OPINNÄYTETYÖOHJAUSJÄRJESTELMÄ ~Käyttöohjeet opiskelijoille~
Sisältö 1 JOHDANTO... 4 2 KIRJAUTUMINEN... 4 3 ETUVU... 5 Etusivun lisätyökalut... 7 Dialogiviestit... 7 Oma etenemissopimus... 8 4 OPINNÄYTETYÖKURST JOHDANTO... 8 5 KOULUTUSALAKOHTAINEN KURSTASO... 9 Koulutusalakohtaisen kurssipohjan lisätyökalut... 10 Etenemispalkki... 10 Etenemistaulu... 11 Passiiviset osallistujat... 12 OU Blogi... 12 Kirja... 14 Koulutusala -formaatin puurakenne... 14 Ehdot... 15 6 OHJAAJAKOHTAINEN KURSTASO... 15 Ohjaajakohtaisen pohjan lisätyökalut... 16 Opinnäytetyön aikataulu... 16 Ohjauskeskustelu... 23 Yksilöllinen eteneminen... 25 Sovi tapaaminen... 25 Portfolio... 27 7 OHJAAJAKOHTAISEN KURSN KÄYTTÖ... 31 Pääsy kurssille... 31 Ohjausprosessi... 31 Etenemissopimuksen täyttö... 32 Opiskelijan kurssialueen perustaminen... 33 Ohjauskeskustelun käyminen... 34 Prosessin lyhyt yhteenveto... 34 Menettely ryhmän kanssa... 34 2 Mahdolliset poikkeustilanteet... 35
Opiskelija tekee palautuksen väärään palautuslokeroon... 35 Kuinka opiskelijan alueen saa näkymään vain hänelle itselleen?... 35 Toinen ohjaaja samalle kurssille... 35 Opiskelijalla tai ryhmällä on useita ohjaajia... 36 Opiskelija vaihtaa ohjaajaa... 36 8 SÄHKÖPOSTI-ILMOITUKSET... 36 3
1 JOHDANTO Opinnäytetyöohjausjärjestelmä on tarkoitettu opinnäytetyötä tekevien tai siihen valmistautuvien opiskelijoiden sekä heitä ohjaavien opettajien käytettäväksi. Järjestelmäpohjana on käytetty verkko-opetusjärjestelmä Moodlea, jota on muokattu sopivammaksi opinnäytetöiden ohjausta ajatellen. Moodlelle tyypillisesti järjestelmän toiminta perustuu perustettaviin verkkokursseihin, joihin opiskelijat ja opettajat osallistuvat. Kursseja on kahta eri tyyppiä, ja ne ovat koulutusalakohtaiset kurssit ja ohjaajakohtaiset kurssit. Tasojen sisällöstä kerrotaan tuonnempana. Opiskelijoille järjestelmän on tarkoitus tuoda mahdollisuus olla sujuvassa vuorovaikutuksessa opinnäytetyön ohjaajan kanssa, tarjota pohjatietoa opinnäytetöihin, suunnitella oman työnsä suorittaminen ja tehdä suunnitelma näkyväksi sekä seurata sen toteutumista. Järjestelmä toimii myös kanavana ajatusten vaihtoon muiden opinnäytetöiden tekijöiden kanssa. Järjestelmä toimii tiettyjen pääperiaatteiden mukaan, jotka on esitetty tarkasti tässä ohjekirjassa. Tärkeintä on ymmärtää ohjaajakurssin periaatteet ja toiminnot, minkä jälkeen voi keskittyä tutustumaan muihin järjestelmän lisäominaisuuksiin. Oppaassa ei juuri kerrota standardiin Moodle -pakettiin kuuluvista ominaisuuksista, vaan niistä voi lukea erillisestä ohjeista. Suurennuslasin alla ovat nimenomaan järjestelmään tuodut uudet ominaisuudet. Oppaan tärkein luku järjestelmään tutustujan kannalta on luku numero 7, jossa kuvataan ohjaajan ja opiskelijan välillä tapahtuva prosessi. Jos ei ole ennen käyttänyt opinnäytetyöohjausjärjestelmää, niin oppaaseen tutustuminen kannattaa aloittaa kyseisestä luvusta. Sen ymmärtämisen jälkeen voi tutustua muihin lukuihin, joissa esitellään järjestelmän työkalut ja muut ominaisuudet. 2 KIRJAUTUMINEN Päästäkseen sisään opinnäytetyöohjausympäristöön, käyttäjällä täytyy olla järjestelmään rekisteröidyt tunnukset. Opiskelijat saavat tunnukset oppilaitokselta. 4
Kuva 2.1 Opinnäytetyöohjausjärjestelmän kirjautumissivu Syötettyään oikeat tunnukset, käyttäjä ohjataan järjestelmän etusivulle. 3 ETUVU Kuva 3.1 Järjestelmän etusivu opiskelijan roolissa Jos käyttäjä ei ole ilmoittautunut järjestelmässä millekään kurssille, niin etusivunäkymän vasemmalla palstalla näkyy kurssien kategorialista sekä niissä tarjolla olevat avoimet kurssit. Käyttäjä voi 5
ilmoittautua haluamalleen kurssille valitsemalla sen kategorialistasta. Jos kurssille on asetettu avain, niin käyttäjän tulee syöttää se ilmoittautuessaan kurssille. Kuva 3.2 Kurssien kategorialista Kun käyttäjä on mukana jollain kurssilla, niin kategorialista vaihtuu kurssilistaksi, jossa näkyvät kaikki kurssit, joilla käyttäjä on mukana. HUOM! Tämä asettelu on vain oletuksena järjestelmässä, joten se saattaa muuttua, jos ylläpitäjä haluaa käyttää toisenlaista listausta. Kuva 3.3 Etusivun kurssilistaus Listassa olevat lohkot ovat painikkeita, joita klikkaamalla käyttäjä pääsee sisään kursseille. Painikkeessa näkyy kurssin nimi, kuvaus, opettajat sekä ikoni, joka ilmentää kurssin avoimuutta. Jos ikonina on avain, niin kurssi vaatii kirjautujilta kurssiavaimen ja jos taas kasvot, niin kurssille pääsee vierastunnuksilla ilman avainta. 6
Etusivun oikeanpuoleisella palstalla ovat kaikki etusivun työkalulohkot, jotka näkyvät sen mukaan, mikä rooli käyttäjällä on järjestelmässä. Etusivun lisätyökalut Etusivulla on käytössä lisämoduuleita, joita ei ole standardissa Moodle -paketissa. Kyseiset moduulit ovat: Dialogiviestit ja Oma etenemissopimus. Huom! Lisätyökalujen sijoittelu on järjestelmässä vain oletuksena, joten niiden sijainti saattaa muuttua, jos ylläpitäjä niin haluaa. Dialogiviestit Dialogiviestit -lohko tiedottaa järjestelmän käyttäjää uusista viesteistä, joita on tullut Ohjauskeskustelu -työkaluun. Kuva 3.4 Dialogiviestit -lohko Ilmoitukset on eritelty kolmeen eri kategoriaan ja ne ovat: Uudet perustetut dialogit Ohjauskeskusteluihin Uudet saapuneet viestit Ohjauskeskusteluihin Kolmannen osapuolen jättämät viestit Ohjauskeskusteluihin Kussakin ilmoituksessa kerrotaan viestin lähettäjän nimi sekä, millä kurssilla viesti on jätetty. Kurssin lyhennettä klikkaamalla käyttäjä pääsee suoraan siihen dialogiin, johon viesti on tullut. Tapahtuman aiheuttajan nimeä klikkaamalla pääsee kyseisen henkilön profiiliin. 7
