Proamk loppuraportin tiivistelmä 17.1.2007

Projektin tuotokset Toimintaympäristön kuvaus Käyttötapauskuvaukset valituista prosesseista (lopullinen valinta tehtiin 20.11. workshopissa). Käyttäjäroolien kuvaukset sisällytettiin käyttötapausten kanssa samaan dokumenttiin. Tietojoukkokaavio Palvelujen alustava kuvaus Väli- ja loppuraportti: Toimintaympäristökuvaus Kooste ydin- ja tukiprosesseista Keskeiset linjaukset Alustava tietojoukkokaavio Käyttötapaukset liitteenä 2

Proamk:n keskeiset linjaukset Tietojen hallinta on oltava käyttäjäystävällistä tietoja ylläpitäville käyttäjäryhmille. Opintoja koskeva tieto on ajantasaista ja tiedoilla on kattavat eheys- ja syöttötarkistukset. Tiedonhaku on oltava intuitiivista ja nopeaa. Proamk:n käytettävyys on oltava niin hyvä, että se sopii sekä opettajan että opiskelijan päivittäiseksi työkaluksi. Proamk:n kehittämisessä hyödynnetään palveluarkkitehtuuria. Proamk:n toteutus jaetaan hallittaviin osaprojekteihin. 3

Proamk:n toimintatapa Proamk tarjoaa opetushenkilökunnalle kattavat työkalut koulutusohjelman, opetussuunnitelman ja opintojaksojen suunnitteluun. Proamk mahdollistaa opiskelijoille henkilökohtaisen opiskelusuunnitelman, HOPSin laadinnan. Proamk tukee toiminnan suunnittelua lähtien pidemmän aikavälin koulutusohjelmista päätyen yksittäisten opintojaksojen ja opetustapahtumien suunnitteluun ja toteutukseen. Proamk tarjoaa hyvän tuen sekä opetus- että opiskelutapahtumien toteutukselle ja seurannalle. Proamk suojataan käyttöoikeuksin, mutta pääsääntöisesti ammattikorkeakoulun koko henkilökunnalla on pääsy olennaisiin tietoihin. Opiskelijoilla on pääsy opiskelun kannalta olennaisiin tietoihin. Tietoja suojataan käyttöoikeusprofiilien avulla. Proamk rakennetaan monikieliseksi. Käyttöönottovaiheessa kielivaihtoehdot ovat vähintään suomi, ruotsi ja englanti. 4

Proamk:n toteutusvaihtoehdot Vaihtoehto A IT:n ehdoilla Hanke aloitetaan kokonaisuuden tietokantasuunnittelulla. Raportointipalvelut ja T&K jäävät tässä vaihtoehdossa viimeisiksi. Raportointi on hoidettava sitä ennen muilla tavoilla. Muut osuudet suositellaan tehtäväksi yhdessä projektissa. Käyttötapaukset priorisoidaan (kriittinen/eikriittinen). Vähemmän tärkeät käyttötapaukset on mahdollisesti toteutettavissa myöhemmin. Vaihtoehto B, Tiedolla johtamisen ehdoilla Tässä kohdassa kuvatussa vaihtoehdossa lähdetään siitä, että nykyisten järjestelmien käyttö jatkuu, mutta osa operatiivisista tiedoista replikoidaan uuden järjestelmän tietokantaan. Sieltä ne välitetään edelleen järjestelmään kytkettävään tietovarastoon raportointia varten. Tämän ratkaisun etu on se, että tiedolla johtaminen mahdollistuu vaihtoehtoa A nopeammin. Vastaavasti järjestelmien välinen integraatio lisää kustannuksia. Vaihtoehto C, Tiedolla johtamisen ehdoilla, huomioiden IT-näkökulma Tässä kohdassa kuvatussa vaihtoehdossa lähdetään siitä, että nykyisten järjestelmien käyttö jatkuu, mutta raportointi ja tiedolla johtaminen mahdollistetaan kaikille ammattikorkeakouluille ja Proamk:lle yhteisellä DW-tietovarastoratkaisulla. Yhteisessä tietovarastossa tulisi olemaan jokaiselle ammattikorkeakoululle oma osionsa, mutta ratkaisu mahdollistaisi myös alue- ja valtakuntatason raportointiratkaisut. Tämän vaihtoehdon etu on se, että uusikin järjestelmä on integroitavissa samaan tietovarastoon, jolloin tiedolla johtamiseen ei tule katkoksia järjestelmien uusimisen yhteydessä. Lisäksi käyttöönottoaikataulu on jokaisen ammattikorkeakoulun itse päätettävissä. 5

Proamk toimintaympäristökuvaus Omistajaohjaus ja Viranomaiset Säätiö Osakeyhtiö Virasto (kaupunki) Kuntayhtymä Opetusministeriö Määrärahat Aloituspaikat Kela Tilastokeskus Opetushallitus Kansainväliset Toimijat Ulkomaiset korkeakoulut Raportointi Viestintä Ohjeistus Koordinointi Valvonta Strategiset kumppanit Muut ammattikorkeakulut Yliopistot Toisen asteen oppilaitokset Tutkimuslaitokset (esim. CSC) suunnittelu benchmarking tuote-/palvelukehitys Proamk ulkoistaminen pilottihankkeet tuote-/palvelukehitys suunnittelu kilpailuttaminen organisointi laskutus Markkinointi tiedotus asiakashallinta palvelukehitys Asiantuntijat ja tekniset kumppanit Ulkoiset IT-palvelujen tarjoajat Sisäiset toimijat Opiskelijat Opettajat Koulutuksen suunnittelijat Koulutuksesta vastaavat Johto Muu henkilökunta Palvelu- prosessi- Kumppanit Asiakas- Segmentit Muut ammattikorkeakoulut Yliopistot Toisen asteen oppilaitokset Virtuaaliammattikorkeakoulu Opiskelumahdollisuutta etsivät Yhteiskunta Yritykset Valtio Kunnat Julkisyhteisöt 6

Sisäiset toimijat Toimija Selitys Tiedon toimitus (järjestelmään) Opiskelijat Opettajat Luonnollisia henkilöitä, jotka ovat kirjoilla oppilaitoksessa. Luonnollisia henkilöitä, jotka ovat työsuhteessa oppilaitokseen. Lisäksi henkilöitä, jotka eivät ole työsuhteessa, kuten tutkijat ja projektilaiset. Henkilötiedot osittain, HOPS, opinnäytteet, palaute, itsearviot, opetuksen arviointi, harjoitteluraportit, harjoittelupäiväkirjat, kvsuunnitelma, ilmoittautumiset. Henkilötiedot osittain, työsuunnitelmat, opintojaksojen toteutussuunnitelmat, tutorointi, palautteet, arvioinnit (opintosuoritukset), itsearvionnit Tiedon saanti (järjestelmästä) Tiedot opintosuorituksista, tutkintotodistukset, raportteja, muita palveluita. Työsuunnitelmat, osallistujatiedot, palautteet Koulutuksen suunnittelijat Luonnollisia henkilöitä, jotka ovat työsuhteessa oppilaitokseen. Esimerkkejä: koulutusjohtajat ja koulutuksen suunnittelijat. Opettajat. (Taustalla koulutusohjelma, jonka oppilaitos suunnittelee ja viranomainen vahvistaa). Opetussuunnitelma (minkälaisia opintoja koulutussuunnitelma sisältää). Vuosisuunnitelma (opetustarjonta) ja opintojaksojen toteutussuunnitelma. Johto Ylin johto, tekee strategista suunnittelua. - Raportit. Kompetenssit, strategiat, kurssipalautteet, raportit Muu henkilökunta Tutkijat ja projektilaiset (sama hanke voi tuottaa opintopisteitä ja tutkimusta). T&K hankesuunnitelmia, seurantaa ja palautteita. 7

Proamk ydin- ja tukiprosessit TOIMITTAJAT Sidosryhmät AMMATTIKORKEAKOULU PALVELU- KUMPPANIT Käyttäjäpalvelut Opiskelijapalvelut Raportointipalvelut Opiskelijahaku- ja valintapalvelut Koulutusprosessipalvelut Opiskeluprosessipalvelut T&K -palvelut 8

