TIUI(I(A O KOI(OUKSI Tuhlaatko aiaistesi aikaa ja firman rahaa turhiin palavereihin? Harkitse joka kerta, miksija miten kutsut ihmisia koolle. TERHI HAUTAMAKI KUVIIUS JANNE IIVONEN
PO]-1J IMMILTAAN IHY\AT KO KO US KAYTAN N OT VAATIVAT HYVIN JOHDETTUA AJANKAYTTOA TYOPAIKAttA. 'l'oinritusjoh tala Sanna Varpukari- Anttila koulutust'tttt s Sove ltosta sanoo, etta tr,onantajicn ja csinricslen cn sinrnrainen tchtava or-r tlrnnista.t onqel nra.'l'icdctaankij or,{anrsaatiossa, kuinl<a p.rllon l<ol<ouksia pidcta:rn 1a paljonlio r.rissi or.r osallistlr jir? fioe1 arn ko palavcrit hvijdvllisiksil ' \r'l<ikr,l..l'ntitk.l'st.r ilttttiset tiet.ir,it, nrinkala isia ai kasvoppi) ja hr-rorrot pall,c- Lil loivat olla. Silti r,alitettavan hrn ai ortanisaatiol ovat tchncct asiallc nritaan', s.trtoo \larpul<arr -Anttih..los liol<ouksiin alt'taan suirtrutua raharran'oiscna aikana, tulec rrir.tittya t.if lienrnrin, kcita l<annattaa ltrtsua kokoon jiruli falla kertar. Saadarnko kvnrnrcncn rhnrisen kokouksessa niin paljon aikaan. ctt;r siihen kann:rtlaa r,rhrata I hteensa kyrrmcncrr tun ni n tvop.r nos-/ ''I I ur rtrtrn krrl6rxl-1'11 ttr r r n ist.ta ttsci n 1o liutsusta.jonkun ta1'trrrr ValInrstclla 33
kokous, ja jokaisella kutsutulla tiytyy olla kokouksessa jokin funktio", Varpukari- Anttila sanoo. Ajankeytiisti puhuttava iineen Pohjimmiltaan hyvit kokouskiytinnot vaativat hyvin johdettua ajankiyttodr tyopaikalla. Tyontekijit eivdt saa kokea, etti heiti revitiin eri suuntiin ja palaverit syovit oikeaa tyoaikaa. Hyvissi kokouksessa osallistujatuntevat olevansa oikeassa paikassa ja oikeiden asioiden iirelli. Jokaisen omalla vastuulla on tiedostaa, mihin oma tyoaika kuluu. Esimiehen tehtivi on huolehtia siite, etta ihmisilli on aikaa tlrkeimpiin toihinsd ja etti toiden tirkeysjirjestys on kaikkien tiedossa. "Prioriteeteista pitii puhua aineen. Jos tyokuorma on korkea, pitii kiydi ldpi selkedsti ne tehtevet, jotka eivit ole tavoitteiden kannalta tarkeiti ja jdttdi ne tarvittaessa vaikka kokonaan tekemittd", Varpukari-Anttila sanoo. Janne Oravan mukaan ihmisten yleinen tuntuma on se, efta yksittiisiin palavereihin uhrataan liikaa aikaa. MONELLE ON VAIKEAA OTTAA PUHEENJOHTAJUUS HALTUUNSA JA JOHTAA KOTTEGOITA TEHOKKAASTI. Neuvottelutilat buukataan usein tunniksi vain tavan vuoksi, koska varausjdr- kokouskiytdnnot on sovittu yhdessi, tunut muutokseen. Ihannetilanteessa jestelmin oletusasetuksissa varaukset kirjattu ylos ja niiden toteuttamisesta tehdddn tasatunneille. huolehtisivat kaikki. Tdlloin esimerkiksi alainen voisi tarvittaessa huomauttaa oravan mukaan helppo tapa jirkeistli kokouksia olisi lyhentdi tunnin mittaisia peruspalavereja 45 minuuttiin tai kokouksessa oteta kdnnykkii esiin. esimiehelle, etta mehen sovimme, ettei puoleen tuntiin, ellei asioiden kdsittely "Eriissd yrityksessi tyontekijat totesivat, etta jos me sanoisimmesimiehel- valttematta vaadi pitempii aikaa. 