1 Korkeakoulujen hakuja rjestelma n ka ytto o notto 2014 korkeakouluilta, OPH:lta ja OKM:lta edellytetyt toimet ja alustava aikataulu Sisällys Tämän dokumentin tarkoitus... 1 Päätehtävät KSHJ:n käyttöönotossa... 3 Tarkempi kuvaus vuoden 2014 yhteishaun edellyttämistä tehtävistä... 6 Virkailijakoulutus... 8 Tiedotus... 9 Tämän dokumentin tarkoitus Tässä aikataulusuunnitelmassa kuvataan toimet, joita Korkeakoulujen sähköisen hakupalvelun toteuttamisessa ja käyttöönotossa edellytetään opetus- ja kulttuuriministeriöltä, Opetushallitukselta, ja korkeakouluilta. Suunnitelmaa tarkennetaan hankkeen edetessä ja ajantasainen suunnitelma pidetään aina kaikkien saatavilla KSHJ-wikissä. Tiedotus, viestintä ja tämän dokumentin tarkentaminen tapahtuvat määrittely-, toteutus- ja käyttöönottovaiheiden etenemisen mukaisesti. Hankkeen eteneminen, tiedottaminen ja tietojen tuottaminen on vuorovaikutteista toimintaa Opetushallituksen ja korkeakoulujen välillä. Ohjaavana tahona OKM tuo palveluiden toteutumisen kannalta valmisteltavan lainsäädännön ja linjausten tuomat tarpeet ja muutokset osapuolien tietoon.
2 Säädösten asettamat reunaehdot toiminnan suunnittelun kannalta aikataulusta tiedottaminen laatimista koskevat koulutuspoliittiset tavoitteet Tiedotus korkeakouluille etenemisestä OKM/OHRY Korkeakoulut vahvistukset Koulutustarjontatietojen päivitys Oppijan palveluun Koulutusesitteet Markkinointi hakijoille mallinnus Hakulomakkeen perusteet Koulutustarjontatietojen julkaiseminen Tiedotus OPH:lle hakupalvelujen käyttöönotosta tai omien järjestelmien käytöstä Koulutustarjontatietojen testaus Hakulomakkeen testaus (Yhteishaku ja erillishakulomake) Valintojen testaus Sijoittelun testaus hankkeen etenemisestä koulutusajankohdista Koulutuksen järjestäminen korkeakoulujen virkailijoille koulutustarjontatietojen testauksesta hakulomakkeen testaus ajankohdasta Koulutusten ja testausten toteutus ja organisointi valintojen testauksesta sijoittelun testauksesta aikataulut OPH Viestintä Tiedotus Medialle Tiedotus sidosryhmille Sidosryhmät
3 Päätehtävät KSHJ:n käyttöönotossa R = responsible (vastuullinen) - R-henkilö suorittaa annetun tehtävän tai on osa suoritustiimiä - jokaisella tehtävällä on ainakin yksi R-henkilö A = accountable (vastuussa oleva) - A-henkilö valvoo, että tehtävä tulee valmiiksi - jokaisella tehtävällä on vain yksi A-henkilö C = consulted (neuvoja) - C-henkilöltä voidaan kysyä ohjeita ja neuvoja - jokaisella tehtävällä voi olla nolla rajaton määrä C-henkilöä I = informed (tiedotettava) - I-henkilöä tiedotetaan tehtävän suorittamisesta - jokaisella tehtävällä voi olla nolla rajaton määrä I-henkilöä
