Loviisa2010 kuntaliitosprosessin viestintäsuunnitelma Käsitelty: viestintäryhmässä 3.9.2008 ja 22.9.2008 valmisteluryhmässä 23.9.2008 väliaikaisessa järjestelytoimikunnassa 30.9.2008 Viestinnän yleinen visio: Viestintä ylläpitää asukkaiden hyvinvointia ja yhteisöllisyyttä. Päätöksen teko on läpinäkyvää ja kuntalaisten osallistuminen laajaa. Asukkaat, yritykset, luottamushenkilöt, henkilöstö ja media saavat tietoa ajoissa ja ymmärrettävästi esitettynä. Kunnan maine tukee kunnan kehittämistä ja luo seudulle vetovoimaa. (Kunnan viestintä, Suomen kuntaliitto 2004) Lähtökohtatilanne tämä viestintäsuunnitelma keskittyy kuntaliitosprosessin valmisteluvaiheen viestintään ajanjaksolla syksy 2008 syksy 2009 viestintäsuunnitelmaa tarkennetaan tarpeen mukaan, joissakin prosessin vaiheissa on tarpeen tehdä viestintäsuunnitelma viikon tai jopa päivän tarkkuudella viestintäsuunnitelma aikataulutetaan kuntaliitosprosessin aikatauluun, mm. mediatiedotteet/tiedotustilaisuudet, henkilöstöinfo, tiedotuslehdet ja kuntalaisfoorumit vuoden 2009 aikana valmistaudutaan uuden Loviisaan viestintään: uudelle Loviisan kaupungille laaditaan erillinen viestintäsuunnitelma, visuaalinen ilme, graafiset ohjeet ja markkinointisuunnitelma, jotka astuvat voimaan 1.1.2010 alkaen Sisältö 1 Viestinnän linjauksia 2 Prosessin toimijoiden viestintä 3 Luottamushenkilöviestintä 4 Henkilöstöviestintä 5 Kuntalaisviestintä 6 Mediaviestintä 7 Muut sidosryhmät 1 Viestinnän linjauksia * viestintä on keskeinen osa kuntaliitosprosessia * viestintä perustuu hyvän kuntaviestinnän periaatteisiin ja toimintatapoihin * tavoitteena on, että puhutaan oikeita asioita, oikeassa paikassa ja oikeaan aikaan * viestintää hoidetaan avoimesti, suunnitelmallisesti, johdonmukaisesti, aktiivisesti, vuorovaikuttei-
suutta ja osallisuutta edistävästi * vuorovaikutusta lisätään prosessin edetessä * viestintää hoidetaan samansisältöisesti, samanaikaisesti ja molemmilla kielillä kaikissa kunnissa ja kuntayhtymässä * kuntaliitosprosessin viestintää johtaa kuntaliitoksen valmisteluvaiheessa väliaikainen järjestelytoimikunta/järjestelytoimikunta, joka hyväksyy viestintäsuunnitelman * käytännössä viestintää johtaa valmisteluryhmä ja siitä vastaa viestintävastaaviksi nimetyt henkilöt * viestinnässä käytetään olemassa olevia, toimiviksi havaittuja kuntien viestintäorganisaatiota ja viestintäkäytänteitä sekä kehitetään avoimesti uusia viestintäkanavia, joiden käyttöönotosta informoidaan ajoissa * jokainen toimialaryhmä kiinnittää myös erityisesti huomiota viestintään * viestinnän tavoitteena on luoda yhteinen, positiivinen henki uuteen kuntaan 2 Prosessin toimijoiden viestintä * valmisteluryhmän, sektorikohtaisten työryhmien ja muiden työryhmien sekä väliaikaisen järjestelytoimikunnan/järjestelytoimikunnan viestintäyhteistyö (kuntaliitosprosessin sisäinen tiedonkulku) on avainasemassa, jotta prosessista voidaan tiedottaa tehokkaasti muille tahoille * eri ryhmien esityslistoista, muistioista, kokouskutsuista ym. käytännön järjestelyistä vastaa ko. ryhmän sihteeri * työryhmät raportoivat kokouksistaan muutosjohtajalle; muutosjohtaja osallistuu toimialakohtaisiin työryhmiin ja koordinoi ryhmien työtä * valmisteluryhmän muistiot lähetetään valmisteluryhmän jäsenille, väliaikaiselle järjestelytoimikunnalle ja kuntien ja kuntayhtymän johtoryhmille, muistion pohjalta laadittu yhteenveto lähetetään henkilöstölle ja medialle (median kautta asukkaille) ja väliaikaiselle järjestelytoimikunnalle/järjestelytoimikunnalle (jäsenet + varajäsenet) * väliaikaisen järjestelytoimikunnan/järjestelytoimikunnan esityslistat ja pöytäkirjat julkaistaan www.loviisa2010.fi-sivuilla (ennen niitä Loviisan kotisivuilla www.loviisa.fi) * ulkoisesta tiedottamisesta vastaavat (pääsääntöisesti) valmisteluryhmän ja väliaikaisen järjestelytoimikunnan puheenjohtajat yhdessä viestinnästä vastaavan henkilön kanssa * kaikkien väliaikaisen järjestelytoimikunnan/järjestelytoimikunnan kokouksen esityslistalla on kohta Viestintä, kokouksen jälkeen lähetetään mediatiedote ja järjestetään tarvittaessa puheenjohtajan aamukahvit median kanssa aina kokouksen jälkeisenä aamuna * eri ryhmien materiaalit välitetään pääsääntöisesti sähköpostilla (koko henkilöstölle tarkoitetut aineistot Loviisassa ja kuntayhtymässä pääsääntöisesti sisäisessä verkossa intrassa, muilla myöhem-
min myös intrassa) * Loviisan kotisivujen yhteydessä toimiva extranet otetaan työryhmien jäsenten käyttöön vuoden vaihteessa 2008-2009 3 Luottamushenkilöviestintä * kaikkien kuntien valtuustot ja hallitukset ovat tärkeitä kuntaliitosprosessin sidosryhmiä, toimialakohtaisen valmistelun edetessä myös lautakunnat * kuntaliitosprosessin etenemisestä esitetään tiivis raportti kaikkien kuntien kaikissa hallitusten ja valtuustojen kokouksissa; jokaisen kokouksen esityslistalla on kohta Kuntaliitosprosessi (vastuu kunnanjohtajilla), lautakunnissa vastuu on esittelijällä * tavoitteena on, että luottamushenkilöille kerrotaan kuntaliitosprosessin sisällöstä ja etenemisestä samansisältöisesti, yhtäaikaisesti ja mahdollisimman varhain * luottamushenkilöt voivat seurata kuntaliitosprosessia loviisa2010-sivuilta ja heille välitetään valmisteluryhmän/viestintäryhmän päättämällä tavalla ja ajankohtina muuta keskeistä tietoa sähköpostilla * kaikkien kuntien valtuustoille järjestetään seminaareja ja koulutustilaisuuksia, joiden viestinnästä (julkisuudesta) sovitaan erikseen 4 Henkilöstöviestintä * kick-off, ensimmäinen henkilöstön yhteinen koulutustilaisuus 24.9.2008 Eräänä kauniina päivänä Ahvenlaaksossa, Kuntaliiton teatteriesitys * tavoitteena on, että kaikkien kuntien henkilöstölle kerrotaan kuntaliitosprosessin sisällöstä ja etenemisestä samansisältöisesti, yhtäaikaisesti ja mahdollisimman varhain ennen ulkoista viestintää (mm. mediaa) * valmisteluryhmän toiminnasta tiedottaa valmisteluryhmän sihteeri * tieto välitetään laajasti henkilöstön saataville sähköpostia ja intraa hyväksi käyttäen; esimiesten vastuulla on välittää tieto myös niille, jotka eivät ole sähköisten kanavien tavoitettavissa * koko henkilöstölle tarkoitettuja tiedotus- ja keskustelutilaisuuksia järjestetään syksyllä-talvella 2008-2009 ( kuntakierros, kaikki kunnanjohtajat osallistuvat kaikkiin tilaisuuksiin + luottamusjohto)
* lisäksi työyhteisökohtaiset lähimpien esimiesten ja henkilöstön tilaisuudet ovat tärkeitä * toimialojen/yksiköiden esimiehillä on vastuu viestinnästä kuten muulloinkin, mutta ei itsenäistä viestintäroolia ulkoisessa viestinnässä; erityisen tärkeää on informaation kulku organisaatioiden sisällä johdolta esimiehille ja edelleen työntekijöille * kuntaliitosprosessin etenemistä tulee käsitellä säännöllisesti mm. työpaikkakokouksissa (joka kokoukseen kohta Kuntaliitosprosessi) * henkilöstöjärjestöjen edustajat/pääluottamusmiehet ja yhteistyötoimikunnat tulee erityisesti huomioida viestinnässä; henkilöstöjärjestöjen edustajat kuuluvat välikainen järjestelytoimikuntaän; perustettava yhteistoimintaelin vastaa tiedottamisesta omille ryhmilleen * kuntien organisaatiossa henkilöstöviestinnässä käytetään pääsääntöisesti sähköpostia (myöhemmin intraa) * henkilöstöviestintä on mahdollisimman vuorovaikutteista, esim. intrassa palautemahdollisuus, keskustelupalsta ja/tai kysy-vastaa palsta * henkilöstöä opastetaan käyttämään loviisa2010-sivuja (myöhemmin myös intraa) 5 Kuntalaisviestintä * lähtökohta: kuntalaisia kiinnostaa ennen kaikkea se, millä tavoin muutos vaikuttaa heidän arkeensa ja elämäänsä * kaikkien kuntien asukkaille kerrotaan kuntaliitosprosessin