Omistaja LOPPURAPORTTI 1(15) JulkICTLab projekti Loppuraportti pp.01.2015
Omistaja LOPPURAPORTTI 2(15) VERSIOHISTORIA versio pvm kuvaus ylläpidosta tekijä hyväksyjä 0.1 12.1.2015 Dokumentti luotu KPi 0.2 26.1.2015 Kommentointi MV 0.9 28.1.2015 Kommentointi AKS, MR 0.99 30.1.2015 Tarkastus MV MV 1.0 SISÄLLYSLUETTELO 1 JulkICT arviointi projektin toteutuksesta... 3 2 Arvio projektin tehtävän ja tavoitteiden asettamisen toteutumisesta ja niiden asettamisen onnistumisesta... 7 2.1 Projektin alkuperäisen tarkoituksen ja tehtävän asettamisen onnistumisesta ja arvio sen muutoksien syistä... 7 2.2 Projektin tuotoksien avulla tavoiteltavat tulosten ja hyötyjen saavuttaminen... 9 2.3 Arvio projektin alkuperäisten tavoitteiden ja vaatimusten asettamisen onnistumisesta ja saavuttamisesta... 10 2.4 Arvio onnistumisen edellytyksien asettamisen onnistuneisuudesta... 11 3 Arvio projektin organisoinnin ja hallinnon onnistumisesta... 13 4 Arvio muiden projektin hallinnan menettelyiden toimivuudesta... 14 5 Ehdotus tuotosten jatkokehittämiseksi... 14 6 Yhteenveto... 15 7 Liitteet... 15
Omistaja LOPPURAPORTTI 3(15) 1 JulkICT:n arviointi projektin toteutuksesta 1.1 Projektin tausta Pääministeri Jyrki Kataisen hallitusohjelmassa on todettu yhteentoimivien sähköisten palvelujen sekä tietoja viestintäteknologian merkittävä rooli nykyaikaisessa julkisessa hallinnossa ja julkisissa palveluissa. Tätä tavoitetta on tarkennettu mm. julkisen hallinnon ICT-strategiassa. Palvelujen nopeaan käyttöönottoon tulee panostaa ja kehitetyt palvelut pyrkiä saamaan nopeammin osaksi käyttäjien arkea ja rutiineja kiinteässä vuorovaikutuksessa ja yhteistyössä käyttäjien, palveluiden tuottajien, järjestäjien ja kehittäjien kesken. Keskeisten toimijoiden ympärille muodostetaan ekosysteemejä, joissa kehitetään yhdessä toimintaa ja palveluita tavoitteena edullisempi ja ripeämpi palveluiden kehitys ja käyttöönotto. Palvelujen nopeaa ja ennakkoluulotonta kehittämistä ja uusien ratkaisumallien sekä pilotoinnin ja kokeilujen merkitystä korostetaan myös ICT2015 raportissa. JulkICTLab on osa JulkICT strategialuonnoksen palveluinnovaatioiden ekosysteemit osa-alueen toimeenpanoa. Se on julkisen hallinnon palvelukehittämisen ja innovaatiotoiminnan mahdollistava toimintakonsepti ja alusta. Tämä tarjoaa julkisen hallinnon käyttöön ICT-ratkaisujen ja toimintamallien kehittämistä tukevan ekosysteemin, joka kytkee yhteen alan toimijat, käyttäjät ja yhteisöt. JulkICTLab tukee osaltaan myös Avoimen tiedon ohjelman tavoitteita purkaa tiedon käytön esteitä ja luoda kannustimia kehittäjäverkostojen ja ekosysteemien muodostamiselle. JulkICTLab tarjoaa kanavan avattavien tietovarantojen konkreettiselle hyödyntämiselle osana palvelukehittämistä. Liikenne ja viestintäministeriön rahoittamassa palvelupaja FORGE:ssa on toteutettu palvelukehityslaboratorio, joka kokoaa yhteen innovaatiotoimintaan tarvittavan teknisen alustan, työkalut ja toimijat. FORGE pyrkii edistämään palvelujen nopeaa ja innovatiivista kehittämistä sekä pilotointia yhteistyössä eri toimijoiden, mm. korkeakoulujen ja yritysten, kanssa. FORGE:n toteuttavat yhdessä CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy ja tieto- ja viestintäteollisuuden strategisen huippuosaamisen keskittymä Digile Oy. Projektin käynnistyessä todettiin projektien mittavat synergiaedut ja sovittiin LVM:n ja DIGILE:n kanssa, että JulkICT Lab kehitetään läheisessä yhteistyössä FORGE:n ja CSC:n kanssa. JulkICT Lab projektin rahoitus on osoitettu valtiovarainministeriöin momentille 4.11.28.90.20.02 (valtion ja kuntien yhteiset tietojärjestelmähankkeet). JulkICT Labin toiminnan painopiste on avoimissa julkisissa palveluissa ja toteutuksen suunnitteluvaiheessa korostettiin kuntien roolia mm. tietovarantojen avaajina ja julkisten palvelujen kehittäjinä. 1.2 Projektin tavoitteet JulkICT Lab projektin tavoitteena on luoda julkiseen hallintoon ICT-strategian mukainen palveluinnovaatioiden ekosysteemi, toimintakonsepti ja ympäristö, mahdollistetaan nopeat palvelukokeilut julkisessa hallinnossa. Tavoitteena on lisäksi tuottaa palvelukehittämisen ohjeistus ja toimintamallit kehittämistyön tueksi sekä toimia kehittämisyhteistyön käynnistämisen tukena. Pitkän tähtäimen tavoitteena on luoda maksuton palvelu ja prosessit julkiselle hallinnolle, mikä mahdollistaa hallitun riskinoton palvelukokeiluissa. Niissä voidaan soveltaa nopeaa ja selkeästi määriteltyä toimintatapaa, joka kattaa palvelun idean konseptoinnin ja testaamisen ja onnistuneiksi arvioitujen kokeilujen tuotosten tuotteistamisen, tuotantoon viennin ja jalkauttamisen julkisessa hallinnossa.