Ydin- ja tukiprosessit Ydinprosessit Opiskelijahaku- ja valintapalvelut: nimensä mukaisesti kattaa tuen opiskelijoiden haku- ja valintatoimintoihin Koulutusprosessipalvelut: prosessikokonaisuus sisältää koulutuksen suunnittelun ja sen toteutuksen tuen Opiskeluprosessipalvelut: prosessikokonaisuus sisältää opiskelun suunnittelun ja sen toteutuksen tuen T&K palvelut: tärkeä osa ammattikorkeakoulujen perustehtävää Tukiprosessit Käyttäjäpalvelut: käyttäjäpalvelut sisältävät esimerkiksi käyttäjien perustietojen luonnin ja ylläpidon Opiskelijapalvelut: toiminnoiltaan vastaa käyttäjäpalveluita, mutta prosessit on kuvattu opiskelija -käyttäjäryhmän näkökulmasta Raportointipalvelut 9

Proamk alustava tietojoukkokaavio Hakija Koulutusohjelma Opiskelija Erillistarjonta HOPS Ilmoittautumistapahtuma Arviointi Vuosisuunnitelma Opetussuunnitelma Opinto-ohjaaja Opintojakson toteutus Tunnit Opintojakso Oppilaitos Resurssi Opetustapahtuma Opettaja 10

Hajautetusti ja keskitetysti tarjottavat palvelut - lukuohje Seuraavana esitettävä kaavio kuvaa alustavasti Proamk:n tarvitsemia palvelukomponentteja. Kaaviota luetaan siten, että toimiakseen järjestelmä tarvitsee komponentteja alhaalta ylöspäin. Jotta esimerkiksi Opetuksen suunnittelusovellukset toimivat, täytyy ainakin osa alempien kerrosten palveluista olla käytettävissä. Toteutusjärjestys ainakin testauksen kannalta muodostuu niin, että ensin luodaan infrastruktuuripalvelut, sitten peruspalvelut, minkä jälkeen vuorossa ovat kokoomapalvelut ja lopuksi prosessipalvelut. Kaavion rakenne tukee palveluarkkitehtuurin perusajatusta palveluiden uudelleenkäytöstä. Jako keskitettyihin ja hajautettuihin palveluihin tarkoittaa sitä, että tietyt palvelut ovat ammattikorkeakoulukohtaisia ja tietyt kaikille yhteisiä. Kaavio ei ole kattava. 11

Hajautetusti ja keskitetysti tarjottavat palvelut/luonnos Prosessipalvelut Ilmoittautuminen Hakusovellukset Valintasovellukset Suunnittelusovellukset Opiskeluprosessisovellukset Arviointi Kokoomapalvelut Ilmoittautumistapahtuma Opetustapahtuma Lokin katselu Lomake Peruspalvelut Arkisto/historiatieto Maksut -palvelu OPS-tieto HOPS Opintojaksotieto Palveluiden hallinta Koulutusohjelmatieto Infrastruktuuripalvelut Tunnistautuminen Loki Muunnokset Valtuutukset Käytettävyys Palveluhakemisto Integraatio Hajautettu Keskitetty 12

Ehdotus seuraavista vaiheista Proamk-hankkeessa on tähän mennessä päätetty tehdä seuraavat dokumentit: Prosessikuvaukset Käyttäjätarinat Toimintaympäristökuvaus Ydinprosessikartta Käyttötapaukset Tietojoukkokaavio Karkea kuvaus palvelukomponenteista Karkea toteutuksen hankesuunnitelma Sekä sovellus- että tekninen arkkitehtuurikuvaus (ei sisälly tähän dokumentaatioon) Ehdotus seuraaviksi tehtäviksi ennen toteutusta: Elementtikartat Konkretisoi käyttötapaukset ja käyttöliittymän toiminnan Mahdollistaa parhaiden käytäntöjen valinnan eri käyttötilanteisiin Tietokannan suunnittelu Tietojoukkokaavio jatkojalostetaan tietokantakuvaukseksi Käyttöoikeusprofiilien tarkka määritys 13

Proamk loppuraportti Projektin dokumentaatio 17.1.2008 Copyright WM-data

Toiminnallinen määrittely/pekka Ruuskanen ja Juha Hyttinen 17.1.2008 SISÄLLYSLUETTELO TOIMINNALLINEN MÄÄRITTELY 1 (13) Proamk 1 JOHDANTO... 2 1.1 Projektin organisointi ja läpivienti... 2 2 PROAMK:N TARKOITUS JA SISÄLTÖ... 3 2.1 Tarkoitus... 3 2.2 Proamk:n kytkeytyminen ammattikorkeakoulujen perustehtävään... 3 2.3 Proamk:n kehittämisen linjaukset... 3 2.3.1 Kriittiset menestystekijät... 3 2.4 Proamk:n toimintatapa... 4 2.5 Proamk:n osat (tietojoukkokaavio)... 4 3 SIDOSRYHMÄKUVAUS... 5 3.1 Yleiskuvaus... 5 3.2 Sisäisten toimijoiden kesken tapahtuva tiedonvaihto... 5 4 TOIMINTA-/TYÖPROSESSIT... 7 4.1 Ydinprosessikaavio Proamk:n näkökulmasta... 7 4.2 Ydinprosessit... 7 4.2.1 Yleiskuvaus... 7 4.3 Tukiprosessit... 8 4.3.1 Yleiskuvaus... 8 4.4 Toteutusjärjestys: vaihtoehto A, IT:n ehdoilla... 8 4.5 Toteutusjärjestys: vaihtoehto B, Tiedolla johtamisen ehdoilla... 8 4.6 Toteutusjärjestys: vaihtoehto C, Tiedolla johtamisen ehdoilla, huomioiden ITnäkökulma... 9 5 KÄYTTÄJÄRYHMÄT... 10 6 PALVELUKOMPONENTIT... 11 6.1 Yleistä... 11 6.2 Luonnos tarjottavista palveluista... 11 7 KÄYTTÖTAPAUKSET... 12 8 EHDOTUS SEURAAVISTA TEHTÄVISTÄ... 13 Copyright WM-data

Toiminnallinen määrittely/pekka Ruuskanen ja Juha Hyttinen 17.1.2008 TOIMINNALLINEN MÄÄRITTELY 2 (13) Proamk 1 JOHDANTO Ammattikorkeakoulujen kymmenen vuoden historian aikana niiden toiminta on vakiintunut ja toimintamallit ovat hioutuneet. Toimintaa tukevia tietoteknisiä palveluja on kehitetty uusien toimintamallien tueksi monilla eri tavoilla: ostamalla valmisratkaisuja, ostamalla räätälöityjä tuotteita tai alusta alkaen ohjelmoituja ratkaisuja sekä ohjelmoimalla tuotteita itse. Pääasiassa ohjelmistoprojektit ovat olleet yhden ammattikorkeakoulun sisäisiä eikä kovin laajaa yhteistyötä ole tehty. Tosin niin WinhaProta käyttävät ammattikorkeakoulut kuin Asiota käyttävät ammattikorkeakoulut ovat ylläpitäneet asiantuntijaverkostoja, jotka ovat pyrkineet esittämään ohjelmistojen toimittajille kehitysehdotuksia. Kehittämisen keskeinen lähtökohta on toimintakulttuurien yhtenäistäminen. Ammattikorkeakoulut päättivät vuonna 2005 perustaa yhteisen hankkeen, Proamk:n. Hankkeen tavoitteena on luoda yhtenäinen toiminnanohjauskulttuuri ja tietojärjestelmä mahdollisimman monelle ammattikorkeakoululle Suomeen. Tämä tukee osaltaan koulujen välistä yhdentymiskehitystä. Proamk-hankkeessa on tehty lukuisia erilaisia selvityksiä, joiden asioita ei tässä dokumentissa toisteta. Ammattikorkeakoulut ovat omatoimisesti kuvanneet toimintaprosessejaan vuoden 2007 aikana. Laadittujen kuvausten pohjalta Proamk kilpailutti syksyllä 2007 käyttötapausten laadinnan. Kilpailutuksen voitti WMdata Oy. Hankkeessa tuotettiin raportti, joka sisältää kehittämisen keskeiset linjaukset, kuvaukset alustavista käyttäjäryhmistä, käyttötapauksista, alustavan palveluluettelon tulevan tietojärjestelmän tarjoamista palveluista, sekä alustavat hankkeistussuunnitelmavaihtoehdot. Hankkeistussuunnitelma sisältää vaihtoehtoiset ehdotukset hankkeen seuraavien vaiheiden sisällöistä ja aikatauluista. 1.1 Projektin organisointi ja läpivienti WM-datan projektipäällikkönä toimi johtava konsultti Pekka Ruuskanen ja häntä avusti johtava konsultti Juha Hyttinen. Proamk:n puolelta projektiin osallistui Tuomas Orama ja Tuukka Puumala. Projekti käynnistyi 20.11.2007 työpalaverilla ja se päättyi 17.1.2008. 4-5 tunnin kestoisia työpalavereita pidettiin lähes joka viikko. Copyright WM-data