Oma etenemissopimus Oma etenemissopimus -lohko näyttää kyseisellä käyttäjälle hänen opinnäytetyönsä vaiheet sekä työn ohjaajan, jotka on määritetty Opinnäytetyön aikataulun etenemissopimukseen. Lohkon tarkoitus on toimia opiskelijoille nopeana muistuttajana heidän opinnäytetöidensä aikatauluista. Lohko on näkyvissä etusivulla, jotta opiskelijoiden ei tarvitse mennä tarkistamaan aikataulujaan Opinnäytetyön aikataulu -työkaluun. Kuvassa 3.5 on erään opiskelijan roolissa olevan käyttäjän etenemissopimuksen sisältö. Kuva 3.5 Opiskelijan opinnäytetyön vaiheet Oma etenemissopimus näyttää kunkin vaiheen nimen ja sen suunnitellun aikataulun. Lopuksi näytetään koko opinnäytetyötä koskeva kesto. 4 OPINNÄYTETYÖKURST JOHDANTO 8 Opinnäytetyöohjausjärjestelmän kurssit rakentuvat kahdesta eri tasosta. Niin sanottu toinen taso sisältää kurssit, jotka on kohdistettu tietyn koulutusalan tietyn vuosikurssin käytettäväksi. Näitä kursseja kutsutaan koulutusalakohtaisiksi kursseiksi ja ne voidaan aloittaa heti, kun ilmenee tarvetta opinnäytetyön pohjustamiselle. Näiden kurssien tarkoitus on tuoda opinnäytetyötä tekevät tai siihen valmistautuvat opiskelijat lähemmäs oman alansa opinnäytetöitä, ja jakaa opiskelijoille opinnäytetöitä koskevaa taustatietoa sekä niihin liittyviä dokumentteja. Ensimmäiselle kurssitasolle sisältyvät ohjaajakohtaiset kurssit. Ohjaajakohtainen tarkoittaa sitä, että opinnäytetöitä ohjaava opettaja pitää omaa henkilökohtaista kurssiaan, johon hän voi ottaa opiskelijoita eri aloilta. Ohjaajakohtaisilla kursseilla opiskelijat suorittavat opinnäytetyönsä henkilökohtaista osuutta omilla henkilökohtaisilla aikatauluillaan. Yhden ohjaajan pohjalle voi osallistua
samanaikaisesti useita eri ohjaajia ja opiskelijat voivat suorittaa opinnäytetyötään kurssilla myös ryhmänä. 5 KOULUTUSALAKOHTAINEN KURSTASO Koulutusalakohtaisen kurssipohjan opiskelijat määräytyvät pääasiassa kahden kriteerin mukaan, ja ne ovat: Saman koulutusalakohtaisen kurssin opiskelijat ovat samalla koulutusalalla ja mieluiten myös samassa koulutusohjelmassa. Kurssin opiskelijat ovat ajallisesti samalla tasolla opinnäytetyön suorittamisessa. Koulutusalakohtaisella kurssitasolla voidaan käyttää apuna lisätyökaluja, jotka eivät sisälly standardiin Moodle -pakettiin. Lisätyökalut, joihin opiskelijoilla on pääsy, ovat: Etenemispalkki, Etenemistaulu, Kirja, OU Blogi ja Passiiviset osallistujat sekä kurssipohjalla käytössä oleva puurakenne. Huomaa, että Etenemistaulu ja Passiiviset osallistujat ovat opiskelijan käytettävissä vain, jos opettaja niin sallii. Kaikki tarjolla olevat työkalut eivät välttämättä ole kurssilla käytössä, sillä opettajat eivät välttämättä halua käyttää niitä tai niistä ei ole apua juuri kyseisellä kurssilla. Kuvassa 5.1 on näkymää koulutusalakohtaiselta kurssilta. 9 Kuva 5.1 Informatiivinen koulutusalakurssi Koulutusalakohtaiset kurssit voidaan säilyttää pelkästään informatiivisena tai niissä voidaan teetättää tiedonjakamisen ohella myös tehtäviä. Koulutusalakohtainen kurssi päättyy pääasiassa aina opiskelijoiden aiheenvarauksen palauttamiseen, jolloin heille on olemassa oma opinnäytetyön aihe ja työlle on nimetty ohjaaja. Aiheen valit-
semisen jälkeen opiskelija voi siirtyä oman ohjaajansa kurssille. Koulutusalakohtaisia kursseja ei ole välttämättä saatavilla kaikilla aloilla Koulutusalakohtaisen kurssipohjan lisätyökalut Koulutusalakohtaisten kurssien työkalujen tarkoitus on seurata opiskelijoiden etenemistä, helpottaa informaation jakamista sekä antaa mahdollisuus opiskelijoiden keskinäiseen kanssakäymiseen. Kurssilla käytössä olevat työkalut riippuvat pitkälti kurssin opettajista sekä kurssin käyttötarkoituksesta. Etenemispalkki Tämän lohkon tarkoitus on näyttää opiskelijalle, kuinka hän on edennyt kyseisellä kurssilla. Kurssin opettaja päättää lohkon asetuksissa, mitä aktiviteetteja ja aineistoja palkilla seurataan. Valinnan jälkeen valitut asiat siirtyvät palkkiin. Seurattavia kohteita ilmennetään väreillä ja ikoneilla. Seurattaviin aktiviteettityyppeihin kuuluvat tehtävät, keskustelupalstat, tentit, valinnat ja palautekyselyt. Sen lisäksi aineistoista voidaan seurata luettuja tiedostoja, katsottuja kirjoja tai klikattuja linkkejä. Koska seurattavat kohteet ovat hyvin erilaisia keskenään, niin myös seurattavat tapahtumat ovat erilaisia. Tehtävistä esimerkiksi seurataan lähetystapahtumia, kun taas keskustelupalstoista opiskelijan lähettämiä viestejä niihin. Jos opettaja ei ole asettanut lohkoon seurattavia tapahtumia, niin Etenemispalkki on kuvan 5.2 mukainen. Kuva 5.2 Etenemispalkki, johon ei ole asetettu seurattavia tapahtumia Kuten aiemmin todettiin, palkki ilmentää seurattavien kohteiden tiloja ikoneilla ja/tai väreillä. Jokaisella seurattavalla tapahtumalla on palkissa oma solunsa. Ikonit ja niiden selitykset ovat: Risti punaisella pohjalla: Tapahtuman aikaraja umpeutunut, tehtävää ei suoritettu Oikeinmerkki vihreällä pohjalla: Vaadittu tehtävä suoritettu Vilkkuva huutomerkki punaisella pohjalla: Tapahtuman aikaraja umpeutunut kauan aikaa sitten, tehtävää ei suoritettu Tulevilla tapahtumilla ei ole lainkaan ikonia, vaan niiden ilmentämisessä on käytetty ainoastaan sinistä väriä. 10
