HAUKIPUTAAN KUNNAN REKRYTOINTIOHJE Kunnanhallitus 12.10.2009 YLEISTÄ Rekrytoinnilla tarkoitetaan kaikkia niitä toimenpiteitä, joilla kuntaan hankitaan sen toiminnan kulloinkin tarvitsema henkilöstö. Kunnalle on tärkeää olla vetovoimainen työnantaja. Kunnan menestys riippuu työntekijöiden suorituksista. Tarpeen ja osaamisvaatimusten tulee ohjata rekrytointia myös tulevaisuudessa. Rekrytointi on osa strategista henkilöstöjohtamista. Rekrytoinnin ensimmäinen strateginen ratkaisu on se, millaista työvoimaa kuntaan hankitaan. Onko osaaminen parhaiten hankittavissa ulkopuolelta vai tuleeko sen sijaita omassa organisaatiossa? Jokainen avoin rekrytointitilanne antaa kunnalle mahdollisuuden tarkastella osaamistarvettaan. Automaattinen avoimen tehtävän täyttäminen entisin tehtäväkuvauksin ja pätevyysvaatimuksin ei ole aina tarkoituksenmukaista. Henkilöstön rekrytointia voidaan tarkastella prosessina, johon kuuluu vaiheita: suunnitteluvaihe, toteutusvaihe, päätöksentekovaihe ja seurantavaihe. Rekrytointi on myös prosessi, jossa syntyy kustannuksia ja siksi rekrytointiin kannattaa panostaa ja tehdä siitä tuottavaa toimintaa. Nyt jos koskaan rekrytoinnin täytyy onnistua. Virherekrytointeihin ei ole varaa. Kalliiksi rekrytointi tulee, jos se epäonnistuu; jos valinta on väärä, jos perusteet eivät ole pitävät, jos lain tai muiden säännösten muotoseikkoja ei täytetä. Sotaraudan ja Majoisen (2001) mukaan kunnat tarvitsevat arkipäivän neroja, jotka osaavat rakentaa uudenlaisia ajattelumalleja lukea muutosten merkkejä ja laisten tapahtumien merkityksiä sekä heikkoja signaaleja sekä kyseenalaistaa toimintoja hallitsevat perusoletukset ja katsoa ongelmia ja haasteita monista näkökulmista. SUUNNITTELUVAIHE Tehtäväanalyysi Millaista osaamista, ominaisuuksia, valmiuksia, taitoja tai kompetensseja tehtävän suoriutumisessa tarvitaan ja vaaditaan. Millainen olisi optimaalinen hakija, kokemus, koulutus, persoonallisuus? Tehtävän vaatimuksia voisi miettiä esim. seuraavasti: säilyykö tehtäväkuva ennallaan vai onko sitä tarpeellista muuttaa/tarkentaa tehtävän edellyttämä / tehtävässä toivottava koulutus, kielitaito, kokemustausta ja osaaminen tavoiteltu henkilöprofiili; yleispiirteitä, päätöksenteko, toimintatyyli, tyisvalmiuksia tehtävänimike, kuvaako se nykytilaa palkkahinnoittelun mahdollinen tarkistaminen vastuut, valta ja vaikutukset alaiset ja esimiehet yleiskuva tehtävästä, miksi se on olemassa, keitä varten sitä tehdään työn keskeiset osa-alueet ja niiden tarkempi kuvaus sekä tehtävän hoitamisen kannalta epäedullisia tekijöitä tulevaisuudessa tehtävä muuttuu, mihin suuntaa miten resursseja hyödynnetään jatkossa onko nykyinen tehtävä enää tarpeellinen Tehtävään liittyvät tiedot tarkistetaan aina ennen hakuprosessin käynnistämistä. 1
Osaamistarve: Arvioidaan jokaisen rekrytoinnin kohdalla uudelleen. Jokainen avoin rekrytointitilanne antaa kunnalle mahdollisuuden tarkastella osaamistarvettaan. Osaamistarpeen määrittely vaikuttaa myös tehtävänkuvaukseen, johon voi liittyä myös sellaisia velvoitteita, jotka on helpompi muuttaa ennen rekrytointia kuin sen jälkeen. Täyttötarve: Onko vaihtoehtoja työvoimatarpeen ratkaisemiseksi? Onko esim. mahdollista kohdentaa uudelleen olemassa olevan henkilöstön työpanosta järjestellä töitä uudelleen hyödyntää uudelleensijoitusmahdollisuuksia toteuttaa uusia henkilötyöpanosta korvaavia ratkaisuja Kelpoisuusvaatimukset: Vakanssien