20.3.2007 HAEMME KUMPPANEITA KEHITTÄMÄÄN PERUSTIETOTEKNIIKKAAMME Haluamme palvella kuntalaisia, yrityksiä ja tehdä Sipoo tutuksi 40.000:lle uudelle asukkaalle Suunnitelman toteuttamiseksi lähestymme teitä toimittajana hakiessamme yhteistyökumppaneita toteuttamaan tietotekniikkinfrastruktuuria jota kutsumme esipooksi. esipoon on merkittävä ICT-hanke kunnan suunnitelmissa toimittaa palveluja nopeammin, laadukkaammin sekä antaa yleiskuva toimivuudesta päättäjille että he voisivat seurata ja kehittää kunnan toimintaprosesseja. Pyrkimys on yhä enemmän reaaliaikaisuuteen palvelutoiminnassamme. esipoo-infrastruktuuri tulisi otta huomioon seuraavat seikat: 1) Kunnanjohdon tavoitteet sekä mittarit 2) Prosessit on helppo ja selkeä rakentaa 3) Resurssit (henkilöt, tuotannolliset) voidaan helposti liittää järjestelmään 4) Muutokset helppo tehdä graafisesti 5) Kuntalaisten palvelut ja yritysten palvelut avainasemassa tiedot on helppo julkaista esim. valmiiden suunnittelupohjien kautta 6) Itsepalvelu niin suuressa mittakaavassa kuin mahdollista; lomakkeet, varaukset, anomukset, kyselyt 7) Automatisoidaan toiminnot 8) Uudet teknologiat Ensimmäisessä vaiheessa kartoitetaan toimittajien ratkaisuja ja kokemusta. Hanke ja toteutus tapahtuu koordinoiden KuntIT:n kanssa ja tarkoituksenamme on olla yhteistyössä muiden kuntien kanssa tämän hankkeen läpiviemisestä saaduista kokemuksista. Sipoon koko on sopiva että saamme nopeasti toteutettua ICT-ratkaisut yhteistyössä toimittajakimppaniemme kanssa. Näemyksemme ICT-ympäristömme kehityskustannuksista on että kilpailutuksella haemme kustannussäästöjä sekä yhteistyökumppaneita, joiden kanssa voisimme kehittää tietoteknisen palvelukykymme. Pitkän tähtäimen kustannustehokkuutta uskomme saavuttavamme standardituotteilla ja vapauttamalla sidottua pääomaa palveluun perustuvalla käytöllä. Tavoitteemme on tänä vuonna toteuttaa infrastruktuuri jotta Sipoon kunnan käytössä olevat operatiiviset järjestelmät tehokkaammin palvelisi sisäisiä ja ulkoisia asiakkaitamme. Sähköinen asiointi on avainasemassa tämän tavoitteen saavuttamiseksi.
Olemme tällä hetkellä toteuttamassa tiedon jakamista työntekijöille Microsoftin Sharepoint serverillä ja olemme tutustumassa samansuuruiseen referenssikohteeseen Belgiassa (kuva 1). Uudet infrastruktuurihankkeet ovat tunnistautuminen ja Service Desk, jolla pyrimme suurempaan joustavuuteen sovelluksiemme käytössä (taulukko 1). Pitemmällä tähtäimellä pyrimme jaettuihin palveluihin ja proaktiiviseen toimintaan (kuva 3 ja 4). Toivomme operaattoreilta ajatuksia langattoman laajakaistayhteyden toteuttamiseksi jokaiselle kuntalaiselle. Kuva 1 DigitAalter on Microsoftin Sharepoint-referenssi Belgiassa
Ratkaisun vaatimukset Erota prosessit ja informaatio sovelluksista Käytä standardirajapintoja Käyttäjät Hallitse resurssit, prosessit, laitteet ja käyttäjät identiteetin perusteellaa Kokoa yksiköt dynaamisiksi sovelluksiksi verkon kautta Toimita turvallisesti kaikille käyttäjille, mille tahansa laitteelle tai mihin paikkaan tahansa March 13, 2007 Kuva 2 Päätavoitteena joustavuus Prosessit Resurssit www.harrymartin.net Laitteet 10 Kuva 3 Jaetut palvelut Staffordshire County, Englanti.
