Alueelliset keskusrekisterit Kuopion hiippakunta Riikka Ryökäs
Kirkkohallituksen täysistunnon linjaus Tavoite, että kirkonkirjojen rekisterinpitäjiä tulevaisuudessa ovat alueelliset keskusrekisterit, jotka muodostuvat seurakuntayhtymien tai laajempien alueiden seurakunnista. Perustelut: Ongelmia aiheuttavat henkilöstöresurssien vähäisyys ja sijaisuuksien järjestäminen. Uusien työvälineiden hallinta on haasteellista (Kirjuri, Digi, Kirdi). Kustannukset suuremmissä yksiköissä matalammat kuin yksittäisissä pienissä tai keskisuurissa seurakunnissa. EU:n tietosuoja-asetus asettaa omat haasteensa. Yhtenäiset ja tehokkaat prosessit tarpeen kaikissa seurakunnissa ja keskusrekistereissä. Paikallinen kirkonkirjojen lukutaito toteutuu alueellisessa keskusrekisterissä valtakunnallista rekisteriä paremmin.
Kirkkohallituksen täysistunnon linjaus Seurakuntien omaehtoiset sopimukset Hiippakunnassa 2-4 keskusrekisteriä Keskusrekisterien perustamiseen ryhdyttäisiin viimeistään 2017 Alueelliset keskusrekisterit ovat valtakunnallista keskusrekisteriä parempi vaihtoehto Edelleen tarvitaan paikallista asiantuntemusta: kirkonkirjojen luku, paikkakuntien erityispiirteet ja historiatieto Edellyttää digitointiprosessin loppuun saattamista, yleiskirje 24/2015 Kirkkohallituksen yleiskirje nro 27/2015
Kirkkohallituksen kyselyn tuloksia: Vuosikustannukset seurakuntakokoluokittain Vertailulukuna työalakate / jäsen Keskiarvo kaikille seurakunnille oli 4,65 keskiarvo suurin vertailuluku pienin vertailuluku Alle 6 000 jäsentä 7,1 / jäsen 29,0 / jäsen 0,9 / jäsen 6 000 15 000 jäsentä 4,6 / jäsen 10,1 / jäsen 1,0 / jäsen 15 000 30 000 jäsentä Yli 30 000 jäsentä (kaikki keskusrekisterit) 3,7 / jäsen 9,1 / jäsen 1,4 / jäsen 3,7 / jäsen 8,9 / jäsen 1,2 / jäsen
Haasteet keskusrekisterin perustamisessa Työntekijät: työn sisältö muuttuu, työpaikka vaihtuu, työ loppuu Palvelut siirtyvät kauemmaksi Kotoisuus kirkkoherranvirastosta häviää Vuosikustannukset nousevat Suuren seurakunnan sanelupolitiikka Liian nopea aikataulu Seurakuntien vanhat keskinäiset kaunat Sooloilijat Erilaiset näkemykset keskittämisestä / palvelupisteistä
Haasteiden voittaminen Yhteinen selkeä päämäärä ja tavoite Avoimuus koko prosessin ajan Yhdessä tekeminen Huolellinen suunnittelu Muutosvastarinnan huomioiminen Kaikkien mielen mukaan ei voida edetä Kustannusten jakaminen yhteisen ymmärryksen pohjalta Kipeitä päätöksiä on uskallettava tehdä
Perustamisprosessin onnistuminen Tavoitteiden kirjoittaminen ja niihin palaaminen prosessin aikana: Esimerkiksi kustannussäästöt, tehokkuus, osaamistason nostaminen Muutokseen sitoutuminen Seurakunnassa: kirkkoherra, talouspäällikkö, kirkkoneuvosto ja kirkkovaltuusto Yhtymässä: kirkkoherra, yhtymän johto, seurakuntaneuvostot, yhteinen kirkkoneuvosto ja yhteinen kirkkovaltuusto Riittävän ajan varaaminen, koska hallinnollinen päätöksenteko hidasta Tiedottaminen sekä suunnittelu- ja perustamisvaiheessa että toiminnan alkaessa. Selkeiden prosessien tekeminen, joita täsmennetään toiminnan alettua mitkä työt hoidetaan seurakunnassa ja mitkä keskusrekisterissä
Perustamisprosessin onnistuminen Keskusrekisterin työmäärän alustava kartoitus Henkilötarpeen laskeminen Henkilöstön osaamiskartoitus ja työntekijöiden toiveiden kartoittaminen Työprosessien kuvaukset: työnjako osapuolten välillä tarkentuu Yksiselitteisten kirjallisten ohjeiden laatiminen työprosesseista Keskusrekisterin selkeät pelisäännöt Maksuosuusperiaatteet: alustava budjetti ensimmäiseltä vuodelta Muutosprosessia on koko ajan seurattava Ensimmäisen toimintavuoden jälkeen arviointi
