1(7) KORTINHALTIJAN HALLINTA Kortinhaltijan sivu sisältää kortinhaltijan henkilö-, korttitili-, kortti- ja maksutiedot. Sivulle pääsee hakemalla kortinhaltijan tietoja ja avaamalla hakutuloksesta kortinhaltijan etu- tai sukunimellä varustetun linkin. Sivulla voit tarkastella ja päivittää henkilötietoja, tehdä maksun korttitilille, katsella korttitietoja ja tilata uuden kortin sekä keskeyttää tai lopettaa etuuden maksun. Voit myös tarkastella kortinhaltijan etuuksien maksuhistoriaa. Perustiedot Tässä näet kortinhaltijan viimeksi tallennetut perustiedot. Perustietoihin kuuluvat kortinhaltijan yhteys- ja tunnistetiedot sekä kortinhaltijalle liitetyt työnantajan tili- ja maksuryhmäasetukset. Voit halutessasi siirtyä päivittämään tietoja henkilötietojen vasemmassa alareunassa olevasta Päivitä -painikkeesta. Kentät Nimi* Kortinhaltijan nimi muodossa "Etunimi Toinen Nimi Sukunimi". Syntymäaika* Kortinhaltijan syntymäaika muodossa pp.kk.vvvv. Yrityksen sisäinen tunnus Henkilönumero tai muu yrityskohtainen tunniste, mikäli tieto on tallennettu verkkopalveluun. Sähköposti* Kortinhaltijan sähköpostiosoite. Puhelinnumero Kortinhaltijan puhelinnumero, mikäli tieto on tallennettu verkkopalveluun. Osoite Kortinhaltijan postiosoite muodossa "Katuosoite 1" "Katuosoite 2" "Postinumero" "Postitoimipaikka", mikäli tieto on tallennettu verkkopalveluun. Kortinhaltijan postiosoite voi olla koti-, työnantajan tai muu osoite. Yritystili* Yritystili on tili- ja maksamishierarkiaan liittyvä tieto. Tässä näkyy sen yritystilin nimi, jonka alle kortinhaltija on liitetty. Tämä tili on myös kortinhaltijan oletustili edun maksamiselle. Maksuryhmä Maksuryhmä on tili- ja maksamishierarkiaan liittyvä tieto. Mikäli kortinhaltija on liitetty maksuryhmään, näkyy tässä maksuryhmän nimi. Pakolliset tiedot on merkitty " * "-merkillä.
2(7) Painikkeet "Päivitä" -painike perustiedot -osion vasemmassa alareunassa "Päivitä" -painikkeella siirryt Päivitä kortinhaltijan perustietoja -sivulle, jossa voit lisätä, poistaa tai muokata kortinhaltijan yhteystietoja ja päivittää tili- ja maksuryhmäasetuksia. Päivitä kortinhaltijan perustietoja Sivu avataan painamalla Päivitä -painiketta Kortinhaltijan tiedot -sivulla, Perustiedot - osiossa. Tällä sivulla voit päivittää valitun kortinhaltijan yhteys- ja tunnistetietoja. Tämän lisäksi käyttöoikeuksien puitteissa voi päivittää yritystilin tai maksuryhmän, johon kortinhaltija kuuluu. Voit myös lisätä tai poistaa kortinhaltijan maksuryhmästä. Muutetut, poistetut tai lisätyt tiedot päivitetään oikean alalaidan Päivitä -painikkeella. Jos et halua päivittää muokkaamiasi tietoja, valitse Peruuta -painike sivun oikeassa alareunassa. Kortinhaltijan nimi Kentät Nimi* Kortinhaltijan nimi on muodossa "Etunimi Toinen Nimi Sukunimi". Pääset muuttamaan kortinhaltijan nimeä painamalla Muuta -painiketta. Kirjoita uusi nimi muodossa Etunimi Toinen nimi Sukunimi ja paina Tallenna. Muista tilata