EHDOTUKSIA WEBWISUN JA KARJAKOMPASSIN VARASTOKIRJANPIDON KEHITTÄMISEEN LUOMUELÄINTUOTANNON OSALTA ProLuomun Luomumaidon arvoketjutyöryhmä Tikkurila 22.11.2016 Arja Peltomäki
Toimijan muistiinpanovelvollisuus eläintilalla Eviran Eläintuotannon ehdot (Luomutuotanto 2, Eviran ohje 18217/9) edellyttävät toimijalta eli eläintilalta luomuvalvontaan ilmoittautuessaan sitoutumista pitämään tilallaan muistiinpanoja. Kirjanpitoon sisällytetyt tiedot on tarvittaessa voitava osoittaa oikeiksi asianmukaisilla tositteilla. Tilalle hankitut tuotantopanokset ja Tilalta luovutetut maataloustuotteet (Muistiinpanovelvollisuuden kohdat 1-2) muodostavat yksikön tuotevirtakirjanpidon, josta on laadittava yhteenvetona taselaskelma vähintään kalenterivuosittain. Tapahtumat tulee kirjata muistiinpanoihin viivytyksettä. Lääkekirjanpitoon ja varastoissa oleviin varastokirjoihin tapahtumat tulee merkitä välittömästi. (Eläintuotannon ehdot, kohta 2.8, sivu 11). Käytännössä mitä pidempi aika tapahtumasta on, sen haasteellisempaa on saada kirjaukset kohdilleen. Lisäksi muistiinpanoja tulee tehdä seuraavista asioista: Eläimiä koskevat tiedot, ruokinta ja lääkekirjanpito (Muistiinpanovelvollisuuden kohdat 3-5). Eläintenhoitosuunnitelma. Toimija voi täyttää muistiinpanovelvollisuuden haluamallaan tavalla, kuten älypuhelimella, Exceltaulukkolaskentaohjelmalla, eri maatalousohjelmilla (mm. TUOVI) tai vaikka vain paperille kirjoittaen. Kaikilla tilalla toimivilla henkilöillä tulee olla mahdollisuus tehdä muistiinpanoja. Merkittävä osa eläintuotannon valvontaan liittyvistä huomautuksista liittyy muistiinpanovelvollisuuteen liittyviin puutteisiin. Pelko suuresta paperityön määrästä voi olla este luomutuotantoon siirtymiselle.
Toimijan muistiinpanovelvollisuus luomukotieläintilalla Muistiinpanovelvoitteen täyttämisen helpottamiseksi eri hankkeissa on kehitetty oivallisia lomakkeita ja mallipohjia toimijan apuvälineiksi joko luomutuotantoon siirryttäessä tai jo luomutuotannossa olevalle tilalle. Näitä ovat: Luomueläinten hoitosuunnitelma pohja eläintuotannon kuvauksen laadintaan Nautojen siirtymävaihelaskuri selvittämään siirtymävaiheen päättymisajankohdan Varastokirjanpitopohja varastotapahtumien kirjaamiseen Rehunkulutuslaskuri väkirehu%:n ja siirtymävaiherehujen osuuden laskemiseen ruokinnassa Lääkekirjanpitolomake lääkintäkirjauksiin, jos ei muuta järjestelmää ole käytössä Luomusuunnitelma alhaisen jalostusasteen valmistukseen -pohja, johon voi tehdä kuvauksen esim. lihan suoramyynnin toteutuksesta Eläinmäärien kasvaessa ja tilakokojen laajetessa on tärkeää, että muistiinpanovelvoitteen täyttäminen on mahdollisemman nopeaa ja yksinkertaista.
Valmiit mallipohjat toimijan apuvälineinä
Kehittämisehdotuksia toimijan muistiinpanovelvoitteen täyttämiseksi Tavoitteena tulisi olla, että mahdollisimman suuri osa sekä suunnitelmista että muistiinpanoista voitaisiin tehdä yhdellä ja samalla ohjelmistolla. Siksi WebWisun ja KarjaKompassin varastokirjanpitoon esitetään seuraavia kehittämistoiveita: 1. Luomutuotantoon liittyville asiakirjoille oma kansio, jonne ne tallennetaan valvontaa varten 2. Uutta tapahtumaa tallennettaessa (osto, myynti, varastohävikki, yksityiskulutus, inventaariokorjaus, tuotantokäyttö, sadonkorjuu) luomutuotetta ei voi lisätä tai poistaa tavanomaisena -> tulee voida valita lisätäänkö tai poistetaanko tuote tavanomaisena vai luomuna. Luomutuotetta ei aina onnistuta myymään luomuna, vaan se joudutaan poistamaan tilalta tavanomaisena. 3. Osto- ja myyntipäiväkirjaan lisättävä sarake, johon mahdollisuus merkitä kuitti-, tosite- tai eränumero. Tarkastusta voidaan nopeuttaa, kun tarkistettava kuitti löytyy kirjanpidosta nopeasti. 4. Varastokirjanpito tulee kehittää paremmin eläintuotannon tarpeisiin soveltuviksi. Esimerkit myöhemmissä dioissa.