'Jos kokous kestia puoli tuntia ja silli on selkei tavoite, harvalla on pokkaa voi sitten palauttaa respaan kello 16. On le noin, esimies vastaisi, efta avainkortin avata lippiriiin. Vartinkin lyhennys turha olettaa, etti tuollaisessa yrityskulttuurissa voi tapahtua muutosta", Orava auttaa seuraavaan palaveriin kiirehtivia, jolloin he ehtivit siirtyi rauhassa seuraavaan paikkaan", Orava sanoo. Tehottomat kokoukset jatkuvat myos mainitsee. siiti ymmirrettivisti syysta, etta ne Palavereihin tiiiti pakoon? ovat osa tyopaikan sosiaalista vuorovaikutusta. Ihmisilla on halu jiidd pohdis- Miksi muuto sitten on niin vaikeaa, vaikka ihmiset tietdvat hy/in, miki mdttdd? kelemaan yhdessd eika vain runnoasialistaa lipi. Janne oravan mukaan yksi syy on se, etta koko organisaatio ei ole sitou- "Palaverit antavat mahdollisuuden tuoda omia nikemyksid esiin, ideoida, reflektoida ja antaa palautetta. Ne ovat sosiaalisia hengihdystaukoja yksiniiseen puurtamiseen", Varpukari-Anttila sanoo. Enti kuinka moni tunnustaa, etta oikeastaan on joskus. mukavampi tulla istumaan ja jutustelemaan kuin tarttua Tunnista tavoite. 0nko tarkoitus tehdii piiiitiiksiii vai keskustella? Etsitaijnkit yhtei$ij keskittymistd vaativiin triihin? niikemystii vai ideoidaan vapaasti? "Luonnostaan laiska ja ponnistelua. Mieti osallistujat. Keiti tarvitset mukaan ja valfteleva homo sapiens, joita me kaikki olemme, kdyttii mielelliin annetun mikii on kunkin osallistujan tehteva tavoitteen kannalta?varmista, eftij k0kouskutsusta tehtavatja tavoitteet sekievat my('s Varpukari-Anttila sanoo. mahdollisuuden viistelli vaikeita toiti", muille. Varpukari-Anttila on myos siti mielta, o Valitse toteutus. 0nko syyta kokoontua samaan hu0neeseen vai voisiko k0k0uken johtajuus haltuunsa ja johtaa kollegoita etti monelle on vaikeaa ottaa puheen- hoitaa virtuaalisesti? Kokou$etaanko ison tehokkaasti. Silloinkin kun kokouksen piiydiin ympiirillii vai epiimuodollisesti aulan sohvilla tai kahvilassa? ri ajautuu helposti kahvipoytakeskuste- tavoite ja asialista ovat selkeiti, palaveo 5uunnittele asialista. Huolehdi, efta siina Iuksi. my0s pysfaan kokouksen aikana. o Miiiirittele kesto. Monelle oalaverille riittiiii vapaa aiatusten vaihto on tirkeii 45 minuuttia tai puolituntia. MitA Tisti seuraa tirked kysymys: onko idrimmdinen tehokkuus kaiken tavoite? ryhyempi kokout sen varmemmin ihmiset Visiointi, ideointi ja ovat alusta loppuun nikemysten vaihtaminenkin vaativat oman aikansa. ffyshesti paikalla ja henkisesti lisnd. Usein tehokkaana kokouksena Di- 34fakta maahskuu 20]4
