Oulun Konttori Toimintakertomus 2011
2 OULUN KONTTORIN TOIMINTAKERTOMUS 2011 Uudistumisen teemavuosi
OULUN KONTTORIN TOIMINTAKERTOMUS 2011 3 Sisältö Johtajan katsaus... 5 Uudistumisen teemavuonna valmistauduttiin tulevaan... 7 Johtokunta... 8 Oulun Konttorin palvelut ja tavoitteet... 9 Arvot, visio, toiminta-ajatus, palveluvalikoima... 10 Henkilöstön osaaminen on laatumme tae... 12 Tuottavuuden kehitys asiakkaiden hyväksi... 13 Kehittämishankkeita... 14 Palvelumme vuonna 2011... 16 Lukuja... 21 Talous... 22 Paino: Painatuskeskus, Oulun Konttori Sivunvalmistus: Soili Aalto-Hirvelä, Painatuskeskus
4 OULUN KONTTORIN TOIMINTAKERTOMUS 2011 5Viisi vuotta Vuosi 2011 oli Oulun kaupungin sisäisen palvelukeskusmallin ja Oulun Konttori -liikelaitoksen viides toimintavuosi. Asiakashintoja pystyttiin laskemaan vuoden alussa yhteensä 1,2 milj. euroa. Asiakkaiden kanssa yhteinen kehittäminen realisoitui näin merkittävästi asiakkaiden hyväksi. Merkittävin erillinen kehittämishanke vuonna 2011 oli M2 -matkanhallintajärjestelmän käyttöönotto. Vuodelle asetetut niin strategiset kuin prosessitavoitteetkin saavutettiin hyvin. Saavutimme 385 000 euron positiivisen tuloksen. Tulkkipalvelujen osuus tuloksesta oli 234 000 euroa. Erillisyksikön tuloksella emme voi kuitenkaan laskea sisäisten palvelujemme hintoja. Liikevaihtomme oli 2011 13,2 milj. euroa.
OULUN KONTTORIN TOIMINTAKERTOMUS 2011 5 palvelukeskusmallilla Vuosi 2011 oli Oulun Konttorissa nimetty uudistumisen teemavuodeksi. Kesäkuussa valtuusto päätti, että talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut yhtiöitetään yhdessä sairaanhoitopiirin vastaavien palvelujen kanssa alueelliseksi yhtiöksi. Muutoksen myötä n. 86 henkilöä siirtyi yhtiön palvelukseen. Myös hankintapuolella selvitettiin yhteistyömahdollisuuksia sairaanhoitopiirin kanssa. Keskitetyt hankinnat päätettiin kuitenkin säilyttää toistaiseksi erillisissä organisaatioissa, mutta yhteistyötä syvennetään jakamalla tuoreryhmien kilpailutusvastuita. Uuden Oulun johtamisjärjestelmävalmisteluissa linjattiin, että Oulussa on jatkossakin liikelaitosmallinen sisäinen palvelukeskus. Vuoden aikana valmisteltiin palvelukeskusmallin nykyistä laajempaa hyödyntämistä (ns. Haltu työryhmä), mutta ratkaisut toimistotyön nykyistä laajemmasta keskittämisestä jäivät kevääseen 2012. Kuntaliitos alkoi realisoitua paitsi lisäpalveluina sisäisille asiakkaille myös niin, että Oulun Konttoriin siirtyi vuoden 2011 alusta 55 uutta henkilöä. Osa heistä oli henkilökuntaamme vain alkuvuoden ja siirtyi edelleen 1.5.2012 talous- ja henkilöstöhallinnon alueellisen yhtiöön, Monetra Oy:hyn. Kiitokset ensimmäisestä viidestä vuodesta asiakkaillemme ja yhteistyökumppaneillemme. Autamme teitä jatkossakin niin, että uusi Oulu on asiakaslähtöisesti toimiva ja houkutteleva kaupunki. Pirjo Mäkinen, johtaja
6 OULUN KONTTORIN TOIMINTAKERTOMUS 2011 Uuden Oulun kunnista siirtyvien kuuleminen valtuustosalissa 17.11.2011
OULUN KONTTORIN TOIMINTAKERTOMUS 2011 7 Uudistumisen teemavuosi Uudistumisen teemavuonna valmistauduttiin tulevaan Oulun Konttori liikelaitoksen toimintaympäristössä on ollut monia merkittäviä muutostekijöitä. Vuosi 2011 nimettiin Oulun Konttorissa uudistumisen teemavuodeksi. Suurin muutos alkoi realisoitua, kun kaupunginvaltuusto päätti kesäkuussa talous- ja henkilöstöpalveluiden yhtiöittämisestä. Yhtiö perustetaan yhdessä Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin kanssa. Yhtiön perustaminen tarkoittaa, että Oulun Konttori liikelaitoksesta siirtyy noin 64 htv:n verran henkilöstöä yhtiön palvelukseen. Tämä on n. 30 % Oulun Konttorin henkilöstöstä. Samalla liikelaitoksen liikevaihto pienenee n. 37 %. Vastaamme yhtiön johdon kanssa siitä, että tuotannon siirto tapahtuu riskittä. Myös