kelpoisuusvaatimukset on aina tarkistettava, kun rekrytointia harkitaan. Rekrytointitarve määrittelee kelpoisuusvaatimukset, jotka määritellään riittävän yleisellä tasolla, koska työn asettamat vaatimukset muuttuvat jatkuvasti. Virka- vai työsuhde? Tehtävää, jossa käytetään julkista valtaa, hoidetaan virkasuhteessa. Ne kunnan palveluksessa olevat, jotka osallistuvat päätöksentekoon, asioiden valmisteluun tai muutoin käyttävät julkista valtaa, suorittavat näitä tehtäviä virkavastuulla. Vaikka henkilön tehtäviin sisältyisi julkisen vallan käyttöä vain vähäisessä määrin, henkilön tulee olla kuntaan virkasuhteessa. Muita tehtäviä varten ei ole paikallaan perustaa virkaa, vaan niihin henkilöt otetaan työsuhteeseen. Määräaikainen vai toistaiseksi? Määräaikaisuus on aina perusteltava. Määräaikaisuuden perusteena voi mm. olla tehtävän luonne o määrätty työ tai työkokonaisuus, jota työnantaja ei teetä jatkuvasti o kausiluonteinen työ, jota teetetään vuosittain alle 9 10 kuukautta o projekti sijaisuus avoinna olevaan palvelussuhteeseen kuuluvien tehtävien järjestäminen harjoittelu muu edellisiin rinnastettava syy kuten esim. o tehtävien vakiintumattomuus tai o organisaation uudelleenjärjestelyt Määräaikaisista palvelussuhteista on tarkentavia säännöksiä mm. opetustoimen, sosiaalihuollon ja terveydenhuollon henkilöstön kelpoisuuksista annetuissa asetuksissa. Toistaiseksi tarkoittaa yhtä kuin vakinaiseksi. 2
Täyttömenettely Täyttölupa: Täyttölupa edellytetään toistaiseksi kaikissa vakinaisesti täytettävissä ja vähintään 6 kuukautta kestävissä tehtävissä. Täyttölupa haetaan llisellä täyttölupahakemuksella. Täyttölupa käsitellään kunnan johtoryhmässä ja sen myöntää kunnanjohtaja. Vakinaiset virkojen täyttö: Kaikki vakinaiset virat täytetään julkisella hakumenettelyllä, mikä tarkoittaa, että viranhaltijaa ei voida ottaa toistaiseksi voimassa olevaan palvelusuhteeseen sisäisen haun kautta. Poikkeukset taloudellisista tai tuotannollisista syistä irtisanotun viranhaltijan ottaminen toiseen virkasuhteeseen virkasuhteen tarjoaminen osa-aikaiselle viranhaltijalle viranhaltijan siirtäminen toiseen virkasuhteeseen Vakinaiset toimien täyttö: Myös kaikki vakinaiset toimet täytetään pääsääntöisesti julkisella haulla. Pääsäännöstä poiketen voidaan harkita myös sisäistä hakumenettelyä silloin kun hallintokunta haluaa tarjota urakehitysmahdollisuuksia ja kunnan työntekijöistä löytyy tarpeen mukaista henkilöstöpotentiaalia. Sisäinen rekrytointi ei poista työvoiman tarvetta, mutta tarve voidaan siirtää helpommin korvattavaan kohteeseen. Sisäiseen hakuun liittyy varmuustekijöitä: henkilö tunnetaan ja hän tuntee organisaation, henkilö on heti lyhyen perehdytyksen jälkeen valmis tulokselliseen toimintaan. Sisäinen urakierto motivoi ja sitouttaa entistä paremmin työyhteisöön. Esimiehet voivat kartoittaa halukkuutta uusiin tehtäviin esim. kehityskeskusteluissa ja työyhteisöjen palavereissa. Eri vastuualueiden tulisi jakaa tietoaan ja kokemuksiaan henkilöstönsä kehityshalusta sekä oman organisaationsa osaamistarpeesta. Sisäisessäkin rekrytoinnissa käydään läpi hakumenettelyprosessi: suunnitteluvaihe -> toteutusvaihe -> päätöksentekovaihe -> seurantavaihe Määräaikaisten palvelussuhteiden täyttö: Määräaikaisten palvelussuhteiden osalta voidaan käyttää ensin sisäistä hakumenettelyä. Sisäiseen hakumenettelyyn voivat osallistua kaikki vakinaisessa palvelussuhteessa olevat sekä pitkäaikaisia sijaisuuksia tai määräaikaisia/tilapäisiä tehtäviä hoitavat, jotka ovat olleet kunnan palveluksessa päätoimisesti ao. hakuajan päättymistä edeltävän 12 kuukauden aikana vähintään 200 vuorokautta. Jos sisäinen hakumenettely ei ole tuottanut haluttua/tarvittavaa tulosta, siirrytään julkiseen hakumenettelyyn. Työhönotto ilman hakumenettelyä: Ilman llistä julkista tai sisäistä hakumenettelyä on mahdollista ottaa henkilö palvelukseen seuraavissa tapauksissa: 3