Kehittämisehdotuksia toimijan muistiinpanovelvoitteen täyttämiseksi - RUOKINTA 1. KarjaKompassilla suunnitellun ruokintasuunnitelman mukaisen ruokinnan tulisi toteutuessaan vähentää automaattisesti rehuja eri varastoista päivittäin suunnitelman mukaisesti inventaariokorjaus varaston tyhjentyessä ja/tai ennen valvontakäyntiä, jos ei ole toimittu suunnitelman mukaisesti 2. Väkirehu-% :n laskeminen ilman kivennäisrehuja (KarjaKompassi) -> kivennäisrehuja ei lasketa väkirehu%:iin luomuehtojen mukaisesti 3. Tuoteryhmiin tai alaryhmiin lisättävä säilörehun säilöntäaineet, myös biologiset aineet
Varastokirjanpito tulee kehittää paremmin eläintuotannon tarpeisiin soveltuviksi Tuotetta ei voida myydä tai poistaa varastosta muulla tavalla, jos sitä ei ole ensin lisätty varastoon. Syntyneet vasikat ja tuotetun maidon määrä on lisättävä kerran kuukaudessa varastokirjanpitoon (ternisonnivasikat useammin, jos poisto 2 vkon iässä) -> voisiko syntymätiedot tulla automaattisesti Minun Maatilani ohjelmasta. (Katso kuvakaappaus, seuraava dia) Syntynyt vasikka lisätään varastokirjanpitoon ja myöhemmin myydään/teurastetaan/lopetetaan lehmänä tai sonnina -> miten tulisi toimia, sillä lisätyn vasikan voi poistaa vain vasikkana? Eläimen syntymä kirjataan sadonkorjuuna tai tuotantokäyttönä -> muitakin vaihtoehtoja valittavaksi, (uusi tapahtuma -> tapahtumatyyppi) Eläimen kuolema/lopetus kirjataan nyt varastohävikkinä -> muitakin vaihtoehtoja valittavaksi (uusi tapahtuma -> tapahtumatyyppi) Tuoteryhmiin tai alaryhmiin lisättävä: säilörehun säilöntäaineet, myös biologiset aineet kivennäisrehut, kaikkia luomuun soveltuvia ei ole valittavissa desinfiointi ja pesuaineet (kaikki ei ole luomussa sallittuja, esim. Stallren) Eläimen ja lihan siirtymävaihelaskuri (Minun Maatilani ohjelmaan?) Lääkekirjanpito (Minun maatilani ohjelmaan?)
Kuitti- tai eränumero tulisi voida lisätä, onko ostettu luomuna/tavanomaisena
Varastokirjanpidon tapahtumat ei kirjaudu kronologisesti, tapahtumat voi kirjata vain luomuna
Muita kehitysehdotuksia WebWisu: Jos peruslohkon status on luomu, tulee status säilyä luomuna, kun lisätään uusi vuosi. Nyt jokainen lohko on käytävä merkitsemässä luomuksi Varastopäiväkirjan tapahtumat ajankohdan osalta sekaisin (hämää varastopaikan taseen lukemisessa, se kun kirjautuu viimeisimmän päivämäärän perään) -> tapahtumat kronologiseen järjestykseen Jos tapahtuman kirjaamisessa on virhe, koko tapahtuma pitää poistaa ja kirjata uudelleen -> korjaus tulee voida tehdä myös tapahtuman yksityiskohtaan, esimerkiksi määrä tai päivämäärä Tuotteen määristä ohjelman itse lisäämät kymmenykset pois, esimerkiksi 10 900 kg -> 10 900,16. Katso seuraava dia.
Tuotteen määristä ohjelman itse lisäämät kymmenykset pois, aiheuttaa epäselvyyttä tarkastustilanteessa Punainen nuoli: Miksi tulee desimaaleja, vaikka syötetään kokonaislukuja? Vihreä nuoli: Lisätietosarakkeen tietoja pitäisi voida muokata