Julkisten hankintojen ympäristöja sosiaaliset näkökohdat hankintaprosessin eri vaiheissa Salla Koivusalo, Vantaan kaupungin vastuullisten hankintojen erityisasiantuntija
Julkisten hankintojen rooli - Kunnan tai kaupungin perustehtävän ja palveluiden toteuttaminen - Kuntalain (365/95) mukaan kunta pyrkii edistämään kuntalaisten hyvinvointia ja kestävää kehitystä alueellaan - Julkisten hankintojen strateginen merkitys kestävien tuotanto- ja kulutustapojen kannalta - Kysynnän luominen ja referenssihankintojen tekeminen Vantaan kaupunki, Salla Koivusalo 2
Julkisia hankintoja ohjaavat säädökset - Hankintalaki -> uusi direktiivi hyväksytty 04/2014 ja uusi kansallinen lainsäädäntö voimaan 04/2016 (sosiaaliset kriteerit) - Uusi: tulee liittyä hankinnan kohteeseen, voi olla vertailuperuste sekä sopimuksen täytäntöönpano vaiheessa, voidaan huomioida teknisissä määritelmissä, tavoitteena on työllistäminen ja oppisopimuskouluttaminen, hankinnan jakaminen osiin, työolojen huomioimisen mahdollisuus - VNK:n periaatepäätös cleantech-hankinnoista - http://www.tem.fi/cleantech - Ympäristönsuojelulaki, jätelaki (paikalliset jätehuoltomääräykset) - Kaupungin tai kunnan oma ympäristöpolitiikka tai ohjelma Vantaan kaupunki, Salla Koivusalo 3
Kunta ja julkiset hankinnat - Kunnan näkökulmasta on tärkeää löytää laadullisesti, taloudellisesti sekä ympäristöllisesti kestäviä tapoja toteuttaa perustehtäväänsä - Käyttökustannuksilla sekä koko elinkaaren kustannuksilla on oikeasti merkitystä hankintapäätöstä tehtäessä - Työllistämisellä ja osaamisen kehittämisellä on sekä kunnan, että yritysten kannalta positiivinen vaikutus - Kunta julkisena hankkijana ei voi edellyttää, että toimija on paikallinen, mutta muilla elinkeinopolitiikan keinoilla yritysten toimintaedellytyksiä pyritään parantamaan Vantaan kaupunki, Salla Koivusalo 4
Mitä vastuullisuus hankinnoissa tarkoittaa? - Liittyy sekä materiaali- ja palveluhankintoihin - Edellyttää selkeää tahtotilan viestintää ja yhteistyötä yritysten kanssa -> uudet toimintamallit, uudet teknologiat - Läpileikkaava periaate kaupungin toiminnan vaikutuksista - Hyvä hallintotapa ja avoin valmistelu - Alueen työllisyyden tukeminen käyttämällä sosiaalisia kriteerejä (työllistämis- ja oppisopimusvelvoitteet) - Tuotteiden ja palveluiden koko elinkaaren ympäristövaikutusten ja työelämäoikeuksien realistinen huomioiminen Vantaan kaupunki, Salla Koivusalo 5
Mitä ovat innovatiiviset julkiset Cleantech hankinnat? - Fyysiset tuotteet, joilla on ympäristön pilaantumista estävä tai luonnonvaroja säästävä tarkoitus. Myös komponentit kuuluvat asiaan. Palvelut eli suunnittelu, asentaminen, huolto, tiedotus, konsultointi ja muut ovat cleantechiä silloin, kun ne liittyvät näihin tuotteisiin. Paitsi perinteiset putkenpää- ja piipunpääteknologiat, cleantechiin kuuluvat teknologiat vesivarojen hallintaan, metsävarojen käytön vähentämiseen, energiantuotantoon uusiutuvista energialähteistä, lämmön ja energian tehokkaaseen käyttöön ja uusiutumattomien luonnonvarojen säästämiseen. - Käytännössä tämä on mm. jätteistä energiaa, biopolttoaineita, kaukojäähdytystä, nollaenergiataloja, mittausteknologiaa, tuulija aurinkovoimaa, vesiteknologiaa. Vantaan kaupunki, Salla Koivusalo 6