hankintapalveluissa selvitettiin yhteistyömahdollisuuksia sairaanhoitopiirin kanssa, mutta organisatoriseen yhteistyöhön ei tässä vaiheessa päädytty vaan sovittiin kilpailutusten jakamisesta. Viiden kunnan kuntaliitos ja uuden Oulun valmistelu eteni. Liitos realisoituu vasta 2013, mutta vuonna 2012 toteutuu sen ensimmäinen porras eli palvelujen yhdistäminen siirtymällä väliaikaisesti Oulun kaupungin organisaatiopohjalle. Loppuvuonna valmistauduttiin 55 uuden henkilön siirtymiseen Oulun Konttorin palvelutuotantoon. Henkilökuntamäärä nousi vuodenvaihteessa 292:teen. Uusi henkilöstö tutustui jo ennen vuodenvaihdetta Oulun Konttoriin ja uusiin työkavereihin. Vuoden aikana uuden Oulun johtamisjärjestelmäratkaisuissa linjattiin, että Oulun kaupungissa on jatkossakin sisäinen palvelukeskus. Sen palveluvalikoimasta päättäminen jäi kuitenkin keväälle 2012, mutta vuoden aikana valmisteltiin laajaa operatiivisen talous-, henkilöstö- ja hallintopalveluiden liittämistä palvelukeskuksen palveluvalikoimaan. Henkilöstön kuulemisja infotilaisuus
8 OULUN KONTTORIN TOIMINTAKERTOMUS 2011 Johtokunta Oulun Konttori liikelaitoksen johtokuntaan kuului vuonna 2011 viisi varsinaista jäsentä: Lea Koivuniemi-Iliev (pj. Vas.), Katja Henttonen (vpj. Vihr.), Juhani Heikkinen (Kesk.), Minna Angeria (Kok.), 27.4. kokouksesta alkaen Sirpa Erkkilä-Häkkinen (Kok.) ja Jani Karjalainen (PS). Varsinaisille jäsenille oli jokaiselle nimetty henkilökohtainen varajäsen. Esittelijänä toimi johtaja Pirjo Mäkinen ja sihteerinä palveluasiantuntija Virpi Knuutinen, 23.2. kokouksesta alkaen johdon assistentti Tuire Isokangas. Johtokunta kokoontui pääsääntöisesti kerran kuukaudessa.
OULUN KONTTORIN TOIMINTAKERTOMUS 2011 9 Oulun Konttorin palvelut ja tavoitteet Johtaja Pirjo Mäkinen Kaupunkilaispalvelut Palvelupäällikkö Jussi Kauppi Hallintopalvelut Henkilöstöhallinnon palvelut Palvelupäällikkö Tuija Hannula Asiakas Hankintapalvelut Taloushallinnon palvelut Palvelupäällikkö Juha Jalkanen Tulkkipalvelut Palvelupäällikkö Raili Takkinen Tulkkipalvelupäällikkö Titta Heikkinen Johdon tukipalvelut Talous- ja kehittämispäällikkö Päivi Vähänikkilä-Kuronen T johm PiJrO
10 OULUN KONTTORIN TOIMINTAKERTOMUS 2011 Arvot, visio, toiminta-ajatus, palveluvalikoima Arvot Oulun Konttorin henkilökunta on määritellyt arvosisällöt kaupungin arvoille. Määritykset on tehty sekä asiakkaiden että työyhteisön näkökulmasta. Mittaamme arvojen toteutumiskokemusta henkilökunnan itsearvioinnilla vuosittain. Luovuus ja rohkeus Ratkaisemme asiakkaan tarpeet luovasti ja rohkeasti sekä joustavasti, vaihtoehtoja tarjoten. Näemme asiakkaan tarpeet pidemmällä aikavälillä. Olemme ennakkoluulottomia, uskallamme kyseenalaistaa. Otamme käyttöön uusia toimintatapoja ja menetelmiä. Suhtaudumme positiivisesti tulevaisuuteen. Olemme muutosvalmiita. Opimme jatkuvasti uutta. Yhteisöllisyys Palvelumme on asiakaslähtöistä ja asiantuntevaa. Meillä on positiivinen palveluasenne. Teemme työtä asiakkaan ja kaupunkilaisten parhaaksi. Olemme hyvä ja luotettava yhteistyökumppani. Hyvä yhteistyömme, keskinäinen luottamuksemme, avoimuutemme ja toimiva tiedonkulkumme takaavat meille viihtyisän työilmapiirin, työhyvinvoinnin ja hyvän tiimin tuloksen. Sitoudumme yhteisiin päämääriin. Suvaitsevaisuus Arvostamme asiakkaitamme ja kohtelemme heitä tasapuolisesti. Arvostamme ja kunnioitamme toisiamme ja toistemme työtä. Erilaisuus on voimavaramme. Noudatamme yhteisiä pelisääntöjä. Toiminta-ajatus Oulun Konttori on kilpailukykyisiä asiakas- ja asiantuntijapalveluja Pohjois-Suomessa tarjoava Oulun kaupungin liikelaitos. Palveluvalikoima: Kaupunkilaispalvelut (Oulu10-palvelut, liikunnan asiakaspalvelupisteet) Puhelunvälityspalvelut Virastomestari- ja turvallisuuspalvelut Päätöksenteon asiakirja- ja kirjaamopalvelut Tietopalvelut ja päätearkistointi Painatuspalvelut Kirjanpito ja tilinpäätökset Ostoreskontrapalvelut Myyntireskontra- ja laskutuspalvelut Kassa- ja maksuliikennepalvelut Henkilöstökassapalvelut Aravalainat Palvelusuhde- ja palkanlaskentapalvelut Eläkeneuvonta Tietojärjestelmien pääkäyttäjäpalvelut Keskitetyt hankinnat ja hankintapalvelut Tulkkipalvelut