kortinhaltijalle uusi kortti uudella nimellä, järjestelmä ohjaa sinut automaattisesti sivulle, josta voit tilata uuden kortin. Sähköposti* Kortinhaltijan sähköpostiosoite. Päivitä tieto tarvittaessa. Yrityksen sisäinen tunnus Henkilönumero tai muu yrityskohtainen tunniste. Lisää, päivitä tai poista tieto tarvittaessa. Puhelin Kortinhaltijan puhelinnumero. Lisää, päivitä tai poista tieto tarvittaessa. Välttämättömät tiedot on merkitty " * "-merkillä. Osoite Kortinhaltijan postiosoite voi olla koti-, työnantajan tai muu osoite. Osoitetieto on vapaaehtoinen. Kentät Katuosoite 1 Kortinhaltijan 1. katu- tai postilokero-osoite. Lisää, päivitä tai poista tieto tarvittaessa. Katuosoite 2 Kortinhaltijan 2.katu- tai postilokero-osoite. Lisää, päivitä tai poista tieto tarvittaessa. Postinumero
3(7) Kortinhaltijan postinumero. Lisää, päivitä tai poista tieto tarvittaessa. Postitoimipaikka Kortinhaltijan postitoimipaikka. Lisää, päivitä tai poista tieto tarvittaessa. Kortinhaltijan asetukset Kortinhaltijan asetukset liittyvät työnantajan tili- ja maksamishierarkiaan. Tässä voit käyttöoikeuksiesi puitteissa vaihtaa yritystilin tai maksuryhmän, johon kortinhaltija kuuluu. Voit myös lisätä tai poistaa kortinhaltijan maksuryhmästä. Tee valinnat klikkaamalla pudotusvalikkoihin listattuja vaihtoehtoja. Pudotusvalikot Yritystili Kortinhaltijan voimassa oleva tiliasetus. Päivitä tarvittaessa klikkaamalla nuolta ja sen jälkeen haluttua vaihtoehtoa listassa. Maksuryhmä Kortinhaltijan voimassaoleva maksuryhmäasetus. Jos kortinhaltija ei kuulu mihinkään maksuryhmään, näkyy kentässä "Ei maksuryhmää". Päivitä tarvittaessa klikkaamalla nuolta ja sen jälkeen haluttua vaihtoehtoa listassa. Valittava maksuryhmä kuuluu aina saman yritystilin alle kuin kortinhaltija. Painikkeet "Peruuta" -painike sivun oikeassa alalaidassa vasemmalla Valitsemalla "Peruuta" -painikkeen siirryt takaisin Kortinhaltijan tiedot -sivulle päivittämättä nykyisiä tietoja. "Tallenna" -painike sivun oikeassa alalaidassa oikealla Valitsemalla "Päivitä" -painikkeen päivität muokkaamasi tiedot ja näet ne Kortinhaltijan tiedot -sivun Perustiedot -osissa. Kortinhaltijan tila Tässä voit tarkastella ja päivittää kortinhaltijan korttitilin tila-asetuksia. Voimassaoleva tila on näkyvissä ensimmäisellä rivillä otsikon alla. Tilin tilaa voi päivittää tilakuvauksen alla olevista painikkeista Keskeytä maksut/poista maksujen keskeytys ja Poista kortinhaltija. Painikkeet: "Keskeytä maksut" -painike voimassaolevan tila -kuvauksen alla Valitsemalla tämän painikkeen voit keskeyttää kortinhaltijan edun maksamisen väliaikaisesti. Maksun keskeyttäminen tarkoittaa, ettei kortinhaltijaa huomioida maksuryhmän tai tiedoston kautta tehdyissä maksuissa, eikä hänelle myöskään voi tehdä yksittäistä maksua. Edunmaksun keskeyttäminen ei ole mahdollista, mikäli kortinhaltijalla on tulevaisuuteen ajastettuja maksuja. Tällöin voidaan joko odottaa maksupäivää tai peruuttaa maksu.
