JHS-suositusluonnos: Tiedonohjaussuunnitelman rakenne JUHTA 10.2.2015 Mikko Eräkaski, STM
Tiedonohjaussuunnitelma Metatietomääritys, joka sisältää tietojärjestelmässä käsiteltävien asiakirjojen metatietoarvot Käyttäjä saa tietojärjestelmässä valmiit metatietoarvot kaikille asiakirjoille asiakirjatyypin mukaan. Lisäksi sisältää metatietoihin sidottuja käsittelysääntöjä Ohjaavat käsittelyprosessia ja asiakirjojen hallintaa koko niiden elinkaaren ajan MIKSI? Metatietojen tuottaminen hallitusti ja ohjatusti Metatietojen laadukkuus, yhdenmukaisuus Tietojärjestelmän käytettävyys Käsittelyprosessin automatisointi
Tiedonohjaussuunnitelma Ei pelkkä kirjallinen kuvaus, vaan tietojärjestelmän taustalla toimiva määritys Ohjaa sähköisten asiakirjatietojen luontia ja käsittelyä tietojärjestelmissä Tarpeellinen erityisesti kun käsiteltäviä asiakirjoja paljon ja niiden metatiedot vaihtelevat. Tyypillisesti tällaisia ovat esim. asiankäsittelyjärjestelmät. Tiedonohjaussuunnitelmia laadittu viimeisen viiden vuoden aikana paljon kunnissa ja valtiolla.
Suosituksen kohde: Suosituksen tavoitteena on yhdenmukaistaa julkisessa hallinnossa laadittavia tiedonohjaussuunnitelmia, niissä käytettäviä metatietoja sekä niiden arvojoukkoja. Suosituksessa määritellään julkisessa hallinnossa laadittavien tiedonohjaussuunnitelmien rakenne (tietomalli) sekä tämän mukaan toteutettu xml-skeema. Tavoitteena, että laaditut tiedonohjaussuunnitelmat ovat jatkossa laajemmin hyödynnettävissä, koneluettavassa muodossa. Tavoitteena myös kirkastaa milloin ja miksi tiedonohjaussuunnitelma kannattaa laatia
Rajaukset, reunaehdot: Rakenne on tarkoitettu vain tietojärjestelmän taustalle laadittavia määrityksiä varten, ei kirjallisia kuvauksia varten. Tiedonohjaussuunnitelmia hyödynnetään erityisesti tietojärjestelmissä, joissa käsitellään paljon eri asiakirjatyyppejä ja joiden metatiedot poikkeavat toisistaan. Tällaisia ovat tyypillisesti esimerkiksi asiankäsittelyjärjestelmät. Suositus määrittää vain tiedonohjaussuunnitelman rakennetta ja sisältöä, ei toteuttamistapaa. Lähtökohtana rakenteen laajennettavuus: voidaan laajentaa toimiala- tai organisaatiokohtaisilla rakenneosilla ja metatiedoilla. Suositus kirjoitettu teknisen eritelmän muotoon
Hyödyntäminen: Organisaatiot voivat hyödyntää suositusta käynnistäessään tiedonohjaussuunnitelman laadinnan tai kehittäessään tiedonohjaussuunnitelman sisältöä. Suositus toimii ohjeena tiedonohjaussuunnitelman sisällön määrittelyyn. Suosituksen määrittämään rakennetta ja metatietomallia voidaan hyödyntää vaatimusmäärittelyjen pohjana erityisesti hankittaessa tiedonohjausjärjestelmää. XML-skeemaa hyödynnetään siirrettäessä tiedonohjaussuunnitelmia tietojärjestelmien välillä. Osa julkisen hallinnon metatietopalvelun sisältöä
Työryhmä Työryhmä Mikko Eräkaski, KA / STM Pekka Nieminen, Netum konsultointi Oy Armi Helenius, TEM Markus Merenmies, KA Maarit Rajala, SM Raija Pyykkö, VM Helena Mattsson, Lahden kaupunki / Palkeet Marjut Vuorinen, THL Jaana Pohjonen, Fimea Selja Luostarinen, OM Päivi Laakso, VK / STUK Jussi Jääskeläinen, Hki Kaupunginarkisto (Ida Suolahden tilalle) Ida Suolahti, Hki kaupunki (jättäytyi pois syksyllä 2013) puheenjohtaja sihteeri/editori
Palaute: Palaute 1. vaihe 1. vaihe Hyväksyminen muutoksitta 5 Hyväksyminen muutoksin 21 4 Ei kantaa 5 0 Vastustava 0 1 Suositus on koettu hyödylliseksi ja tarpeelliseksi Suosituksen sisällölle kuitenkin erilaisia vaatimuksia: Järjestelmätoimittajat ja tietohallinto: tekninen eritelmä, tietomalli Asiakirjahallinto: käytännön tasolle menevää ohjeistusta, kansantajuinen
Palautteen käsittely Suositusluonnokseen tehtiin paljon muokkauksia palautteiden pohjalta mm. käsitteet lisättiin esimerkkejä ja liitteitä Suositusluonnoksen käsitteistö on laadittu yhteistyössä sanastokeskuksen ja julkisen hallinnon ydinsanastoryhmän (YSR) kanssa. eams Tiedonohjaus (TOS) Toisen kierroksen vastustava palaute liittyi suosituksen ja valmisteilla olevan tehtävä- ja palveluluokituksen yhdenmukaisuuteen. Suosituksen viimeistely on koordinoitu yhdessä kuntatieto-ohjelman kanssa. Tehtäväluokitus luokittaminen (tehtävä- tai palveluluokitus)
Kiitos!