Rotaryn tietojärjestelmät

Rotaryn tietojärjestelmät piirihallinnon tukena DGE-info Tampereella 24.-25.8.2013 2005 2013 Markku Kalliomäki Suomen Rotary 2013 1

Tietovirtoja piireissä ja klubeissa Kirjeet, laskut, raportit RI SR Klubipressa / kuvernööri Sihteeri Jäsenistö Rahastonhoitaja Suomen Rotary 2013 2

Miten hallitset piirisi tietovirtoja? Näinkö.. vai näin? Suomen Rotary 2013 3

Rotaryn tietojärjestelmät Suomen Rotary * SR:n verkkosivut * Suomen jäsentietojärjestelmä Rotary International * RI:n verkkosivut * Member Access SR RI järjestelmien yhteistoiminta Uusia mahdollisuuksia Suomen Rotary 2013 4

Suomen Rotaryn nettisivut uudistettiin 2011 www.rotary.fi Suomen Rotary 2013 5

Suomen Rotaryn sisäiset suojatut jäsensivut Suomen Rotaryn sisäisiltä jäsensivuilta löytyy runsaasti aineistoa sekä klubi- että piirihallinnon tueksi : tunnus: rotary, salasana: ratas Suomen Rotaryn tiedotteita, ohjeita ja lomakkeita Rotary Internationalin suomennettuja ohjeistoja ja oppaita Suomen Rotaryn tuottamat koulutusaineistot RI:n ja SR:n tietojärjestelmiin liittyvät kuvaukset ja ohjeet Suuri osa aineistosta on myös ruotsiksi Klubeissa ei kovin hyvin tunneta näitä sivuja SR:n toimikunnat vastaavat sivustojen aineistojen ajantasaisuudesta Suomen Rotary 2013 6

SR:n suojatut jäsensivut Suomen Rotary 2013 7

Suomen Rotary 2013 8

SR:n hallinnon suojatut sivut / 2. Suomen Rotary 2013 10

SR:n hallinnon suojatut sivut / 3. Suomen Rotary 2013 11

www.ryefinland.com Suomen Rotary 2013 12

SR:n jäsentietojärjestelmä RI Member Access Klubit / tietojen päivitys Järjestelmän hallinta / Rotarytoimisto On-line matrikkeli Tietoja omalle koneelle JÄSENTEDOT Matrikkelit kirjapainosta Suomen Rotary 2013 13

SR:n jäsentietojärjestelmä Internetin kautta nettiselaimella käytettävä keskitettyyn verkkotietokantaan perustuva ajantasajärjestelmä SISÄÄN: - klubi- ja jäsentietojen päivittäminen - klubivirkailijatietojen päivittäminen - kuukausittaisten läsnäoloilmoitusten raportointi ULOS: - lukuisia raportteja ja tilastoja klubin ja piirin toiminnan tueksi - online-hakutoiminnot - tietojen alaslataukset omalle koneelle - vuosittaisen matrikkelikirjan perusta Em. toimintojen käytettävyydet on määritelty eri käyttöoikeus-tasoille (jäsen, klubi, piiri,sr). Yksityiskohtainen järjestelmäkuvaus ja käyttöohjeet löytyvät SR:n kotisivuilta Suomen Rotary 2013 14

SR:n jäsentietojärjestelmä Suomen Rotary 2013 15

SR:n jäsentietojärjestelmän raportteja Suomen Rotary 2013 16

RI:n nettisivut www.rotary.org RI:n nettisivut www.rotary.org Sisäänmeno kaikille RI:n verkkopalveluille. Valtava rotarytietouden lähde. Paikoitellen amerikkalaisen kulttuurin leima, suodata kansallisella suodattimella. Suomen Rotary 2013 17

RI:n uudet nettisivut avataan 26.8.2013 Suomen Rotary 2013 18

RI / Rotary Member Access (MAP) Klubeilla (presidentti ja sihteeri, rahastonhoitaja, TRF-asiamies) ja kuvernööreillä on mahdollisuus liittyä RI:n klubi- ja jäsentietojen hallintajärjestelmään. Kuvernöörillä on vain oman piirinsä tietojen lukuoikeus. Järjestelmän suomen- ja ruotsinkieliset kieliset rekisteröitymis- ja käyttöohjeet löytyvät SR:n nettisivuilta. Suomen Rotary 2013 20

Uutta 26.8.2013 Member Accessin log-in uudistuu - Profiiliperustainen käyttäjätili - Tietoturva paranee Suomen Rotary 2013 21

RI Member Access- toimintoja Kuvernöörin toiminnot Selailu- ja tulostusoikeudet piirinsä klubien ja jäsenten tietoihin. Paljon erilaisia piirin tilastoja ja lomakkeita DGE:llä ja TRF-puheenjohtajalla hieman rajoitetummat valtuudet. Suomen Rotary 2013 22

FIMDA Finlands Multidistrict Access Kansallisen jäsentietojäjestelmämme ja RI:n Member Accessin integrointi Suomen Rotary 2013 23

Integrointi RI:n Member Accessiin Pohjoismaiden yhteishanke RI Member Acess Kansallinen järjestelmä Pohjoismaiden HUB Ruotsissa Suomen Rotary 2013 24

SR:n ja RI:n tietojärjestelmien yhdistäminen Entinen tilanne Suomen Rotary 2013 26

SR:n ja RI:n tietojärjestelmien yhteydet Uusi prosessi tammikuusta 2012 lähtien Päivitetään VAIN Suomen järjestelmään! Suomen Rotary 2013 27

Uusia mahdollisuuksia verkossa Suomen Rotary 2013 28

Uusia mahdollisuuksia verkossa Verkkokokoukset On mahdollista pitää kokouksia myös verkkokokouksina Suomessa tällä hetkellä vain yksi verkkoklubi SR on pitänyt toimikuntiensa kokouksista osan verkkokokouksina (Adobe Connect Pro) Suomen Rotary 2013 29

Uusia mahdollisuuksia sosiaaliset verkostot Sosiaalinen media (SOME) Muutamilla piireillä ja useilla klubeilla on oma sosiaalinen nettimedia. esim. Facebook UUSI My Rotary Blogi (esim. Google Blogger) jne Suomen Rotary 2013 30

Kuvernöörin kotitoimisto Rotary International Kuvernööri Suomen Rotary 2013 31