Kokemuksia apuvälineiden määräaikaistarkastusten järjestämisestä Apuvälinealan valtakunnalliset koulutus- ja neuvottelupäivät Turku 13.10.2106 Riitta Korkiatupa, apuvälinepalvelupäällikkö
Alueellisen apuvälinekeskuksen toimintamalli - apuvälineiden huolto Hajautettu huoltovastuu toimipisteittäin kukin huoltaa luovuttamansa apuvälineet Määräaikahuoltoja ei ole aikaisemmin juurikaan tehty Erikoisosaamista vaativat huollot keskitetty keskussairaalaan Terveyskeskuksilla Puute huoltohenkilökunnasta konsultointi mahdollisuus Varaosat ja lisäosat hankitaan yhteisestä budjetista Osin kilpailutettu Tilaukset tietojärjestelmän kautta
Suunnitelma määräaikahuoltojen järjestämiseksi Tietoisuus puutteista Valviran tarkastus Alueellinen koulutus (havaitut puutteet esiin) Tilanteen alkukartoitus Työn suunnittelu - vaiheistus Miten huollot voidaan toteuttaa omana työnä? Tietojärjestelmän toimivuus tarvittavat muutokset Huoltojen ja seurannan käynnistäminen toteutus
Tilanteen alkukartoitus Valviran tarkastuksen jälkeen 3/2016 - Effectoriin määritelty huoltoa vaativat apuvälineluokat ja niiden huoltovälit - Määräaikahuoltoa vaativat apuvälineet, 3/2016 Esh:sta luovutetut Pth:sta luovutetut Sähkösäätyiset sängyt 163 235 398 Henkilönostimet 74 47 121 yhteensä Moottoroidut painehaavapatjat 60 30 90 sähköpyörätuolit 143 143 sähkömopot 120 120
Tarvittavat ohjelmamuutokset Sovittiin huoltotyypit Huoltotyyppien kuvaukset Palautushuolto Yleishuolto Määräaikahuolto Takuuhuolto Vastaanottotarkastus Korjaus Takuukorjaus Muutostyö = sovitus asiakkaan mukana
Ohjelman käyttö. Eri huoltotyyppien vaadittavat tehtävät ja niiden sisällöt määritelty ohjelmaan (luokituskoodin mukaan) Määräaikahuoltoon valittujen (edellytetyt) ryhmien tehtäväluettelot kirjattu ohjelmaan Laadittu ohjeet huoltojen ja korjausten kirjaamista varten Ja opettelua.
Suunnitelma huoltojen järjestämiseksi työn vaiheistus 1. Talvisäilytyksessä olevat 2. Kutsumenettelyyn perustuvat asiakasseurannat ja määräaikatarkastukset 3. Määräaikatarkastukset ja huollot kotikäynteinä 4. Korjaukseen tulevien apuvälineiden huolto 5. Palautuva apuväline 6. Perusterveydenhuollon vastuulla olevat apuvälineet
1. Talvisäilytyksessä olevat Ennen luovutusta asiakkaalle tehdään määräaikahuolto arvioidaan asiakkaan toimintakyky / ajokyky (15 sähkömopoa ja 4 sähköpyörätuolia) Tehtiin keväällä 2016 Tuttuja, kauan apuvälinettä käyttäneitä henkilöitä, joten haastattelu tehtiin puhelimitse ennen kuljetuksen tilaamista. Samalla kerrottiin uudet vakuutusohjeet.
