Johtaminen 1/7 Etätyö Juha Kaskenmäki Jaakko Koivukoski Jussi Tuppurainen
Johtaminen 2/7 Etätyö...1 1 Johdanto...4 2 Näkökulma...4 3 Etätyön määritelmä...4 4 Yhteenveto...6 4.1 Työmuotojen mahdollisuudet...6 5 Työryhmän mielipide...7 6 Lähteet...8 7 Liitteet...8
Johtaminen 3/7 1 Johdanto Etätyön käsite alun perin kehitettiin Kaliforniassa Yhdysvalloissa. Ajatus sai siellä kimmokkeen 1970-luvun öljykriisistä. Tuolloin amerikkalaistutkijat laskivat, miten paljon kansantalous hyötyisi jos työmatkaliikennettä vähennettäisiin. Etätyön alkuperäisinä perusteluina olivatkin työmatkaliikenteen vähentäminen, säästäminen kalliissa toimistotiloissa ja luonnon suojelu. Suomessa etätyön hyötyä ja tarpeellisuutta on perusteltu hiukan eri perustein, vaikka luonnonsuojelu- ja liikenteen vähentämisnäkökohtiin onkin kiinnitetty yhä enemmän huomiota viimeaikoina (erityisesti pääkaupunkiseudulla). Suomessa etätyön perusteluissa painoarvo on ollut, internet yhteyksien nopeuksien noustessa ja hintojen laskiessa, työntekijöiden työssä viihtymisessä ja työssä jaksamisessa.[1, s.16] Syksyllä 1999 julkaistun eurooppalaisen tutkimuksen mukaan jopa 355 000 suomalaista tekee ainakin hieman etätyötä (muutamia tunteja kuukaudessa). Etätyöntekijöistä säännöllisemmin (viikoittain) etätyössä on noin 15 %.[3] Eniten kotoa käsin tehdään työtä Euroopassa Itävallassa, Saksassa ja Hollannissa [2, s.27]. 2 Näkökulma Näkökulmaksi ryhmämme valitsi etätyön mahdollisuudet työnantajan kannalta. Oikein organisoidulla etätyöllä saadaan hyvä kokonaisuus, joka tyydyttää molempia osapuolia. Työnantaja saa hyvin motivoituneita työntekijöitä, koska työntekijät ovat omassa viihtyisässä työympäristössä. Etätyössä on kuitenkin erilaisia muotoja ja kaikissa muodoissa ei välttämättä päästä vaikuttamaan työympäristöön (ks. kappale 3). Etätyössä ja sen johtamisessa on haasteita, koska etätyön käsite on väljä ja elää koko ajan. Työnantajan on siis tehtävä tarkat sopimukset etätyöstä ja siihen liittyvistä asioista. Keskitymme lähinnä työantajan mahdollisuuksiin käyttää etätyötä työkaluna tehostamaan alaisten työtä. Tämä tuo haastetta esimiehelle organisoida työtehtävät ja vaatii täyttä luottamusta alaisiin. Etätyö on tulevaisuuden yksi tärkeä työmuoto ja johtajien on keksittävä keinot kontrolloida etätyön tekemistä. 3 Etätyön määritelmä Tutkiessamme lähteitä huomasimme, että etätyön määritelmät vaihtelivat ja joissain lähteissä jopa sanottiin että tarkkaa määritelmää ei ole. Etätyöllä tarkoitetaan työtä, jota tehdään jossakin muualla kuin normaalilla työnsuorittamispaikalla. Työssä käytetään yleensä hyväksi tietoliikenneyhteyksiä ja useimmissa tapauksissa juuri ne mahdollistavat ajasta ja paikasta riippumattoman työnteon. [1 s.13] Etätyöstä on monenlaisia versioita ja käsitteitä, mutta yleisesti etätyö sopii edellä mainittuun määritelmään.
