden toiminta takana ennen kuin jäseneksi voidaan hyväksyä. Todettiin, että järjestön erottaminen tulee ehdotuksen mukaan entistä helpommaksi (esimerkiksi lakkautettu järjestö, jäsenmaksun maksamatta jättäminen). Jäsenmaksut Käytiin lähetekeskustelu uusista jäsenmaksuluokkaehdotuksista. Todettiin, että Kepan on tulevina vuosina kartutettava omavaraisuutta, ja jäsenmaksujen korotuksen avulla voidaan saada merkittävä lisätulo. Kepa hakee näin suurempaa riippumattomuutta ulkoasiainministeriön rahoituksesta. Muita tulolähteitä tällä hetkellä ovat Maailma kylässä -festivaalin sponsorisopimukset sekä kirjanpito- ja IT-palvelujen myyntitulot. Tuotiin esille, että pienten järjestöjen jäsenmaksun korottaminen luo epätasaarvoa erityisesti pienten, alueeseen sidottujen kansanryhmien järjestöissä. Todettiin myös epäoikeudenmukaiseksi suurten järjestöjen suuri jäsenmaksu, jos järjestön päätoimiala on muussa kuin kehitysyhteistyössä. Keskustelussa tuotiin esille, että jäsenmaksujen kokonaiskertymä on joka tapauksessa niin pieni, että riippumattomuus ulkoasiainministeriön rahoituksesta ei synny sitä kautta. Tässä yhteydessä käytettiin myös puheenvuoroja, jotka korostivat edes pienenkin omavaraisuusasteen nostamista merkittävänä signaalina ulkoasiainministeriöön päin. Todettiin Kepan jäsenjärjestöjen keskimääräisen koon pienentyneen viime vuosina ja valtaosan uusista jäsenistä olevan alle 50 henkilöjäsenen järjestöjä. Merkittiin käyty keskustelu tiedoksi ja todettiin, että pienten jäsenten jäsenmaksujen suuruuteen kiinnitetään erityistä huomiota. Lähetettiin jäsenmaksut syyskokouksen päätettäväksi. 11 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 15:55. Heidi Hautala Ari Koivu puheenjohtaja 1-3 puheenjohtaja 4-10 Anja-Maija Palmu sihteeri Raimo Harjula pöytäkirjan tarkastaja Marko Saarnio pöytäkirjan tarkastaja