Henkilöstösuunnitelma 2013 2014

Henkilöstösuunnitelma 2013 2014 Hyväksytty hallituksen kokouksessa 22.11.2012 Hyväksytty edustajiston kokouksessa 4.12.2012 Sisällysluettelo 1. JOHDANTO... 1 2. JOHTAMINEN JA REKRYTOINTI... 2 3. OSAAMINEN JA AMMATTITAITO... 3 4. KANNUSTAVA PALKITSEMINEN... 4 5. TYÖHYVINVOINNIN EDISTÄMINEN JA JOHTAMISEN KEHITTÄMINEN... 5 6. TYÖSUHTEIDEN EHDOT... 6 7. HENKILÖSTÖN MÄÄRÄ JA RAKENNE... 6 8. PALKKAUSJÄRJESTELMÄ... 8 9. TOIMENPITEET JA AIKATAULU... 9

1 1. JOHDANTO Henkilöstösuunnitelman tavoitteena on tukea ylioppilaskunnan henkilöstöpolitiikkaa, jolla varmistetaan riittävät henkilöstöresurssit ylioppilaskunnan lakisääteisten sekä keskeisten toimielinten päättämät toimenpiteet. Ohjelman avulla kehitetään työhyvinvointia, työssä jaksamista sekä tehdään ylioppilaskunnasta hyvä työpaikka. Henkilöstösuunnitelmalla varmistetaan, että ylioppilaskunnan työntekijöitä kohdellaan tasapuolisesti. Ylioppilaskunnan ensimmäinen henkilöstösuunnitelma on laadittu vuosille 2008-2010, jonka jälkeen sitä on päivitetty vuosille 2011 2012. Suunnitelma päivitetään ennen sen voimassa olon loppumista. Tämä suunnitelma on voimassa vuodet 2013-2014. Henkilöstösuunnitelman tausta-asiakirjoina toimivat ylioppilaskunnan säännöt, ylioppilaskuntien yhteinen työehtosopimus, ylioppilaskunnan strategia, sekä kullekin vuodelle päätetty toimintasuunnitelma. Strategiassa 2017 todetaan seuraava: Päämäärä: Toiminta on kestävällä pohjalla Uusien pätevien toimijoiden rekrytointi ja tietotaidon siirtäminen takaavat toiminnan jatkuvuuden Ylioppilaskunnan työntekijöiden työssä jaksamisesta ja viihtymisestä huolehditaan. Työn houkuttelevuuteen vaikuttaa keskeisesti palkkaus ja työntekijän kehitysmahdollisuudet. Ylioppilaskunnassa on sen tehtävien hoitamisen edellyttämä osaaminen. Lakisääteinen tehtävä valita hallinnon opiskelijaedustajat hoidetaan ammattitaitoisesti.

2 2. JOHTAMINEN JA REKRYTOINTI Johtamista ja esimiestyötä toteutetaan ylioppilaskunnassa avoimesti, luotettavasti, kunnioittavasti ja kannustavasti. Työntekijöiden erilaisuutta kunnioitetaan ja se nähdään voimavarana. Yhteisöllisyys ja ylioppilaskunnan jäsenten hyväksi toimiminen ovat tärkeitä johtamista ohjaavia periaatteita. Ylioppilaskunnan henkilöstön rekrytointiin kohdennetaan riittävä määrä resursseja, ja rekrytointien merkitys kauaskantoisena ja taloudellisesti merkittävänä investointina ymmärretään. Rekrytoinnit toteutetaan painottaen kussakin tehtävässä vaadittavaa osaamista. Rekrytointeja edeltää myös keskustelu ja pohdinta siitä, minkälaista osaamista ylioppilaskunnassa tarvitaan, ja onko nykyisissä työjärjestelyissä ja tehtävänjaoissa sihteeristön välillä muutettavaa. Ylioppilaskunta palkkaa työntekijänsä pääsääntöisesti toistaiseksi voimassa oleviin työsuhteisiin, ja tarjoaa muutoinkin kilpailukykyiset ja houkuttelevat työehdot. Tällä tavoitellaan henkilöstön sitoutumista ja pysyvyyttä ylioppilaskuntaan. Ylioppilaskunnan toimet asettaa haettavaksi sääntöjen määräämällä tavalla edustajisto tai hallitus. Avoimista työpaikoista tiedotetaan niin laajasti ja sellaisissa tiedotusvälineissä kuin täytettävän toimen kannalta on tarkoituksenmukaista. Tiedottamisessa hyödynnetään käytettävissä olevia tiedotuskanavia kuten ylioppilaskunnan sähköpostilistoja ja Internet-sivuja sekä Lapin ylioppilaslehteä, mikäli se on lehden ilmestymisen ja toimen hakuajan puitteissa mahdollista. Lisäksi työpaikoista voidaan harkinnan mukaan ilmoittaa myös muissa paikallisissa sanomalehdissä sekä työvoimatoimiston kautta. Työpaikan julistamisessa haettavaksi kiinnitetään huomiota siihen, että hakuaika tehtävään on riittävän pitkä. Vähimmäisaika on 14 vuorokautta, mutta ylioppilaskunnassa pyritään siihen, että tehtävät ovat avoinna kauemmin. Julkaistava hakukuulutus laaditaan huolella ja siihen kirjoitetaan kaikki tehtävän kannalta olennaiset seikat, kuten palkkaus,