4(7) Maksun keskeytys voi olla tarpeen esim. pidemmän poissaolon vuoksi, jolloin veroetuun ei ole oikeutta. Edunmaksun keskeytys ei sulje pois voimassaolevan Virikekortin ja tilisaldon käyttöä. "Poista maksujen keskeytys" -painike Tämä painike on näkyvissä siinä tapauksessa, että korttitilin voimassaoleva tila on "Maksut keskeytetty". Klikkaamalla tätä painiketta voit palauttaa korttitilin normaalitilaan, jolloin kortinhaltijan tili on jälleen säännöllisen edunmaksun piirissä. "Poista kortinhaltija" -painike Valitsemalla tämän painikkeen voit poistaa kortinhaltijan pysyvästi työnantajan edunmaksun piiristä. Poisto on ajankohtainen esim. työsuhteen päätyttyä. Kun edunmaksu lopetetaan, mitään kortinhaltijan tietoja ei voi enää tarkastella tai päivittää työnantajan verkkopalvelussa. Kortinhaltijan poistaminen ei ole mahdollista, mikäli kortinhaltijalla on tulevaisuuteen ajastettuja maksuja. Tällöin voidaan joko odottaa maksupäivää tai peruuttaa maksu. "Poista" -painike siirtää sinut vahvistussivulle, jossa voit vahvistaa tai peruuttaa kortinhaltijan poiston. Näet kortinhaltijan nimen ja tiedon siitä, että vahvistaminen poistaa kortinhaltijan tiedot työnantajan verkkopalvelusta. Poisto vahvistetaan painamalla "Vahvista" -painiketta tai peruutetaan valitsemalla "Peruuta" -painike. Edunmaksun keskeyttäminen ei sulje pois voimassaolevan Virikekortin ja tilisaldon käyttöä vaan kortinhaltija voi jatkaa Virikekortin käyttöä normaalisti. Mikäli poistat kortinhaltijan Virikekorttipalvelusta, kortinhaltija voi jatkaa kortin ja siellä olevan saldon käyttöä vielä 30 päivän ajan. Kortin tiedot Tässä voit tarkastella perustietoja kortinhaltijan Virikekorteista. Tilatuista korteista on näkyvissä tilauspäivämäärä (pp.kk.vvvv), kortin voimassaoloaika (kk/vvvv) ja kortin tila. Korttien tilat: "tilattu" = uusi kortti on tilattu "valmistuksessa" = tilattu kortti on valmistuksessa "aktiivinen" = kortinhaltija on aktivoinut kortin kauppiaan maksupäätteellä "suljettu tilapäisesti" = kortti on suljettu Netsissä tilapäisesti "suljettu" = kortti on suljettu Netsissä, eikä sitä voi aktivoida uudelleen Jos henkilölle ei vielä ole tilattu Virikekorttia, on otsikoiden alla teksti "Kortinhaltijalla ei ole korttia". Voit tarvittaessa siirtyä tilaamaan uuden kortin painamalla "Tilaa uusi kortti" - painiketta Kortin tiedot -osion alaosassa. Maksa kortinhaltijan tilille Tässä voit ajastaa edun maksun kortinhaltijalle. Maksun voi ajastaa aikaisintaan seuraavalle päivälle ja pisimmillään seuraavan kalenterivuoden loppuun. Ajastettu maksu maksetaan automaattisesti korttitilille maksupäivänä. Anna maksua varten pakollisten kenttien tiedot ja ajasta maksu painikkeesta "Ajasta maksu".
5(7) Kentät ja pudotusvalikot: Maksupäivä* Oletuksena on kuluvasta päivästä seuraava päivä. Voit asettaa toisen maksupäivän muodossa pp.kk.vvvv. Maksupäivä voi pisimmillään olla seuraavan kalenterivuoden viimeinen päivä ja aikaisintaan seuraava päivä. Summa* Maksun loppusumma. Tililtä* Tästä pudotusvalikosta voit valita yritystilin, jolta maksu maksetaan. Maksua vastaava euromäärä varataan ajastushetkellä yritystililtä, jolloin yritystilin käytettävissä olevat varat pienenevät vastaavasti. Kun maksu on maksettu, vähennetään varaussumma tilisaldosta, ja varaus raukeaa. Näet pudotusvalikon kentässä tilin nimen lisäksi myös käytettävissä olevan saldon. Viesti* Lisää maksuun lyhyt viesti kortinhaltijalle. Valitse viesti, joka parhaiten kuvaa maksun aihetta, esim. "lokakuun etu". Pakolliset tiedot on merkitty " * " -merkillä. Painikkeet "Ajasta maksu" -painike alhaalla vasemmalla Valitsemalla vihreän "Ajasta maksu" -painikkeen hyväksyt maksun ajastuksen kortinhaltijan tilille. Ajastus edellyttää, että olet täyttänyt maksutiedot