Jos käyttäjä ei halua näyttää ikoneita taulukon soluissa, niin silloin tapahtumien tiloja ilmennetään vain väreillä. Värit ja niiden selitykset ovat: Sininen: Tuleva tapahtuma, vaadittua tehtävää ei suoritettu Vihreä: Vaadittu tehtävä suoritettu Punainen: Tapahtuman aikaraja umpeutunut, tehtävää ei suoritettu Kuvassa 5.4 on toiminnassa oleva Etenemispalkki. Kuva 5.4 Etenemispalkki toiminnassa Vilkkuva huutomerkki toimii herätteenä opiskelijalle, että tämän tulisi alkaa suorittamaan vaadittuja tehtäviä. Käyttäjä saa tiedon kunkin solun sisällöstä viemällä hiiren kursorin haluamansa palkin solun päälle. Taulukon solua klikkaamalla pääsee sisään sitä vastaavaan aktiviteettiin. HUOM! Etenemispalkki on käytettävissä ainoastaan koulutusalakohtaisilla kursseilla. Etenemistaulu Etenemistaulu listaa Etenemispalkin tapaan seurattavat tapahtumat, mutta sen sijaan, että taulu näyttäisi vain oman etenemisen, se näyttää kurssin kaikkien opiskelijoiden tilanteen. Jokaisella opiskelijalla on omalla rivillään yhtä monta taulukon solua ja rivin alussa on opiskelijan profiilikuva, jotta käyttäjä tietää, kenelle mikäkin taulukon rivi kuuluu. Etenemistaulukko voidaan näyttää kaikille kurssin osallistujille. Tämä piirre saattaa olla ahdistava tai vaivaannuttava joillekin opiskelijoille, joten lohkon asetuksista on mahdollista rajoittaa taulun näkyvyys ainoastaan opettajille. Ryhmäpainetta tärkeämpi tarkoitus on kuitenkin se, että opettaja pystyy havaitsemaan nopeasti, kuinka opiskelijat kurssilla pärjäävät ja tunnistaa putoamisvaarassa olevat. Etenemistaulun indikaattorit ovat merkitykseltään samat kuin Etenemispalkissa. Jos Etenemistaulu on määritetty näkyväksi kaikille kurssin käyttäjille, niin Etenemispalkkia ei tarvitse käyttää, koska oma tilanne näkyy myös taulussa. Katso indikaattorit ja niiden selitykset ohjeiden Etenemispalkki - kohdasta. Kuvassa 5.5 on esitetty toiminnassa oleva Etenemistaulu. 11
Kuva 5.5 Etenemistaulu laiskojen opiskelijoiden kurssilla Kutakin solua vastaavat aktiviteetin tiedot saa selville, kun vie hiiren kursorin haluamansa taulukon solun päälle ja aktiviteettiin pääsee sisälle klikkaamalla solua. Käyttäjän profiilikuvaa klikkaamalla pääsee kyseisen käyttäjän profiiliin. HUOM! Etenemistaulu on käytettävissä ainoastaan koulutusalakohtaisilla kursseilla. Passiiviset osallistujat Passiiviset osallistujat on tarkoitettu pääasiassa opettajan roolissa oleville käyttäjille. Sen toimintaperiaate on hyvin yksinkertainen. Opettaja asettaa lohkoon halutun vuorokausimäärän, ja jos käyttäjä ei käy kurssilla tämän vuorokausimäärän sisällä, niin lohkoon ilmestyy hänen nimensä. Komponentin avulla käyttäjät voivat tunnistaa niitä kurssin osallistujia, jotka eivät ole kurssilla aktiivisia. Haluttaessa lohko voidaan näyttää myös opiskelijoille, mutta oletuksena se on vain opettajien käytössä. Passiivisuus ei välttämättä aina koske pelkkiä opiskelijoita. Passiiviset osallistujat on käytettävissä järjestelmän molemmilla kurssiformaateilla. Hyödyllisempi se on kuitenkin ohjaajakohtaisilla kursseilla, joilla aikataulut käsittävät lyhyempiä aikavälejä ja opiskelijan jatkuvat suoritteet ovat tärkeämpiä. Kuva 5.6 Passiiviset osallistujat OU Blogi OU Blogin peruskäyttöperiaatteet ovat samanlaiset kuin blogeissa yleensä: käyttäjät voivat julkaista viestejä ja jättää kommentteja toisten käyttäjien merkintöihin. 12
OU Blogissa sisällöntuotto-oikeudet on jaettu kaikille käyttäjärooleille, joten kirjoituksia tai kommentteja voivat jättää niin opettajat kuin opiskelijatkin. Blogiin pääsee etsimällä kurssilta halutun blogin ja klikkaamalla sen nimeä. Uuden blogimerkinnän saa luotua klikkaamalla Uusi blogimerkintä -nappia. Kuvassa 5.7 on nähtävissä vastaperustetun blogin päänäkymä. Kuva 5.7 Blogin päänäkymä Blogimerkintää tehtäessä käyttäjä ohjataan lomakkeelle, johon syötetään merkinnän otsikko, itse merkintä ja sen tagit. Lopuksi käyttäjän tulee päättää, salliiko hän kommenttien antamisen merkintäänsä. Merkintä julkaistaan tallentamalla se. Tallentamisen jälkeen merkintä ilmestyy blogin päänäkymään. Kuvassa 5.8 on päänäkymä, jossa on yksi julkaistu merkintä. Kuva 5.8 Päänäkymä tiedottavan merkinnän kera Kuvan oikeassa yläkulmassa on merkintöihin jätetyt tagit. Tageja klikkailemalla käyttäjälle listataan merkinnät, joihin kyseiset tagit on merkitty. Tagien alapuolelta käyttäjät voivat linkittää blogiin haluamiaan lähteitä. Linkkiä pääsee luomaan klikkaamalla Lisää linkki -linkkiä. Klikattuaan sitä käyttäjä ohjataan lomakkeelle, johon tulee syöttää linkin otsikko sekä sen URL. Lopuksi käyttäjän tulee painaa Lisää linkki -nappia. Huom! Linkattaviin asioihin voi kuulua ainoastaan järjestelmän sisällä olevat kohteet. Blogimerkintöjä saa myös muokattua ja poistettua käyttämällä merkinnän alapuolella olevia toimintoja. Jos merkintöjä poistetaan, niin poistot jäävät näkyviin sekä ylläpitäjille että opettajille. Toisten tekemiä tai omia merkintöjä voi myös kommentoida klikkaamalla Lisää kommentti -linkkiä. Tällöin käyttäjän täytettäväksi ilmestyy lomake, johon kirjoitetaan kommentin otsikko ja itse kommentti. Jätettyjä kommentteja voi myös poistaa. 13
Kirja Kirjaa voidaan käyttää millä tahansa kurssilla, mutta hyödyllisimmillään työkalu on silloin, kun kurssilaisille halutaan jakaa runsaasti informaatiota ja se halutaan keskittää tehokkaasti. Kun kirjaan on luotu lukuja, niin käyttäjä pääsee Kirjaan klikkaamalla sen nimeä kurssinäkymässä. Kirjan päänäkymässä näkyvät Kirjan luvut, toiminnot sekä tietenkin itse tekstit. Erään kirjan päänäkymä on kuvassa 5.9. Kuva 5.9 Kirjan päänäkymä Luvun tekstin yläpuolella on kaksi ikonia, joiden avulla voidaan tulostaa Kirjan tekstejä. Tulostuksen vaihtoehtoina on tulostaa vain joko esillä oleva luku tai koko Kirja. Kirjan lukua voi vaihtaa klikkaamalla sen luvun nimeä, jota haluaa lukea. Kirja on muokattavissa ainoastaan opettajan roolissa olevien toimesta. Rajoitus on tehty, jotta Kirjat pysyvät laadukkaina ja organisoituina. Opiskelijat voivat tietenkin lukea Kirjaa vapaasti. Koulutusala -formaatin puurakenne Koulutusalakohtaiset kurssit perustuvat erityiseen puurakennetta hyväksikäyttävään formaattiin. Puurakenne tulee hyödylliseksi, jos kurssi sisältää paljon materiaalia, jolloin niiden näkyvyyttä voidaan tiivistää. Kuvassa 5.10 on tiivistämättömänä joitakin kurssiaktiviteetteja. Kuva 5.10 Erään kurssialueen sisällöt rohmuavat tilaa. Puurakenteen tasoja voi olla useita, mutta tässä esimerkissä Kirjan Vinkkejä aiheen valitsemiseen alle sijoitetaan kaikki muut alueen aktiviteetit samalle tasolle. 14
