ETÄTYÖ TYÖHALLINNOSSA 1. Johdanto Etätyön ja sen käytön kehittäminen on tällä hetkellä ajankohtainen työnmuotojen ja työolojen kehittämisen painoalue. Vuonna 2002 on tehty valtioneuvoston periaatepäätös e-työn yhteistoiminnan järjestämisestä. Euroopan työllisyysstrategian yhteydessä Euroopan neuvosto on kehottanut työmarkkinaosapuolia neuvottelemaan sopimuksia työn nykyaikaistamisesta mukaan lukien joustavat työjärjestelyt. Tämän mukaisesti työmarkkinajärjestöjen Euroopan tason yhteistyöelinten UNISE/UEAPME, CEEP ja EAY (ja EUROCADRES/CEC yhteyskomitean) jäsenjärjestöt ovat hyväksyneet asiaa koskevan sopimuksen. Suomessa SAK, STTK, AKAVA, TT ja PT ovat ensimmäisenä vaiheena tehneet yhteistyössä 27.8.2002 valmistuneen suomennoksen sopimuksesta. Etätyö ja laajempana käsitteenä e-työ ovat työn organisoinnin muotoja. Euroopan työmarkkinajärjestöjen puitesopimuksessa on määritelty, että "etätyö on tapa organisoida ja/tai suorittaa työtä työsopimuksen perusteella työsuhteessa käyttäen tietotekniikkaa tavalla, jossa työ, jota voitaisiin tehdä myös työnantajan tiloissa, tehdään säännöllisesti noiden tilojen ulkopuolella.". E-työllä (e-work) tarkoitetaan valtioneuvoston periaatepäätöksen mukaan sekä etätyötä että laajemmin sähköisten tietoliikenneyhteyksien hyödyntämistä työn organisoinnissa. Etätyö nähdään sekä yritysten että julkisen palvelun organisaatioiden keinona nykyaikaistaa työn organisointia ja tätä kautta lisätä tuottavuutta ja kilpailukykyisyyttä. Työntekijöiden näkökulmasta etätyö tuo mahdollisuuksia sovittaa yhteen työ ja vapaa-aika ja samalla saada suurempi autonomia työtehtävien suorittamisessa. Tieto- ja tietoliikennetekniikka antaa edellytykset työnorganisointitapoihin, joissa työ ja siihen liittyvän vuorovaikutus ei ole sidottu yhteiseen työpisteeseen. Tekniikka on kuitenkin vain edellytys. Etätyön keskeisin olemus liittyy aikaisempaa parempaan tapaan järjestää työ. 2. Työhallinnon etätyön sovellusala ja tavoitteet Työhallinnon etätyöohje käsittelee niitä e -työn sovelluksia, joissa palvelussuhteessa olevan virkailijan kanssa sopimuksella sovitaan, että työnantajan tarjoaman työtilan ohella työpisteenä on osan aikaa tai määräajan työntekijän ja työnantajan sopima työtila. Työhallinnon etätyösovelluksen tavoitteena on monipuolistaa työhallinnon työn organisointimahdollisuuksia:
mahdollistamalla yksittäisten virkailijan elämäntilanteet ja olosuhteet huomioon ottavat työvaihtoehdot siten, että virkailijalla on mahdollisuus suorittaa työtä muussa kuin työnantajan tarjoamassa työpisteessä mahdollistamalla asiantuntijaorganisaation tehtävien ja yksittäisten työntekijöiden työskentelytavan ja/tai työtehtävien kannalta tarkoituksenmukaiset ja motivoivat työolosuhteet siten, että erityistä keskittymistä vaativia tehtäviä, projektityyppisiä tehtäviä ja vastaavia työosuuksia voi suorittaa myös etätyönä laajentamalla työnantajan rekrytointimahdollisuuksia sekä hallinnon sisäisiltä että avoimilta markkinoilta siten, että henkilöstöä rekrytoitaessa palvelusuhteeseen tai määräaikaisiin projekteihin, voidaan palvelussuhde sopia myös etätyönä, jolloin palvelusuhteen ehtona ei ole työnantajan tarjoamien työtilojen mukainen asuminen tai kulkuyhteys mahdollistamalla työyksikön työtehtävien ja työn suorittamisen uudenlainen organisointi etätyön ja lähityön kokonaisuutena, jolloin voidaan päästä kokonaistuottavuutta lisääviin joustaviin työmalleihin ja myös työtilaratkaisuja koskeviin kustannussäästöihin. 