1 Informaatioteknologian tiedekunnan laatukäsikirja, versio 1.0 Dokumentti hyväksytty tiedekuntaneuvostossa 3.9.2008 Linkit toimivat sähköisessä käsikirjassa https://www.jyu.fi/it/laatutyo/laatukasikirja Palaute: tiedekunnan hallintopäällikkö hallintopaallikko@it.jyu.fi ja opintoasiainpäällikkö opintoasiat@it.jyu.fi (koulutusosio) Esipuhe Laadunvarmistusjärjestelmän tarkoituksena on varmistaa tiedekunnan koko toiminnan tarkoituksenmukaisuus, tavoitteellisuus ja laadukkuus ja toimia jatkuvan kehittämisen perustana. Järjestelmän päädokumentti on web sivusto (https://www.jyu.fi/it/laatutyo/laatukasikirja), joka muodostaa tiedekuntatason laatukäsikirjan. Se noudattaa pääosin arviointimalli CAFia (Common Assessment Framework), ja toisaalta sen kaikissa osissa sovelletaan Suunnittelu Toteutus Arviointi Kehitys laatuympyrää (STAK tai PDCA, Plan Do Check Act). Järjestelmä kuvataan laatukäsikirjan osioissa Laatutyön johtaminen. Tässä informaatioteknologian tiedekunnan laatukäsikirjassa kuvataan informaatioteknologian tiedekunnan toimintaa ja laadunvarmistusta. Kuvauksissa keskitytään tiedekunnan roolin mukaisesti tutkimukseen, koulutukseen ja yhteiskunnallisiin tehtäviin liittyviin strategisiin linjauksiin ja tiedekunnan johtamiseen. Tiedekunnan laatukäsikirjan tarkoituksena on antaa lukijalle yleiskuva tiedekunnan toiminnasta ja laadunvarmistuksesta. Käsikirja sisältää viittauksia ja linkkejä yliopiston, tiedekunnan ja laitosten verkkosivuilla oleviin yksityiskohtaisiin säädöksiin, ohjeistuksiin, toiminnan kuvauksiin ja prosessikuvauksiin. Laadunvarmistus on osa tiedekunnan toiminnan jatkuvaa kehittämistä. Laatukäsikirjan kokoamisen ja julkaisemisen toivotaan kannustavan kaikkia tahoja tiedekunnan ja laitosten toiminnan arvioimiseen, palautteen antamiseen ja sitä kautta toiminnan edelleen kehittämiseen. Laatukäsikirjaa on käsitelty laaturyhmässä, tiedekuntaneuvostossa ja henkilöstökokouksissa ja se on hyväksytty tiedekuntaneuvostossa 3.9.2008.
2 Palaute osoitetaan tiedekunnan hallintopäällikölle hallintopaallikko@it.jyu.fi. Laatukäsikirjan osat ovat Tiedekunnan yleiskuvaus Johtaminen ja hallinto Tutkimus Koulutus Yhteiskunnallinen vuorovaikutus Mittarit Tiedekunnan yleiskuvaus 1. Yleistä tietoa informaatioteknologian tiedekunnasta Informaatioteknologian tiedekunnassa (myöhemmin ʺtiedekuntaʺ) toimii kaksi opetuslaitosta, jotka ovat tietotekniikan laitos ja tietojenkäsittelytieteiden laitos sekä erillinen tutkimus ja kehittämistoimintaa harjoittava palveluyksikkö Tietotekniikan tutkimusinstituutti. Tiedekunnassa on edustettuna kaksi koulutusalaa: kauppatieteellinen ja luonnontieteellinen, joilla harjoitetaan tieteellistä tutkimusta sekä annetaan perus ja jatkokoulutusta tietojärjestelmätieteessä, tietojenkäsittelytieteessä, tietotekniikassa ja kognitiotieteessä. Tiedekuntakokonaisuutta kuvastaa tekniikan ja liiketoimintaosaamisen yhdistyminen opetuksessa ja tutkimuksessa. Keskeisiä tutkimuksen ja opetuksen vahvuusalueita tiedekunnassa ovat tietojärjestelmien suunnittelu, toteutus ja hyödyntäminen organisaatioissa erityisesti digitalisoitumisen ja liiketoiminnan näkökulmasta, ohjelmistotekniikan ja mobiilijärjestelmien menetelmät ja sovellukset, sekä laskennalliset menetelmät erityisesti simuloinnissa ja optimoinnissa sekä niiden teollisissa sovelluksissa. Omaleimaisuutta tuo kognitiotieteen ja ihmisläheisen teknologian yhdistyminen edellisiin. Tiedekunnan historiaa Informaatioteknologian tiedekunta perustettiin vuonna 1998. Siihen liitettiin yhteiskuntatieteellisestä tiedekunnasta koko tietojenkäsittelytieteiden laitos sekä matemaattis luonnontieteellisestä tiedekunnasta matematiikan laitoksesta irrotettu tietotekniikka omana laitoksenaan. Tietotekniikan tutkimusinstituutti oli tiedekunnan perustamishetkellä osa tietojenkäsittelytieteiden laitosta vuonna 2000 Tietotekniikan tutkimusinstituutista tuli itsenäinen yksikkö ja samalla kolmas laitos informaatioteknologian tiedekuntaan.
Tiedekunnan toimintaa on leimannut kahden vahvan, eri toimintakulttuureista lähtöisin olevien laitoksien yhteen saattaminen saman hallinnon alle. Yhteisten toimintamuotojen muodostuminen ja vakiintuminen on edennyt pikku hiljaa. Tiedekunnassa on erityisesti paneuduttu yhteisten toimintaohjeiden ja toiminnan kuvausten laatimiseen viime vuosina. Laitokset Tietotekniikan laitoksella opetetaan ja tutkitaan tietotekniikkaa teknis matemaattisesta näkökulmasta lähinnä konstruktiivisia tutkimusmetodologioita käyttäen. Toimintaa yhdistävänä tekijänä on vankka matemaattinen perusosaaminen ja yhteistyö elinkeinoelämän kanssa. Tietojenkäsittelytieteiden laitoksen toiminnan keskeisenä tavoitteena on ymmärtää monipuolisesti tietojärjestelmien ja tietotekniikan vuorovaikutusta ympäristönsä kanssa sekä kehittää, suunnitella ja arvioida tietojärjestelmiä kokonaisvaltaisesti käyttökontekstissaan. Tietotekniikan tutkimusinstituutti on informaatioteknologian tiedekunnan tutkimuslaitos, joka suunnittelee ja toteuttaa tutkimusprojekteja tiedekunnan osaamisalueilla ja edistää tutkimuksen vuorovaikutusta liike elämän ja muun yhteiskunnan kanssa. Laatukäsikirjan koostaminen Käsikirjaa tehtäessä yhtenä tarkoituksena on ollut koota luettavaan muotoon käytännön tietoa tiedekunnan toiminnasta uuden henkilökunnan ja uusien opiskelijoiden perehdyttämistä varten. Lähivuosina saadaan kokemuksia siitä, kuinka käsikirja toimii tässä suhteessa. Ajatuksena on myös, että ulkopuoliset tahot, kuten vierailijat ja yhteistyökumppanit saavat käsikirjasta hyvän yleiskuvan tiedekunnan toiminnasta ja pystyvät arvioimaan sen perusteella sen toimintaa ja laadunvarmistusta. Laatukäsikirja on tehty pääasiassa virkamiestyönä kokoamalla laadun varmistamiseen tiedekunnassa liittyviä käytänteitä ja dokumentteja. Laatukäsikirjaan linkitettynä ovat prosessikuvaukset ja toimintaperiaatteet ja ohjeet. Tiedekunnassa on vuosien 2005 2006 aikana toiminut laatutyöhön liittyen Pro.Laatu.Pro hanke, jonka tehtävänä on ollut mallintaa ja kuvata keskeisiä prosesseja käsiteltäviksi tekstinä ja kuvioina. Hankkeen ohjausryhmä on jatkanut toimintaansa tiedekunnan laaturyhmänä, jossa on käsitelty tiedekunnan laatutyöhön liittyviä asioita, kuten laatukäsikirjaa. Tiedekunnan prosessiportaaliin on kerätty tiedekunnan oman toiminnan kannalta olennaiset prosessikuvaukset. Näitä ovat: 3
