Kv-opiskelijahaku murroksessa yhteistyötä ja toimivia käytäntöjä etsimässä. Case: University Admissions Finland Maarit Kallio ja Minna Passi

Transkriptio

1 Kv-opiskelijahaku murroksessa yhteistyötä ja toimivia käytäntöjä etsimässä Case: University Admissions Finland Maarit Kallio ja Minna Passi

2 University Admissions Finland (UAF) UAF on vuonna 2009 perustettu 9 yliopiston muodostama konsortio, joka syntyi vuonna toimineen FUNIMAprojektin pohjalta Keskeisenä ajatuksena oli keskittää kelpoisuuteen ja oikeellisuuteen liittyvä asiantuntemus ja asiakaspalvelu yhteen paikkaan ja tehostaa hakemusten käsittelyä ja kehittää oma asiakirjapohjaista käsittelyä tukeva tietojärjestelmä Konsortio on ylläpitänyt UAF-palvelukeskusta, joka toimii hallinnollisesti osana Helsingin yliopiston hakijapalveluita UAF-palvelukeskuksen toiminta on keskittynyt kansainvälisiin maisteriohjelmiin hakevien henkilöiden hakemusten käsittelyyn

3 University Admissions Finland (UAF) Suurimmillaan UAF on palvellut 11 yliopistoa Hakemuksia käsitelty parhaimmillaan n /hakukierros Hakukierroksella käsiteltiin 9 yliopiston hakemukset Ensimmäisellä lukuvuosimaksullisella hakukierroksella käsiteltiin vajaa hakemusta Lukuvuosimaksujen vaikutus yliopistojen määrään Hakukierroksella tullaan käsittelemään neljän yliopiston hakemukset Helsingin yliopiston yt-neuvottelut, lukuvuosimaksut, kansallinen kehitys Uudet yhteistyömallit muotoutumassa hakukierrokselle

4 Tehtäväjako UAF:n ja yliopistojen välillä UAF:n tehtävät Yhteisten dokumenttivaatimusten ja toimitustapojen linjauksista vastaaminen Asiakaspalvelu Neuvonta hakemuksen täyttämisessä ja dokumenttien toimittamisessa UAF-järjestelmä Hakulomake, työjono ja käsittelynäyttö, kielitestirekisteri, liiterekisteri, akkreditointirekisteri, Virta-integraatio, valintanäyttö, raportointityökalut Hakemusten käsittely ja skannaus Liitehallinta Yhteistesti vaadittujen dokumenttien saapumisen ja sisältöjen tarkastaminen Kielitaidon tarkastaminen Muodollisen korkeakoulukelpoisuuden tarkastaminen Oppilaitoksen aseman tarkastaminen Tutkinnon oikeellisuuden varmistaminen Täydennyspyyntöjen lähettäminen ja täydennysten käsittely Käsittelyn lopputuloksesta tiedottaminen hakijalle ja yliopistolle Yliopiston tehtävät Valintaperusteiden laatiminen ja niistä tiedottaminen Opintopolussa Hakulomakkeen laatiminen UAF-järjestelmässä Yliopiston omien liitteiden tarkastaminen Akateeminen valinta ja valintatuloksesta tiedottaminen Asiakaspalvelu Ohjelmakohtainen neuvonta Valintaan ja opintoihin liittyvät asiat

5 Lukuvuosimaksujen vaikutukset hakukierroksella Yleisiä vaikutuksia Hakemusmäärät laskivat n. 40 % Hakijamäärät laskivat n. 17 % Hakijamäärä/hakukohde nousi 1%:lla Merkittävää laskua Vietnamista, Venäjältä, Kiinasta, Yhdysvalloista ja Iranista Merkittävää nousua Ghanasta, Etiopiasta, Egyptistä ja Tansaniasta TOP 5 maat säilyneet lähes samoina: Suomi, Pakistan, Ghana, Nigeria, Bangladesh Ghana syrjäyttänyt Kiinan Lukujen arvioinnissa huomioitava Uudistuneet hakuajat Uudistuneet hakukohteet/hakukohteiden määrä Yliopistojen määrä (11 -> 9 yliopistoa) Stipendiohjelmien markkinoinnin myöhäinen aloitus Muutokset kansainvälisellä kentällä

