dnro 2/422/08 Tullihallitus/AEO-toimipiste 2/6

Transkriptio

1 Tullihallitus/AEO-toimipiste 1/6 VÄHIMMÄISVAATIMUKSET AEO-TODISTUSTA HAKEVALLE YRITYKSELLE Vaatimukset ovat kaikille hakijoille samat. Vaatimukset arvioidaan niiltä osin kuin ne soveltuvat hakijan liiketoimintaan. Esimerkiksi valmistusta koskevat vaatimukset sisältyvät valmistajan arviointiin, mutta ei kuljetusliikkeen. Riittävät toimenpiteet vaatimusten täyttämisessä arvioidaan huomioiden yrityksen liiketoiminnan luonne ja laajuus sekä rooli kansainvälisessä toimitusketjussa. 1 Esimerkiksi suurten toimitilojen ja -alueiden fyysisen turvallisuuden varmistamiseksi tarvitaan erilaisia keinoja kuin pienten toimitilojen. Lainsäädäntöviittaukset kohdistuvat komission asetukseen (EY) N:o 1875/2006, annettu 18 päivänä joulukuuta 2006, tietyistä yhteisön tullikoodeksista annetun neuvoston asetuksen (ETY) N:o 2913/92 soveltamista koskevista säännöksistä annetun asetuksen (ETY) N:o 2454/93 muuttamisesta. Asetus on julkaistu Euroopan unionin virallisessa lehdessä Linkki asetukseen: AEO-suuntaviivat-dokumentti on komission laatima em. asetuksen soveltamisohje tullihallinnoille ja toimijoille. Linkki AEO-suuntaviivoihin: security/aeo_guidelines_fi.pdf Linkit dokumentteihin löytyvät myös Tullin Internet-sivuilta > Yritykset > AEO. AEOC-, AEOS- ja AEOF-todistukset Tämä osuus koskee kaikkia hakijoita. A. Tullivaatimusten noudattaminen Yritys ei ole toistuvasti rikkonut tullisääntöjä tai syyllistynyt vakavaan tullisääntöjen rikkomukseen kolmen viime vuoden aikana. 1 Tämä vaatimus koskee myös yrityksen johtotehtävissä toimivaa henkilöä ja henkilöä, joka vastaa yrityksen tulliasioista. 2 B. Taloudellinen tilanne Yrityksellä tulee olla moitteeton taloudellinen tilanne, joka riittää täyttämään yrityksen velvoitteet huomioiden liiketoiminnan erityispiirteet. 3 1 SovA 1875/2006, 14 h artikla; AEO suuntaviivat Ks. viite 1 3 SovA 1875/2006, 14 j artikla; AEO suuntaviivat 4.01