Kuva 4 Tavoitteena proaktiivisuus Asiahallinta Dynasty for SQL Documenta Intranet SharePoint 2007 Endero Internetpalvelu emedian CMS järjestemä emedia Kirjanpito, reskontra AdeEko WM-Data Talousarvion teko Budnetti (Raindance), WM-Data websovellus Talousarvion seuranta TA seuranta (Raindance), WM-Data Laskujen kierto - skannaus - sähkölaskujen vastaanotto Maksuliikenne, kassa websovellus Rondo WM-Data Basware (ent. Analyste) Konsernitilinpäätös Konserni Tietoenator Laskutus Pro elaskutus WM-Data Henkilöstöhallinto Pro Excellenta WM-Data - sähk.lomakkeet intranetissä - WebTallennus Työvuorosuunnittelu Titania WM-Data Kulunvalvonta, ruokailu Esmikko Esmi Puhelinvaiteen info Sinfo Elisa (Siemens) Sosiaalityö Pro Consona WM-Data Elatusturva, Lastenvalvoja Pro Consona WM-Data Päivähoito Pro Consona WM-Data Virkaholhoojan järjestelmä Virho Yhteys KELAn järjestelmiin Soky Kela
Maan väestötiedot Väestösuora VRK Terveyskeskus, vanhustyö Mediatri Mediconsult Hammashuolto Effica Tietoenator Koulut Primus, Wilma Starsoft Tilavuokrat ja varaus Timmi Elisa (Yomi) Kirjasto Pallas Tietoenator Kansalaisopisto Hellewi Mäntsälän ATK-palvelu Sipoon väestötiedot Kuntanet WM-Data (ent. DL-Systems) Rakennusvalvonta Kuntanet WM-Data (ent. DL-Systems) Karttaliittymä Kuntanet WM-Data (ent. DL-Systems) - rakennukset - rakennusluvat - väestö - johtoverkosto Kaavoitus Fixu (Autocad) Basepoint Kiinteistöjen sis. Vuokrat Kiinteistönpito WM-Data (Komartek) Vesilaskutus, -liittymät Vesikanta WM-Data (Komartek) Siivoustyön mitoitus Atop Atop Varastot Varax Jamix Ruokahuolto Aterix Jamix Asuntolainojen hallinta Datwin Datwin Vuokra-asunnot (kunnan) Primas Vuokrat WM-Data Taulukko 1 Sipoon kunnan operaatiiviset sovellukset Sipoota haluamme myöskin markkinoida virtuaalisesti houkuttelemaan uusia asukkaita kuntaan. Kunnan asukasmäärä moninkertaistuu lähivuosien aikana ja virtuaalisesti voisimme saada käsitys uusien asukkaiden toiveista ja suunnitelmista. Haluamme erilaisen ja mielenkiintoisen sivuston johon kiinnostuneet pääsevät tutustumaan ja kokemaan Sipoon tarjoamia mahdollisuuksia innovatiivisenä asuinpaikkana. Virtuaali Sipoo vahvistaisi mielikuvaa Sipoosta asuinpaikkana, jossa huomioidaan yksilöä ja palvellaan häntä henkilökohtaisesti. Toivomme myöskin toimittajien näkemyksiä operatiivisiin sovelluksiin. Tavoitteemme on käyttää mahdollisimman standardeja tuotteita.