6 Hakukierros lukuina

7 UAF:n palveluprosessit edut 1. UAF-tietojärjestelmä Hakuprosessin hoitaminen yhden tietojärjestelmän sisällä Hakijalle yksilöityä tietoa kunkin hakukohteen vaatimuksista Yhteiset rekisterit ja rajapinnat Räätälöinti asiakirjapohjaisen valinnan tarpeisiin 2. UAF-palvelukeskus Hakemusten käsittely keskitetysti on tehokasta, sillä käsittelijä voi käsitellä saman hakijan kaikki hakemukset yhdellä kertaa Maksullisten tietopalveluiden käyttö keskitetysti on halvempaa Sähköisten palveluiden käyttö on tehokasta, sillä tiedot ajetaan/tallennetaan rekistereihin vain yhden kerran Suurten hakemusmäärien näkeminen tukee asiantuntijuuden kasvua ja mahdollistaa koulutusasiakirjojen vertailtavuuden 3. Yhteiset linjaukset asiakirjavaatimuksissa ja toimitustavoissa Selkeyttävät hakijan hakuprosessia Helpottavat ja nopeuttavat hakemusten käsittelyä 4. Asiakaspalvelu Hakija saa tukea hakulomakkeen täyttämiseen ja asiakirjojen toimittamiseen puhelimitse ja sähköpostitse Hakija saa yhtenäistä ohjeistusta kaikkien hakemustensa osalta

8 UAF:n palveluprosessit heikkoudet Yliopistolla ei ole jatkuvaa henkilökohtaista kontaktia hakijaan hakuprosessin aikana Mahdollisuus tapauskohtaiseen joustoon on rajallinen (asiakirjavaatimukset, toimitustapaohjeet, hakemusten käsittely, asiakaspalvelu) Hakuaikojen pakkautuminen samaan ajankohtaan hidastaa kaikkien hakemusten käsittelyä Mittava kausityövoiman käyttö johtaa osaamisen siirtymiseen pois palvelukeskuksesta/yliopistoilta Yliopistot maksavat tietojärjestelmäkustannukset itse

9 Tulevaisuuden palvelutarpeita (1/2) Yhteinen toimintaympäristö asettaa korkeakouluille samat reunaehdot (Opintopolku-palvelu, Migri, hallintolaki, yliopistolaki, ammattikorkeakoululaki etc.) Asiakirjapohjaista opiskelijavalintaa tukeva tietojärjestelmä Mm. rekisteri standardisoiduista testeistä Sähköisten asiakirjojen käyttö ja jakaminen Maksulliset palvelut Todistusten verifiointi Maatietokannat Sähköiset palvelut Opintosuoritusotteet Kielitestit Muut testit Yhteiset hallinnolliset toimintatavat Asiakirjoja ja niiden toimittamista koskevat vaatimukset (tasapaino käsittelyn nopeuden ja tiedon luotettavuuden välillä)

10 Tulevaisuuden palvelutarpeita (2/2) Asiantuntemuksen kerryttäminen Esimerkiksi verkostomainen toimintamalli Palveluiden tarjoaminen modulaarisesti Eri tarpeisiin eri palvelut Yhtenäiset hallinnolliset toimintatavat tukevat maabrändiä Sujuva ja luotettava haku- ja valintaprosessi on osa hakijan/opiskelijan kokemusta koulutusohjelman laadusta

11 Kiitos!

12 Kahoot!

13 Kahoot-ohjeistus Mene mobiililaitteellasi osoitteeseen kahoot.it Kirjoita PIN-koodi kohtaan numerosarja Kirjoita nimimerkkikohtaan etunimesi Seuraa kysymyksiä ja vastausvaihtoehtoja valkokankaalta Vastaa kysymyksiin omalla kännykälläsi Jokaiselle vastausvaihtoehdolle on oma väri- ja kuviokoodinsa Aikaa kysymyksen lukemiseen ja vastaamiseen on 30 sekuntia Ensimmäisellä näytöllä näkyy pelkkä kysymys, toisella näytöllä kysymys ja vastausvaihtoehdot Varaudu keskustelemaan aiheista jälkikäteen!