4 Tehtävistä ja vastuista: Hankkeen palvelut voidaan toteuttaa suunnitellussa aikataulussa, mikäli kaikki osapuolet pystyvät noudattamaan yhteistä aikataulua. Tämä edellyttää toimintatapojen muutosta ja joustavuutta noudattaa kokonaisaikataulua. Toimenpiteet, joita eri osapuolilta edellytetään, on hoidettava aikataulun mukaisesti, jotta seuraava vaihe voi toteutua ja seuraava osapuoli voi toteuttaa vastuullaan olevan tehtäväkokonaisuuden. Tehtäväkokonaisuuksien osalta ja aikataulullisesti edellisessä taulukossa kuvatut tehtävät edellyttävät seuraavaa: Valintaperusteet: Korkeakouluilta edellytetään päätöksiä valintaperusteista helmikuun 2013 loppuun mennessä. Korkeakoulut informoivat päätöksestä Opetushallitusta, jotta Opetushallituksen vastuulla olevat ja suunnittelemat koulutukset voidaan vahvistaa. Valintaperusteet viedään palveluun viimeistään elokuussa 2013, jotta tarjontatiedot ovat hakijoiden saatavilla syyskuussa 2013, jolloin kaikki tarjontatiedot julkistetaan Oppijan verkkopalvelussa. Koulutustarjonta: Korkeakoulujen päätökset koulutustarjonnan sisällöstä tulee olla tehtynä ja informoituna Opetushallitukselle, jotta toukokuussa 2013 alkavat koulutustarjonnan tallentamisen virkailijakoulutukset voidaan toteuttaa. Korkeakoulut voivat tallentaa koulutustarjontansa palveluun heti virkailijakoulutuksen jälkeen alkaen toukokuussa 2013 ja voivat jatkaa tarjonnan tallennusta elokuulle 2013 asti. Varsinainen koulutustarjonnan julkaisuajankohta on suunniteltu syyskuulle 2013. Kaikki palvelussa tarjottava koulutustarjontatieto julkaistaan samanaikaisesti syyskuussa 2013. Hakulomake: Hakulomakepalveluiden koulutukset on suunniteltu syyskuulle 2013. Opetushallitus järjestää ja informoi järjestettävistä koulutuksista ja koulutusaikatauluista korkeakouluja ja opetus- ja kulttuuriministeriötä. Asiakaspalvelu: Asiakaspalveluratkaisun osalta Opetushallituksen puhelinratkaisu ja virkailijapalvelut toteutunevat toukokuussa 2012, jonka jälkeen virkailijoiden palveluiden käyttökoulutukset voidaan aloittaa. Valinta-, ja sijoitteluajot: Valinta- ja sijoitteluajojen testaukset toteutetaan loppuvuonna 2013. Käyttöönotto palveluiden osalta toteutuu 1.1.2014.
5 1.Esiselvitys KSHJ:n esiselvitysvaihe on päättynyt elokuussa 2011. Oppijan palvelukokonaisuuteen kuuluvat tätä projektia sivuavien ja OPH:ssa toteutettavien projektien virkailijakoulutuskokonaisuuksien esiselvitykset valmistuvat 2012 huhtikuuhun mennessä. 2. Määrittely KSHJ:n määrittelyvaihe käynnistyi elokuussa 2011 ja päättyy 2012 lokakuun lopussa. 3. Toteutus KSHJ:n toteutusvaihe käynnistyy limittäin määrittelyvaiheen kuluessa. Toteutusvaihe aloitetaan huhtikuussa 2012 ja toteutusvaihe on alustavasti suunniteltu päättyvän 2013 lokakuun lopussa. Muut Oppijan palveluun kuuluvat Opetushallituksessa keskitetysti tuotettavista palveluista valmistuvat vuoden 2013 loppuun mennessä. Toteutusvaiheessa tuotokset testataan korkeakoulujen asiantuntijoiden kanssa erikseen ilmoitettavana ajankohtana ja toteutustavalla. 4. Käyttöönotto KSHJ:n käyttöönotto vaiheistetaan siten, että toukokuun 2013 alussa käynnistetään virkailijoiden koulutukset, jolloin käyttöliittymä on valmiina. Tarjontatietojen virkailijakoulutus alkavat keväällä 2013 ja koulutusten on suunniteltu päättyvän loppuvuonna 2013.