Toiminnallinen määrittely/pekka Ruuskanen ja Juha Hyttinen 17.1.2008 TOIMINNALLINEN MÄÄRITTELY 3 (13) Proamk 2 PROAMK:N TARKOITUS JA SISÄLTÖ 2.1 Tarkoitus Proamk:n tarkoitus on toimia opiskelija- ja opetushallinnon perusjärjestelmänä. 2.2 Proamk:n kytkeytyminen ammattikorkeakoulujen perustehtävään Tietojärjestelmä liittyy kiinteästi ammattikorkeakoulujen perustehtävään. Proamkhankkeen tavoitteeksi on asetettu ammattikorkeakoulujen yhteinen opiskelija- ja opetushallinnon tietojärjestelmä, joka palvelee korkeakouluja toiminnan eri tasoilla (toiminnan suunnittelu, toiminnan toteutus, toiminnan seuranta ja arviointi niin yksittäisen opiskelijan, opettajan, koulutusohjelman, koulutusalan kuin koko organisaationkin näkökulmasta). Hankkeessa on kuvattu yli 40 korkeakoulutoiminnan perusprosessia, joita tukemaan ja palvelemaan tarvitaan runsaasti uusia tietoteknisiä palveluita. 2.3 Proamk:n kehittämisen linjaukset 2.3.1 Kriittiset menestystekijät Tietojen hallinta on oltava käyttäjäystävällistä tietoja ylläpitäville käyttäjäryhmille. Opintoja koskeva tieto on ajantasaista ja tiedoilla on kattavat eheys- ja syöttötarkistukset. Tiedonhaku on oltava intuitiivista ja nopeaa. Proamk:n käytettävyys on oltava niin hyvä, että se sopii sekä opettajan että opiskelijan päivittäiseksi työkaluksi. Proamk:n kehittämisessä hyödynnetään palveluarkkitehtuuria. Proamk:n toteutus jaetaan hallittaviin osaprojekteihin. Ehdotetut toteutusjärjestysvaihtoehdot on kuvattu kappaleissa 4.4 ja 4.6. o Toteutusjärjestys A:n kohdalla korostetaan sujuvaa ja loogista IT-projektinhallintaa sekä integrointeja edellyttävien välivaiheiden minimoimista. o Toteutusjärjestys B:n kohdalla kehittämisen priorisoinnissa korostetaan tiedolla johtamisen periaatteen mahdollistamista vaihtoehtoa A nopeammin. o Toteutusjärjestys C:n kohdalla korostetaan tiedolla johtamisen mahdollisimman nopeaa ja sujuvaa käyttöönottoa sekä sen katkeamatonta soveltamista. Tiedolla johtamisen edellytykset ja uuden järjestelmän käyttöönotto on eriytetty toisistaan tässä vaihtoehdossa. Copyright WM-data

Toiminnallinen määrittely/pekka Ruuskanen ja Juha Hyttinen 17.1.2008 2.4 Proamk:n toimintatapa TOIMINNALLINEN MÄÄRITTELY 4 (13) Proamk Proamk tarjoaa opetushenkilökunnalle kattavat työkalut koulutusohjelman, opetussuunnitelman ja opintojaksojen suunnitteluun. Näiden pohjalta muodostetaan vuosisuunnitelma. Yllä mainitut järjestelmäosiot mahdollistavat opiskelijoille henkilökohtaisen opiskelusuunnitelman, HOPSin laadinnan. Tämän jälkeen seuraa opetustapahtumien toteutus. Järjestelmä tukee opetustapahtumien toteutusta esimerkiksi resurssien hallinnan avulla. Proamk tukee toiminnan suunnittelua lähtien pidemmän aikavälin koulutusohjelmista päätyen yksittäisten opintojaksojen ja opetustapahtumien suunnitteluun ja toteutukseen. Yleisen tason suunnittelua tehdään muutamia kertoja vuodessa, kun taas HOPS ja opetustapahtumien toteutus-osiot ovat päivittäisessä käytössä. Järjestelmän tulee siis tarjota hyvä tuki sekä opetus- että opiskelutapahtumien toteutukselle ja seurannalle. Proamk suojataan käyttöoikeuksin, mutta pääsääntöisesti ammattikorkeakoulun koko henkilökunnalla on pääsy olennaisiin tietoihin. Opiskelijoilla on pääsy opiskelun kannalta olennaisiin tietoihin. Tietoja suojataan käyttöoikeusprofiilien avulla. Proamk rakennetaan monikieliseksi. Käyttöönottovaiheessa kielivaihtoehdot ovat vähintään suomi, ruotsi ja englanti. 2.5 Proamk:n osat (tietojoukkokaavio) Tietojärjestelmä koostuu seuraavista käsitekokonaisuuksista: Copyright WM-data

Toiminnallinen määrittely/pekka Ruuskanen ja Juha Hyttinen 17.1.2008 TOIMINNALLINEN MÄÄRITTELY 5 (13) Proamk 3 SIDOSRYHMÄKUVAUS 3.1 Yleiskuvaus Projektissa kuvattiin ammattikorkeakoulujen toimintaympäristöä alla olevan kaavion avulla. Kehittämisen ensimmäisessä vaiheessa rajaudutaan sisäisten toimijoiden prosessien automatisointiin. Asiakkaat ja sidosryhmät on rajattu projektin ulkopuolelle. Seuraava kaavio kuvaa Proamk:n toimintaympäristöä: Kuva, toimintaympäristö. Projektissa keskityttiin pääsääntöisesti sisäisiin toimijoihin. 3.2 Sisäisten toimijoiden kesken tapahtuva tiedonvaihto Proamk:n keskeisin käyttäjäryhmä koostuu sisäisistä toimijoista, joita ovat opiskelijat, opettajat, koulutuksen suunnittelijat, koulutuksesta vastaavat, johto ja muu henkilökunta. Sisäisten toimijoiden kesken tapahtuva tiedonvaihto (esimerkinomaisesti): Copyright WM-data

Toiminnallinen määrittely/pekka Ruuskanen ja Juha Hyttinen 17.1.2008 TOIMINNALLINEN MÄÄRITTELY 6 (13) Proamk Copyright WM-data

Toiminnallinen määrittely/pekka Ruuskanen ja Juha Hyttinen 17.1.2008 TOIMINNALLINEN MÄÄRITTELY 7 (13) Proamk 4 TOIMINTA-/TYÖPROSESSIT 4.1 Ydinprosessikaavio Proamk:n näkökulmasta 4.2 Ydinprosessit 4.2.1 Yleiskuvaus Kuva, Prosessikartta Opetuksen ja opiskelun suunnittelu ja toteutus koostuu erillisistä sovellustehtävistä, jotka on ryhmitelty seuraavasti: o Opiskelijahaku- ja valintapalvelut: nimensä mukaisesti kattaa tuen opiskelijoiden haku- ja valintatoimintoihin o Koulutusprosessipalvelut: prosessikokonaisuus sisältää koulutuksen suunnittelun ja sen toteutuksen tuen o Opiskeluprosessipalvelut: prosessikokonaisuus sisältää opiskelun suunnittelun ja sen toteutuksen tuen o T&K palvelut: tärkeä osa ammattikorkeakoulujen perustehtävää Copyright WM-data

