Microsoft Access KÄYTÖN PERUSTEET 2008 Koulutus
KJK Access 2007 Käyttöoikeustiedot Tämän materiaalin sisältö on suojattu tekijänoikeuslain, muiden asiaa käsitelevien lakien ja kansainvälisten sopimusten mukaisesti. Opintomateriaalin tekijänoikeudet omistaa Kari J Keinonen. Materiaalin ostajalle myönnetään täysi käyttöoikeus. Opintomateriaalia ei saa muuttaa, eikä siitä saa sähköisesti erottaa tai kopioida osia. Käyttöoikeuden haltijalla ei ole oikeutta muodostaa opintomateriaalista tai sen osista uutta opintomateriaalia. Opintomateriaalista löytyvistä virheistä kannattaa olla yhteydessä materiaalin tekijään. Tekijä suorittaa asialliset korjaukset, muutokset ja lisäykset. Yhteisölle luovutettu käyttöoikeus oikeuttaa käyttöoikeuden haltijaa asentamaan materiaalit yhteisön työntekijöiden ja oppilaitoksissa työntekijöiden sekä opiskelijoiden saataville suljettuun, käyttäjätunnuksilla rajoitettuun verkkoon. Käyttöoikeuden piiriin kuuluville voidaan materiaali jakaa cd-levyillä tai muilla tallennusmedioilla. Materiaali voidaan myös tulostaa tai kopioida asianosasille. Materiaalia ei saa jakaa julkisessa verkossa tai sen kopioita missään muodossa antaa muille, kuin käyttöoikeuden piiriin kuuluville. Jokainen käyttöoikeuden piiriin välillisesti kuuluva saa kopioida ja tulostaa materiaaleista kappaleita vain yksityiseen, omaan henkilökohtaiseen käyttöönsä. Kannen suunnittelu Urpo Jalava Copyright - Asiantuntijaosuuskunta Ornanet. ISBN 978-952-5753-23-3 Muut sähköiset opintomateriaalit Ornanet Koulutus on tuottanut seuraavia opintomateriaaleja sekä englanninkielisistä että suomenkielisistä ohjelmista tehdyin kuvankaappauksin: Windows Vista - Käytön perusteet Microsoft Office 2007 ohjelmista - Käytön perusteet Microsoft Office 2007 ohjelmista - Edistynyt käyttö Projektin suunnittelu - Tie tuloksiin Microsoft Project - Käytön perusteet (versio 2000 vain SF kuvin) Microsoft Project 2003 - Käytön perusteet (vain SF kuvin) Microsoft Project 2007 - Käytön perusteet Adobe Acrobat - Edistynyt käyttö (versio 8.1) (vain SF kuvin) Tutustu materiaalien sisältöihin tarkemmin ornanet-koulutus.fi sivustolla. Tilaa suuremmat erät e-mail-osoitteesta kari.keinonen@ornanet-koulutus.fi. Yksittäiskappaleet on edullista hankkia osoitteesta http://www.ellibs.com/fi?oldpath=fin/ Harjoitus- ja ratkaisutiedostot Löydät kaikkien materiaalien aputiedostot pakattuna osoitteesta: http://ornanet-koulutus.fi/secure/aputiedostot.zip Käyttäjätunnus (huomaa kirjainkoko): Materiaalit ja salasana: OrnanetMalli Pura paketti käyttämäsi levyn juureen ja säilytä kansionimet purkaessasi pakettia. Tähän materiaaliin liittyvät tiedostot löydät Access-a-s-aputiedostot -kansiosta.