6 5. Loppuarviointi Tarkempi kuvaus vuoden 2014 yhteishaun edellyttämistä tehtävistä Etukäteisvalmistelut Sekä määrittelyvaihe, että toteutusvaihe etenee vaiheittain ja siten myös valmistuu vaiheittain. tämä edellyttää korkeakouluilta myös tiettyjen asioiden vaiheittaista valmistelua. Näitä etukäteisvalmisteluja ovat ainakin seuraavat: 1. Korkeakoulujen käyttöoikeuksien tilausmenettely a. Korkeakouluille tulee käytettäviin palveluihin erilaisia oikeuksia ja velvollisuuksia, jotka sidotaan tiettyihin käyttäjärooleihin. Korkeakoulujen tulee nimetä omasta organisaatiostaan käyttöoikeuksien tilausoikeudelliset henkilöt. Tilausoikeudellisista henkilöistä ylläpidetään OPH:ssa tiedot ja tilausvaltuudet. Tilausoikeudellinen henkilö on siis se hallinnollinen pääkäytättäjä, joka vastaa oman organisaationsa käyttäjätunnuksista. b. Käyttöoikeustilausmenettely voidaan toteuttaa mikäli edeltävät tehtävät on sovittu: Edeltävät tehtävät Voidaan toteuttaa Tulos Seuraava tehtävä riippuvainen Tilausmenettelykäytännöt sovittu korkeakoulujen/oph välillä Korkeakoulut päättävät tilausoikeudellisista henkilöistä Roolit ja käyttöoikeuksien valtuudet Käyttöoikeuksien ja käyttövaltuuksien myöntäminen Sopimus Käyttöoikeus ja käyttövaltuus Tilaukset Käyttöoikeuksien ja valtuuksien ylläpito 2. Tarjontatietojen päivittäminen järjestelmään. a. Tarjontatiedot tallennetaan uuteen palveluun käyttöliittymän kautta ja/tai tiedonsiirtoina. Tarjontatiedot julkaistaan palvelussa viimeistään syksyllä 2013. Tarjontatietojen tallentamisen virkailijakoulutus alkaa toukokuussa 2013. 3. vahvistaminen. a. vahvistaminen on edellytys valintaperusteiden mallintamiseen ja testaamiseen järjestelmässä. b. mallintaminen edellyttää, että valintaperusteet on vahvistettu korkeakouluissa OPH ilmoittaa takarajan valintaperusteiden mallintamiselle, mikä korkeakoulujen tulee huomioida valintaperusteiden vahvistamisessa (koskee vain niitä korkeakouluja, jotka toteuttavat valintansa kshj:ssä) c. Valintaperusteet viedään järjestelmään periaatteessa tarjontatietojen päivittämisen yhteydessä.
7 mallintaminen järjestelmäpalveluun edellyttää: Edeltävät tehtävät Voidaan toteuttaa Tulos Seuraava tehtävä riippuvainen Tarjontatietojen tallentaminen Tarjontatietojen tuottaminen ja testaaminen Hyväksytty tarjontatietojen tuottaminen Hakulomakkeen tuottaminen Hakulomakkeen tuottaminen Tarjontatietojen hakeminen hakulomakkeelle aikataulu vahvistaminen mallinnus Hakulomakkeen testaaminen Hakulomakkeen generointi Tuottaa järjestelmään hyväksytyt ja testatut valintaperusteet testaus Testattu ja hyväksytty hakulomake Hyväksytty valintaperusteiden testausten tulokset Tarjontatietojen hakeminen hakulomakkeelle mallinnus mallinnus mallinnus valinta-ajon toteutus ja testaus ennen sitä Alustava aikataulu:
8 Virkailijakoulutus Kouluttaminen järjestetään ja kohdennetaan ja aikataulutetaan ottaen huomioon järjestelmään vietävien tietojen vaiheistus ja ajankohtaisuus. Kouluttamista ei toteuteta varastoon vaan pyritään täsmäkouluttamaan roolien mukaiset kohderyhmät hiukan ennen kuin varsinainen tuotantotietojen tallentaminen alkaa. Koulutuksen järjestäminen Edeltävät tehtävät Voidaan toteuttaa Tulos Seuraava tehtävä riippuvainen Käyttöoikeudet tilattu Tarjontatiedot valmiit mallintaminen ja valintojen toteuttaminen Hakulomakkeen mallintaminen ja haun testaaminen Sijoittelun testaus Roolin mukainen tietojen vieminen järjestelmään onnistuu Tarjontatietojen tallennus virkailijakoulutus tallennus virkailijakoulutus Testaus edellisellä hakukierroksen aineistolla Roolin mukainen käyttöoikeus Tarjontatiedot järjestelmässä Valintaperusteet järjestelmässä Hyväksytty testin tulos Organisaatiotietojen ja muiden perustietojen vieminen järjestelmään mallintaminen Hakujen testaaminen Sijoittelun testaus Koulutukset on ajateltu vaiheistettavan seuraavasti: Ensimmäisessä vaiheessa järjestelmään palvelujen toteuttamisen kannalta tarvitaan korkeakouluilta tiettyjä perustietoja. Näitä perustietoja ovat muun muassa käyttäjähallintaan ja organisaatiotietoihin, palvelujen tuottamiseen liittyvät perustiedot ja niiden ylläpito (tarjontatiedot). Perustietojen syöttö ja kouluttaminen edellyttää, että korkeakoulut ovat perustiedoista päättäneet ja hyväksyneet ne omien toimintasääntöjensä mukaisesti.
