555330S Hankintatoimen johtaminen Oulun yliopisto Tuotantotalous 2016-2017 Pekka Kess
24.10.2016 Kurssikuvaus Johdanto https://noppa.oulu.fi/noppa/kurssi/555330s/etusivu 2
Course Description (1/4) ECTS Credits Language of instruction 5 op Suomi Timing Period 2 Learning outcomes: Kurssin suoritettuaan opiskelija tunteen hankintatoimen ja sen johtamiseen keskeiset käsitteet strategisesta ja operatiivisesta näkökulmasta. Opiskelija osaa kuvata hankintatoimen osana muuta yritystoimintaa ja osaa selittää ostamisen tehokkuuden johtamisen merkityksen. Opiskelija osaa analysoida hankintatoiminnan prosesseja ja analyysiinsä perustuen esittää kehittämiskohteita. Kurssin suoritettuaan opiskelija osaa toimia asiantuntijaroolissa hankintatoiminnan kehittämisessä. 3
Course Description (2/4) Contents Hankintatoimi tuotannollisessa yrityksessä, hankintastrategian periaatteet ja käytännöt, ostostrategiat, toimittajat ja tuotteet, tuotteiden hankinta, hankintatoimen tietojärjestelmät. 4
Course Description (3/4) Mode of delivery Opetus toteutetaan monimuoto-opetuksena (lähiopetus ja ohjattu ryhmätyö). Learning activities and teaching methods Target group Prerequisites and corequisites Luento-opetus 10 h case-esityksiä 10 h ryhmätyötä 115 h Tuotantotalouden koulutusohjelman opiskelijat. Tekniikan kandidaatti (Tuotantotalous) tai vastaavat tiedot. 5
Aikataulu PVM KLO Sali Aihe 24.10.16 12.15-14.00 PR174 Aloitus - johdanto 25.10.16 12.15-14.00 PR174 Ennustamisesta ABC-analyysi 31.10.16 12.15-14.00 PR174 Hankintamenetelmistä Vendor managed inventory Incoterms 01.11.16 12.15-14.00 PR174 Hankintastrategia Total Cost of Ownership 07.11.16 12.15-14.00 PR174 Hankinnan tietojärjestelmät 08.11.16 12.15-14.00 PR174 Case -juttuja 14.11.16 12.15-14.00 PR174 Case juttuja: SSAB, Markus Illikainen 15.2.2017 12.15-15.00 L8 Loppuseminaari 1 16.2.2017 12.15-15.00 PR174 Loppuseminaari 2 6
Ryhmätyö: Yrityksen osto/hankintatoiminnan mallintaminen ja analysointi - kehittämiskohteiden tunnistaminen Prosessin kuvaus: 1. Ryhmän (3-4 henkeä) muodostaminen. 2. Ryhmätyö 1.11. 2016 31.1.2017 1. Hankitatoimen teoriaan perehtyminen 2. Yrityksen tilanteeseen paneutuminen 3. Analyysi yrityksen hankintatoiminnasta - hankitaprosessin kuvaus 4. Dokumentin viimeistely - N. 6-8 sivua / 10 ppt himmeliä 3. Ryhmätyön palautus 31.1.2017 4. Seminaariesitys 15.2.2017 12.15-15.00 L8 16.2.2017 12.15-15.00 PR174 7
Kiina - näkymiä www.alibaba.com www.made-in-china.com 8
Functions of (Purchase) Management Planning Coordinating Organizing Management Controlling Staffing Directing 9
Planning Planning means deciding in advance on what, how, and when something is to be done. It involves projecting the future course of action for the business as a whole and also for the different sections within it. Planning is dependent upon the availability of alternatives. It is through this process of choosing that decision making can obviously be seen as an important aspect of planning. Thus, planning is an intellectual process and signifies the use of a rational approach to finding solutions to problems. In a more concrete sense, the process comprises determination or laying down of objectives, policies, procedures, rules, programms, budgets, and strategies. Management planning might be for a short period and/or for the long run. For improved efficiency and better results, short-range plans should be properly coordinated with long-range plans. Planning is a fundamental function of management and all other functions of management are greatly influenced by the planning process. The increasing interest evinced in planning amply manifests the importance of planning in businesses. Very often, the planning process is erroneously described as the prerogative of the top management. But the fact is that planning permeates all levels in an organization and all managers, irrespective of their position in the management hierarchy, must plan within the limits of their authority and the decisions of their seniors. 10
Organizing Organizing involves breaking a plan into activities, grouping those activities, and allocating resources to them. This is done by structuring the functions and duties to be performed by a group of people for the purpose of attaining the objective of the enterprise. Functions and activities of the enterprise depend upon the objectives to be accomplished and are directed towards fulfilment of such objectives. This necessitates the establishment of activity-authority relationships in the enterprise. More specifically, organization as a function of management involves the following steps: 1. Determination of activities of the enterprise, keeping in view its objectives 2. Classification of such activities into convenient groups 3. Assignment of these groups of activities to individuals 4. Delegation of authority and fixing of responsibility for carrying out such assigned duties 5. Coordination of these activity-authority relationships throughout the organization Thus, division of work among people and coordination of their efforts to achieve specific objectives are the fundamental aspects of organization. Problems related to organizing arise only when group efforts are involved. Similarly, an organization is always intended to achieve objectives and as such, it is a means to an end and never an end in itself. Therefore, for better results, organizations should be based upon practical prudence and sound application of organizational principles. 11
Staffing Organization, as a function of management, helps the executives to establish positions and lay down their functional relations to each other. However, it is through staffing function that different positions in the organizational structure are manned. The staffing process, therefore, provides the organization with adequate, competent, and qualified personnel at all levels. Since successful performance by individuals largely determines the success of the structure, it is imperative that the management pays adequate attention to various aspects of the staffing function. It implies that managers should properly assess the manpower requirements of the organization, consistent with the qualifications required for proper and efficient discharge of duties on the existing and possible jobs in the organization, laying down of suitable selection and placement procedures, developing employee skills through training and appraisal schemes, and devising suitable schemes of compensation. Staffing is a continuous function. A new enterprise employs people to fill up staff positions in the organization. In an established concern, the deaths/ retirements of employees and the frequent changes in the objectives and the organization itself make staffing a continuous function of management. 12
Diercting Mere planning, organizing, and staffing are not sufficient to set the tasks in motion. Management has well-coordinated plans, properly established duty- authority relations, and able personnel, yet it is through the function of direction that the manager is able to make the employees accomplish their tasks by making them integrate their individual efforts with the interest and objectives of the enterprise. It calls for properly motivating, communicating with, and leading the subordinates. Motivation induces and inspires the employees to perform better, while through good leadership, a manager is able to make his subordinates work with zeal and confidence. Directing the subordinates embraces three essential activities: 1. Issuing orders and instructions 2. Guiding and counselling the subordinates in their work with a view to improve their performance 3. Supervising the work of subordinates to ensure that it conforms to orders and instructions issued 13