esipoo Sipoo tänään 18 000 asukasta 1100 työntekijää 1000 työasemaa, 30 Windowspalvelinta Microsoft: Office System 2007, Exchange 2007 Elisa: tietoliikenne, puhelinjärjestelmät WM-Data: sovellukset Kuva 5 Perustiedot Sipoon kunnasta Toimittajista Elisa ja WM-Data ovat tärkeimpiä ja maksamme heidän palveluistaan vuosimaksuina 400.000 sekä 200.000 euroa. Muita tärkeitä toimittajia ovat Microsoft ja Mediconsult 100.000 euroa per vuosi ja TietoEnator 40.000 euroa vuodessa. Aikataulu: Hankkeen esittelytilaisuus Sipoon kunnassa maaliskuun torstaina 29.3.2007 klo 14 osoitteessa Sipoon kunnantalo, Iso kylätie 18, 04130 Sipoo (Nikkilä). Vastaus tähän tietopyyntöön tarjonnastanne joka on samalla ilmoitus osallistumisesta esipoo hankkeeseen 27.4.2007 mennessä. Toimittajakohtaisen ehdotuksen läpikäynti 7 11.5.2007. Aikaa varataan 3 tuntia tomittajalle joka pystyy tarjoamaan ja toimittamaan lisäarvoa Sipoon kunnalle. Neuvottelukutsut (tarjouspyyntö) tarjoajille lähetetään viimeistään 21.5.2007. Tarjouspyynnöt toivotaan 8.6.2007 mennessä. Neuvottelut toimittajien kanssa käydään kesäkuussa 2007. Proof of Concept heinä-elokuussa 2007
Tarjousten arvioiminen, tarjousten vertailu ja hankintapäätöksen tekeminen elokuussa 2007. Toteutus syksyllä 2007 valittujen pääyhteistyökumppanin kanssa. OSALLISTUMISHAKEMUS JA TRAVITTAVAT TIEDOT Yritystiedot Valintaprosessin aikan pyrimme arvioimaan toimittajan toiminnan laatua ja ketteryyttä. Pyydämme yrityksenne perus- ja toimintannetiedot vapaamuotoisesti taulukon 2 ja 3 mukaan. Emoyhtiö, tytäryhtiöt Hallitus ja johtoryhmä Visio, missio ja yrityksen fokus Liiketoiminta ja rakaisut Tilikausi ja kolmen viimeisen tilikauden avainluvut Markkinaosuus It palveluliiketominta Kasvu Startegiset kumppanuudet Organisaatio ja IT-organisaatio Taulukko 2 Yrityksen perustiedot Strategia Markkinointi Myynti Yrityksen toiminnan fokus Johdon julkiset tavoitteet, mittarit Toimituskyky Kulttuuri Innovatiivisuus Ihmiset Asiakkaat, referenssit yhteyshenkilöineen Taulukko 3 Yrityksen toiminta ja kulttuuri
Päätöksentekokriitereinä pidetään ratkaisun toimivuutta (painoarvo 40%) työntekijöiden, yritys- ja kuntalaisten palvelujen kaksikielisessä tarjonnassa sekä yhteistoiminnassa seutukunnan, muiden kuntien ja julkisen hallinnon eri tietorekisterien kanssa. Terveydenhuollon järjestelmät ovat kunnan suurimpia velvoitteita ja tulisi myöskin huomioida. Hintakriteeriin (40%) vaikuttaa sekä investointi- että elinkaarikustannukst. Toimittajan laatu (20%) kuvaa yrityksen mahdollisuuksia toimittaa palveluja ja kehittää hyvässä yhteistyössä Sipoon kunnan kanssa tietojärjestelmää. Muu mahdollinen yhteistyö itse hankkeen lisäksi katsotaan eduksi (kuva 6). Rahalle vastinetta-päätöskriteerit Helppokäyttöisyys Toimitettava järjestelmä Ratkaisun toimivuus 40% Työntekijöiden palvelut Yrityspalvelut Kuntalaisten palvelut Soveltuu yhteistoimintaan seutukuntien ja julkishall org kanssa KOKONAISKUVA Hinta 40% Hankintakustannus Käyttökustannus Tukikustannus Päivityskustannus Integraatiokust Kyky toimittaa Kyky tukea Elinkaaren aikainen kehitys ja hinta Toimittajan laatu 20 % Muu yhteistyö (optio, nähdään eduksi) Ketteryys Referenssit Talous Yhteistyökyky Henkilöriippuvuus Suora yhteistyö Epäsuora yhteistyö Kuva 6 Päätöksentekokriteerit
