AEO Authorised Economic Operator Tavoitteena toimitusketjujen turvallisuus ja kansainvälisen kaupan edistäminen Toimijan omavalvontatoimenpiteet osana sisäistä valvontaa AEO-toimipiste, Mikko Kotiranta Päivi Maunuksela-Malinen AEO Yhteistyötä toimitusketjujen turvaamiseksi 23.4.2013 1
AEO Yhteistyötä toimitusketjujen turvaamiseksi 23.4.2013 2
I Tullivaatimusten noudattaminen 1/3 (Suuntaviivojen liite 2/sivu 1) Tullivaatimusten aktiivinen noudattaminen Laadittava menettelyt havaittujen tullaustapahtumien virheiden tutkimiseksi ja niistä ilmoittamiseksi eteenpäin (prosessien tarkistamiseksi ja parantamiseksi) SISÄINEN VALVONTA (OMAVALVONTA) Oikeellisuus, täydellisyys ja oikea-aikaisuus Sääntöjenvastaisuus ja virheet Rikosepäilyt TULLIVIRANOMAINEN AEO Yhteistyötä toimitusketjujen turvaamiseksi 23.4.2013 3
I Tullivaatimusten noudattaminen 2/3 (Suuntaviivojen liite 2/sivu 1) Määriteltävä vastuutaho varajärjestelyineen Kuvattava sisäisen tarkastuksen käyttö menettelyjen varmistamisessa Laadittava kirjalliset ohjeet ja koulutusohjelmat, joilla varmistetaan henkilöstön tietämys ja osaaminen (myös sopimuskumppanit) AEO Yhteistyötä toimitusketjujen turvaamiseksi 23.4.2013 4
I Tullivaatimusten noudattaminen 3/3 (Suuntaviivojen liite 2/sivu 1) Sääntöjen ja määräysten noudattaminen koskien Tullimenettelyn käyttöä Tulli-ilmoituksen täyttöä Luokittelu Tullausarvo Alkuperä Vienti- tai tuontikieltoja (tai rajoituksia) Kauppapolitiikkaan liittyvien toimenpiteiden toteuttamista Tullivaatimusten noudattamista tukee - Tiedostokansion luominen, joka sisältää kuhunkin tavaratyyppiin liittyvät yllä mainitut tiedot - Vastuutahon nimeäminen, joka hallinnoi ja päivittää kyseisiä tietoja tulliselvitys- tai kirjanpito-ohjelmistoihin AEO Yhteistyötä toimitusketjujen turvaamiseksi 23.4.2013 5
II Sisäinen valvonta Hakijan hallinnollisen organisaation on vastattava liiketoiminnan lajia ja laajuutta Sovelluttava tavaravirtojen hallinnointiin Sen sisäisellä tarkastustoiminnalla on kyettävä havaitsemaan laittomat ja luvattomat tapahtumat. (AEO-lainsäädäntö) => Yrityksen tulee pystyä osoittamaan tämä tulliviranomaiselle. (Itsearviointikyselyn täyttöohje s. 2) AEO Yhteistyötä toimitusketjujen turvaamiseksi 23.4.2013 6
Sisäisen valvonnan raportointi (oma valvonta) Tullin tulee varmistua sisäisen valvonnan laadusta Sisäisen valvonnan tulokset ja toimenpiteet tulee raportoida tullille kerran vuodessa Sanallinen raportointi muutoksista/päivityksistä Tulli-ilmoitusten jälkikäteisen oikeellisuusseurannan raportointi AEO Yhteistyötä toimitusketjujen turvaamiseksi 23.4.2013 7
III Laatujärjestelmä (Itsearviointikyselyn täyttöohje sivu 2) AEO perustuu samoihin periaatteisiin kuin muutkin kv. standardit Sisäiset käytännöt ja/tai ohjeistukset on dokumentoitava. Ne on tehtävä tunnetuksi organisaation sisällä. Sisäiset ohjeistukset on oltava kaikkien saatavilla ja niitä on päivitettävä. Yrityksessä on oltava käytössä laatuvarmistetut menettelyt. (Itsearviointikyselyn täyttöohje s. 2) AEO Yhteistyötä toimitusketjujen turvaamiseksi 23.4.2013 8
Dokumentaation tyypillinen rakenne Lainsäädäntö Määräykset Toimialastandardi Laatu-/toimintakäsikirja Prosessikuvaukset Dokumentaatiota pitää hallita. Ylläpidon ja versiohallinnan kannalta on syytä pitää dokumentaatio sähköisessä muodossa. Toiminta-/ työohjeet Sopimukset AEO Yhteistyötä toimitusketjujen turvaamiseksi 23.4.2013 9
IV Laadunvarmistus (Itsearviointikyselyn täyttöohje sivu 8) Laadunvarmistukseen on sisällytettävä Nimettävä vastuutaho Määriteltävä tulli-ilmoitusten oikeellisuuden, täydellisyyden ja oikea-aikaisuuden vaatimukset Tiedotettava henkilöstöä vaatimuksista ja niiden muutoksista Määriteltävä tehtävien tiheys (omavalvonta) Tarkastettava hallinnollisesti oman valvonnan noudattaminen AEO Yhteistyötä toimitusketjujen turvaamiseksi 23.4.2013 10
Mitä pitää parantaa? TAVOITE: JATKUVA PARANTAMINEN Paranna Suunnittele Laatu-/ toimintajärjestelmä - mittarit - tavoitteet Jatkuva seuranta Sisäiset auditoinnit Arvioi Toteuta OMA VALVONTA Tallenteet = kerätään tietoa prosessien tuloksista AEO Yhteistyötä toimitusketjujen turvaamiseksi 23.4.2013 11
Suunnittele/ toteuta Oma valvonta Valmistele Arvioi, todenna Johtopäätökset Raportoi Paranna TOIMENPITEET Prosessin muutos Ohjeen päivitys Tiedotus/Koulutus AEO Yhteistyötä toimitusketjujen turvaamiseksi 23.4.2013 12
LAATU LÄHTEE YKSITTÄISESTÄ HENKILÖSTÄ! Ulkoiset tarpeet Ohjaa tekemiseen Ryhmän laatu Yksilön laatu Laatujärjestelmä Osaston laatu Yrityksen laatu AEO Yhteistyötä toimitusketjujen turvaamiseksi 23.4.2013 13
Suuntaviivoissa ohjeita virheiden arviointiin Otetaan huomioon eri vaiheiden tarkastukset, kansallinen tullilainsäädäntö, kaikki tullitoimet ja ilmoitusten määrä Yrityksen asiamiesten virheet yrityksen tulee näyttää, että sen puolesta toimijat noudattavat sääntöjä, yritys on antanut ohjeita sekä tarkastanut ja valvonut ilmoitusten oikeellisuutta sekä korjannut mahdolliset virheet Vähäisistä virheistä esimerkkejä: vilpittömyys, satunnaisuus, vähäiset määräaikojen ylitykset ja yksittäiset virheet, jotka eivät ole vaikuttaneet tullin määrään.
