Videotuotantojen kilpailutuksen käsikirja

Esipuhe Tämä käsikirja on tehty videotuotantojen ostajalle, jotta ostaja saisi itselleen juuri sitä mitä haluaa: laadukkaan videotuotannon, joka täyttää - ja miksei jopa ylitäkin - ostajan toiveet. Eli, tämän käsikirjan avulla voit hankkia itsellesi parhaan mahdollisen videotuotannon kustannustehokkaimpaan hintaan. Sisällysluettelo Videotuotannon vaiheet 5 Prosessikaavio 6 Esimerkki tarjouspyynnöstä 8 Käsikirja on tehty siten, että siinä olevia tietoja & vinkkejä voivat hyödyntää kaiken kokoiset organisaatiot. Käsikirja sopii myös kaikenlaisten videotuotantojen kilpailuttamiseen. Kilpailutuksen kohteina voivat olla niin suuret kuin pienemmätkin tuotantoyhtiöt. Menestyksellisiä videotuotantoja toivottaen, Sampo Leino, MASSIVE Helsinki Oy Kai Tarkka, TrueStory Tarjouspyynnön Check-List 9 Kilpailutuksen tulokset 11 Mistä löytyvät videoiden tekijät? 12 Yhteystiedot 13 2 3

Ja kaikki alkoi suunnittelusta... Videotuotantojen hankinnassa kaikki lähtee etukäteissuunnittelusta. Vaikka naapurifirmalla onkin jo YouTube-tili ja esittelyvideoita tehtynä, niin se ei ole riittävä peruste omien videotuotantojen hankintaan. Ei sittenkään, vaikka oma mainos- tai viestintätoimistokin painostaisi videoiden tekemiseen. Videon käyttöön pitää olla olemassa jokin syy ja peruste. Videon on palveltava markkinoinnin ja viestinnän kokonaisuutta siten, että se tuo siihen jotain olennaista lisäarvoa. Video on ennen kaikkea tekstiä ja valokuvaa tehokkaampi tunnelmien välittäjä ja mielikuvien luoja. Käytä sen vuoksi videota ensisijaisesti juuri siihen tarkoitukseen, johon ne sopivat parhaiten. Videotuotannon vaiheet Videotuotantojen kilpailutuksen tarkoituksena on saada käytetylle rahalle paras kate. Tämän saavuttaminen edellyttää videotuotantoprosessin ymmärtämistä: mitä erilaisia vaiheita on käytävä läpi, jotta erinomainen idea muuttuu lopulta erinomaiseksi videoksi. Videon etukäteissuunnittelu ja omien markkinoinnin ja viestinnän tarpeiden kartoittaminen on tärkeintä ostajalle. Kun ne ovat kirkkaina mielessä, on tarjouspyynnön tekeminen helpompaa. Tuotantoyhtiö osaa vastata hyvin tehtyyn tarjouspyyntöön selkeästi ja videotuotantoprosessin ymmärtävä ostaja osaa puolestaan paremmin vertailla tuotantoyhtiöiden tarjouksia keskenään. Jos yleisösi (asiakkaasi) löytyy YouTuben ja muun sosiaalisen median kautta, on videoiden käyttö ehdottomasti paikallaan. Vain katsottu video on toimiva video, joten ennakkosuunnittelun, esituotannon ja varsinaisen tuotannon lisäksi keskeinen osa videotuotantoa on jakelusta ja markkinoinnista huolehtiminen. Seuraavilla sivuilla esittelemme ensin lyhyesti videotuotantoprosessin kokonaisuudessaan. Sen jälkeen annamme runsaasti konkreettisia vinkkejä siitä, kuinka tuotantoyhtiöitä kannattaa kilpailuttaa. 4 5

Prosessikaavio Esituotanto Tuotanto Jälkituotanto Julkaisu Päätetään videon tavoitteet (mitä halutaan kertoa ja kenelle & mitä tuloksia videolta odotetaan) Aikataulutus Mahdolliset kuvauskohteet (henkilöt ja sijainnit) kuvaus äänitys muun materiaalin keruu kuvittaminen, säveltäminen & muu luominen leikkaus planssit jälkiäänityöt värimäärittely tekstitys siirto toimitusmuotoon siirto levitysalustaan markkinointi Käsikirjoitus Budjetti 6 7