detidn sellaista, jossa piitetiin konkreettisia asioita ja pistetian hihat heilumaan. Vapaampien ideointisessioiden hyoty taas ei ney valittomasti. Pitkella aikavalilla niilli on tietysti suuri merkitys. "Pelkkie" keskustelupalavereja ei kokousvalmentajienkaan mielesti kannata hyljeksii. Tirkeai on se, etti kaikki osallistujatietavat jo kutsun perusteella, mita ovat tekemassa. "Viisaus asuu hyvin harvoin yhdessi pidssi. Yhteinen ideointi on organisaatioill erittiin tirkedi. Se on kuitenkin myos jossain miirin kurinalaista toimintaa ja vaatii usein vetajin ja rakenteen. Ndin joukosta saadaan jalostettua parhaat ideat'l Varpukari-Anttila muistuttaa. I 0nko sinunkin tyopaikal lasi jlmihdetty neuvotteluhu0neeseen ja powerp0intteihint Ei tarvitsisi. ihmisillii ei ole suojanaan poytiiii, jolle laskea lip- 'Joskus voisi asettaa tuolit u:n mu0t00n. Kun Valitettavan usein k0k0usasetelma pikemmin-piirinsiikin pasivoi notkumaan pdydan takana kuin osalmaan itsestaan jotain'i Laurila sanoo. he ovat alttiimpia osallistumaan ja antalistumaan ahiivisesti. Kokousvalmennuksia Frjestiivi Janne 0nva mui$uttaa. efta tilan ja viililli kannattaa 0alaveerata seisten tai vaikka ul- lhmiset istuvat ty()piiivini yleensii liikaa, joten tekniikan pitaij aina palvella kokousta ja olla harkittua. Laurila olitse mukana kokeilussa, jossa ideakona kiivelylenkilll. "Powerpoint-kalvoille kokeilla muita vaihtoeht0ja, aina kokoustekniikkaa ei tarvita lain- tavalliseen tapaan ptiydiin ympdrilli, toiset edespalaverin porukka jaettiin kahtia. Toiset ide0ivat kaan'l 0rava muistuttaa. takaisin kavellen.'huomasimme, ettd ne, jotka lson poyddn iiiireen kokoontuminen ei ole liheskdin aina paras tapa pitdii tehokas palaveri, paljon venattuna toisiin'i Laurila kertoo. heitteliviit ideoita kiivellesiiiin, keksiviit valtavan toteaa Haaga-Helian lehtori Eeva [audla, joka Toisaalta jokasian takia ei kannata kutsua ihmisi; ty(ipisteiluan. Lyhyet etiipalaverit kokous- kouluttaa johdon assistentteja. Laurilan mukaan ideointiin rohkaisevat parhaiten muutaman hengen p6faryhmet, kun taas piitdksente0ssa 0n jokainen osallistuu omalta koneeltaan, kokoukset tydkalujen avulla siiiistdviit aikaa ja vaivaa. Kun hyvii koota porukka yhteisen poydiin ympiirille. pysyvit helpommin ytimekkiinl. HR:n vastuu tietosuoiakysymyksissi I;^'*iii"". TyoeLdmin tietosuoja-asiat kuntoon 25.3. Oskari Rovamo. Nokra Solutlons and Networks Ov Semtnaart on KaytannonlaneLnen raprlelt"kaus lretosuojakysvmyksrln tyoeiamassa rekrytolnnrsfa fyoc.t rhlopn, nizllrrmrqoon Qpnr,n.l:r, nlliro,oo Ar.t\, aoal ho1l".l^e+^h.ll l-r^^,t y*-,,,,,,,,.lluslui ld.ll.l ^^^^ lllull Ld.l pella. n hi^t-^--^ - r. n o \rr JUUJtd>>d ur I vdt dtru rurr>dd5l l. - A krrqvmriqklintlzllo in - t, rannarfcrraf \,-_f..\/.f dl^d.d V &..;-;,,r-,..,,.,.-.,,. rj55d Luet iltullsljd.l vd.:)lddvdt arkrpalvan nonrnalsrrn kysymyhsrin 730 + alv 24 %. Lakimiestii.ton jisenhfnta ja jutkisen sektorln hinta 547,50, + atv 24 % Semlnaari.n hlntaan sisiil.tyy kirja Pitkdnen, Warma, Tii[ikka: Henkil-otietojen suoja (arvo 96 ). a llmolttaud.u mukaan: Laklkou[utus@talentum fl ] talentumlakikoulutus.fi 7 $r\$snwnnw\1!\