PROJEKTISUUNNITELMA 2018 PROJEKTISUUNNITELMA TAUSTA JA TARKOITUS 3 TAUSTA 3 TARKOITUS 3 PROJEKTIN TULOS 4 TULOS JA SEN OSAT 4 YMPÄRISTÖ 4 PYSYVÄT VAIKUTUKSET 5 PROJEKTIN SISÄLTÖ JA PANOSTUS 5 TEHTÄVÄSISÄLTÖ JA ETENEMINEN 5 PROJEKTIN VALMISTELU- JA TOTEUTUSAIKATAULU (TIIVISTELMÄ) 5 RAPORTOINTI 6 ORGANISAATIO JA MIEHITYS 6 TEHTÄVÄT 7 2018 LEIRIN ORGANISAATIOKAAVIO 8 KUSTANNUKSET 9 TULOT 9 KULUT 9 RISKIT 9
Palokuntanuorten suurleiri 2018 Tausta ja tarkoitus Tausta Leiri on palokuntanuorisotyön merkittävin toimintamuoto. Vuosittain järjestetään pelastusliittojen toimesta alueellisia leirejä ja joka neljäs vuosi valtakunnallinen suurleiri joka kokoaa alueleirien osallistujat yhteen. Valtakunnallisia ja samalla kansainvälisiä suurleirejä on järjestetty aina vuodesta 1961 asti. Tulevan projektin tuotos LOHTAJA 2018 on järjestyksessään 15. suurleiri. Leirit ovat vuosien varrella muuttuneet poikaleireistä palokuntanuorisotyön yleisen kehityksen myötä palokuntanuorten leireiksi, joten myös tytöt on tullut mukaan toimintaan. Suurleirit kokoaa joka neljäs vuosi 3000-5000 leiriläistä ympäri Suomea ja ulkomaita. Alueelliset leirit leirikohtaisesti keräävät paikallisesti muutamasta sadasta hengestä aina tuhanteen leiriläiseen asti. Suurleirin toiminnallisen ja taloudellisen vastuun, mukaan lukien infran rakentaminen, kantaa Lapin Pelastusliitto ry, SPEK tuottaa sisällön leirin koulutukseen ja ohjelmaan sekä vastaa näiden toimialojen sisältöjen kehittämisestä. Tarkoitus Valtakunnallinen nuorisotyötoimikunta on asettanut palokuntanuorten leiritoiminnalle koulutukselliset, sosiaaliset, kansalaiskasvatukselliset, viestinnälliset sekä yhteistyökumppanuuteen liittyvät tavoitteet. Palokuntaleiritoiminnan koulutuksellisena tavoitteena on, että jokainen leirille osallistuva nuori suorittaa jonkin palokuntanuorten koulutusjärjestelmän mukaisen kurssin ja oppii koulutuksen avulla uusia asioita. Leirillä opetetaan nuoria sitoutumaan yhteisiin sääntöihin ja toimimaan niiden mukaan. Palokuntaleiritoiminnan sosiaalisena tavoitteena on edistää nuorten sosiaalista kanssakäymistä, luoda kohtaamispaikkoja leiriläisten kesken ja mahdollistaa uusien ystävyyssuhteiden syntymistä. Leirin avulla edistetään myös yhteenkuuluvuuden tunnetta ja kohotetaan palokuntalaishenkeä. Palokuntaleiritoiminnan kansalaiskasvatuksellisena tavoitteena on edistää nuorten aktiivista kansalaisuutta, lisätä nuorten vaikutusmahdollisuuksia ja korostaa nuorten vastuuta omien asioiden huolehtimisesta.
