PAIKAN PÄÄLLÄ TEHTÄVÄT TARKASTUKSET EU-OSARAHOIT- TEISTEN HANKKEIDEN TUOTTEIDEN JA PALVELUIDEN TOIMITTAMISEN VARMENTAMISEKSI OHJELMAKAUDELLA 2007-2013 Koulutus välittäville toimielimille Kirjanpidon ja menojen varmentaminen Oulu; Siilasvuon talo K2 5.-6.2009 Kuopio; Kuopion yliopisto 7.-8.5.2009 Tampere; Museokeskus Vapriikki 12.-13.5.2009 Helsinki; Paasitorni 18.-19.5.2009 Työ- ja elinkeinoministeriö /Alueiden kehittämisyksikkö Ylitarkastaja Riitta Mensalo
Tarkistuslistan kohta: 5.B. MAKSATUSHAKEMUKSISSA ESITETTYJEN YKSITTÄISTEN MENOJEN TOSIASIALLISUUDEN JA SÄÄNTÖJENMUKAISUUDEN TARKISTAMINEN -tarkastetaan maksatushakemuksissa esitettyjen kustannusten tosiasiallisuus, kuuluminen hankkeelle ja kustannusten päätöksen, ohjelma-asiakirjan, tukikelpoisuusasetuksen ja kansallisen ja EUsäädösten ja ohjeiden mukaisuus. -> Varmennetaan, että tuensaajan maksatushakemuksessa esittämä kirjanpito- ja siihen liittyvä muu aineisto vastaa tuensaajan hallussa olevaa, alkuperäistä kirjanpito- ym. hankkeen asiakirja-aineistoa. -Yksittäisiä tarkastettuja menoja koskevat tiedot kirjataan hallintoviranomaisen ohjeen excel-lomakkeelle tukikelvottomat kustannukset luokitellaan annetun luokituksen mukaisesti
Yhteys tarkistuslistan 5 A-kohtiin (HANKKEEN TOIMIEN JA MENOJEN TOSIASIALLISUUTEEN JA SÄÄNTÖJEN MUKAISUUTEEN LIITTYVÄT YLEISET TARKISTUKSET) esim. 5.A.1. Tuensaaja on järjestänyt projektin kirjanpidon asianmukaisesti ml. riittävän jäljitysketjun toteutuminen? Koska art 13 paikan päällä tarkastuksen tarkoituksena on nimenomaan menojen tosiasiallisuuden ja tukikelpoisuuden varmistaminen, tulisi tarkastukset paikan päällä ajoittaa niin, että menoja on hankkeelle kertynyt riittävä määrä Monivuotisissa, kustannuksiltaan suurissa hankkeissa käynti paikan päällä useamman kerran hankkeen aikana Kirjanpidon menojen varmentaminen: * menojen varmentamisen laajuudesta/sisällöstä päättäminen * yksittäisten menojen varmentaminen
Menojen varmentamisen laajuudesta/sisällöstä päättäminen Menot paikan päällä tarkastetaan riskianalyysiin perusteella niin, että riittävä varmuus menojen tosiasiallisuudesta ja sääntöjenmukaisuudesta on saatu. Riskianalyysissa otetaan huomioon mm. tuensaajatyyppi, hankkeen kustannusten koko ja aikaisempi kokemus tuensaajasta sekä menoihin liittyvistä ongelmista. Tämän lisäksi voidaan menoja varmentaa satunnaisotannan perusteella Hankkeen tilanteen mukaan tarkastetaan joko kaikkien hankkeen maksatushakemusten menot tai vain osa maksatushakemuksista ja niiden menoista. Yhteishankkeessa tulee menojen varmentaminen ulottaa kaikkiin osatoteuttajiin Mikäli kaikkia maksatushakemuksia ja niiden menotositteita ei tositekohtaisesti varmenneta, tulee menotositteiden varmennustapa kuvata yksityiskohtaisesti ja perustella.