OULUN KONTTORIN TOIMINTAKERTOMUS 2011 11 Visio 2015 Oulun Konttori on asiakkaiden tarpeita ennakoiva haluttu kumppani. Tuotamme verkostoja apuna käyttäen asiakkaillemme kilpailukykyisiä palveluja markkinoiden parhailla prosesseilla. Strategiset päämäärät 1. Asiakkaat ovat tyytyväisiä palvelujen hinta-laatusuhteeseen ja palvelutarjontaan. Lisäarvon asiakkaalle varmistaa vahva asiakastuntemus ja toimialan kokonaisnäkemys. 2. Oulun Konttori on imagoltaan hyvä ja luotettava kumppani. 3. Oulu10-palvelukokonaisuus tarjoaa laajasti kuntalaispalveluja vaihtoehtoisilla palvelukanavilla, varmistaen kuntalaisten asiakaspalvelun laatua. 4. Prosessien tuottavuus ja kilpailukyky paranevat 5. Prosesseja kehitetään yhdessä asiakkaan kanssa erityisesti ottamalla käyttöön sähköisiä ratkaisuja ja vähentämällä manuaalisia toimintoja. 6. Oulun Konttori on houkutteleva työnantaja. 7. Henkilöstön osaamista kehitetään lisäämällä liiketoimintaosaamista, moniosaamista ja ammattitutkintojen määrää. 8. Varmistaa konsernin sisäisiä yhtenäisiä prosesseja ja toimintatapoja. 9. Yhtenäiset ja tarpeita vastaavat tietojärjestelmät tukevat prosesseja. Yhtiöitymisratkaisun jälkeen alettiin osana talousarvioprosessia valmistella strategian muutosta uuden palveluvalikoiman mukaiseksi.
12 OULUN KONTTORIN TOIMINTAKERTOMUS 2011 Henkilöstön osaaminen on laatumme tae Oulun Konttorin osaamistarpeisiin räätälöidyt ammattitutkintohankkeet jatkuivat edelleen vuoden 2011 aikana. Vuoden aikana taloushallinnon ammattitutkintoihin ja niiden osiin osallistui 25 henkilöä, julkisten hankintojen valmennusohjelmaan 7 sekä asiakaspalvelu- ja esitystekniikan koulutukseen 33 henkilöä. Vuoden 2011 aikana henkilökunnasta yk- si suoritti liiketalouden ammattikorkeakoulututkinnon, yksi liiketalouden perustutkinnon ja yksi fmba-johtamiskoulutuksen. Oulun Konttori on tukenut sekä omalla kannustinjärjestelmällä että kaupungin yleisillä malleilla henkilökunnan omaehtoista kouluttautumista. Tukeminen on tuottanut hyvän tuloksen, sillä yhteensä vuosina 2006 2011 on suoritettu 48 tutkintoa. Henkilökuntamme osaaminen kehittyy myös tiimityöllä ja kaupungin omilla koulutuksilla sekä ulkopuolelta hankittavilta koulutuksilla. Lisäksi kunnallisena liikelaitoksena henkilökunnallamme on kelpoisuusehtojen mukainen koulutuksellinen pätevyys. Henkilöstömme osaaminen on asiakkaillemme palvelujemme laadun tae. Taloushallinnon ammattitutkinnon palkitsemistilaisuus
OULUN KONTTORIN TOIMINTAKERTOMUS 2011 13 Tuottavuuden kehitys asiakkaiden hyväksi Oulun Konttorin tuottavuus on noussut toimintavuosiemme 2006 2011 aikana merkittävästi: v. 2006: 13 %, v. 2007: 6 %, 2008: 8 %, 2009: 8 %, 2010: 11 % ja 2011: 5 % (yhteensä 51 % HTV/kokonaisHTV:sta). Tuottavuutta seurataan johtokunnan hyväksymällä mittaristolla. Kustan- nussäästöt ovat samana aikana olleet 5,268 miljoonaa euroa. Tuottavuutta on voitu kehittää palvelukeskusmalliin perusidean eli palvelujen keskittämisen avulla ja asiakkaiden kanssa yhdessä tapahtuneen prosessien kehittämisen (mm. sähköistäminen ja automatisointi) kautta. Käytännössä se on tarkoittanut luonnollisen poistuman hyväksikäyttöä ja henkilökunnan halukkuutta työkiertoon. Vuoden 2011 aikana 14 henkilöä lähti uudelle työuralle. Vuodelle 2011 alusta palvelujen hintoja laskettiin yhteensä 1,2 miljoonaa eurolla. Oulun Konttorin 5-vuotisjuhlintaa.