Controlling While directing, the manager explains to his subordinates the work expected of each of them and also helps them perform their respective jobs to the best of their abilities so that the enterprise objectives can be achieved. But even then, there is no guarantees that work will always proceed according to plan. It is this possibility of actions deviating from plans that calls for constant monitoring of actual performance so that appropriate steps may be taken to make them conform to plans. Thus, the controlling task of management involves compelling the events to conform to plans. The important steps to be initiated in this direction are as follows: 1. Measurement of accomplishments against pre-determined standards and recording of deviations 2. Analysing and probing the reasons for such deviations 3. Fixing of responsibility in terms of persons responsible for negative deviations 4. Correction of employee performance so that group goals are achieved through effective implementation of plans devised to attain them. Control is thus closely related to the planning aspect of the job of a manager. But it should not be viewed merely as a postmortem of past achievements and performances. In fact, a good control system should suggest corrective measures so that negative deviations may not recur in the future. The principle of feedback when incorporated in the control system can be of great use in this direction. 14
Coordinating Coordination, as a separate function of management, has been advocated by many authorities. However, coordination, being all pervasive and encompassing every function of management, is considered to be more an important managerial essence than a separate management function. Poor coordination is attributed to failure in performance of all the above-listed management functions. Coordination deals with harmonizing work relations and efforts at all levels for achieving some common purpose. It may be described as unifying and achieving harmony among individual efforts for the purpose of accomplishing group goals. The whole idea of coordination is to adjust, reconcile, and synchronize individual efforts so that group efforts become more effective and help to achieve some common objectives. Sometimes coordination is confused with cooperation and it is considered, though erroneously, that if there is cooperation, coordination will automatically follow. Though cooperation helps to achieve coordination, it is by no means the sole factor that ensures the achievement of coordination. Coordination is not spontaneous. Differences in approach, understanding, timing, interest, or efforts have to be reconciled with while synchronizing individual efforts. While managing, a manager coordinates the work of his or her subordinates. 15
Ostaminen Ostaminen on merkittävässä roolissa liiketoiminnassa. Osto on prosessi, jonka avulla ohjataan materiaalivirtoja ja niihin liittyviä palveluita ja tietovirtoja. Ammattimainen ostaminen ei vain säästä kustannuksia, vaan se tuo parhaimmillaan lisäarvoa ja tulosta yhteistyössä toimittajien ja asiakkaiden kanssa. Ostotoiminnan keskeinen alue on toimittajien valinta. Jatkuvat tarjouskierrokset ovat kyllä myös toisinaan tärkeitä, mutta pitkäjänteisen kumppanuuden solmiminen on kuitenkin jatkuvaa kilpailutusta tärkeämpi tekijä. On resurssien tuhlausta vaihdella toimittajaa vuosittain. (Pigg, 2011) Vai onko? 16
Hankintatoimi Hankintaprosessi Sisäisten asiakkaiden tarve Tarpeiden Määritys Toimittajasalkun hallinta Sopimusten laadinta Tilauksen teko Toimituksen vastaanotto Jälkiarviointi Hankintojen suunnittelu (sourcing) Tilausprosessi (Puroila, 2008, van Weele 2005) 17
Hankintatoimi kehittynyt malli Toimittajien suorituskyvyn arvioiminen Sopimusten ylläpito ja päivittäminen Sisäinen tarve palvelulle Hankintojen suunnittelu ja roolien määritys Palvelukuvausten laadinta Toimittajien valinta ja sopimusten laatiminen Tilauksen tekeminen Toimituksen vastaanotto (Puroila, 2008, van Weele 2005) 18
Tilauskehotus Tilauksenteko -prosessi (Puroila 2008, Bailyn et al. 1998) Kyllä Onko hankinta luonteeltaan normaali? Kyllä Onko hankinta sopimuksenalainen? Ei Ei Hankinnan määrittely Toimittajien kartoitus Suorita tarjouskierros Tilataanko edelliseltä toimittajalta? Ei Toimittajan valinta 19 Tilauksen laatiminen Kyllä Jälkiseuranta
Ostoprosessi Tarve Määrittely Työtilaus tuotannosta ostajalle 1.tarjous-pyyntökierros Tarjousten vertailu 2.tarjous-kierros - tarvittaessa Toimittajan valinta Hankinta-ehdotus johdolle Johdon hyväksyntä Sopimus neuvottelu Tilauksen tekeminen Toimituksen seuranta
Suorituskyvyn keskeiset tekijät Tavoitteiden saavuttaminen Sisältää aikaan, laatuun ja kustannuksiin liittyvien tavoitteiden täyttymistä kuvaavat tekijät Asiakastyytyväisyys Kuvaa tapaa, jolla hankintaprosessin sisäinen asiakas näkee hankintafunktion toiminnan Sisäinen tehokkuus Kuvaa hankintaprosessin ja siihen osallistuvien henkilöiden toimintaa asiakastyytyväisyyden ja tavoitteiden täyttymisen näkökulmasta 21
25.10.2016 Arvoketjua Ennustamista Ostoportfolio ABC analyysiä 22
Ostaminen yrityksen arvoketjussa YRITYKSEN INFRASTRUKTUURI INHIMILLISTEN VOIMAVAROJEN HALLLINTA TEKNIIKAN KEHITTÄMINEN HANKINTA TULO- LOGIS- TIIKKA OPERAA- TIOT LÄHTÖ- LOGIS- TIIKKA MYYNTI JA MARK- KINOINTI AFTER SALES 23
Yritysten arvoketju Raaka-aineiden ja kom ponenttien toimittajat YRITYS Jälleenmyyjät ja m uut jakelukanavat Asiakkaat ylävirran arvoketju alavirran arvoketju Palveluyritykset esim. kuljetuspalvelut 24
Kysynnän ennustaminen Mitä ennustaminen on? Ennustusten tyyppejä Ennustamisen strateginen merkittävyys Ennustusmenetelmä - Kvalitatiiviset ennustusmenetelmät - Kvantitatiiviset ennustusmenetelmät - Aikasarjojen ennustaminen - Ennusteiden seuraaminen ja hallinta 25
Forrester-ilmiö 26
27 Ostoportfolio OSTAJAN MYYJÄN MARKKINA PULLONKAULA- TUOTTEET Varmista saatavuus TAVALLISET C/D-TUOTTEET Käsittele tehokkaasti STRATEGISET TUOTTEET Kehitä yhteistyötä A/B-VOLYYMI- TUOTTEET Kehitä ostopolitiikkaa OSTOVOLYYMI / TÄRKEYS
Ostotoiminnan analysointi ABC analyysi Ostajien ajankäytön analysointi Ostajan SWOT
ABC -analyysi Abc-analyysi on menetelmä, jonka avulla nimikkeet voidaan luokitella kolmeen eri luokkaan niiden tärkeyden mukaan. Analyysin perusideana on se, että yleensä pieni osa nimikkeistä aiheuttaa suuren osan kustannuksista. ABC-analyysi on tuotenimikkeiden luokittelua niiden euromääräisen kulutuksen/myynnin mukaisesti. Tällöin luokitellaan tuoteryhmien sijaan nimikkeitä. ABC-analyysin tarkoituksena on jakaa nimikkeet niin, että voidaan keskittyä tärkeimpiin ja ohjata niiden hankintaa tarkemmin. Toiminnan jatkuvuuden kannalta kaikkien nimikkeiden jatkuva saanti on tärkeää. Tämän vuoksi eri luokkia täytyy hallita eri tavalla. (Leinonen 2006) A luokan nimikkeet ovat kalliita ja tämän vuoksi ne tilataan yleensä pienissä erissä ja niiden tilannetta tarkastellaan säännöllisesti. C- luokan nimikkeisiin pitäisi kiinnittää vähiten huomiota varmistamalla esimerkiksi keskimääräistä isommalla varastolla niiden riittävyys. B-luokan tuotteet sijoittuvat tälle välille ja niiden tilannetta tulee tarkkailla epäsäännöllisemmin kuin A-luokan nimikkeiden.