2 Tullihallitus/AEO-toimipiste 2/6 C. Kaupallisten ja kuljetustietojen jäljitysketju Yrityksen kirjanpidon tulee noudattaa yleisesti hyväksyttyjä kirjanpitoperiaatteita ja helpottaa kirjanpidon tarkastukseen perustuvien tullitarkastusten tekemistä. 4 Yrityksellä tulee olla kirjanpidossaan aukoton jäljitysketju (audit trail). Audit trailia on voitava käyttää tullin tarpeisiin. 5 Yrityksen tulliasiakirjoihin ja tarvittaessa myös kuljetusasiakirjoihin on voitava tutustua fyysisesti tai sähköisesti. 6 D. Kirjanpitojärjestelmä Seuraavat yrityksen tietoteknisen toimintaympäristön osa-alueet on kuvattava kirjallisesti yrityksen toimesta: 7 tietojärjestelmäkuvaus: laitteistoarkkitehtuuri, järjestelmät ja näiden linkitykset toisiinsa. taloushallinto: ohjelmisto, tehtävänjako, vastuuhenkilöt ja yhteisötavaran erottelu kolmansien maiden tavarasta. logistiikkahallinto: ohjelmisto, tehtävänjako, vastuuhenkilöt ja sijainti, yhteisötavaran erottelu kolmansien maiden tavarasta. E. Kaupallisten ja kuljetustietojen sisäisen valvonnan järjestelmä Yrityksen on kuvattava kirjallisesti sisäisen valvonnan menettelyt liittyen kaupallisiin ja kuljetustietoihin. Sisäiseen valvontaan on oltava vastuuhenkilö. 8 Yrityksellä on oltava käytössä menettelytavat puutteiden ja virheiden raportointiin ja korjaavien toimenpiteiden seurantaan. 9 Tullin kannalta tärkeät pysyvät tiedot (esim. nimikkeet) sekä niiden muuttamismenettelyt on kuvattava kirjallisesti yrityksen toimesta. Kuvauksen tulisi sisältää vastuuhenkilöt, muuttamis- ja arkistointimenettelyt, kirjaukset ja niiden muoto. 10 Tuotannon sisäisen valvonnan menettelyt ja niihin liittyvät asiakirjat/kirjaukset on kuvattava kirjallisesti yrityksen toimesta. 11 Yrityksen on varmistettava, että työntekijät ovat tietoisia velvollisuudesta ilmoittaa tulliviranomaisille kaikista vaatimusten noudattamiseen liittyvistä vaikeuksista, ja luotava soveltuvat yhteydet, joilla tällaisista vaikeuksista ilmoitetaan tulliviranomaisille SovA 1875/2006, 14 i artikla a) c); AEO suuntaviivat Ks.viite 4 6 Ks.viite 4 7 SovA 1875/2006, 14 i artikla a) c); AEO suuntaviivat SovA 1875/2006, 14 i artikla d); AEO suuntaviivat Ks.viite 8 10 Ks.viite 8 11 Ks.viite 8 12 SovA 1875/2006, 14 i artikla g)

3 Tullihallitus/AEO-toimipiste 3/6 F. Tavaravirtojen hallinta Yrityksellä on oltava toimintatavat/menettelyt kuvattuna seuraaviin toimintoihin liittyen niin, että niistä käy ilmi mitä asiakirjoja/kirjauksia menettelyihin liittyy: 13 saapuvan tavaran menettelyt varastointi ja sisäiset varastonsiirrot valmistusprosessi lähtevän tavaran menettelyt Tulli-ilmoitusten antamiseen liittyvät menettelyt on kuvattava yrityksen toimesta kirjallisesti ja yksityiskohtaisesti. On huomioitava myös tilanteet, joissa yritys itse ei suorita ko. toimenpiteitä. 14 On oltava asianmukaiset menettelyt (mukaan lukien asiakirjat/kirjaukset) luvanvaraisten tuotteiden kauppaan liittyen. 15 G. Tietoturva Yrityksellä on oltava asianmukaiset menettelyt asiakirjojen ja tietojen arkistoimiseksi ja tietojen häviämisen estämiseksi. 16 Yrityksellä on oltava asianmukaiset tietotekniset turvajärjestelyt tietokonejärjestelmänsä suojaamiseksi luvatonta tunkeutumista vastaan ja asiakirjojensa turvaamiseksi. 17 Yrityksen tietojärjestelmien käyttäjille on määriteltävä henkilökohtaiset salasanat, jotka järjestelmä vaatii muuttamaan säännöllisesti. Yrityksessä täytyy olla käytössä tietoturvamenettelyt ja henkilöstö täytyy kouluttaa niihin. 18 AEOS-ja AEOF-todistukset Tämä osuus koskee niitä yrityksiä, jotka hakevat AEOS- tai AEOF-todistusta. A. Turvallisuusjohtaminen Yrityksessä tulee olla turvallisuuspolitiikka, jossa on määriteltynä sitä ohjaavat arvot. 19 Yrityksen tulee arvioida toimintansa riskit niistä turvallisuuden osa-alueista, jotka liittyvät AEO-asemaan. 20 Yrityksen tulee dokumentoida AEO-asemaan liittyvät turvallisuusohjeet. 21 Yrityksellä tulee olla käytössään menettelytapoja, jolla seurataan turvallisuuden kehitystä SovA 1875/2006, 14 i artikla a) d); AEO suuntaviivat Ks.viite SovA 1875/2006, 14 i artikla e); AEO suuntaviivat SovA 1875/2006, 14 i artikla f); AEO suuntaviivat SovA 1875/2006, 14 i artikla h); AEO suuntaviivat 3.07, Ks.viite SovA 1875/2006, 14 k artikla, kohdat 1 c-g, AEO suuntaviivat Ks.viite Ks.viite Ks.viite 19