Kunnat ja yritykset yhteistyöhön, HS 28.4.2014 Vantaan kaupunki, Salla Koivusalo 7
Case Vantaan kaupungin ESCO-hankinta 1/2-15 kiinteistöä valittiin kulutustietojen perusteella (säästöpotentiaali, ja takaisinmaksuaika kohtuullinen) - Tarjoajille päärooli kannattavien toimenpiteiden valintaan - Ei lupauksia vaan tarjouksia - ESCO:lla jatketaan kiinteistön elinkaarta - Hankinta aloitettiin keväällä 2011, tarjouskilpailu joulukuussa, MAO kesä 2013, sopimus marraskuu 2013, ensimmäiset investoinnit kesä 2014 - Hankinnan tavoitteet - Kiinteistöjen energiatalouden parantaminen ja KETSin toteuttaminen - Nopeita ja pitkäaikaisia toimenpiteitä, jotka säilyttävät hyvän sisäilman - Löytää innovatiivisia tapoja - Rahoitetaan säästyneillä energiakustannuksilla Vantaan kaupunki, Salla Koivusalo 8
Case Vantaan kaupungin ESCO hankinta 2/2 - Neuvottelumenettelyyn valittiin (aiemmat referenssit ja tehdyt esiselvitykset 50/50) ja kunkin kanssa käytiin 4 neuvottelua - Tarjouspyynnön vertailuperusteet - Euroa/säästetty MWh/a 20% - Säästöt/ a MWh 20% - Säästöt 7 A tco2ekv 30% - Säästöjä jäljellä vuonna 2012 (MWh) 30% - Tuloksena vuositasolla n. 200 000 säästöt energiankulutuksessa Vantaan kaupunki, Salla Koivusalo 9
Mitä julkinen hankkija odottaa tarjoajalta ja toimittajalta? - Yhteistyötä ja tietojen avoimuutta - Proaktiivista omista toiminnasta kertomista (faktat, ei hyvät aikeet) - Valmiutta vastata julkisen hankkijan tarpeisiin, myös innovatiivisiin uuden tyyppisiin, jossa jaetaan yhdessä riskejä - Oman toiminnan ja prosessien tarkkaa tuntemusta - jos ei ole käytössä tuotteen tai palvelun ympäristömerkkiä tai ympäristöjärjestelmää, niin kyettävä antamaan vastaava selvitys = samat vaatimukset täyttävä =voimassa oleva merkki tai järjestelmä helpottaa todentamista - Alihankintaketjun tarkkaa tuntemusta - Valmiutta kehittää omaa toimintaa sekä keinoja selvittää ja velvoittaa omia yhteistyökumppaneitaan Vantaan kaupunki, Salla Koivusalo 10
TAVOIT- TEET JA ORGANI- SOINTI Miten julkinen hankkija toimii? Mihin hankintoihin keskitytään ja milloin? Mihin hankintoihin on releventtia liittää ympäristö ja sosiaalisia vaatimuksia tai kriteerejä (aikataulu)? SUUN- NITTELU JA RISKI- EN AR- VIOINTI Viestitään suunnitelmista Käydään esikaupallista dialogia VAATI- MUSTEN ASETTA- MINEN Käydään teknistä vuoropuhelua Määritellään vaatimuksia ja kriteerejä SEURAN -TA Sopimusluonnoksessa vaatimusten toteutumisen järjestelmällinen seuranta Sopimuskauden aikainen seuranta PARAN- NUSTOI MET Sopimuskauden aikainen toimi seurannassa ilmenneiden puutteiden korjaamiseksi VIESTIN- TÄ JA RAPOR- Vantaan kaupunki, Miten Salla vastuullisuus Koivusalo tavoitteiden toteutumisesta viestitään sisäisesti 11 sekä ulkoisesti TOINTI