1. hallinnon ja johtamisen prosessit, 2. opintoasioiden prosessit, 3. IT tiedekunnan ATK tuen asiakasrajapinnan prosessit (huom. prosessit omistaa THK) sekä 4. IT tiedekunnan toimintaprosessien prosessit. Kuvatut prosessit ovat usein tapahtuvia, koskettavat useita toimijoita ja/tai ovat kriittisiä tiedekunnan laadukkaan toiminnan onnistumisen kannalta. Tiedekunnan laaturyhmän kokoonpano, muistiot sekä muita laatu ja prosessikuvaustyöhön liittyviä dokumentteja löytyy tiedekunnan Laatutyö sivulta. Lisäksi tiedekunnan sisäisiä toimintaohjeita on kerätty Henkilöstölle sivulle henkilöstön, opiskelijoiden ja tiedekunnan ulkopuolisten toimijoiden ohjeistamiseksi. 4 Johtaminen ja hallinto 2. Johtaminen ja hallinto 2.1 Organisaatio 2.2 Strateginen johtaminen 2.3 Henkilöstöjohtaminen ja hallinto 2.4 Yhteistyö 2.5 Talousjohtaminen ja hallinto 2.6 Laatutyö Yleistä Tiedekunnan johtaminen jakautuu usealle eri toimialalle ja tasolle. Johtaminen voi olla tiedekunnan tai laitoksen strategista johtamista, henkilöstöjohtamista, yhteistyön johtamista, talousjohtamista tai laatutyön johtamista. Myös tiedekunnan perustehtäviä tieteellistä tutkimusta, tutkimukseen perustuvaa koulutusta ja yhteiskunnallista vuorovaikutusta johdetaan ja hallinnoidaan eri tasoilla. Johtaminen ei ole tiedekunnan, laitosten tai yksiköiden perustehtävä, vaan sen avulla tuetaan perustoimintojen tekemistä ja kehittymistä. Suuri osa tiedekunnan johtamisesta tapahtuu hallinnollisilla päätöksillä, jotka ovat osa eri tasojen toimijoita yhteen kytkevää hallintoprosessia. Tämän vuoksi johtamisen laadukkuus on paljolti tiedekunnan ja laitoksien hallinnon laatua ja sen edellytyksiä koskeva asia. Myös strategisten valintojen tekeminen, valintojen tulosten seuraaminen ja toiminnan uudelleen ohjaaminen ovat johtamisen laadunvarmistusjärjestelmän kannalta keskeisiä toimia.
Johtamiseen liittyvä erityiskysymys on monijohtajuus. Sama henkilö voi toimia esimerkiksi oman suuntautumisvaihtoehtonsa vastuuprofessorina, tutkimusryhmän tai ryhmien johtajana ja jonkin laitokseen läheisessä yhteistyössä olevan erillisyksikön hallintotehtävissä. 5 2.1 Organisaatio Tiedekunnan johtamisorganisaatio on kuvattu alla olevassa kuviossa: Tiedekuntataso Tiedekuntaneuvosto on tiedekunnan ylin päättävä toimielin. Tiedekuntaneuvoston tehtävät määritellään hallintojohtosäännön 15 pykälässä. Tiedekuntaneuvosto valitaan vaaleilla kolmivuotiskaudeksi ja siihen kuuluu professoreja (6), muun henkilökunnan edustajia (4), opiskelijoita (4) sekä hallinto ja opintoasiainpäälliköt esittelijöinä. Tiedekuntaneuvoston kokoonpano ja yhteystiedot ovat nähtävillä tiedekunnan internetsivuilla.
Tiedekuntaneuvoston lisäksi asioita valmistellaan ja käsitellään tiedekunnan johtoryhmässä, erilaisissa työryhmissä sekä henkilöstökokouksissa. Tiedekunnan johtoryhmään kuuluvat dekaani, varadekaani, laitosjohtajat ja varajohtajat, hallintopäällikkö, opintoasiainpäällikkö, amanuenssit sekä tiedekunnan atk asioista vastaava yli insinööri. Hallintopäällikkö vastaa siitä, että laaditut kokousmuistiot ovat nähtävillä tiedekunnan intranet sivuilla (tiedekunnan sisäiseen käyttöön). Tiedekuntaneuvoston kokouksen toteuttamiseen liittyvät prosessit Hallintojohtosäännön 16 pykälän mukaisesti tiedekunnan dekaanin tehtävänä on toimia tiedekunnan ja sen henkilökunnan esimiehenä ja johtaa, valvoa ja kehittää tiedekunnan toimintaa. Dekaanin estyneenä ollessa hänen tehtävänsä hoitaa varadekaani. Dekaani päättää dekaanin ja varadekaanien työnjaosta. Dekaani ja varadekaani tekevät työnjakonsa mukaisesti nimittämis, määräraha sekä tutkintoihin ja opiskelijoiden valintaan liittyvät päätökset. Dekaani ja varadekaani valitaan vaaleilla kolmivuotiskaudeksi. Dekaani on yliopiston hallituksen jäsen ja edustaa tiedekuntaa yliopiston johdossa. Tiedekuntaneuvoston ja dekaanien päätettävien asioiden valmistelusta, esittelemisestä ja toimeenpanemisesta vastaavat hallintopäällikkö, opintoasiainpäällikkö, amanuenssit sekä muu hallintohenkilöstö (valmistelu ja toimeenpano). Tiedekuntaneuvoston kokouspöytäkirjat tallennetaan tiedekunnan internet sivuille (ei liitteitä) ja ne ovat nähtävissä tiedekunnan kansliassa sekä laitoksilla sovitussa paikassa. Opetus, henkilöstö ja taloushallinto hoidetaan tiedekunnan palvelukeskuksen toimesta. Koko hallintohenkilöstö kuuluu tiedekunnan palvelukeskukseen, laitoksien tehtäviä pääasiassa hoitavat ovat fyysisesti sijoitettu laitoksille. Laitoksille sijoitettujen amanuenssien sekä muun hallintohenkilöstön esimiehenä on laitosjohtaja (jatkossa hallintopäällikkö). Tiedekunnan kanslian toiminnasta vastaa hallintopäällikkö ja hän toimii kanslian henkilöstön esimiehenä. Yleisvastuu hallintopalvelujen järjestämisestä ja kehittämisestä on hallintopäälliköllä (henkilöstö, talous ja suunnittelu) ja opintoasiainpäälliköllä (opintoasiat) yhteistyössä laitosjohdon ja hallintohenkilöstön kanssa. Tiedekunnan palvelukeskus huolehtii henkilöstö ja taloushallintoon sekä opintohallintoon liittyvistä lähipalveluista laitoksille. Henkilöstö ja taloustiimin (Hetatiimi) muodostavat hallintopäällikkö ja henkilöstö ja talousasioita hoitavat osastosihteerit. Tiedekunnan opintotiimin muodostavat hallintopäällikkö, opintoasiainpäällikkö, amanuenssit sekä opintoasioita hoitavat sihteerit. Tiedekunnan sisäinen yhteistyö hallintoasioissa perustuu tiiviiseen vuorovaikutukseen tiimien sisällä. Tiimit ovat myös tiiviissä yhteydessä yliopiston henkilöstö, talous ja 6
opintopalveluihin. Tiedekunnassa palvelukeskuksen hallintohenkilöstö toimii välittäjänä sekä valtakunnallisen palvelukeskuksen, hallintoviraston että tietohallintokeskuksen ja yliopistopainon välillä. Laitostaso Tiedekunnan opetuslaitoksilla toimivat laitosneuvostot ovat laitosten ylimpiä päättäviä toimielimiä. Laitosneuvostot koostuvat professoreista (4), muista opettajista, tutkijoista sekä muusta henkilökunnasta (3) ja opiskelijoista (3), joista kukin ryhmä valitsee kolmen vuoden välein vaaleilla keskuudestaan jäsenet. Laitosneuvoston pöytäkirjat ovat nähtävissä laitosten intranet sivuilla. Laitosneuvosto valitsee laitoksen henkilökunnan keskuudesta laitosneuvoston jäsenten nimeämien yliopiston vaalijohtosäännön mukaan vaalikelpoisten ehdokkaiden joukosta suostumuksensa perusteella kolmivuotiskaudeksi laitoksen johtajan ja enintään kaksi varajohtajaa, joiden tulee olla tohtorin tutkinnon suorittaneita. Laitosneuvostot käsittelevät kaikki laitosta koskevat laajakantoiset asiat (mm. toimintaja taloussuunnitelmat, virkojen perustamiseen ja muuttamiseen liittyvät asiat, vakinaisen henkilöstön virantäyttösuunnitelmat) ja esittävät ne tiedekuntaneuvostolle. Opetuslaitoksilla laitosneuvostojen ja johtajien päätettävien asioiden valmistelusta, esittelemisestä ja toimeenpanemisesta vastaavat amanuenssit sekä muu hallintohenkilöstö (valmistelu ja toimeenpano). Tietotekniikan tutkimusinstituutissa ei ole laitosneuvostoa. Sen johtajana toimii instituutin tutkimusjohtajan virkaan tai virkasuhteeseen nimitetty. Laitoksen varajohtajan nimeää tiedekuntaneuvosto. Laitoksen johtajan tehtävät niissä laitoksissa, joissa ei ole laitosneuvostoa on määritelty hallintojohtosäännön pykälässä 23a. Tietotekniikan tutkimusinstituutissa asioiden valmistelussa johtajan tukena ovat erilaiset säännöllisesti kokoontuvat työryhmät. Säännöllisesti kokoontuvissa henkilöstökokouksissa käsitellään laitosta koskevat laajakantoiset asiat (mm. toimintaja taloussuunnitelmat). Laitosten johtajat päättävät työnjakonsa mukaisesti voimavarojen käytöstä ja virkanimitysesityksistä (laitoksen johtajan esitys). Ennen laajakantoisten päätösten tekemistä niistä keskustellaan laitosten johtoryhmissä. Laitosten johtoryhmät koostuvat laitosjohtajista ja laitosjohtajan nimeämistä henkilöistä. Lisäksi asioita valmistellaan ja käsitellään erilaisissa työryhmissä sekä henkilöstö ja laitoskokouksissa. 7