14 OULUN KONTTORIN TOIMINTAKERTOMUS 2011 Kehittämishankkeita Asiakaspalvelukeskushanke päätökseen Vuoden aikana päättyi vuonna 2008 alkanut Aspa hanke, jossa Oulun Konttorilla oli valtakunnallinen vetovastuu. Valtiovarainministeriön KuntaIT yksikön kanssa yhteistyössä toteutettu hanke tuotti paitsi oululaisille uuden asiakaspalvelukeskuksen (Oulu10), josta kaupungin palveluja on saatavissa kolmesta palvelukanavasta, myös palvelukeskuskonseptin, joka voidaan helposti ottaa käyttöön myös muissa kunnissa. M2 matka- ja kuluhallintaohjelma käyttöön POHJOIS-PO HJ ETÄPALVELU ANMAAN HANKE JULKISET PALVELUT ETÄ PALVELUIN LÄHELLE KU A NTALAISTA etä pa lve lut PPI Po hjo is-p oh jan ma a Kuntalaiset säästävät ym pär matkustamis een käytettyä istön lisäksi aikaa ja rahaa palvelun laa dusta tinkimä ttä www.ouka.fi/e ppi Oulun kaupungissa otettiin vuoden aikana käyttöön matka- ja kuluhallintaohjelma, joka oli keskushallinnon tilaama ja sen käyttöönotto projektoitiin Oulun Konttorissa. M2 -matka- ja kuluhallintajärjestelmähankkeen varsinainen ohjelman käyttöönotto suoritettiin asiakasorganisaatioissa vaiheittain ajalla 1.6.2011 15.11.2011. M2 oli järjestelmän kannalta katsottuna kaikkien Oulun kaupungin työntekijöiden käytettävissä marraskuussa 2011. EPPI Pohjois-Pohjanmaan etäpalveluprojekti käynnistyi Oulun Konttorissa käynnistyi syyskuussa EAKR rahoitteinen EPPI Pohjois-Pohjanmaan etäpalveluprojekti. Projektin tavoitteena on julkisten palveluiden kehittäminen asiakaslähtöisesti ja palveluiden säilyminen etäpalveluina lähellä kuntalaisia. Projektin kohderyhmänä ovat uuden Oulun lisäksi koko Pohjois-Pohjanmaan alueen asukkaat laajemmin hankkeeseen mukaan ilmoittautuneiden kuntien ja yhteispalvelun toimijoiden kautta. Hanke on Oulun, Iin, Kiimingin, Muhoksen, Utajärven ja Yli-Iin yhteinen projekti. Oululla on hankkeessa koordinoiva rooli ja se vastaa hankintojen toteuttamisesta. Oulun Konttorin Oulu10 palvelut on yksi toteuttajista. Hanke jatkuu vuoden 2012 loppuun. Ensimmäinen M2-maksatus läpi. Kuvassa projektityöntekijä Heli Roivainen, pääkäyttäjä Jaana Honkanen ja projektipäällikkö Marja Etelä-Honkala
OULUN KONTTORIN TOIMINTAKERTOMUS 2011 15
16 OULUN KONTTORIN TOIMINTAKERTOMUS 2011 Palvelumme vuonna 2011 Kaupunkilaispalvelut Oulu10-palvelut Oulu10-palveluissa tuotetaan kokoajan laajenevasti kaupungin palveluja kaupunkilaisille. Palvelua tarjotaan kolmea vaihtoehtoista kanavaa käyttäen: Oulu10-palvelupisteestä osoitteessa Torikatu 10 ja Ylikiimingin palvelupisteessä, Oulu10-puhelinpalveluna numerossa 558 558 00 ja sähköisenä OmaOulu-kanavaa käyttäen. Oulu10-palveluiden vuosi 2011 oli palveluiden kehittämisen ja laajentumisen aikaa. Vuoden 2011 aikana keskitettyjen palveluiden määrä lisääntyi 12 uudella palvelulla. Vuoden lopussa Oulu10-palveluissa oli yhteensä 45 eri palvelua. Eniten uusia palveluita tuli sosiaali- ja terveystoimen alueelta, mm. opiskelijoiden kesäajan toimeentulotukineuvonta, maahanmuuttajien