alle 6 kuukauden palvelussuhteet työllistämistuella palkattavat OPPISOPIMUS yksi tapa rekrytoida ja lisäkouluttaa henkilöstöä jos tarvitaan uutta työvoimaa, jolle ei heti aseteta suuria tieto- tai taitovaatimuksia jos sopivan koulutuksen saanutta työntekijää ei löydy työmarkkinoilta jos ilmenee tarvetta kouluttaa omaa henkilöstöä uusiin tehtäviin jos työntekijän tehtävät edellyttävät oman ammattialan kostuvaa koulutusta TOTEUTUSVAIHE Hakuilmoitus Kaikki avoimet tehtävät julkaistaan kunnan Avoimet työpaikat sivustolla (Intranetissä sisäiset ja Internetissä ulkoiset). Hakijat ohjataan käyttämään ensisijaisesti sähköistä LAURA-hakua. Lehtiilmoituksessa tulee mainita Internet-osoite, josta sähköinen työpaikkailmoitus ja hakulomake löytyvät. Lehti-ilmoituksessa on tärkeää motivoida hakija kiinnostumaan avoinna olevasta tehtävästä ja markkinoida kuntaa työnantajana. Usein riittää, että lehti-ilmoituksessa kerrotaan tehtävästä vain olennainen tieto ja ohjataan hakija sähköiseen työpaikkailmoitukseen. Sähköisessä ilmoituksessa voi kuvata tehtävää ja työyksikköä tarkemmin. Lehti-ilmoittelun pääpaino on kuntamarkkinoinnissa, yksittäisten tehtävien kuvaukset ja vaatimukset annetaan esim. lisätietona www-sivuilla. Jokaisen rekrytoinnin yhteydessä kannattaa kseen harkita ja vertailla esim. ilmoittelulehtien kustannuksia ja tavoitettavuutta. Kallista ilmoitusta ei kannata laittaa mediaan, jota tavoiteltu kohderyhmä ei käytä. Ulkoiseen hakuun tulevista avoimista työpaikoista tulee ilmoittaa myös työvoimatoimistoon. Työpaikka ei voi olla yhtä aikaa haettavana sekä sisäisessä että julkisessa haussa. Hakuilmoituksessa tulisi olla vähintäänkin seuraavat maininnat: kunta haettavana oleva virka/työsuhde kelpoisuusvaatimukset hakuaika kenelle hakemus on ositettava minne hakemus on toimitettava mikäli kyseessä on lasten parissa tehtävä työ, hakuilmoituksessa on mainittava myös velvollisuudesta toimittaa rikosrekistote varsinaisten kelpoisuusvaatimusten lisäksi hakuilmoituksessa voi olla mainita seikoista, joita pidetään valinnassa tärkeinä ja jotka vaikuttavat valintapäätökseen koeajasta ei tarvitse olla mainintaa hakuilmoituksessa hakuaika vähintään 14 vuorokautta ja päättyy haun viimeisenä päivä klo 15.45 kelpoisuusvaatimus merkitään verkkoilmoitukseen sanatarkasti; kelpoisuusvaatimuksia täydentäviä toivomuksia ei saa kirjata ehdottomina tehtävä kuvataan vaativuudeltaan ja mahdollisuuksiltaan kiinnostavasti, mutta realistisesti, kuvauksessa on huomioitava mahdollisen haastattelun ja henkilöarvioinnin tavoitteet vakinaiset tehtävät on ilmoitettava myös virallisten kuulutusten ilmoitustaululla Sähköinen työpaikkakohtainen hakemuslomake sisäisen haun hakemuslomake löytyy kunnan intranet-osoitteesta 4