Kuva 5.11 Tilarohmut tiivistettynä Kuvasta 5.11 huomataan, että kaikki muut sisällöt paitsi Kirja ovat hävinneet näkyvistä ja Kirjan viereen on ilmestynyt pieni merkki. Sitä klikkaamalla Kirjan alla olevat aktiviteetit tulevat esiin. Ehdot Ehdot eivät ole opinnäytetyöohjausjärjestelmässä opiskelijoiden käytettävissä, mutta jos opettajat käyttävät niitä, niin niillä on suuri vaikutus opiskelijoiden etenemiseen kurssilla. Ehtojen avulla opettajat voivat asettaa haluamaansa kurssisisältöä lukituksi asettamalla niihin tietyn ehdon, jonka vaatimuksen mukaiset tehtävät opiskelijan on suoritettava, ennen kuin opiskelija pääsee käsiksi lukittuun sisältöön. Esimerkkinä voidaan ajatella tilannetta, jossa opettaja asettaa tehtävän a aukeamisen ehdoksi sen, että opiskelijan tulee palauttaa tehtävä b. Palautuksen tehtyään tehtävä a ilmestyy näkyviin kurssinäkymään, ja opiskelija pääsee suorittamaan sitä. 6 OHJAAJAKOHTAINEN KURSTASO 15 Tässä luvussa esitellään ohjaajakohtainen kurssi pääpiirteissään. Alakohdissa eri osiin tartutaan tarkemmin. Rakenteen ensimmäisellä tasolla opiskelijat siirtyvät vaiheeseen, jonka suorittamisessa jokaisella opiskelijalla on oma henkilökohtainen aikataulunsa. Tälle tasolle tullessaan opiskelijalla tulee olla valittuna opinnäytetyön aihe ja hänelle tulee olla osoitettuna ohjaaja, sillä ohjaajan perusteella opiskelija ohjataan oikealle kurssille, eikä hän pysty tekemään suunnitelmaa opinnäytetyöstään, jos aihetta ei ole valittu. Aiheen valinta on yleensä viimeinen suorite, joka tehdään koulutusalakohtaisilla kursseilla. Jos opiskelija ei ole ottanut osaa koulutusalakohtaiselle kurssille, niin hän voi tehdä aihevalinnan kokonaan järjestelmän ulkopuolella. Ensimmäisen tason kurssipohjat perustetaan opinnäytetöitä ohjaaville opettajille, jotka voivat ottaa samalle pohjalle opiskelijoita useilta vuosikursseilta ja koulutusaloilta. Suoritettuaan opinnäytetyön koulutusalakohtaisen osuuden, opiskelija tulee ohjaajakohtaiselle kurssille suorittamaan yksilöllistä osuuttaan. Jokaisen opiskelijan täytyy kurssille tullessaan täyttää etenemissopimus, joka käsittelee opiskelijan opinnäytetyön sisältöä, aikatauluja ja vaiheita. Täytettyään sopimusehdotuksen Opinnäytetyön aikataulu -työkalussa, ehdotus lähetetään hyväksyttäväksi ohjaavalle opettajalle. Sen jälkeen ohjaaja joko hyväksyy sopimuksen tai pyytää siihen muutosta. Hyväksymisen jälkeen opiskelijalle tehdään oma kurssialue, johon luodaan opiskelijan opinnäytetyön vaiheita vastaavat palautuslokerot aikatauluineen. Sen jälkeen opiskelija on valmis toimimaan ohjaajan kurssilla, ja hänen kanssaan voidaan käydä ohjauskeskusteluja sekä hänen etenemistään voidaan seurata eri keinoin.
Näkymää toimintavalmiina olevalta ohjaajan kurssilta on nähtävillä kuvassa 6.1. Kuva 6.1 Näkymää ohjaajakohtaiselta kurssilta Ohjaajakohtaisen pohjan lisätyökalut Ohjaajakohtaisen kurssin lisätyökalut liittyvät hyvin pitkälti opiskelijoiden etenemisen seurantaan ja pudokkaiden tunnistamiseen. Tärkeimmät formaatin ja samalla koko järjestelmän tärkeimmät työkalut ovat: Opinnäytetyön aikataulu Ohjauskeskustelu Yksilöllinen eteneminen Muut opiskelijoiden käytettävissä olevat työkalut ovat: Sovi tapaaminen Portfolio Opinnäytetyön aikataulu Opinnäytetyön aikataulu on yksi opinnäytetyöohjausjärjestelmän päätyökaluista ja sen tärkein yksittäinen osa. Työkalua on tarkoitus käyttää ohjaajakohtaisilla kursseilla opiskelijoiden opinnäytetöiden aikatauluttamiseen ja vaiheistamiseen. Työkaluun pääsee käsiksi klikkaamalla sen kuvalinkkiä kurssinäkymässä. Jos opiskelija ei ole vielä tehnyt kurssilla etenemissopimusta, niin ensimmäisenä hänet johdatetaan täyttämään sopimuksen Omat tiedot -lomaketta samannimisellä välilehdellä. Lomake on nähtävillä kuvassa 6.2. 16
Kuva 6.2 Omat tiedot -lomake Lomakkeeseen täytetään opiskelijan opinnäytetyötä koskevat perustiedot, kuten työn ohjaaja ja työn aihe sekä määritetään työn arvioitu kesto. Päivämäärät voi joko kirjoittaa niihin varattuihin kenttiin tai ne voi valita kalenterista klikkaamalla tekstikentän vieressä olevaa kalenteria ja valitsemalla siitä haluamansa päivän. Lopuksi syötetyt tiedot tulee tallentaa painamalla Tallenna -nappia. Tallentamisen jälkeen opiskelijan tulee siirtyä Työvaiheet -välilehdelle, joka on nähtävillä alkutilassaan kuvassa 6.3. 17
18 Kuva 6.3 Opinnäytetyön vaiheistus Järjestelmään määritellyt vaiheet on nähtävillä alasvetovalikosta Valitse vaihe. Kyseisiin vaiheisiin kuuluvat: Opinnäytetyösuunnitelman laatiminen Opinnäytetyön teoriaosuus Seminaareihin valmistautuminen Opinnäytetyön empiriaosuus Kypsyysnäyte Työn julkaisu Muu Muu -vaihe on tarkoitettu sellaisille käyttäjille, joiden jokin työn vaihe ei sisälly esimääritettyihin vaiheisiin. Jos käyttäjä valitsee vaiheen Muu, niin näkyviin ilmestyy tekstilaatikko, johon käyttäjä voi antaa vaiheen nimen vapaamuotoisesti.