toimeentulotuen jakaminen, terveysaseman valintalomakkeiden kirjaaminen ja diabetes-riskitestin palautteiden vastaanotto ja käsittely. Myös kaikkien hallintokuntien sähköisten palautteiden vastaanotto ja käsittely saatiin vuoden aikana keskitettyä Oulu10-palveluihin. Vuosi 2011 oli myös erityisesti sähköisten palvelujen kehittämisen aikaa. Vuoden 2010 marraskuussa oli avattu uusi sähköinen palvelukanava OmaAsiointi ja vuoden 2011 aikana oli tarkoitus sähköistää useita palveluja. Vuoden aikana saatiin sähköistettyä alle 10 palvelua, mikä oli tavoitteisiin nähden liian vähän. Palvelujen sähköistämistä hidastivat tekniset ongelmat. Kymppi-päivä Oulu10-palveluissa asioi vuoden 2011 aikana noin 63000 asiakasta eri kanavien kautta. Sähköisiä palautteita tuli 6933 kpl (ratkaisu% 61), puheluita 24970 kpl (vastaus% 87,79), kassatapahtumia oli 19 462 kpl. Palautteiden käsittelyssä jäätiin selvästi tavoitetasosta (70 %), mutta puhelinpalvelun vastausasteessa päästiin lähelle 90 %:n tavoitetasoa.
OULUN KONTTORIN TOIMINTAKERTOMUS 2011 17 Nuorten työpajat esittäytyivät Oulu10:n tapahtumat vuonna 2011 2.3.2011 Welcome to Oulu 9.5.2011 Eurooppapäivä 16. 20.5.2011 Korujen myyntinäyttely Kaupungin järjestämä tiedotustilaisuus maahanmuuttajille Oulun kaupungin palveluista Yhdessä Oulun kaupungin opetustoimen ja ulkoministeriön Eurooppa-tiedotuksen kanssa järjestetty informaationjakopäivä EU:n toiminnasta. Koko viikon esillä EU:n puheenjohtajamaa Unkari. Järjestelyissä mukana myös Eurooppanuoret ry. sekä Eurooppalainen Oulun seutu ry. OSAO Pikisaaren yksikkö esittelee ja myy valmistamiaan käsitöitä 21.5.2011 Palstapäivä Tietoa vuokrapalstaviljelystä ja palstojen vuokraamista 20.6. 1.7.2011 Arkkitehtuurinäyttely Nallikarin alueen ideakilpailun töiden näyttely 3.9.2011 Oulun Päivät Oulun kaupungin nuorten työpajojen valmistamien tuotteiden myyntinäyttely 1.12.2011 Kymppi-päivä Oulu10:n vuosipäivä, teemana kaupungin sähköiset palvelut Oulu10-palveluiden henkilöstön osaamista tutkittiin ja kehitettiin yhteistyössä Informatum Research Oy:n kanssa tehdyllä valmennuksella. Valmennuksessa Informatum tutki Oulu10-palveluiden henkilöstön sähköpostien ja puheluiden sisältöä, teki niistä analyysin ja antoi palautteen sekä ideoita palvelun laadun kehittämiseksi. Tämän tutkimuksen/valmennuksen vinkkien perusteella päätettiin järjestää vuoden 2012 alussa asiakaspalvelukoulutus Oulu10-palveluiden henkilöstölle. Koulutus päätettiin tilata Oulun aikuiskoulutuskeskukselta. Oulu10-palveluiden henkilöstömäärä säilyi vuoden 2011 aikana ennallaan (10 htv + 1 pääkäyttäjä). Vakituisia työntekijöitä oli 9 ja määräaikaisia 2. Vuoden lopussa valmistauduttiin vuoden 2012 alusta tapahtuvaan uuden henkilöstön integroimiseen osaksi Oulu10-palvelua erityisesti Kiimingin yhteispalvelupisteen (3 htv) osalta. Myös uuden Oulun uusiin kaupunginosiin tulevista kaupungin palvelupisteistä aloitettiin keskustelut ja suunnittelu.
