TUTKIJAKOULUN JOHTORYHMÄ MUISTIO KOKOUSNUMERO 3/2014 Aika: 10.6.2014 klo 10.00 12.00 Paikka: Läsnä: Poissa: Agora C221 vararehtori Kaisa Miettinen (puheenjohtaja) professori Kari Heimonen professori Keijo Häkkinen professori Jussi Kukkonen professori Anna Maija Poikkeus professori Laura Stark tutkimuspäällikkö Sirkka Liisa Korppi Tommola tutkijakoulukoordinaattori Tuula Oksanen (sihteeri) opintopalvelujohtaja Mari Ikonen (kutsuttu, kohdat 1 3) professori Pekka Neittaanmäki professori Jaakko Seikkula 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 10.02 2. Tohtorikoulujen opiskelijahakujen keskitetty hakemusten käsittely Opintopalvelujohtaja ja UAF johtoryhmän nykyinen puheenjohtaja Mari Ikonen taustoitti University Admissions Finlandin yliopistoille lähettämää kommentointipyyntöä, joka koskee esiselvitystä tohtoriopiskelijahakujen keskitetystä hakemusten käsittelystä. UAF on kansainvälisten maisteriohjelmahakujen liitekäsittelyn palvelukeskus, jota ohjaavaan konsortioon Jyväskylän yliopisto kuuluu. UAF:n erityisosaamista on kielitaidon ja korkeakoulukelpoisuuden sekä asiakirjojen oikeellisuuden tarkastaminen. Käytiin läpi kokousmateriaalina jaetussa esiselvityksessä kuvatut vaihtoehdot pilotoitavalle hakemusten käsittelyprosessille ja keskusteltiin asiasta. Todettiin, että Jyväskylän yliopiston tiedekunnissa ei ole ilmennyt suurta tarvetta tohtoriohjelmahakujen keskitettyyn hakemusten käsittelyyn. Parhaiten tiedekuntien valintaprosesseja palvelisi mahdollisuus lähettää dokumentteja tarkistettavaksi tapauskohtaisen harkinnan mukaan. Johtoryhmä esittää, että UAF ottaisi tarkempaan mietintään esiselvityksessä kuvatun vaihtoehdon 5 ja ehdottaa resurssien varaamisen ongelman ratkaisuksi yliopistokohtaisia kiintiöitä vuosittain tarkistettavien hakemusten määrälle. Mari Ikonen huomautti, että yliopistojen tulisi tässäkin tapauksessa pystyä kertomaan aikaväli, jolla hakemuksia jätetään käsiteltäväksi, mikä on ongelmallista hakuaikojen vaihdellessa ja jatkuvassa haussa. Todettiin myös, että Jyväskylän yliopistolla ei ole kiinnostusta osallistua käsittelyn mahdolliseen pilotointivaiheeseen eikä halukkuutta osallistua yhteisen tietojärjestelmäkehityksen kustannuksiin. Yliopistolla on kuitenkin valmius osallistua vaihtoehdon 5 edellyttämiin henkilöstökustannuksiin ja toimintamenoihin. Keskusteltiin myös tutkimussuunnitelmien 1 / 5
plagiaatintunnistuksen tarpeellisuudesta ja mahdollisuuksista ja todettiin, että tämä edellyttää substanssiosaamista eli päävastuu on mahdollisilla ohjaajilla. Mari Ikonen laatii käydyn keskustelun pohjalta Jyväskylän yliopiston kannanoton ja lähettää sen puheenjohtajalle ja sihteerille kommentoitavaksi. 3. Tohtoriopiskelijahaun ja arviointien sähköistäminen Puheenjohtaja kertoi Oulun yliopiston tutkijakoulun yhteydenotosta, jossa tiedustellaan Jyväskylän yliopiston kiinnostusta tohtoriopiskelijoiden valintaprosessin sekä opintoprosessin myöhempien vaiheiden kuten vuosiseurannan ja esitarkastuslausuntojen käsittelyprosessin sähköistämiseen liittyvään yhteistyöhön. Keskusteltiin asiasta. Todettiin, että Jyväskylän yliopistossa tohtorikoulutuksen opintohallinnolliset prosessit tapahtuvat tiedekunnissa, joten tarpeet ja volyymit ovat todennäköisesti erilaiset kuin Oulun yliopistossa tiedekunnan asemassa olevassa tutkijakoulussa. Prosessit on koettu sujuviksi nykyisillä menettelyillä eikä uuden järjestelmän kehittämiselle nähdä tarvetta. Puheenjohtaja välittää vastauksen Oulun yliopiston tutkijakoululle. Mari Ikonen otti ennen poistumistaan ilmoitusasiana esille koulutusneuvostossa käsitellyn tutkintosäännön uudistamisen. Työtä varten on perustettu työrukkanen, joka tulee olemaan alkusyksystä yhteydessä myös tutkijakoulun johtoryhmään tutkintosäännön uudistamistarpeista. 