2 3. Etätyön yleiset sovellusperiaatteet 3.1. Työn tuloksellisuus ja työn edellytykset lähtökohtana Etätyöstä päätettäessä lähtökohtana on edellytykset organisoida virkailijan työkokonaisuus siten, että se voi lisätä tai ei ainakaan heikennä työyhteisön toiminnan ja palvelujen tuloksellisuutta. Etätyön perusedellytyksenä on myös se, että virkailijan työn sisältö ja rakenne sekä liittymät yhteisön työskentelyyn ovat senkaltaiset, että työskentely ja sen edellyttämä vuorovaikutus voidaan pääosin toteuttaa sähköisenä ja henkilökohtainen välitön vuorovaikutus voidaan organisoida suunnitellusti. Toinen keskeinen edellytys on se, että työn suoritustavoitteet voidaan määrittää siten, että niitä voidaan tehdä suurelta osin itseohjautuvasti ja tuloksia voidaan myös seurata. Etätyövaihtoehtoa harkittaessa on tuottavuustekijänä otettava huomioon myös järjestämisestä aiheutuvat kustannukset. 3.2. Sopimukseen perustuva ja vapaaehtoinen menettely Etätyö on vapaaehtoista sekä virkailijalle että työnantajalle. Aloitteen etätyöstä voi tehdä virkailija tai työnantaja. Etätyö perustuu molemminpuoliseen sopimukseen. Virkailija voi hyväksyä tai hylätä työnantajan etätyötarjouksen ja vastaavasti työnantaja voi hyväksyä tai hylätä työntekijän etätyöaloitteen. Mikäli uusi palvelussuhde perustetaan etätyönä, tulee tämän ilmetä myös hakuilmoituksessa. Etätyösopimus voidaan keskinäisellä sopimuksella purkaa sopimuskauden aikana virkailijan tai työnantajan esityksen perusteella. 3.3. Etätyösopimuksesta päättäminen
Etätyösopimus tehdään työhallinnon etätyösopimuslomakkeella yhtenä kappaleena kummallekin sopijaosapuolelle. Etätyösopimuksen tekeminen perustuu työntekijän tai työnantajan aloitteen perusteella tehtävään yhteiseen valmisteluun, jossa sopimusasiakirjassa (lomakkeella) määritellään sopimuksen sisältö. Työvoimatoimiston virkailijan etätyösopimuksen hyväksyy työvoimatoimiston päällikkö. Mikäli työvoimatoimisto on organisoitu osatoimistoihin tai osayksikköihin, joihin on määritelty esimiehet, suositetaan, että sopimuksen allekirjoittajana on myös etätyöhön hakeutuvan henkilön lähiesimies. Työvoimatoimiston päällikön etätyösopimuksen hyväksyy työvoimaosaston päällikkö. Ministeriössä etätyösopimus tehdään etätyöhön hakeutuvan henkilön yksikön/tiimin esimiehen esittelemänä ja etätyöpäätöksen tekee työjärjestyksen mukainen päällikkö. Ministeriöön kuuluvien erillisten yksikköjen päälliköiden etäpäätöksen tekee kansliapäällikkö. Työvoimaopiston rehtorin etätyöpäätöksen tekee työvoimaopiston johtokunta. 3 3.4. Yhteistoimintamenettely Etätyö vaikuttaa poikkeuksetta koko työyhteisön työn organisointiin ja etätyösuunnitelma ja -päätös tulee käsitellä asianomaisten yksikköjen yhteistoimintamenettelyissä. 3.5. Etätyön kesto Etätyösopimus tehdään määräaikaisena ja sopimukseen määritellään alkamis- ja loppumispäivämäärä tai toistaiseksi voimassa olevana. Etätyön tavoitteiden, toimivuuden ja myös sen organisoinnin usein edellyttämien laite- ym. järjestelyjen takia etätyösopimukset on yleensä tarkoituksenmukaista tehdä pitkäjänteisinä useampien kuukausien jaksoina. Myös etätyön osuus virkailijan työajasta sekä rytmittäminen on tarkoituksenmukaista pyrkiä sopimaan siten, että etätyöstä muodostuu pidempiä säännöllisiä kokonaisuuksia. Etätyölle ei ole maksimi tai minimi määräaikoja ja osuuksia. Etätyö voidaan toteuttaa osa-aikaisesti siten, että viikkotyöajasta osa ollaan normaalilla työpaikalla ja osa etätyöpisteessä vaikka kustannushyötynäkökohtia tarkastellen tavoiteltavaa on pyrkiminen viikoittaisiin ja sitä pidempiin jaksoihin. 3.6. Palvelusuhteen ehdot ja työsuojelu Etätyöntekijällä on kaikilta osin samat lainsäädännön ja virkaehtosopimusten mukaiset oikeudet ja velvollisuudet, kuin työnantajan tiloissa olevilla vastaavilla työntekijöillä. Etätyösopimuksessa määritellään tarvittaessa tarkemmin näiden oikeuksien toteuttamisesta mm. työterveydenhoidon järjestämisen osalta. Virkailija vastaa siitä, että hän noudattaa viraston käytännön mukaisia menettelyjä mm. lomien ja poissaolojen osalta. Sairastumis- ym. tapauksissa toimitaan kuten normaalisti palvelussuhteessa eli ilmoitetaan välittömästi työnantajalle sairaudesta ja toimitetaan henkilöstöhallinnon edellyttämät todistukset ja ilmoitukset.