julkisen haun sähköinen hakemuslomake löytyy kunnan internet-osoitteesta sähköisen hakemuslomakkeen käyttömahdollisuudesta on aina ilmoitettava paikkaa koskevassa ilmoituksessa Kirjallinen hakemus kunnallisia viranhaltijoita koskevassa laissa edellytetään, että virkoja on aina haettava kirjallisesti sähköpostina tai telekopiona lähetetty hakemus täyttää sähköisen asiakirjan vaatimukset, kännykän tekstiviesti ei Hakemusten julkisuus Hakemuksen saavuttua virnaomaiselle tulee siitä julkinen, josta on pyydettäessä annettava tietoa. Yleensä viestintävälineet kunnioittavat hakijan pyyntöä ettei nimeä julkisteta. Hakemusten täydentäminen Mikäli hakemus on puutteellinen, työnantajan on pyydettävä täydennyksiä ja lisäselvityksiä hakemukseen. Työnantajan on ilmoitettava hakijalle kohtuullinen määräaika, jonka puitteissa hakijan on mahdollista täydentää hakemustaan. Hakemuksen tulee saapua ja hakijan tulee täyttää kelpoisuusvaatimukset hakuajan päättymiseen mennessä Hakijoiden vertailu Hakijayhteenveto toimii valintapäätöksen perusteena ja on siksi tehtävä huolella ja kaikkien hakijoiden osalta tasapuolisesti ja yhdenvertaisesti. Yhteenvetoon kerätään tiedot kaikkien hakijoiden koulutuksesta, valintaan vaikuttavasta työkokemuksesta ja kelpoisuuden täyttymisestä. Yhteenveto hakijoista tulee julkiseksi vasta valintapäätöksen jälkeen. se voidaan pyydettäessä lähettää tehtävää hakeneille henkilöille. HUOM! Valinnan tekevä hallintokunta/viranhaltija voi päättää hakuajan pidentämisestä, kokonaan uudesta hakumenettelystä tai viran täyttämättä jättämisestä. Virka voidaan julistaa uudelleen haettavaksi, jos kelpoisuusvaatimukset täyttäviä hakijoita ei ole tai hakijoita on vain muutama tai jos muuten katsotaan tarpeelliseksi saada uusia hakijoita. Uusintahaun yhteydessä on mainittava, otetaanko aikaisemman haun perusteella tulleet hakemukset huomioon automaattisesti vai pitääkö kaikkien hakijoiden toimittaa uudet hakemukset. Virka voidaan myös em. syistä päättää jättää täyttämättä, vaikka se on ollut julkisesti haettavana. Haastattelut Haastattelu on keskeisin osa rekrytointiprosessia. Hakijaa ei ole syytä valita tehtävään ilman henkilökohtaista tapaamista. Haastattelu on totuudenhetki niin työnantajan edustajalle kuin hakijallekin. Työhaastattelussa luodaan ensimmäiset ja ehkä voimakkaimmat käsitykset molemmin puolin. Hakija saa kuvan työnantajan edustajasta, tehtävistä ja odotuksista oman panoksensa suhteen. Haastattelija taas selvittää hakijakandidaatin kyvyt ja sopivuuden tehtävään ja organisaatioon. Haastatteluryhmän muodostavat vähintäänkin päätöksentekijä ja esittelijä sekä ao. työyksikön esimies. Haastattelija on arvioija, jonka pitää osata kysyä, kuunnella ja tehdä huomioita yhtä aikaa. Ymmärtämisen halu, varaukseton ja valpas mieliala, avoin ja vastaanottavainen mieli edesauttavat onnistunutta haastattelua. 5
Yhteenvetoluettelosta ilmenevä osaaminen, pätevyys ja työkokemus ratkaisevat, keitä kutsutaan haastatteluun. Tasa-arvolaki ja muut syrjintää kieltävät säännökset pitää ottaa huomioon siten, että haastatteluun kutsutaan muodollisesti ansioituneimmat hakijat. Haastattelun tarkoituksena on selvittää mm. hakijan valmiudet perusteet työnhakuun työnantajan ja työnhakijan odotukset työnantajan ja työnhakijan suunnitelmat tausta elämäntilanne ominaisuudet vahvuudet kehittämisalueet vuorovaikutustaidot Haastattelut ovat luottamuksellisia ja niihin on syytä valmistautua huolellisesti. Haastateltavalta saa kysyä kaikkea työhön liittyvää ja vain työhön liittyvää. Työnhakijaa koskevat henkilötiedot on kerättävä ensisijaisesti