Omistaja LOPPURAPORTTI 4(15) Projektille määriteltiin myös yleisiä tavoitteita, jotka kytkeytyivät läheisesti sidosryhmien toimintaan, muihin käynnissä oleviin hankkeisiin ja julkisen hallinnon avoimien tietovarantojen hyödyntämiseen, koska nämä katsottiin keskeisiksi onnistumisen edellytyksiksi JulkICT Labin toimintaa käynnistettäessä ja myös jatkossa kiinteäksi osaksi Labin toimintaa. Toiminnalliset tavoitteet 1) Kehittämisympäristön ja -alustan määrittely, toteuttaminen ja siirto tuotantokäyttöön 2) Julkisen hallinnon yhteisten palvelukehittämisen menetelmien tuottaminen 3) Menetelmien ja ympäristön testaus pilottiprojekteilla Yleiset tavoitteet 1) Avointen tietovarantojen hyödyntäminen julkisen hallinnon palvelukehittämisessä 2) Yhteistyön käynnistäminen sidosryhmien kanssa 3) Toiminnan kytkentä muihin käynnissä oleviin hankkeisiin 4) Projekti pysyy aikataulussa eikä ylitä budjettiaan 5) Palvelu on avoin ja maksuton 1.3 Projektin toteutus ja tuotosten arviointi ohjaajan näkökulmasta JulkICT toiminnon näkökulmasta projektin tuotokset vastaavat suhteellisen hyvin tavoitteita. Kuntien ja valtion yhteisessä JulkICT Lab projektissa on suunniteltu, toteutettu ja viety tuotantokäyttöön JulkICT Lab toimintakonsepti ja palvelukokeilujen kehittämisympäristö, jonka toimintaa ja toiminnallisuuksia testattiin pilottiprojekteilla vuoden 2014 aikana. Vastuutahot ja sopimukset Projektin toteutuksesta on vastannut CSC valtiovarainministeriön ohjauksessa. Kehittämisympäristö on toteutettu yhteistyössä FORGE:n kanssa ja JulkICT Lab hyödyntää mm. FORGE:n tukipalveluja ja teknistä infrastruktuuria mutta varsinaisesta kehittämis- ja henkilötyön resursoinnista ja projektin johtamisesta on vastannut valtiovarainministeriö. Toimintamallien osalta on hyödynnetty mm. VTT:n asiantuntemusta. Ohjaavan tahon näkökulmasta yhteistyö CSC:n kanssa on toiminut erittäin hyvin. CSC:n projektipäällikköpalvelut ja asiantuntemus ovat olleet merkittävä voimavara projektin toteutuksessa. Lisäksi CSC:n rooli FORGE:n teknisen infrastruktuurin toteuttajana on tarjonnut synergiaetuja. Yhteistyö ja tukipalvelujen käyttö FORGE:n kanssa on ollut toimivaa. Kehittämisympäristö saatiin tuotantokäyttöön aikataulussa ja tarvittavien palvelukehittämisen työkalujen, infrastruktuurin ja tukipalvelujen osalta tehtiin tarvittavat sopimukset CSC:n ja FORGE:n kanssa. Nykyiset sopimukset mahdollistavat FORGE:n tukipalvelujen veloituksettoman käytön Labissa toimivissa kehittämisprojekteissa. Sopimuksista DIGILE:n ja CSC:n kanssa ja mahdollisista kustannuksista (ml. FORGE:n palvelujen käyttökustannukset) vastaa JulkICT.
Omistaja LOPPURAPORTTI 5(15) Arvioi projektin toiminnallisten tavoitteiden toteutumisesta Projektisuunnitelman mukaan Labin toimintakonsepti käsittää kehittämisympäristön lisäksi testauksen toimintamallin ja tukiprosessin julkisen hallinnon palvelujen yhteisölliseen kehittämis- ja kokeilutoimintaan. Yleisenä arviona voidaan todeta projektin toiminnallisten tavoitteiden toteutuneen suunnitelmien mukaisesti varsinaista tukiprosessia ja menetelmäkehittämistä ja käyttöönottoa lukuun ottamatta. Tavoitteena oli hyödyntää mahdollisuuksien mukaan jo olemassa olevia malleja ja toimintatapoja. Varsinaista yhteistä tukiprosessia julkisen hallinnon palvelukehittämisen tueksi ei saatu mallinnettua ja käyttöönotettua vuoden 2014 aikana, koska projektissa keskityttiin priorisoimaan toimivan kehittämisympäristön pystyttämistä ja testaamista, pilottiprojektien tunnistamista, käynnistämistä, ohjeistamista ja tukea sekä Labin tuotantovaiheen määrittelyä ja toiminnan käynnistämistä. Labin pilottiprojekteissa (7 kpl) on testattu ja sovellettu menetelmiä, jotka saatiin toteutettua projektin aikataulun puitteissa. Labin projekteille on suositeltu ja ohjeistettu mm. avoimen lähdekoodin käyttöä ja VTT:n avoimen tuotteen hallintamallin käyttöönottoa, ja tarjottu palvelumuotoilun työkalut ideoiden konseptoinnin tueksi. Pilottiprojektien käyttöön on pyritty tarjoamaan FORGE:n kautta saatavilla olevia työkaluja ja palveluita mutta viestintä pilottihankkeille kaikkien olemassa olevien tukipalvelujen ja työkalujen osalta ei ollut täysin onnistunutta. Siksi niiden käyttö jäi oletettua vähäisemmäksi. Lisäksi pilottiprojektit halusivat pääsääntöisesti käyttää omia työkalujaan, vaikka vastaavat työkalut olisivat olleet tarjolla mm. FORGE:n kautta. Arvioi projektin yleisten tavoitteiden toteutumisesta Yleisten tavoitteiden osalta voidaan todeta, että JulkICT