4 Tullihallitus/AEO-toimipiste 4/6 B. Henkilöturvallisuus Yrityksen henkilöstöpolitiikan tulee mahdollisuuksien mukaan sekä kansallisen lain sallimissa rajoissa sisältää menettelyt, joilla varmistetaan, että - työnhakijan aikaisemmasta koulu- ja työhistoriasta antamat tiedot pitävät paikkansa, - henkilö on se kuka hän väittää olevansa, - hänen palkkaamisensa ei aiheuta yritykselle turvariskiä ja - AEO:n turvallisuusvaatimukset huomioidaan työ- tai sopimussuhteen päättyessä. 23 Yrityksen on tiedotettava henkilökunnalle AEO-asemaan liittyvistä turvallisuusasioista säännöllisesti. 24 Yrityksen käyttämät turvallisuusmenettelyt tulee koskea myös määräaikaisia työsuhteita 25 C. Kiinteistö- ja toimitilaturvallisuus C.1. Rakenteellinen suojaus ja turvallisuusvalvonta Yrityksen aluerajat ja sisääntuloreitit tulee olla suojattuja ja valvottuja (esim. aita, vartiointi, kameravalvonta). 26 Piha-alueet tulee olla riittävästi valaistuja ja piha-alueiden ajoneuvokäytäntö tulee olla ohjeistettu (esim. henkilökunta, vieraat, tavarantoimittajat). 27 Yrityksen toimitilojen riskienhallinnassa tulee hyödyntää tarkoituksenmukaisessa laajuudessa turvallisuusvalvontaa (kameravalvonta, rikosilmoitinjärjestelmä, kulunvalvonta, vartiointi). 28 Yrityksessä tulee olla nimetty henkilö kiinteistö- ja toimitilaturvallisuuteen. 29 Yrityksellä tulee olla kirjallisia ohjeita poikkeavien tilanteiden varalle (luvaton tunkeutuminen yrityksen tiloihin, rikollinen toiminta). 30 C.2. Avainhallinta Avainten jakeluun, vaihtoon ja poiskeräämiseen tulee olla nimetty henkilö. 31 Avaintenhallinnasta tulee pitää kirjanpitoa. Henkilökunta tulee ohjeistaa avaintenhallinnasta ja toiminnasta avainten kadotessa. 32 Kulkuoikeudet on määriteltävä henkilön (oma henkilökunta ja ulkopuoliset toimijat) työtehtävien perusteella SovA 1875/2006, 14 k artikla, kohta 1 f-g; AEO suuntaviivat Ks.viite Ks.viite SovA 1875/2006, 14 k artikla, kohta 1 a-b; AEO suuntaviivat Ks.viite Ks.viite Ks.viite Ks.viite Ks.viite Ks.viite 26