Suuntautumisvaihtoehtot Opetuslaitoksilla opetus on organisoitu suuntautumisvaihtoihin. Suuntautumisvaihtoehdoille ja kognitiotieteen oppiaineelle on nimetty vastuuopettaja (tiedekuntaneuvosto nimeää opetusohjelman hyväksynnän yhteydessä). Vastuuopettajan velvollisuutena on vastata mm. opetuksen suunnittelusta ja toteutumista suuntautumisvaihtoehdossa. Nimetyt vastuuopettajat ovat myös mukana henkilöstön rekrytoinnissa ottaen kantaa mm. virantäyttöihin ja hakijoiden ansioihin. Tiedekunnan yhteisen opetuksen suunnittelusta ja toteutuksesta vastaa nimetty vastuuopettaja yhteistyössä suuntautumisvaihtoehtojen vastuuopettajien kanssa. 8 2.2 Strateginen johtaminen Tiedekunta ja laitostasolla strateginen johtaminen tarkoittaa yliopiston strategisten tavoitteiden muuttamista operatiiviseksi toiminnaksi. Strateginen johtaminen merkitsee tiedekunnassa ja laitoksilla toiminnan painopisteiden ja strategioiden määrittelyä ja toiminnan kehittämistä niiden suuntaisesti. Strategiseen johtamiseen kuuluu toimivan organisaation ja toimintaedellytysten järjestäminen ja kumppanuuksien toimivuuden takaaminen. Tiedekunnan strategisen johtamisen suunnittelussa ja toteuttamisessa avainasia on tiedekunnassa ja sen laitoksilla oleva monipuolinen ja korkeatasoinen osaaminen ja sen hyödyntäminen kaikilla toiminnan tasoilla. Strategiset linjaukset tehdään tiedekunnassa ja sen laitoksilla tähän osaamiseen nojautuen ottaen huomioon tieteellisessä ja yhteiskunnallisessa kehityksessä tapahtuvat muutokset ja avautuvat mahdollisuudet sekä valtiovallan ja yliopiston strategiset linjaukset. 2.2.1 Strategisen johtaminen, suunnittelu Tiedekunnan perustehtävä kuvataan vuosittaisessa toiminta ja taloussuunnitelmassa sekä laitosten toiminta ja taloussuunnitelmissa. Suunnittelun kulmakivenä on tiedekunnan toiminta ajatus: Jyväskylän yliopiston informaatioteknologian tiedekunta tekee korkeatasoista tieteellistä tutkimusta ja kouluttaa informaatioteknologian ja sen hyödyntämisen laajaalaisia, kansainvälisiä osaajia. Tiedekunta yhdistää innovatiivisella ja monitieteisellä tavalla liiketoiminnalliset ja inhimilliset painotukset teknologian kehittämiseen, soveltamiseen ja seurausten tutkimukseen. Tiedekunnan strategisena
toimintaperiaatteena on tiivis kansallinen ja kansainvälinen yhteistyö koulutuksen ja tutkimuksen alueella sekä monipuolinen vuorovaikutus elinkeinoelämän ja julkisten organisaatioiden kanssa. Arvot Jyväskylän yliopisto vaikuttaa sivistykselliseen ja yhteiskunnalliseen kehitykseen ihmisen koko elämänkulun kattavan kasvun ja vastuun aikaansaamiseksi. Yliopisto edistää ihmisen, luonnon ja teknologian tasapainoista vuorovaikutusta sekä hyvää elämää. Toiminnassa painottuvat laatu, vaikuttavuus ja tehokkuus. Perustuksena on eurooppalaisen yliopistolaitoksen perinteikäs, laaja alainen humanistinen arvopohja. Kaikissa toimissaan yliopisto noudattaa ja vaalii eettisiä arvoja ja edistää kestävää kehitystä sekä taloudellisesti, sosiaalisesti että ekologisesti. Informaatioteknologian tiedekunnan tutkimus, opetus ja hallinto perustuvat eettisesti kestäviin periaatteisiin. Tutkimustoiminnassa noudatetaan tutkimuseettisen neuvottelukunnan linjaamia hyvän tieteellisen käytännön periaatteita. Eettisesti kestävän tutkimuksen perusarvot linjautuvat luotettavaan informaation tuottamiseen, välittämiseen sekä kollegiaalisuuteen. Luotettavuus tarkoittaa sitä, että informaatio on perusteltu kriittisesti. Informaation tuottamisen lisäksi tutkijat välittävät työnsä tuloksia toisille tutkijoille ja yhteiskunnan muille jäsenille eettisesti kestävän julkaisemisen periaatteita noudattaen [esim. Kovanen ja Saarelma 2002]. Tutkija on myös vastuussa tiedeyhteisölle toiminnastaan. Opetustoiminnan eettisiä periaatteita ovat ihmisarvon kunnioittaminen, totuudellisuus ja oikeudenmukaisuus (ks. opetusalan eettinen neuvottelukunta). Totuudellisuus on keskeinen arvo opetuksessa, jossa ohjataan oppijoita kohtaamaan todellisuutta. Tutkiva lähestymistapa edellyttää avointa keskustelua ja totuuden etsimistä. Rehellisyys itselle ja rehellisyys kaikessa vuorovaikutuksessa on osa opettajan ja tutkijan työn perustaa. Oikeudenmukaisuuteen kuuluu erityisesti tasa arvo, syrjinnän ja suosimisen välttäminen, kuulluksi tuleminen ja oikeus ristiriitojen selvittämiseen. Opettajan tehtävään kuuluva arviointi nojautuu oikeudenmukaisuuden periaatteeseen. Vuorovaikutuksessa elinkeinoelämän kanssa otetaan huomioon informaatioteknologian alan ammattieettiset periaatteet (esim. IEEE Institute of Electrical and Electronics Engineers, ACM Association of Computing Machinery, BCS The British Computer Society sekä Tietotekniikan liiton ohjeistot). Hyvän hallinnon periaatteita ovat edellä esitettyjen lisäksi viranomaisen toimien puolueettomuus, yhdenvertaisuus, avoimuus, päätöksien perusteleminen ja niistä tiedottaminen. Hallinnon tulee olla avoin kriittiselle arvioinnille ja valmis kehittämään toimintaansa sen perusteella. 9
10 Tavoitteiden asettaminen Tiedekunta ja sen laitokset kehittävät toimintaansa analysoimalla tieteenalansa ja toimintaympäristönsä haasteita, ennakoimalla sen muutoksia ja asettamalla tulevaisuutta koskevia tavoitteita. Strategiset tavoitteet kirjataan toiminta ja taloussuunnitelmiin ja strategioihin. Strateginen suunnittelu tähtää tieteellisen toiminnan, koulutuksen ja yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen laadukkuuteen ja tuloksellisuuteen. Tiedekunnan tulosohjauksessa määritellään tiedekunnan seuraavan ja kuluvan tulossopimuskauden tavoitteet, joita seurataan vuosittain rehtorin kanssa tehtävien tulossopimusten solmimisen yhteydessä. Toiminta ja taloussuunnittelu Tiedekuntaneuvosto päättää tiedekunnan toimintaan liittyvistä strategisesti tärkeistä ja laajakantoisista asioista (mm. toiminta, talous ja henkilöstösuunnitelma, uudet ohjelmat ja hankkeet, opetus ja tutkimushenkilökunnan virkanimitykset) ja valvoo tutkimuksen, opetuksen ja opiskelun laatua. Tiedekuntaneuvoston päätökset ja linjaukset tehdään laitosneuvostoissa, henkilöstö ja laitoskokouksissa sekä erilaisissa työryhmissä käydyn keskustelun pohjustamina. Tiedekunnan ja laitosten strategisen suunnittelun kannalta keskeinen asiakirja on vuosittainen toiminta ja taloussuunnitelma. Suunnitelma perustuu sen hetkisen tilanteen ja näkymien arviointiin. Toiminnan arvioinnissa käytetään toimintaa kuvaavia tilastotietoja (mm. henkilöstön määrä ja rakenne, opiskelijamäärät, suoritetut tutkinnot, julkaisujen määrä, budjetti ja täydentävä rahoitus jne.). Tiedekunnan talous ja toimintasuunnitelma sisältää konkreettisten tavoitteiden ja toimien lisäksi arvion käytettävissä olevista ja tarvittavista voimavaroista sekä toiminnasta. Tilannearviot, toimintasuunnitelmat, käynnissä olevat hankkeet ja hankesuunnitelmat käsitellään tiedekunnan johtoryhmässä ja yt kuulemisessa ja kootaan yhdeksi suunnitteluasiakirjaksi, tiedekunnan toiminta ja taloussuunnitelmaksi seuraavaksi nelivuotiskaudeksi, jonka tiedekuntaneuvosto hyväksyy kokouksessaan. Laitokset tekevät vastaavat suunnitelmat oman laitoksensa osalta. Toiminta ja taloussuunnitelmat muodostavat tiedekunnan toiminnan perustan. Tiedekunnan tulosopimusesitys, ml. virkojen perustamista ja muuttamista koskevat