ABC -analyysi ABC-analyysi tehdään historiatiedon perusteella. Sitä tehdessä tulee keskeisesti ottaa huomioon mahdolliset tapahtuneet muutokset tuotevalikoimassa sekä kysyntäennusteet tulevasta tarpeesta A-nimikkeet ovat yleensä vähintään 50 % myynnistä/ostoista arvoltaan, lukumäärällisesti yleensä melko vähän B-nimikkeet ovat 30 % myynnistä/ostoista arvoltaan, vaativat seurantaa päivä- ja viikkotasolla C-nimikkeet ovat 18 % myynnistä/ostoista, ja ne luokitellaan vain vähän seurantaa vaativien ryhmäksi. Niihin ei tule keskittää liikaa aikaa ja huomiota. D-nimikkeet ovat 2 % myynnistä/ostoista
ABC - analyysi A-luokka B-luokka C-luokka Nimikkeiden arvo ( % ) Nimikkeiden määrä ( % )
Toimittajan valintaa Asenteet aikaisemmin Uudet asenteet Kilpailu Lyhytaikaiset sopimukset Alin hinta Vähän yhteydenpitoa Lukuisia tarjouksia Paljon toimittajia Kertakätyttö toimittajat Varaston siirtäminen toimittajalle Juridiset sopimukset Täsmälliset vaatimukset Toimitusten tarkastaminen Yhteistyö Pitkäaikaiset sopimukset Pienimmät kokonaiskustannukset Tiiviit yhteydet Avoimet neuvottelut Vähän toimittajia Toimittajat osana valmistusketjua Varaston poistaminen Keskinäiset sopimukset Toimittaja mukana suunnittelussa Laatuhyväksytty toimittaja
31.10.2016 Hankintamenetelmistä INCOTERMS 33
Hankintamenetelmiä Kiinteätilauskoko Optimi ostoerä Tilauspistemenetelmä Tilausvälimenetelmä Min-maks menetelmä 34
Kiinteä tilauksen koko L Q 4 1 2 Varmuusvarasto 3 35
Oikea ostoerän koko Ostoerän kustannukset: Ostotyö, vastaanottokäsittely, laskun käsittely, kuljettaminen Paljousalennukset Pääoman ja säilyttämisen kustannukset: Sisäinen korko, säilytystilojentilan kustannus Varastoseuranta, hävikki, vanheneminen 36
Optimiostoerä EOQ (Economic Order Quantity) EOQ = 2RS KC missä R= arvioitu vuosittainen kysyntä / kulutus S= yhden toimituserän kiinteä kustannus K= tuotteen yksikköhinta C = varastoinnin kustannus (prosentteina) KC= vuotuiset varastointikustannukset (Leenders 2002.) 37 Tunnetaan 1913 Harrisin kehittämänä Wilsonin kaavana Wilson julkaisi 1934 kirjassa A scientific routine for stock control
EOQ in academic research
Tilauspistemenetelmä Varasto (yksiköitä) L L = toimitusaika EOQ = tilauserä = tilauspiste, P S = tilaus saapuu P EOQ S S S 39
Tilausvälimenetelmä Varasto (yksiköitä) Täydennystaso Tilausväli 40
Varasto (yksiköitä) Min-maks menetelmä Maksimivarasto vuosikulut us Tilausväli = optimitilauserä EOQ. T T Minimivarasto T = hankinta-aika Maksimivarasto = varmuusvarasto + menekki tilausvälin ja hankinta-ajan aikana Minimivarasto = tilauspiste = keskimääräinen menekki hankinta-ajan aikana + varmuusvarasto Tilauserä = maksimivarasto tarkasteluhetken varastomäärä saapumatta olevat ostotilaukset 41
Vendor Managed Inventory - VMI Vendor Managed Inventory, VMI, tarkoittaa toimittajan hallinnoimaa varastoa. VMI on tehokas varaston täydennysjärjestelmä, joka on suunniteltu mahdollistamaan toimittajan välitön reagointi todelliseen kysyntään, ilman vääristymiä ja viivytyksiä jotka tapahtuvat asiakkaan hankintaosastolla (Pitko 2008, Holmström 1998). VMI -järjestelmän tarkoitus on, että sekä toimittaja että asiakas työskentelevät yhdessä maksimoidakseen toimitusketjun kilpailukyvyn. VMI:n näkyvimmät edut ovat varastokustannusten pieneneminen asiakkaalla ja kokonaiskustannusten pieneneminen toimittajalla. (Pitko 2008, Tyan & Wee 2003.) 42
Vendor Managed Inventory - VMI Esimerkkejä - Kunnossapidon materiaalit - Toimistotarvikkeet - Pakkausmateriaalit - Raaka-aineet - Komponentit 43
TOIMITUSEHDOT - INCOTERMS Toimituslausekkeet määrittelevät ostajan ja myyjän vastuun toimituksesta, tavarasta sekä kustannuksista. Niiden käyttö yksinkertaistaa ja lyhentää kauppasopimusten sisältöä. Lausekkeiden perään merkitään määräsatama. Vastaavia toimituslausekekokoelmia on muutama, siksi kauppakirjassa pitää mainita käytettävän kokoelman nimi, esimerkiksi FOB Lontoo, Incoterms 2010. Toimituslausekkeet eivät määrittele kuljetustapaa, eivätkä tavaran omistusoikeutta - ainoastaan kuljetuksen osapuolten vastuita kuljetuksen eri osioista. 44
TOIMITUSEHDOT - INCOTERMS Ensimmäiset toimituslausekkeet 1920-luvulla ja uusia versioita 1936, 1953, 1967, 1976, 1980, 1990, 2000, 2010 julkaisijana kansainvälinen kauppakamari (ICC) E-ryhmä: EXW (Ex Works) tavara noudettavissa myyjän tiloista 45 F-ryhmä: FCA (Free Carrier) Kaikille kuljetusmuodoille / FAS (Free Alongside Ship) vain laivakuljetuksille / FOB (Free On Board) vain laivakuljetuksille. C-ryhmä: CFR (Cost and Freight) vain laivakuljetuksille / CIF (Cost, Insurance and Freight) vain laivakuljetuksille / CPT (Carriage Paid To) kaikille kuljetusmuodoille / CIP (Carriage and Insurance Paid To) kaikille kulejtusmuodoille D-ryhmä: DAF (Delivered At Frontier) pääasiassa maakuljetuksille (auto, juna) / DES (Delivered Ex Ship) vain laivakuljetuksille / DEQ (Delivered Ex Quay) vain laivakuljetuksille / DDU (Delivered Duty Unpaid) kaikille kuljetusmuodoille / DDP (Delivery Duty Paid) kaikillekuljetusmuodoille
TOIMITUSEHDOT - INCOTERMS } RYHMÄ E (lähtöpää) } EXW = Ex Works, Noudettuna lähettäjällä } myyjän kustannusvastuu ja riski minimissään } soveltuu hintaluetteloihin ja tarjousten pohjaksi } käytetään harvoin ulkomaankaupassa } myyjän luovutettava tavara ja kauppasipmuksessa määritetyt dokumentit } RYHMÄ F (ei sisällä rahtia) } FCA = Free Carrier, Vapaasti rahdinkuljettajalla monikäyttöinen yleislauseke toimitus tapahtuu luovuttamalla tavara rahdinkuljettajalle ostaja määrää kuljettajan ja kuljetusmuodon merikuljetuksissa roro-liikenteeseen } FAS = Free Alongside Ship, Vapaasti aluksen sivulla } FOB = Free On Board, Vapaasti aluksessa soveltuvat vain merikuljetukseen lastattaessa partaan yli tai toimitettaessa laivan sivulle käyttö vähenemässä 46