3 työsuhde-edut, työajat ja työtehtävät. Hakukuulutuksessa ei vaadita asioita, jotka eivät ole tehtävän hoidon kannalta välttämättömiä. Avoinna olevista toimista voi aina kysyä lisätietoja pääsihteeriltä, hallituksen puheenjohtajalta tai työntekijältä, jonka tilalle rekrytointia suoritetaan. Työntekijän valinnassa painotetaan henkilön soveltuvuutta tehtävään, sekä kokemusta tehtävän hoidon kannalta hyödyllisistä osa-alueista, tällaisia voivat olla esimerkiksi koulutus, työkokemus, kielellinen osaaminen, suoritetut kurssit ja luottamustoimet. Valintaperusteina ei oteta huomioon tehtävien hoitamiseen liittymättömiä seikkoja, kuten henkilön sukupuolta, ikää, etnistä taustaa, kansalaisuutta, vakaumusta, poliittista mielipidettä, sukupuolista suuntautumista, raskautta tai vammaisuutta. Tieto valinnasta on julkinen, kun asiasta on ensin tiedotettu valitulle ja muille hakijoille. Ylioppilaskunnan henkilövalinnoista julkaistaan aina tiedote. Rekrytoinnin check-list: - Mikä toimi asetetaan avoimeksi? - Kuka päättää toimen asettamisesta avoimeksi? - Mitä hakukuulutukseen kirjoitetaan? - Kuinka kauan haku on auki? - Missä toimen hakukuulutus julkaistaan? - Kuka päättää valittavasta henkilöstä? 3. OSAAMINEN JA AMMATTITAITO Ylioppilaskunta ottaa henkilöstön kehittämisessä huomioon olemassa olevan osaamispääoman, toimintaympäristön muutokset ja ylioppilaskunnan strategiset tavoitteet. Ylioppilaskunnassa kartoitetaan ylioppilaskunnassa oleva osaaminen. Osaamisen kartoittamisella selvitetään, mikä on ylioppilaskunnan tavoitteiden saavuttamisen kannalta välttämätöntä osaamista sekä miten ylioppilaskunnan osaamistarpeet ja sen