Missä hankinnoissa ympäristönäkökohtia? - Melkein kaikissa! Kuljetukseen, pakkauksiin ja käytön jälkeiseen liittyviä ympäristönäkökohtia - Oltava relevantteja ja liityttävä hankinnan kohteeseen, selkeästi määriteltyjä sekä todennettavia - Hankinnan kohteeseen liittyvää ympäristöjohtamisjärjestelmää- tai toimenpidettä voidaan vaatia (siivouspalveluhankinta) - Merkittävimmät ympäristövaikutukset löytyvät - Sähkö - Palveluhankinnat - Rakennukset ja kiinteistönhoito - Energiaa käyttävät laitteet - Liikkuminen ja kuljetukset - Elintarvikkeet - EUn komission laatimat ympäristökriteerit julkisiin hankintoihin löytyy 21 tuotekategoriaan sekä 3 kategoriaa on työn alla - http://ec.europa.eu/environment/gpp/eu_gpp_criteria_en.htm Vantaan kaupunki, Salla Koivusalo 12
Missä hankinnoissa sosiaalisia näkökohtia? - Palveluhankinnat - Työelämänperusoikeuksien noudattaminen (Kansainvälisen työjärjestön (International Labour Organization, ILO) yleissopimuksia, YK:n lapsen oikeuksien sopimusta, vähimmäispalkkoja ja työaikoja koskevaa kansallista lainsäädäntöä sekä yleisiä ympäristö-, terveys- ja turvallisuusvaatimuksia) - Verojen maksaminen (harmaan talouden välttäminen) - Työttömien tai vajaakuntoisten työllistämisvelvoite voidaan liittää vaatimukseksi - Oppisopimuskoulutettavien ottaminen voidaan liittää vaatimukseksi - Riskialojen kohdalla myös materiaalihankinnoissa tulevaisuudessa (mm. elintarvike, it- ja tele, kalastus, kemia, koru, leikkikalu, lääke, matto, tekstiili- ja vaatetus, puu, puolustus, raaka-aine) Vantaan kaupunki, Salla Koivusalo 13
Miten yrityksen tulisi varautua? - Toimitusketjun vastuullinen hallinta on tavarantoimittajien kanssa tehtävää yhteistyötä, jolla pyritään takaamaan asianmukaiset sosiaaliset ja ympäristölliset olosuhteet. Tämä on erityisen tärkeää yrityksille, joiden liikekumppanien ja/tai toimittajien maissa ei kunnioiteta kansallista lainsäädäntöä, kansainvälisesti tunnustettuja ihmisoikeuksia, työntekijöiden oikeuksia tai ympäristönsuojelun ja korruptionvastaisuuden periaatteita ja standardeja. - Käytännössä yrityksen kannattaa; - Arvioida omia riskejään (toimiala, maa) - Asettaa toimittajille vaatimuksia (code of conduct) - Arvioida ja seurata vaatimusten täyttymistä - Miten yhteistyössä parantaa sosiaalisia oloja ja ympäristöä - Miten viestiä sisäisesti ja ulkoisesti tavoitteiden toteutumisesta Vantaa Salla Koivusalo n kaupunki, 14
Mitä pk-toimija voi tehdä 1/2? - Seuraa aktiivisesti kuntien kilpailutuskalentereita - Hyödynnä HankintaSampoa (pienhankinnat) sekä toimittajille ilmaista Cloaudia järjestelmää http://www.tarjouspalvelu.fi - Perehdy oman tuoteryhmäsi /toimialasi lainsäädäntöön - Verkostoidu ja osallistu toimialan omaan vastuullisuustyöhön - Seuraa Motivan julkiset hankkijat sivustoa - Tutustu EU GPP kriteereihin, sekä joutsenmerkin ja EU-kukan kriteereihin (tyypin 1-ympäristömerkkejä, täyttävät ISO 14024) - Tutustu ISO 14001, Ekokompassi, ISO 26000 järjestelmiin - Tutustu TEM:n pk-toimijoille tarkoitettuun CSRkompassiin - http://yksityinen.csr-kompassi.fi/ Vantaan kaupunki, Salla Koivusalo 15