9 Tieto hyväksytyistä perustiedoista on toimitettava Opetushallituksen tietoon ennen koulutuksen järjestämistä. Näitä perustietoja on esimerkiksi hyväksytyt valintaperusteet, organisaatiotiedot, tarjontatiedot ja käyttöoikeuksiin liittyvät tiedot. Organisaatiotietojen päivityksen tekee Opetushallitus. Toisessa vaiheessa koulutetaan valintaperusteiden mallintamiseen, syöttöön ja ylläpitoon liittyvä virkailijakoulutus. (yhtä aikaa kolmannen vaiheen koulutuksen kanssa.) Valintojen toteutukseen kuuluva virkailijakoulutus. Opiskelupaikan vastaanottaminen ja läsnäolotiedot. Kolmannessa vaiheessa koulutetaan hakulomakkeiden ja muiden hakuun ja valintaan liittyvien lomakkeiden käyttö- ja ylläpito. Muita ylläpidettäviä lomakkeita ovat viestintään liittyvät lomakkeet kuten kirje- ja viestipohjat (yhtä aikaa toisen vaiheen koulutuksen kanssa). Jälkiohjaukseen liittyvä virkailijakoulutus ja kertaaminen toteutetaan viimeisessä vaiheessa. Tässä vaiheessa koulutetaan kaikki hakemiseen liittyvät tiedot kuten miten hakulomakkeelle haetaan koulutustarjontatiedot, mitä perustietoja hakulomakkeelle on syötettävä, millaiset haut edellyttävät hakijan tunnistautumista, jotta lisätoiminnot näkyvät hakijalle ja, miten virkailija voi avustaa hakijaa. Koulutukset toteutetaan limittäin siten, että toisen ja kolmannen vaiheen koulutukset järjestetään samanaikaisesti Korkeakouluilta on ennen koulutuksen järjestämistä saatava tieto henkilöistä, jotka tarvitsevat toisen tai kolmannen vaiheen virkailijakoulutusta ja hoitavatko samat henkilöt molempia tehtäviä. Raportointiin ja tilastointiin liittyvää virkailijakoulutus sisältyy muihin vaiheisiin. Koulutuksen järjestämisessä voidaan myös eri vaiheiden suunnitellut koulutukset yhdistää, jos katsotaan niiden muodostavan sellaisen kokonaisuuden, jolla koulutuksista saadaan koulutettaville paras mahdollinen hyöty ja kokonaisuus tai järjestelmään vietävien tietojen kannalta koulutukset on siten tarkoituksenmukaista toteuttaa. Koulutusten järjestämisessä pyritään myös ottamaan huomioon, ettei koulutuksia järjestetä sellaisina aikoina, jolloin korkeakouluissa on toiminnan kannalta vaikea irrottaa henkilöitä osallistumaan koulutukseen. Koulutuksien järjestämisessä on kuitenkin otettava koko palveluiden tuottamisen kokonaisuus huomioon ja tästä syystä yksittäisiä kohdennettuja koulutuksia voidaan järjestää myös suunnitellusta vaiheistuksesta poiketen. Jokaisessa koulutuksen vaiheessa käydään läpi ja kerrataan käyttöliittymän ja virkailijatyöpöydän (roolien mukaiset) suomat mahdollisuudet, sekä sähköiseen asiakaspalveluun liittyvät asiat, jotta itse palveluiden käyttö sujuisi mahdollisimman mutkattomasti ja joustavasti. Tiedotus Tiedottaminen jaetaan vuosien 2012-2013 aikana siten, että pyritään järjestämään sekä yleisen tason tiedottamista, että suunnatuille kohderyhmille yksityiskohtaisempaa tiedottamista. Karkealla tasolla
10 projektissa tapahtuvaa tiedottamista on ajateltu toteutettavaksi tiedoteviestein ja verkkosivujen kautta sekä seminaariluonteisena tiedottamisena että kohderyhmäkohtaisena tiedottamisena. Seminaariluonteiset tilaisuudet on tarkoitettu kaikille korkeakoulujen henkilöille. Yksityiskohtaisempi ja tietyille kohderyhmille tapahtuva tiedottaminen on ajateltu toteutettavaksi seuraaville kohderyhmille: rehtorit, vararehtorit, opintoasiainpäälliköt, opot, haku- ja valintapalveluista ja tarjontatiedoista vastaavat. Projektin tiedotus KSHJ-projektin