4 henkilöstön osaaminen kohtaavat toisensa. Tämän pohjalta arvioidaan, millaisilla kehittämistoimilla osaamista kehitetään strategian suuntaisesti. Kartoitus on pohjana toiminta- ja taloussuunnitelman laatimisessa. Osaamisen kartoitus on myös pohjana, kun työtehtäviin tulee muutoksia, ne lisääntyvät, tulee tarvetta jakaa niitä uudelleen tai perustaa uusia tehtäviä. Näillä toimilla ylioppilaskunta turvaa osaamispääomansa säilymisen ja karttumisen. Lisäksi ylioppilaskunta pyrkii pysyviin palvelussuhteisiin. 4. KANNUSTAVA PALKITSEMINEN Ylioppilaskunta palkitsee työntekijänsä hyvistä työsuorituksista ja yhteisesti asetettujen tavoitteiden saavuttamisesta. Palkitsemisella tuetaan ylioppilaskunnan kokonaistavoitteiden saavuttamista ja sitoutetaan työntekijöitä tavoitteisiin sekä kannustetaan työskentelemään hyvien tulosten saavuttamiseksi. Ylioppilaskunnan palkitsemispolitiikan välineitä ovat esimerkiksi seuraavat: - Työehtosopimuksen määrittämät työsuhde-edut - Hallituksen myöntämät palkalliset vapaapäivät - Yhteiset, työnantajan kustantamat virkistäytymispäivät - Esimiehen hyvistä suorituksista antama myönteinen sanallinen palaute - Koulutus- ja kokemusvuosilisäjärjestelmä Lisäksi ylioppilaskunnan työntekijöiden merkkipäivät huomioidaan toimiston yhteisen kahvitilaisuuden muodossa tai muulla tilanteeseen sopivalla tavalla. Huomioitavia merkkipäiviä ovat muun muassa: - 30-, 40-, 50- ja 60-vuotissyntymäpäivät - Ylioppilas-, ammatti- tai korkeakoulututkinnon suorittaminen

5 - Avioliiton tai rekisteröidyn parisuhteen solmiminen - Lisäksi työntekijän päättyvä työsuhde huomioidaan tilanteeseen sopivalla tavalla 5. TYÖHYVINVOINNIN EDISTÄMINEN JA JOHTAMISEN KEHITTÄMINEN Ylioppilaskunnan työntekijöiden työhyvinvoinnista huolehditaan järjestämällä työtehtävät mielekkäällä tavalla, kehittämällä työolosuhteita ja osaamista sekä tukemalla työntekijöiden työkyvyn ylläpitämiseen ja kehittämiseen liittyvää toimintaa. Työhyvinvoinnista huolehditaan yhteistyössä työterveyshuollon kanssa. Ylioppilaskunnassa huolehditaan siitä, että työyhteisössä on voimassa oleva lakisääteinen työterveyshuollon toimintasuunnitelma. Työhyvinvoinnista huolehtiminen on ylioppilaskunnassa jatkuvaa, suunnitelmallista ja säännöllistä. Hyvinvoiva työyhteisö työskentelee osaavasti ja tuottavasti ja työntekijät kokevat työnsä mielekkääksi ja palkitsevaksi sekä elämän hallintaa tukevaksi. Työntekijöiden työhyvinvointia ja työkykyä tukemisen erityisenä välineenä on Rovaniemen Korkeakoululiikunnan Sporttipassi, jonka ylioppilaskunta tarjoaa työntekijöilleen. Toiminnan kriittiseen arviointiin perustuva kehittäminen on osa ylioppilaskunnan perustoimintaa. Laadukas toiminta on koko ylioppilaskunnan menestyksen avain. Pyrkimys toiminnan jatkuvaan kehittymiseen nivoutuu kaikkeen ylioppilaskunnan toimintaan erilaisina seuranta- ja kehitystoimenpiteinä, ja siten se on osa organisaation johtamista ja strategiatyötä. Laadun kehittämiseen osallistuvat kaikki ylioppilaskuntalaiset ja keskeiset ulkopuoliset sidosryhmät. Jatkuvan kehittämisen kehä on ylioppilaskunnan toiminnan kehittämisen perusta. Kehä ilmentää kehitystyön jatkumoa: toimintaa suunnitellaan (Plan), toteutetaan (Do), seurataan ja arvioidaan (Check) sekä kehitetään (Act), minkä pohjalta jatketaan taas uuden suunnittelua.

6 6. TYÖSUHTEIDEN EHDOT Ylioppilaskunnan työsuhteiden ehdot on määritetty ylioppilaskuntien työehtosopimuksessa. Työehtosopimuksen ehdot ovat ensisijaisia ja työehtosopimukseen liittyvien velvoitteiden täyttäminen on ylioppilaskunnalle ensisijainen tehtävä. 7. HENKILÖSTÖN MÄÄRÄ JA RAKENNE Ylioppilaskunnan henkilöstön määrää ja rakennetta määritettäessä lähtökohtana on ylioppilaskunnan yliopistolaissa määritellyt tehtävät: Ylioppilaskunnan tarkoituksena on olla jäsentensä yhdyssiteenä ja edistää heidän yhteiskunnallisia, sosiaalisia ja henkisiä sekä opiskeluun ja opiskelijan asemaan yhteiskunnassa liittyviä pyrkimyksiä. (Yliopistolaki 46 ) Lapin yliopiston ylioppilaskunnan osalta nämä tehtävät voidaan jakaa karkeasti kolmeen ryhmään: - Edunvalvonta - Hyvinvoinnin ja yhteisöllisyyden edistäminen - Hallinto ja jäsenpalvelu Ylioppilaskunnan laissa määritettyjä toimielimiä ovat ylintä päätösvaltaa käyttävä edustajisto ja hallinto- ja toimeenpanovaltaa käyttävä hallitus. Ylioppilaskunnan henkilöstön, aatteellisen sihteeristön tehtävä on toimia yhteistyössä toimielinten luottamushenkilöiden kanssa toteuttaen ylioppilaskunnan tarkoitusta. Sihteeristön toimenkuva määritellään tarkemmin ylioppilaskunnan sääntöjen ohjesäännöillä. Tehtävänsä toteuttamiseksi ylioppilaskunnalla on palveluksessaan: Palkat voimassa 1.1.2012 alkaen

7 1. Pääsihteeri Pääsihteerin tehtävänä on muun muassa toimia ylioppilaskunnan muiden työntekijöiden esimiehenä, edustajiston ja hallituksen esittelijänä ja sihteerinä, yhteydenpito sidosryhmiin, tiedotus sekä taloushallinnosta vastaaminen. Muista mahdollisista tehtävistä määrätään pääsihteerin johtosäännössä. Pääsihteerin esimiehenä toimii hallituksen puheenjohtaja. Työaika: Palkkaus: 37,5 tuntia viikossa, 12 kuukautta vuodessa 2200,00 eur/kk 2. Edunvalvonta-asiantuntija Edunvalvonta-asiantuntijan tehtävänä on sekä suomalaisten että kansainvälisten opiskelijoiden opiskeluun ja opiskeluaikaiseen hyvinvointiin liittyvä edunvalvonta ja neuvonta, edustajiston ja hallituksen päätösten valmistelu ja toimeenpano, tiedotus sekä yhteydenpito sidosryhmiin. Muista mahdollisista tehtävistä määrätään aatteellisen sihteeristön johtosäännössä. Työaika: Palkkaus: 37,5 tuntia viikossa, 12 kuukautta vuodessa 1750,00 eur/kk 3. Järjestösihteeri Järjestösihteerin toimenkuvaan kuuluvat ylioppilaskunnan palvelutoiminnan käytännön tehtävät ja järjestelyt. Ylioppilaskunnan palvelutoimintaan kuuluu kulttuuri- ja liikuntatarjonta, Erasmus Student Networkin toiminta sekä ylioppilaskunnan kehitysyhteistyö- ja ympäristöasiat. Järjestösihteerin vastuulla on lisäksi osa ylioppilaskunnan toimiston jäsenpalvelutehtävistä. Lisäksi järjestösihteerin tehtäviin kuuluu edustajiston ja hallituksen päätösten valmistelu ja toimeenpano vastuualueensa osalta, tiedotus sekä yhteydenpito sidosryhmiin. Muista mahdollisista tehtävistä määrätään aatteellisen sihteeristön johtosäännössä. Työaika: Palkkaus: 37,5 tuntia viikossa, 12 kuukautta vuodessa 1750,00 eur/kk

8 4. Päätoimittaja Päätoimittajan tehtävänä on vastata lehden toimittamisesta ja sen sisällöstä, esitellä lehteä koskevat asiat hallituksen ja edustajiston kokouksissa sekä ylioppilaskunnan toiminnasta tiedottaminen. Muista mahdollisista tehtävistä määrätään Lapin ylioppilaslehden ohjesäännössä. Työaika: Palkkaus: Suoriteperustainen palkkaus (sis. lehden toimitus ja sähköinen päivittäminen) 1230,00 eur/lehti (Laskentaperuste: 1750,00 eur/kk) 5. Graafinen suunnittelija Graafisen suunnittelijan tehtävänä on Lapin ylioppilaslehden ulkoasun suunnittelu ja toteutus. Lisäksi graafinen suunnittelija vastaa ylioppilaskunnan sähköisten ja painettujen julkaisujen ja viestintämateriaalien ulkoasun suunnittelusta. Työaika: Palkkaus: 48 tuntia julkaistua lehteä kohden sekä muiden töiden osalta sopimuksen mukaan. 468,00 eur/lehti (Laskentaperuste: 1560 eur/kk) 8. PALKKAUSJÄRJESTELMÄ Yleistä: Palkkausjärjestelmästä kerrotaan tarkemmin ylioppilaskuntien työehtosopimuksessa. Työehtosopimus on laadittu Paltan ja YTN:n kesken. Työehtosopimus määrittää tarkemmin koulutus- ja kokemuslisät. Tässä asiakirjassa vahvistetaan hallituksen päättämät kokemuslisään oikeuttavat periaatteet.

9 Ylioppilaskunnassa työnantajaa edustaa pääsihteeri. Työnantajan edustaja ei sisälly työehtosopimukseen. Työehtosopimukseen sisältyviä ehtoja sovelletaan kuitenkin kaikkiin ylioppilaskunnan työntekijöihin. Palkkausjärjestelmä ei ohita edustajiston ja hallituksen sääntömääräistä valtaa määritellä työntekijöiden palkkauksesta asettaessaan ylioppilaskunnan toimia haettavaksi, mutta se toimii palkkauksen perustana toimia haettavaksi asetettaessa ja työsopimuksia laadittaessa. Palkkausjärjestelmän soveltaminen: Tätä palkkausjärjestelmää sovelletaan ainoastaan sen hyväksymisen jälkeen alkaviin työsopimuksiin. Voimassa oleviin sopimuksiin uutta palkkausjärjestelmää voidaan soveltaa ainoastaan molempien osapuolten erillisellä suostumuksella. Kokemuslisä Ylioppilaskunnan työntekijöille (aatteelliselle sihteeristölle ja ylioppilaslehden työntekijöille) myönnetään kokemuslisää. Kokemuslisää kertyy aikaisemmista työtehtävistä, joissa työntekijä on tehnyt samansisältöistä työtä kuin ylioppilaskunnassa. Tämän lisäksi luottamustoimista kokemuslisiä hyväksytään seuraavasti: LYYn hallituksen jäsenyys LYYn hallituksen puheenjohtajuus SYL:n hallituksen jäsenyys 6 kk 12 kk 12 kk 9. TOIMENPITEET JA AIKATAULU Henkilöstöpoliittisen ohjelman toteuttamisessa ja aikataulutuksessa on otettava huomioon ylioppilaskunnan talouden suunnittelun aikataulu, voimassa olevat työsopimukset ja muut sopimukset sekä ylioppilaskunnan päätöksentekojärjestys, esimerkiksi sääntömuutosten osalta. Tämä suunnitelma päivitetään syksyllä 2014.

10 Osa-aikaisten työntekijöiden palkat Osa-aikaisten työntekijöiden palkka lasketaan oheisen taulukon mukaisesti: Tuntia / viikko Palkka 35 0,933* tason alkupalkka 32,5 0,867* tason alkupalkka 30 0,8 * tason alkupalkka 27,5 0,733* tason alkupalkka 25 0,667* tason alkupalkka 22,5 0,6 * tason alkupalkka 20 0,533 * tason alkupalkka 17,5 0,467 * tason alkupalkka 15 0,4 * tason alkupalkka 12,5 0,333 * tason alkupalkka 10 0,267 * tason alkupalkka 7,5 0,2 * tason alkupalkka 5 0,133 * tason alkupalkka Tuntipalkka 0,0062 * tason alkupalkka