Esimerkki tarjouspyynnöstä CASE: Uuden verkkopalvelun esittelyvideo From: asiakas@omayritys.fi To: tuottaja@tuotantoyhtio.fi Subject: Tarjouspyyntö - Uuden verkkopalvelun esittelyvideo Olemme lanseeraamassa uuden verkkopalvelun, jonka avulla käyttäjät löytävät helposti edullisimmat toimistotarvikkeet. 1) Toivoisimme että videon kesto olisi noin 2 minuuttia ja siitä kävisi ilmi miten helppoa palvelua on käyttää. 2) Haluamme että videossa haastatellaan palvelun käyttäjiä, sekä suunnittelijaa. Kuvauksen saa tehdä toimistossamme. Lisäksi videossa halutaan näyttää ruutukaappauksena päätoiminnot. 3) Haluamme julkaista videon YouTube kanavallamme, sekä näyttää sitä tapahtumissamme. 4) Haluamme että tuotantoyhtiö tekee käsikirjoituksen yhteistyössä viestintätiimimme kanssa. 5) Videon on oltava valmis 10.9.2015, jolloin esitämme sen lanseeraustilaisuudessamme. 6) Video saa maksimissaa maksaa 5000. 7) Ystävällisin terveisin, Asiakas Tarjouspyynnön Check-List Tavoite (yleisesittely / tarve) Mistä halutaan kertoa (Esim. uuden johtajan esittely) Kenelle video on tarkoitettu (Sisäiseen tiedotukseen yrityksen työntekijöille) Mitä sillä halutaan saavuttaa (toimitusjohtaja haluaa antaa itsestään lähestyttävän kuvan) Miten tuloksia mitataan (Saako toimitusjohtaja viestejä uuteen palautekanavaansa, lähestyvätkö työntekijät johtajaa aikaisempaa enemmän, toivottujen katselukertojen määrä) Kestotoive Kuinka lyhyessä ajassa tämän voi kertoa? Onko vastaavista esimerkkejä (hyviä ja huonoja) Materiaali, tekotapa ja muoto Mitä materiaalia voi tarjota tuotantoyhtiölle (logot, kuvat, videoarkiston materiaali, graafiset ohjeet, musiikki yms) Genre (haastatteluvideo, livelähetys, musiikkivideo, mainosvideo, tiedote, esittelyvideo, animaatio yms) Voiko ehdottaa kuvauskohteita (haastateltavat ihmiset, mallit, tilat, puhujat) Mahdolliset esimerkit muiden vastaavista videoista 1) Yleisesittely ja tarve 2) Kestotoive ja vaikutus 3) Materiaali, tekotapa, muoto 4) Jakelu, esitysoikeudet 5) Toimintatapa 6) Aikataulu 7) Budjetti 8 9

Kilpailutuksen tulokset Jakelu ja esitysoikeudet Missä video esitetään (YouTube, TV, sosiaalinen media, julkiset tilaisuudet, yksityiset tilaisuudet...) Mitä oikeuksia toivot itsellesi (esitysoikeudet muissa kanavissa, myyntioikeudet, muokkausoikeudet, oikeudet raakamateriaaliin) Toimintatapa Missä kaipaamme apua ja missä tuotantoyhtiö voi auttaa (esim. tarvitsetko apua jo hankkeen määrittelyssä, ovatko tavoitteet ja tekotapa selvillä?) Aikataulu ja budjetti Vähintään milloin oltava valmista, milloin tuotanto ja jälkituotanto toivotaan tehtävän (esim. johtajan haastattelu onnistuu vain silloin ja silloin) Mitä video saa maksimissaan maksaa tai budjettihaarukka Kilpailutuksen tulosten vertailuun on vaikea antaa yksityiskohtaisia ohjeita. Videotuotannot eroavat toisistaan, mutta yksi vertailukohta on aina olennainen: referenssit. Jos tuotantoyhtiöllä on esittää referenssejä samankaltaisista videotuotannoista, joita olet nyt kilpailuttamassa, niin se helpottaa päätöksentekoa. Voit hyvin soittaa referenssivideon tilaajalle ja kysyä häneltä kommentteja tuotantoyhtiön toiminnasta. Selvitä referenssien lisäksi ainakin, että kuinka tuotantoyhtiö on: huolehtinut viestinnästään asiakkaan suuntaan pysynyt sovitussa aikataulussa pysynyt sovitussa hinnassa täyttänyt kaikki muut sovitut velvoitteensa 10 11

Mistä löytyvät videoiden tekijät? Satu ry:n sivuilta www.satu.fi Markkinointiviestintä Toimistojen Liitto ry:stä www.mtl.fi/fi/yrityshaku Mainostoimistot Viestintätoimistot Puskaradiosta: kysy somessa tuttavilta ja kollegoilta, että mistä löytyy osaava videotuotantoyritys? Yhteystiedot Sampo Leino sampo@massivehelsinki.fi @MASSIVEHelsinki Kai Tarkka kai.tarkka@truestory.fi @kaitarkka Netin hakupalveluista: hakusanana esim. videotuotanto (löydät paljon yrityksiä, mutta laatu vaihtelee ) Kuvalähteet: Copyright Blackmagic Design Pty. Ltd. 2015, all rights reserved. www.blackmagicdesign.com 12 13