Toiminnallinen määrittely/pekka Ruuskanen ja Juha Hyttinen 17.1.2008 TOIMINNALLINEN MÄÄRITTELY 8 (13) Proamk 4.3 Tukiprosessit 4.3.1 Yleiskuvaus Copyright WM-data Tukiprosessien tarkoitus on luoda edellytykset ydinprosessien sujuvuudelle. Tukiprosessit on ryhmitelty seuraavasti: o Käyttäjäpalvelut: käyttäjäpalvelut sisältävät esimerkiksi käyttäjien perustietojen luonnin ja ylläpidon o Opiskelijapalvelut: toiminnoiltaan vastaa käyttäjäpalveluita, mutta prosessit on kuvattu opiskelija -käyttäjäryhmän näkökulmasta o Raportointipalvelut 4.4 Toteutusjärjestys: vaihtoehto A, IT:n ehdoilla Hanke aloitetaan kokonaisuuden tietokantasuunnittelulla. Raportointipalvelut ja T&K jäävät tässä vaihtoehdossa viimeisiksi. Raportointi on hoidettava sitä ennen muilla tavoilla. Muut osuudet suositellaan tehtäväksi yhdessä projektissa. Käyttötapaukset priorisoidaan (kriittinen/ei-kriittinen). Vähemmän tärkeät käyttötapaukset on mahdollisesti toteutettavissa myöhemmin. Vaihtoehdon A ehdotettu toteutusjärjestys: 1. Tietokantasuunnittelu kokonaisuudelle 2. Opiskelijahaku- ja valintapalvelut sekä käyttäjäpalvelut. Lisäksi osa opiskelijapalveluista. 3. Koulutusprosessipalvelut ja T&K 4. Opiskeluprosessipalvelut, lisäksi loput opiskelijapalveluista 5. Raportointi ja tiedonsiirrot (esim. Amkota tieto) 4.5 Toteutusjärjestys: vaihtoehto B, Tiedolla johtamisen ehdoilla Tässä kohdassa kuvatussa vaihtoehdossa lähdetään siitä, että nykyisten järjestelmien käyttö jatkuu, mutta osa operatiivisista tiedoista replikoidaan uuden järjestelmän tietokantaan. Sieltä ne välitetään edelleen järjestelmään kytkettävään tietovarastoon raportointia varten. Tämän ratkaisun etu on se, että tiedolla johtaminen mahdollistuu vaihtoehtoa A nopeammin. Vastaavasti järjestelmien välinen integraatio lisää kustannuksia. Vaihtoehdon B ehdotettu toteutusjärjestys: 1. Tietokantasuunnittelu kokonaisuudelle 2. Integraation rakentaminen olemassa oleviin järjestelmiin

Toiminnallinen määrittely/pekka Ruuskanen ja Juha Hyttinen 17.1.2008 3. Raportointi ja tiedonsiirrot ->Ensimmäinen käyttöönotto TOIMINNALLINEN MÄÄRITTELY 9 (13) Proamk 4. Opiskelijahaku- ja valintapalvelut sekä käyttäjäpalvelut. Lisäksi osa opiskelijapalveluista. 5. Koulutusprosessipalvelut ja T&K 6. Opiskeluprosessipalvelut, lisäksi loput opiskelijapalveluista Käytännössä tämä vaihtoehto edellyttää seuraavien rekistereiden/palveluiden luomista: opiskelijarekisteri (vrt. FunetEduPerson) opetushenkilöstörekisteri (vrt. FunetEduPerson) opinto-oikeus- ja tutkintorekisteri (vrt. M0) opetussuunnitelma- ja opintojaksorekisteri (vrt. M1) opintosuoritusrekisteri (vrt. M2) tietovarasto (vrt. OhaTv) valmistumispalaute (vrt. Opala) 4.6 Toteutusjärjestys: vaihtoehto C, Tiedolla johtamisen ehdoilla, huomioiden IT-näkökulma Tässä kohdassa kuvatussa vaihtoehdossa lähdetään siitä, että nykyisten järjestelmien käyttö jatkuu, mutta raportointi ja tiedolla johtaminen mahdollistetaan kaikille ammattikorkeakouluille ja Proamk:lle yhteisellä DW-tietovarastoratkaisulla. Yhteisessä tietovarastossa tulisi olemaan jokaiselle ammattikorkeakoululle oma osionsa, mutta ratkaisu mahdollistaisi myös alue- ja valtakuntatason raportointiratkaisut. Tämän vaihtoehdon etu on se, että uusikin järjestelmä on integroitavissa samaan tietovarastoon, jolloin tiedolla johtamiseen ei tule katkoksia järjestelmien uusimisen yhteydessä. Lisäksi käyttöönottoaikataulu on jokaisen ammattikorkeakoulun itse päätettävissä. Vaihtoehdon C ehdotettu toteutusjärjestys: 1. Tietokantasuunnittelu kokonaisuudelle 2. Sekä Proamk:lle että nykyisille järjestelmille yhteisen tietovaraston suunnittelu 3. Raportointi ja tiedonsiirrot suunnittelu ja toteutus Loput vaiheet kuten kohdassa B 4-6. Copyright WM-data

Toiminnallinen määrittely/pekka Ruuskanen ja Juha Hyttinen 17.1.2008 TOIMINNALLINEN MÄÄRITTELY 10 (13) Proamk 5 KÄYTTÄJÄRYHMÄT Proamk:n käyttäjäryhmät alustavasti: o Tietohallinto (tekninen pääkäyttäjä) o Sihteeri o Koulutuksesta vastaava o Opettaja o Opiskelija o Hakija Copyright WM-data

Toiminnallinen määrittely/pekka Ruuskanen ja Juha Hyttinen 17.1.2008 TOIMINNALLINEN MÄÄRITTELY 11 (13) Proamk 6 PALVELUKOMPONENTIT 6.1 Yleistä Seuraavassa kappaleessa kaavio kuvaa alustavasti Proamk:n tarvitsemia palvelukomponentteja. Kaaviota luetaan siten, että toimiakseen järjestelmä tarvitsee komponentteja alhaalta ylöspäin. Jotta esimerkiksi Opetuksen suunnittelusovellukset toimivat, täytyy ainakin osa alempien kerrosten palveluista olla käytettävissä. Toteutusjärjestys ainakin testauksen kannalta muodostuu niin, että ensin luodaan infrastruktuuripalvelut, sitten peruspalvelut, minkä jälkeen vuorossa ovat kokoomapalvelut ja lopuksi prosessipalvelut. Kaavion rakenne tukee palveluarkkitehtuurin perusajatusta palveluiden uudelleenkäytöstä. Jako keskitettyihin ja hajautettuihin palveluihin tarkoittaa sitä, että tietyt palvelut ovat ammattikorkeakoulukohtaisia ja tietyt kaikille yhteisiä. Kaavio ei ole kattava. 6.2 Luonnos tarjottavista palveluista Copyright WM-data

Toiminnallinen määrittely/pekka Ruuskanen ja Juha Hyttinen 17.1.2008 TOIMINNALLINEN MÄÄRITTELY 12 (13) Proamk 7 KÄYTTÖTAPAUKSET Ydinprosessit: Opiskelijahaku- ja valintapalvelujen käyttötapaukset ovat liitteessä 1 Koulutusprosessipalvelujen käyttötapaukset ovat liitteessä 2 Opiskeluprosessipalvelujen käyttötapaukset ovat liitteessä 3 T&K käyttötapaukset ovat liitteessä 4 Tukiprosessit: Käyttäjäpalveluiden käyttötapaukset ovat liitteessä 5 Opiskelijapalveluiden käyttötapaukset ovat liitteessä 6 Raportointipalvelujen käyttötapaukset ovat liitteessä 7 Copyright WM-data

Toiminnallinen määrittely/pekka Ruuskanen ja Juha Hyttinen 17.1.2008 TOIMINNALLINEN MÄÄRITTELY 13 (13) Proamk 8 EHDOTUS SEURAAVISTA TEHTÄVISTÄ Proamk-hankkeessa on tähän mennessä päätetty tehdä seuraavat dokumentit: 1. Prosessikuvaukset 2. Käyttäjätarinat 3. Toimintaympäristökuvaus 4. Ydinprosessikartta 5. Käyttötapaukset 6. Tietojoukkokaavio 7. Karkea kuvaus palvelukomponenteista 8. Karkea toteutuksen hankesuunnitelma 9. Sekä sovellus- että tekninen arkkitehtuurikuvaus (ei sisälly tähän dokumentaatioon) Ehdotus seuraaviksi tehtäviksi ennen toteutusta: 1. Elementtikartat Konkretisoi käyttötapaukset ja käyttöliittymän toiminnan Mahdollistaa parhaiden käytäntöjen valinnan eri käyttötilanteisiin 2. Tietokannan suunnittelu Tietojoukkokaavio jatkojalostetaan tietokantakuvaukseksi 3. Käyttöoikeusprofiilien tarkka määritys. Copyright WM-data