esitykset, tehdään niiden perusteella, dekaani jakaa laitoksien määrärahat tulossopimuksessa ja toiminta ja taloussuunnitelmassa tehtyjen linjausten perusteella ja hyväksytyt hankesuunnitelmat toteutetaan suunnitelmien mukaisesti. Toiminta ja taloussuunnitelma on myös keskeinen asiakirja arvioitaessa toimintaa myöhempinä vuosina. Tiedekuntaneuvosto voi tehdä toiminta ja taloussuunnitelmaa tarkentavia päätöksiä, jos siihen ilmenee tarvetta. Tilannearvioiden ja toiminta ja taloussuunnitelmien laadinnan yhteydessä keskustellaan laitoksilla ja tiedekunnassa myös toiminnan pitkän aikavälin kehittämisestä ja strategisia suunnitelmia päivitetään tarpeen mukaan näiden keskustelujen perusteella. Laitostasoinen strateginen suunnittelu perustuu laitoksen ja suuntautumisvaihtoehtojen tavoiteasetteluun tiedekunnan kokonaisstrategian (TTS) suuntaisesti. Painopiste ja osaamisalueillaan laitokset panostavat opetuksen, tutkimuksen ja kehittämishankkeiden omajohtoiseen ja aloitteelliseen kehittämistyöhön. Virkojen avautumiset suunnataan sekä laitosten että koko tiedekunnan osaamisalueiden vahvistamiseen. Toiminta ja taloussuunnitelmat (tiedekunnan sisäiseen käyttöön) TTS ja tulossopimusprosessi: prosessikuvaus ja toimintaohje 11 2.2.2 Strategisen johtaminen, toteutus Organisaatio ja päätöksenteko Jyväskylän yliopiston hallintojohtosääntö määrittelee yliopiston organisaation ja tiedekunnan dekaanin, tiedekuntaneuvoston, laitosten johtajien, laitosneuvostojen ja oppiaineiden pääedustajien tehtävät. Tiedekunnan ja opetuslaitosten johto jakautuu vaaleilla valittuun kollegiaaliseen luottamusmiesjohtoon (dekaanit, laitoksien johtajat, monijäseniset tiedekunta ja laitosneuvostot) ja tiedekuntaneuvoston nimittämään virkamiesjohtoon (hallinto ja opintoasiainpäällikkö). Tietotekniikan tutkimusinstituutin johtajana toimii hallituksen nimittämä tutkimusjohtaja, tarvittaessa varajohtajan nimeää tiedekuntaneuvosto. Asian ratkaiseminen Jyväskylän yliopiston hallintojohtosäännön 36 41 pykälät koskevat asian käsittelyä ja ratkaisemista. 36 pykälän mukaisesti yliopistossa asiat ratkaistaan esittelystä. Esittelijä huolehtii ja vastaa hallintoasian käsittelystä toimivaltaisessa hallintoelimessä. Esittelijä
on vastuussa siitä, mitä hänen esittelystään on päätetty, jollei hän ole jättänyt päätökseen eriävää mielipidettään. Esittelymenettelyä ei kuitenkaan noudateta valittaessa hallituksen jäseniä, dekaania, varadekaania, laitosneuvoston puheenjohtajaa ja varapuheenjohtajaa sekä laitoksen johtajaa ja varajohtajaa eikä asian käsittelyssä vaalikollegioissa, opinnäytettä tai opintosuoritusta arvosteltaessa eikä opinnäytteen tai opintosuorituksen arvostelua koskevasta oikaisupyynnöstä tai tutkintolautakunnan päätettäväksi saatetusta asiasta päätettäessä. Esittelijät määrää tiedekunnan dekaani. Ratkaistavissa asioissa noudatetaan ao. lakien ja johtosääntöjen edellyttämää valmistelumenettelyä, joka usein lähtee toimintayksiköistä ja laitoksilta (henkilökunta laitos, ja laitosneuvostojen kokoukset). Virkamies vastaa virkatoimiensa lainmukaisuudesta. Hän on myös vastuussa sellaisesta monijäsenisen toimielimen päätöksestä, jota hän on toimielimen jäsenenä kannattanut. Tiedekuntataso Tiedekunta keskittyy yhteisiin, strategisiin ja laajakantoisiin kysymyksiin ja ohjeistaa sekä avustaa laitoksia hallinnollisilla tukipalveluilla. Laitostaso Tiedekunnan laitokset ovat itsenäisiä ja laitosjohto vastaa laitostason strategisesta suunnittelusta ja toiminnasta (mm. varainkäytöstä, henkilöstön rekrytoinnista, tutkimuksesta ja koulutuksesta). Laitosten toimintaan vaikuttavat tiedekunnan strategiset linjaukset, joista päätetään tiedekuntaneuvostossa. Strategioita kehitetään yhteistyössä tiedekunnan ja laitosjohdon toimesta (johtoryhmät, strategiapäivät). Säädöksiä ja johtosääntöjä: Perustuslaki Hallintolaki Yliopistolaki Yliopistoasetus Jyväskylän yliopiston hallintojohtosääntö, vaalijohtosääntö sekä muita ohje ja johtosääntöjä Johtamisen organisaatiokaavio 12 2.2.3 Strategisen johtaminen, arviointi
Hallintojohtosäännön 15 mukaan tiedekuntaneuvoston tehtävänä on arvioida, valvoa, ohjata, koordinoida ja kehittää tiedekunnassa annettavaa opetusta ja siellä tehtävää tutkimusta sekä vastata tutkimuksen ja opetuksen tasosta. Tiedekunta ja sen laitokset arvioivat toimintaansa ja tätä kautta strategisen johtamisen onnistumista vuosittain toiminta ja taloussuunnitelman käsittelyn yhteydessä. Arviointi käsittää kaikki keskeiset toimintasektorit tutkimuksesta ja koulutuksesta tutkijankoulutukseen, johtamiseen, hallintoon, virkarakenteeseen, tiloihin ja talouteen. Arviointi kirjataan toiminta ja taloussuunnitelmaan sekä toimintakertomukseen. Tulosneuvotteluissa käydään läpi tiedekunnan toimintaa kuluneelta vuodelta ja arvioidaan ed. osa alueiden määrällistä ja laadullista tulosta. Tiedekunnan strategisen johtamisen kokonaisarviointia toteutetaan tiedekuntaneuvoston (mm. TTS iltakoulut) ja tiedekunnan johtoryhmän toimesta (mm. strategiapäivät) sekä rehtorin kanssa solmittavan tulossopimuksen teon yhteydessä. Tiedekunnan toiminnasta raportoidaan vuosittain yhteistyötahoille ja kohderyhmille mm. yliopiston vuosikertomuksessa, tiedekunnan omassa toimintakertomuksessa (ei vuosittain) sekä tiedekunnan ja laitosten internet sivuilla. Strategisen johtamisen mittarit 13 2.2.4 Strateginen johtaminen, kehittäminen Strategisen johtamisen kehittämisestä vastaa yliopiston hallitus, tiedekuntaneuvosto ja dekaanit sekä laitosjohto. 2.3 Henkilöstöjohtaminen ja hallinto Tiedekunta on sen työntekijät ja sen käytettävissä olevat voimavarat. Henkilöstön sopivuus tehtäviinsä, työssä viihtyminen, vahva asiantuntemus ja asiantuntemuksen kehittäminen sekä työn tehokas organisointi ovat henkilöstöjohtamisen kulmakiviä. Tiedekunta näkee ensisijaisen tärkeänä avoimen, linjakkaan ja tasa arvoisen toiminnan henkilöstön asioita hoidettaessa. Hallintolaki asettaa vaatimukset päätöksien perustelulle avoin keskustelu ja päätöksien läpinäkyvyys on lähtökohtana tiedekunnan toiminnalle.