Vaiheen ja sen aikataulun saa lisättyä valitsemalla haluamansa vaiheen alasvetovalikosta ja määrittämällä sille aloittamis- ja valmistumisajan niille varattuihin tekstikenttiin. Päivämäärän voi kirjoittaa itse tai sen voi valita käyttämällä tekstikenttien vieressä olevia kalentereita. Lopuksi käyttäjän tulee painaa Lisää -nappia, minkä seurauksena määritetty vaihe ilmestyy Gannt -kaavioon. Lisätyt vaiheet listataan myös lomakkeen alareunaan, josta niitä voi vielä tässä vaiheessa poistaa klikkaamalla vaiheen vieressä olevaa punaista ruksia. Klikkaamalla linkkiä Katso tästä esimerkkiaikataulu!, käyttäjä voi katso esimerkkiversion tehdystä Gannt -kaaviosta. Kuvassa 6.4 on esitetty Työvaiheet -välilehti, jossa opinnäytetyön vaiheet on ajastettu. 19 Kuva 6.4 Opinnäytetyö vaiheistettu
Ollessaan tyytyväinen määrittämiinsä vaiheisiin, käyttäjä voi siirtyä Sopimus -välilehdelle, johon on kerätty yhteenveto hänen opinnäytetyönsä tiedoista. Näkymää Sopimus -välilehdeltä on esitetty kuvassa 6.5. 20 Kuva 6.5 Näkymää Sopimus -välilehdeltä Ollessaan tyytyväinen sopimukseensa, käyttäjä voi lähettää sen nähtäväksi ohjaajallensa painamalla Lähetä -nappia. Sopimuksen voi myös tulostaa klikkaamalla lomakkeen oikealla reunalla olevaa tulostinikonia. Kun käyttäjä aikoo lähettää sopimusta, niin häneltä kysytään asiasta vielä varmistus. Jos käyttäjä vahvistaa lähetyksen, niin sopimus lähtee nähtäväksi ohjaajalle, ja hänelle
lähetetään myös sähköposti-ilmoitus tapahtuneesta. Lähetyksen jälkeen käyttäjän tulee odottaa ohjaajan vastausta. Kun ohjaaja on hyväksynyt opiskelijan sopimuksen, niin opiskelijalle ilmestyy työkaluun uusi tila nimeltä Aikataulutyökalu. Aikataulutyökalussa opiskelija voi muokata oman sopimuksensa vaiheita sekä merkitä kaavioon eri tapahtumia. Haluamansa työkalun opiskelija voi valita Valitse työkalu - otsakkeen alla olevista linkeistä. Kuva 6.6 Valitse työkalu Työvaiheet -välilehti näyttää aikataulutyökalussa vastaavalta kuin etenemissopimuksen vastaavassa. Työvaiheita voi muokata, mutta käyttäjän tulee ottaa huomioon, että muokattuja vaiheita ei saa enää poistettua. Muokatut vaiheet näkyvät kaaviossa hieman eri värillä kuin alkuperäiset. Kuva 6.7 Gantt -kaavio muokattujen vaiheiden kera Tapahtumat -välilehdellä opiskelija voi lisätä kaavioon kahdenlaisia tapahtumia: tapaamisia ja ohjaajapalautteita. Välilehti on nähtävillä kuvassa 6.8. 21
Kuva 6.8 Tapahtumat -välilehti Merkittävään tapahtumaan valitaan päivämäärä ja kellonaika, minkä lisäksi valitaan tapahtuman tyyppi ja päätetään lisäksi, näkyykö kyseinen tapahtuma Moodlen Kalenteri -työkalussa. Tapahtumalle voi kirjoittaa myös lisätietoja. Lisätyt tapahtumat listataan lomakkeen alareunaan, josta niitä voi myös poistaa klikkaamalla tapahtuman vieressä olevaa punaista ruksia. Lisäämisen jälkeen tapahtumat merkitään opiskelijan vaihekaavioon. Kuvassa 6.9 on kaavio, jossa näkyy vaiheiden lisäksi myös kaksi tapahtumaa. 22
Kuva 6.9 Kaavio ja kaksi tapahtumaa Ohjauskeskustelu Ohjauskeskustelu on yksi järjestelmän tärkeistä päätyökaluista, ja se on tarkoitettu opiskelijoiden ja heidän ohjaajiensa välisiin ohjauskeskusteluihin. Keskustelut käydään dialogimuodossa, jolloin yksi dialogi kannattaa pidättää käsittelemään yhtä aihetta ja perustaa toiselle asialle toinen dialogi. Viestien mukaan voidaan liittää liitetiedostoja, jotka voivat olla esimerkiksi seminaariesityksiä tai keskeneräisiä töitä, joihin halutaan ohjaajan kommentti. Vapaamuotoiset ja vähemmän viralliset palautukset on tarkoitus suorittaa Ohjauskeskustelun kautta. Ohjauskeskusteluun pääsee klikkaamalla kurssinäkymässä suurta kuvaikonia. Klikkaamisen jälkeen käyttäjä johdatetaan työkalun päänäkymään, jossa on listattuna kaikki omat keskustelut. Päänäkymä listattuine keskusteluineen on nähtävillä kuvassa 6.10. Kuva 6.10 Meneillään olevat keskustelut Viestiketjuihin pääsee sisälle klikkaamalla viestiketjun nimeä. Keskustelukohteen nimeä klikkaamalla pääsee käsiksi kyseisen käyttäjän profiiliin. Näkymän viestiketjuja voidaan järjestellä eri periaattein klikkailemalla taulukon sarakkeiden otsikoita. Lisäksi voidaan päättää, onko järjestys nouseva vai laskeva esimerkiksi lukemattomien viestin tapauksessa. Klikattuaan haluamansa viestiketjun nimeä, käyttäjä ohjataan keskustelunäkymään, johon kerääntyvät kaikki käyttäjien välillä tapahtunut viestintä kyseisessä dialogissa. Keskustelunäkymä on nähtävillä kuvassa 6.11. 23
Kuva 6.11 Keskustelunäkymä Jättämiään viestejä voi muokata näkymässä asetuksissa määrätyn ajan sisällä. Uusi viesti tulee kirjoittaa tekstieditoriin, ja siihen voi liittää liitetiedoston painamalla Selaa.. -nappia. Viesti lähetetään painamalla Lisää viestini -nappia. Ainoastaan opettajat ja ylläpitäjät voivat sulkea viestiketjuja. Uuden dialogin avaaminen on sijoitettu omalle välilehdelleen, jonka nimi on Avaa dialogi. Dialoginavaamislomake on esillä kuvassa 6.12. Kuva 6.12 Dialogin avaaminen Lomakkeella tulee päättää, kenen kanssa dialogi avataan valitsemalla osapuoli Avaa dialogi - alasvetovalikosta. Lomakkeelle tulee myös asettaa dialogin aihe sekä tietenkin ensimmäinen viesti, johon voidaan liittää liitetiedosto. Dialogeja voi avata niin opettajat kuin opiskelijatkin. Tietojen syöttämisen jälkeen käyttäjän tulee painaa Avaa dialogi -nappia, jolloin dialogi avautuu ja se siirtyy avoimien dialogien välilehdelle eli työkalun päänäkymään. Kolmas ja viimeinen välilehti työkalussa on Suljetut dialogit, johon listataan nimensä mukaisesti kaikki suljetut dialogit. Suljettujen dialogien listaus näyttää täysin vastaavalta kuin avoimien dialo- 24
gien. Myös niiden sisällöt säilytetään muuttumattomana. Ainoana erona on, että viestejä ei pääse enää muokkaamaan eikä lisäämään. Yksilöllinen eteneminen Tämä lohkotyökalu on yksi järjestelmän ja ohjaajan kurssipohjan päätyökaluista. Yksilöllinen eteneminen näyttää muiden etenemistyökalujen tavoin valittujen kurssiaktiviteettien ja -resurssien tilanteen taulukkomuodossa niin, että jokainen taulukon solu vastaa yhtä aineistoa tai aktiviteettia. Siinä missä Etenemistaulukko näyttää jokaisen kurssin opiskelijan tilanteen suoritetuissa tehtävissä, Yksilöllinen eteneminen näyttää jokaisen kurssin alueen (eli keskipalstan laatikon) kohteiden tilanteet. Yksi taulukon rivi vastaa yhtä kurssin aluetta, ja rivit ilmestyvät taulukkoon samassa järjestyksessä, kuin alueet ovat kurssipohjalla. Poikkeuksena ovat alueet, jotka ovat piilotettuina sekä kurssin ylimmäinen alue, joka on tarkoitettu työkalujen sijoittamispaikaksi. Nähdäkseen, mitä aluetta kukin taulukon rivi koskee, käyttäjän tulee pitää hiiren kursoria hetken aikaa rivin alussa olevan kasvoikonin päällä. Tällöin näkyviin tulostuu teksti, joka on asetettu riviä vastaavan alueen otsikoksi, joka on todennäköisesti opinnäytetyötä tekevän opiskelijan nimi tai työryhmäläisten nimet. Muilta toimintaperiaatteiltaan Yksilöllinen eteneminen toimii samoin kuin Etenemispalkki ja Etenemistaulu. Indikaattorit ja niiden merkitykset ovat samat kuin mainituissa. Ne voi katsoa kohdasta Etenemispalkki. Kuvassa 6.13 on toiminnassa oleva Yksilöllisen etenemisen ilmentymä. Kuva 6.13 Yksilöllinen eteneminen toiminnassa Taulukon aktiviteettia kuvaavan solun tarkemmat tiedot saa esille, kun vie hiiren kursorin sitä vastaavan solun päälle. HUOM! Yksilöllinen eteneminen on näkyvissä opiskelijoille vain, jos kurssin opettaja on sallinut sen taulukon asetuksista. Sovi tapaaminen 25 Sovi tapaaminen on työkalu, jossa opettajat ja opiskelijat voivat sopia erilaisista opinnäytetöihin liittyvistä tapaamisista. Työkalu toimii periaatteella, jossa ohjaajat ilmoittavat ensin yhden tai joukon aikavälejä, jolloin heille sopii tavata opiskelijoita. Ilmoittamisen jälkeen opiskelijat voivat varata ilmoitettuja aikavälejä ja varauksista lähtee ilmoitus ohjaajalle.
