Yleisohjeet tietohallinnon järjestämisestä T1EL:ssa

Tielaitos Yleisohjeet tietohallinnon järjestämisestä T1EL:ssa Tukitoimintoja ohjaavat julkaisut Helsinki 1991 Tiehal 1 itus \/*)

TIEL 2300001 Valtion painatuskeskus Helsinki 1991 Julkaisua myy Tiehallitus, lomakevarasto atos Tahuksen kirjast& Doknro: O)/G,(_ Niuerro: i97'1 Tielaitos Tiehallitus Opastinsilta 12 A PL 33 00521 HELSINKI Puh. vaihde (90) 1541

Tielaitos MUU OHJAUS E-1 03/40/57/90 27.12.1990 57 Osastot, vastuualueet, palvel uyksiköt, sisäinen tarkastus, tiepiirit sää DÖSPERUSTA KORVAA/MUUTTAA KOHDISTUVUUS TIEH, aluehallinto VOIMASSA 1.1.1991 - toistaiseksi ASIASANAT tietohallinto, Tie-Data, toiminnansuunnittelu, laitostasoiset tietojärjestelmät, tietojenkäsittelyn arkkitehtuurit, tietoyhtenäisyys YLEISOHJEET TIETOHALLINNON JÄRJESTÄMISESTÄ TIELAITOKSESSA Yleisohjeet koskevat tiehallitusta ja laitostasoisia tietojärjestelmiä, jotka ovat laitoksen kaikkien yksiköiden käytettävissä ja joiden ylläpito sekä tuki on organisoitu. Tulosyksiköt vastaavat omasta tietohallinnostaan laitoksen yhtenäisyyden asettamissa rajoissa. Ohje sisältää seuraavat osat: Tietohallinnon toiminta-ajatus - täsmentää tietohallinnon roolia tielaitoksessa - antaa perustan tietohallinnon tuloksellisuuden arvioinnhlle Tietohallinnon ohjaus Rakenneohjaus - kertoo, miten tietohallinto on järjestetty ja kunkin osapuolen tehtävät - kuvaa ja rajaa laitoksen tietoyhtenäisyyden, jonka ulottuvuudet ovat toiminto- ja tietonäkökulma, laitoksen toiminnalle merkittävät, operatiiviset tietojärjestel mät sekä järjestelmien käyttää tukeva tietotekniikka - konkretisoi pitkän ajan tavoitteet Laitostasoisten tietojärjestelmien kehittäminen - kuvaa tietojärjestelmien kehittämisessä noudatettavat seikat CD 0 C0 -- LI5ÄTIETOJA Martti Mäkelä TIEH/E Ylijohtaja ( Saisto

Yleisohjeet tietohallinnon järjestämisestä tielaitoksessa 1 Sisältö 1 Toiminta-ajatus 2 2 Tietohallinnon ohjaus ja toiminnansuunnittelu 3 2.1 Tietohallinnon organisointi 3 2.2 Tietohallinnon toiminnansuunnittelu 4 2.2.1 Kehittämissuunnitelmat 5 2.2.2 Vuosisuunnittelu 5 Rahoitussuunnittelu 5 Laite- ja ohjelmistohankinnat 5 Henkilöstön kehittäminen 6 3 Rakenneohjaus 7 3.1 Tietojenkäsittelyn arkkitehtuurit 7 3.2 Arkkitehtuurien merkitys 7 3.3 Arkkitehtuureista päättäminen 7 4 Laitostasoisten tietojärjestelmien kehittäminen 8 4.1 Kehitystyön ohjaus 8 4.2 Tietojärjestelmien rakentamisperiaatteet 8 4.2.1 Projektien läpivienti 8 4.2.2 Tietoyhtenäisyys 8 4.2.3 Tietoturva 9 4.2.4 Tietojärjestelmien suunnittelu- ja toteutusperiaatteita 9 4.2.5 Laite- ja ohjelmistovalinnat 9 4.2.6 Tietojärjestelmän käyttöönoton ajoitus 9 4.2.7 Tuen järjestäminen tietojärjestelmien käyttäjille 10 4.2 Kehittämis- ja ylläpitovastuut 10