valmistelujen etenemisestä tiedotetaan aktiivisesti v. 2012-2013 aikana tiedotustilaisuuksissa, joita järjestetään seuraavasti: xx.xx.2012 tiedotustilaisuus rehtoreille, vararehtoreille ja opintoasiainpäälliköille (Etelä-Suomi) xx.xx.2012 tiedotustilaisuus rehtoreille, vararehtoreille ja opintoasiainpäälliköille (Keski- ja Itä-Suomi) xx.xx.2012 tiedotustilaisuus rehtoreille, vararehtoreille ja opintoasiainpäälliköille (Pohjois-Suomi) xx.xx.2012 tiedotustilaisuus opoille (Etelä-Suomi) xx.xx.2012 tiedotustilaisuus opoille (Keski- ja Itä-Suomi) xx.xx.2012 tiedotustilaisuus opoille (Pohjois-Suomi) xx.xx.2012 tiedotustilaisuus vastuukäyttäjille (Pohjois-Suomi)) xx.xx.2012 tiedotustilaisuus vastuukäyttäjille (Keski- ja Itä-Suomi) xx.xx.2012 tiedotustilaisuus vastuukäyttäjille (Etelä-Suomi) xx.xx.2012 seminaari (Helsinki) xx.xx.2012 seminaari (Jyväskylä) xx.xx.2012 seminaari (Oulu) Tiedotustilaisuudet aiheet ja anti on suunnattu seuraavasti: Rehtoreille, vararehtoreille ja opintoasiainpäälliköille suunnatuissa tiedotustilaisuuksissa pyritään tiedottamaan mm. niistä muutoksista, jotka vaikuttavat oppilaitoksen toimintaan tai mahdollisiin toimintakulttuurin muutoksiin kuten esimerkiksi käyttöoikeustilausmenettelyt, valintaperusteiden mallintamiseen liittyvistä aikataulumuutoksista jne. sekä mahdollisista muista tehtävistä, joista oppilaitoksille aiheutuu tehtäviä sekä tiedotusvelvollisuuksia omiin sidosryhmiinsä päin. Opoille suunnatuissa tiedotustilaisuuksissa tiedotetaan lainsäädännön mukanaan tuomista muutoksista kuten kiintiöiden vaikutuksesta. Korkeakoulut järjestävät myös omaa tiedottamista ja hakupalvelun esittelytilaisuuksia oman alueensa opoille. Tiedottamisessa ei tulla ottamaan kantaa siihen, mitä ainevalintoja opiskelijoiden kannattaa tehdä; ainoastaan faktat, mitkä tekijät tuovat muutoksia korkeakoulutuksen hakumenettelyyn, valintaan ja sijoitteluun. Tiedottamisella varmistetaan henkilöstön ajan tasalla pysyminen ja osallistuminen tiedottamiseen oman organisaationsa sisällä tulevista muutoksista. Vastuukäyttäjille tiedottamisella tiedotus on yksityiskohtaisempaa kuin muille edellä mainituille ryhmille, kuitenkin siten, että heille suunnataan lisäksi yleistason info. Tiedotustilaisuuksien ja seminaarien lisäksi pyritään Wikissä ja Eduuni-alueilla julkaisemaan tiedotettavat asiat kerran kuukaudessa.
11 Tiedotteissa kerrotaan projektin työn etenemisestä ja siitä mitä tietoja ja valmistelevia tehtäviä korkeakouluilta projektin määrittelyyn tai toteutukseen ja käyttöönottoon liittyen tullaan tarvitsemaan. Näitä valmisteltavia tehtäviä tulevat olemaan tarjontatietojen syöttöön, valintaperusteiden valmiusasteeseen, katselmointiin osallistumiseen, omien järjestelmien valmiudesta selvitysten tekemiseen (esimerkiksi tiedonsiirtojen osalta), testaukseen ja pilotointiin osallistumiseen liittyvät tehtävät. Sisällöllisesti tiedotteissa kerrotaan esimerkiksi virkailijakoulutusaikataulu. Virkailijakoulutusaikataulussa kerrotaan tarkemmin mille ryhmälle virkailijakoulutus on tarkoitettu sekä koulutusajankohdat. Tiedotteissa pyydetään myös korkeakouluja ilmoittamaan Opetushallitukselle esimerkiksi valintaperusteidensa hyväksymisaikataulu, jotta koulutukset voidaan ajoittaa ja kohdentaa oikeaan aikaan ja oikeille kohderyhmille. Tiedotteissa pyydetään myös korkeakouluja ilmoittamaan omien tarjontatietojensa hyväksyminen ja julkaisuajankohdat. Tiedotussuunnitelman aikataulu: