A Basware Presentation WORKSHOP: Sisäisen ja ulkoisen laskennan yhdistäminen Basware Käyttäjäpäivät 20.-21.9.2011 Rohkeus liiketoiminnan kehittämiseen Lahti
Agenda Osallistujien lyhyt esittäytyminen Ennakkotehtävien purku Alustus ja tehtävänanto Jakautuminen ryhmiin ja ryhmätyöskentelyä Loppuyhteenveto Workshopin vetäjät: Ilkka Mehtonen, Team Manager, Basware Anne-Mari Kela-Seppänen Team Manager, Basware 2 27.9.2011
Workshop: Sisäisen ja ulkoisen laskennan yhdistäminen Ennakkotehtävän purku
Käytössä olevat järjestelmät Sisäinen laskenta Basware Business Planning Basware FPM tulossa käyttöön Fakta/QlikVew/BP/Excel Kirjanpitoon integroitu kustannuspaikkalaskenta ja laskennalliset tositesarjat Oracle Financials - Fina Visma econet Emce Status Omaan käyttöön räätälöity järjestelmä Vuoden 2011 loppuun asti AdeEko, 1.1.2012 alkaen SAP Excel Basware Group Consolidation Ulkoinen laskenta Group Consolidation Aditron Wintime V10/GC/Navision Visma, vaihtuu Dynamics AX + GC7 PRoEconomica, Lociga Econet Pro ja Hyperion Hyperion ja Business Objects Visma econet Emce Logican AdeEko Oracle Sonet Digia Enterprice Wintime Status SAP Excel 4 27.9.2011 - Confidential -
Saadaanko yrityksenne sisäisen ja ulkoisen laskennan raportit samasta järjestelmästä? 10 9 8 7 6 5 Puolet vastaajista, joiden raportteja ei kokonaan saada samasta järjestelmästä, kertoi kuitenkin että yhdistämisestä on keskusteltu. 4 3 2 1 0 Kyllä Ei Osittain 5 27.9.2011 - Confidential -
Minkä tyyppisistä järjestelmistä tietoa tuodaan Sisäiseen laskentaan 6 Kirjanpito (V10, Raindance, Navision, myynti, tuotantoerp) HR Basware IP Palkkahallinto CRM Tuntikirjausjärjestelmä Myyntijärjestelmä Kirjanpito ja hankehallinnon Reportronic (työajan seuranta) Oppilashallintojärjestelmät (suunnitteilla) Laskutusjärjestelmät, Hermes-järjestelmä Erilaiset perustietojärjestelmät 27.9.2011 Ulkoiseen laskentaan - Confidential - Kirjanpito Palkanlaskenta Toiminnanohjausjärjestelmä Käyttöomaisuuskirjanpito Ostolaskujen kierrätysjärjestelmä Matkalaskujärjestelmä Maksuliikenne Opus Capita Myyntijärjestelmät Pankki Basware IP AM Kassa Reskontrat Katelaskentajärjestelmä Asiakasjärjestelmät
Onko sisäisen ja ulkoisen laskennan järjestelmienne välillä liittymä? Liittymiä on seuraavien järjestelmien välillä: Ei 26 % Kyllä 74 % Kirjanpitojärjestelmä => FPM / BP ERP => Fakta ja Qlikview IP => BP Kirjanpito => GC7 BP => GC7 ERP => BP Sisäinen ja ulkoinen järjestelmä on yksi järjestelmä 7 27.9.2011 - Confidential -
Käyttävätkö sisäinen ja ulkoinen laskenta samaa tilikarttaa? Ei 32 % Kyllä 68 % 8 27.9.2011 - Confidential - Miksi ei ole sama tilikartta? Useita ulkoisen laskennan järjestelmiä. Ainakin vähittäismyynnin osalta tuotetiedot erilaisia kuin konsernilaskennassa. Ulkoisessa laskennassa tarvitsemme joitakin tilejä, joille ei ole tarvetta sisäisen laskennan puolella. Mm. myynti kirjautuu arvonlisäverokannoittain eri tileille, sisäisessä laskennassa yhdistetään. GC:ssä oli valmiina kuntamallin tilikartta, jota siellä käytetään, se ei ollut tarpeeksi laaja muuhun erittelyyn. Sisäisessä laskennassa osa tileistä yhdistetty tiliryhmätasolle. Tilinumerot eivät ole samat, mutta suuria sisällöllisiä eroja ei ole. Kaikki ulkoisenlaskennan tilit ovat sisäisesä laskennassa. Lisäksi sisäisessä laskennassa on sisäisiä veloituksia varten omia tilejä.