Proamk Liite 1, Opiskelijahaku- ja valintapalvelut 1 1 Käyttötapauskuvaukset Kuvataan jokainen käyttötapaus sanallisesti siten, että kuvauksesta selviää sen tavoite / kuvaus, käyttäjäroolit, esiehdot, lopputulos, /poikkeukset, käsiteltävät tietokokonaisuudet ja tietojärjestelmän toiminnot/palvelut. Opiskelijahaku- ja valintapalvelut C 1.1 Koulutusohjelman aloituspaikkojen luominen Järjestelmään kirjautunut Amk:n johdon jäsen avaa järjestelmän koulutusohjelmaosion. Amk:n johdon jäsen valitsee koulutusohjelman aloituspaikkojen päivityksen ja kirjaa koulutusohjelman aloituspaikat järjestelmään. Amk:n johdon jäsen tallentaa koulutusohjelman tiedot. Amk:n johdon jäsen tai hänen valtuuttamansa Amk:n johdon jäsen on kirjautunut järjestelmään Koulutusohjelman aloituspaikkojen määrä on tallennettu järjestelmään Koulutusohjelman aloituspaikkojen tallennus ei onnistu Koulutusohjelma Koulutusohjelman haku C 1.2. Koulutusohjelman valintaperusteiden luominen Järjestelmään kirjautunut Amk:n johdon jäsen avaa järjestelmän koulutusohjelmaosion. Amk:n johdon jäsen hakee koulutusohjelman. Amk:n johdon jäsen lisää koulutusohjelman tietoihin koulutusohjelman valintaperusteet. Jos useampi Amk:n johdon jäsen osallistuu koulutusohjelman valintaperusteiden luomiseen, tallentaa Amk:n johdon jäsen koulutusohjelman valintaperusteisiin työnkulun, jossa on määritelty työn tekijät järjestyksessä. Seuraavan työnkulussa mukana oleva Amk:n johdon jäsen saa tiedon muokkaamisesta seuraavan kerran järjestelmään kirjautuessaan tai sähköpostilla. Amk:n johdon jäsen tallentaa koulutusohjelman valintaperustetiedot. Amk:n johdon jäsen Amk:n johdon jäsen on kirjautunut järjestelmään Koulutusohjelman valintaperustetiedot on tallennettu järjestelmään Koulutusohjelman valintaperustetietojen tallennus ei onnistu Koulutusohjelma

Proamk Liite 1, Opiskelijahaku- ja valintapalvelut 2 Koulutusohjelman haku C 1.3 Koulutustarjonnan julkaiseminen Järjestelmään kirjautunut koulutuksesta vastaava avaa järjestelmän koulutusohjelmaosion. Koulutuksesta vastaava hakee koulutusohjelman, vuosisuunnitelman ja opintojaksojen kuvaukset. Koulutuksesta vastaava kerää koulutusohjelman, vuosisuunnitelman ja opintojaksojen kuvauksista koulutustarjonnan ja tallentaa sen järjestelmään. Tämän jälkeen koulutuksesta vastaava julkaisee tarjonnan oppilaitoksen www-sivuilla. (Tämä voi tapahtua automaattisesti, jos järjestelmässä on integraatio oppilaitoksen www-julkaisujärjestelmään.) Koulutuksesta vastaava Koulutuksesta vastaava on kirjautunut järjestelmään Koulutustarjonta on tallennettu järjestelmään Koulutusohjelmaa ei löydy Vuosisuunnitelmaa ei löydy Opintojaksoa ei löydy Koulutusohjelma, Vuosisuunnitelma, Opintojakso Koulutusohjelman haku, vuosisuunnitelman haku, opintojakson haku Koulutustarjonnan tallennus C 2.1.1 Hakijatietojen siirto Hakemusten käsittelijä hakee AMKYH / AMKOREK järjestelmästä tiedot oppilaitokseen hakeneista hakijoista. Tämä tieto on tiedostomuodossa (peräkkäistiedosto). Hakemusten käsittelijä kirjautuu järjestelmään Hakemusten käsittelijä hakee hakijaosion järjestelmästä. Hakemusten käsittelijä avaa hakijoiden tietojen syötön ja tallentaa tiedostossa olevat hakijatiedot järjestelmään. toiminnot / palve- Hakemusten käsittelijä Hakemusten käsittelijä on kirjautunut järjestelmään Hakijatiedot on tallennettu järjestelmään Hakijatietojen tallennus ei onnistu, tiedostomuoto virheellinen Hakija Hakijatiedon syöttö

Proamk Liite 1, Opiskelijahaku- ja valintapalvelut 3 lut C 2.1.2 Valintakoekutsujen lähetys Järjestelmään kirjautunut hakemusten käsittelijä avaa hakijaosion järjestelmästä. Hakemusten käsittelijä hakee koulutusohjelmaan hakijat. Hakemusten käsittelijä merkitsee hakijoille lähetettäväksi kutsukirjeen valintakokeeseen. Hakemusten käsittelijä tallentaa merkinnän hakijan tietoihin. Hakemusten käsittelijä valitsee järjestelmästä: 1. Valintakoekirjeen tulostamisen, jolloin järjestelmä tulostaa valintakoekirjeen haluttuun tulostimeen 2. Valintakoekirjeen lähetys e-kirje tms. palvelun kautta, jolloin järjestelmä lähettää palveluun tiedoston. Hakemusten käsittelijä Hakemusten käsittelijä on kirjautunut järjestelmään Valintakoekirjeen lähetystieto on tallennettu järjestelmään Valintakoekirje on tulostettu Valintakoekirjeen lähetystiedon tallennus ei onnistu, tulostus ei onnistu, tiedoston lähetys palveluun ei onnistu Hakija Hakijatiedon haku, Hakijatiedon tallennus, Valintakoekirjeen tulostus, Valintakoekirjetiedoston lähetys. C 2.1.3 Hakijamäärien raportointi Järjestelmään kirjautunut hakemusten käsittelijä avaa raportointiosion järjestelmästä. Hakemusten käsittelijä ajaa raportin koulutusohjelmaan hakijoiden määrästä. Hakemusten käsittelijä lähettää raportin valintapäätöksen tekijälle. Hakemusten käsittelijä Hakemusten käsittelijä on kirjautunut järjestelmään Järjestelmästä ajettu raportti koulutusohjelman hakijoiden määrästä Raporttia ei voi ajaa Hakija Raportin ajaminen

Proamk Liite 1, Opiskelijahaku- ja valintapalvelut 4 C 2.1.4 Hakemuksen perustaminen ja täyttö Järjestelmään hakemusten käsittelijä avaa hakijaosion. Hakemusten käsittelijä perustaa uuden hakemuslomakkeen koulutusohjelmaan. Hakemuslomakkeen pohjalta luodaan järjestelmään hakija. Hakemusten käsittelijä tallentaa hakemuslomakkeen. Hakija avaa järjestelmän avoimen verkkopalvelun. Hakija avaa koulutusohjelman hakemuslomakkeen. Hakija täyttää koulutusohjelman hakemuslomakkeen ja tallentaa sen. Vaihtoehtoisesti hakija lähettää paperisen hakemuksen oppilaitoksen hakutoimistoon. Hakemuksen käsittelijä saa tiedon järjestelmään tulleesta hakemuksesta joko sähköpostilla tai kirjautumisen yhteydessä. Järjestelmään kirjautunut hakemusten käsittelijä merkitsee hakemuksen vastaanotetuksi ja tarkistaa hakijan hakukelpoisuuden hakemuksen perusteella. Jos hakemus on tullut paperisena, hakemusten käsittelijä tallentaa hakemuksen tiedot käyttäen hakemuslomaketta. Hakemusten käsittelijä voi siirtää hakemukset tiedostomuotoisena AMK- OREK -järjestelmään tai siirtää AMK-OREK -järjestelmästä hakemuksia tiedostomuotoisena järjestelmään. Hakija, Hakemusten käsittelijä Hakemusten käsittelijä on kirjautunut järjestelmään Uusi hakija on tallennettu järjestelmään Uusi hakemus on tallennettu järjestelmään Hakemusta ei voi tallentaa Hakija, Hakemus Hakijan tallennus, Hakemuksen tallennus C 2.1.5 Valintakoekutsujen lähetys 2 Järjestelmään kirjautunut hakemusten käsittelijä avaa hakijaosion järjestelmästä. Hakemusten käsittelijä hakee koulutusohjelman hakijan tiedot ja merkitsee hakijan saamat pisteet hakemukseen sekä lähettää tiedon pisteytyksestä valintapäätöksen tekijälle. Vaihtoehtoisesti hakemusten käsittelijä merkitsee luo järjestelmässä olevaan hakemuslomakkeeseen pisteytyksen ja järjestelmä tallentaa pisteen hakemuksen tallennuksen yhteydessä.