Palokuntaleiritoiminnan tavoitteena on tukea kestävää kehitystä ja edistää ympäristöarvojen toteutumista. Palokuntaleiritoiminnan avulla edistetään suvaitsevaisuutta. Viestinnällisenä tavoitteena on palokuntanuorisotoiminnan arvostuksen ja tunnettavuuden lisääminen kaikissa medioissa sekä yhteiskunnallisissa instansseissa. Palokuntaleiritoiminnan tavoitteena on luoda pitkäaikaisia yhteistyökumppanuuksia, jotka tukevat palokuntaleiritoimintaa. Yhteistyökumppaneiden tulee sitoutua palokuntanuorisotyön arvoihin. Yhteistyökumppanuuden tulee edistää myös yhteistyökumppanin turvallisuuskulttuurin kehittymistä. Projektin tarkoituksen on tuottaa kansainvälinen palokuntanuorten leiri yllä mainitut tavoitteet huomioiden. Leiripaikkana on Puolustusvoimien koulutus- ja harjoitusalue Lohtaja Kokkolan yläpuolella. 2.-7.7.2018 järjestettävä leiri tulee olemaan edellisten vuosien tapaan koulutusleiri. Projektin tulos Tulos ja sen osat Onnistunut projekti tuottaa unohtumattoman palokuntanuorten leirin LOHTAJA 2018. Leirillä jokainen osallistuja tulee saada kokea uusia elämyksiä sekä luoda uusia kontakteja. Leiriprojektin tarkoitus on myös tuottaa erinäköisiä oppaita ja ohjeita leirityöhön. Leirityöllä ei ole tarkoituksena tehdä taloudellisesti voittoa vaan saavuttaa mahdollisimman optimaalinen tulos menojen ja kulujen suhteen. Leirin jälkeen voidaan arvioida nykyisen koulutusjärjestelmän toimivuutta. Kriittisen arvioinnin pohjalta kehitetään ja korjataan kurssimateriaaleja ja tuotetaan toimivampaa koulutusaineistoa. Ympäristö Valtakunnallisella palokuntanuorisotyön tasolla kansainvälinen suurleiri on vuoden 2018 merkittävin tapahtuma. Tapahtuman järjestämisessä on mukana monia eri tahoja palokuntatoiminnasta ja sen ulkopuolelta. Projektin rakentaminen on useamman vuoden prosessi ja se vaatii merkittävää panostusta niin vapaaehtois- kuin järjestö- ja pelastusliittotyöltä. Projektin vaikutus on valtakunnallisesti merkittävä jo suunnitteluvaiheessa, sillä projektin tuloksella tavoitetaan liki kolmas osa kaikista palokuntanuorista sekä ohjaajista. Palokuntanaistyön osuus leiriprojektissa on merkittävä. Vapaaehtoisten palokuntanaisten osuus tulee vaikuttamaan leiritoimintaan merkittävästi muonitushuollon osalta. Suunnittelussa on mukana useita palokuntanaisia ja leirityön vaikutus palokuntanaistyöhön on koko projektin aikana kasvava. Yhteistyö nuoriso- ja naistyön välillä tulee olemaan hyvin tiivistä koko projektin ajan ja tarkoituksena on että se myös tulee olemaan merkittävä tulevaisuudessa.
Pysyvät vaikutukset Projektin vaikutukset tulevat näkymään Suurleirien tuottamisessa tulevaisuudessa. Tarkoituksena on luoda malli, jolla kyetään käynnistämään seuraavan suurleirin suunnittelutyö tavoittelemalla laajempaa taloudellista ja toiminnallista resurssipohjaa LOHTAJA 2018 leirin yhteistyökumppaneiden tukimaksuista. Leirin toimialoja ja johtajien määrää myös supistetaan, jotta saavutetaan aiempaa optimaalisempi ja joustavampi johtamisorganisaatio työvälineeksi leirin johtamisessa. Luodaan palokuntanuorille mahdollisuus ilmoittautua leirille myös ilman omaa osastoa, leirin puolesta nuorelle etsitään osasto johon liittyä leirin ajaksi. Projektin sisältö ja panostus Tehtäväsisältö ja eteneminen Lapin Pelastusliitto ry on päävastuussa leirin järjestävänä organisaationa. SPEK vastaa leirin koulutuksen ja ohjelman sisällön kehittämisestä projektin ajan. Alueelliset pelastusliitot sekä pelastuslaitokset ovat yhdessä aktiivisina toimijoina leirin järjestelyissä. Leirin suunnittelussa ja rakentamisessa ovat vapaaehtoispalokuntalaiset välttämättömiä. Leirin rakentaminen koostuu monista eri tehtävistä. Tehtävät jakautuvat toiminnallisiin ja hallinnollisiin toimintoihin. Toiminnallisia tehtäviä ovat fyysinen rakentaminen ja sen suunnittelu, osallistujamäärän saavuttaminen ja toimihenkilöiden rekrytointi sekä muut toiminnan kannalta tärkeät tehtävät kuten ohjelma, koulutus ja muonitus. Hallinnolliset tehtävät muodostuvat projektin hankintojen, yhteistyökumppanuuksien ja talouden hallinasta. Tehtävät jakautuvat projektipäällikön sekä leirin toimialajohtajien kesken. Projektin valmistelu- ja toteutusaikataulu (tiivistelmä) 2016 Projekti käynnistyi tammikuussa valmistelutöillä joiden kustannuksista vastaa kassavaroillaan osaltaan Lapin Pelastusliitto ry. Projektipäällikkö valitaan kesäkuussa ja työsuhde alkaa syyskuun alusta. Tätä ennen leirivalmisteluita hoitaa SPEK Lapin aluejohtaja oto työnään. Leirin facebook sivut avataan helmikuussa.