Seurantatasot Sisäinen laskenta Palvelualue Kustannuspaikka Henkilö Liiketoiminta Asiakas Tuote, tuoteryhmä Tehdas, tuotantolinja Yhtiö Konserni Segmentit Projektit Kaupunki, toimialue, lautakunta tulosyksikkö Toiminto Produktio jne. Ulkoinen laskenta Yhtiö Konserni Kustannuspaikka Projekti Yhdistelty kaupunki, peruskaupunki/taseyksikkö, tulosyksikkö, kumppani, kohde, littera, hanke Osasto Produktio Segementti Tuoteryhmä jne. 9
Täsmäytetäänkö sisäisen ja ulkoisen laskennan tuottamat luvut keskenään? Kuka on vastuussa täsmäytyksestä? 18 16 14 12 10 22 % 16 % 34 % 24 % Sisäinen laskenta Ulkoinen laskenta 8 6 4 2 32 % 22 % 22 % 28 % Sisäinen ja ulkoinen laskenta yhdessä Kirjanpito 0 Kyllä Ei EOS 10 27.9.2011 - Confidential -
Missä tuloslaskelman, taseen ja rahavirran erissä on merkittävimmät erot sisäisen ja ulkoisen laskennan välillä? Tuloslaskelmassa ei eroja. Tase ja rahoituslaskelma tehdään vain ulkoisesta laskennasta. Tuloslaskenta täsmää tasolla tulos ennen satunnaisia eriä. Tase ja rahavirta: käyttöpääomaerissä. Periaatteissa ei eroja, mutta sisäisessä laskennan avulla pystytään tekemään vyörytyksiä sekä laatimaan ennustuksia tiedossa olevien erien avulla. Saatavissa ja lyhytaikaisissa veloissa. Ei eroja Konsernitasolla näissä ei ole eroja Tuloslaskelma Tällä hetkellä teemme hyvin pieniä oikaisuja sisäisen laskennan tarkoituksiin. Tuloslaskelmassa oikaisemme realisoitumattomat johdannaiset. Muut maksuvalmiuden muutokset Jonkin verran eroa käyttöpääomatasolla. Sisäisessä laskennassa ei rahoituksen ja oman pääoman rahavirtaa. Kurssierot ovat merkittävät (eri kurssausmetodit), sekä luottotappiovarauksissa eri laskentatavat eri mailla. Koko viraston tasolla eroja ei ole. Sen sijaan eri yksiköiden toteumissa on eroja. Merkittäviä eriä ovat mm. sisäiset vuokrat ja eri yksiköiden väliiset palvelujen ostot ja myynnit (esim. kaupunginsairaala myy lääkäripalveluja kotihoito-osastolle). 11 27.9.2011 - Confidential -
Tehdäänkö sisäinen ja ulkoinen raportointi samojen henkilöiden toimesta? Ei 43% Kyllä 57% 12 27.9.2011 - Confidential -
Kuka/mikä taho teillä vastaa sisäisestä vs. ulkoisesta laskennasta? Sisäinen laskenta Talouspäällikkö ja controller 13 Business controlling (osa finance departmentia) Taloustiimi + Group controller Talousihteerit Business Control -ryhmä Johto Taloussuunnitteluyksikkö Laskentapäällikkö CFO Suunnittelu- ja rahoitusyksikkö 27.9.2011 - Confidential - Ulkoinen laskenta Kirjanpitopäällikkö Finance department Taloustiimi + Accounting manager Taloussihteerit Controller Corporate Accounting ja eri liiketoimintayksiköiden kehitysyksiköt Johto Taseyksikkö (talouspalvelut) Suunnittelu- ja rahoitusyksikkö (yhteistoiminnassa talouspalvelujen kanssa) Kirjanpitoryhmä CFO Financial controller Palvelukeskus