Labin pilottiprojektit hyödynsivät pääsääntöisesti kokeiluissaan avointa dataa (esim. Maanmittauslaitoksen paikkatiedot ja Helsingin kaupungin avattu päätöksentekodata) ja projektin ohjausryhmän sekä pilottiprojektien kanssa onnistuttiin luomaan toimiva yhteistyö, jonka päälle on mahdollista laajentaa toimintaa vuonna 2015 ja jatkokehittää Labia yhdessä myös jatkossa. Kytkentä muiden olemassa olevien hankkeiden kanssa onnistui osittain, koska osa pilottiprojekteista muodostui olemassa olevien julkisen hallinnon kehittämishankkeiden testaustarpeiden pohjalta. Yhteistyön valmistelu ja kytkentä muihin olemassa oleviin laajempiin kehittämishankkeisiin, kuten esim. SADe-ohjelma ja kansallinen palveluarkkitehtuuriohjelma, saatiin käyntiin suunnittelutasolla vuoden 2014 loppupuolella mutta varsinaisia tuloksia yhteistyöstä ei saatu vuoden 2014 hankekauden aikana. Tavoitteet jäivät saavuttamatta osittain aikataulun kireyden vuoksi. Lisäksi Labin ulkoisessa viestinnässä tunnistettiin selkeitä kehittämistarpeita, joihin ehdittiin reagoida vain osittain hankekauden loppupuolella tuottamalla Labin verkkosivustot ja esittelykokonaisuudet toiminnalle ja piloteille. Projekti pysyi vuoden 2013 loppupuolen asettamisvaiheen viivästyksistä huolimatta hyvin aikataulussa eikä ympäristön toteutuksissa havaittu merkittäviä ongelmia. FORGE:n aikataulumuutokset ja viivästyminen ei vaikuttanut merkittävästi JulkICT Labin aikatauluihin. Budjettiarvio (n. 400,000 ) alitettiin ja projekti saatiin toteutettua n. 25% halvemmalla. JulkICT Lab on alkuperäisten linjausten mukaisesti siellä toimiville kehittämisprojekteille maksuton. JulkICT Labin arviointiprosessi JulkICT Labin käynnistysvaiheessa tunnistettiin itse projekti ja siihen liittyvät toiminnan kehittämisen tavoitteet osaltaan (palvelu)kokeiluksi, joten myös JulkICT Labin toiminta ja tuotokset haluttiin arvioida samoin perustein millä Lab pyrkii arvioimaan sen ympäristössä toteutettavia palvelukokeiluja ja arvioinnissa haluttiin noudattaa samoja periaatteita, joita projekti ja projektin ohjausryhmä ovat noudattaneet Labiin otettavien kokeiluprojektien osalta. Ts. mikäli idea/konsepti todetaan testauskelpoiseksi, se otetaan Labiin ja mikäli kehittämisympäristössä suoritettu kokeilu todetaan
Omistaja LOPPURAPORTTI 6(15) onnistuneeksi (käyttökelpoiseksi ja hyödynnettäväksi), se ansaitsee mahdollisuuden jatkokehitykseen ja jalkauttamisen osaksi jatkuvaa toimintaa. Projektin edetessä sovittiin, että myös JulkICT Lab --projekti arvioidaan riippumattoman tahon toimesta hankekauden lopuksi ja arvioinnin pohjalta tehdään suositukset toiminnan jatkokehittämisestä. Mikäli projektin toimintamalli ja muut tuotokset arvioidaan onnistuneeksi (tarpeelliseksi), JulkICT Labia jatkokehitetään ja se pyritään vakiinnuttamaan osaksi jatkuvaa toimintaa. Arvioinnissa keskityttiin projektin toimintaprosesseihin ja tuotoksiin. Lisäksi kerättiin palautetta mm. JulkICT Labia pilotoineilta kehittämisprojekteilta, projektin ohjausryhmältä ja muilta toimintaan osallistuneilta sidosryhmiltä. Arviointiprosessissa haluttiin korostaa erityisesti Labin käyttäjätahojen ja sidosryhmien näkemyksiä ja palautetta, koska asiakaslähtöisyys on yksi projektin tavoitteista ja myös keskeinen edellytys jatkon kannalta mm. jatkokehittämistarpeita kartoitettaessa ja priorisoitaessa. Arvioinnin toteutti Valtion teknillinen tutkimuskeskus loppuvuodesta 2014. Arviointiprosessin tulokset käsiteltiin JulkICT Labin Ohjausryhmässä 15.12.2014. Arviointiraportin mukaan projekti on hoidettu hallinnollisesti hyvin, mutta kaikkiin asettamispäätösten mukaisiin tavoitteisiin ei ole päästy. Esimerkiksi yhteistä kehittämisideoiden konseptointi-, testaus- ja tuotteistamisvaiheet kattavaa tukiprosessia ja ohjeistusta ei ole saatu täysin toteutettua. Arviointiraportin mukaan kaikkia tavoitteita ei olisi voitu realistisesti saavuttaa vuoden 2014 aikana, vaan niiden toteuttamisesta tulee huolehtia jatkokehittämisen yhteydessä. Arviointiraportissa todetaan, että projekti ja Labin toimintakonsepti ovat onnistuneet ja toiminta sidosryhmien sekä pilottiorganisaatioiden näkökulmasta on ollut tarkoituksenmukaista, joten edellytykset Labin toiminnan, toimintamallien ja kehittämisympäristön toiminnallisuuksien jatkokehitykselle täyttyvät. Jatkossa tulee kuitenkin painottaa tukiprosessin mallintamisen lisäksi JulkICT Labin ydintoiminnan kirkastamista, viestintää ja tiiviimpää yhteistyötä Labissa toimivien tahojen kanssa. Lisäksi