Johtaminen 4/7 Etätyöksi voidaan siis määritellä myös sellainen työ jota tehdään kotoa käsin muutama tunti viikossa. Etätyötä ei välttämättä tehdä viitenä päivänä viikossa, vaan se voi olla myös esim. työmatkalla tehtävää työtä. Tällaisessa ratkaisussa hyötyvät molemmat osapuolet, junassa voi tehdä vaikka kokous muistiota tai vastaavaa missä ei tarvita yhteyttä organisaation järjestelmään. Tällainen mahdollisuus on neuvoteltavissa työnantajan kanssa. [1] Etätyö voidaan jaotella erilaisiin etätyömuotoihin. Mitään virallista jaottelua ei ole, koska etätyö on nopeasti kehittyvä työnmuoto. Etätyö kehittyy koko ajan, koska uudet tietoliikenne ja tietotekniikka ratkaisut mahdollistavat uusia tapoja työskennellä. Usein valinta erilaisten muotojen välillä tehdään käytännöllisistä sysistä, joka helpottaa työntekijän ja työnantajan tarpeita. Lajittelua auttaa antamaan kuvan etätyön erilaisista mahdollisuuksista. [1] Työntekijän kotona tehtävää etätyö: Tämä tapahtuu työntekijän kotona tai hänen määrittelemässä paikassa, yleisin etätyönmuoto. Työntekijällä on mahdollisuus työskennellä tällä tavalla kokopäiväisesti tai vain osan viikosta. Tämä tuo mahdollisuuksia työntekijän itse organisoida omat tekemiset tiettyjen aikarajojen puitteessa. Tämä työnmuoto on sopiva itsenäiselle työntekijälle. Tätä voidaan verrata tilannejohtamisen delegoivaan osaan. Jossa annetaan työntekijälle vastuuta päätöksenteossa. [1] Etätyökeskuksessa tehtävä etätyö: Tässä mallissa on yrityksessä erillinen paikka jossa työntekijät voivat omat välineensä tuoda ja tehdä siellä töitään. Tällainen malli on ainakin Nokialla [4] Espoossa. Siellä on 70 työntekijän joille on kaikki tavarat mahdutettu liikuteltavaan kaappiin. Lisäksi IBM harrastaa tällaista työnmuotoa. Tämä sopii tilannejohtamisessa osallistuvaan lohkoon. Tässä kuitenkin tarvitaan johtajan osittaista läsnäoloa ja ideointia yhdessä. [1] Liikkuva etätyö: Tällaista työtä ei ole määritelty Suomessa, mutta EU:ssa tämä on vakiintunut käytäntö. Määritelmässä tällaisen etätyöntekijäksi luetaan ne henkilöt jotka tekevät yli 10 tuntia viikossa töitä muualla kuin kotona tai työpakalla. Liikkuvaan etätyöhön voidaan laittaa esim. työmatkalla tapahtuva muistion kirjoittaminen. Tällaisessa etätyönmuodossa saadaan tehostettua työn tekemistä, koska tehdään sopimus työntekijän kanssa työmatkalla tehtävästä työstä, joissa ei tarvita yhteyttä organisaation verkkoon. Näin saadaan työmatkat käytettyä tehokkaasti hyväksi, ja työnantajan rekrytointi aluetta saadaan kasvatettua. Tällainen työnmuoto sopii tilannejohtamisessa myyvään lohkoon. Tässä annetaan selkeästi tehtävä joka pitää tehdä matkalla, mutta asiaa ei sen enempää valvota. [1] Lisäksi e työhön kuuluu itse työllistettytyö, esim. freelancerit ja konsultit. Tämä alahaara kuuluu osana e työtä, mutta tässä seminaarityössä jätämme tarkemmin käsittelemättä tämän, koska se ei kuulu suoranaisesti meidän aiheeseen. Alla olevassa kuvassa on kerrottu miten e työ jakautuu. E työnä tarkoitetaan yleisesti sähköisten viestinnän- ja yhteistyövälineiden tukemaa työtä. [2]
Johtaminen 5/7 kuva 2.1 e työ ja sen alalajit Etätyönmuotoja ei eritellä työlainsäädännössä, vaan se on yksi kokonaisuus. Työlainsäädäntöä sovelletaan eri etätyömuotoihin, tilanteen tai työnantajan kanssa tehdyn sopimuksen mukaisesti. Etätyö on yleensä määritelty työsopimuksessa, erillisenä kohtana. Yleensä etätyöhön liittyvä sopimus on kirjallinen, mutta suullinenkin sopimus on pätevä. Suullista sopimusta ei suositella etätyön luonteen takia. Mikäli työntekijä siirtyy toimipisteestään etätyöhön, on neuvoteltava työehdoista joihin etätyö vaikuttaa, väärinkäsitysten välttämiseksi. On huomioitava, että etätyöhön siirtyminen on vapaaehtoista, yleensä aloite tulee työntekijältä. Mikäli työntekijä kieltäytyy etätyöstä, ei se ole peruste purkaa työsopimus. [1] Etätyö on kehitelty helpottamaan ja tuomaan joustavuutta molemmille osapuolille. 