4. Tohtorikoulutusrahoituksen jakoperusteet Tutkijakoulun johtajan ja tutkijakoulun johtoryhmän tehtäviin kuuluu yliopiston tohtorikoulutusrahoituksen jakokriteereiden valmisteleminen rehtorin päätettäväksi sekä esityksen tekeminen rehtorille tutkijakoulun rahoituksesta, jonka rehtori jakaa vuosittain tiedekuntien tohtorikouluille. Puheenjohtaja totesi vuoden 2015 rahoituksen tason ja kertasi edellisessä kokouksessa jakomallille asetetun tavoitteen, joka on suoraviivainen sujuvan siirtymän mahdollistava malli, joka turvaa tiedekuntien mahdollisuudet selviytyä tuleville vuosille jo tehdyistä sitoumuksista. Korostettiin, että vuosi 2015 on vielä OKM tohtoriohjelmien päättymisen suhteen siirtymäkautta, joten esitys ei sido tulevien vuosien rahanjakomallia. Keskusteltiin asiasta kokousmateriaalina jaetun laskelman ja siihen sisältyvän ehdotuksen pohjalta. Selvennettiin, että ehdotus pohjautuu kahden edellisen vuoden käytäntöön, jossa jakoperusteena on käytetty tohtorintutkintojen kolmen vuoden keskiarvoa sekä OKM tohtoriohjelmapaikkoihin kohdennettavaa osuutta. Lisäksi ehdotukseen sisältyy asetettuun tavoitteeseen pääsemisen edellyttämiä pieniä euromääräisiä lukujen tasaamisia. Huomautettiin, että ehdotus poikkeaa joidenkin tiedekuntien kohdalla edellisessä kokouksessa esitetyistä alustavista laskelmista. Edellisen kokouksen jälkeen johtokunnan jäsenille oli toimitettu lisälaskelmia ja tietoja eri mallien rahallisesta vaikutuksesta. Johtokunnan jäseniltä oli tässä yhteydessä pyydetty ehdotuksia. Todettiin, että lukujen tasaaminen ehdotetulla tavalla on vuoden 2015 kohdalla perusteltua, jotta vältytään suurilta rahoitusosuuksien vähennyksiltä. Siirtymäkauden jälkeen johtoryhmä ottaa mietittäväkseen rahanjakomallin, joka huomio tutkintojen lisäksi myös esim. strategisia linjauksia. Päätettiin edetä kokouksessa tarkastellulla ehdotuksella. Vararehtori tekee rehtorille ehdotuksen mukaisen esityksen tohtorikoulutusrahoituksen kohdentamisesta tiedekunnille vuodelle 2015. 2 / 5
5. Lausunto yhteistohtoriohjelman sopimusluonnoksesta Kansainvälisiä yhteistutkinto ohjelmia ja tohtoriopiskelijoiden cotutelle sopimuksia koskevan rehtorin päätöksen mukaan tiedekunnan on osana kansainvälisen yhteistohtoriohjelmasopimuksen valmistelua pyydettävä lausunto sopimusluonnoksesta tutkijakoulun johtoryhmältä. Käsiteltiin johtoryhmälle toimitettu lausuntopyyntö koskien Dual Doctorate Program between the University of Jyväskylä (Faculty of Mathematics and Science) and the University of Liverpool yhteistohtoriohjelman sopimusluonnosta. Keskusteltiin sopimusluonnoksesta. Todettiin, että sopimusluonnoksessa on huomioitu edellisessä kokouksessa osoitetut täsmennystarpeet ja yhteistohtoriohjelmalla on edellytykset toteutua tasapuolisesti ja edistää liikkuvuutta molempiin suuntiin sekä vahvistaa pitkäaikaista yhteistyötä laitosten välillä. Johtoryhmä pitää erittäin tärkeänä, että ohjelmassa toteutuva liikkuvuus on tasapainoista molempiin suuntiin ja että tiedekunnan tohtorikoulu seuraa ohjelman toteutumista. Huomiota kehotetaan kiinnittämään erityisesti ohjelman toteutumisen tasapuolisuuteen. tukee sopimusprosessin loppuunsaattamista. Puheenjohtaja ja sihteeri toimittavat lausunnon tiedekunnalle. 