Yleisohjeet tietohallinnon järjestämisestä tielaitoksessa 2 1 TOIMINTA-AJATUS Tietohallinnon toiminta-ajatuksena on varmistaa, että tietojenkäsittely tukee tulosyksiköitä tuottamalla käyttäjien tarpeisiin informaatiota sisäisestä ja ulkoisesta tiedosta tienpitoa ja asiakaspalvelua varten sekä vähentämällä muiden voimavarojen käyttätarvetta tienpitotehtävissä. Määritelmiä: Tietojenkäsittelyllä tarkoitetaan tietojen hankintaa, varastointia, muokkaamista tai käyttää halutun lopputuloksen aikaansaamiseksi joko manuaalisesti tai tietotekniikkaa hyväksikäyttäen. Tietojenkäsittelyn automatisoinnilla parannetaan laitoksen palvelutasoa, henkilökunnan työn mielekkyyttä sekä toh minnan tehokkuutta. Tietohallinto on tukitoiminto, joka muodostuu tietojenkäsittelystä sekä tietojenkäsittelyn ohjaus- ja tukitehtävistä. Ohjaus- ja tukitehtävät huolehtivat siitä, että tietojenkäsittely edistää laitoksen ja tulosyksikäiden tavoitteiden saavuttamista. Tietojenkäsittelyn tuloksellisuuteen vaikuttavat keskeisesti tietojärjestelmien käytettävyys ja joustavuus tulosyksiköiden kannalta tuotetun informaation oikea määrä, laatu, luotettavuus ja ajoitus kehittämistyön suuntaaminen tienpidon tavoitteiden mukaisesti palvelujen tuottaminen kohtuullisilla voimavaroilla Tietojenkäsittelyn tavoitetila kuvataan laitoksen visiossa ja sitä tarkentavassa tietohallinnon strategiassa (sisältäen mm. arkkitehtuurikuvaukset).

Yleisohjeet tietohallinnon järjestämisestä tielaitoksessa 3 2 TIETOHALLINNON OHJAUS JA TOIMINNANSUUNNITTELU 2.1 Tietohallinnon organisointi Tietohallinnon keskeiset osapuolet ovat: laitoksen johto, joka hyväksyy tietohallinnon päämäärät ja strategian sekä pitkän ja keskipitkän tähtäyksen suunnitelmat. tietohallintopäällikkö, joka ylijohtajan pysyväismääräyksellä vastaa tietohallinnon organisoinnista, pitkän ja keskipitkän aikavälin suunnittelusta sekä vuosisuunnittelusta, rakenneohjauksesta sekä tietojärjestelmien kehittämistyön ohjauksesta. Tietohallintopäällikköä avustaa tietohallintoryhmä. systeemien vastuuyksiköt, jotka vastaavat siitä, että tietojärjestelmät ovat käyttäjien ja toiminnan tarpeiden mukaisia sekä tietojärjestelmien kehittämisestä, ylläpidosta ja käytön tuesta tulosyksiköt, joiden toiminnan tueksi tietojärjestelmiä tehdään. Yksiköt päättävät mitä tietojärjestelmiä ne käyttävät ja vastaavat järjestelmien käytön edellyttämistä valmiuksista. Ylijohtaja päättää tietohallintopäällikön esityksestä niistä järjestelmistä, joita kaikki tulosyksiköt käyttävät. ylijohtajalle raportoiva Tie-Data huolehtii tilauksesta tietojenkäsittelyn tukitoimista. Tie-Data toimii erillisenä laitoksen budjetista riippumattomana palveluyksikkönä, joka laskuttaa palveluistaan erikseen tehtävien sopimusten perusteella. Tie-Data tuottaa johdon tilauksesta laitosyhtenäisyyden edellyttämiä tukipalveluja, mm. teknisten rakenteiden suunnittelun ja ylläpidon. Johdon tilauksen valmistelusta vastaa tietohallintopäällikkö. tietohallinnon tukiryhmä, TIHA, joka on tietohallintopäällikön, Tie- Datan ja tiehallituksen osastojen yhteistyöelin Vastuu- ja tulosyksikkörakenne on laitoksen organisaation mukainen.