KJK Sisällysluettelo Access 2007 Johdanto... 1 Mikä on Access?... 2 Mikä on tietokanta?... 2 Mihin tarvitaan tietokantoja?... 2 Kuka tietokantoja käyttää?...2 Accessin käyttöperiaate... 3 Tietokannan toteuttamisen periaate... 4 Tietokannan peruskäsitteet... 5 Tietokanta (database)...5 Tiedosto (file)...5 Käsite, kohde tai yksilötyyppi (entity type)...5 Objekti - olio (object)...5 Taulukko (taulu - table)...6 Tietue (record)...6 Kenttä (field)...6 Yhteys eli riippuvuus (relationship)...7 Perus- (primary key) ja viiteavain (foreign key)...7 Viite-eheys (referential integrity)...8 Indeksi (index)...8 Kysely (query)...8 Lajittelu ja suodatus (sort - filter)...9 Lomake (form)...9 Raportti (report)...9 Makro (Macro)...9 Moduuli (Modules)...9 Ohjelman käyttäminen... 10 Accessin avaaminen... 10 Accessin lopettaminen... 10 Aloitusikkuna... 11 Ohjelmaikkuna eli käyttöliittymä... 12 Ikkunan pääosat ja toiminnot... 13 Valintanauhan (Ribbon) välilehdet... 14 Siirtymisruutu (Navigation Pane)... 15 Valintaikkunat... 16 Objektin valintapainike... 16 Valikoima... 17 Pikavalikko... 18 Näkymät... 19 Taulukkonäkymä (Datasheet View)... 19 Design View (Rakennenäkymä)... 20 Tiedoston luominen... 21 Uusi tyhjä tietokanta... 21 Uusi tietokanta mallia käyttäen... 22 Tietokannan avaaminen... 23 Tietokannan sulkeminen... 23 Kumoa - Tee uudelleen toiminnot... 24 Kumoa (Undo)... 24 Tee uudelleen (Redo)... 24 Toista (Repeat)... 24
Access 2007 KJK Kopioi - Leikkaa - Liitä toiminnot... 25 Office Leikepöytä... 25 Kopioiminen (Copy)... 26 Leikkaaminen (Cut)... 26 Liittäminen eli sijoittaminen (Paste)... 26 Etsi - Korvaa toiminnot... 27 Etsi (Find)... 27 Korvaa (Replace)... 28 Siirry (Go To)... 28 Valinta (Select)... 28 Tietokannan toteutusperiaate... 29 Toteutusvaiheet... 29 Suunnittelun tärkeys... 30 Suunnittelussa huomioitava... 30 Suunnittelun työvaiheet... 31 Haastattelut ja tarvekartoitus... 31 Käsiteanalyysi... 31 Käsitemalli... 32 Riippuvuudet (Relationship) eli yhteydet... 33 Tietotarveanalyysi... 36 Kentän ominaisuudet (field properties)... 37 Normalisointi... 38 Tietokannan toteuttaminen... 39 Tietokannan rakenteen määrittely... 39 Tietokannan testaus... 39 Tietokannan testausvaiheet... 39 Analyysi, arviointi ja muutokset... 40 Lopetustoimet... 40 Tietokannan dokumentointi... 40 Tietokannan kunnossapito... 40 Tietokannan varmistaminen... 40 Tietokannan käyttöönotto... 40 Lisäksi... 40 Tietokannan toteuttaminen... 41 Tietokannan suunnittelu... 41 Käsitemallin luominen... 41 Kenttäluetteloiden laatiminen... 42 Tietokannan perustaminen... 43 Taulukon määrittely... 43 Taulukon kopioiminen... 44 Taulukon nimeäminen uudelleen... 44 Access-taulukon tuominen toisesta tietokannasta... 45 Taulukon tietueiden selailu... 47 Taulukon tallentaminen... 50 Taulukon sulkeminen... 50 Muiden taulukoiden määrittely... 51 Taulukoiden riippuvuudet... 52 Testiaineiston syöttäminen... 54 Tärkeää testiaineiston syötössä... 54 Oikeinkirjoitus (Spelling)... 55 Tavutus... 55
