Yhteistyöstrategia 2012 Suunnitelma yhteistyön parantamiselle Länsi- Uudenmaan Pelastuslaitoksen ja alueen sopimuspalokuntien välillä
Projekti Tavoitteet: Tämän kehittämisprojektin tavoitteena oli luoda kirjallinen kuvaus pelastuslaitoksen ja sopimuspalokuntien välisestä yhteistyöstä. tulos = Yhteistyösuunnitelma 2012 Projektiryhmä: Pekka Hynynen Anders Ehrnsten Sixten Malmström Thomas Wallenius
Tausta Paljon muutoksia pelastustoimessa viime vuosien aikana Länsi-Uudenmaan Pelastuslaitoksen synty Erilaiset palokuntasopimukset = eriarvoiset sopimukset Yhteistoiminta on ollut erilaista ja eritasoista alueen eri osissa Alueelliset palvelualueet ovat poistuneet => Tarvittiin yhteistyösuunnitelma!
Toimivan yhteistyön peruspilarit TOIMIVA YHTEISTYÖ YHTEISTYÖTÄ TUKEVA ORGANISAATIORAKENNE YHTEISTYÖTÄ PALVELEVA JOHTAMINEN MAHDOLLISIMMAN SELKEÄT YHTEISTYÖJÄRJESTELYT YHTEISET PELISÄÄNNÖT AVOIN AMMATILLINEN VUOROVAIKUTUS TOIMINNAN JA TULOSTEN JATKUVA ARVIOINTI SELKEÄ ORGANISAATION PERUSTEHTÄVÄ JA SIITÄ JOHDETUT TAVOITTEET
Pilari 1 YHTEISTYÖTÄ TUKEVA ORGANISAATIORAKENNE
Yhteistyöorganisaatio Yhteistyö pelastuslaitoksen ja sopimuspalokuntien välillä voidaan esittää kuvan muodossa. Kuvassa on esitetty muutamat toiminnot ja miten ne nivoutuvat yhteen. Näistä voidaan tarkastella kaksi toimintoa lähemmin: Neuvottelukunta Päällikköpalaveri
Neuvottelukunta Neuvottelukunta on pelastuslaitoksen ja sopimuspalokuntien yhteinen elin. Päätavoitteena on toimia yhteistyön edistäjänä. Neuvottelukunta ei toimi päättävänä elimenä. Neuvottelukunta käsittelee mm sopimuksiin ja muuhun yhteistyöhön liittyviä asioita normatiivisella ja strategisella tasolla.
Päällikköpalaveri on pelastuslaitoksen ja sopimuspalokuntien toinen yhteinen elin. Päällikköpalaveri toimii pelastustoimen operaatiotason yhteistoiminnan edistäjänä. Päällikköpalaveri ei toimi päättävänä elimenä. Päällikköpalaveri välittää tietoa molempiin suuntiin ja pyrkii hyvin läpinäkyvään toimintaan, josta tiedotetaan säännöllisesti. Päällikköpalavereita pidetään kolme kertaa vuodessa: helmikuussa, toukokuussa ja lokakuussa. Päällikköpalaveri
Pilari 2 YHTEISTYÖTÄ PALVELEVA JOHTAMINEN
Yhteistyöjohtaminen Johtaminen yhteistyöorganisaatioissa on eri tavalla toteutettu Johtamisjärjestelmät käsittelevät usein samoja asioita. Yhteistyötä palveleva johtaminen on myös yksi toimivan yhteistyön peruspilareista. Neuvottelukunta käsittelee johtamista normatiivisella ja strategisella tasolla Päällikköpalaveri käsittelee operatiivista johtamista Yksikön johtaminen = esimiehet
Normatiivinen ja strateginen johtaminen Neuvottelukunta käsittelee yhteistyötä normatiivisella ja strategisella tasolla. Neuvottelukunta koostuu sekä pelastuslaitoksen että sopimuspalokuntien edustajista. Sopimuspalokunnat ovat järjestäytyneet alueyhdistyksiin ja jokainen alueyhdistys valitsee omat jäsenensä neuvottelukuntaan.
Palokunnan johtaminen Palokuntayhdistys on rekisteröity yhdistys (ry.) yhdistyslaki määrää päätöksenteon jokaisella palokuntayhdistyksellä on lisäksi omat sääntönsä Palokuntayhdistyksen ylin päätöksentekoelin on vuosikokous. Hallitus on vastuussa yhdistyksen taloudesta, se käsittelee kaikki asiat, jotka koskevat palokunnan normaalia toimintaa. Palokunnan päällikkö on vastuussa pealstustoiminnasta ja hän johtaa hälytysosastoa.
