Matkahallinnon kokonaisnäkökulma, Case Tekla Oyj Toimintamallin kehitys Travel Managerin näkökulmasta Baswaren käyttäjäpäivät 2011 / Taina Saarikoski
Sisältö matkahallinnon kokonaisuus Tekla Oyj Matkahallinnon tavoite, tehtävät ja haasteet Teklan matkahallinto ennen, nyt Easy Travel kehitysprojekti Käytännön toteutuksesta Yhteistyö Travel Manager ja muut toimijat 2
Tekla Oyj Taina Saarikoski 3
Taina Saarikoski Executive Assistant, Travel Manager KTM FBTAn hall. jäsen 4
Tekla Oyj Mallipohjaisia ohjelmistotuotteita asiakkaille rakentamisessa sekä energia- ja infratoimialoilla Perustettu 1966 Listattu NASDAQ OMX Helsingissä Vuosi 2010 Liikevaihto lähes 58 miljoonaa euroa Liiketulos 10 miljoonaa euroa ja liiketulosprosentti 17,4 % Kansainvälisen liiketoiminnan osuus liikevaihdosta noin 80 % T&K-menojen osuus yli 25 % liikevaihdosta Teklasta osa Trimble-konsernia 7/2011 5
Tekla maailmalla Ruotsi Tanska Iso-Britannia Ranska Suomi (pääkonttori) Saksa USA Arabiemiraatit Kiina Japani Noin 500 työntekijää maailmanlaajuisesti, lähes 200 Suomen ulkopuolella Toimistoja 15 maassa 30 jälleenmyyjää ja kumppania Asiakkaita 100 maassa Intia Thaimaa Malesia Singapore Indonesia Tekla Oyj Teklan toimisto Jälleenmyyjä/kumppani 6
Henkilöstö Maailmanlaajuisesti noin 500 työntekijää noin 300 Suomessa 32 eri kansallisuutta 28 % naisia, 72 % miehiä Koulutettuja ja kokeneita huippuammattilaisia 63 %:lla ylempi korkeakoulututkinto tai korkeakouluopintoja keski-ikä 38,3 vuotta 7
European Travel Buyer Awards 2010, London Sanna Komonen, Travel Management Assistant, was chosen as the winner in the category of Outstanding Travel Coordinator/Booker of the Year 8
Yleistä Matkahallinnon tavoite, tehtävä ja haasteet 9
Matkahallinnon evoluutiosta 2010s Travel &Meetings Virtual meetings RiskManagement Environment Local-Global-Glocal Mobility Dynamic pricing Unbundling-ancillary fees Outsourcing Airline consolidation 10
Matkojen järjestely vai yrityksen matkahallinto? Unmanaged travel? Managed travel? 11
Matkahallinto muuttuu ja kehittyy 12
Mitä tavoitellaan? Kustannustehokkuus ja säästöt Suorat ja Välilliset kustannukset Parempi turvallisuus ja laatu Matkustaja, ympäristö Matkapalvelu, prosessi Tehokkaampi kokonaishallinta Matkustuskäyttäytyminen Volyymit, tulokset, muutokset, trendit 13
Organisaation eri näkemykset saman pöydän ääreen MATKUSTAJAT IT OSTOTOIMINNOT HR TALOUS 14
Strategia, politiikka Matkahallinnon MISSIO ARVOT VISIO STRATEGIA juontuvat yrityksen johdon vastaavista linjauksista! Strategian tulee vaikuttaa operatiivisella tasolla jokaisen työntekijän tekemisiin! 15
Strategia, toimintatavat Strategia Toimintatavat Ohjeistukset 16
Matkahallinnon vastuutus, tehtävän laajuus? Onko matkahallinto olemassa? Kenen vastuulle matkahallinto kuuluu? 17
Säästöjen muodostuminen Alue Säästöt Ostot Lento, hotelli, autonvuokraus jne. 2 7 % Matkustuskäyttäytyminen Strategia ja matkustuspolitiikka Johdon tuki Sisäinen valvonta Matkahallinto Matkatoimisto 10 30 % Prosessi Virtaviivainen ja integroitu matkanhallintaprosessi suunnittelusta raportointiin 2 7% Source: AEBT Advisory Services Analysis & AT Kearney Expense Mgmt Study 2008 18
Tasapaino? politiikka kulukuri matkustajan hyvinvointi 19
Y/Z-sukupolvi Uusi liikematkustaja Arvot: perhe, vapaa-aika Työn joustavuus, itsenäisyys, mielekkyys Kilpailu parhaista tekijöistä Miten matkahallinto muuttuu? Matkustajan yksilölliset toiveet? TM HR? 20
Teknologia on mahdollistaja Vaatimuksena: 24 / 7, reaaliaikainen, kustannustehokas turvallisuus, mukavuus, sujuvuus, käytettävyys ohjaus 21
Tehokkuutta matkahallintoon teoriasta käytäntöön 22