5 Tullihallitus/AEO-toimipiste 5/6 C.3. Vieraiden ohjaus Vierailijoiden vastaanotto ja liikkuminen yrityksessä tulee olla ohjeistettu. Vieraiden henkilöllisyys tulee varmistaa. Yrityksessä tulee käyttää vierailija- ja henkilökortteja. 34 D. Logistiikan ja tuotannon turvallisuus D.1. Tavaroiden ja asiakirjojen käsittely Yrityksellä tulee olla käytössään turvallisuusmenettelyjä, joilla estetään luvaton pääsy tavaroihin ja niihin liittyviin asiakirjoihin toimitusketjun eri vaiheissa. 35 Yrityksellä tulee olla käytössään menettelyjä, joilla varmistetaan tuonti- ja vientikieltojen ja - rajoitusten alaisten tavaroiden ja asiakirjojen käsittely ja erottaminen muista tavaroista. 36 D.2. Kuljetuskalusto ja rahtiyksiköt Yrityksellä tulee olla käytössään turvallisuusmenettelyjä, joilla varmistetaan kuljetuskaluston ja rahtiyksiköiden turvallisuus kuljetusketjun eri vaiheissa. 37 D.3. Saapuvat tavarat Saapuvalle tavaralle tulee osoittaa omat purkausalueet, jotka on valvottu. Yrityksen tulee nimetä henkilö, jonka vastuulle kuuluu saapuvien tavaroiden vastaanottoon liittyvät turvallisuustoimenpiteet sekä kuljettajien vastaanotto. 38 Vastaanotettaessa sinetöitynä saapuvaa lähetystä, yrityksessä tulee olla menettelyt, joilla varmistetaan sinettien oikeellisuus ja eheys. 39 D.4. Tavaroiden varastointi Tavaroiden varastoinnille tulee osoittaa omat alueet. 40 Yrityksen tulee nimetä vastuuhenkilö(t) tavaroiden varastoinnille. 41 D.5. Tavaroiden tuotanto Tavaroiden tuotannolle tulee osoittaa omat alueet. 42 Tuotantoprosessien (valmistus, pakkaus) koskemattomuus tulee varmistaa. 43 D.6. Tavaroiden lastaus Lähtevälle tavaralle tulee osoittaa omat keräilyalueet Ks.viite Ks.viite SovA 1875/2006, 14 k artikla, kohta 1c-d; AEO suuntaviivat SovA 1875/2006, 14 k artikla, kohta 1c-d; AEO suuntaviivat SovA 1875/2006, 14 k artikla, kohta 1c-d; AEO suuntaviivat SovA 1875/2006, 14 k artikla, kohta 1c-d; AEO suuntaviivat Ks.viite SovA 1875/2006, 14 k artikla, kohta 1c-d; AEO suuntaviivat Ks.viite SovA 1875/2006, 14 k artikla, kohta 1c-d; AEO suuntaviivat Ks.viite SovA 1875/2006, 14 k artikla, kohta 1c-d; AEO suuntaviivat 5.10

6 Tullihallitus/AEO-toimipiste 6/6 Yrityksen tulee nimetä henkilö, jonka vastuulle kuuluvat lähtevien tavaroiden lastaukseen liittyvät turvallisuustoimenpiteet (lastauksen valvonta) sekä kuljettajien vastaanotto. 45 E. Toimitusketjun turvallisuus Yrityksen tulee tunnistaa ja arvioida toimitusketjun eri osapuolet. 46 Tällä tarkoitetaan niitä toimijoita, joilla on pääsy tavaraan, siihen liittyvään tietoon tai asiakirjoihin. Näitä ovat mm. tavaraa fyysisesti kuljettavat ja käsittelevät toimijat sekä siihen liittyviä asiakirjoja laativat ja käsittelevät toimijat. Yrityksen on sisällytettävä turvallisuusvaatimuksensa toimitusketjun eri osapuolten kanssa laadittuihin sopimuksiin, jos se on tarkoituksenmukaista. Sopimusehtojen noudattamista on valvottava. 47 Jos yritys siirtää toimitusketjuun liittyviä velvollisuuksiaan toiselle osapuolelle, turvallisuusjärjestelyistä sopimiseen on kiinnitettävä erityistä huomiota. Turvallisuusvaatimukset tulee huomioida myös ulkoistettujen palvelujen sopimuksissa (esim. siivous, kiinteistöhoito, jätehuolto). 48 AEO-toimijan velvollisuudet Saavutetun tason ylläpito. Turvallisuustoiminnan kehittäminen yrityksen sisällä ja yhteistyökumppanien kanssa. Velvollisuus ilmoittaa AEO-asemaan vaikuttavista muutoksista. Yrityksen tulee nimetä vastuuhenkilö(t) AEO asioihin. 45 Ks.viite SovA 1875/2006, 14 k artikla, kohta 1 c-e; AEO suuntaviivat Ks.viite SovA 1875/2006, 14 k artikla, kohta 1 f-g; AEO suuntaviivat 5.11, 5.12, 5.13