Yleisohjeet tietohallinnon järjestämisestä tielaitoksessa 4 ornh) J} t Puftteet,' Nuftteet Analyysit TIETOHALLINTO. I! LJVASJUYKSIKÖT PÄÄLLIKKÖ Konsulto:ti-* vastaavat kehittämisestä (+ THR) ylläpidosta ja tuesta - vastaa ohjauksesta ja tuesta Järjestelmät Puitesopimulset Konsuftointi\ \ / Palautteet 1 TIHA 1 KÄYTTÄJÄYKSIKÖT fr' / Konsuttointi ksia- - päättävät mitä järjestelmiä käyttävät - vastaavat valmiuksista TIE-DATA - huolehtii tukipalveluista - toimittaa tilaustuotteita Hanki nnat TUOTANNON RESURSSIPALVELUT Kuva 1: Tietohallinnon organisaatio 2.2 Tietohauinnon toiminnansuunnittelu Tietohallinnon toiminnansuunnittelu noudattaa tielaitoksen toiminnansuunnittelun sisältää ja rytmiä. Lisäksi tietojenkäsittelyn kehittäminen noudattaa tutkimus-ja kehittämistoiminnan suunnittelurytmiä. Koko laitosta koskevista suunnitelmista ja niiden laatimisesta vastaa tietohallintopäällikkä. Tielaitoksen tulosyksiköt huolehtivat kukin osaltaan suunnitelmien laatimisesta.

Yloisohjoet hetohaiinnon jrjostämisestä tieiatoksessa 5 Tietohallintopäällikkö huolehtii tulosyksiköiden laitostasoisesti merkittävien suunnitelmien analyysistä ja yhteenvedosta sekä antaa laitoksen johdolle lausunnon ehdotuksista. Yksiköt saavat johdolta lausuntoon perustuvat palautteet puitteina toimintasuunnitelmilleen. Tie-Data konsultoi tilauksesta toiminnansuunnittelua. 22.1 Kehittämissuunnitelmat Tielaitoksen kolmivuotinen tietojenkäsittelyn kehfttämissuunnitelma laaditaan vuosittain. Kehittämissuunnitelmassa kuvataan tietojärjestelmien kehittämisen suuntaviivat ja painopisteet, tietojärjestelmien karkeat laite- ja ohjelmistotarpeet sekä toteutussuunnitelma. 2.2.2 Vuosisuunnittelu Vuosisuunnittelu tapahtuu osana muuta toiminnansuunnittelua. Toimintasuunnitelmassa kuvataan tarkennettuna laitostasoisten tietojärjestelmien kehitystyön ja tietojenkäsittelyhankkeiden painopistealueet, ajoitus sekä resurssit. Tulosyksiköt toimittavat tietohallintopäällikölle tiedot taitostasoisesti merkittävistä suunnitelmista. Rahoitussuunnittelu Tietojärjestelmiä käyttävät yksiköt huolehtivat järjestelmien käytön rahoituksesta ja rahoituksen suunnittelusta. Vastuuyksiköt laativat osana toiminnansuunnittelua T&K -hankkeiden (ml. tietojärjestelmien kehittämishankkeet) rahoitussuunnitelman. Tietohallintopäällikkö laatu laitoksen johdolle yhteenvedon rahoitussuunnittelussa tarvittavista tiedoista. Johto käyttää yhteenvetoa yhdessä toiminnansuunnittelun palautetietojen kanssa yksiköiden puiteasettelussa. Tie-Data avustaa tilauksesta tietohallintopäällikköä rahoitussuunnittelussa. Laite- ja ohjelmistohankinnat Tiehallitus tekee laitosyhtenäisyyden kannalta merkkittävistä tuotteista puitesopimukset. Tulosyksiköt suorittavat itse atk-laite- ja ohjelmistohankinnat tehtyjen puitesopimusten ja rahoitussuunnitelmien puitteissa.

Yleisohjeet tietohallinnon järjestämisestä tielaitoksessa Määrällisesti merkittävät hankinnat kootaan ja ajoitetaan siten, että laitos hyötyy mandollisista alennuksista ja jakeluun liittyvistä työajan säästöistä. Tie-Data ja tuotannon resurssipalvelut avustavat tuotteen ja toimittajan valinnassa sekä hankinnan toteutuksessa. Henkilöstön kehittäminen Tietohallinto- ja tietojenkäsittelyhenkilöstön kehittämisen pääperiaatteita ovat - kokopäivätoimisen henkilökunnan tietotaito pidetään tasolla, joka pitkällä tähtäyksellä turvaa tietojenkäsittelyn tuen tulosyksiköiden toiminnalle ja sen kehittämiselle - tuki- ja ohjaustehtävissä olevat henkilöt hallitsevat oman alueensa perusteellisesti ja lisäksi omaavat perustiedot tietotekniikasta ja tietohallinnosta - tietojärjestelmien käyttäjillä on valmiudet soveltaa atk-systeemiä työhönsä ja arvioida kriittisesti systeemin laatua. Lisäksi käyttäjillä on tietotekniikan perustiedot. Tietohallintopäällikkö vastaa siitä, että laitoksen tietojenkäsittelyn koulutustarjonta kattaa pääperiaatteiden mukaisen tason. Tämän tason ylittävästä osasta vastaavat yksiköt itse. Tie-Data huolehtii tekniseen arkkitehtuuriin kuuluvien tuotteiden koulutustarjonnasta.