Miten realistisena itse näet ja koet sisäisen ja ulkoisen laskennan yhdistämisen? Meillä on jo nyt tuloslaskelmatiedot samat. Tavoitteena on saada myös tase sisäisen laskennan puolelle. Tulevaisuudessa olisi hyvä saada myös ulkoisen laskennan tulos ja tase FPM:stä. Hyvin realistisena Meillä nämä yhdistyvät hyvin jouhevasti. Näin on menetelty viimeiset 10v. Lähtötiedot samat, mutta ulkoisen on noudatettava ohjeita ja säädöksiä, sisäisen avulla voi tehdä suuntaa antamia apulaskelmia jne... Lopputuloksen on kuitenkin oltava sama. Erittäin realistisena, koska vain näiden yhdistelmällä johdolla on mahdollisuus relevanttiin ja oikeaan tietoon johtamisen välineenä. Tiedon yhdenmukaistaminen jo iso haaste Näillä näkymin yhdistämistä ei olla toteuttamassa lähitulevaisuudessa Kunnat tekevät tällä tavalla Täydellistä yhdistämistä en näe realistisena tai tarpeellisena, mutta läheinen synkronointi on tarpeen. En usko, että olemme yhdistämässä näitä tapahtuvaksi samasta järjestelmästä. Tämä ei ole meille ongelma eikä aiheuta lisätyötä kovinkaan paljon. Melko realistista ja suotavaa Tietyiltä osin järkevää Meidän ympäristössä en näe kovin realistisena, koska eri liiketoiminnoilla on erilaiset tarpeet. Joiden liiketoimintojen sisällä voisi onnistua, mutta konsernitasolla ei. En näe realistisena, koska niiden pääasiallinen tarkoitus on tuottaa informaatiota erilaisille sidosryhmille, joiden tietotarve eroaa merkittävästi toisistaan. Täydellinen yhdistäminen tuskin ikinä mahdollista ja/tai kannattavaa, mutta liittymien avulla voisi raportointia nopeuttaa ja yhdenmukaistaa. Tällä hetkellä manuaalinen työmäärä on varsin mittava. Kirjanpidon osalta yhdistäminen on riittävää. 14 27.9.2011 - Confidential -
Ryhmätyön alustus
Ulkoinen ja sisäinen raportointi tiedonsiirtoineen TOT ENN Business Planning BUD # # # ERP/ ERP/ ERP/ # Kirjanpito Kirjanpito Kirjanpito # # # # TOT ENN 16 27.9.2011 Group Consolidation BUD Konsernieliminoinnit sisältävä ennuste/budjetti?
Tiedonsiirtojen lukumäärä ja täsmäytys Mitä ongelmia käytännössä voi aiheutua Kuinka monessa paikassa dataa joudutaan täsmäyttämään Perustietojen ylläpito monessa paikassa Perustietojen konversion ylläpito ( tilikartta, ulottuvuudet) Riskinä kaksi eri toteumaa (esim. tekniset ongelmat, laskentaperiaate-erot, termierot) Analysointi ulkoisesta laskennasta liiketoimintalähtöisesti (esim. CF -analyysi NWC:n muutos) Johdon ennusteet vs. ulkoisesti julkistettavat ennusteet (esim. tulosvaroitus, strategia) 17 27.9.2011 - Confidential -
Ryhmätyökysymykset: Yhteiset/erilaiset perusrakenteet sisäisessä/ulkoisessa laskennassa Perusrakenteet Tilikartta Organisaatiohierarkia Muut ulottuvuudet Mitä hyötyä yhteisistä rakenteista? Mitä esteitä yhteisten rakenteiden käyttämiselle/miksi erilaiset rakenteet? Mitkä perusrakenteet yhdistäisit? 18 27.9.2011 - Confidential -
Vaihe 1 5 min Ryhmä 1 Vaihe 2 5 min Ryhmä 1 Ryhmä 2 Vaihe 3 5 min Ryhmä 3 Ryhmä 4 Vaihe 4 Ryhmät 1 ja 3 yhteenveto 5 min Ryhmät 2 ja 4 yhteenveto 5 min 19 27.9.2011 - Confidential -
Loppuyhteenveto Millainen voisi olla yhtenäinen järjestelmä?
Ulkoinen ja sisäinen raportointi samassa järjestelmässä Yksi tilikartta TOT ENN FPM BUD # # # Kirjanpito/ERP Kirjanpito/ERP Kirjanpito/ERP 21 27.9.2011 - Confidential -
Erilaiset perusrakenteet mahdolliset samassa kannassa Sisäinen tilikartta Ulkoinen tilikartta Tiedonsiirto tilikonversiolla Tiedonsiirto TOT 1 Täsmäytys TOT 2 22 27.9.2011 - Confidential -
Samanlaiset perusrakenteet yksi toteumatietotyyppi Täsmäytys TOT 1 23 27.9.2011 - Confidential -
Kiitos! Kahvit kello 15:05 15:20 Metsähallissa