18 OULUN KONTTORIN TOIMINTAKERTOMUS 2011 tuksen jälkeen enää ole tarjolla paperisia sarjalippuja, vaan pelkästään sähköisiä lippuja. Palvelupisteiden käytössä oleva kassaohjelma päivitettiin myös vuoden 2011 aikana. Loppuvuoden aikana alettiin valmistautua vuoden 2012 alussa tapahtuvaan Haukiputaan Jatulin vapaa-aikakeskuksen ja Vesi-Jatulin asiakaspalvelupisteen henkilöstön (5 htv) integroimiseen osaksi muuta liikuntapaikkojen palvelupisteiden henkilöstöä. Hallintopalvelut Syysretki Virpiniemeen. Liikuntapaikkojen asiakaspalvelupisteet Kaupungin liikuntapaikkojen asiakaspalvelupisteissä työskenteli vuonna 2011 yhteensä 17 työntekijää viidessä palvelupisteessä. Vuoden merkittävin uudistus oli uuden OuluCardohjelman käyttöönotto kaikissa liikuntapaikoissa. Asiakkaille ei uudis- Hallintopalveluissa tuotetaan asiakirjapalvelut asian vireilletulosta päätearkistointiin sekä puhelunvälityspalvelut, virastomestari- ja turvallisuuspalvelut ja painatuspalvelut. Henkilöstömäärä oli yhteensä 126, josta kaupunkilaispalveluissa työskenteli 35 henkilöä ja virastomestaripalveluissa 65. Hallintopalvelujen liikevaihto oli 5,6 milj. euroa. Oulun kaupungilla käsiteltiin 6 131 vireille tullutta asiaa vuonna 2011. Vireille tulleista asioista Oulun Konttorin kirjaamossa on käsitelty 2 902 asiaa. Päätöksenteon asiakirjapalvelut sisältää luottamuselinten asiakirjapalvelut, esityslista- ja pöytäkirjatuotannon, päätösten täytäntöönpanot, toimielinten sihteeripalvelut sekä kokouspalkkioiden tallennukset kaupungin eri lauta-, johto- ja toimikunnille.vuosittain Oulun kaupungin luottamuselimet tekevät päätöksiä yli 4 300 ja kokouksia pidettiin 396.
OULUN KONTTORIN TOIMINTAKERTOMUS 2011 19 Tietopalvelu- ja päätearkistointipalvelut Tietopalvelu- ja päätearkistointipalvelut huolehtii Oulun kaupungin päätearkistoinnista. Päätearkistoinnin tehtävänä on arkistoainesten säilyttäminen ja käytettävyyden kehittäminen, tietopalvelu sekä arkistonmuodostussuunnitelmien laadintaan liittyvät asiantuntijatehtävät. Arkisto hyllymetrimäärä on n. 4 500 hm. Painatuspalvelut tuottaa graafisen alan tekstinvalmistus-, tulostus- ja painopalveluja ensisijaisesti Oulun kaupungin virastoille ja laitoksille. A4 kopioita tuotettiin noin 13,4 miljoonaa. Painatuskeskus painaa työt itse tai koordinoi koko kaupungin painotöiden hankintaa ja ohjaa painotyöt puitesopimusten kautta alihankintaan. Puhelunvälityspalveluissa siirryttiin palvelun alihankintaan vuoden 2011 alusta. Palveluntuottaja on Elisa Oyj. Virastomestari- ja turvallisuuspalveluissa uutena kohteena aloitti sosiaali- ja terveystoimen Rajakylän hoiva, joka työllisti yhden virastomestarin. Henkilöstöhallinnon palvelut Henkilöstöhallinnon palveluissa tuotetaan palkanlaskentapalveluja viranomaistilityksineen sekä neuvontaa työehtosopimus- ja eläkeasioissa. Henkilöstömäärä oli 42 ja liikevaihto 2,5 miljoonaa euroa. Palkan- ja palkkion saajia Oulun kaupungissa on yli 16 000. Palkkalipukkeiden määrä oli noin 172 000. Henkilöstöhallinnon palveluissa tuotetaan päivittäisneuvontaa muun muassa palkka-asioissa, työehtosopimuksissa, sairaus- ja tapaturmapäivärahoissa, vuosilomissa sekä eläkeasioissa. Palkkoja maksettiin yhdentoista eri työehtosopimuksen mukaan. Taloushallinnon palvelut Taloushallinnon palveluita ovat ostoja myyntireskontrat, laskutus, maksuliikenteen hoito, kirjanpito sekä ti-
20 OULUN KONTTORIN TOIMINTAKERTOMUS 2011 linpäätösten ja konsernitilinpäätösten valmistelut. Henkilöstömäärä oli 34 ja liikevaihto 2,2 miljoonaa euroa. Kirjanpidon vientejä syntyy vuositasolla sekä käsin tallennettuina kuin suorasiirtoina erilaisista tietojärjestelmistä, kuten laskutus- tai palkanlaskentaohjelmista yhteensä yli 5,1 miljoonaa vientiä. Kirjanpitopalveluissa tuotettiin kaupungin hallintokuntien ja 14 liikelaitoksen kirjanpito sekä Oulun kaupungin ja Oulu-konsernin tilinpäätökset. Oulu-konsernin muodostavat Oulun kaupunki (peruskunta ja 14 liikelaitosta), 17 tytäryhtiötä sekä kolme kuntayhtymää. Maksuliikennepalveluissa käsitellään vuosittain tapahtumia yli 1 500 000 kpl. Myyntireskontra- ja laskutuspalvelut käsittelee noin 383 000 myyntilaskua vuodessa. Perintäpalveluissa käytetään alihankintaa. Ostoreskontra- ja ostolaskupalveluissa käsitellään vuosittain yli 200 000 laskua, josta verkkolaskujen osuus vuonna 2011 oli noin 73 %. Oulun kaupunki teki päätöksen, että vuoden 2011 alusta kaupunki ottaa vastaa vain verkkolaskuja. Toimittajille tarjotaan mahdollisuus ilmaisen verkkolaskun toimittamiseen Ouluportaalin kautta. Eurooppapäivä Oulu10:n pihalla Oulun Konttori tuottaa Oulun kaupungin henkilöstökassapalveluja. Henkilöstökassa hoitaa Oulun kaupungin oman henkilöstön talletuksia ja maksupalvelua sekä myöntää lainoja jäsenilleen. Henkilöstökassassa oli vuoden aikana asiakkaita 2 942. Verkkopalvelun käyttäjiä heistä oli 48 %. Laskuja maksettiin vuoden aikana n. 39 000 kpl. Asiakkaille myönnettyjä avoinna olevia lainoja oli melkein 3 miljoonaa euroa (asunto- ja kulutusluotot). Hankintapalvelut Hankintapalveluissa tuotetaan palveluja Oulun kaupungille ja seitsemälletoista yhteistyösopimuskunnalle ja -yhteisölle. Hankintapalvelut toimii yhteishankintayksikkönä ja kilpailuttaa keskitetysti kausihankintoja asiakkaiden käyttöön. Henkilömäärä oli 6 ja liikevaihto 0,7 miljoonaa euroa. Pohjois-Suomen Tulkkipalvelut Pohjois-Suomen tulkkipalveluissa tuotetaan asioimistulkkaus- ja käännöspalveluja n. 50 eri kielellä ensisijaisesti Pohjois-Suomen alueen viranomaisille ja yrityksille. Tulkkipalvelun perustehtävänä on tuottaa tulkkaus-, käännös- ja koulutuspalveluja viranomaisille, jotka asioivat maahanmuuttajien kanssa. Tulkkaustunteja vuonna 2011 tehtiin 27 544 h ja käännöksiä noin 3 448 sivua. Tulkkipalvelujen kysyntä oli edelleen kasvussa. Henkilöstömäärä oli 12 ja liikevaihto 1,9 miljoonaa euroa.
OULUN KONTTORIN TOIMINTAKERTOMUS 2011 21 Lukuja Liikevaihto... 13,17 milj. Henkilöstömäärä... 229 Sopimusasiakkaat... 46 kpl Liikelaitokset... 14 kpl Yhtiöt...3 kpl Kiinteistöyhtiöt...1 kpl Peruskunnan yksiköt... 10 kpl Oulun Seutu...1 kpl Seudun kuntia... 17 kpl Tulkkipalvelujen asiakaskunta...pohjois-suomi Kuntalaiset Prosessien keskeisiä lukuja 2011 kirjaamossa kirjattavia asioita yli 2 902 pöytäkirjatuotannossa yli 4 300 pykälää ja kokouksia 396 päätearkistoinnissa arkistoitua aineistoa yli 4 500 hm painatuksessa A4-kopioita noin 13,4 miljoonaa puheluja välitettiin n. 131 000 palkkoja, palkkioita ja erilaisia korvauksia maksetaan yli 16 000 henkilölle kirjanpidon vientejä 5,1 miljoonaa myyntilaskuja käsitellään 383 000 ostolaskuja käsiteltiin 201 528, josta verkkolaskujen osuus oli 73 % maksuliikenteessä tapahtumia n. 1,5 miljoonaa tulkkaustunteja 27 544 ja käännössivuja 3 448 Kymppi-päivän viettoa.
22 OULUN KONTTORIN TOIMINTAKERTOMUS 2011 Talous Oulun Konttorin liikevaihto oli 13,7 miljoonaa euroa. Liiketoiminnan kulut olivat yhteensä 13,2 miljoonaa euroa. Suurimman osan kuluista muodostivat henkilöstökulut ollen liki 67 % Oulun Konttorin kokonaismenoista. Oulun Konttorin peruskunnalle maksettava sijoitetun peruspääoman korvaus oli 33 000 euroa eli 6 %. Oulun Konttorin tulos 2011 oli ylijäämäinen 0,385 miljoonaa euroa. Oulun Konttori alensi asiakkaiden hyödyksi hintojaan vuodelle 2011 yhteensä 1,2 miljoonaa euroa. Kehittämiseen panostettiin asetetun tavoitteen mukaan noin 1 % liikevaihdosta ja tuottavuus kasvoi vuoden aikana 5 %. Kustannussäästöjä vuodelta 2011 mitattiin 0,497 miljoonaa euroa. OULUN KAUPUNKI OULUN KONTTORI LIIKELAITOS TULOSLASKELMA 1.1.- 31.12.2011 LIIKEVAIHTO LIIKETOIMINNAN MUUT TUOTOT TUET JA AVUSTUKSET KUNNALTA MATERIAALIT JA PALVELUT AINEET, TARVIKKEET JA TAVARAT OSTOT TILIKAUDEN AIKANA PALVELUJEN OSTOT HENKILÖSTÖKULUT PALKAT JA PALKKIOT HENKILÖSIVUKULUT ELÄKEKULUT MUUT HENKILÖSIVUKULUT POISTOT JA ARVONALENTUMISET SUUNNITELMAN MUKAISET POISTOT LIIKETOIMINNAN MUUT KULUT LIIKEYLIJÄÄMÄ RAHOITUSTUOTOT JA -KULUT KORKOTUOTOT KORVAUS PERUSPÄÄOMASTA MUUT RAHOITUSKULUT 1 000 13 167 349 239-155 -2 760-6 925-1 475-423 -149-1 454 414 5-33 -1 YLIJÄÄMÄ ENNEN SATUNNAISIA ERIÄ 385 YLIJÄÄMÄ ENNEN VARAUKSIA 385 TILIKAUDEN YLIJÄÄMÄ 385
OULUN KONTTORIN TOIMINTAKERTOMUS 2011 23 TASE 31.12.2011 1 000 VASTAAVAA PYSYVÄT VASTAAVAT AINEETTOMAT HYÖDYKKEET MUUT PITKÄVAIKUTTEISET MENOT 52 AINEELLISET HYÖDYKKEET KONEET JA KALUSTO 87 VAIHTUVAT VASTAAVAT SAAMISET LYHYTAIKAISET SAAMISET MYYNTISAAMISET 746 SAAMISET KUNNALTA 16 SIIRTOSAAMISET 13 RAHAT JA PANKKISAAMISET 1 982 VASTAAVAA YHTEENSÄ 2 896 VASTATTAVAA OMA PÄÄOMA PERUSPÄÄOMA 550 EDELLISTEN TILIKAUSIEN YLIJÄÄMÄ 573 TILIKAUDEN YLIJÄÄMÄ 385 RAHOITUSLASKELMA 1000 31.12.2011 TOIMINNAN RAHAVIRTA LIIKEYLIJÄÄMÄ (-ALIJÄÄMÄ) 414 POISTOT JA ARVONALENTUMISET 149 RAHOITUSTUOTOT JA -KULUT -29 INVESTOINTIEN RAHAVIRTA INVESTOINTIMENOT -40 TOIMINNAN JA INVESTOINTIEN RAHAVIRTA 494 RAHOITUKSEN RAHAVIRTA OMAN PÄÄOMAN MUUTOKSET YLIJÄÄMÄN PALAUTUS KUNNALLE -1 500 MUUT MAKSUVALMIUDEN MUUTOKSET SAAMISTEN MUUTOKSET KUNNALTA -2 SAAMISTEN MUUTOKSET MUILTA -343 KOROTTOMIEN VELKOJEN MUUTOS MUILTA -262 RAHOITUKSEN RAHAVIRTA -2 107 RAHAVAROJEN MUUTOS -1 613 RAHAVAROJEN MUUTOS RAHAVARAT 31.12. 1 982 RAHAVARAT 01.01. 3 595 RAHAVAROJEN MUUTOS -1 613 VIERAS PÄÄOMA LYHYTAIKAINEN OSTOVELAT 227 MUUT VELAT/Liittymismaksut ja muut velat 160 SIIRTOVELAT 1 001 VASTATTAVAA YHTEENSÄ 2 896