4 Yhteenveto Hyvällä ja organisoidulla johtamisella saadaan etätyön tekijöistä enemmän irti. Tämä tuo yritykselle motivoituneita työntekijöitä. Johtajan vastuulle jää seurata tilannetta ja reagoida mikäli jollakin alaisella on hankaluuksia työn tekemisessä. Johtaja voi tässä mallissa olla myös etätyötä tekevä ryhmänjohtaja. Tällainen malli sopii hyvin itsenäiselle ja oma aloitteellisille työntekijöille. Haasteita yrityksen johdolle syntyy yrityksen organisaation ja henkilöstön hajautuneisuus. Voi olla työlästä johdolle pitää kaikki työntekijät ajan tasalla yrityksen mahdollisista strategia tai organisaatio muutoksista. Lisäksi kaikkiin työtehtäviin tai kaikille työntekijöille etätyö ei sovi. Myös tietoliikennetekniikan nopean kehityksen keskittyminen kasvukeskuksiin, voi asettaa rajoja etätyön sovellettavuuteen kun niiden kustannukset kasvavat kohtuuttomiksi. Laajakaistayhteyttä ei välttämättä voidakaan asentaa mökille, kun tuvan seinästä lähtevä puhelinlinja päätyykin vähänmatkan päähän GSM-linkki mastoon. Tästä huolimatta, etätyö tuo koko yritykselle selviä etuja. Etätyön etuina ovat työntekijöille joustavat työajat, häiriötön työympäristö, työelämän sovittaminen perhe-elämään ja työn parempi rytmittäminen omien tarpeiden mukaan. Työn antaja hyötyy edellisistä työntekijöiden työmotivaation parantuessa, työn tuottavuuden
Johtaminen 6/7 kasvaessa ja pitkien työmatkojen poistuessa. Tarkempi erittely etätyön eduista, haitoista mahdollisuuksista liitteenä olevassa SWOT -analyysissä. 4.1 Työmuotojen mahdollisuudet Erilaisissa etätyö -keskuksissa johtajalla on mahdollisuus kontrolloida, ohjata ja opastaa alaisten työtä. Tämä voisi olla ensiaskel työntekijän etätyöhön, jossa voisi työntekijä tutustua tähän työmuotoon. Samalla johtajat voivat tarkkailla kenellä on kykyä tehdä etätyötä tehokkaasti ja tuottoisasti. Tämä voisi olla hyvä ensiaskel työntekijälle joka haluaisi kokeilla etätyötä. Liikkuva etätyö on vaikea määritellä, voidaan sanoa että jokainen it alan työntekijä tekee tällaista työtä tietämättään että se on etätyötä. Tällainen työ on lisääntynyt valtavasti, koska tekniikka kehittyy ja ihmiset ovat enemmän liikkeessä. Lisäksi Nokia on perustanut uuden bisneksen juuri tälle sektorille. Johtamisen haaste tässä etätyön muodossa on työntekijän liikkuvuus. Koskaan ei voida tietää missä työntekijä kulloinkin on, kiireellisten töiden delegointi hankaloituu. Perinteisessä etätyössä on mahdollisuutena voidaan pitää, että työntekijä voi sovittaa omat menonsa työnkanssa. Tällaisessa työssä työntekijä ei juurikaan ole tapaamisissa muiden yrityksen työntekijöiden kanssa. Tämä voi saada työntekijän tuntemaan itsensä syrjääntyneeksi. Kuitenkin tällaista etätyötä tehtäessä työntekijä on samassa asemassa muiden kollegoidensa kanssa, olivat ne sitten etätyön tekijöitä tai ei. 5 Työryhmän mielipide Ryhmämme päätyi siihen lopputulokseen, että etätyön hyödyt yritykselle (erityisesti tietotekniikanalan) painavat vaa assa selvästi enemmän kuin etätyönhaitat. On kuitenkin syytä muistaa, että kaikkiin työtehtäviin ei etätyö sovi. Lisäksi jotkut työntekijät saattavat tarvita toisia enemmän ympärilleen vahvaa työpaikan yhteishenkeä. Aloitte etätyöhön on tultava, etätyön onnistumisen takia, työntekijältä.
Johtaminen 7/7 6 Lähteet 1. Minna Helle, Etätyö Edita, Helsinki 2004 2. Matti Vartiainen, Niina Kokko, Marko Hakonen, Hallitse hajautettu organisaatio Talentum, Helsinki 2004 3. Tiina Hanhike, Etätyö http://www.mol.fi/ammatit/etatyo.html, 2004 4. Arja Haukkasalo, Nokia luo etätyölle mallit Espoossa Tekniikka&Talous 18.12.2003 7 Liitteet 1. Swot -analyysi Vahvuudet: - Työn tuottavuus kasvaa kun työntekijät viihtyvät ja jaksavat paremmin työssään. Paremmin työssään viihtyvät työntekijät ovat samalla ahkerampia ja innovatiivisempia. - Toimistokuluissa syntyy merkittäviä säästöjä (esim. toimitilan vuokrat). Heikkoudet: - Työntekijöiden valvonta ei yhtä tehokasta kuin aikaisemmin. - Edellyttää työnantajan luottamusta työntekijään. Työnantajan on voitava luottaa, että työt tulevat tehdyiksi. - Ei sovellu kaikkiin työtehtäviin eikä kaikille henkilöille. Sopivuus riippuu paljon myös ihmistyypistä. Muut: - Työskentely mallista voi olla apua luomaan yritykselle dynaamisempi imago. Yritys on selkeästi valmis omaksumaan uusia toimintatapoja ja tehostamaan toimintaansa. Mahdollisuudet: Etätyöstä voi tulla yritykselle selkeää etua kilpailijoihin nähden (kustannus säästöt + tuottavammat työntekijät).