47 TOIMITUSEHDOT - INCOTERMS } RYHMÄ C (Sisältää rahdin) myyjä tekee kuljetussopimuksen omalla kustannuksellaan tavaran vahingoittumisen riski ja lisäkustannukset ostajan vastuulla } CFR = Cost and Freight, Kulut ja rahti maksettuna } CIF = Cost, Insurance and Freight, Kulut, vakuutus ja rahti maksettuna soveltuvat merikuljetukseen luovutuspaikkana satama myyjä maksaa rahdin määräsatamaan } CPT = Carriage Paid To, Kuljetus maksettuna } CIP = Carriage and Insurance Paid To, Kuljetus ja vakuutus maksettuina yleiskäyttöisiä riski tavaran vahingoittumisesta siirtyy ostajalle kun myyjä luovuttaa tavaran kuljettajalle myyjä maksaa kuljetuskustannukset määräpaikkaan
TOIMITUSEHDOT - INCOTERMS } RYHMÄ D (Tulopää) myyjä vastaa tavaroiden saapumisesta sovittuun määräpaikkaan myyjällä kaikki vastuut ja kustannukset } DAF = Delivered At Frontier, Toimitettuna rajalle määränpää rajalla (joko tuonti-, vienti- tai kolmannen maan raja) lähinnä rautatie- ja maantieliikenteeseen } DES = Delivered Ex Ship, Toimitettuna aluksessa } DEQ = Delivered Ex Quay, Toimitettuna laiturilla vain meriliikenteeseen myyjän vastuut vahingoista ja toimituskustannuksista ulottuvat määräsatamassa alukseen tai laiturille } DDU (Delivered Duty Unpaid) } DDP (Delivered Duty Paid) ovelta ovelle toimitus 48
Incoterms 49 PEKKA 23.10.2016 KESS, Pekka Kess, Industrial Engineering and Management 2014
1.11. Hankintastrategia Julkiset hankinnat Total Cost of Ownership - TCO 50
Hankintatoimen strateginen asema Hankintatoimi voidaan nähdä joko passiivisena tukitoimintona tai aktiivisena ydintoimintona, jolla on suora vaikutus yrityksen kilpailukykyyn ja liiketoiminnan tavoitteisiin. Hankintatoimen asema vaihtelee yrityksittäin. Hankinta voi suppeimmillaan olla arkirutiinien suorittamista tai laajemmin ajateltuna koko toimitusketjun hallintaa. Yksi konkreettinen keino hankintatoimen aseman nostamiseksi on hankintajohtajan osallistuminen johtoryhmätyöskentelyyn. Tämä osoittaa, että hankintatoimi on yrityksen ydintoiminto ja sen näkökulma tulisi huomioida myös strategisessa päätöksenteossa. 51
Hankintatoimen strateginen asema Hankintojen kehittämisen perusedellytys on hankintojen tunteminen: - Keneltä ostetaan? - Mitä ostetaan? - Kuinka paljon (kpl, kg)? - Kuinka paljon sitoutuu pääomaa? - Kuinka helposti hankinta tapahtuu? - Miten hankintaa pitää valmistella? - Millaisia ovat toimitusajat? - Mikä on tuotteiden/palveluiden saatavuus -- mitkä tekijät tähän vaikuttavat? - Millaisina kokonaisuuksiina hankintoja tulisi käsitellä (tuoteryhmät ja kategoriat)? 52
Hankintastrategia Hankintastrategialla tarkoitetaan usein eri tuoteryhmille laadittuja kategoriastrategioita Koko hankintatoimen strategia vastaa siihen minkälaisia tuloksia hankintatoimen tulee saavuttaa seuraavien 3-5 vuoden ajanjaksolla, ja miten hankintatoimea ja hankinnan osaamista kehitetään vastaamaan uusiin haasteisiin. Kategoriakohtaiset strategiat vastaavat siihen minkälaiset tietyn kategorian markkinatilanne, tarve ja toimittajakenttä ovat, ja miten kyseistä kategoriaa kehitetään eteenpäin Kategoriastrategiassa määritellään kyseisen kategorian tahtotila, tavoitteet, tulevaisuuden optimaalinen toimittajakenttä, indikaattoritavoitteet ja toteutussuunnitelma. 53
Hankintastrategia (1/5) Hankintastrategiassa otetaan kantaa keskeisiin strategisiin valintoihin. Hankintatoimintaan liittyvät tavoitteet ja vaatimukset Hankittaviin tuotteisiin liittyvät tavoitteet ja vaatimukset Make or Buy -päätöksentekoon liittyvät linjaukset - Mitä tehdään itse ja mitä ostetaan toimittajilta? - Millaisissa tilanteissa ulkoistetaan (outsourcing)? - Milloin kannattaa aloittaa oma valmistus - Milloin jo ulkoistettu toiminta otetaan takaisin omaan tuotantoon (insourcing)? - Ulkoistaako ulkoistustilanteissa toiminta kokonaisuudessaan vai osittain? - Miten päästään eroon jäljelle jäävästä kapasiteetista? 54
Hankintastrategia (2/5) Mikä on toimittajien tavoiteltava lukumäärä? Hajauttamiseen ja keskittämiseen liittyy omat hyvät ja huonot puolensa - Perinteisessä kilpailuttamiseen liittyvässä toimintatavassa toimittajia on useita - Syvään yhteistyöhön ja kumppanuuteen perustuvassa hankinnassa toimittajia on esim. yksi tai kaksi 55
Hankintastrategia (3/5) Kansainväliset hankinnat: ostetaanko mieluummin kotimaisilta toimittajilta vai ollaanko valmiita tilaamaan myös ulkomailta (Global vs. local) Mikäli kansainvälisiä hankintoja tehdään, ovatko kohdemaana Euroopan ja lähialueiden maat vai kaukaisemmat kohteet Millä perusteilla kansainvälisiä hankintoja tehdään, kuten työvoimakustannusten Onko huomioitu kasvavat kustannuserät ja riskit: kuljetukset; laatu, toimitusvarmuus 56
Hankintastrategia (4/5) Hankintasopimukset: Milloin neuvotellaan hankintasopimukset ja milloin hankinta on kertaluonteista? - Sopimusten hallinta, kattavuus, kesto, palkitsemisperusteet Millaiset ovat hankintavaatimukset ja käytännöt tuotteen elinkaaren eri vaiheissa? - Tuotekehitys ja prototuotanto - Massavalmistus tai räätälöity valmistus - Jälkimarkkinat ja tuotannon lopettamisen jälkeiset velvoitteet toimittaa varaosia 57
Hankintastrategia (5/5) Millaisia hankinnan ja tuotannonohjauskäytäntöjä tulisi soveltaa? - Varasto-ohjaus vai imuohjaus? Pyritäänkö toimittajaverkoston kanssa toimimaan mahdollisimman vakioiduilla toimintatavoilla? - Yritys voi pyrkiä helpottamaan toimittajien kanssa toimimista luomalla tiettyjä pelisääntöjä. Esimerkiksi luomalla toimittajakäsikirjan yritys voi ohjata toimittajia toimimaan samalla tavoin. Esimerkiksi tavaran vastaanottoon liittyvä ohjeistus helpottaa lastien purkamista. - Yhteistyö tulisi rakentaa molempia osapuolia kuunnellen. Pyritäänkö hankintavoimia yhdistämään esimerkiksi materiaalihankinnoissa paljousalennusten saavuttamiseksi? 58
Julkisista hankinnoista 59
Julkisten hankintojen yleiset periaatteet Kilpailuttamisperiaate: perustuu taloudellisuuteen ja tarkoituksenmukaisuuteen Tasapuolisuus: tarjoajia kohdeltava tasapuolisesti ja syrjimättä Avoimuus: hankinnoissa toteutettava hallinnolta vaadittavaa avoimuutta Suhteellisuusperiaate: hankintamenettely suhteutettava hankintaan 60