Yleisohjeot tietohallinnon järjestämisestä tielaitoksessa 7 3 RAKENNEOHJAUS Rakenneohjauksen tehtävänä on varmistaa laitosyhtenäisyyden kan nalta tärkeiden tietojärjestelmä- ja atk-teknisten ratkaisujen yhteensopi vuus sekä tietoyhtenäisyys. Rakenneohjaus perustuu nykytila- ja tavoitearkkitehtuureihin. 3.1 Tietojenkäsittelyn arkkitehtuurit Toimintoluettelo kuvaa ne tehtäväkokonaisuudet, joita suorittamfla laitos toteuttaa sille asetetut tavoitteet. Tietoarkkitehtuuri kuvaa ne tiedot, joita tarvitaan laitoksen tehtävien suorittamisessa sekä tietojen väliset riippuvuudet. Järjestelmäkartta kuvaa laitostasoiset tietojärjestelmät sekä järjestel mien väliset tietoyhteydet. Järjestelmäkarttaan liittyy luettelo, joka kuvaa järjestelmien kehittämis suunnitelmat. Sovellusarkkitehtuurissa kuvataan tietojärjestelmien kehittämisen yleiset periaatteet. Tekninen arkkitehtuuri kuvaa tietoliikenneyhteyksineen ne laitteet, varus- ja yleisohjelmistot ja kokoonpanot, joita käytetään laitostasoisten tietojärjestelmien rakentamisessa ja käytössä sekä tietojen käsittelyssä ja jatkojalostuksessa. Arkkitehtuureja täydentäviä kuvauksia ovat tavoitteelliset versiot järjestelmäkartasta ja teknisestä arkkitehtuurista sekä tietojärjestelmä/käyttäjäryhmä- ym. matriisit, jotka tarkentavat arkkitehtuurikuvauk sia. 3.2 Arkkitehtuurien merkitys Tietohallinnon ohjaustoimet kattavat laitoksen kaikki tietojärjestelmät sekä kehittämishankkeet. Tukitoimet kattavat vain arkkitehtuureissa mukana olevat sekä suunnitelmissa hyväksytyt tietojärjestelmät ja kehittämishankkeet. Arkkitehtuurien tavoitteellisia kuvauksia käytetään yhdessä tulosyksikköjen toiminnallisten tarpeiden kanssa tietojärjestelmien kehittämisen suuntaamiseen. 3.3 Arkkitehtuureista päättäminen Arkkitehtuureista päättää ylijohtaja tietohahintopäällikön esityksestä.

Yleisohjeet tietohallinnon järjestämisestä tielaitoksessa 4 LAITOSTASOISTEN TIETOJÄRJESTELMIEN KEHITTÄMINEN Tietojärjestelmien kehittäminen lähtee järjestelmiä käyttävien tulosyksiköiden tarpeista. Lisäksi tietojärjestelmien on mukauduttava yksiköiden toiminnan ja organisaation muutoksiin. 4.1 Kehitystyön ohjaus Laitostasoiset tietojärjestelmähankkeet hyväksytään tutkimus- ja kehittämissuunnnitelmissa. Kehittämishankkeiden ehdotukset tulevat laitoksen tulosyksiköiltä. Tulosyksiköt huolehtivat itse tietojärjestelmähankkeiden käynnistämisestä ja rahoituksesta laitoksen johdon antamissa puitteissa. Hyväksytyt tietojärjestelmähankkeet liitetään tietohallinnon kehittämissuunnitelmiin ja arkkitehtuureihin. Tietohallintopäällikkö ohjaa kaikkia laitostasoisia tietojärjestelmähankkeita. 4.2 Tietojärjestelmien rakentamisperiaatteet 4.2.1 Projektien läpivienti Tietojärjestelmät kehitetään projekteina, joiden läpiviennin ohjaus, vaiheistus ja laadunvarmistus kuvataan laitoksen systeemityäohjeistossa. Tietohallintoryhmä hyväksyy osana laadunvarmistusmenettelyä projektin kuluessa syntyvät lopputulokset ja kuvaukset, erityisesti käsitemallin ja tietoluettelon, tietojärjestelmän loogisen rakenteen sekä tietokantaratkaisun. 4.2.2 Tietoyhtenäisyys Tietojen päällekkäisyys minimoidaan yhteisillä tietokannoilla tai tietojärjestelmien välisellä tietoliikenteellä. Samaa tarkoittavat tiedot määritellään jokaisessa tietojärjestelmässä samalla tavalla, Laitostasoisten tietojärjestelmien tietoyhtenäisyyden periaatteista vastaa tietohallintopäällikkö. Laitoksen tiedonhoitaja valvoo tietoyhtenäisy - yden toteutumista ja avustaa tietojärjestelmien kehittämisprojekteja tietosuunnittelussa.