Työkaluilmentymästä ilmestyy kurssinäkymään iso kuvaikoni, jonka kautta työkaluun pääsee sisälle. Opiskelijan päänäkymässä on nähtävillä taulukko tarjolla olevista aikaväleistä ja toiminnot aikavälien varaamiseen sekä poistamiseen. Opiskelijan päänäkymä on esillä kuvassa 6.14. Kuva 6.14 Opiskelijan näkymä Opiskelija voi varata asetuksista riippuen itselleen joko yhden tai useamman aikavälin. Kyseisessä tapauksessa työkalun tilana on, että opiskelijat voivat varata useita aikavälejä kerrallaan, jolloin varausten maksimimäärä koko järjestelmän tasolla on neljä kappaletta. Sarakkeessa Paikkoja voidaan nähdä, kuinka paljon vapaita paikkoja kyseisessä aikavälissä on vielä jäljellä. Kun paikat loppuvat, niin sarakkeeseen ilmestyy kyseisen aikavälin riville teksti Varattu. Opiskelija saa varattua aikavälejä, jotka eivät ole vielä varattu. Varaaminen tapahtuu merkkaamalla halutun aikavälin Valinta -sarakkeen laatikko. Kun opiskelija on tehnyt haluamansa varaukset, niin ne tallennetaan klikkaamalla Tallenna valintani -nappia. Tämän jälkeen opiskelijalle ilmoitetaan onnistuiko varaus vai ei. Varaamisen tallentamisen jälkeen tallentamisesta lähtee ilmoitus ohjaajalle. Tapaamisvaraukset voidaan perua klikkaamalla Poista tapaamiseni -linkkiä. Tällöin kaikki opiskelijan tekemät varaukset perutaan ja perumisilmoitus lähetetään ohjaajalle sähköpostitse. Huom! Sovi tapaaminen ei ole oletuksena käytössä, joten sitä ei välttämättä ole saatavilla joidenkin opettajien kursseilla. 26
Portfolio Portfolio on sekä opiskelijoiden että opettajien käytössä ja sitä voidaan käyttää niin tiedostojen jakamiseen kuin säilömiseen. Portfolioon voidaan sijoittaa materiaali, johon halutaan päästä aina käsiksi tai, mikä on tärkeää kurssilaisille. Portfoliot ovat kurssikohtaisia, eivätkä niiden sisällöt näy kurssin ulkopuolelle. Jaetut Portfolioiden sisällöt ovat käyttäjien kommentoitavissa ja ladattavissa. Portfolio on asetettu ohjaajan kurssille oletuksena ja sen oletussijainti on kurssinäkymän vasemmassa ylälaidassa. Portfolion kurssi-ilmentymä on esillä kuvassa 6.15. Kuva 6.15 Portfolio -lohko Kuten kuvasta 6.15 näkyy, Portfolio on jaettu kahteen osaan, jotka ovat Oma portfolio ja Jaetut portfoliot. Oma portfolio -linkin kautta pääsee hallinnoimaan oman Portfolionsa sisältöä, kun taas Jaetut portfoliot -linkin kautta pääsee katselemaan muiden kurssilaisten jaossa olevaa materiaalia. Oman portfolion päänäkymä on nähtävillä kuvassa 6.16. 27 Kuva 6.16 Oma portfolio Näkymässä esitetään Oman portfolion sisältö ja toiminnot kansioiden sekä tiedostojen lisäämiseen. Näiden lisäksi löytyvät myös selitykset eri ikoneista, joita työkalussa käytetään ja linkki Jaetut
portfoliot -osioon. Uutta kansiota pääsee luomaan klikkaamalla oman nimen vieressä olevaa kansio -ikonia. Klikattuaan ikonia käyttäjä pääsee nimeämään luotavaa kansiota. Kuva 6.17 Uuden kansion luominen Uusi kansio tallennetaan painamalla Lisää -nappia, minkä seurauksena käyttäjä ohjataan takaisin päänäkymään. Päänäkymään on nyt ilmestynyt juuri luotu kansio ja siihen on kohdistettu muutama toimintomahdollisuus. Kuva 6.18 Uusi kansio ja uudet mahdollisuudet Kansion vieressä olevilla ikoneilla voidaan lisätä kansioon uusi kohde, muokata kansiota tai poistaa se kokonaan. Uutta kohdetta lisättäessä käyttäjä ohjataan jälleen uudelle lomakkeelle, joka on kuvan 6.19 mukainen. 28 Kuva 6.19 Uuden kohteen lisääminen Lomakkeeseen tulee syöttää luotavan kohteen nimi sekä kuvaus. Näiden jälkeen kohteeseen voi liittää yhden tai useampia tiedostoja, mutta käyttäjän on hyvä huomata, että tiedostoja ei ole pakko liittää, vaan kohde voi sisältää pelkästään otsikon. Tiedostoja saa liitettyä painamalla ensin Selaa..
-nappia ja hakemalla sen jälkeen halutun tiedoston. Lisää tiedostoja voi liittää painamalla nappia Liitä lisää tiedostoja ja tiedostoja voi poistaa painamalla sitä vastaavaa Poista -nappia. Tiedostot - osion alalaidassa kerrotaan, paljonko yhden käyttäjän Portfolion maksimikoko on. Maksimikoko ei ole opettajien eikä opiskelijoiden päätettävissä. Lopuksi käyttäjän tulee päättää kohteen jaosta. Vaihtoehdot ovat: Jaa opettajien kanssa Jaa kurssilaisten kanssa Älä jaa Uusi kohde tallennetaan painamalla Lisää -nappia. Päänäkymään valittuun kansioon ilmestyy nyt juuri lisätty kohde. Kuva 6.20 Kohde lisätty Kohteen toiminnoilla sitä voidaan muokata, poistaa tai siirtää toiseen kansioon. Jaetut portfoliot -osion päänäkymässä on listattuna erikseen opiskelijat ja opettajat. Ne, joilla on Portfoliossaan jaettua materiaalia, näkyvät listassa sinisinä. 29 Kuva 6.21Jaetut portfoliot -osio Näkymän alareunassa on linkki Oma portfolio -osioon.
Käyttäjä pääsee katselemaan muiden kurssilaisten jaossa olevaa materiaalia klikkaamalla sen henkilön nimeä, jonka materiaaleja hän haluaa katsella. Klikattuaan nimeä, käyttäjä ohjataan näkymään, jossa on listattuna kyseisen käyttäjän jaetut materiaalit. Kuva 6.22 Jaettu materiaali Eri kohteita pääsee tutkailemaan klikkailemalla niiden nimiä. Käyttäjä ohjataan klikkauksen jälkeen kohteen näkymään, joka on kuvan 6.23 mukainen. Kuva 6.23 Kohteen tiedot Kohteen näkymästä selviää kohteen nimi ja kuvaus sekä tietenkin myös itse kohteen sisältö. Jos kohteeseen on sidottu tiedosto, niin sen saa ladattua itselleen klikkaamalla tiedoston nimeä. Alareunan kommenttiosiossa on toiminnot kohteeseen tehtyjen kommenttien katsomiseen tai uuden kommentin luomiseen. Jos kohteeseen on jätetty kommentteja, niin ne näkyvät myös kyseisessä osiossa. Käyttäjän halutessa syöttää itse kommentin, hänen tulee klikata Kommentoi kohdetta -linkkiä. Tällöin käyttäjä ohjataan lomakkeelle, johon kommentti syötetään, minkä jälkeen sen voi julkaista. 30
Kuva 6.24 Kommenttikenttä Kommentti julkaistaan painamalla nappia Suorita. Kommentteja saa poistettua klikkaamalla kommenttilistauksessa linkkiä Poista kommentti. 7 OHJAAJAKOHTAISEN KURSN KÄYTTÖ On tärkeää että niin opettajat kuin opiskelijatkin ymmärtävät ohjaajakurssin toimintaperiaatteet, sillä toiminnaltaan ohjaajakurssit eroavat normaaleista Moodle -kursseista jonkin verran. Näillä kursseilla opiskelijoita ajatellaan vahvasti yksilöinä yksilöllisine aikatauluineen. Tämän luvun tarkoitus on auttaa käyttäjää ymmärtämään ohjaajakohtaisen kurssin toimintaa, jotta hän voi tehdä sillä roolinsa mukaisia suoritteita. Jos opinnäytetyöohjausjärjestelmän ohjeista on valittava yksi luku, jonka käyttäjän on hyvä lukea, niin se on tämä. On kuitenkin suotavaa, että käyttäjä tutustuisi myös ohjeiden muihin osiin, jotta hän pystyisi hyödyntämään ja ymmärtämään järjestelmää paremmin. Pääsy kurssille Oman ohjaavan opettajan kurssille pääsee etsimällä hänen ohjaajakurssinsa järjestelmän kurssilistauksesta ja klikkaamalla sen nimeä. Jos ohjaaja on asettanut kurssille avaimen, niin opiskelijan tulee syöttää vaadittu avain, ennen kuin hän pääsee kurssin jäseneksi. Ohjausprosessi Ohjaavilla opettajilla on kursseillaan tietty ohjausprosessi, jonka mukaan opiskelijoiden ohjaus hoidetaan. Seuraavissa alakohdissa kerrotaan, kuinka opiskelijan roolissa toimitaan ohjausprosessissa. 31
Etenemissopimuksen täyttö Saavuttuaan ohjaajansa kurssille, opiskelijan ensimmäinen tehtävä on täyttää omaa opinnäytetyötään koskeva suunnitelma, joka tunnetaan nimellä etenemissopimus. Etenemissopimukseen täytetään omaa opinnäytetyötä koskevat perustiedot sekä vaiheistetaan työ ja annetaan kullekin vaiheelle aikataulusuunnitelma. Opiskelija voi täyttää etenemissopimuksen joko yksin tai suunnitella ja täyttää se yhdessä opettajan kanssa. Jos samaa opinnäytetyötä tekee useampi kuin yksi henkilö, niin on ohjaajan päätettävissä, haluaako hän sopimuksen vain yhdeltä vai kaikilta ryhmäläisiltä. Asialla ei ole käytännössä suurta merkitystä. Opiskelija, joka ei ole hyväksyttänyt sopimusta, ei näe Oma etenemissopimus -työkalua lainkaan. Sopimusta pääsee täyttämään klikkaamalla Opinnäytetyön aikataulu -kuvalinkkiä kurssinäkymän yläosassa. Kuva 7.1 Opinnäytetyön aikataulu -kuvalinkki Jos kuvalinkkiä ei ole näkyvissä kurssilla, niin sille ei ole vielä asetettu Opinnäytetyön aikataulu - työkalua. Ensimmäinen työkalun välilehti on nimeltään Omat tiedot, johon syötetään työtä koskevat perustiedot kuten sen aihe ja ohjaava opettaja. Täytettyään lomakkeeseen tarvittavat kohdat, määritettyään opinnäytetyönsä arvioidun keston ja tallennettuaan tiedot, opiskelija on valmis siirtymään seuraavalle välilehdelle, joka on nimeltään Työvaiheet. Työvaiheissa opiskelija vaiheistaa oman työnsä ja määrittää vaiheille aikataulut. Vaiheistuksessa voi käyttää apuna valmiiksi määritettyjä vaiheita, joiden pitäisi olla sopivia useimmissa käyttötapauksissa. Jos valmiit vaiheet eivät sovi opiskelijalle, niin hän voi käyttää vaihetta Muu ja nimetä sen haluamallaan tavalla. Kun opiskelija on tyytyväinen vaiheisiinsa, niin hänen tulee siirtyä viimeiselle välilehdelle, joka on nimeltään Sopimus. Tällä välilehdellä on yhteenveto koko opiskelijan juuri tekemästä etenemissopimuksesta. Jos opiskelija on tietoihin tyytyväinen, niin hän voi lähettää sopimuksen nähtäväksi ohjaajalleen. Etenemissopimuksen saa myös tulostettua klikkaamalla tulostinikonia. Lähettämisen jälkeen ohjaajalle lähtee tapahtumasta sähköposti ja opiskelija voi jäädä odottamaan ohjaajansa vastausta sopimusehdotukseen. Jos opettaja hyväksyy etenemissopimusehdotuksen, niin prosessissa voidaan siirtyä seuraavaan vaiheeseen. Jos taas opettaja pyytää sopimukseen muutosta, niin opiskelijan on tehtävä suunnitelmaan vaadittavat muutokset ja lähettää sopimus uudelleen opettajalle. 32
Opiskelijan kurssialueen perustaminen Kun ohjaaja on hyväksynyt opiskelijan etenemissopimuksen, niin hänen tulee valmistella sopimuksen mukainen kurssialue opinnäytetyön tekijälle/tekijöille. Kuva 7.2 Valmistelematon kurssialue Opettaja aloittaa valmistelun varaamalla työtä tekevälle taholle oman kurssialueen kirjoittamalla alueen otsikoksi niiden opiskelijoiden nimet, jotka alkavat suorittamaan kyseessä olevaa työtä. Seuraavaksi opettaja asettaa aikarajat alueen palautuslokeroihin, jotka vastaavat kyseisen opinnäytetyön vaiheita. Oletuksena jokaisella kurssialueella on neljä palautuslokeroa, mutta jos opinnäytetyössä on muita tärkeitä vaiheita, niin palautuslokeroita voi olla alueella enemmänkin. Vähemmän tärkeät palautukset tulee suorittaa Ohjauskeskustelun kautta. Palautuslokeroiden aikarajat tulee laittaa niin, että lokeroon tehtävän palautuksen viimeinen palautuspäivämäärä on sitä vastaavan vaiheen päättymispäivämäärä tai ainakin mahdollisimman lähellä sitä. Näin opiskelijan työlle saadaan asetettua tietyt etapit, joiden saavuttamista voidaan tarkkailla Yksilöllisellä etenemisellä. Aikarajat asetettuaan opettajan tulee vielä asettaa juuri varattu kurssialue näkyville, jotta opiskelija pääsee käsiksi sen sisältöön. Kun palautuslokeroiden aikarajat on asetettu ja alue on asetettu opiskelijoiden saataville, niin Yksilöllinen eteneminen -taulukkoon ilmestyy uusi rivi, joka seuraa alueen palautusten tilannetta. Kuva 7.3 Yksilöllinen eteneminen, joka tarkkailee yhtä kurssialuetta Opiskelijat näkevät Yksilöllisen etenemisen vain, jos opettaja on sallinut sen työkalun asetuksista. Näiden alkuvalmistelujen jälkeen opiskelija voi alkaa tekemään palautuslokeroihin vaadittavia palautuksia sekä toimimaan kurssilla myös muutoin. Viimeinen oletuspalautuslokero, joka on nimeltään Ilmoitus valmiista opinnäytetyöstä, on tarkoitus käyttää nimensä mukaisesti vain asiasta ilmoittamiseen. Ilmoituksen voi suorittaa, kun opiskelija on lähettänyt opinnäytetyön Theseus -verkkokirjastoon. Koko opinnäytetyötä ei tarvitse palauttaa opinnäytetyöohjausjärjestelmään, koska se palautetaan joka tapauksessa Theseukseen. 33
Ohjauskeskustelun käyminen Ohjauskeskustelu on tärkeä työkalu järjestelmässä sekä opettajille että opiskelijoille. Siihen pääsee klikkaamalla kurssinäkymässä Ohjauskeskustelu -kuvalinkkiä. Kuva 7.4 Ohjauskeskustelu -kuvalinkki Keskustelu toimii dialogiperiaatteella ja dialogin voi perustaa kumpi tahansa osapuoli. Ohjauskeskusteluun kannattaa keskittää kaikki opinnäytetyöohjaukseen liittyvä keskustelu. Siellä voi myös tehdä välipalautuksia, joita ohjaaja pääsee kommentoimaan. Liitemateriaalina voi toimia myös esimerkiksi lähdemateriaalit tai seminaariesitykset, joihin opiskelija haluaa ohjaajalta palautetta. Työkalun kautta voidaan hoitaa kaikki vähemmän tärkeät palautukset, jolloin ohjaajan ei tarvitse luoda opiskelijalle uusia palautuslokeroita, joihin palautus tehtäisiin. Prosessin lyhyt yhteenveto Ohjaajan pohjan käyttöprosessi menee siis pääpiirteissään seuraavasti: Opiskelija tulee kurssille ja täyttää etenemissopimuksen joko itsenäisesti tai yhdessä ohjaajan kanssa. Ohjaaja hyväksyy sopimuksen. Ohjaaja valmistelee opiskelijalle kurssialueen muokkaamalla yhteenvedon ja asettamalla aikarajat palautuslokeroihin sekä lopuksi asettamalla alueen näkyviin. Opiskelija tekee palautuksia ja käy ohjauskeskustelua. Menettely ryhmän kanssa 34 Jos opiskelijat tekevät opinnäytetyötä ryhmässä, niin se ei aiheuta prosessiin suuria muutoksia. Ryhmän kaikkien jäsenten tulee ottaa osaa ohjaajan kurssille. Etenemissopimuksen osalta ohjaaja voi päättää, haluaako hän sopimuksen kaikilta vai vain yhdeltä ryhmän jäseneltä. Jos sopimus otetaan vain yhdeltä, niin asialla ei ole suurta merkitystä. Se opiskelija, joka ei ole tehnyt etenemissopimusta, ei näe Oma etenemissopimus -lohkoa ja hänen sopimuksensa tila Opinnäytetyön aikataulun päänäkymässä säilyy tilassa Valmisteilla. Jos opettaja
haluaa kaikilta osapuolilta sopimuksen, niin kaikkiin kappaleisiin tulee luonnollisesti samat tiedot työn suorittajan nimeä lukuun ottamatta. Kurssialueiden nimeämisen kohdalla asia toimii niin, että kurssin yhteenvetoon laitetaan kaikkien ryhmäläisten nimet (tai mitä tunnistuskeinoa kurssilla käytetäänkään). Molemmat nimet näkyvät tällöin myös Yksilöllisen etenemisen aluetta vastaavalla rivillä. Alueen palautuslokeroihin ryhmän kaikki osapuolet voivat tehdä palautuksia. Merkintä taulukkoon tulee heti, kun lokeroon on tullut yksikin palautus. Mahdolliset poikkeustilanteet Tässä alakohdassa esitetään tunnettuja poikkeustiloja ja niiden kanssa menettelyyn on otettu kantaa. Opiskelija tekee palautuksen väärään palautuslokeroon Jos opiskelija tekee palautuksen vahingossa toisen opiskelijan palautuslokeroon, niin hänen tulisi ilmoittaa siitä kurssin opettajalle. Tarkkaavainen opettaja huomaa väärän palautuksen myös itsekin. Mikäli palautuksia tehdään väärään lokeroon, niin ohjaaja perustaa kyseisen lokeron tilalle uuden lokeron siinä tapauksessa, että sen oikea omistaja ei ole vielä ehtinyt tehdä lokeroon palautusta. Jos taas lokeron haltija on jo ehtinyt tehdä palautuksen ennen lipsahdusta, niin väärästä palautuksesta ei ole juuri haittaa. Kuinka opiskelijan alueen saa näkymään vain hänelle itselleen? Ohjaajakohtaisilla kursseilla avatut kurssialueet näkyvät oletuksena kaikille kurssin käyttäjille. Sen ei pitäisi kuitenkaan olla käyttäjille ongelma, koska eri alueet on selkeästi merkitty ja kukin käyttäjä näkee ainoastaan toisten käyttäjien palautuslokerot eli toisin sanoen opinnäytetöiden vaiheet. Jos joku käyttäjä ei halua alueensa näkyvän muille kurssin osallistujille, niin hän voi ottaa yhteyttä kurssin ohjaajaan asian tiimoilta. Toinen ohjaaja samalle kurssille 35 Vastaus kysymykseen: Voiko samalla kurssipohjalla toimia kaksi ohjaaja? on, että voi. Ohjaajan voi asettaa kurssille joko ylläpitäjä tai kurssilla toimiva ohjaava opettaja. Toinen ohjaaja toimii kurssilla samaan tapaan kuin kurssin omistava ohjaajakin. Heidän tulee vain sopia keskenään käytännön asioista, kuten kuka huolehtii opiskelijan palautusten tarkistamisesta ja niin edelleen.
Opiskelijalla tai ryhmällä on useita ohjaajia Siinä tapauksessa, että jollakin opinnäytetyötä tekevällä taholla on useampi kuin yksi ohjaaja, niin ohjaajat voivat sopia keskenään, kenen kurssipohjaa ohjaamiseen käytetään. Tämän jälkeen muut ohjaajat lisätään kyseisen ohjaajan kurssille. Opiskelija vaihtaa ohjaajaa Jos opiskelija vaihtaa kesken työn opinnäytetyön ohjaajaa, niin toimenpiteeksi riittää, että hänet poistetaan kurssilta ja kyseisen opiskelijan kurssialue uusitaan. Opiskelija aloittaa toimimisen uuden ohjaajan pohjalla samaan tapaan kuin vanhankin. 8 SÄHKÖPOSTI-ILMOITUKSET Alla on lueteltuna keskeiset sähköposti-ilmoitustapahtumat työkaluittain eroteltuna. Sulkuihin on merkitty ilmoituksen vastaanottaja. Nämä ilmoitukset ovat vain järjestelmän oletusasetuksena, joten kaikista listatuista tapahtumista ei välttämättä lähde ilmoitusta kaikilla kursseilla. Opinnäytetyön aikataulu: Ohjauskeskustelu: Sovi tapaaminen: Palautuslokerot: Opiskelija lähettää etenemissopimuksen (opettaja) Opettaja on käsitellyt etenemissopimuksen (opiskelija) Keskusteluun saapuu uusi viesti (opettaja ja opiskelija) Ilmoitettu aikaväli on varattu (opettaja) Tapaaminen on peruttu (opettaja ja opiskelija) Tilattu muistutus haluttuna ajankohtana (opettaja ja opiskelija) Palautus on tehty (opettaja) Palautus on arvioitu (opiskelija) 36
37