Kevään aikana on aloitettu myös henkilöstön rekrytointi avaintehtäviin sekä leirin johtoryhmän kokoaminen. Samoin yhteistyökumppaneiden etsintä käynnistettiin. Leirialueeseen tutustuminen johtoryhmällä ja toimialajohtajilla on kesäkuussa. Leirin kotisivut avataan kesäkuussa. Leirin markkinointi käynnistetään. 2017 Vuoden 2017 aikana järjestetään kaksileiritoimikunnan kokousta sekä leiriseminaari. Toimialat järjestävät 1 2 kokousta. Heinäkuussa järjestetään neljän pelastusliiton palokuntanuorten leiri suurleirialueella Lohtajalla, leiriin osallistuvat myös suurleirin 2018 toimialojen avainhenkilöitä. Toimialat laativat projektisuunnitelmat henkilöstön, toiminnan ja talouden osalta. leirille ilmoittautuminen avataan jo 2017. 2018 Vuoden 2018 aikana järjestetään yksi leiritoimikunnan kokous ja leiriseminaari itse päätapahtuman lisäksi. Leirin jälkeen leiri arvioidaan ja dokumentoidaan tulevia leirejä varten. Leiristä laaditaan loppuraportti joka sisältää tilinpäätösluvut pääkohdittain sekä toimialakohtaiset kertomukset. Ennen vuoden päättymistä pidetään leiritoimikunnan viimeinen kokous. Raportointi Leiristä tehdään prosessinkuvausta raportoinnin avulla. Leiriraporttien avulla pystytään kartoittamaan suunnittelun edistymistä. Leiritoimikunnan ja johtoryhmän kokousten myötä voidaan seurata projektin edistymistä ja täten vähentämään leirityössä ilmeneviä riskejä sekä tuoda esiin mahdollisia tekemättömiä tehtäviä. Leirin johtoryhmän tehtävänä on seurata kokousten avulla leiriprojektin edistymistä sekä tarvittaessa ohjata sekä tukea projektipäällikkö tehtävässään. Loppuraportti laaditaan yhdessä toimialapäälliköiden ja projektipäällikön toimesta. Organisaatio ja miehitys Organisaatiokaavio selventää leiriin liittyvien toimintojen ja tehtävien hahmottamista. Toimialoja on supistettu edellisistä vuosista tavoitteena aiempaa joustavampi ja reagointikyvyltään nopeampi tapa johtaa leirikokonaisuutta tai sen osia. Organisaatio muodostuu projektin edetessä suuremmaksi jolloin vapaaehtoisten palokuntalaisten sekä henkilökohtaisten ominaisuuksien ja osaamisen merkitys kasvaa. Projektin alkuvaiheessa henkilöstöhallinnasta huolehtii leirin päällikkö yhdessä järjestävän organisaation (Lapin Pelastusliitto ry) kanssa. Henkilöresurssien hallinta on suunnitteluvaiheessa leiripäällikön ja projektipäällikön vastuulla ja leirillä toimialojen organisoitavissa.
Leirille tullaan palkkaamaan yksi kokopäiväinen projektipäällikkö. Projektipäällikkö vastaa projektista Rovaniemellä SPEK Lapin toimipisteen tiloissa. Tehtäväjaon mukaisesti SPEK vastaa puolestaan koulutus- ja ohjelmasisältöjen kehittämisestä ja varaa tähän riittävät resurssit tarvittavilta osin. Leirille on koottu johtoryhmä jonka tarkoituksena on käsitellä suurempia kokonaisuuksia ja tehdä linjavalintoja leiriin vaikuttaviin asioihin. Johtoryhmään on haettu kokemusta ja osaamista niin itse leiritoiminnasta kuin verkostoitumisesta mukaan lukien yhteistyökumppanit. Leirin johtoryhmään kuuluu leirin johtaja, projektipäällikkö, SPEKin edustaja, Lapin Pelastusliitto ry:n edustajia sekä yhteistyökumppaneiden edustaja. Leiritoimikunta tulee muodostumaan leirin johtajasta ja varajohtajasta, leirin projektipäälliköstä, SPEKin edustajasta, Lapin Pelastusliiton edustajasta sekä toimialajohtajista. Toimialajohtajia tullaan valitsemaan 3 henkilöä seuraavasti: huoltotoimialan johtaja, koulutustoimialajohtaja, pääemäntä. Leiritoimikuntaan kutsutaan lisäksi työsuojelu- ja ympäristöpäällikkö, huoltovastaava, turvavastaava, leirisairaalavastaava, päiväkotivastaava, kuljetusvastaava, rakennus- ja purkuleirivastaava, koulutuspäälliköt x 2, myymäläpäällikkö. Tehtävät Projektipäällikkö koordinoi, selvittää ja toteuttaa leiriin liittyviä sopimuksia, hankintoja, järjestelyitä ja yhteistyökumppanuuksia sekä seuraa leirin talousarviota. Leirin johtajan tehtävänä on johtaa leirijohtoryhmää ja toimikuntaa. Leirin johtajan apuna on varajohtaja. Leirin johtajan tehtävänä on koordinoida, ohjata sekä päättää leirin yhteisistä toiminnoista. Toimialajohtajat suunnittelevat, johtavat rakentamista, yhteen sovittavat toimialojen rajapintoja sekä toteuttavat suunniteltua talousarviota. Toimialapäälliköt suunnittelevat tarkemmat toimialojen sisäiset tehtävät ja niiden toimenkuvat. Toimialapäälliköille valmistetaan ohje omien toimintojen ohjaamiseen.