2. Kutsumenettelyyn perustuvat asiakasseurannat ja määräaikatarkastukset Kutsu asiakkaalle saapua apuvälineratkaisun soveltuvuuden arvioon ja apuvälineen määräaikahuoltoon Tavoite 2 asiakasta / pv Asiakkaat, joilla ei ole kotona sähkösänkyä, painehaavapatjaa ja/tai henkilönostinta Aloitettu sähkömopoista, joissa ei ole viime aikaista huoltohistoriaa Toteutettu keväällä 2016
2. Kutsumisvaihe Työllistävä vaati selvittelyjä Huoltohistoriasta ei erottunut määräaikahuollot Effica ajanvarauksen kautta (soviteltava yhteen apuvälinealan asiantuntija + huolto) Osin asiakkaat kokivat hämmentävinä, koska myös käyttäjä kutsuttiin, ei vain väline Yhteydenottoja etukäteen kyydeistä
2. Toteutus Asiantuntijan haastattelu (mm. toimintakyky, käyttöympäristö, käyttöaste, huoltohistorian läpikäynti) Ajokoe Vaatii enemmän aikaa kuin oli suunniteltu Huollon toteuttama määräaikatarkastus ja huolto Vakuutus, huolto- ja puhdistusohjeet (lataus!) Lisäsi suunnitelmallisuutta Käyttäjillä oli tarve kertoa asioistaan Tyytyväisiä kiinnostuksesta, herätti luottamusta Tulivat mielellään ja tulevat myös jatkossa
2. Vaikutukset Asiakkaalla on oikeanlainen apuväline käytössä Muutama sähkömopo palautui tai otettiin pois Kertaus apuvälineen käyttöön liittyvissä asioissa Seuraava määräaikahuolto on aikataulutettu (näkyy rekisterissä) Samalla asiakas sai hoidetuksi muitakin apuvälineasioitaan Huolto / korjaustarve vähenee?
3. Määräaikatarkastukset ja huollot kotikäynteinä Suunnitelma Kokonaisapuvälinepalvelu asiakkaat Usealla asiakkaalla on käytössään mm sähkösäätyinen sänky, moottoroitu patja, henkilönostin ja sähköpyörätuoli Effectorista otettu listaus ko. apuvälineiden käyttäjistä osoitetiedot, seuraava määräaikahuoltopvm Apuvälinekeskuksesta luovutetut ao. apuvälineet (379 kpl) 340 asiakasta Toteutetaan alueittain työpareina (apuvälinealan asiantuntija ja huoltoteknikko) Huolto tekee ajosuunnitelman Tavoite on 4-6 asiakasta / pv Sihteeri lähettää ajan asiakkaalle tiedoksi
3. Toteutus Sovittu aloitettavaksi 31.10.2016 A) Kokonaisseuranta (lista asiakkaan kaikista apuvälineistä) Apuvälineratkaisujen toimivuuden ja apuvälineiden käyttökunnon seuranta (tavoitteena strukturoitu haastattelu) Tarvittaessa suunnitellaan uusien apuvälineiden arvio ja hankinta kokonaisapuvälinepalveluasiakkaille tai ohjataan asiakas ottamaan yhteyttä terveyskeskukseen B) Määräaikatarkastukset ja huollot Paikan päällä tehtävät huollot ja mahdolliset muut pienet huollot Tarvittaessa huollon sopiminen Apuvälinekeskukseen apuvälineiden huoltotarpeen kirjaus ja huollon suunnittelu tarvittavien varaosien hankinta ennen huoltoon kutsumista
4. Korjaukseen tulevien apuvälineiden huolto Kun apuväline tulee korjaukseen jonkin vian takia, samassa yhteydessä tarkistetaan huoltotarve ja tehdään tarvittava huolto Korjaus ja huoltotoimenpiteet kirjataan erikseen Ei ole toteutunut suunnitellun mukaisesti Mikä syynä: tottumus, kiire??
5. Palautuva apuväline Kun apuväline palautuu, tehdään aina palautushuolto Sisältö määritelty luokituksen mukaisesti Tarvittaessa samalla määräaikahuolto Tavoitetila Ei olla vielä valmiita jokaisen apuvälineen kohdalla
6. Perusterveyden huoltovastuulla oleva apuväline Otettiin välittömästi huoltomoduli käyttöön kaikissa Alueellisen apuvälinekeskuksen toimipisteissä Edellytti huoltajatiedot ja tunnukset / toimipisteittäin Huollettavista ja korjattavista apuvälineistä tehdään työmääräys Effector- apuvälinerekisteriin Apuvälineen huoltanut henkilö tekee kirjauksen apuvälinerekisteriin tehdyistä toimenpiteistä. Tämä mahdollistaa apuvälineen huoltohistorian seuraamisen ja lain velvoitteiden täyttymisen. Huoltomodulin käyttöohjeet löytyvät Effectorin käyttöohjeesta Edelleen haasteellista.
Hiljalleen toiminta juurtuu ja tuottaa tulosta Kiitos mielenkiinnosta!