kehittämisprojektien välisiä synergiaetuja tulisi kyetä hyödyntämään tehokkaammin ja mahdollistaa tiiviimpi yhteistyö julkisen hallinnon palvelujen kehittämisessä. JulkICT Labin jatkokehittäminen Ohjausryhmä puolsi 15.12.2014 projektin jatkamista vuonna 2015 ja korosti arvioinnissa esiin nousseiden seikkojen merkitystä toiminnan jatkokehittämisen näkökulmasta. Projektin loppuraportti ja VTT:n arviointiraportti käsitellään julkisen hallinnon tietoasian neuvottelukunnassa (JUHTA) helmikuussa 2015, koska hanke on JUHTA:n puoltama ja se on rahoitettu vuoden 2014 osalta valtion ja kuntien yhteisten tietojärjestelmähakkeiden momentilta. JulkICT-toiminto on asettanut tammikuussa 2015 JulkICT Labin jatkokehittämishankkeen vuodelle 2015. Jatkokehittämissuunnitelmassa on pyritty nostamaan esiin arvioinnissa ilmenneitä kehittämistarpeita ja kehittämistarpeita kartoitetaan myös jatkokehittämisprojektin aikana yhteistyössä sidosryhmien kanssa. Keskeiseksi toiminnan tavoitteeksi on määritelty asiakaslähtöisyys ja kehittämistoimenpiteissä on tarkoitus priorisoida tukiprosessien ja ohjeistuksen mallintamista ja viimeistelyä sekä käyttäjien tarpeiden huomioimista, jotta Labin toimintakonsepti ja palvelut saadaan vastaamaan mahdollisimman hyvin julkisen hallinnon palvelukehittämisprojektien tarpeita. Jatkokehittämishanke on tarkoitus rahoittaa momentilta 28.70.03 (Kansallisen tietoalan ohjaus ja kehittäminen).
Omistaja LOPPURAPORTTI 7(15) 2 Arvio projektin tehtävän ja tavoitteiden asettamisen toteutumisesta ja niiden asettamisen onnistumisesta 2.1 Projektin alkuperäisen tarkoituksen ja tehtävän asettamisen onnistumisesta ja arvio sen muutoksien syistä Arvio alkuperäisen tarkoituksen ja tehtävän asettamisen onnistumisesta ja kuvaus tehdyistä muutoksista alkuperäiseen tarkoitukseen ja tehtävään sekä arvio siitä, miksi muutettua tilaa ei ollut osattu arvioida projektin asettamisvaiheessa. Valtionvarainministeriön asettamispäätöksessä 27.8.2013 (VM084:00/2013) projektin tavoitteiksi ja tuotoksiksi määriteltiin seuraavaa: JulkICTLab tarjoaa kehitystoimintaan osallistuville toimijoille mahdollisuudet julkisen hallinnon palvelukehittämiskokeiluihin ja mielekkäämpään riskinottoon mm. pilotoinnin ja esikaupallisten mallien avulla, sekä kehittää yhteisiä käytäntöjä ja toimintatapoja. JulkICTLab hyödyntää palvelukehityksessä avoimen datan ohjelmassa avattavia tietovarantoja. Se toimii FORGE:n ja avoimen tiedon ohjelman toiminnan ja tuotokset yhdistävänä julkisen hallinnon palvelukehittämislaboratoriona. JulkICTLab pyritään toteuttamaan avoimella lähdekoodilla ja arkkitehtuuri pidetään avoimena, jotta kehittämisympäristö ei rajoita eri toimijoiden osallistumista tai tuotosten hyödyntämistä. Yhteenvetona JulkICTLabin keskeiset tavoitteet olivat: Julkisen hallinnon palvelujen kehittämisalustan määrittely, toteuttaminen, pilotointi ja siirto tuotantokäyttöön Uusien toimintatapojen kokeilu ja avointen tietovarantojen sekä avoimen lähdekoodin hyödyntäminen julkisen hallinnon palvelujen kehittämistoiminnassa JulkICTLabin toimintatapojen suunnittelu ja kokeilu sisältäen julkisen hallinnon tarpeisiin soveltuvien yhteisen palvelukehittämisen ja käyttöönoton menetelmien tuottaminen Toiminta eri sidosryhmien ja intressitahojen yhteistyön ja osallistumisen mahdollistajana. Toiminnan kytkentä muihin käynnissä oleviin hankkeisiin ja niiden kokoaminen yhteen. Hankkeen alkuperäiseksi tavoiteaikatauluksi asetettiin 9/2013 12/2014. Projektin toteutuksen arvioitu kokonaisbudjetti oli 400 000 euroa, joka rahoitettiin momentilta 28.90.20.3 (Valtion ja kuntien yhteiset tietojärjestelmähankkeet, JHS suositukset ja muu yhteinen julkinen tietohallinnon kehittäminen, siirtomääräraha 3 v). Rahoitus sisälsi CSC:n tarjouksen mukaisen palvelun, sekä muun konsultointituen vuoden 2014 aikana. Arvio toteutumisesta ja muutoksien syistä Projektin käynnistäminen ja alkuperäiset tavoitteet perustuivat JulkICT strategialuonnoksen palveluinnovaatioiden ekosysteemit osa-alueen toimeenpanon suunnitteluun. Toteutusprojektin käynnistysvaiheessa todettiin, että myös varsinainen projekti ja siihen liittyvät toiminnan kehittämisen tavoitteet ovat osaltaan (palvelu)kokeilu. Nopea toteutus ja yhteistyö usean eri toimijan kanssa edellyttävät kevyttä ohjausta ja ketterien kehittämismenetelmien käyttöä, ts. uudenlaisten toimintatapojen soveltamista julkisen hallinnon toiminnassa, joka arvioitiin osaltaan tuottavan haasteita toteutukselle ja sen ohjaukselle.