Proamk Liite 1, Opiskelijahaku- ja valintapalvelut 5 Järjestelmään kirjautunut valintapäätöksen tekijä päättää valintakokeeseen kutsuttavien määrän tai merkitsee järjestelmään pisterajan. Järjestelmä merkitsee pisterajan ylittäville hakijoille lähetettäväksi kutsukirjeen valintakokeeseen ja tallentaa merkinnän hakijan tietoihin. Hakemusten käsittelijä valitsee järjestelmästä: 1. Valintakoekirjeen tulostamisen, jolloin järjestelmä tulostaa valintakoekirjeen haluttuun tulostimeen 2. Valintakoekirjeen lähetys e-kirje tms. palvelun kautta, jolloin järjestelmä lähettää palveluun tiedoston. Hakemusten käsittelijä, valintapäätöksen tekijä Hakemusten käsittelijä on kirjautunut järjestelmään Valintapäätöksen tekijä on kirjautunut järjestelmään Hakemusten pisteytys on tallennettu järjestelmään Pisteraja on merkitty järjestelmään Valintakoekirjeen lähetystieto on tallennettu järjestelmään Valintakoekirje on tulostettu Valintakoekirjeen lähetystiedon tallennus ei onnistu, tulostus ei onnistu, tiedoston lähetys palveluun ei onnistu Hakija Hakijatiedon haku, Hakijatiedon tallennus, Valintakoekirjeen tulostus, Valintakoekirjetiedoston lähetys. C 2.2.1 Hakemuksen täyttö Ks. C 2.1.4 C 2.2.2 Hakutiedon ylläpito Järjestelmään kirjautunut hakemusten käsittelijä avaa hakijaosion järjestelmästä. Hakemusten käsittelijä hakee koulutusohjelman hakijan tiedot, tekee tarvittavat muutokset tietoihin. Hakemusten käsittelijä tallentaa muutokset hakijan tietoihin. Hakemusten käsittelijä

Proamk Liite 1, Opiskelijahaku- ja valintapalvelut 6 Hakemusten käsittelijä on kirjautunut järjestelmään Hakijan tiedot on tallennettu järjestelmään Hakijan tietoja ei voi tallentaa Hakija, Hakemus Hakijan tietojen haku, Hakemuksen tallennus C 2.2.3 Esivalintatilanteen kirjaus Järjestelmään kirjautunut hakemusten käsittelijä avaa hakijaosion järjestelmästä. Hakemusten käsittelijä hakee koulutusohjelman hakijan tiedot. Hakemusten käsittelijä tekee hakijoiden tietojen pohjalta esivalintaluettelon ja lähettää sen valintapäätöksen tekijälle. Järjestelmään kirjautunut valintapäätöksen tekijä tekee päätöksen suoraan valittavista hakijoista ja merkitsee päätöksen esivalintaluetteloon. Hakemusten käsittelijä kirjaa esivalintatilanteen hakijan tietoihin ja tallentaa tiedot. Hakemusten käsittelijä, valintapäätöksen tekijä Hakemusten käsittelijä on kirjautunut järjestelmään Valintapäätöksen tekijä on kirjautunut järjestelmään Esivalintatilanne on tallennettu hakijan tietoihin Valintakoekirjeen lähetystiedon tallennus ei onnistu, tulostus ei onnistu, tiedoston lähetys palveluun ei onnistu Hakija Hakijatiedon haku, Hakijatiedon tallennus C 3.1.1 Valintakokeiden valvontaluetteloiden tekeminen Järjestelmään kirjautunut hakemusten käsittelijä avaa hakijaosion järjestelmästä. Hakemusten käsittelijä hakee koulutusohjelman hakijoiden tiedot. Hakemusten käsittelijä muodostaa tiedoista valintakokeen valvontaluettelon, jossa ovat kaikki valinkokeisiin kutsutut hakijat. Järjestelmä jakaa valvontaluettelot tilan mukaan sopivan kokoisin osiin Hakemusten käsittelijä lähettää tiedon valvontaluettelosta koevalvojalle ja koearvioijalle. Järjestelmään kirjautunut koevalvoja hakee koulutusohjelman hakijoiden tiedot.

Proamk Liite 1, Opiskelijahaku- ja valintapalvelut 7 Koevalvoja merkitsee valintakokeeseen osallistuneet hakijat järjestelmään ja tallentaa tiedon. Hakemusten käsittelijä, koevalvoja Hakemusten käsittelijä on kirjautunut järjestelmään Koevalvoja on kirjautunut järjestelmään Hakijan osallistuminen valintakokeeseen on tallennettu järjestelmään Hakijoiden tietojen haku ei onnistu, Osallistumistiedon tallennus ei onnistu Hakija Hakijatiedon haku, Hakijatiedon tallennus C 3.1.2 Valintakoetulosten tallennus Järjestelmään kirjautunut koearvioija avaa hakijaosion järjestelmästä. Koearvioija hakee koulutusohjelmaan hakijoiden tiedot. Koearvioija merkitsee valintakokeeseen osallistuneen hakijan valintakoetuloksen järjestelmään ja tallentaa tiedon. Koearvioija voi hakea valintakokeeseen osallistuneen hakijan kokeen tulokset järjestelmästä. Koearvioija Koearvioija on kirjautunut järjestelmään Hakijan valintakoetulos on tallennettu järjestelmään Hakijoiden tietojen haku ei onnistu, Valintakoetuloksen tallennus ei onnistu Hakija Hakijatiedon haku, Hakijatiedon tallennus C 3.1.3 Valinnan tulosten kirjaus Jos esivalittuja ei ole aiemmin tallennettu järjestelmään: Hakemusten käsittelijä hakee AMK-OREK järjestelmästä tiedot oppilaitokseen esivalituista hakijoista. Tämä tieto on tiedostomuodossa XX. Hakemusten käsittelijä kirjautuu järjestelmään Hakemusten käsittelijä hakee hakijaosion järjestelmästä. Hakemusten käsittelijä avaa hakijoiden tietojen syötön ja tallentaa tiedostossa olevat hakijatiedot järjestelmään. Järjestelmään kirjautunut hakemusten käsittelijä avaa hakijaosion järjestelmästä.

Proamk Liite 1, Opiskelijahaku- ja valintapalvelut 8 Hakemusten käsittelijä hakee koulutusohjelmaan esivalitut hakijat. Hakemusten käsittelijä hakee koulutusohjelmaan valintakokeella valitut hakijat. Hakemusten käsittelijä muodostaa edellisistä tiedoista valintaesityksen ja lähettää tiedon valintapäätöksen tekijälle. Järjestelmään kirjautunut valintapäätöksen tekijä avaa valinta esityksen, tekee päätöksen valinnasta ja tallentaa valintapäätöksen järjestelmään. Hakemusten käsittelijä kirjaa valinnan tuloksen hakijan tietoihin ja tallentaa tiedon. Valinnan tulos voi olla: 1. Hakija on hyväksytty koulutukseen 2. Hakija on varasijalla koulutukseen 3. Hakija ei ole tullut valituksi koulutukseen Tarvittaessa hakemuksen käsittelijä tallentaa tiedon valinnan tuloksesta myös AMK-OREK järjestelmään. Hakemusten käsittelijä, valintapäätöksen tekijä Hakemusten käsittelijä on kirjautunut järjestelmään Valintapäätöksen tekijä on kirjautunut järjestelmään Hakijan osallistuminen valintakokeeseen on tallennettu järjestelmään Hakijoiden tietojen haku ei onnistu, valinnan tuloksen tallennus ei onnistu Hakija Hakijatiedon haku, Hakijatiedon tallennus C 3.2.1 Valinnan tuloksen ilmoitus Järjestelmään kirjautunut hakemusten käsittelijä avaa hakijaosion järjestelmästä. Hakemusten käsittelijä hakee koulutusohjelman hakijoiden tiedot. Hakemusten käsittelijä merkitsee hakijoille lähetettäväksi kirjeen valinnan tuloksesta. Valinnan tulos voi olla: 1. Hakija on hyväksytty koulutukseen 2. Hakija on varasijalla koulutukseen 3. Hakija ei ole tullut valituksi koulutukseen Hakemusten käsittelijä tallentaa merkinnän hakijan tietoihin. Hakemusten käsittelijä valitsee järjestelmästä: 1. Tuloskirjeen tulostamisen, jolloin järjestelmä tulostaa valintakoekirjeen haluttuun tulostimeen 2. Tuloskirjeen lähetys e-kirje tms. palvelun kautta, jolloin järjestelmä