Access 2007 KJK Tiedon tuominen taulukkoon... 57 Excel-taulukon tietojen tuominen... 57 Tekstimuotoisen tiedon tuominen... 59 Lomakkeen määrittely... 60 Lomakkeen luominen ohjatusti... 60 Lomakkeen muokkaaminen...64 Lomakeobjektien käsittely... 68 Tiedon syöttö lomakkeen avulla...73 Lomakkeen luominen suoraan... 74 Lomakkeen ohjausobjektit (Controls)... 76 Kyselyn määrittely... 78 Suodatus (Filter)... 78 Hakukyselyn luominen... 79 Kyselyn kehittäminen parametrikyselyksi... 83 Suurimmat arvot kysely (Top Values)... 84 Laskentaa hakukyselyssä... 85 Ristiintaulukointikysely... 87 Raportin määrittely... 91 Perusraportin luominen... 91 Raportin muokkaaminen...93 Ryhmittelevän raportin luominen... 96 Raportin muokkaaminen...98 Raportin tulostaminen... 100 Sivun asetukset... 101 Tietokannan testaaminen...102 Tietokannan tietojen vienti...102 Tiedon vieminen Excel-muotoon... 103 Tiedon vieminen Tekstimuotoon... 104 Tietokannan analyysi...106 Tietokannan dokumentointi...106 Tietokannan käyttöönotto...106 Muita Accessin ominaisuuksia...107 Meta- ja tunnistetiedot...107 Tilapalkin, tilarivin mukauttaminen... 107 Ohje-toiminto...108 Hakemisto...109
Access 2007 KJK Johdanto Kädessäsi on Access-koulutuksen opintomateriaali. Tämä opintomateriaali on laadittu siksi, ettei Sinun kurssilla opiskellessasi tarvitse tehdä jatkuvasti muistiinpanoja. Voit kerrata Accessin käyttöön liittyviä asioita myöhemmin lukemalla tätä monistetta tietokoneesi äärellä. Moniste on suunniteltu 24 40 oppitunnin koulutukseen opetuksen tueksi, mutta tukee lyhyempienkin kurssien opetusta. Punaisella valintamerkillä on monisteessa merkitty kaikki todella tärkeät asiat, ne sinun on syytä omaksua. Ennen Accessin opiskelua perehdy Windowsin perusteisiin. Opiskellessasi Accessin käyttöä, etsi tekstistä keskeisiä asioita ja merkitse ne muistiin. Oppimisesi kannalta mielestäsi tärkeiden havaintojen ja omien oivallustesi muistiin kirjaaminen on tärkeätä. Materiaali on tehty kulumaan käytössä. Tietokoneella kortistojen ja tietokantojen laatiminen ei vastaa perinteisten kortistojen käyttöä! Tietokantaohjelmalla on paljon helpompi muuttaa, lisätä, poistaa ja etsiä tietoa sekä laatia raportteja tietosisällöstä. Opiskellessasi Accessia pyri aluksi oppimaan sen käyttöperiaate (sivu 3). Selvitä itsellesi tietokannan tuottamisen perusperiaate (sivu 4). Aseta tavoite oppimisellesi. Edistyneisiin toimintoihin ei kannata keskittyä jos perusteissa on aukkoja, sillä silloin hallintasi on vaarassa jäädä pirstaleiseksi. Tutustu muuhunkin jaettuun materiaaliin ja aihetta käsitteleviin Internet -sivuihin. Access-koulutuksen jälkeen työt vasta alkavat. Huomaa, että oppimisesi riippuu koulutuksen lisäksi myös Sinusta itsestäsi. Istu ja tutki Accessia, työskentele ohjelman avulla, niin osaamisesi lisääntyy päivä päivältä. Kurssilla olet päässyt hyvään alkuun. Tämän oppimateriaalin avulla löydät yhä uusia ja erilaisia työtapoja, joista vähitellen luot oman työskentelykäytäntösi. Access on erilaisia mahdollisuuksia täynnä, tulet varmasti viihtymään sen parissa. Miellyttäviä ja aurinkoisia opiskeluhetkiä toivottaa Kari J Keinonen Sivu 1