Omistaja LOPPURAPORTTI 8(15) Tavoitteiden asetannan ja onnistumisen kriteeristöjä ei siten haluttu asettaa kovinkaan tiukasti, jotta kokeiluluontoisuus projektissa säilyisi -- tämän seurauksena projektin tulokset eivät olleet selkeästi ennustettavia. Projektin ohjausryhmän aloituskokous pidettiin 11/2013 ja projekti käsiteltiin JUHTA:n kokouksessa 12/2013. Ensimmäiset pilottisopimukset VM:n ja Digilen välillä allekirjoitettiin 1/2014, ja Digilen JulkICTLabille tarjoama FORGE:n tuotantoympäristö avattiin laajempaan käyttöön 4/2014. Projekti käytti sille myönnettyä rahoitusta n. 300,000 euroa, josta CSC:n osuus oli n. 250,000, muuhun konsultointityöhön käytettiin n. 50,000 ja käyttämättä jäi 100,000, eli n. 25 prosenttia alkuperäisestä budjetista. Osa säästöistä selittyy asiantuntijatyömäärän jäämisellä arvioitua pienemmäksi projektin käynnistyttyä kunnolla vasta 1/2014. Lisäksi projektin budjettiin laskettiin alun perin kuuluvaksi myös alv:t; tämä arvio korjattiin projektin loppupuolella. Loppuosuus säästöistä selittyy toiminnalla tehokkuudella, jonka vuoksi lisäresursointia ei tarvittu. Projektin arvioinnin toteutti VTT ajalla 10-12/2014. Alla esitetyt arvioinnin avainkohdat perustuvat VTT:n raporttiin sekä ohjausryhmän ja sidosryhmien palautteeseen; numeeriset arviot on tehty vastaaviin sanallisiin arviointeihin pohjautuen. Arviot onnistumisesta tarkoitus ja tavoite arvio asteikolla 1-5 (erittäin huonosti - erittäin hyvin) Projektin määrittely Arvio 3 Projektityön resursointi Arvio 4 Yhteistyö FORGE hankkeen kanssa Projekti pysyy alkuperäisessä budjetissa. Projektin tuotokset toteutuvat tavoiteaikataulun mukaisesti. Arvio muutoksien syistä Arvio 4 Arvio 5 Arvio 3 - Projektin tehtävät tarkentuivat projektin edetessä; vahvistukset toimenpiteisiin pyydettiin VM:ltä mutta ohjausryhmällä ei ollut selkeää näkymää kaikkeen tehtyyn, vaan ylemmän tason aikataulutukseen, mikä vaikeutti ohjaamista - Onnistumisen kriteerejä ei määritelty selkeästi ohjausryhmässä - Projektin koordinointiresurssi oli käytettävissä vain projektin alkupuolella, mikä vähensi viestintää ja verkostoissa tehtävää yhteistyötä merkittävästi - Sopimusmallien rakentaminen pilottien toiminnan käynnistämiseksi vei oletettua enemmän aikaa. - Projekti toimi FORGE:n kehitysympäristön esitestaajana ennen FORGE:n virallista julkistusta - Osa projektin tehtävistä siirrettiin loppuvuodesta 2014 VM:n päätöksellä osaksi Kansallisen palveluarkkitehtuuri toteutusohjelmaa tai ne todettiin niin laaja-alaiseksi, etteivät tavoitteet olleet realistisia yhdelle vuodelle
Omistaja LOPPURAPORTTI 9(15) - Pilottien välinen tiedonvaihto on jäi osittain puutteelliseksi, vaikka osa pilottiorganisaatioista oli edustettuna projektin johtoryhmässä kehittämisehdotukset mitä olisi pitänyt tehdä toisin? - Projektin yksityiskohtaisempi valmistelu ja tavoitteiden tarkempi osittaminen - Viestinnän ja markkinoinnin lisääminen - Yhteisten toimintatapojen ja menetelmien selkeämpi kuvaaminen; tukee myös Labin omaa toimintaa - Labissa toimivien pilottiprojektien välisen yhteistyön lisääminen - Ohjausryhmän roolin selkeyttäminen ja vahvistaminen sekä työn tarkempi kohdentaminen - Omistajan tahtotilan selkeyttäminen ja Labin ydinviestin kirkastaminen 2.2 Projektin tuotoksien avulla tavoiteltavat tulosten ja hyötyjen saavuttaminen Seuraavassa taulukossa kuvataan projektin keskeiset tavoiteltavat tulokset eri tulosalueilla ja tulosten syntymistä parhaiten kuvaavat konkreettiset mittarit, jotka ovat johdettu projektin päätehtävistä. PROJEKTIN TUOTOKSILLA TAVOITELTAVAT TULOKSET Tulosalue tulokset ja hyödyt hyödynsaajataho mittari Asiakaslähtöisyys Labin toimintatapojen jalkauttaminen julkisessa hallinnossa Palveluinnovaatioiden ekosysteemin toteuttaminen Avoimen tiedon hyödyntäminen Tuo organisaatioita käyttämään JulkICTLabin palveluita osana omia kehittämisprojekteja. Resurssisäästöt julkisen hallinnon kehittämisprojekteissa, ei tarvita omaa investointia Nopeuttaa usean toimijan yhteiskokeilujen aloittamista. Hallinnollisen taakan väheneminen (tietojen toimittaminen, tarjouspyynnön teko, tarjouksen teko) Uudenlaisen palveluinnovaatiotoiminnan käyttöönotto julkisessa hallinnossa Julkisen hallinnon avointen tietovarantojen kasvanut hyödyntäminen