LEIRIORGANISAATIOKAAVIO TILANNE 1.11.2016 Projektipäällikkö Pertti Heikkilä Leiripäällikkö Seppo Jänkälä Johtoryhmä Matti Toppinen Markus Aarto Seppo Jänkälä Varapääll ikkö Katja Ah ola Jouko Kuusela SPEKin edustaja Pertti Heikkilä Sakari Herva Huollon toi mialajohtaja Jouko Kuusela Ko ulu tuksen toim ial ajohtaja Heli Kari Em äntä Tiina V irtanen Heli Kari Ympäristö - ja työturvallisuuspäällikkö Kai Vainio Varajohtaja Tarja Tikkanen Koulutuspäällikkö Heli Kupiainen Koulutuspäällikkö Marko Mattila Emäntä Emäntä Kerttu Tyrväinen Huolto Antti Muikku Toimistopäällikkö Risto Vesalainen Tiedotuspäällikkö Myymäläpäällikkö Satu Poikela Työvuorot I - III Kuljetus Minna Koskela Materiaalipäällikkö Turva Ohjelmapäällikkö Leirisairaala Niko Säynäjäkangas Kurssinjohtajat Päiväkoti
Kustannukset Leirin talouden tarkoitus on toteuttaa leirillä tarvittavat materiaalit, välineet, toiminnot sekä muut tarvikkeet. Leirin mahdollinen tuotto kohdennetaan vapaaehtoisten palokuntien leiritoiminnan kehittämiseen. Leiribudjetti suunnitellaan lähtökohtaisesti positiiviseksi, jolloin leirin toimialoilla on mahdollisuus myös suorittaa suunnittelun aikana tarvittavia korjauksia omiin budjetteihinsa, ellei kaikki toteudu täysin suunnitellulla tavalla. Leirin kulut mukautetaan leirin tulojen suhteen, yhteistyökumppaneilta saatava taloudellinen tuotto ohjataan leiritoiminnan kehittämiseen. Leirin taloushallintaa helpottamiseksi valmistellaan talousohje, joka määrittelee laskutustiedot, hankintarajat sekä matkalasku-/kulukorvaus ohjeet. Tulot Kulut Riskit Leirin talous on suunniteltu suurimmilta osin leirin osallistumismaksujen, kanttiinituottojen ja tuotemyynnin pohjalle (n. 75 %). Avustuksien osuus budjetista tulee olemaan n. 15-20 %. Avustuksia haetaan Jenni & Antti Wihuri rahastolta sekä Palosuojelurahastolta, Palosuojelun edistämissäätiöltä, Pentti Leskio rahastolta, Eija ja Veikko Lesosen säätiöltä. Seitsemän prosentin osuus voidaan laskea yhteistyökumppaneiden avustuksiin ja kanttiinituottoihin. Leirin jälkeiseen kaluston myyntituotot eivät ole mainittavia. Tulot arvioidaan asetetun osallistumismäärän mukaan, jakautuen kevättalvelle 2018. Kustannukset muodostuvat yhteisistä toiminnallisista kuluista, toimialakohtaisista kuluista sekä henkilöstökuluista. Hankinnat järjestetään projektipäällikön kautta, joka pitää yllä hankintalistaa. Toimialojen kuluseuranta järjestetään projektin puolesta, mutta vastuu talousarvion laatimisesta on projektipäälliköllä ja johtoryhmällä. Leirin projektipäällikkö koordinoi ja säätelee talouden etenemistä budjetin mukaisesti Suurleirin järjestäminen vaatii suuret resurssit mutta tavoiteltava lopputulos tulee maksamaan vaivan. Suurimpana haasteena on saada suurleirien osallistujamäärät jälleen nousuun. Vaikuttavimpana tekijänä tässä on asenteet osastoissa suurleiritoimintaa kohtaan. Mahdolliset muut riskit pyritään kartoittamaan projektin edetessä ja minimoimaan ne tiedostamalla etupainotteisesti.