hakijalta itseltään. Kiellettyjä kysymyksiä ovat esim.: yksityiselämään liittyvät asiat henkilökohtaiset asiat perhesuhteet perhesuunnitelmia varottava tyisesti vapaa-aikana tapahtuva tupakointi ja alkoholin kohtuukäyttö eivät yksityisyydensuojalain mukaan ole sellaisia työsuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja, jotka liittyvät osapuolten oikeuksiin tai velvollisuuksien hoitamiseen, mutta mikäli tehtävän tyisluonne kuitenkin vaatii, nämäkin kysymykset ovat sallittuja ja jopa asiaankuuluvia. Testit Perheasioiden utelulta välttyy, kun kysyy: Miten Sinulta onnistuu työn ja vapaa-ajan yhdistäminen? Haettavana olevan tehtävän vaatimukset määrittävät sitä, millaista osaamista ja millaista persoonaa ollaan etsimässä. Tämä puolestaan vaikuttaa siihen, miten hakijoita haastatellaan ja mitä heiltä kysytään. Haastattelun pmmäisin tarkoitus on saada kuva haastateltavan suorituskyvystä tulevassa työssä, ei niinkään siitä, mikä hän on nyt. Kun haastattelut on suoritettu, arvioijien on syytä mahdollisimman pian käydä keskenään arviointikeskustelua, jossa itse kunkin omat muistiinpanot ja huomiot ovat tuoreina käytettävissä keskustelun pohjana. On tavallista, että henkilöt ovat tulkinneet vastauksia tavoin ja joskus heillä on vastakkaiset näkemykset siitä, kuka ehdokkaista on soveliain. Päätöksen tukena keskeisiä avaintehtäviä ja vaativia esimiestehtäviä täytettäessä voidaan käyttää soveltuvuusarviointeja ja testejä. Niiden tavoitteena on ennustaa henkilön suoriutumista mahdollisessa uudessa tehtävässä. Arvioinnissa pyritään pääsemään selville henkilön tavoista toimia ja ajatella, hänen kyvyistään ja hänen osaamisestaan. Henkilöarvioinnin tekeminen edellyttää hakijan suostumusta. Työnantaja vastaa siitä, etteivät henkilöä koskevat tiedot joudu ulkopuolisiin käsiin ja siitä, ettei niitä omassa organisaatiossa käytetä väärin. Soveltuvuusarvion tiedot tulee antaa aino- 6
astaan sille mahdollisimman suppealle piirille, joka tosiasiallisesti tekee valintapäätöksen. Halutessaan hakijan tulee saada itseään koskeva arvio joko suullisena tai kirjallisena. VALINTAPÄÄTÖS Päätösvaiheessa otetaan esiin haastattelun yhteydessä täytetyt lomakkeet, muistiinpanot ja kriteluettelot. Mietitään, mitkä osaamisalueet ja ominaisuudet ovat työn kannalta todella tärkeitä, mitkä vähemmän tärkeitä ja mitkä eivät lainkaan tärkeitä. Tässä vaiheessa kannattaa huomioida, että perehdytyksellä ja koulutuksella voidaan joissain tapauksissa korvata pienet osaamispuutteet, jos henkilö on muuten sopiva. Valinnan on aina kohdistuttava pätevimpään ja sopivimpaan hakijaan. Näin vältytään mahdolliselta muutoksenhakumenettelyltä. Jos muodollisesti ansioitunein hakija ei tule valituksi, on syytä varautua mahdollisiin syrjintäväitteisiin ja kanteisiin. Näihin voidaan vastata tuomalla esille ne hyväksyttävät syyt, miksi muodollisesti ansioituneinta hakijaa ei valittu. Syyt voivat perustua esim. saatuihin kokemuksiin työelämässä tai haastattelussa esiin tulleisiin tehtävän hoitamisen kannalta oleellisiin seikkoihin. Tämänkin vuoksi on järkevää dokumentoida koko hakuprosessi kirjallisesti. Henkilövalintaa koskevan päätöksen tulee sisältää seuraavat asiat: Perusteluosa selvitys hakumenettelyn kulusta ja päättäjän toimivallasta haettavana olleen viran/toimen tehtävänimike, mahdollinen vakanssinumero ja kelpoisuusvaatimukset määräaikaisessa täytössä määräaikaisuuden perustelut hakijoiden keskinäinen vertailu esitys valittavasta henkilöstöä ja valinnan perustelut myös yleiset nimitysperusteet - taito, kyky ja koeteltu kansalaiskunto tulee todeta päätöksessä Päätösosa valitun ja mahdollisesti varalle valitus henkilön nimi ja ammatti/tutkintotieto sijoituspaikka palvelussuhteen alkaessa mahdollinen palvelusuhteen alkamisajankohta ja kesto koeajan soveltaminen palkan määräytymisen perusteet tai tehtäväkohtainen palkka tarvittaessa ehtolause lääkärintodistuksen toimittamisesta tarvittaessa ehtolause rikosrekistotteen esittämisestä tarvittaessa ehtolause huumausainetestitodistuksen toimittamisesta Koeajasta virkasuhteessa koeajan käyttämiseen ei tarvita viranhaltijan suostumusta. Viranhaltijan koeaika voi olla enintään kuusi (6) kuukautta, mutta vuotta lyhemmissä määräaikaisissa virkasuhteissa enintään puolet virkasuhteen kestosta työsuhteessa työnantajan edustaja ja työntekijä voivat työsopimuksessa sopia enintään neljän (4) kuukauden mittaisesta koeajasta, mutta kahdeksan kuukautta lyhemmässä työsuhteessa enintään puolesta työsuhteen kestosta Varalle valitsemisesta Valintapäätöksessä saattaa olla perusteltua varautua siihen, että tehtävään valittu henkilö ei voikaan ottaa tehtävää vastaan. Näin ollen on perusteltua valita yksi tai useampi henkilö varalle. Huomioitava, että varalle valinta on sitova. 7
Päätöksen perustelemisesta hallintolaissa säädetään yleisesti päätöksen perustelemisesta. Laki edellyttää viranomaisten henkilöstövalintoja koskevien päätösten perustelemista. Kuitenkin mikäli päätöksen tekee kunnallinen monijäseninen toimielin, päätös voidaan jättää lain mukaan perustelematta, mutta avoimuuden ja kuntaimagon vuoksi myös toimielimen henkilöstöpäätökset on syytä perustella. Valinnasta ilmoittaminen ilmoitus päätöksestä annetaan kaikille hakijoille, puhelu valitulle ja kohtelias kirje valitsematta jääneille muutoksenhakuohjeineen. valitulle annetaan ohjeet työhöntulotarkastuksen varaamisesta työterveyshuollosta, lääkärintodistuksen ja mahdollisen rikosrekistotteen ja huumetestitodistuksen toimittamisesta Valinnan vahvistaminen jos valinta on tehty ehdollisena, tulee llisellä hallintopäätöksellä todeta joko valintapäätöksen vahvistaminen tai raukeaminen. PALVELUSSUHTEEN ALKAMINEN Työsopimus tehdään kirjallisesti ennen työn aloittamista tai välittömästi työn alkaessa mikäli työsuhde on voimassa yli yhden kuukauden, on työnantajan edustajan annettava työntekijälle kirjallinen selvitys työnteon keskeisistä ehdoista; tämä toteutuu työsopimuslomakkeen huolellisella täyttämisellä molemmat osapuolet allekirjoittavat työsopimuksen Viranhoitomääräys sisältää vähintään o työpaikan virkasuhteen alkaessa o virkanimikkeen o mahdollisen määräaikaisuuden perusteen o virantoimituksen alkamisajankohdan o pääasialliset tehtävät tai niiden määräytymisperusteet o palkkauksen perusteet llistä viranhoitomääräystä ei tarvita, jos viran täyttöpäätös on tehty päätöspöytäkirjalla, josta käyvät ilmi edellä todetut asiat. Työhöntulotarkastus vakinaiseen palvelusuhteeseen otettavalta henkilöltä edellytetään aina työhöntulotarkastus mikäli työntekijä siirtyy kunnan sisällä tehtävästä toiseen, vaaditaan työhöntulotarkastus harkinnan mukaan määräaikaiselta henkilöstöltä edellytetään työhöntulotarkastus, mikäli palvelussuhde kestää yli yhdeksän (9) kuukautta Virka- ja työsuhteeseen liittyvien oikeuksien alkaminen virkasuhde alkaa virkasuhteeseen ottamista koskevan toimivaltaisen viranomaisen päätöksen tekemisestä, mutta viranhaltijan oikeudet ja velvollisuudet sen sijaan alkavat siitä päivästä lukien, kun viranhaltija tosiasiallisesti ryhtyy virkatehtäviään hoitamaan eli virantoimitus alkaa työsopimussuhde alkaa työsopimuksen allekirjoittamispäivästä, mutta työntekijä oikeudet ja velvollisuudet alkavat sen sijaan siitä päivästä, kun työntekijä tosiasiallisesti ryhtyy työhön 8