palvelukehityksessä Käyttäjäorganisaatiot Asiakaspalaute, kiinnostus yhteistyöhön Organisaatioiden omatoimisesti Labiin ilmoittamat työt ja kehittämisehdotukset Julkinen hallinto Labissä pilottia rakentavien eri toimijoiden määrä Labin prosessia soveltavien projektien määrä (edellyttää projektikohtaista arviointia sekä itsearviointia) Labin projektien aikaisemmat työkalukustannukset vs. kustannusten lasku hyödyntäessä Labin / FORGE:n työkaluja Julkinen hallinto Pilottihakemusten määrä Syntyneiden uusien (käyttöönotettujen) palvelujen määrä Julkinen hallinto, Avointa dataa hyödyntävien palvelukehittäjät kehittämisprojektien määrä Labissa käytettyjen avointen tietovarantojen määrä Seuraavassa taulukossa esitellään arviot syntyneistä tuloksista sekä tulosalueisiin liittyvä kehitysehdotukset siitä, mitä olisi voitu tehdä toisin.
Omistaja LOPPURAPORTTI 10(15) arvio asteikolla 1-5 (erittäin huonosti - erittäin hyvin) Tulosalue Arvio Asiakaslähtöisyys Arvio 4 Labin toimintatapojen jalkauttaminen julkisessa hallinnossa Palveluinnovaatioiden ekosysteemin toteuttaminen Arvio 4 Arvio 3 Avoimen tiedon hyödyntäminen Arvio 3 arvio toteutumisen tai toteutumattomuuden syistä - Projektin ohjausryhmässä kattava edustus erityyppisten toimijoiden organisaatioista; luotu uutta yhteistyötä ja dialogia toimijoiden välille - Labin toimintatapa koettu piloteissa keskimääräistä nopeammaksi, ketteräksi ja joustavaksi verrattuna julkisen hallinnon perinteisiin hankkeisiin ja niissä sovellettuihin toimintatapoihin - Vuoden 2014 aikana Labille tullut 15 pilottiehdotusta, joista 7 käynnistyi - Yhteisöjen muodostamisen tukeminen vasta alkuvaiheessa - Avointa dataa ja rajapintoja on saatavilla rajoitetusti; avaamista pitäisi voida edistää Labin kautta - JulkICTLabin ja FORGE:n roolit ja vastuut epäselviä toimijoille - Menettelyt kokeilujen vaikuttavuuden varmistamiselle puuttuvat - Yhteisiä toimintamalleja vasta vähän 2.3 Arvio projektin alkuperäisten tavoitteiden ja vaatimusten asettamisen onnistumisesta ja saavuttamisesta Seuraavassa taulukossa on alkuperäiset projektitoiminnan keskeisten eri tavoitealueiden tavoitteiden kuvaus. Ohessa todetaan lyhyesti projektin arviointiraportin mukainen näkemys tavoitteiden saavuttamisesta ja mahdollisten poikkeamisen syistä. PROJEKTIN TAVOITTEET JA NIIDEN MITTARIT tavoitealue tavoite tai vaatimus Arvio toiminnalliset tavoitteet Yhteistyö projektin omistajan ja projektiosapuolten kesken toimii Täyttää tavoitteen, yhteistyö ja kommunikaatio on toiminut hyvin. laadulliset tavoitteet kitkattomasti Panostetaan avoimiin ja ketteriin menetelmiin Riittävästi ja erilaisia pilotteja käyttämässä palvelua Laadukas projektisuunnitelma Täyttää tavoitteen. Projekti on toiminut uudenlaisten toimintatapojen soveltajana julkisen hallinnon toiminnassa. Hallinnolliset rakenteet on pidetty kevyinä, pilotit ovat saaneet pilottiympäristön käyttöönsä nopeasti, tekninen tukihenkilö on auttanut pilottiympäristön käyttöönotossa. Täyttää tavoitteen. Pilotteja otettiin projektiin mukaan koko toimintakauden ajan. Ensimmäiset pilotit käynnistyivät nopeasti, yhteistyö FORGE:n kanssa mahdollisti JulkICTLabin pilottien ensimmäisten tulosten valmistumisen jo 4kk aloittamisen jälkeen. Toteutunut osittain. Kaikki suunnitelmat ja dokumentaatio on avoimesti nähtävillä projektin
Omistaja LOPPURAPORTTI 11(15) taloudelliset tavoitteet aikataulutavoitteet Projektiorganisa ation sitoutuminen Toimittajan resurssit ja kehitysmyönteisyys Projektisuunnitelman mukainen ratkaisu Projektin kulut pysyvät budjetoiduissa raameissa Projekti pysyy suunnitellussa aikataulussa Projektiorganisaation sitoutuminen työhön, ajan ja asiantuntemuksen varaaminen tähän projektiin Toimittajalla riittävät resurssit ja osaaminen toteuttaa kehitystarpeita ja tukea projektin toimintaa wikissä. Projektin luonteesta johtuen projektin varsinaisia tehtäviä ei kuvattu yksiselitteisesti, eikä projektisuunnitelmaa päivitetty sen hyväksynnän jälkeen. Projektin viestintäsuunnitelma jäänyt suuntaa-antavaksi; ei selkeitä vastuutuksia. Toteutunut osittain; kehittämisalusta saatiin käyttöön suunnitellusti, uusia pilotteja käynnistyi koko projektivuoden ajan, kokeiltiin uusia toimintatapoja (mm. avoimen tuotteen hallintamallia), tuotetiin avoimen