Periaatteiden toteuttaminen hankintalailla Laaja ilmoittaminen hankinnasta lisää tutkitusti tarjontaa ja kilpailua (Hilma) sekä mahdollistaa tarjoajien tasapuolisen kohtelun Hankintapäätös on viranomaisen hallintotoimintaa, jonka on oltava avointa Laissa määritellyillä kynnysarvoilla toteutetaan suhteellisuusperiaatetta Lain tarkoitus ei ole rajoittaa ostajan oikeuksia määrittää, mitä hankitaan 61
Hankintalain keskeisin sisältö Hankinnoissa noudatettavat periaatteet Tarjouspyynnön vähimmäissisältö Tarjoajien kelpoisuuden määrittely Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus Hankintapäätöksen perustelut Tarjoajien käytettävissä olevat oikeusturvakeinot 62
Kynnysarvot Julkiset hankinnat jakautuvat kolmeen ryhmään niiden taloudellisen arvon perusteella: - a) kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnat - Kansalliset kynnysarvot alittavat hankinnat ovat hankintalain soveltamisalan ulkopuolella. - Jättämällä kansallisten kynnysarvojen alittavat hankinnat hankintalainsäädännön soveltamisalan ulkopuolelle on pyritty yksinkertaistamaan hankintamenettelyjä ja vähentämään hallinnollisia kustannuksia. - Tähän ryhmään kuuluvissa hankinnoissa on kuitenkin yleensä perusteltua noudattaa vastaavanlaisia menettelyjä kuin arvoltaan suuremmissa hankinnoissa. - b) kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat - Kansallisen kynnysarvon ylittävissä, mutta EU-kynnysarvon alittavissa hankinnoissa noudatetaan hankintalakia. - Kansallinen kynnysarvo (hankintalaki 15 ) on tavara- ja palveluhankinnoissa, suunnittelukilpailuissa ja käyttöoikeussopimuksissa 30 000 euroa, sosiaali-, terveydenhuollon- ja koulutuspalveluissa yhteishankintana 100 000 euroa sekä rakennus- ja käyttöoikeusurakoissa 150 000 euroa. - c) EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat 63
Kynnysarvot KANSALLISET KYNNYSARVOT (HANKINTALAIN 15 ) Hankintalaji Kynnysarvo (euroa) Tavara- ja palveluhankinnat 30 000 Käyttöoikeussopimukset 30 000 Liitteen B (ryhmä 25) terveydenhoito- ja sosiaalipalvelut ja koulutuspalvelut yhteishankintana 100 000 Rakennusurakat 150 000 Käyttöoikeusurakat 150 000 Suunnittelukilpailut 30 000 64
Kynnysarvot EU-KYNNYSARVOT (HANKINTALAIN 16 ) Hankintalaji Kynnysarvo (euroa) Valtion keskushallintovirano mainen Muut hankintaviranomaiset Tavarahankinnat ja palveluhankinnat 135 000 209 000 Rakennusurakat 5 225 000 5 225 000 Käyttöoikeusurakat 5 225 000 5 225 000 Suunnittelukilpailut 135 000 209 000 65
Hankintamenettely Avoin menettely Hankintamenettelyä jossa hankintayksikkö julkaisee hankinnasta hankintailmoituksen HILMA:ssa (www.hankintailmoitukset.fi) ja jossa kaikki halukkaat toimittajat voivat tehdä tarjouksen. Hankintailmoituksen julkaisemisen jälkeen hankintayksikkö voi lähettää tarjouspyyntöjä myös suoraan tiedossa oleville mahdollisille tavaran- ja palveluntuottajille tai urakoitsijoille. Rajoitettu menettely Kaksivaiheinen hankintamenettely - Hankintayksikkö julkaisee hankinnasta hankintailmoituksen HILMA:ssa (www.hankintailmoitukset.fi). Ilmoituksen perusteella toimittajat lähettävät hankintayksikölle pyynnön saada osallistua tarjouskilpailuun (osallistumishakemus). - Hankintayksikkö valitsee osallistumishakemuksen jättäneiden soveltuvien tarjoajien joukosta ne, joille se lähettää tarjouspyynnön. Neuvottelumenettely Neuvottelumenettelyllä tarkoitetaan hankintamenettelyä, jossa hankintayksikkö julkaisee hankinnasta ilmoituksen ja johon kaikki halukkaat toimittajat voivat tehdä osallistumishakemuksen. Hankintayksikkö valitsee ne ehdokkaat, joiden kanssa se neuvottelee hankintasopimuksen ehdoista. 66
Hankintamenettely Puitejärjestely Puitejärjestelyllä tarkoitetaan yhden tai useamman hankintayksikön ja yhden tai useamman toimittajan välistä sopimusta, jonka tarkoituksena on vahvistaa tietyn ajan kuluessa tehtäviä hankintasopimuksia koskevat ehdot erityisesti hintojen ja tarvittaessa suunnitellun määrän osalta. Suorahankinta - Ei ole saatu osallistumishakemuksia tai tarjouksia - Vain yksi toimittaja - Äärimmäinen kiire - Tutkimus, tuotekehittely tai tieteellinen tarkoitus - Raaka-ainemarkkinoilla noteeratut tuotteet - Realisointitilanteet - Hankinta suunnittelukilpailun voittajalta - Yksittäistapauksittain sosiaali-, terveys- tai koulutuspalvelussa - Aikaisemman toimituksen tai laitteiston osittainen korvaaminen tai laajentaminen - Palvelun tai urakan toteuttamiselle välttämättömäksi osoittautunut lisäurakka tai palvelu 67
Tarjouspyyntö tärkein hankintaasiakirja (1/2) Hankintalain mukaisesti tarjouksista on valittava joko halvin tai kokonaistaloudellisesti edullisin, mikä on kirjattava tarjouspyyntöön Valintaperusteen ollessa kokonaistaloudellisuus on vertailuperusteet esitettävä tarjouspyynnössä Tarjouspyynnön on oltava niin selkeä, että sen perusteella saadaan yhteismitallisia ja vertailukelpoisia tarjouksia 68
Tarjouspyyntö tärkein hankintaasiakirja (2/2) Hinnalle on annettava riittävä painoarvo Tarjouspyyntö on sitova, eikä siinä esitetyistä vaatimuksista saa hankintapäätöstä tehtäessä poiketa Jos valintaperusteet muuttuvat tai niissä on virhe, voidaan kaikille tarjoajille varata tasapuolisesti tilaisuus täydentää tarjoustaan niiltä osin, kuin tarjouspyyntöön on tehty muutoksia 69
Total Cost of Ownership - TCO 70
Total Cost of Ownership 71 (Chen and Keys 2009)
TCO - Cost drivers (1/3) Operations cost drivers as costs associated with the usage of the product. Such costs could be accrued through manufacturing, machine efficiency, assembly costs, or longterm operating costs. Quality cost drivers are costs accrued through ensuring and upkeep of the quality of the product. Such costs can be accumulated through the durability, replacement, inspection, or cost of downtime of the product. Logistics cost drivers are costs in the area of overall management of the way resources are moved to the areas where they are required. These costs can be through freight use, packaging, handling, rate instability, tariffs, import fees, or warehousing. Technological advantage cost drivers are costs of accessing new technology that helps to reduce costs immediately and in the future. They found that the long-term advantage, technology and changing technology, flexibility, and suitability for use were the most important in this cost driver category. Supplier reliability and capability cost drivers are costs associated with ensuring the supplier of products is reliable such as trust, supplier capability, research and development capability, or supplier support. 72