Yleisohjeet tietohallinnon järjestämisestä tielaitoksessa Tietokantojen kehittämisestä ja ylläpidosta huolehtivat tietojärjestelmien vastuuyksiköt. Tie-Data tukee tietohallintopäällikön tilauksesta vastuuyksiköitä yhteiskäyttöisten tietokantojen suunnittelussa. 4.2.3 Tietoturva Ylijohtaja vastaa tietoturvasta ja tietosuojasta laitostasolla. Tietoturvan huomioiminen kuvataan systeemityöohjeissa sekä erillisessä tietoturvaohjeessa. Tie-Data konsultoi tilauksesta tietoturvaan liittyvissä asioissa. 4.2.4 Tietojärjestelmien suunnittelu- ja toteutusperiaatteita Tietojärjestelmien atk-systeemit suunnitellaan soveflusarkkitehtuurissa kuvattujen periaatteiden mukaisesti. Atk-systeemit toteutetaan ensisijaisesti käyttäen teknisessä arkkitehtuurissa kuvattuja toteutusvälineitä ja systeemityöohjelmistoa. Toissijainen vaihtoehto on käyttää valmiita sovellusohjelmistoja. Atk-systeemin toteutuksesta pyydetään tarjous myös Tie-Datalta. 4.2.5 Laite- ja ohjelmistovalinnat Tulosyksiköiden käytettävissä ovat teknisessä arkkitehtuurissa luetellut laitteet ja varus- ja yleisohjelmistot. Arkkitehtuureissa ilmoitetaan myös atk-systeemien oletusympäristö. Muut ratkaisut perustellaan toteutusprojektin suunnitelmissa. Arkkitehtuureista poikkeava ratkaisu edellyttää tietohallintopäällikön hyväksymistä ja tuen järjestää tietojärjestelmän vastuuyksikkö. 4.2.6 Tietojärjestelmän käyttöönoton ajoitus Tietojärjestelmien käyttöönotto aloitetaan järjestelmän vastuuyksikön, järjestelmää käyttävän tulosyksikän ja tarvittaessa tietohaitintopäällikön sopimana ajankohtana. Ajoitus perustuu tietojärjestelmän valmiuteen sekä käyttäjä-, palvelu- ja tukiyksiköiden teknisten ja henkilöresurssien riittävyyteen. Tietojärjestelmän valmius arvioidaan testi- ja koekäytöissä saatujen tulosten perusteella.

Yleisohjeet tietohallinnon järjestämisestä tielaitoksessa 1101 4.2.7 Tuen järjestäminen tietojärjestelmien käyttäjille Tietojärjestelmän vastuuyksikkö vastaa siitä, että käyttäjien tarvitsema tuki on organisoitu. Tie-Data järjestää tietohallintopäällikön, tulosyksikön tai tietojärjestelmän vastuuyksikän kanssa tehtävästä sopimuksesta teknisen tuen atk-käyttöhenkilökunnalle. 4.3 Kehittämis- ja ylläpitovastuut Tietojärjestelmien kehittämisestä ja yuäpidosta vastaavat järjestelmien vastuuyksiköt. Tietojärjestelmien kehittämisessä noudatetaan tulosvastuuperiaattetta; niiden tuomat hyödyt kattavat käyttö-, kehittämis- ja ylläpitokustannukset. Tulosyksiköt toimittavat vastuuyksiköille tiedot korjaus- ja muutostarpeista.

TIEL 2300001