ICT-ympäristön tulevaisuuden edellytyksenä on että käyttäjien, laitteiden, prosessien ja resurssien voidaan vapaasti hallita ja muuttaa (kuva 2). Mahdollisimman modulaarinen identiteettipohjainen rakenne, jossa olemassaolevat operaatiiviset sovellukset ja uudet järjestelmät voidaan sujuvasti integroida toimivaksi kokonaisuudeksi, nähdään eduksi kun kehitämme kunnan toimintaa. Laajakaistayhteydet Sähköisten palvelujen tarjonta kuntalaisille ja yrityksille voisi perustua langattomiin ytheyksiin ja toivommekin ehdotuksia ja kaupallisia malleja operaattoreilta miten tämän voisi kustannustehokkaasti toteuttaa Sipoossa. Sipoon kunnalla on tällä hetkellä käytössä Elisan tietoliikennepalvelut. Sipoossa on n. 7.000 kotitaloutta ja 1.500 yritystä sekä 2.000 kesäasuntoa. Sipoo kortti eli tunnistautuminen Ensi vaiheessa haluamme kunnan työntekijöiden tunnistautumisen eli virkavarmenteen. Seuraavassa vaiheessa tulemme tarjoamaan tunnistuksen kuntalaisille KuntIT VETUMA työryhmän määrittelyjen mukaisesti. Järjestelmän tulisi myöskin pystyä synkronoimaan tiedot VRK:n HST-tietojen kanssa. Sipoo korttia käytetään tietojärjestelmiin kirjautuessa, terveydenhuollossa, kirjastossa jne. Kortti voi olla mobiilivarmenne (kuva 7). Työntekijät esipoo Service Desk Asiakkaat Prosessien hoito Resurssien ja prosessien hallinta Johdon mittarit Tuottavuuden nostaminen Sharepoint 2007 Exchange 2007 Palvelutason nostaminen Kuva 7 esipoon tarjoamat palvelut vaativat tunnistaumista
Service Desk Service Desk toteutuksessa nähdään että ITIL (IT Infrastucture Library)-standardin (kuva 8) mukainen lähestymistapa on systemaattinen tapa minmoida riskit. Ensimmäinen askel on Service Deskin toteuttaminen ja kunnan johdon sitoutuminen tapahtuu prosessien määrittelyjen kautta. Heille tarjotaan myös välineitä seurata miten hyvin prosessit toteutuvat toiminnassa ja miten heidän antamia lupauksia toteutuvat. Mahdolliset pullonkaulat on tällä tavalla helpommin löydettävissä ja työnkulua voidaan automatisoida. Kuva 8. Suunnitelmissa on toteuttaa palveluntarjonta ITIL-standardien mukaan Service Desk on keskeinen toiminto kuntalaisten palveluntarjonnassa. Palvelutoiminto on henkilökohtaisen palvelun rajapinta kuntalaisille ja tavoitteena on vastata 80% pynnöistä itsepalvelun ja ensimmäisellä tukitason kautta, saman yhteydenoton aikana mikäli mahdollista. Mobiili videoteknologia on kiinnostava tulevaisuuden palvelun osana esim. viittomakielisen palvelun toteuttamiseksi. Toivomme myöskin käsitystä Service Deskratkaisunne saavuttamianne käytön tehokkuudesta, kokemuksista, kustannuksista ja investointien takaisinmaksuajasta.