Vaihtoehdot: Keskitetty malli Kirkonkirjojen pidon työt keskitetään yhteen paikkaan, mutta kirkkoherranvirastossa voi olla palvelupiste (töiden vastaanotto) Palvelu valtakunnallisesti paranee Pidemmät aukioloajat Keskusrekisterin alueella yhtenäiset käytännöt Vaikutus työhön ja sen sisältöön Erikoistuminen tiettyihin tehtäviin mahdollista: palvelun laatu, Kirdi Mahdollistaa myös työn kierron Loma- ja vapaajärjestelyt helpompia Koulutukseen osallistuminen ja opitun jakaminen Työnjohto Esimies paremmin tavoitettavissa: Vastuu keskusrekisterin johtajalla Alaiset samassa työpisteessä
Vaihtoehdot: Hajautettu malli Merkittävä määrä työtä jää edelleen kirkkoherranvirastoihin Palvelu valtakunnallisesti rajoittunutta Todistukset tehdään edelleen kussakin seurakunnassa Lähipalvelut turvataan paremmin Vaikutus työhön Erikoistuminen haasteellisempaa Ei mahdollista työn kiertoa Sijaisuudet hankala järjestää ja vaativat aina erityisjärjestelyjä Osaamistaso ei välttämättä nouse: koulutuksiin osallistuminen vaikeampaa Työnjohto haasteellinen: esimiehenä sekä kirkkoherra että keskusrekisterin johtaja Kirkonkirjojen pidon vastuuhenkilö kaukana Alainen kaukana
Kustannussäästöt ja tehostaminen Kustannussäästöt säästöjä, jos henkilöstömäärää pystytään vähentämään eläköitymisten myötä tai jättämällä määräaikaisuudet jatkamatta ei muutoksia, jos henkilöstömäärää ei pienennetä kasvua, jos palkataan lisää työntekijöitä Työn tehostaminen Kaikki ei voi jatkossa hallita kaikkea Pitää voida erikoistua
Keskusrekisteri Seurakunnat voivat järjestää kirkonkirjojen pitämisen yhteisessä keskusrekisterissä. Yhteisen keskusrekisterin järjestämisestä säädetään tarkemmin kirkkojärjestyksessä. (KL 16:3)
Yksittäiset seurakunnat: Keskusrekisterin perustaminen (KJ 16:2) Ennen keskusrekisterin perustamista on asiasta pyydettävä kirkkohallituksen lausunto. Yksittäiset seurakunnat voivat halutessaan järjestää kirkonkirjojen pitämisen kokonaan tai osaksi yhteiseen keskusrekisteriin. Seurakuntien kirkkovaltuustojen on tehtävä keskusrekisterin perustamisesta sopimus.
Seurakuntayhtymät: Keskusrekisterin perustaminen (KJ 16:2) Ennen keskusrekisterin perustamista on asiasta pyydettävä kirkkohallituksen lausunto. Seurakuntayhtymässä yhteinen kirkkovaltuusto päättää keskusrekisterin perustamisesta seurakuntayhtymään kuuluville seurakunnille. Asiasta on pyydettävä seurakuntaneuvostojen lausunto. Seurakuntayhtymän perussäännössä voidaan mainita, että kirkonkirjojen pito voidaan hoitaa yhteisesti.
Liittyminen aiemmin perustettuun keskusrekisteriin Jos joku haluaa myöhemmin liittyä yksittäisten seurakuntien perustamaan keskusrekisteriin, niin liittymiseen tarvitaan hyväksyntä kaikilta keskusrekisterissä jo mukana olevilta seurakunnilta ja liittyvältä seurakunnalta. Päätös hyväksynnästä tehdään kunkin seurakunnan kirkkovaltuustossa. Enemmistöpäätös on riittävä, jos sopimuksessa ei ole toisin sovittu. Jos seurakuntayhtymään perustettavaan keskusrekisteriin liittyy seurakuntayhtymään kuulumattomia seurakuntia, tekee seurakuntayhtymän yhteinen kirkkovaltuusto sopimuksen seurakuntayhtymään kuulumattomien seurakuntien kanssa. Seurakuntayhtymän on pyydettävä asiasta seurakuntaneuvostojen lausunto. (KJ 16:2.2) Seurakuntayhtymään kuulumattoman seurakunnan kirkkovaltuusto päättää keskusrekisteriin liittymisestä ja sopimuksen solmimisesta (KJ 16:2.1).
Seurakuntien yhteistoiminta Seurakunnat voivat tehdä sopimuksia tehtäviensä yhteisestä hoitamisesta. Seurakunta voi sopimuksen perusteella hoitaa tehtävän myös toisen seurakunnan puolesta. Sopimuksessa voidaan määrätä, että viimeksi mainittu seurakunta saa valita sen luottamustoimeen vaalikelpoisia jäseniä tehtävää hoitavan seurakunnan asianomaiseen johtokuntaan. Sopimuksen tekijänä voi olla myös seurakuntayhtymä. (KL 12:1) Kirkkohallitus voi antaa ohjeita yhteistoiminnan järjestämisestä ja hallinnosta (KJ 11:3).