14 Keskeiset säädökset: virkamieslaki ja asetus, virkaehtosopimus 2.3.1 Henkilöstöjohtaminen ja hallinto, suunnittelu ja virkarakenne Tiedekunnan henkilöstöjohtamisen suunnittelu perustuu tiedekunnan toiminta ja taloussuunnitelman osana olevaan henkilöstösuunnitelmaan. Suunnittelu pohjautuu yliopiston henkilöstöstrategiaan, joten henkilöstön johtamisen suunnittelu on osa strategista suunnittelua. Toiminta ja taloussuunnitelman teon yhteydessä katsotaan, että virkarakenne vastaa toiminnallisia tarpeita ja että henkilöstömenoihin on käytettävissä tarvittavat voimavarat. Laitosten ja erillisten hankkeiden (mm. ulkopuolisen rahoituksen ja kehittämishankkeiden) tarpeita arvioidaan tässä yhteydessä kokonaisuutena tavoitteena, että tehtävät hoidetaan kokonaistaloudellisesti edullisella ja tuloksellisella tavalla. Henkilöstöjohtamisen suunnittelu tukee tiedekunnan ja laitosten koulutuksen ja tutkimuksen vahvoja aloja sekä uusien alojen kehittämistä tehtyjen strategioiden suuntaisesti. Henkilöstöjohtamisen kautta edistetään hyviä työolosuhteita, työssä viihtymistä ja kehittymistä sekä tuetaan niitä koskevia toimenpiteitä. Tiedekunnassa on professorin, lehtorin, yliassistentin ja assistentin tutkimus ja opetusvirkoja, joihin kaikkiin kuuluu opetus ja tutkimustehtäviä. Tiedekunnalla on lisäksi budjetti ja täydentävillä varoilla palkattua hallintohenkilökuntaa sekä tutkimuksen ja opetuksen henkilökuntaa. Virkarakennetietoja on yliopiston Tilastokirjassa. Jyväskylän yliopiston henkilöstöstrategia Toiminta ja taloussuunnitelma > henkilöstösuunnitelma (tiedekunnan sisäiseen käyttöön) Tiedekunnan rekrytoinnin periaatteet 2.3.2 Henkilöstöjohtaminen ja hallinto, toteutus Henkilöstöhallinnon johtamis ja hallinto organisaatio
Tiedekunnan henkilöstöjohtamisesta vastaa kokonaisuutena dekaani. Laitosten henkilöstöjohtamisesta vastaavat laitosten johtajat ja tiedekunnan kanslian hallintopäällikkö. Hallintopäällikön tehtävänä on avustaa laitosjohtajia henkilöstöjohtamisessa. Yksityiskohtaiset vastuut määritellään hallintojohtosäännössä ja henkilöstöhallintoon liittyvissä prosessikuvauksissa. Vastuu tiedekunnan henkilöstön hyvinvoinnista ja jaksamisesta on tiedekunnan ja laitoksien johdolla. Tiedekunnan henkilöstöjohtamiseen liittyvät prosessikuvaukset Henkilöstöasioihin liittyviä yliopiston sisäisiä ohjeistuksia ja menettelyitä Henkilöstöasioihin liittyviä lomakkeita 15 Virkojen perustaminen, lakkauttaminen ja haettavaksi julistaminen sekä osaamisen varmentaminen Virkojen perustaminen, lakkauttaminen ja muuttaminen, virantäyttösuunnitelmien/ selosteiden laatiminen, virkojen täyttäminen ja haettavaksi julistaminen ovat keskeisiä henkilöstöhallinnon toimia, joita säätelee yliopiston hallintojohtosääntö. Laitosten johtajat tekevät niitä koskevat esityksensä TTS:n linjausten pohjalta. Täydentävällä rahoituksella toimivan henkilöstön osalta esityksen valmisteluun osallistuvat hankkeiden vastuulliset johtajat. Viranhaun yhteydessä varmennetaan henkilökunnan osaaminen. Viranhaussa todetaan hakijoiden kelpoisuus ja sopivuus haettuun tehtävään. Tiedekunnan tiedekuntaneuvoston 23.8.2006 tekemän päätöksen mukaisesti professorin, lehtorin, yliassistentin ja dosentin viran hakijan tulee opetustaitonsa osoittamiseksi antaa julkinen opetusnäyte, jollei sitä erityisestä syystä pidetä tarpeettomana. Virkojen avoimeksi julistamiseen / täyttämiseen / perustamiseen / lakkauttamiseen liittyvät prosessikuvaukset Opetusnäytteen antaminen toimintaohje Keskeiset säädökset: virkamieslaki ja asetus, virkaehtosopimus Virkavapauden myöntäminen ja virasta/virkasuhteesta eroaminen Nimittävä viranomainen myöntää virkavapauden nimittämälleen henkilölle ja toteaa virkaan tai virkasuhteeseen nimitetyn virasta/virkasuhteesta eroamisen hakemuksesta. Virkavapauden ja poissaolojen ehdot on määritelty virkamieslaissa ja asetuksessa sekä virkaehtosopimuksessa.