Proamk Liite 1, Opiskelijahaku- ja valintapalvelut 9 lähettää palveluun tiedoston. Hakemusten käsittelijä Hakemusten käsittelijä on kirjautunut järjestelmään Valinnan tulos on merkitty järjestelmään Tuloskirjeen lähetystieto on tallennettu järjestelmään Tuloskirje on tulostettu Tuloskirjeen lähetystiedon tallennus ei onnistu, tulostus ei onnistu, tiedoston lähetys palveluun ei onnistu Hakija Hakijatiedon haku, Hakijatiedon tallennus, Tuloskirjeen tulostus, Tuloskirjeen tiedoston lähetys. C 3.2.2 Paikan vastaanoton kirjaus Hakija päättää paikan vastaanotosta Hakija kirjaa tiedon paikan vastaanotosta järjestelmään. Hakijan tulee tunnistautua käyttäen riittävää sähköistä tunnistautumista (TUPAS tai VETUMA). Vaihtoehtoisesti hakija lähettää tiedon paikan vastaanotosta hakemuksen käsittelijälle paperilla. Hakemusten käsittelijä kirjaa paikan vastaanoton hakijan tietoihin. Paikan vastaanottamisen käsittely voidaan tehdä myös AMK-OREK järjestelmässä. Hakija, Hakemuksen käsittelijä Hakemuksen käsittelijä on kirjautunut järjestelmään Paikan vastaanotto on tallennettu järjestelmään Vastaanoton tallennus ei onnistu Hakija Hakijatiedon haku, Hakijatiedon tallennus, C 3.2.3 Korvaavan kutsun tekeminen Järjestelmään kirjautunut hakemusten käsittelijä avaa hakijaosion järjestelmästä. Hakemusten käsittelijä hakee järjestelmästä tiedon hakijoista jotka ovat varasijalla koulutukseen ja tiedon kuinka monta koulutukseen hyväksynyttä on jättänyt vastaanottamatta koulutuspaikkaa. Tämän tiedon pohjalta hakemusten käsittelijä merkitsee oikean määrän varasijoilla olevia hakijoita hyväksytyiksi koulutukseen.

Proamk Liite 1, Opiskelijahaku- ja valintapalvelut 10 Hakemusten käsittelijä tallentaa muutokset hakijan tietoihin. Hakemusten käsittelijä valitsee järjestelmästä: 1. Tuloskirjeen tulostamisen, jolloin järjestelmä tulostaa valintakoekirjeen haluttuun tulostimeen 2. Tuloskirjeen lähetys e-kirje tms. palvelun kautta, jolloin järjestelmä lähettää palveluun tiedoston. Korvaavan kutsun tekeminen voidaan tehdä myös AMK-OREK järjestelmässä. Hakemusten käsittelijä Hakemusten käsittelijä on kirjautunut järjestelmään Paikan vastaanoton aika on mennyt umpeen Hakijan tiedot on tallennettu järjestelmään Hakijan tietoja ei voi tallentaa Hakija, Hakemus Hakijan tietojen haku, Hakemuksen tallennus

Proamk Liite 2, Koulutusprosessipalvelut 1 1 Käyttötapauskuvaukset Kuvataan jokainen käyttötapaus sanallisesti siten, että kuvauksesta selviää sen tavoite / kuvaus, käyttäjäroolit, esiehdot, lopputulos, /poikkeukset, käsiteltävät tietokokonaisuudet ja tietojärjestelmän toiminnot/palvelut. Koulutusprosessipalvelut A 0.1 Koulutusohjelman luominen Järjestelmään kirjautunut koulutuksesta vastaava avaa järjestelmän koulutusohjelmaosion. Koulutuksesta vastaava valitsee uuden koulutusohjelman luomisen ja kirjaa koulutusohjelman perustiedot. Koulutuksesta vastaava asettaa koulutusohjelman luonnos tilaan. Koulutuksesta vastaava tallentaa koulutusohjelman. Kun koulutusohjelma on hyväksytty johtoryhmän, rehtorin, hallituksen ja OPM:n toimesta, koulutuksesta vastaava asettaa koulutusohjelma valmis tilaan ja tallettaa muutoksen. Koulutuksesta vastaava Koulutuksesta vastaava on kirjautunut järjestelmään Uusi koulutusohjelma on luotu järjestelmään Koulutusohjelman tallennus ei onnistu Koulutusohjelma, Opetussuunnitelma, Opintojakso Koulutusohjelman haku, opetussuunnitelman haku, opintojakson haku A 0.2 Koulutusohjelman tietojen päivitys Järjestelmään kirjautunut koulutuksesta vastaava avaa järjestelmän koulutusohjelmaosion. Koulutuksesta vastaava hakee koulutusohjelman. Koulutuksesta vastaava tekee muutoksia koulutusohjelman tietoihin. Muutokset voivat koulutusohjelman perustietoihin. Koulutuksesta vastaava tallentaa koulutusohjelman tiedot. Koulutuksesta vastaava Koulutuksesta vastaava on kirjautunut järjestelmään Koulutusohjelman muuttuneet tiedot on tallennettu järjestelmään Koulutusohjelmaa ei löydy Koulutusohjelman tallennus ei onnistu Koulutusohjelma, Opetussuunnitelma, Opintojakso

Proamk Liite 2, Koulutusprosessipalvelut 2 Koulutusohjelman haku, opetussuunnitelman haku, opintojakson haku A 0.3 Koulutusohjelman tilan muutos Järjestelmään kirjautunut koulutuksesta vastaava avaa järjestelmän koulutusohjelmaosion. Koulutuksesta vastaava hakee koulutusohjelman. Koulutuksesta vastaava muuttaa koulutusohjelma tilan. Tila voi olla luonnos, valmis, hyväksytty tai arkisto. Koulutuksesta vastaava tallentaa tilan muutoksen. Koulutuksesta vastaava Koulutuksesta vastaava on kirjautunut järjestelmään Koulutusohjelman tilan muutos on tallennettu järjestelmään Koulutusohjelmaa ei löydy Koulutusohjelman tilan muutoksen tallennus ei onnistu Koulutusohjelma, Opetussuunnitelma, Opintojakso Koulutusohjelman haku, opetussuunnitelman haku, opintojakson haku A 1.1 Opetussuunnitelman luominen Järjestelmään kirjautunut OPS vastaava avaa opetussuunnitelmaosion. OPS vastaava valitsee uuden opetussuunnitelman luomisen ja kirjaa opetussuunnitelman perustiedot. Vaihtoehtoisesti hän kopioi suunnittelun pohjaksi esimerkiksi edellisen vuoden vastaavan opetussuunnitelman. OPS vastaava liittää opetussuunnitelman koulutusohjelmaan. OPS vastaava asettaa opetussuunnitelman luonnos tilaan. OPS vastaava hakee ja määrittelee opetussuunnitelman suunnittelun käyttäjä. Käyttäjiä voivat olla eri sidosryhmät, opiskelijat sekä opettajat. OPS vastaava antaa opetussuunnitelman suunnittelun käyttäjille käyttöoikeudet opetussuunnitelmaan. Opetussuunnitelman suunnittelun käyttäjät määrittelevät koulutuksessa kehittyvän osaamisen. OPS vastaava tallentaa tämän tiedon osaamiskarttana osaksi opetussuunnitelmaa. OPS vastaava määrittelee opetussuunnitelman opintokokonaisuudet ja opintojaksot sekä laajuudet että valinnaisuudet. OPS vastaava tallentaa määrittelyn tiedot ja lähettää opettajalle pyynnön suunnittelusta.