sisällöstä ja etenemisestä samansisältöisesti, yhtäaikaisesti ja mahdollisimman varhain * keskeisiä viestintäkeinoja ovat www-sivusto ja media * muutosta johtavien henkilöiden kirjoitukset paikallisissa lehdissä säännöllisesti (ja blogina netissä); paikallislehtien kanssa yhteistyössä kuntaliitospalsta * kuntajohtajien kyselytunti suorassa lähetyksessä paikallisradioissa (=on-line kysy-vastaa-palsta), vaikka kerran talvella 2008-2009, kerran keväällä 2009 ja kerran syksyllä 2009 * infolehti kaikkiin talouksiin kaksi kertaa vuodessa: ensimmäinen tammi-helmikuussa 2009, toinen ennen kuntavaaleja syyskuussa 2009 (vrt. syksy 2007 ennen kansanäänestystä) * maaliskuusta 2009 alkaen järjestetään yleisötilaisuuksia/keskustelufoorumeja kaikkien kuntien alueella (vastuu kunnanjohtajat + luottamusjohto), tilaisuuksista tiedotetaan infolehdessä ja ilmoituksissa paikallislehdissä ja netissä * kuntalaisille jaettava tieto löytyy myös kaikkien kuntien toimipisteistä
* kuntaliitoksen teemapäiviä muiden tapahtumien yhteydessä, jolloin ihmiset muutenkin ovat liikkeellä (vrt. markkinateltta ennen kansanäänestystä) * esitteitä ja erilaisia viestintäkampanjoita * tutustumismatkoja kuntalaisille uuden kunnan eri osiin (vasta 2010) * luodaan oma kuntaliitosprosessin verkkosivusto www.loviisa2010.fi * perusinformaatiota kuntaliitosprosessista ja sen taustasta * ajankohtaista tietoa kuntaliitosprosessista * perustellaan mihin muutostarpeeseen yhdistymisellä vastataan * perustellaan mitä kuntaliitoksella tavoitellaan, mikä on tulevaisuuden visio * mihin asioihin kuntaliitos tulee vaikuttamaan ja mihin asioihin kuntaliitos ei tule vaikuttamaan (= kuntaliitoksen vaikutus palvelujen käyttäjille, esimerkkejä) * aikataulu kuntaliitoksen etenemisestä * niiden henkilöiden yhteystiedot, joka vastaavat kuntaliitosta koskeviin kysymyksiin * kuntaliitosta koskevat asiakirjat ja päätökset, esim. väliaikaisen järjestelytoimikunnan/järjestelytoimikunnan esityslistat ja pöytäkirjat * kansalaiskeskustelua ja vuorovaikutusta edistetään * kerrotaan miten kuntalaiset voivat vaikuttaa kuntaliitosprosessin aikana * kysy-vastaa-palstat * keskustelupalstat * muutosta johtavien blogit * palaute-toiminto * ym 6 Mediaviestintää * mediaviestintää hoidetaan aktiivisesti ja mediaa kohdellaan tasapuolisesti * medialle lähetetään tiedotteita ja järjestetään tiedotustilaisuuksia sovitulla tavalla ja aikataululla * mediaa opastetaan käyttämään aktiivisesti loviisa2010-sivustoa * mediaviestinnässä käytetään samansisältöisiä mediajakelulistoja (paikallinen, maakunnallinen, valtakunnallinen riippuen asiasta ja tilaisuudesta) * jokaisen valmisteluryhmän kokouksen jälkeen lähetetään infokirje myös medialle, median kyselyihin vastaavat puheenjohtaja tai sihteeri * väliaikaisen järjestelytoimikunnan/järjestelytoimikunnan kokouksen jälkeen lähetetään mediatiedote ja järjestetään tarvittaessa puheenjohtajan aamukahvit, median kyselyihin vastaa puheenjohtaja yhdessä viestinnästä vastaavan henkilön kanssa * järjestetään mediaseuranta uuteen Loviisaan liittyvästä uutisoinnista ja mielipidekirjoittelusta
7 Muut sidosryhmät elinkeinoelämä järjestöt Järjestetään tiedotus- ja keskustelutilaisuuksia kuntaliitoksen vaikutuksista yritysten ja yhdistysten toimintaan. seurakunnat Lapinjärven kunta muut naapurikunnat ************************************************** Lopuksi muistakaamme: Viestintä tukee uuden kunnan identiteetin ja yhteisöllisyyden vahvistumista. Viestintäteot vaikuttavat myös uuden kunnan maineen rakentumiseen. Kunnan maine rakentuu niissä tarinoissa, joita kunnan työntekijät ja päättäjät, kuntalaiset sekä sidosryhmät kertovat kunnasta ja sen toiminnasta muutostilanteessa. (Muutosviestinnän avaimet kuntaliitoksissa, Kuntaliitto 2008)