16 Virkavapauden myöntäminen ja eroamiseen liittyvät prosessikuvaukset Perehdyttäminen Perehdyttämisen tarkoituksena on tutustuttaa uusi työntekijä työyhteisöön ja sen käytänteisiin sekä tukea työn tekemisen aloittamista pian tiedekuntaan tulon jälkeen. Tiedekunnan ja laitoksien uuden henkilöstön alkuvaiheen perehdyttäminen hoidetaan palvelukeskuksen toimesta (yksiköissä nimetty henkilö). Laitosjohtajan, suuntautumisvaihtoehdon professorin tai muun lähiesimiehen johdolla toteutetaan perehdyttäminen varsinaiseen tehtävään (opetus, tutkimus tai muu tehtävä). Uuden työntekijän perehdyttäminen prosessikuvaus Uusien työntekijöiden perehdyttäminen, perehdyttäjän muistilista Työsuunnitelmat ja työajanseuranta Tiedekunnassa opettajien työaikasopimuksen piiriin kuluu koko opetushenkilöstö: professorit, lehtorit, yliassistentit ja assistentit. Työsuunnitelmien laatiminen koskee heitä kaikkia. Työsuunnitelman tarkoituksenmukaisuutta ja toteutumista seurataan laitoksella mm. kehityskeskusteluissa. Tutkimushankkeissa työskentelevät käyttävät työajanseurantaa hankekohtaisesti. Hallintohenkilöstö käyttää pääsääntöisesti työajanseurantaan kulunvalvontajärjestelmää. Kulunvalvontajärjestelmä mahdollistaa joustavan työajan käytön. Työsuunnitelmien laatiminen: prosessikuvaus ja toimintaohje Sivutoimet Valtion virkamieslain 18 :n mukaan virkamies ei saa ottaa vastaan eikä pitää sivutointa, joka edellyttää työajan käyttämistä sivutoimeen kuuluvien tehtävien hoitamiseen, ellei virasto yliopistossa hallintovirasto hakemuksesta myönnä hänelle siihen lupaa. Lupa voidaan myöntää määräajaksi tai muutoin rajoitettuna ja se voidaan peruuttaa kun siihen on syytä. Sivutoimiin liittyvä ohjeistus Työympäristön riskit ja työolot Tiedekunta vaikuttaa työympäristön riskeihin yhteistyössä Työterveyspalvelujen ja Tilapalvelujen kanssa. Joka 5. vuosi suoritetaan laajempi työhyvinvointitutkimus koko henkilöstön työoloista.
17 2.3.3 Henkilöstöjohtaminen ja hallinto, arviointi Henkilöstöjohtajista arvioidaan toiminta ja taloussuunnitelman sekä toimintakertomuksen laadinnan yhteydessä huomioiden henkilöstösuunnitelmaan kirjatutu tavoitteet ja toimintaperiaatteet. Välittömin henkilöstöjohtamista koskeva palaute saadaan kehitys ja arviointikeskustelujen yhteydessä, jotka järjestetään säännöllisesti henkilöstöpalveluiden määrittelemässä aikataulussa virkaehtosopimuksen mukaisesti. Kehityskeskusteluissa työntekijät antavat palautettava henkilöstöjohtamiseen liittyvistä asioista esimiehilleen. Lisäksi palautetta saadaan yksiköiden, johtoryhmien ja laitoksien kokouksissa. Tiedekunta osallistuu säännöllisesti yliopiston ja työterveysaseman järjestämiin (1krt/5v.) työssä viihtymisen tutkimuksiin, jossa arvioidaan myös johtamista ja esimiestoimintaa. Yhteistoimintamenettely Yhteistoimintamenettelyn tarkoituksena on antaa henkilöstölle vaikutusmahdollisuus työhönsä ja työoloihinsa vaikuttavaan, viraston toimintaa koskevaan päätöksentekoon ja samalla edistää valtionhallinnon toiminnan tuloksellisuutta ja taloudellisuutta. Yhteistoiminta tapahtuu asioiden valmisteluvaiheessa. Asianvalmistelija tai esittelijä huolehtii ja vastaa siitä, että yhteistoimintamenettely toteutuu. Jyväskylän yliopiston yhteistoimintamenettelyn ohjeet Henkilöstöjohtamisen mittarit 2.3.4 Henkilöstöjohtaminen ja hallinto, kehittäminen Henkilöstöjohtamisen kehittämisestä vastaavat hallintojohtosäännön mukaisesti yliopiston hallitus sekä dekaanit ja laitosjohtajat. Yliopiston julkikirjoittamattomat henkilöstöhallinnon periaatteet vaikeuttavat henkilöstöjohtamisen toteuttamista. Toimintaympäristön muutos kohti kansainvälistä työyhteisöä johtaa henkilöstön korkeisiin osaamisvaatimuksiin kaikilla tasoilla. Haasteita ovat myös tiedekunnan profiloitumiseen ja vahvuusalueisiin keskittyminen ja yliopistojen rakenteellinen kehittäminen. Lisäksi valtionhallinnon ja yliopiston tuottavuusohjelma asettaa vaatimuksia tiedekunnan henkilöstöjohtamisen suunnittelulle.
18 2.4 Yhteistyö Informaatioteknologian tiedekunnan koulutuksella ja tutkimustyöllä on kiinteät yhteydet elinkeinoelämään ja ympäröivään yhteiskuntaan. Tiedekunta ja sen laitokset tekevät monipuolista yhteistyötä yli laitosrajojen. Yhteistyötä tehdään yliopiston sisäisten ja ulkopuolisten organisaatioiden ja instituutioiden sekä kansalaisyhteiskunnan ja paikallisten yhteisöjen kanssa. Alueellisten yhteistyösuhteiden lisäksi tiedekunnalla on merkittäviä kansainvälisiä ja kansallisia yhteistyökumppaneita. Kumppanuudet mahdollistavat yhteiskunnassa ja yhteisöissä tapahtuvien muutosten mukana elävän tutkimuksen, projektitoiminnan sekä parantavat opiskelijoiden työnsaantimahdollisuuksia. 2.4.1 Yhteistyö, suunnittelu Tiedekunnan dekaani, varadekaani, laitoksien ja tutkimusryhmien johtajat sekä professorikunta vastaavat kansallisen ja kansainvälisen tieteellisen yhteistyön suunnittelusta toisten yliopistojen, tutkimuslaitosten ja elinkeinoelämän kanssa. Suunnittelun pohjana ovat toiminnan tieteellinen merkittävyys sekä soveltuvuus tutkimuksen painopistealoihin. Yhteistoiminta suhteutetaan käytettävissä oleviin voimavaroihin. Laitoksilla ja tiedekunnassa etsitään aktiivisesti omaa tutkimustoimintaa tukevia ja uusia avauksia edistäviä tutkimusyhteistyökumppaneita. Koulutuksessa etsitään uusia yhteistyömuotoja ja toimintatapoja, jotka edistävät tiedekunnan opiskelijoiden tieteellistä osaamista, rekrytointia, kansainvälistymistä sekä sijoittumista laadukkaisiin työtehtäviin. Yhteistyökumppaneiden valintaa ohjaa tutkimusstrategioissa ja toiminta ja taloussuunnitelmissa määritellyt tavoitteet. Strategisten yhteistyökumppanuuksien suunnittelua tehdään laitoksilla ja tiedekunnassa osana toiminta ja taloussuunnittelutyötä. Yhteistyön suunnittelu on myös osa tiedekunnan laitosten jatkuvaa toimintaa. Yhteistyön johtamisessa huomioidaan toiminta ja taloussuunnitelmassa sekä laitoksien tutkimusstrategioissa tekemät linjaukset. Laitoksien ja suuntautumisvaihtoehtojen internet sivuilla on kuvattu tärkeimpiä yhteistyökumppanuuksia. Alueyhteistyössä hyödynnetään mm. Keski Suomen korkeakoulujen yhteistä aluestrategiaa.