TCO - Cost drivers (2/3) Maintenance cost drivers are costs in maintaining the purchased product. They found the following to be the most important cost drivers of this category: supplies, downtime, repair costs, parts and spare parts, preventative maintenance, and repair frequency. Inventory cost drivers are the costs of ensuring correct inventory of the product. Safety stock, storage, perishability, and turnover were found to be the most important cost drivers of this category. Transaction cost drivers are costs of transacting with the supplier for the product. They identified the following as the most important cost drivers within this category: administration of post-purchase agreement, ease of transaction, and cost of changing supplier, procurement, transactional activity, and small orders. Life cycle cost drivers are costs associated with living duration of the product. Such cost drivers in this category could be long-term usage, life-cycle stability, cost savings over lifetime, useful life, redesign cost, or life-cycle obsolescence cost. Initial price cost drivers are the first costs an organization uses associated with purchase of the product such as unit cost, initial purchase price, long-term price stability, or capital expenditure. 73
TCO - Cost drivers (3/3) Customer-related cost drivers are costs related to the customer s contentment with the product. User satisfaction, customer perceptions, and customer specifications were identified as the major cost drivers associated with this category of cost driver. Opportunity cost drivers are categorized into cost of money, such as tax, and overhead, such as rent, energy, or wages. (Ferrin and Plank 2009, Ronkainen 2010) 74
Tietojärjestelmistä 7.11. 75
Ostotoiminta osana ERPjärjestlmää 76 11/13/2016 Replace footertext if needed
Hankintatoimen tietojärjestelmistä Hankintatoimen tietojärjestelmillä yritykset voivat tehokkaasti ostaa tuotteita ja palveluksia optimaalisin hankintaehdoin ja parhaalla hinnalla. Usein käytetään IT-järjestelmiä ja järjestelmiä on tarjolla ihan pienimmillekin yrityksille. http://www.purchasing-procurement-center.com/purchasing-systems.html 77
Hankintatoimen tietojärjestelmien toiminnallisuuksia Ostotilausten automaattinen generointi Ostoehdotusten käsittely Tilausten käsittely Laskujen käsittely Hintavaihteluiden hallinta yleensä poikkeamaraportit Toimittajatietojen hallinta ja tilastointi Ostolaskujen maksaminen Taloudelliset raportit yrityksen kirjanpitoon Kulutuksen ennustaminen budjetoinnin tuki Johtamisen informaatio: hankinnan kustannukset, hankinnat tuotteittain, toimittajittain, 78
Hankintatoimen tietojärjestelmien toiminnallisuuksia Automatic ordering of the standard orders. Master Agreement production and management. Linkage to your accountancy systems so that purchases are automatically entered into your purchase ledger and balanced against your bank account. Automatic updating of the current stock levels. This is particularly useful in a restaurant and retail environment. The ability to order electronically, thus allowing for paperless ordering. Management of supplier contracts. Maintenance of supplier catalogues allowing the company to "pick" products as they need them. Vendor rating so that you can manage the quality of the suppliers you are using. Managing a tendering process from writing the RFP (request for proposal) through evaluating the responses to awarding the contract. Much more complex and interactive management and financial information that can drilled down into 79
Purchase management software 80
Vcidex PMS is an ON premise, easy to implement, flexible, user friendly purchase automation system Purchase Requisition - Purchase Order GRN (Goods Received Note) - Invoice Vendor Payable Tracing 81 11/13/2016 Replace footertext if needed
SAP Materials Management 82
SAP Materiaalihallinto nimikeperustiedot kulutuksen ohjaama tarvesuunnittelu osto varastonohjaus ja inventointi inventointi arvostus ja tiliöinti logistiikan laskuntarkastus tulostuslomakkeet. 83 11/13/2016 Replace footertext if needed
Microsoft NAV Purchase systems 84
Kaupankäynnin informaatiosta Yhden kauppatapahtuman ohjaukseen tarvitaan jopa 30 erilaista asiakirjaa Kansainväliseen kauppatapahtumaan liittyvistä yksittäisistä tiedoista noin kolmekymmentä tallennetaan uudelleen yhteensä jopa 620 kertaa eri osapuolten sisäisiin tietojärjestelmiin. On arvioitu, että 70% yrityksen lähettämistä tiedoista syötetään vastaanottavan osapuolen tietojärjestelmään. 85
EDI/OVT Sähköisen tiedonsiirron etuina on, että tieto kulkee nopeasti ja virheittä, vastaanottaja saa tiedon edelleen käytettävässä muodossa ja tiedonhallinta tehostuu. Automatisointi tuo suuria kustannussäästöjä. Täysin manuaalisesti tietokoneella tehty lasku maksaa 10-25 euroa riippuen laskujen määrästä. Sama aineisto täysin automatisoituna (EDI) maksaa alle euron/lasku. 86
EDI/OVT http://www.tieke.fi/display/verkottaja/edifact+-+tietoa Tietojenvaihdon onnistuminen edellyttää, että kansainvälisesti on sovittu eri dokumenttien sisällön käsitteistä ja yksittäisistä elementeistä yksityiskohtaisella tasolla. Tietojenvaihto edellyttää, että erilaisten laitteiden, sovellusten ja teknologioiden välillä on sovittava kansainvälisesti yhteisistä standardeista ja menettelytavoista. Kotimainen sanomakehitystyö pohjautuu kansainvälisiin YK:n EDIFACT-sanomiin, j oten käyttöönotettavista sanomasuosituksista tulee harmonisia ja toimivia paitsi kotimaassa myös kansainvälisessä kaupankäynnissä. Lähes kaikki nykyisin tehtävät EDIjärjestelmät ovat EDIFACT-standardin mukaisia (Suomi ja Eurooppa), joskin myös vanhempia ratkaisutapojakin on vielä käytössä. 87