Proamk Liite 2, Koulutusprosessipalvelut 3 Opettaja suunnittelee opetussuunnitelman opintokokonaisuudet ja opintojaksot sekä laajuudet että valinnaisuudet. Opettaja tallentaa suunnittelun tiedot ja kuittaa OPS vastaavan pyynnön tehdyksi. OPS vastaava kokoaa opetussuunnitelman opintokokonaisuudet ja opintojaksot sekä laajuudet että valinnaisuudet ja tallentaa ne järjestelmään. OPS vastaava lähettää OPS hyväksyjälle pyynnön opetussuunnitelman hyväksynnästä. OPS hyväksyjä asettaa opetusohjelman valmis tilaan ja tallettaa muutoksen. HUOM! Opetussuunnitelman kanssa rinnakkainen objekti on Erillistarjonta, joka voidaan liittää useaan koulutusohjelmaan. Erillistarjonta-objekti tarvitaan esimerkiksi maksullisen koulutuksen hallintaan. Erillistarjonnalle voidaan tehdä kaikki samat toiminnot kuin OPS:lle OPS vastaava, opettaja, opiskelija, sidosryhmän edustaja (työelämän edustaja antaa lausunnon sisällöstä), OPS hyväksyjä Järjestelmään kirjautuminen Uusi opetussuunnitelman on luotu järjestelmään Opetussuunnitelman tallennus ei onnistu Opetussuunnitelma, Opintojakso, Erillistarjonta Opetussuunnitelman haku, opintojakson haku, käyttäjien haku, käyttöoikeuksien lisääminen, A 1.2 Opetussuunnitelman tietojen päivitys Järjestelmään kirjautunut OPS vastaava avaa opetussuunnitelmaosion. OPS vastaava hakee opetussuunnitelman. OPS vastaava tekee muutoksia opetussuunnitelman tietoihin. Muutokset voivat olla: 1. OPS vastaava muuttaa opetussuunnitelman perustietoja 2. OPS vastaava muuttaa opetussuunnitelman osaamiskartan tietoja 3. OPS vastaava hakee ja liittää opetussuunnitelmaan kuuluvat opintojaksot 4. OPS vastaava poistaa opetussuunnitelmaan liittyviä opintojaksoja. 5. OPS vastaava muuttaa opetussuunnitelman statusta, jolloin sen käyttöoikeudet voivat muuttua. Tila voi olla luonnos, valmis, hyväksytty tai arkisto (sitten kun viimeinen kyseisen OPS:n mukaan

Proamk Liite 2, Koulutusprosessipalvelut 4 opiskellut ja oppilaitoksen kirjoilla oleva opiskelija on valmistunut). OPS vastaava tallentaa opetussuunnitelman tiedot ja lopuksi lukitsee Opetussuunnitelman, minkä jälkeen siihen on muilla käyttäjillä vain lukuoikeudet. HUOM! Opetussuunnitelman kanssa rinnakkainen objekti on Erillistarjonta, joka voidaan liittää useaan koulutusohjelmaan. Erillistarjonta-objekti tarvitaan esimerkiksi maksullisen koulutuksen hallintaan. Erillistarjonnalle voidaan tehdä kaikki samat toiminnot kuin OPS:lle OPS vastaava OPS vastaava on kirjautunut järjestelmään Opetussuunnitelman muuttuneet tiedot on tallennettu järjestelmään. Suunnitelma on lukittu. Opetussuunnitelmaa ei löydy Opetussuunnitelman tallennus ei onnistu Opetussuunnitelma, Opintojakso, Erillistarjonta Opetussuunnitelman haku, opintojakson haku A 1.3 Opetussuunnitelman tilan muutos Järjestelmään kirjautunut OPS hyväksyjä tai OPS vastaava avaa järjestelmän opetussuunnitelmaosion OPS hyväksyjä tai OPS vastaava hakee opetussuunnitelman. OPS hyväksyjä tai OPS vastaava muuttaa opetussuunnitelman tilan. Tila voi olla luonnos, valmis, hyväksytty tai arkisto. Hyväksytty-tila merkitsee OPS:n lukittumista. OPS näkyy opinto-oppaassa vasta kun se on hyväksytty -tilassa. OPS hyväksyjä tai OPS vastaava tallentaa tilan muutoksen. HUOM! Opetussuunnitelman kanssa rinnakkainen objekti on Erillistarjonta, joka voidaan liittää useaan koulutusohjelmaan. Erillistarjonta-objekti tarvitaan esimerkiksi maksullisen koulutuksen hallintaan. Erillistarjonnalle voidaan tehdä kaikki samat toiminnot kuin OPS:lle toiminnot / palve- OPS hyväksyjä, OPS vastaava OPS hyväksyjä on kirjautunut järjestelmään Opetussuunnitelman tilan muutos on tallennettu järjestelmään Opetussuunnitelmaa ei löydy Opetussuunnitelman tilan tallennus ei onnistu Opetussuunnitelma, Erillistarjonta Opetussuunnitelman haku, opetussuunnitelman tilan muutos

Proamk Liite 2, Koulutusprosessipalvelut 5 lut A 1.4 Opintojakson luominen Järjestelmään kirjautunut opettaja avaa opintojakso-osion. Opettaja valitsee uuden opintojakson luomisen ja kirjaa järjestelmään opintojakson perustiedot ja kytkee sen opetussuunnitelmaan. Opettaja hakee järjestelmästä tarvittavat tiedot ja luo niiden pohjalta opintojakson kuvauksen. Opintojakso voi kuulua useampaan koulutusohjelmaan ja opetussuunnitelmaan. Opettaja tallentaa opintojakson luonnos tilassa Opettaja lähettää OPS hyväksyjälle pyynnön opintojakson hyväksynnästä. OPS hyväksyjä asettaa opintojakson valmis tilaan ja tallettaa muutoksen. Opettaja, OPS hyväksyjä Opettaja on kirjautunut järjestelmään Uusi opintojakso on luotu järjestelmään Opintojaksoa ei voi tallentaa Opintojakso Opintojakson tallennus A 1.5 Opintojakson tietojen muutos Järjestelmään kirjautunut käyttäjä avaa opintojakso-osion. Opettaja hakee opintojakson. Hän muuttaa statuksen valmis -tilaan, jolloin hän voi tehdä opintojaksoon muutoksia. Opettaja tekee muutoksia opintojakson tietoihin. Muutokset voivat olla: 1. Opettaja muuttaa opintojakson perustietoja 2. Opettaja muuttaa opintojakson kuvausta 3. Opettaja voi muokata kytkentöjä. Opettaja tallentaa opetussuunnitelman tiedot. Opettaja tai muu käyttäjä Opettaja on kirjautunut järjestelmään. Opetussuunnitelman muuttuneet tiedot on tallennettu järjestelmään Opintojaksoa ei löydy Opintojakson tallennus ei onnistu

Proamk Liite 2, Koulutusprosessipalvelut 6 Opintojakso Opintojakson haku, opintojakson tallennus A 1.6 Opintojakson tilan muutos Järjestelmään kirjautunut opettaja avaa järjestelmän opintojakso-osion. Opettaja hakee opintojakson Opettaja muuttaa opintojakson tilan. Tila voi olla luonnos, valmis, hyväksytty tai arkisto. Opettaja tallentaa tilan muutoksen. Opettaja tai muu käyttäjä Opettaja on kirjautunut järjestelmään Opintojakson tilan muutos on tallennettu järjestelmään Opintojaksoa ei löydy Opintojakson tilaa ei voi tallentaa Opintojakso Opintojakson haku, Opintojakson tilan tallennus A 2.1 Vuosisuunnitelman luominen Järjestelmään kirjautunut koulutusohjelmavastaava avaa vuosisuunnitelmaosion. Koulutusohjelmavastaava valitsee uuden vuosisuunnitelman luomisen ja kirjaa vuosisuunnitelman perustiedot. Samassa yhteydessä hän tekee tarvittavat kytkennät opintojaksoon ja opetussuunnitelmaan. Koulutusohjelmavastaava hakee järjestelmästä budjetin (liittymä taloushallintoon), yhteiset resurssit, muut reunaehdot, henkilötiedot (mm. tuntihinnat), toteutettavat opintosuunnitelmat, opiskelijoiden henkilökohtaiset opintosuunnitelmat sekä opintojaksopalautteet, joiden pohjalta hän tekee vuosisuunnitelmaan opetustarjontaluonnoksen. Opetustarjontaluonnos sisältää opintojaksot, jotka on tarkoitus toteuttaa seuraavana vuonna. Koulutusohjelmavastaava tallentaa vuosisuunnitelman, joka sisältää opetustarjontaluonnoksen luonnos tilassa ja lähettää pyynnön täydennyksestä opettajalle. Opettaja käy läpi opetustarjontaluonnoksen ja tekee siihen täydennyksenä ehdotuksen opettajista ja ajankohdista. Tämän jälkeen opettaja tallentaa muutokset. Koulutusohjelmavastaava lähettää esimiehelle pyynnön opetustarjontaluonnoksen hyväksymisestä.