Menojen varmentamisen laajuudesta/sisällöstä päättäminen Mikä on riittävä määrä: -> tarkastaja määrittää! Maksatushakemuksen käsittelyn yhteydessä tehdyn asiakirjatarkastuksen laajuus menojen osalta esim. 1) kopiot kaikista menotositteista (joko mukaan lukien muu menotositteeseen liittyvä aineisto tai ei), 2) vain vientikohtainen kirjapitoraportti Mikäli kaikki menoon liittyvä aineisto on esitetty kopiona maksatushakemuksen yhteydessä, paikan päällä tarkastettavaksi jää aineiston tosiasiallisuuden varmentaminen menoja varmennettaessa on tositemäärän lisäksi otettava huomioon varmennettujen menojen määrä mikäli virheitä tarkastetuista tositteista löytyy paljon, tarkastettavien tositteiden määrää laajennettava
Yksittäisten menojen varmentaminen Excel-taulukko: Taustatiedot: maksatushakemus nro ja pvm, kustannuslaji, tositenumero(t), menon määrä maksatushakemuksessa, excel-taulukkoon tulostuu automaattisesti jatkossa ne menot, jotka maksaja on edellyttänyt paikan päällä tarkastettavan Yksittäiseen menoon liittyvät tarkastettavat asiat: työajanseuranta, muut henkilöstökulut, Sopimus/lasku/palkkakuitti -> menon tosiasiallisuus, Meno on maksettu ja on tuensaajan maksama, Meno on hankkeen tarpeellinen meno, Hankittu tavara/palvelu on tosiasiallisesti toimitettu, Hankintamenettely, Tukikelpoisuusaika, Tukikelvottomaksi katsottu kustannuksen määrä eurona, Tukikelvottomuusluokka, Huomautuksia sarake perusteluja (asetusviittaus ym), sekä suusanallista selvitystä ym. varten
Excel-lomakkeen havaintojen luokittelu: Menon tosiasiallisuutta ja tukikelpoisuutta koskeva varmennus on tehty ja kaikki kunnossa= V Ongelma havaittu= X Ei koske menoa= EKM HUOM! Jos EU-lainsäädännön määrittämä sääntöjenvastaisuusilmoituksen laatimiselle asetettu euromäärä-raja täyttyy, paikan päällä havaitusta sääntöjenvastaisuudesta tulee täyttää sääntöjenvastaisuusilmoitus
Käytettävä tukikelvottomien menojen luokitus: 1. Kustannus ei liity hankkeeseen 2. Kustannus ei ole syntynyt tukikelpoisena aikana 3. Hankkeen tuotos poikkeaa olennaisesti rahoituspäätöksestä 4. Kustannukseen kohdistuvaa tuloa/korvausta ei ole asianmukaisesti vähennetty 5. ALVia ei ole asianmukaisesti vähennetty kustannuksesta 6. Hankinnassa on rikottu olennaisesti hankintalainsäädäntöä 7. Tuella hankittu /kone/laite jne. ei ole enää tuensaajan käytössä 8. Kustannus on kohtuuton 9. Kustannusta ei voitu todentaa (korvaus sisältää kustannuksen, jonka maksun perusteeksi ei ole esittää laskua tai muuta vastaavaa todentavaa asiakirjaa) 10. Kustannus on laskettu virheellisesti (kustannus on esitetty hakemuksessa korvattavaksi virheellisellä määrällä) 11. Tiedotus toimenpiteessä ei ole mainittu EU:n osallistumista hankkeen rahoitukseen -> sisältää/ei sisällä tukikelvottomia menoja 12. Hankinnassa on rikottu hankintalainsäädäntöä -> ei tukikelvottomia menoja 13. Muu tukikelvottomuusperuste (selvitys huomautuksia kohdassa)-> sisältää/ei sisällä tukikelvottomia menoja