kenttiin. Hyväksyttyäsi ajastuksen, näet Maksuhistoria -osiossa ylimpänä kyseisen ajastetun maksun. "Tyhjennä" -painike alhaalla oikealla Valitsemalla "Tyhjennä" -painikkeen palautat ajastettavan maksun oletustiedot maksupäivälle ja tilille, sekä tyhjennät arvo, määrä, summa ja viesti -kentät. Voit halutessasi aloittaa maksun ajastamisen alusta. Lista maksuista vuonna 20XX (kuluva vuosi) Tässä voit seurata kortinhaltijan maksuhistoriaa ja tulevaisuuteen ajastettuja maksuja. Keskellä näet oletuksena kuluvan vuoden tilanteen. Maksut on listattu kronologisesti niin, että uusin tapahtuma näkyy ylimpänä. Voit valita vasemmalta edellisen vuoden tai oikealta seuraavan vuoden maksutapahtumat. Jos kortinhaltijalle ei ole maksettu etuuksia edellisenä vuonna, ei edellisen vuoden maksutietoja voi tarkastella. Maksutiedoissa näkyy kaikki yrityksen tekemät maksut ja mahdolliset peruutukset ja palautukset. Ajastetun maksun voi peruuttaa ennen maksupäivää. Sen sijaan jo maksetun maksun voi palauttaa 7 päivän kuluessa maksupäivästä, jos kortinhaltijan tilillä on katetta. Palautusta ei voi tehdä osittaiselle summalle. Palautukseen tulee liittää syy/selite kortinhaltijalle. On suositeltavampaa tarvittaessa peruuttaa ajastetut maksut kuin palauttaa jo maksettuja maksuja. Kentät: Päivämäärä
6(7) Maksun päivämäärä. Jos kyseessä on ajastettu maksu, näkyy tässä tulevaisuuden maksupäivä. Tila Maksun tila. Maksutiedoissa näkyvä maksutapahtuma voi olla Maksu ajastettu = kortinhaltijalle tulevaisuuteen ajastettu maksu Maksu maksettu = kortinhaltijan tilille maksettu maksu Maksu palautettu = kortinhaltijan tilille maksettu maksu, joka on ts. palautettu takaisin työnantajalle 7 pv:n kuluessa maksupäivästä Summa Maksun summa. Palautettu maksu näkyy yliviivattuna. Maksaja Maksun suorittaneen yrityskäyttäjän nimi muodossa Sukunimi, Etunimi. Viesti Maksun suorittaneen yrityskäyttäjän viesti kortinhaltijalle. Painikkeet: "Peruuta" -painike ajastettujen maksujen tiedoissa Tulevaisuuteen ajastetut maksut, joita ei vielä ole maksettu kortinhaltijan tilille, voi peruuttaa valitsemalla harmaan "Peruuta" -painikkeen maksun tila -kentässä. Peruutus poistaa ajastetun maksun kortinhaltijan maksutiedoista ja vastaavan varauksen yrityksen tililtä. "Palauta" -painike maksetun maksun tiedoissa Kortinhaltijan tilille jo maksetun maksun voi palauttaa 7 kalenteripäivän kuluessa maksupäivästä. "Palauta" -painike on näkyvissä vastaavan ajan. Kun maksusta on kulunut 7 kalenteripäivää, raukeaa maksun palautusmahdollisuus automaattisesti. Valitessasi maksun palautuksen, järjestelmä ohjaa sinut palautuksen vahvistussivulle. Maksun palautuksen vahvistus Tällä sivulla voit vahvistaa tai peruuttaa maksu palautuksen kortinhaltijan tililtä. Maksun palauttaminen Vahvistussivun ylälaidassa kerrotaan, että maksun palautus palauttaa kortinhaltijalle jo maksetut varat takaisin yritystilille, ja että palautuksen syy pitää ilmoittaa kortinhaltijalle. Maksun tiedot Vahvistussivun vasemmassa osassa näet yhteenvedon maksun yksityiskohdista. Kentät: Yritystili (jolta palautettava maksu on tehty) Kortinhaltijan nimi Maksuaika
7(7) Summa Palautuksen selite Sivun oikeassa osassa pyydetään antamaan maksun palautuksen syy tai selite, joka välittyy kortinhaltijan tiliotteelle. Selite on välttämätön tieto. Kentät: Anna syy maksun palautukselle Vapaa teksti palautuksen syystä, joka välittyy kortinhaltijan tiliotteelle. Painikkeet: "Vahvista" -painike alhaalla oikealla Vihreästä "Vahvista" -painikkeesta vahvistat maksun palautuksen kortinhaltijan tililtä takaisin yritystilille. "Takaisin" -painike alhaalla vasemmalla Valitsemalla harmaan Takaisin -painikkeen palaat takaisin kortinhaltijan tiedot -sivulle, ja kortinhaltijalle tehty maksu jää voimaan.