3.7. Työvälineet ja työpiste 4 Työnantaja vastaa säännölliseen etätyöhön tarvittavien laitteiden, ohjelmistojen ja tietoliikenneyhteyksien hankkimisesta, asentamisesta ja huollosta sekä tehtävien edellyttämän tietoliikenteen kustannuksista. Etätyön aikana esiin tulevista ohjelmistojen asentamisesta, mikrotukea edellyttävistä toimenpiteistä ja huollon järjestämisestä sovitaan sopimuksessa. Pääsääntöisesti ohjelmistojen asentaminen ja laitteistohuolto toteutetaan siten, että työasemalaitteet tuodaan työpaikalle huoltoa varten ja kuljetuskustannuksista vastaa etätyöntekijän yksikkö. Etätyön tietoliikenneyhteyksien kustannuksista vastaa sopimuksen tekevä yksikkö. Työhallinnon tietojärjestelmäyhteyksiä koskevat tietoliikennesopimukset tekee etätyösopimuksesta päättävän yksikön esityksestä ministeriössä Tietotekniikkapalvelutiimi ja alueittain Tietotekniikkapalvelun valtuuttamat atk - yhdyshenkilöt. Tietoliikenneyhteyksissä käytetään vain Tietotekniikkapalvelujen hyväksymiä laitteita ja varusohjelmistoja eikä näihin saa asentaa muita kuin työnantajan ohjelmia. Mahdolliset puhelinten hankinnat ja niitä koskevat sopimukset tekee etätyöstä päättävä yksikkö. Mikäli etätyöntekijällä on oma tietoliikenneyhteys tai käytetään omaa puhelinta, tulee sopimuksessa erikseen määrittää se, miten työnantajan osuus kustannuksista määritetään ja laskutetaan. Etätyöpisteen työtilojen ja kalusteiden osalta ei yleensä ryhdytä erityisjärjestelyihin. Työnantaja voi tarvittaessa samoin perustein kuin normaalityöpaikalla työterveyslääkärin lausuntoon perustuen työsuojeluperusteistein hankia erityisiä työasemakalusteita ja laitteita. Etätyötä varten osoitetut laitteistot, ohjelmistot, tietoliikenneyhteydet ja kalusteet ovat työnantajan omaisuutta, joita saa käyttää vain etätyötä varten. Niitä eivät saa käyttää perheenjäsenet eikä laitteita saa luovuttaa ulkopuoliselle tai muuhun käyttöön. Laitteistot, ohjelmistot ja kalusteet ja huonekalut palautetaan työnantajalle. Työnantaja huolehtii tietoliikennesopimusten irtisanomisesta. Etätyössä olevan virkailijan työpaikan työhuone ja työasema ovat etätyön aikana yksikön käytettävissä. 3.8. Tietosuoja Etätyössä noudatetaan työministeriön tietosuojaa koskevia määräyksiä ja ohjeita. Tietoliikenneyhteydet ja niiden suojaus toteutetaan työnantajan määrittämällä tavalla. 3.9. Työaika ja yhteydenpito virastoon Yhteydenpidon ja virkatehtävien edellyttämän vuorovaikutuksen johdosta etätyön työaika ja etätyöntekijän tavoitettavissa oleminen sovitaan pääsääntöisesti virka-aikaa vastaavaksi. Työtehtävistä riippuen voidaan kuitenkin sopia myös muunlaisesta työajasta. Tällöin tulee kuitenkin sopia ajoista ja tavoista, jolloin virkailija on tavoitettavissa. Etätyöjaksojen aikana päivittäinen työaika on virastotyöaika ja etätyöpäiviä ei oteta huomioon työajan seurannassa. Tehtävien niin vaatiessa virkailija voidaan etätyösopimuksen aikana tarvittaessa kutsua virkapaikalle.
5 Kokoaikaisessa etätyössä on tarpeen suunnitelmallisesti varmentaa, että etätyöntekijällä on tiedot ja mahdollisuus osallistua riittävässä määrin työyhteisön yhteiseen toimintaan. Edelleen on tarpeen kiinnittää erityistä huomiota yksintyöskentelevän henkilön ja esimiehen vuorovaikutuksen ylläpitämiseen sovituin tapaamisin tai muin keinoin. 3.10. Työmatkat Etätyöntekijän matkat etätyöpisteen ja työpaikan välillä ovat normaaleja työmatkoja ja niiden osalta ei korvata matkakustannuksia. Mikäli palvelussuhde on alun perin solmittu etätyönä, voidaan kokoaikaisessa etätyössä sopia myös työpaikalla käyntien matkakustannusten korvaamisesta. Etätyöpiste on etätyöjakson aikana virkamatkan lähtöpiste lähdettäessä virkamatkalle.