19 2.4.2 Yhteistyö, toteutus Tiedekunnan ja laitosten pääasiallisia yhteistyökumppaneita ovat tiedekunnassa opiskelevat perus tai jatkotutkintoa suorittavat pää ja sivuaineopiskelijat, tutkimuksen rahoittajat, tutkimuksen ja opetuksen yhteistyökumppanit, Opetusministeriö (OPM), opiskelijoiden tulevat työnantajat ja ulkomaiset yhteistyöyliopistot. Keskeisiä yhteistyösuhteita kirjataan vuosittaisiin tutkimusstrategioihin ja toiminta ja taloussuunnitelmiin sekä erillisiin raportteihin. Tiedekunnan ja laitosten yhteistyökumppanien tarpeet ja odotukset kartoitetaan ja arvioidaan keskusteluissa yhteistyökumppaneiden kanssa (yhteiset työryhmät, hankkeiden ohjausryhmät yms.) sekä laitoksien ja tiedekunnan sisäisissä keskusteluissa. Lisäksi yhteistyökumppanien tarpeita kartoitetaan epämuodollisten ammatillisten kontaktien kautta sekä erillisin selvityksin. Tiedekunnalla on merkittävää sisäistä yhteistyötä Jyväskylän yliopiston muiden tiedekuntien, erillislaitosten kanssa mm. sivuainekoulutuksen, yhteisten hankkeiden, maisterikoulutuksen, tohtorikoulutusohjelman ja kansainvälisten kesäkoulujen kautta. Yhteistyökumppaneiden kanssa solmitaan sopimuksia, joilla sovitaan yhteistyön muodoista, vastuista ja kustannuksista. Yliopiston johdon kanssa käydään vuosittain tulossopimusneuvottelut, joiden pohjalta solmitaan tulossopimus. Tutkimushankkeiden tms. sopimusten teossa noudatetaan yliopiston antamia ohjeistuksia. Viestintä Tiedekunnan yhteistyön johtamiseen liittyy viestinnästä huolehtiminen. Ulkoisen ja sisäisen viestinnän toteuttamisessa noudatetaan Jyväskylän yliopiston Viestinnän strategisia linjauksia, jotka määrittelevät mm. viestinnän tavoitteet ja tehtävän, viestinnän periaatteet sekä viestinnän organisaation, kohderyhmät ja kanavat ja viestinnän kehittämisen painopisteet. Viestinnän toteuttamisessa odotetaan tukea yliopiston Viestintä yksiköltä. Jyväskylän yliopiston viestinnän strategiset linjaukset ja viestinnän palvelut Tiedekunnan yhteistyön toteuttamiseen liittyvän viestinnän periaatteet 2.4.3 Yhteistyö, arviointi
Periaatteena on, että strategisesti merkittävien yhteistyökumppanuuksien etenemistä seurataan intensiivisesti ja yhteistoimintaa kehitetään suunnitelmallisesti. Yhteistyökumppaneita, sopimuksia, käytäntöjä ja yhteisiä prosesseja sekä strategioita seurataan ja arvioidaan toiminta ja taloussuunnitelman laadinnan yhteydessä tiedekunta ja laitosjohdon toimesta. Yhteistyökumppanuuksien arviointia tehdään myös tutkimusryhmissä, laitoksilla, suuntautumisvaihtoehdoissa ja johtoryhmissä. Periaatteena on avoimuus ja dialogisuus yhteistyökumppaneiden kanssa. Samoin pyritään ehkäisemään ja korjaamaan yhteistyötä vaikeuttavia tekijöitä. Toimimattomiin, painopistealueiden ulkopuolisiin tai strategisesti heikkoihin yhteistyökumppanuuksiin ei panosteta. Opiskelijoiden sijoittumista työmarkkinoille seurataan mm. tilastokeskuksen sekä Uraja rekrytointipalvelujen tekemien seurantatutkimusten avulla. Seurannat antavat myös laadullista tietoa koulutuksen ja työnsaannin yhteydestä. Yhteistyön johtamisen mittarit 20 2.4.4 Yhteistyö, kehittäminen Yhteistyön kehittämisestä vastaa tiedekunta ja laitosjohto, professorikunta sekä muu yhteistyötä toteuttava henkilöstö. Uusia yhteistyöhankkeita kehitetään suunnitelmallisesti tiedekunnan painopistealoille. Strategisten yhteistyöhankkeiden suunnittelu toteutetaan osana toiminta ja taloussuunnittelua. 2.5 Talousjohtaminen ja hallinto Tiedekunnan toiminnan perusteena on riittävä perustehtävien resursointi, kustannustehokkuus, suunnitelmallinen ja vastuullinen johtaminen ja johtamista tukeva taloushallinto. 2.5.1 Talousjohtaminen ja hallinto, suunnittelu Suunnittelulla taataan tiedekunnan perustehtäviä hallitusti tukeva rahoituskokonaisuus ja kustannustehokas toiminta, jota voidaan seurata ajantasaisilla taloushallinnon tietojärjestelmillä.
Tiedekunnan ja laitosten talouden johtamista ohjaavat lait, asetukset, määräykset ja muut normit. Jyväskylän yliopiston taloussääntö ja hallintojohtosääntö ohjaavat tiedekunnan toiminta ja taloussuunnittelua sekä taloustoiminnan toteutusta. Tiedekunnan ja laitosten talousinformaatiota saa yliopiston Tilastokirjoista <linkki>, sisäisesti toiminta ja taloussuunnitelmista. Yksiköiden talouden suunnittelun asiakirja on talous ja toimintasuunnitelma. Tiedekunnan toiminta ja taloussuunnittelutyössä laitokset suunnittelevat tulevan nelivuotisen suunnittelukauden hankkeet ja strategiat laitosten ja tiedekunnan toimintaja taloussuunnitelmaa varten. Jyväskylän yliopiston taloussääntö ja hallintojohtosääntö Toiminta ja taloussuunnitelmat (tiedekunnan sisäiseen käyttöön) TTS ja tulossopimusprosessi: prosessikuvaus ja toimintaohje 21 Vastuut Hallintojohtosäännön 16 mukaan dekaani valvoo tiedekunnan talousarvion noudattamista ja määrärahojen käyttämistä. Dekaanin tehtävänä on jakaa tiedekunnalle jakamattomana osoitetut määrärahat ottaen huomioon toiminta ja taloussuunnitelman ja mitä hallitus on määrärahojen jaon suuntaviivoista päättänyt sekä päättää niiden ja muiden voimavarojen käyttämisestä. Hallintojohtosäännön 23 mukaan laitosjohtaja valvoo oman laitoksensa osalta talousarvion noudattamista ja määrärahojen käyttämistä. Laitosjohtajan tehtävänä on jakaa laitokselle jakamattomina osoitetut määrärahat ja päättää laitoksen hankinnoista hankintamenettelystä annettujen määräysten mukaisesti sekä muusta varainkäytöstä laitosneuvoston vahvistamien suuntaviivojen mukaisesti. Talousjohtosäännön mukaisesti kukin yksikkö seuraa sille osoitettujen määrärahojen käyttöä sekä vastaa niiden riittävyydestä. Erityisesti yksikön esimiehen vastuulla on huolehtia siitä, että vuosittaista budjettia ei ylitetä. Mikäli jossakin poikkeuksellisessa tilanteessa vuosittainen budjetti näyttää ylittyvän, esimiehen tulee hyvissä ajoin ilmoittaa tästä dekaanille sekä hallintoviraston talouspalveluihin ja laatia rehtorille ja dekaanille esitys rahoitussuunnitelmaksi. Tiedekunnan kokonaisrahoituksesta vastaa dekaani ja siihen liittyvästä valmistelusta hallintopäällikkö. Laitosten sisällä on toisistaan eriävät määrärahajakoperiaatteet, joiden kokonaisvastuu on laitosjohtajilla. Vastuulliset allekirjoittajat ovat laitosjohtajat ja varajohtajat laitosten vastuualueilla, dekaani, varadekaani ja hallintopäällikkö
tiedekunnan vastuualueen osalta sekä Comas tutkijakoulun osalta tutkijakoulun johtaja, varajohtaja, dekaani ja varadekaani. Koko tiedekunnan talousarvion laatii hallintopäällikkö toiminta ja taloussuunnitelman yhteydessä laitoksien suunnitelmien perusteella ottaen huomioon sekä budjetti että täydentävän rahoituksen. Laitoksien johtajat laativat amanuenssien avustuksella käyttösuunnitelmat laitoksille myönnetyistä määrärahoista. Laitosneuvosto päättää määrärahojen käyttämisestä laitoksella. Tietotekniikan tutkimusinstituutissa määrärahojen käytön suunnittelusta ja käytöstä päättää laitoksen johtaja (tutkimusjohtaja). Tiedekunnan vastuualueen määrärahojen käytöstä päättää dekaani hallintopäällikön laatiman käyttösuunnitelman perusteella. Ennen laitoksien sisäisten määrärahajakopäätöksien tekemistä laitosjohto keskustelee määrärahojen jaon perusteista. Täydentävän rahoituksen hankkeissa hankkeen vastuullinen johtaja on vastuussa hankkeen varojen riittävyydestä ja raportoinnista. Dekaani vastaa tiedekunnan ja laitosjohtaja laitoksen varojen käytöstä ja hyväksyvät näin ollen yksikön hankkeiden varojen käytön. Tiedekunnan talousjohtamisen ja hallinnon periaatteet Määrärahojen jakaminen prosessikuvaus 22 Tila ja laitesuunnittelu Tiedekunnan ja laitosten toiminta ja taloussuunnitelmissa suunnitellaan tiedekunnan tiloja, tarvittavia laitteita ja niiden ylläpitämistä. Laitosten johtajat ovat työnjakonsa mukaisesti vastuussa laitostensa tiloista ja laitteista. Tiedekunnan tiloista ja laitteista vastaa dekaani ja hallintopäällikkö. Hankintojen periaatteet ja hankintamenettelyjä koskeva ohjeistus 2.5.2 Talousjohtaminen ja hallinto, toteutus Talousjohtamista toteuttaa tiedekunta ja laitosjohto sekä hallintopäällikkö. Toiminta ja taloussuunnittelu perustuu yliopiston hallituksen hyväksymään rahoitusmalliin. Talousjohtamista ja hallintoa ohjaa valtion kirjanpitolaki sekä yliopiston taloussääntö.