EDIFACT Jotta eri järjestelmät pystyisivät tulkitsemaan välitettäviä sanomia, on näillä sanomilla oltava yhteinen esitystapa. Vuonna 1986 syntyi tähän tarkoitukseen EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport), joka on sittemmin saanut maailmanlaajuisen hyväksynnän eri käyttäjäryhmien piirissä. EDIFACTin kehittäminen ja ylläpito tapahtuu YK:n Euroopan Talouskomissiossa (ECE). EDIFACTin peruselementit ovat - esitystapakielioppi eli syntax rules (ISO 9735) - tietoelementtihakemisto eli Data Element Directory (ISO 7372) - tietosegmenttihakemisto eli Data Segment Directory - koodiluettelo eli Code List http://www.tieke.fi/display/verkottaja/edifact+-+tietoa 88
EDI standardeja ANSI X12 standardin kehitti ANSI ASC (American National Standards Institute Accredited Standards Committee)- komitea ja se on Pohjois-Amerikan hallitseva standardi. EDIFACT (EDI for Administration, Commerce and Transport) on ISO:n standardi 9735. Se vahvistettiin myös euronormiksi EN 29735. Myöhemmin standardoitiin myös sen kielioppiin liittyvät tietoelementit (ISO 7372). AIAG (Automotive Industry Action Group), USA:n autoteollisuudessa DISH (Data interchange in Shipping), Euroopan merenkulussa ODETTE (Organisation for Data Exchange by Teletransmission in Euorope), Euroopan autoteollisuuden käytössä SWIFT (Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunications), pankeilla TDCC (Transport Data Co-ordinating Committee), USA:n kuljetusteollisuuden kehittämä alkuperäinen EDI-standardi UCS (Uniform Communications Standards), USA:n elintarviketeollisuus VICS (Voluntary Interindustry Communications standards), yleinen teollisuusstandardi USA:ssa WINS (Warehouse Information Networks Standards) http://www.tieke.fi/display/verkottaja/edifact+-+tietoa 89
Case 1 Yrityksessä on sääntönä, että yli tuhannen euron hankinnat tulee kilpailuttaa, joten alla oleva hankintaprosessi on tarkoitettu yli tuhannen euron hankinnoille. 1. Hankintatarpeen kartoitus ja hankinnan suunnittelu 2. Markkinakartoitus 3. Tarjouspyynnön laatiminen 4. Tarjouspyynnön lähettäminen 5. Kyselyihin vastaaminen 6. Tarjouspyynnön täsmentäminen 7. Tarjousten vastaanottaminen ja avaaminen 8. Tarjousten sisällön tarkastaminen 9. Tarjousten vertailu ja vertailun perustelu 10. Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen 11. Esitellään tarjoukset ylimmälle johdolle 12. Ylimmän johdon päätös hankinnalle 13. Hankintasopimuksen tekeminen 14. Tilausten tekeminen 90 11/13/2016 Replace footertext if needed 15. Sopimuksen ja toimitusten seuranta
Case 2 91 11/13/2016 Replace footertext if needed
Case 3 Projektimuotoinen toiminta - Nostureiden osat tilataan erikseen jokaiselle projektille - Hankintojen suunnitelmallisuus - Laaja alihankintaverkosto - Pienet varastot Konsernin sisäiset ja ulkoiset hankinnat A) Sisäiset hankinnat - Keskeisimmät mekaaniset komponentit ja sähkölaitteet - Laitekokonaisuuksien asennus ja testaus B) Ulkoiset hankinnat - Suurin osa komponenteista hankitaan konsernin ulkopuolelta - Teräsrakenteet, ohjaamot, moottorit, muuntajat, kaapelit Yleiskuva hankintaprosessista - Osa-alueet ja vastuut selkeästi jaettu - Hankintojen suunnittelu ja tilausprosessi erikseen - (vrt. Puroilan malli) Nykytilanne - Päätoimittajien kanssa koordinointi ja yhteistyö tehokasta ja pääsääntöisesti toimivaa - Vakiotoimitussopimukset - Satunnaisten toimittajien kanssa usein ongelmia toimitustäsmällisyyden kanssa 92 11/13/2016 Replace footertext if needed Kehitettävää - Jälkiarviointien systemaattisempi tarkastelu ja niistä saatavan tiedon hyödyntäminen nykyistä laajemmin toimittajaarvioinneissa
Case 4 Tarpeiden määritys: Menekki arvioidaan historiatietojen ja leipurin kokemuksen perusteella Apuna kynä ja paperi Sesongit huomioitava Sesonkikohtaiset raaka-aineet Suurempi kysyntä Tilauksen teko: Toimittajina tutut, leipomoalan tukut -Hinta ratkaisee, suositaan pitkäaikaista kumppanuutta Ei solmittuja sopimuksia, tilaukset kertaluontoisia Tilausrytmi -Raaka-aineet: yksi viikko -Tarvikkeet: tarpeen mukaan -Pakkausmateriaalit: VMI Varasto pyritään pitämään mahdollisimman pienenä Tilaukset puhelimitse Raaka-aineet suurissa erissä 93 11/13/2016 Replace footertext if needed Vastaanotto: Vastuu ja omistusoikeus toimituksen vastaanoton tai laskun maksun jälkeen Logistiikka järjestetty tukkujen toimesta Laadun valvonnassa käytössä maalaisjärki Toimittajille ei suoriteta jälkiarviointia
Case 5 (1/8)Rakennustarviketeollisuus 94 11/13/2016 Replace footertext if needed
Case 5 (2/8)Tilaus-toimitusprosessi 95 11/13/2016 Replace footertext if needed
Case 5 (3/x8) Tuotantoprosessi 96 11/13/2016 Replace footertext if needed
Case 5 (4/8) Varastojärjestely Varastossa olevien nimikkeiden lista käsittää tällä hetkellä noin neljäsataa nimikettä. Nimikkeet on jaettu 11 alaluokkaan käyttötarkoituksen mukaan. Näiden lisäksi varastossa viipyvät hetken myös tilauskohtaiset hankinnat. Kaikilla varastossa olevilla nimikkeillä on oma koodi ja määritelty hyllypaikka. Varastoja on kolme ja ne on nimetty Supermarket A:ksi, Supermarket B:ksi ja Supermarket C:ksi. Supermarket A on sijoitettu tehtaan sisälle ja sinne on varastoitu helat, ovihelat, muovihelat, pakkaustarvikkeet, ruuvit ja naulat. Supermarket B on varasto kunnossapidon tarvikkeille. Supermarket C on ulkovarasto, jossa on profiilit, teräsprofiilit sekä pakkaamisessa käytettävä puutavara. Profiileista varastossa pidetään valkoista,tummanharmaata ja vaaleanharmaata. Muut värit hankitaan tilauskohtaisesti. 97 11/13/2016 Replace footertext if needed