6. Tohtoriopiskelijoiden etenemisen seuranta Johtoryhmä aloitti keskustelun tohtoriopiskelijoiden etenemisen seurannan toteuttamisesta kokouksessaan 2/2014, jolloin päätettiin selvittää miten lukuvuosi ilmoittautumisen yhteydessä olevaa etenemiskyselyä käytetään tiedekuntien opintohallinnossa. Puheenjohtaja totesi, että kokousmateriaalina jaetun selvityksen perusteella kyselyä käytetään vaihtelevasti. Joillekin tiedekunnille se on kuitenkin keskeinen etenemisen seurannan väline, jonka rooli etenemisen seurannan kokonaisuudessa on syytä ottaa huomioon jatkokeskusteluissa. Myös kehityskeskustelut ja ypj keskustelut on nähtävä seurantatoimina, joiden suhdetta seurannan muihin välineisiin tulee miettiä. Puheenjohtaja totesi myös, että seurantaryhmien toiminta on havaittu vielä koviin vakiintumattomaksi, joten työtä asian edistämiseksi on jatkettava ja seurantaryhmän roolia etenemisen seurannassa on edelleen kirkastettava. Keskusteltiin seurantaryhmäkäytänteistä. Joissakin tiedekunnissa henkilökohtaisten seurantaryhmäjäsenten nimeäminen on koettu liian byrokraattiseksi. Tällöin johtoryhmäksi on nimetty esimerkiksi laitoksen johtoryhmä tai tohtoriohjelman johtoryhmä, joka tapaa opiskelijan ongelmien ilmetessä. Todettiin, että johtoryhmä on seurantaryhmänä ilmapiiriltään ja asemaltaan erilainen kuin henkilökohtaisista jäsenistä koostuva seurantaryhmä ja opiskelija saattaa kokea asetelman hankalaksi. Hyvänä käytänteenä tässä mallissa pidettiin sitä, että uudet opiskelijat käyvät esittäytymässä seurantaryhmälle, jolloin opiskelijan kynnys ottaa yhteyttä seurantaryhmään madaltuu. Henkilökohtaiset seurantaryhmäjäsenet on yleensä valittu samalta laitokselta. Silloin kun jäsen on Jyväskylän yliopiston ulkopuolelta, kohtuulliset matkakustannukset on pyritty korvaamaan. Skype ja videoneuvottelu on koettu hyödyllisiksi välineiksi tapaamisten järjestämisessä. Todettiin, että seurantaryhmän jäsenet voivat olla myös substanssiosaajia. Heidän päätehtävänsä on kuitenkin olla prosessin ulkopuolinen seuraaja. Bio ja ympäristötieteiden tohtoriohjelmassa (BIOENV) on havaittu hyväksi käytäntö, jossa seurantaryhmä kokoontuu ensimmäisen kerran 3 kk sisällä opintojen aloittamisesta, jolloin käydään läpi jatko opintosuunnitelma ja tutkimussuunnitelma sekä keskustellaan seurantaryhmän roolista. Seuraava kokoontuminen on 11 kk kuluttua, jonka jälkeen ryhmä tapaa vuosittain. Näissä tapaamisissa opiskelija esittää ryhmälle etenemisraportin. 3 / 5
Keskusteltiin myös siitä miten etenemisen seuranta tulisi kokonaisuutena tehdä ja miten erilaiset seurantatavat parhaiten tukisivat toisiaan. Todettiin, että erilaisten seurantatapojen rooleja on syytä selkeyttää. Ehdotettiin, että lukuvuosi ilmoittautumisen yhteydessä kysyttäisiin teknisempiä kysymyksiä, joiden vastaukset soveltuvat Korppi järjestelmään tallennettaviksi. Seurantaryhmissä voitaisiin puolestaan käydä etenemistä läpi kokonaisvaltaisemmin ja keskustelevammin. Ilmoittautumisen yhteydessä on useammassa tiedekunnassa kysytty tietoja opiskelijan rahoituksesta tutkijakoululle annettavaa raporttia varten. Todettiin, että tieto ei ole luotettavaa, koska opiskelija ei aina osaa valita kyselystä oikeaa vastausvaihtoehtoa. Ehdotettiin, että rahoitustiedon tarpeellisuutta arvioitaisiin ja se pyrittäisiin tarvittaessa saamaan yliopiston tietojärjestelmistä. BIOENVtohtoriohjelmassa on jo pidempään ollut käytössä varsin laaja seurantaryhmälle toimitettava raportti, joka annetaan tiedoksi myös tohtoriohjelman johtoryhmälle. Ehdotettiin, että raportointiohje jaettaisiin hyvänä käytänteenä myös muille tiedekunnille. Ehdotettiin myös yliopistotasoisen raportointiohjeen valmistelua BIOENV ohjelman ohjeen pohjalta. Otettiin esille myös matemaattis luonnontieteellisessä tiedekunnassa käyty keskustelu tohtorikoulutettavien ypj keskusteluista, jotka on koettu hyödyllisyyteensä nähden turhan raskaiksi. Mahdollisuutta jättää tohtorikoulutettavat pois ypj keskusteluiden piiristä on selvitettävä. Voimassa olevan työehtosopimuksen mukaan väitöskirjaa päätyönään tekevien henkilöiden eteneminen vaativuustasolta toiselle voidaan toteuttaa ilman palkkausjärjestelmän mukaista vaativuusarviointia ja arviointiryhmän käsittelyä, jos yliopistossa on määritelty eteneminen vaativuustasoilla. Työntekijällä on kuitenkin aina oikeus valita, että hänen palkkansa määritellään pelkästään tämän sopimuksen [työehtosopimuksen] ehtojen ja menettelytapojen perusteella. Arvioitiin, että yhtenäiset kriteerit vaativuustasoilla etenemiselle olisi mahdollista määritellä. Käytäntö edellyttää, että yliopistotyönantaja vahvistaa kriteerit. Todettiin varteenotettavaksi vaihtoehdoksi selkiyttää seurantaa (ja karsia osin päällekkäisiä toimia) siten että ypj keskusteluja ei pääsääntöisesti käydä (nykyisin monesti niiden rooli sivuaa seurantaa tai keskustelu käydään väitöskirjaa vähän tuntevan henkilön kanssa) ja seuranta jätetään seurantaryhmän tehtäväksi ja tekniset kysymykset ilmoittautumisen yhteydessä tehtävään kyselyyn. Todettiin, että näin apurahatutkijat ja työsuhteessa olevat tohtoriopiskelijat olisivat seurannan suhteen tasavertaisemmassa asemassa kuin nykyisin. Puheenjohtaja selvittää yliopiston johdolta mahdollisuutta luopua tohtoriopiskelijoiden systemaattisista ypj keskusteluista. Sihteeri pyytää Bio ja ympäristötieteiden tohtoriohjelmalta ohjeen seurantaryhmälle toimitettavasta raportista ja valmistelee sen pohjalta luonnoksen tutkijakoulun suositukseksi seurantaryhmien tapaamisissa keskusteltavista asioista. Sihteeri selvittää myös mahdollisuutta saada tietoa tohtoriopiskelijoiden rahoituksesta yliopiston tietojärjestelmistä. Keskustelua jatketaan seuraavassa kokouksessa. 7. Ilmoitusasiat Tutkintosäännön uudistamisen aikatauluna on, että uudistus olisi hallituksen hyväksyttävissä vuoden viimeisessä kokouksessa (17.12.2014). Suomen Kulttuurirahasto ja Helsingin yliopisto ovat neuvotelleet puitesopimusluonnoksen, jonka tarkoituksena on edistää säätiöltä henkilökohtaisen apurahan saaneen tutkijan työskentelyedellytyksiä yliopiston yhteydessä. Sopimusluonnos on ollut lausuntokierroksella yliopistoissa. 4 / 5
8. Muut asiat Muita asioita ei ollut. 9. Seuraava kokous Päätettiin alustavasti, että seuraava kokous on tiistaina 9.9. klo 9.00 11.00. Sihteeri selvittää sopiiko aika myös poissaolleille johtoryhmän jäsenille. Asialistalla ovat ainakin tutkintosääntöön tohtorikoulutuksen osalta esitettävät muutokset sekä tohtorikoulutuksen tilan raportoinnissa käytettävät indikaattorit. Lisäksi jatketaan keskustelua tohtoriopiskelijoiden etenemisen seurannan toteuttamisesta. 10. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja kiitti kuluneesta kevätkaudesta, päätti kokouksen klo 12.12 ja toivotti hyvää kesää. Kaisa Miettinen, Vararehtori, pj Tuula Oksanen, Tutkijakoulukoordinaattori, sihteeri 5 / 5