Taloushallinto toteutetaan tiedekunnan palvelukeskuksen taloustiimin toimesta. Taloustiimi palvelee laitoksia ja tiedekuntaa niiden budjettien seurannassa, hankkeiden taloushallinnossa sekä päivittäisessä taloushallintoon kuuluvien asioiden hoitamisessa. 23 2.5.3 Talousjohtaminen ja hallinto, arviointi Talousjohtamista arvioidaan tiedekunta ja laitosneuvostoissa toiminta ja taloussuunnitelmien sekä käyttösuunnitelmien laadinnan ja hyväksynnän yhteydessä. Arviointia tehdään lisäksi laitosten ja tiedekunnan johtoryhmissä sekä suuntautumisvaihtoehdoissa ja ohjelmissa. Määärärahan jakoa valmisteltaessa arvioidaan ja suunnitellaan laitosten ja tiedekunnan taloutta kokonaisuudessaan ja arvioidaan talousjohtamisen onnistumista suhteessa aiempien käyttösuunnitelmien toteumaan. Voimavarojen käyttöä ja sen yhteyttä tiedekunnan strategiseen suunnitteluun arvioidaan tulossopimusneuvotteluissa. Tulosohjaus periaatteen mukaisesti rahoitusmallin indikaattorit määrittävät tiedekunnan seuraavan vuoden voimavarat. Tiedekunnan hankkeiden talouteen liittyvää arviointia tekevät tiedekunnan sisäisen arvioinnin lisäksi hallintovirasto, rehtori ja hankkeiden rahoittajat. Tiedekunnan taloudellisen toiminnan (johtaminen ja hallinto) laillisuutta, tuloksellisuutta ja riskinottoa arvioi yliopiston sisäinen tarkastaja. Talousjohtamisen ja hallinnon mittarit 2.5.4 Talousjohtaminen ja hallinto, kehittäminen Talousjohtamisen ja hallinnon kehittämisestä ovat vastuussa tiedekunta ja laitosjohto sekä hallintopäällikkö. Kehittämistä vaikeuttaa talousjohtamisen ja hallinnon tietojärjestelmien rajatut käyttöoikeudet ja mahdollisuudet.
24 2.6 Laatutyö Tiedekunnan laadunvarmistusjärjestelmä edesauttaa tiedekunnan perustehtävien tutkimuksen, koulutuksen ja yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen laadukasta toteuttamista. Laadunvarmistusjärjestelmä on osa tiedekunnan toiminnanohjausta. Tiedekunnan ja sen laitosten laadunvarmistusjärjestelmä on osa Jyväskylän yliopiston laadunvarmistusjärjestelmää. Tiedekunnan laatutyö perustuu Jyväskylän yliopiston laatupolitiikkaan. Sen mukaisesti tiedekunnan laadunvarmistusjärjestelmän kuvaus noudattaa CAF mallia (Common Assessment Framework) ja STAK (suunnittelu, toteutus, arviointi, kehittäminen) laatuympyrää. Jokainen työntekijä ja opiskelija ovat yliopiston laatupolitiikan mukaisesti omalta osaltaan vastuussa toimintansa laadukkuudesta. Laatutyön tausta on Bolognan prosessissa ja sen tarkoitus on taata eurooppalaisen korkeakoulujärjestelmän koulutuksellinen ja tutkimuksellinen asema, vetovoimaisuus ja kehittyminen globaalissa kilpailussa. Laatutyön pääperiaatteet 2.6.1 Laatutyö, suunnittelu Kokonaisvastuu tiedekunnan laatutyön suunnittelusta on tiedekunnan dekaanilla ja hallintopäälliköllä sekä tiedekuntaneuvostolla. Tiedekuntaan ja laitoksille on nimetty laatuvastaavat, jotka vastaavat yksikkönsä laatutyön etenemisestä ja laadunvarmistusjärjestelmän syntymisestä. Yliopiston laatupolitiikka ohjaa tiedekunnan laatutyön suunnittelua. Tiedekunnan keskeinen menestystekijä on korkealaatuinen toiminta kaikilla toiminnan alueilla ja tasoilla. Tiedekunnan toiminta perustuu yliopiston yhteisille arvoille, laeille ja normeille, eettiselle hyväksyttävyydelle, kestävälle kehitykselle, tasa arvolle ja yhdenvertaisuudelle sekä esteettömyydelle. Laatutyöllä edistetään toiminnan korkealaatuisuutta sekä henkilöstön ja opiskelijoiden hyvinvointia ja sen suunnittelu on osa toiminnan suunnittelua. Tiedekunnan laatutyön periaatteina on yliopiston laatupolitiikan mukaisesti, että toiminnan johtaminen ja vastuut on määritelty toiminta perustuu yliopiston hallituksen, tiedekunnan ja laitosten toiminta ja taloussuunnitelmassa hyväksymiin päämääriin ja yliopiston arvoihin
25 koko henkilöstö on sitoutunut laatutyön toteuttamiseen laatutyö palvelee perustehtävien suorittamista toiminnan kannalta olennaiset prosessit on dokumentoitu riittävästi ja ymmärrettävästi sidosryhmien tarpeet otetaan huomioon toiminnassa ja tiedottamisessa laatutyöhön kuuluu toiminnan jatkuva arviointi ja kehittäminen. Periaatteena on käytännön laadunvarmistuksen (toiminnan suunnittelu, toteutus, arviointi, kehittäminen) tapahtuminen matalimmalla mahdollisella tasolla siten, että sekä henkilökunta että opiskelijat osallistuvat laadunvarmistukseen ja näkevät sen omaa työtään helpottavana ja parantavana asiana. Laatutyön suunnittelu toteutetaan edellä mainitut periaatteet huomioiden. 2.6.2 Laatutyö, toteutus Laatutyön toteutuksesta on vastuussa dekaani tiedekunnan laatuvastaavien kanssa. Tiedekunnan laaturyhmä seuraa laatutyön toteutusta ja puuttuu mahdollisiin puutteisiin ja kehittämiskohteisiin yhteistyössä johdon kanssa. Tiedekunnan henkilöstö ja opiskelijat osallistuvat laatutyön toteutukseen ja kehittämiseen mm. laitos ja tiedekuntaneuvostotyöskentelyn kautta, osallistumalla henkilöstö ja laitoskokouksiin sekä toiminnan kehittämiseen liittyviin työryhmiin. Laadunvarmistusjärjestelmä Tiedekunnan laadunvarmistusjärjestelmä kuvataan laatukäsikirjassa. Laatukäsikirjassa kuvataan, kuinka tiedekunnan toiminta suunnitellaan, laadunhallinta toteutetaan, laatu arvioidaan ja toiminnan laatua kehitetään. Arviointi suuntautuu asetettuihin tavoitteisiin ja arvioinnin tavoitteena on selvittää, tehdäänkö sovitut asiat oikein. Toiminnan eri osa alueiden vastuiden määrittely tapahtuu laatukäsikirjassa kyseisen toiminnan osa alueen kuvauksen yhteydessä sekä prosessikuvauksissa. Laatudokumentaatioon kuuluu: yliopiston laatupolitiikka yliopistotason laatukäsikirja web sivustona tiedekuntatason laatukäsikirja web sivustona laatukäsikirjoissa viitatut prosessikuvaukset, toimintaohjeet ja muut asiakirjat mahdollisesti muut laatutyön tai yliopiston muun toiminnan oleelliset asiakirjat sekä tiedekunnan laaturyhmän web sivusto.