SEURANTA Perehdyttäminen: katso Intra: sisäiset tukipalvelut -> henkilöstöpalvelut -> henkilöstötyön ohjeet -> perehdyttämisopas ja/tai Intra: säännöt ja ohjeet -> ohjeet -> henkilöstötyönohjeet -> perehdyttämisen ohjeistus ja perehdyttämiskortti (16.5.2006) Kehityskeskustelu: katso Intra: säännöt ja ohjeet -> ohjeet -> henkilöstötyönohjeet -> kehittämiskeskustelujen runko Lähtöhaastattelu: systemaattisella lähtöpalautteen keräämisellä saadaan taustatietoa henkilöstösuunnitteluun palaute toimii myös henkilöstön kehittämisen tukena henkilökohtainen haastattelu voi antaa syvempää tietoa lähdön syistä haastateltavalta tiedustellaan haluaako keskustella lähdöstään lähemmin vastuualueen johtajan tai henkilöstöpäällikön kanssa täytetystä lomakkeesta kopio johdon sihtelle 9
LÄHTÖHAASTATTELU Voidaksemme kehittää toimintaamme toivomme Sinulta palautetta työstäsi ja työyhteisöstäsi. Vastaa huolellisesti lomakkeen kaikkiin kysymyksiin. Nimi (ei pakollinen): Tehtävänimike: Työpiste: Saako vastauksista keskustella esimiehen kanssa? Esimiehen nimi ja puhelinnumero (ei pakollisia): Mistä lähtien olet ollut nykyisessä työssäsi kunnassamme? Siirrytkö nykyisestä työstäsi: vastuualueen sisällä toiseen työpisteeseen kunnan sisällä toiselle vastuualueelle vanhuuseläkkeelle työkyvyttömyyseläkkeelle toisen työnantajan palvelukseen, minne? (ei pakollinen) Rengasta sarakkeesta numero, joka parhaiten kuvaa, miten Sinä olet kokenut asioiden olevan omassa työyksikössäsi ja työssäsi. 1 =, 2 =, 3 =, 4 = 1. TYÖTEHTÄVÄ Työtehtävän tavoitteet olivat selkeät o 1 2 3 4 Työtehtävän sisältö vastasi odotuksiani 1 2 3 4 Työtehtävä vastasi koulutustani 1 2 3 4 Työnjako oli selkeä 1 2 3 4 Työmääräni oli sopiva 1 2 3 4 Minulla oli tarpeeksi aikaa saada työni tehdyksi 1 2 3 4 Työni oli monipuolista 1 2 3 4 Vaikutusmahdollisuudet työhön olivat hyvät 1 2 3 4 Työni edellytti uusien asioiden oppimista 1 2 3 4 Työssäni sain tehdä paljon laisia asioita 1 2 3 4 Työvälineeni olivat asianmukaiset 1 2 3 4 2. TYÖYHTEISÖ Yhteistyö esimieheni kanssa sujui hyvin 1 2 3 4 Sain riittävästi palautetta työstäni 1 2 3 4 10
Pystyin luottamaan esimieheeni 1 2 3 4 Esimieheni kohteli työntekijöitä ystävällisesti ja asianmukaisesti 1 2 3 4 Esimieheni tuki ja rohkaisi minua 1 2 3 4 Esimieheni kannusti työntekijöitä opiskelemaan ja kehittymään työssä 1 2 3 4 Sain riittävästi tietoa 1 2 3 4 Suhteeni työtovereihin olivat hyvät 1 2 3 4 Työpaikkani ilmapiiri oli hyvä 1 2 3 4 Työpaikkani oli kannustava 1 2 3 4 Työpaikallani arvostettiin työtäni 1 2 3 4 Pystyin todella luottamaan ihmisiin työpaikallani 1 2 3 4 Fyysinen työympäristöni oli ajanmukainen 1 2 3 4 Suosittelisin kuntaa työpaikaksi ystävilleni 1 2 3 4 3. KEHITTYMISMAHDOLLISUUDET Kehittymiseeni ja koulutukseeni panostettiin riittävästi o 1 2 3 4 Työssäni oli hyvät etenemismahdollisuudet 1 2 3 4 Kehityskeskusteluja käytiin tarpeeksi 1 2 3 4 Kehityskeskusteluista oli minulle hyötyä 4. PALKKA Palkkataso vastasi odotuksiani o 1 2 3 4 Palkkakehitys vastasi odotuksiani 1 2 3 4 Henkilökohtaisesta osaamisesta/taidoista palkittiin riittävästi 1 2 3 4 Hyvistä tuloksista palkittiin riittävästi 1 2 3 4 5. MUUTA Työaikani oli sopiva o 1 2 3 4 Työmatkani oli sopiva 1 2 3 4 Henkilökohtaiset syyt (esim. perhe) eivät vaikuttaneet poislähtööni 1 2 3 4 6. KIRJOITA OMIN SANOIN OLEELLISIMMAT LÄHTÖÖSI VAIKUTTANEET SYYT TÄRKEYSJÄRJESTYKSESSÄ 1. 2. 3. KIITOS PALAUTTEESTA! 11