Vakavat virheet ja toistuvuus määritelty suuntaviivoissa tarkemmin Virheestä tekee vakavan osoitettu tahallisuus ilmeinen huolimattomuus, kokemus huomioonotettuna merkittävä seuraamus tai rikosoikeudenkäynnin aloittaminen jos se on vakava riski vaarattomuuden ja turvallisuuden tai tullisääntöjen kannalta Syyt ja ajankohdat selvitetään toistuvuutta tutkittaessa Esimerkkeinä salakuljetus, petos, teollis- ja tekijänoikeusrikkomus ja rikkomus, josta rikosoikeuden päätös AEO Yhteistyötä toimitusketjujen turvaamiseksi 23.4.2013 15
Miten yritys voi välttää vakavia virheitä? Hyvä ohjeistus, sisäinen valvonta ja omavalvonta Nopeat toimet virheiden korjaamiseksi ja toistumisen estämiseksi Yritys havaitsee itse virheet ja ilmoittaa niistä heti Tullille Yritys valvoo erityisesti tullin määrään vaikuttavien tietojen oikeellisuutta: Nimike Alkuperämaa Tullausarvo Yritys valvoo rajoitusten noudattamista AEO Yhteistyötä toimitusketjujen turvaamiseksi 23.4.2013 16
Yrityksen hyötyjä omavalvonnasta Varmistaa logistiikan sujuvuutta ainoa todellinen, pitkällä tähtäimellä kestävä tapa varmistaa tulliasioinnin ja siihen liittyvän logistiikan sujuvuus on hoitaa tulliasiointi lainmukaisesti Minimoi ikävät yllätykset - virheistä voi tulla iso lasku jälkikannot ongelmallisia sekä tuojalle että asiamiehelle yllättäviä kustannuksia ei voi siirtää kolme vuotta jälkikäteen hintoihin varastonpitäjän huolimattomuus tositteissa ja kirjanpidossa voi johtaa suuriin jälkikantoihin virhemaksu AEO Yhteistyötä toimitusketjujen turvaamiseksi 23.4.2013 17
Yrityksen hyötyjä omavalvonnasta Vältetään asiakkaiden tai maineen menetys virheiden takia Kuljetusten myöhästyminen Hyvän maineen hinta Vältetään virheiden korjaamisen aiheuttamaa ylimääräistä työtä kerralla oikein -toimintamalli vähentää virheitä säästää konkreettisesti rahaa työntekijöille on motivoivampaa tehdä laadukasta työtä kuin selvittää ja korjata virheitä Hyvä valvonta pienentää väärinkäytösten riskiä Omavalvonnalla osoitetaan myös yhteiskuntavastuuta Nykyään merkittävää myös pk-yrityksille 98 % suuryrityksistä panostaa vastuullisuuteen AEO Yhteistyötä toimitusketjujen turvaamiseksi 23.4.2013 18
Pilotointi Asiakkaiden kommentteja toivotaan omavalvonnan sisältöön, tukiraportteihin ja raportointipohjiin Piloteiksi eri roolien edustajia: viejä, tuoja, varastoija, kuljetusliike, tulliasioitsija sekä useampia näiden roolien yhdistelmiä 5-7 yritystä Yhteistilaisuus, jossa esitellään aineisto. Kommentit puhelimitse tai kirjallisesti tutustumisen ja kokeilun jälkeen. Aikataulu: yhteistilaisuus kesäkuussa, kommentit 31.8.2013 mennessä AEO Yhteistyötä toimitusketjujen turvaamiseksi 23.4.2013 19
Käyttöönoton aikataulu Pilotointi 05-08/2013 Asiakastilaisuudet 10/2013 Omavalvonta alkaa 1.1.2014 Ensimmäisten yhteenvetoraporttien toimittamisen Tullille määräaika 30.4.2014. yhteenvetoraportti poikkeuksellisesti vain vuoden 2014 ensimmäisestä neljänneksestä Seuraava yhteenvetoraportti koko vuodesta 2014, määräaika 30.4.2015. AEO Yhteistyötä toimitusketjujen turvaamiseksi 23.4.2013 20
Lisätietoja Mikko Kotiranta, puh. 040 33 22263 Päivi Maunuksela-Malinen, puh. 040 33 21393 sähköpostitse etunimi.sukunimi@tulli.fi Ilmoittautumiset aeo@tulli.fi