Palokunnan osastot
Pilari 3 MAHDOLLISIMMAN SELKEÄT YHTEISTYÖJÄRJESTELYT
Prosessikaaviot Yhteistyötä tukevia prosesseja ovat mm: Neuvottelukunta Kalusto Suojavarusteet Koulutus Pelastustoiminta Sopimukset Kiinteistö Huoltotoiminta Arviointi Hälytysmuonitus Turvallisuusviestintä Työturvallisuus
Pilari 4 YHTEISET PELISÄÄNNÖT
Pelisäännöt Yhteistyöhön liittyvät sopimukset ja ohjeet on tallennettu Extranet sivuihin Pelastuslaitos pitää sivut ajan tasalla. Uusi tai päivitetty ohje tallennetaan Extranettiin samalla poistetaan vanhentunut ohje sivuilta
Tiedottaminen Tiedottaminen laitoksen ja yhteistyökumppanien välillä pitää olla avoin molemmin puolin Tiedottaminen pitää olla riittävän laaja ja ajankohtainen Tiedottamiseen käytetään ensisijaisesti LUP:in "Extranet" sekä sähköpostia Tiedottamisen periaatteet: palokunnat ilmoittavat osoitemuutoksista (lup.tilannekeskus@espoo.fi) heti kun ne astuvat voimaan palokunnat huolehtivat siitä, että oikeilla henkilöillä on tunnukset Extranet-sivuihin jokaisella palokunnalla on yksi sähköpostisoite ja kaikki yhteydenpito palokunnalle tapahtuu tämän osoitteen kautta
Extranet Extranet:in kautta tiedotettavat asiat: Päällikköpalaverin muistiot Neuvottelukunnan muistiot Uudet ja muuttuvat ohjeet Organisaatiomuutokset (LUP) Muut ajankohtaiset asiat Extranet = Pelastuslaitoksen web-pohjainen tallennusjärjestelmä johon yhteistyöhön tarvittavat dokumentit tallennetaan. Sopimuspalokunnilla on pääsy järjestelmään käyttämällä sisäänkirjausta salasanan avulla. Järjestelmä ei ole avoin kaikille, vaan vaatii sisäänkirjautumista.
Pilari 5 AVOIN AMMATILLINEN VUOROVAIKUTUS
Ohje LUP 2011-1 Ammatillinen vuorovaikutus on asia, jonka merkityksestä on jokaisen helppo olla yhtä mieltä. Ylipäätään ihmiset toivovat, että työpaikalla ja omassa ryhmässä toimittaisiin hyvin avoimesti. Valitettavan vähälle jää kuitenkin keskustelu siitä, mitä avoimuudella ymmärretään nimenomaan työpaikalla. Koska käsite on niin yleisluontoinen, vaara on, että siitä on ryhmän jäsenillä hyvinkin erilainen käsitys. Lainaus: Ohje LUP 2011-1 toimintatavasta, johtamisesta ja esimiestoiminnasta
Hyvä ammatillinen vuorovaikutus Ohje LUP 2011-1: Hyvä tahto -välittäminen Ihmisen kunnioitus Vastuu omista ajatuksista, tunteista ja teoista Oikein kuuleminen - ymmärtäminen Tärkeiden asioiden sanominen -rehellisyys Vuorovaikutusvastuu Ei yksi- vaan kaksisuuntaista liikennettä Toimivat puitteet Puhutaan työstä ja siihen liittyvistä asioista Puhutaan niiden kanssa, joita asiat koskevat Puhutaan rakentavasti Varmistetaan että viesti on ymmärretty oikein Esimerkkejä: Tunnustetaan avoimesti ongelmat molemmin puolin ja puhutaan niistä Luottamus, määritellään riittävät tiedottamisen tasot Ammatillisen asenteen mukainen vuorovaikutus Omatoiminen asioiden selvittäminen Operatiivinen vuorovaikutus Ei kirjoiteta yhteistyökumppanista negatiivisia lausuntoja Toiselle osapuolelle ei aiheuteta haittaa Osaamisen jakaminen
Pilari 6 TOIMINNAN JA TULOSTEN JATKUVA ARVIOINTI
Arviointi Pelastuslaitoksen ja sopimuspalokuntien välinen yhteistyö ja toiminta pitää arvioida jatkuvasti. Toimintaa voidaan arvioida mm. seuraavilla toimenpiteillä: koulutustarkastukset pelastustoiminnan arviointi yhteistyönlaadun arviointi Vuosittainen kysely yhteistoiminnasta (päivystävät palomestarit, yhdyshenkilöt, palokunnan päälliköt, hallituksen puheenjohtajat) ensimmäinen kysely suoritetaan syyskuun aikana ja tulokset esitetään joulukahvituksen yhteydessä Tämän lisäksi neuvottelukunta ja päällikköpalaveri tekevät omalta osaltaan jatkuvaa arviointia sekä toiminnasta että yhteistyöstä, joten myös yksittäisellä palokunnalla on tärkeä rooli tulosten arvioinnissa.
Seuranta Yhteistyösuunnitelma ei ole staattinen dokumentti vaan sitä kehitetään ja päivitetään jatkuvasti. Neuvottelukunta tarkistaa yhteistyösuunnitelman kerran vuodessa ja asettaa tarvittaessa työryhmän muutosten työstämiseksi. työryhmässä toimivat neuvottelukunnan valitsemat pelastuslaitoksen ja sopimuspalokuntien edustajat. Työryhmä esittää muutokset neuvottelukunnalle hyväksyttäväksi ja hyväksytyt muutokset kirjataan neuvottelukunnan muistioon. yhteistyösuunnitelma päivitetään uudella versionumerolla ja hyväksyntäpäivämäärällä uusi versio julkaistaan Extranetissä tiedotetaan suunnitelman mukaisesti.