Service Desk IT resurssipankki haku, prosessit ja muutokset, CMDB Prosessi ja muutos tehdään mahdolliseksi Käyttäjä/ asiakas Työaseman hallinta ja turvapalvelut Puhelin/VoIP Active Directory HR Verkon ja järjestelmänhallinta Adeco Pegasos Pro Cnsona Kunta Net Mediconsult Effica Johdon näkymä Vakioraportit Älyraportit ja KPIt ---- Internetpohjainen palvelu/itsepalvelu Käyttäjä/asiakas On-line/sähköposti Työnkulun mallit Verkkokeskustelu Asset Management Konfiguraation hallinta Turvapalvelut, Tiedostojen palautus, räätälöidyt FAQs Kuva 9 Service Desk periaatteellisena kaaviona Uusille Sipoolaisille tarjottavat palvelut Virtual Sipoo webbisivusto luodaan uusille potentiaalisille Sipoolaisille, jotka pääsevät kokemaan uuden asuinympäristönsä ja rakentamaan unelmiensa talon 3D:nä todellisella karttapohjalla. Rakennusvalvonta saa etukäteistietoa toiveista ja pystyy paremmin huomioimaan uusien tulokkaiden ajatuksia. Kun lupa-anomuksen aika koettaa niin sunnitelmat ovat jo sähköisessä muodossa karttapohjalla (kuva 10 ja 11). Kuva 10 Rakennussuunitelmat sähköisesti kunnan rakennusvalvontaan
Kuva 11 Google Earthin käyttämä Terrametrics-kartta Sipoosta Infrastruktuuri Infrastruktuuri on tuettava operatiivisten sovellusten ja uusien sovellusten käyttöä identiteettien ja roolien antamien oikeuksien puitteissa. Käyttö on suuremmaksi osaksi itsepalvelua ja prosesseilla kehitetään systemaattisesti toimintaa. Käyttäjät voivat olla yhteydessä sekä palomuurin ulkopuolelta että sisäpuolelta kannettavalla tai mobiililaitteella. Henkilökohtainen käynti tapahtuu fyysisessä palvelupisteessä, joka on suunnitteilla kunnan tiloihin syksyllä.
Kuntalaisen/vieraan webkertakirjautuminen Metahakemisto Web Identitetti sovelluspalvelin Uudet webbisovellukset Porttaali/service desk/itsepalvelu Kunnan työntekijän identiteetti Palomuuri Henkilöllisyyden Personalization hallinta HW/SW/lisenssihallinta/konfiguraatio Prosessit Säännöt Haku Identiteetti Resurssin/palvelun kertakirjautuminen Sisällönhallinta Webpalvelu ID synkronointi synk. Haku Kirjoitus Raportti Muutos Tapahtumat Identiteetti Integraatio livepalvelimeen synk. synk. synk. synk. synk. March 11, 2007 Kirjanpito WM-Data Adeko Henkilöstöhallinto Sosiaalitoimi WM-Data WM-Data Pegasos Pro Consona www.harrymartin.net Tekninen toimi WM-Data KuntaNet Terveyden huolto Mediconsult Hammashuolto TietoEnator Effica 3 Kuva 12 Infrastruktuuri perustuu identiteettiin Hinta Hinta-arviota pyydämme investoinneista, joka tässä vaiheessa ei ole sitova. Toivomme arvioita elinkaarikustannuksista 10 vuoden käytön mukaan. Pyydämme erottelua lisensseistä, päivitysuojasta, ylläpidosta, tuesta, integraatiotyöstä jne. Eri hinnoittelumallit ovat tervetulleita. Pyrimme palvelukäyttöön missä se on järkevää. YHTEENVETO: Toimittajien näkemyksiä lähdetään kartoittamaan tällä suunnitelmalla. Toimittajat jotka vastauksien perusteella ovat osoittaneet ymmärtävänsä kunnan palvelutarjonnan haasteet ja pystyvät tarjoamaan lisäarvoa näiden sähköiseen kehtykseen kutsutaan n. puolen päivän pituiseen one-on-one tilaisuuteen. Tarjouspyyntö toimitetaan toimittajien esityksiä huomioiden ja hanke toteutetaan neuvottelmenettelyllä. Annamme mahdollisuuden toimittajalle kommentoida hänen valintaansa vaikuttavista kriteerien pisteytyksestä. Tavoitteemme on kuten Euroopassa muuallakin vastaavien hankkeiden tuloksena asiakastyytyväisyyden merkittävä kasvattaminen (kuva 13).
Kuva 13. Esimerkki Englannissa asiakastyytyväisyyden kehityksestä ITIL mukaisen Service Desk hankkeiden edetessä (Kent ja Medway Health Informatics). YHTEYSTIEDOT: Sam Allén, it-päällikkö Sam.allen@sipoo.fi puh. 09-2353 6215 Harry Martin, Senior Advisor harry@harrymartin.net mob. 0400-410382