Case 5 (5/8) ABCDE -analyysi 98 11/13/2016 Replace footertext if needed
Case 5 (6/8) Portfolio -analyysi Nimikemäärät Eurot 99 11/13/2016 Replace footertext if needed
Case 5 (7/8) Oston organisointi Ostotoiminnasta vastaa tehtaan tuotantopäällikkö. Päivittäiseen operatiiviseen ostotoimintaan osallistuu hänen lisäkseen tuotannon tiiminvetäjä. Myös tuotannon työntekijöillä on merkittävä rooli hankintaprosessin onnistumisessa. Supermarket A:n hankintaprosessi on toteutettu kanban-korttijärjestelmällä. Supermarket A:n nimikkeille on kolme eri toimittajaa. Tilaukset kirjataan valmiille tilauspohjalle jokaiselle toimittajalle erikseen, ja toimitetaan sähköpostitse. Supermarkettien B ja C hankintaprosessi toimii ilman erityistä järjestelmää. Profiilia ostetaan noin kerran kuukaudessa. Ostaminen perustuu inventaariosta saatuun tietoon varaston tilasta sekä tulevien töiden luonteeseen. Teräsprofiilin hankinta perustuu myös inventaarioon ja tulevaisuuden ennustamiseen. Terästä tilataan noin kahden kuukauden välein. Kunnossapidon tarvikkeita hankitaan uusia sitä mukaa kun niitä tarvitaan. Näiden lisäksi hankintoihin kuuluvat tilauskohtaiset hankinnat, jotka tehdään tuotannonsuunnittelun aluksi. 100 11/13/2016 Replace footertext if needed
Case 5 (8/8) Toimittajasuhteet Yrityksellä on hyvin rajattu toimittajaryhmä. Toimittajia on noin kymmenen, joista kaksi on ulkomaisia. Profiilintoimittaja on alallaan maailman suurin ja kaikki tuotteet perustuvat heidän tuotekonseptiinsa. Koneet ja tuotantoprosessi on räätälöity nimenomaan tämän profiilintoimittajan tuotteelle. Profiilintoimittajan vaihtaminen aiheuttaisi isoja toimenpiteitä koko tehtaaseen ja tuotantoprosessiin. Myös helatoimittajan kanssa yritys on tehnyt yhteistyötä perustamisestaan lähtien. Tuotteet ja työpisteet on suunniteltu valitun helavalmistajan tuotteille. Näiden kahden suuren toimittajan lisäksi kolmas tärkeä kumppani on lasitoimittaja. Muiden toimittajien valintaan vaikuttavia tärkeimpiä tekijöitä ovat hinta ja laatu. Maalauspalvelut ja osa kuljetuspalveluista on hankittu paikalliselta yrittäjältä. Tarvittava puutavara hankitaan mahdollisimman edullisesti, kuitenkin siten, että tavara täyttää sille asetetut vaatimukset. Muut pakkausmateriaalit hankitaan yhdeltä toimittajalta. Yrityksellä on yksi VMI toimittaja. Toimittaja huolehtii määriteltyjen tuotteiden hankinnan, johon yrityksen ei tarvitse puuttua kuin hinta- ja sopimusneuvottelujen ajaksi. Toimittajasalkku on hyvin pitkälti muodostettu heti yrityksen perustamisen alkuvaiheessa. Tarkoitus myös on, että yhteistyöstä tulisi pitkäaikainen, sillä toimittajien vaihtaminen ei lyhyellä aikavälillä ole viisasta. 101 11/13/2016 Replace footertext if needed
Case 6 (1/7) Projektiliiketoimintaa Perustettu 1980 Asiakkaat: Suomessa, Keski-Euroopassa, Lähi-idässä Käytössä ISO 9001 -standardin mukainen toimintajärjestelmä 102 11/13/2016 Replace footertext if needed
80 60 40 20 0 Toimittajien määrä100 Case 6 (2/7) Toimittajien jakaumien kehitys Ostotoiminta jaettu kolmeen eri pääryhmään: q Projektiostot, v toistuvia ja niihin sisältyy erityyppisiä laitteita ja komponentteja q Alihankintaostot v valmistusta ja asennustyötä q Yksittäiset osto Tilausten lkm 120 100 80 60 40 v satunnaisia ja määrällisesti pieniä Projektiostojen jakautuminen 20 0 103 11/13/2016 Replace footertext if needed
Case 6 (3/7) Tilausten lkm 120 100 80 60 40 20 0 Projektiostojen jakautuminen Tilausten lkm 80 70 60 50 40 30 20 10 0 Alihankintaostojen jakautuminen 104 11/13/2016 Replace footertext if needed
Case 6 (4/7) Hankintaprosessi vanha Projektipäällikkö Tarjousvaihe Ostojen aikataulun suunnittelu Ostettavien tuotteiden määrittäminen Suunnittelijat Logistiikkavastaava Toimittajien etsintä ja valinta Tilaaminen Kirjaaminen Access -tietokantaan Taloushallinto Ostolaskujen käsittely 105 11/13/2016 Replace footertext if needed
Case 6 (5/7) Ostosalkkumalli Vaihtoehtoisten tavaratoimittajien puute Saatavuuden vaikeus PULLONKAULATUOTTE ET - Räätälöidyt kaapit - Keskusvalmistus ajoittain - Spesifioitu näytönohjain - Toimitusvaikeus tuotteet TAVALLISET TUOTTEET - Kaapelit - Palvelinkaapit ja niiden kiinnityslaitteet - Asennustarvikkeet - Komponentit STRATEGISET TUOTTEET - Tietoliikennelaitteet - Tietokoneet - Logiikat - Kenttälaitteet - Lisenssi ja ohjelmistot VOLYYMITUOTTEET - Virtalähteet - Ylijännitesuojat - Asennustyö - Tietokoneiden oheislaitteet ja tarvikkeet Ostovolyymi 106 11/13/2016 Replace footertext if needed
Case 6 (6/7) Toimittajien ABC analyysi 100 80 60 40 20 0 ABC-analyysi: toimittajien lukumäärä ja ostovolyymin arvo Toimittajien lkm Ostovolyymi C 56,6 10 B 8,2 15,7 A 35,2 74,3 100 80 60 40 20 0 ABC-analyysi: toimittajien lukumäärä ja ostovolyymi Toimittajien lkm Ostovolyymi C & D 55,6 23,4 B 31,9 22,1 A 12,5 54,5 107 11/13/2016 Replace footertext if needed A-luokan toimittajien määrä pienentäminen
Case 6 (7/7) Hankintaprosessi uusi Projektipäällikkö Suunnittelijat Tarjousvaihe Projektiaikataulun suunnittelu Laitteistosuunnittelu Alihankintatyön määrittäminen Keskusvalmistuksen määrittäminen Toimittajien etsintä Tuotteiden ja toimittajien määrittäminen ja kirjaus järjestelmään *** ) Tarjouspyynnöt Toimittajan valinta Suora tilaus * ) Esitilaus Järjestelmään kirjaaminen ja tilaus Kaikkien ostojen/ toimituksien seuranta Ostolaskujen tarkastus Raportit yms. Logistiikkavastaava Keskitetty ryhmätilaus * ) Toimituksien seuranta Toimituksien tarkastus ** ) Suora tilaus * ) Tuotepäällikkö tai tuotevastaava Toimittajien ja tuotteiden kentän jatkuva havainnointi 108 11/13/2016 Replace footertext if needed Taloushallinto * ) Tarvittaessa kilpailutus, tarjouspyynnöt ** ) Saapuvien tuotteiden ja lähetyslistojen tarkastaminen, työmaille menevien tuotteiden osalta vastuu vastaanottajalla (sopimuksesta käytävä ilmi) *** ) Instrumentointilaitteet ja muut erityistapaukset on jätetty tästä mallista pois Ostolaskujen vastaanotto Ostolaskujen maksaminen Vuosiraportit