Teklan matkahallinto Ennen - nyt 23
Lähtötilanne kehityshankkeeseen Osittain sähköistetty matkahallinnon prosessi Resurssipula Itsepalvelu avuksi? Onko nykytyönjako selkeä? Ovatko nykyjärjestelmät riittävän käyttökelpoiset ja tarpeeksi tehokkaat suurelle yleisölle? Tunnetaanko oikeat toimintatavat? 24
Mitä lähdettiin hakemaan? Potkua matkahallinnon prosesseihin 25
Kehittämisen osa-alueet Matkatili Luottokortti Assistenttitiimi Resursointi Prosessi Matkalaskujärjestelmä Uusi matkaassistentti Selfservice Matkatoimisto 26
EASY TRAVEL - more self-service with user friendly tools! 27
Itsepalvelu mitä käytännössä? 28
Tarkastellut työvälinevaihtoehdot Matka- ja kululaskujärjestelmätoimittajat Kortti/matkatilitoimittajat Vahvuudet - heikkoudet 29
Loppukäyttäjien näkökulma! Edut matkustajalle/kululaskun tekijälle: helppous Organisaation eri osastojen tarpeet! Edut yritykselle: hallittavuus, roolien selkiyttäminen Muutoksien onnistuminen 30
Eri toimijoiden roolien tunnistaminen Järjestelmä- ja palvelutoimittajat Sopimusmatkatoimisto Oman yrityksen sisäiset intressiryhmät / työnjako 31
Matkahallinnon prosessi Maksu Raportit Suunnittelu Matkatili Varaus Korttiostot Hyväksyntä Ennakkotapahtumat Matka Tarkastus Matka-/kululasku 32
Prosessi matkustajan näkökulmasta 1. Varausvaihe, ostot Millainen matka? P-t-P Kiertomatka Matkatston varauskanava Online Tiimi Tarve matkustaa / Matkustuslupa Työmatka Ostot yrityksen maksukortilla (& käteisellä) matkan aikana Tukea, apua assistenteilta, sopimusmatkatoimistosta ja korttiyhtiöltä! 33
Prosessi matkustajan näkökulmasta 2. Hallintovaihe/Matka- ja kululaskut Matkatili: Enn.tapahtumat automaattisesti matkalaskuohjelmaan Matkustaja selvittää kulut itse matkalaskuohjelmalla (käteisostot, kuittien skannaus) Keskitetty tarkastus Oma esimies hyväksyy laskun Maksu omalle tilille Tukea, apua assistenteilta! 34
Projektin jälkeen päätettiin tarjota: (nykykäytäntöä) Yleistä perehdytystä Vierihoitoa Kirjallisia ohjeita 35
Nykykäytäntö, yrityksen sisäinen verkosto Esimiesten rooli Assistenttitiimin tukirooli Talous- ja IT-osastojen tukirooli Säännöllinen perehdytys Vuosittainen matkahallinnon tyytyväisyyskysely 36
Yhteenvetona Teklan matkahallinnosta Easy Travel matkahallinnon kehitysprojekti v. 2007: new tools & self-service v. 2008 Matkahallinto teklalaisten tietoisuuteen! Matkatoimistokilpailutus (syksy 2008) Teklalla uusi matkatoimistokumppani vuodesta 2009 Kokouskäytäntöjen kehittämisen aloitus yhteistyö markkinointiosastojen kanssa Alituinen muutos matkustamisen kentässä seurantaa Tukena FBTA = Suomen liikematkayhdistys 37
Yhteistyö Travel Managerin rooli & muut toimijat Mitä hyötyä matkatoimistosta? 38
Matkahallinnon koordinointi Travel Manager Matkustuspolitiikka ja ohjeistus Ostot ja sopimukset Prosessit Raportointi ja seuranta Kehittäminen 39
Matkahallinto on tiimityötä! Työnjako selkeäksi! TM TM-Ass. Ass.Team & Superiors TMC +Finance 40
TM & TMC - ohjausryhmätapaamiset 41
Kehitys jatkuu digitaalinen työpaikka? Huolehdi: Yhteistyö & kommunikointi Henkilökohtainen tuottavuus Tiedon jakaminen (Knowledge & info sharing Huomioi: Kysyntä vs. palvelu eli business/matkustajat vs. tukitoiminnot Linjaorganisaatio vs. matriisiohjaus and tukitoiminnot Roolit ja vastuut Ulkoiset partnerit mitä kannattaa ulkoistaa? 42
Omakohtaisia kokemuksia: Oman organisaation tuntemus Palvelutehtävä Muutosvalmius Lobbaus Kommunikointi 7.9.2011 Case Tekla Oyj, S&A messut 7.9.2011/ Taina Saarikoski 43
Keskustelua Kysymyksiä, ajatuksia, ym. 44
Yhteystiedot ja esityksen copyright taina.saarikoski@tekla.com +358 30 661 1575 www.tekla.com 45
46