lähdekoodin komponentteja ja avoimia rajapintoja jatkohyödynnettäviksi. Palvelukehittämisen menetelmien kehittäminen jäi vasta hyvin alkuvaiheeseen, eri hankkeiden ja verkostojen välinen yhteistyö on jäänyt hyvin vähäiseksi. Kyllä, kulut alitettiin selvästi (25% edullisempi toteutus). Kyllä; osa tehtävistä ei kuitenkaan edennyt oletetulle syvyydelle Toteutui osittain; ohjausryhmän ohjaava rooli jäänyt vähäiseksi ja sitoutumisen aste on vaihdellut jonkin verran. VM projektin omistajana ohjannut vahvasti. Toteutui osittain: projektipäällikkö- ja asiantuntijaresursseja oli käytettävissä riittävästi; viestintä ja koordinointiresursseissa oli merkittävää vajetta projektin aikana. 2.4 Arvio onnistumisen edellytyksien asettamisen onnistuneisuudesta Seuraavissa taulukoissa arvioidaan projektin onnistumisen edellytysten asettamisen onnistumista ja syitä miksi niiden määrittely ei ollut onnistunut. ONNISTUMISEN EDELLYTYKSIEN TOTEUTUMISESTA (arvio asteikolla 1-5, erittäin huonosti - erittäin hyvin) edellytys alkuperäisen edellytyksen kuvaus Arvio Projektiorganisaation Projektiorganisaation sitoutuminen työhön, ajan ja 4 sitoutuminen asiantuntemuksen varaaminen tähän projektiin Toimittajan resurssit ja Toimittajalla riittävät resurssit ja osaaminen toteuttaa 4 kehittämismyönteisyys kehitystarpeita ja yhtäaikaisia käyttöönottoja Pilottien sitoutuminen Saadaan riittävästi ja erityyppisiä pilotteja palvelun kokeilijoiksi 4 PROJEKTIHENKILÖSTÖN ARVIO ONNISTUMISEN EDELLYTYKSIEN ASETTAMISEN ONNISTUMISESTA aihe miksi toimi tai ei toiminut ja mitä pitäisi tehdä toisin Projektiorganisaation Projektiorganisaation sitoutumista ei mitattu, arvio sitoutumisen asteesta sitoutuminen Toimittajan resurssit ja kehittämismyönteisyys perustuu sidosryhmiltä ja arvioinnista saatuun palautteeseen Toimittaja resursoi ja mitoitti projektihenkilöstön oikein. Viestintä- ja koordinointiresurssin osalta käytettävissä olleiden henkilöiden poisjäänti toimittajan palveluksesta vaikeutti merkittävästi korvaavan resurssin löytymistä.
Omistaja LOPPURAPORTTI 12(15) Pilottien sitoutuminen Toimittaja on toiminut kehittämismyönteisesti projektin aikana sekä jatkaa palvelun koordinointia ja kehittämistä edelleen. Pilottien tarpeet toimintamalleille vaihtelivat: osa halusi hyödyntää palvelinresurssia, osa mahdollisuutta löytää uudenlaisia verkostoja pilotin tuotosten hyödyntämiseen, toiset kaipasivat tukea tuotteistamiseen ja palveluiden paketointiin. Pilotit pitivät Labin toimintatapaa julkishallinnon toimintatapaan verrattuna ketteränä tapana päästä testaamaan ideaa pilviympäristössä, sekä Labiltä saatua teknistä tukea toimivana. FORGE:n ja Labin roolit eivät olleet piloteille selkeät.
Omistaja LOPPURAPORTTI 13(15) 3 Arvio projektin organisoinnin ja hallinnon onnistumisesta Seuraavassa arvioidaan projektin organisoinnin onnistuneisuutta. Ohjausryhmän kokoonpano Jäsenet: Sihteeristö Mikael Vakkari, VM, puheenjohtaja Kirsi Pispa, JulkICLab projektipäällikkö (CSC), sihteeri Markus Rahkola, VM, varapuheenjohtaja Hannu Mourujärvi, JulkICTLab koordinaattori (CSC); 06/2014 saakka Ville Meloni, HRI Ari Turunen, JulkICTLab koordinaattori (CSC); 09-10/2014 Matti Saastamoinen, COSS Antti Kosonen, MML Asiantuntijat Jari Juopperi, DIGILE Klaus Lindberg, CSC Aleksi Rossi, OKF Antti Tuomisto, Turun yliopisto Elisa Kettunen, Kuntaliitto Ville Peltola, IBM Marko Latvala, Valtiokonttori Toimittajan projektiryhmän kokoonpano (CSC) Kirsi Pispa, JulkICTLab projektipäällikkö Hannu Mourujärvi, JulkICTLab koordinaattori (11/2013-06/2014) Ari Turunen; JulkICTLab koordinaattori (09-10/2014) Jarno Laitinen, JulkICTLab tekninen tukihenkilö Lisäksi 11 CSC:n muuta asiantuntijaa osallistui projektin työhön sen eri vaiheissa YLEISARVIO PROJEKTIN ORGANISOINNIN ONNISTUNEISUUDESTA (arvio asteikolla 1-5, erittäin huonosti - erittäin hyvin) organisoinnin aihe arvio toimivuudesta arvio (1 5) Projektiorganisaatio: 4 hankkeen organisoituminen kokonaisuudessaan. Omistajan rooli 4 Ohjausryhmän rooli 4 Projektipäällikön rooli 4 Projektiryhmän rooli 4 Projektikontrollerin rooli 4 Ohjausryhmän kokousmenettely 4 ARVIO TOIMIVUUDEN TAI TOIMIMATTOMUUDEN SYISTÄ miksi toimi tai ei toiminut ja mitä pitäisi tehdä toisin Kehitysehdotukset / Mitä olisi pitänyt tehdä toisin?