Mitä pk-toimija voi tehdä 2/2? - Vastaa tieto pyyntöihin ja markkinakartoitus keskusteluihin tuoden esille ympäristö- ja sosiaalisia näkökohtia (faktat) - Pyri ratkaisemaan julkisen hankkijan tarve - Hankinnan tarpeen- ja kohteen määrittely on tärkein vaihe koko kilpailutusprosessia - Kilpailutustyöryhmä on yleensä hankkijan sisäinen työryhmä - Tekninen vuoropuhelu on nimenomaan tarkoitettu tarjoajille/toimittajille - Ole aktiivinen tarjouspyynnön kommentoinnissa - Seuraa ja osallistu kysymykset ja vastaukset osioon - Julkiset hankkijat tekevät tiivistä yhteistyötä, joten hyvät ja huonot kokemukset ovat yleisesti tiedossa - Julkinen hankinta on määrämuotoista, jotta kaikkien tasapuolinen osallistuminen on mahdollista ja hankintapäätökset voidaan tehdä aidon vertailun perusteella - Vastaa tarjousten täsmentämiseen täsmällisesti - Varaudu sopimusneuvotteluihin ja sopimuskauden aikaisiin tapaamisiin sekä sopimuksessa kirjattujen seurattavien/parannettavien asioiden raportointiin -> julkisen hankkijan intresseissä on pitkäaikainen yhteistyö toimittajan kanssa Vantaan kaupunki, Salla Koivusalo 16
Julkisen hankinnan kilpailuttamisprosessi - Koskee kaikkia hankintoja, ei vain EU-kynnysarvon ylittäviä - Avoimen, rajoitetun ja neuvottelumenettelyn lisäksi hankintamenettelyinä voidaan myös käyttää toimittajarekisterin perustamista sekä tarjouskilpailuun kutsumista kausi-ilmoituksella - Hankinnan arvo tulee laskea koko sopimuskaudelle - Ympäristö- ja sosiaaliset kriteerit kehittyvät jatkuvasti eteenpäin - Hankintakeskukseen saa olla yhteydessä ja tulemme myös tehdaskäynneille tarpeen mukaan Vantaan kaupunki, Salla Koivusalo 17
Kilpailuttamisprosessi tiivistetysti Tarve? Autoja vai kuljetuspalveluita? Asuntola vai vammaisten asumispalveluita? Mikrofilmausta vai arkistointipalveluita? Milloin tämä tarvitaan? Onko markkinoilla osaavia toimittajia (referenssit)? Mitä ja miten muut ovat hankkineet? Mahdolliset jääviys/neutraalius näkökohdat? Mitä pisteytettäviä kriteerejä voidaan käyttää? Miten pisteytys on järkevää rakentaa? MAOn ratkaisut? Vaatimusten mukaisen tarjouspyynnön jättäminen ja mahdollisten vaatimusten pisteytettävien ympäristö- ja sosiaalisten kriteerien todentaminen Sopimusluonnoksen pohjalta sopimusneuvottelut ja sopimuskauden aikaisten velvoitteiden seuranta- ja parannustoimenpiteiden määrittely. Sopimuksen mukainen toiminta ja aktiivinen yhteistyö ostajan kanssa. Sopimukseen kirjattuja velvoitteita sekä niitä koskevia parannustoimenpiteitä seurataan. TARVE VALMISTE LU KOHTEEN MÄÄRITTE LY TARJOUS PYYNNÖN LAATIMIN EN ILMOITUS KYSYMYK SET JA VASTAUK SET TARJOUS TEN VASTAAN OTTO TARJOUS TEN TÄSMENT ÄMINEN SOPIMUS NEUVOT TELUT SOPIMUS KAUSI Innovatiivisen Onko olemassa Teknisten ja laadullisten Teknisten ja laadullisten cleantech hankinnat? elinkaarikustannus vaatimusten ja kriteerien huolellinen vaatimusten ja kriteerien Onko meillä osaamista? tietoa? läpikäynti ja mahdollisten täsmennyspyytöihin vastaaminen. Mihin osa-alueeseen? Mitkä ovat yleisesti virheiden/puutteiden esiin Millä aikajänteellä? käytössä olevat ko. nostaminen. Yhteinen tahtotila! tuote/palvelun ympäristönäkökohdat? = vähimmäisvaatimukset Vantaan kaupunki, Salla Koivusalo 18