Kahvittelusta tositoimiin

Transkriptio

1 Kahvittelusta tositoimiin Vierailut ja delegaatiot Aaltoon osana kansainvälistymisstrategiaa Toukokuu 2012 Leena Plym-Rissanen

2 Aalto University - Where Science and Art meet Technology and Business

3 A merger of leading Finnish universities in 2010 University of Art and Design Helsinki (TaiK) Helsinki School of Economics (HSE) Helsinki University of Technology (TKK) A community of: 75,000 alumni 20,000 students 4,700 faculty & staff with 340 professors

4 Vierailuista yleensä kv-yksikön kautta vuosittain n delegaatiota, vierasta koulujen ja muiden yksiköiden kautta toinen mokoma lisää vieraita kaikkialta maailmasta Kiina, Slovakia, Kroatia, Tanska, Saksa, Egypti, Espanja, Makedonia, Australia, USA, Ruotsi, Norja, Tanska, Islanti, Portugal, Puola, Viro, Japani, Ranska, Venäjä, Kanada, Aga Khan, Indonesia, Korea, Malesia, Hollanti, Saudi-Arabia, Singapore, Thaimaa, Uruguay. kiinnostus uuteen yliopistoon, benchmarkkaus Aallon innovaatiojärjestelmään, fuusioon, opiskelijavaihtoon, tutkimusyhteistyöhön yleisesti Suomen korkeakoulujärjestelmään vieraat ovat valtion päämiehiä, ministereitä, suurlähettiläitä, rehtoreita, kansanedustajia, kuvernöörejä,professoreja, tutkijoita, hallintovirkailijoita

5 Vieraat Aallossa jokainen vieras on potentiaalinen Aalto Ambassador kolmen koulun käytännöistä yhteen Aalto-tapaan prosessi kehittyy koko ajan

6 Miten hoidetaan? (ainakin osittain) keskitetysti Aallon IR:ssä Miksi IR:ään? vierailut osa kansainvälistymisstrategiaamme tiedetään ketä tulee ja mistä ja miksi tietotaito siitä mitä esitetään ja miten esitetään eri (kulttuuri)taustoista tuleville vierailujen tuotteistaminen ja laadukas toteutus, ohjeistus oikean tason vastaanotto ja oikeat ihmiset paikalle ohjelma Aallon strategian mukaiseksi hyödynnetään olemassa olevaa taustatietoa jatkotoimenpiteiden tehokas koordinointi

7 Prosessi if you wish to visit to Aalto University, please contact International Relations at assistentti tekee alkukarsinnan (ei turistikäyntejä, ei yksittäisiä henkilöitä, opiskelijaryhmät vain poikkeustapauksissa) päätös vieraiden vastaanottamisesta tehdään huolella vierailun tavoite onko potentiaalia strategiseen partneruuteen kuka isännöi/emännöi, pääpuhujat ja käyntikohteet sisällöllinen vastuu ohjelmasta managerilla ja/tai isännällä käytännön järjestelyt assistenteilla/sihteereillä

8 On vieraita ja vieraita Tavoitteen mukaan VIP-vieraat, rehtoreiden vieraat = yhteiskunnallinen vaikuttavuus olemassa olevat partnerit = yhteistyön syventäminen potentiaaliset partnerit = yhteistyön aloittaminen muut = sosiaalinen, globaali vastuu Mutta yliopistona voimme mahdollistaa yhteistyön mutta toteuttajien täytyy löytää toinen toisensa

9 VIP-vieraat Rehtoreiden vieraat = yhteiskunnallinen vaikuttavuus - mielikuvan luominen - epäsuora vaikuttaminen - IR rooli korostunut - (kulttuurit ja protokolla)

10 Olemassa olevat strategiset partnerit = yhteistyön syventäminen ja pitempiaikainen keskusteluyhteys kumppaniin IR:n partnership manager avainroolissa vierailun valmistelemisessa, taustamuistio(t) selkeä agenda vierailuille yleensä jo olemassa oikeiden henkilöiden löytäminen yhteistyö laajeneminen (mitä tavoitellaan)

11 Potentiaaliset partnerit ja muut potentiaaliset partnerit = yhteistyön aloittaminen taustatyön merkitys suuri, aiemmat kontaktit koko yliopistosta partnership manager avainroolissa agendan ja ohjelman valmistelussa, taustamuistio(t) johto läsnä IR mahdollistaa yhteistyön mutta toteutus muualla

12 Kahvittelusta tositoimiin - fokus, fokus, fokus mitä halutaan? - aaltolaisten tarkoituksenmukainen osallistuminen vierailuun - partnership managerilla merkittävä rooli pidempiaikaisissa suhteissa, syvyyttä vierailujen sisältöön - vierailun valmistelu tehtävä huolella jotta vieraat tapaavat oikeat henkilöt - taustatiedot kootusti koko yliopistosta CRM avainasemassa - tiedon vaihto vierailun onnistumisesta puolin ja toisin

13 Seuranta IR:ssa jo nyt paljon hiljaista tietoa miten tehdä se näkyväksi jatkuvaa keskustelua siitä mitä haluamme partnereilta ja miten toimintaa jatketaan huolellinen Aalto-ohjelma -> CRM mitä sovittiin ja mitä vierailusta seuraa? raportointi? - jatkotoimenpiteet