Omistaja LOPPURAPORTTI 14(15) 4 Arvio muiden projektin hallinnan menettelyiden toimivuudesta Seuraavassa arvioidaan muiden projektin hallinnan menettelyiden toimivuutta. ARVIO TOIMIVUUDEN TAI TOIMIMATTOMUUDEN SYISTÄ aihe arvio toimivuudesta arvio (1 5) resurssien hallinta 4 poikkeustilanteet 4 muutosten hallinta 3 hankinnat ja sopimusten 4 hallinta riskienhallinta 3 viestintä 3 5 Ehdotus tuotosten jatkokehittämiseksi JulkICTLab jatkoprojektissa toimeenpannaan vuoden 2015 aikana kerätyn palautteen ja VTT:n arviointiraporteissa tunnistettujen tarpeiden osoittamat kehittämistoimenpiteet. Lisäksi täsmennetään JulkICTLabin konseptia ja toimintaprosessia sekä Labissa toimivien kehittämishankkeiden yhteisiä toimintatapoja niin, että ne vastaavat paremmin palvelukehittämistä toteuttavien kokeiluprojektien tarpeita. JulkICT Labin konseptointitoiminta käynnistetään ja yhdistetään palveluideoiden konseptointia toteuttaneen Datademon kanssa. Ts. Sitran rahoittaman Datademon toiminta siirtyy osaksi JulkICT Labin toimintaa. JulkICTLabin keskeisimmät tavoitteet vuoden 2015 aikana ovat: - JulkICT Labin toimintatapojen jatkokehittäminen sisältäen julkisen hallinnon tarpeisiin soveltuvien yhteisten palvelukehittämisen menetelmien tuottamisen ja kuvaamisen - VTT:n arviointiraportin mukaisten kehittämistoimenpiteiden toimeenpano, käsittäen mm. o Yhteisen toimintamallin jatkokehittäminen ja jalkauttaminen käsittäen kokeiltavan palvelun konseptoinnin, testaamisen ja tuotteistamisen sekä tarvittaessa tuotantoonviennin ohjeistuksen sekä kokeilun vaikuttavuuden varmistamisen menetelmät o Viestinnän kehittäminen ja toiminnan näkyvyyden nostaminen o Toimijoiden osallistaminen ja tiiviimpi kehittämishankkeiden välisen yhteistyön tuki sekä kytkentä muihin hankkeisiin o Kehitettyjen palvelujen, komponenttien ja parhaiden käytäntöjen jakelu ja uudelleenkäytön mahdollistaminen - Uusien toimintatapojen kokeilu ja avointen tietovarantojen hyödyntäminen julkisen hallinnon palvelujen kehittämistoiminnassa - Toiminta Kansallisen palveluarkkitehtuuriohjelman (KaPa) testausympäristönä ja tukena
Omistaja LOPPURAPORTTI 15(15) 6 Yhteenveto JulkICTLabin tavoitteena on toimia kehittämishankkeiden ja avattujen tietovarantojen tuotokset yhdistävänä julkisen hallinnon palvelukehittämislaboratoriona, joka tarjoaa mahdollisuudet julkisen hallinnon palvelukehittämiskokeiluihin ja mielekkäämpään riskinottoon mm. testauksen ja yhteisten toimintatapojen avulla. JulkICT Labin toimintakonseptin onnistuminen edellyttää asiakaslähtöistä kehittämistä sekä sidosryhmien osallistamista ja sitouttamista mm. Labin toimintatapoihin ja tarjoamiin työkaluihin. Tämä edellyttää ydintehtävien täsmentämistä, aktiivista viestintää ja sidosryhmäyhteistyön fasilitointia sekä hankkeiden välisen yhteistyön koordinointia, jotta JulkICT Labin hankkeiden yhteisen toiminnan kautta lisäarvoa tarjoava rooli on ylipäänsä mahdollista realisoida. Yleisarviona voidaan todeta että projekti on saavuttanut hyvin suurimman osan tavoitteistaan. Huolimatta siitä että projekti on hoidettu hallinnollisesti hyvin, kaikkiin asettamispäätösten mukaisiin tavoitteisiin ei ole päästy. Arviointiraportin mukaan tavoitteiden saavuttaminen edellyttää jatkokehittämistä, eikä kaikkia tavoitteita olisi voitu realistisesti saavuttaa vuoden 2014 aikana. Arviointiraportissa todetaan, että projekti ja Labin toimintakonsepti ovat onnistuneet ja toiminta sidosryhmien sekä pilottiorganisaatioiden näkökulmasta on ollut tarkoituksenmukaista, joten edellytykset Labin toiminnan, toimintamallien ja kehittämisympäristön toiminnallisuuksien jatkokehitykselle täyttyvät. 7 Liitteet Liite 1. VTT:n arviointiraportti 9.12.2014 JulkICT Lab asettamispäätös 27.8.2013