HAASTATTELUN APUKYSYMYKSIÄ 20 tavallisinta kysymystä työhaastattelussa: 1. Mitkä ovat pitkän ja lyhyen tähtäimen tavoitteesi ja miten aiot ne saavuttaa? 2. Mitä uskot tekeväsi viiden vuoden kuluttua? 3. Mitkä ovat uratavoitteesi? 4. Mitkä ovat vahvuutesi ja heikkoutesi? 5. Mikä motivoi sinua panostamaan kaikkesi? 6. Miksi meidän pitäisi palkata sinut? 7. Mitkä ovat ne sinun ominaisuudet, jotka ovat tärkeitä tässä työssä? 8. Mitä uskot menestymisen meidän yhteisössämme vaativan? 9. Mistä saavutuksistasi olet kaikkein ylpein? 10. Miksi valitsit juuri sen alan, jota olet opiskellut 11. Mitä muuttaisit uravalinnassasi, jos voisit? 12. Millaisessa työympäristössä mieluiten työskentelisit? 13. Miten toimit paineen alaisena? 14. Mitä tiedät yhteisöstämme? 15. Oletko valmis muuttamaan paikkakuntaa työn vuoksi? 16. Oletko halukas matkustamaan työn vuoksi? 17. Miksi hait juuri tätä työpaikkaa? 18. Mitä ongelmia olet kohdannut ja miten olet ne selvittänyt? 19. Miten arvioit ja valitset toivetyöpaikkasi? 20. Miten kuvailisit itseäsi lyhyesti? HAASTATTELUJEN AIHEPIIRIT JA HAASTATTELYUKYSYMYKSIÄ Hakijan tausta, pätevyys ja koulutus Kuvaile itseäsi lyhyesti Mitä teet tällä hetkellä? Miksi valitsit sen alan, jota olet opiskellut? Mitkä ovat vahvuutesi ja heikkoutesi? Mitkä ovat harrastuksesi? Miten uskot koulutuksesi soveltuvan hakemaasi tehtävään? Motivaatio ja odotukset Miksi haet tätä työpaikkaa/ miksi olet vaihtamassa työpaikkaa? Mikä motivoi sinua työntekijänä/työssäsi? Mitä odotat hakemaltasi työtehtävältä? Sosiaaliset taidot ja stressinsietokyky Miten toimit paineen alaisena? Kerro esimerkki ongelmatilanteesta ja miten siitä selvisit? Sovitko ryhmätyöskentelyyn vai itsenäiseen työskentelyyn? Millainen on mielestäsi hyvä esimies? Miten käsittelet hankalia asiakkaita/työtovereita? Organisaatiotietämys työtehtävään liittyvät kysymykset Mitä tiedät kunnastamme/hallintokunnastamme? Miten voit olla hyödyksi kunnallemme/hallintokunnallemme? Atk-taitosi ja raportointikykysi? Millaisessa työympäristössä työskentelet mieluiten? Oletko valmis matkustamaan työn takia? Oletko valmis joustamaan työajoissa? Onko sinulla joitain rajoitteita, jotka voisivat vaikuttaa työskentelyysi? 12
Oppiminen ja uran valinta Mitä olet oppinut aiemmista työpaikoistasi? Mitä muuttaisit uravalinnassasi jos voisit? Mistä saavutuksestasi olet tyisen ylpeä? Mitkä ovat pitkän tähtäimen suunnitelmasi/mitä aioit tehdä viiden vuoden päästä? Miten aiot saavuttaa asettamasi tavoitteet? Mitä haluat kysyä meiltä? HAASTATTELUMALLI YLEISKYSYMYKSIÄ JA LISÄKYSYMYKSIÄ ESIMIEHILLE 1. Miten olet yleensä menestynyt koulussa/opiskelussa? mikä oli koulussa menestymisen salaisuus mikä tuon yhden arvosana tiputti mikähän venyytti opiskeluaikaa 2. Mitä teet nykyisessä työssäsi+ minkä kokoisia ovat vetämäsi hankkeet mikä on oma vastuualueesi minkä suuruinen budjetti sinulla on onko sinulla alaisia 3. Miten viihdyt nykyisessä tehtävässäsi? mitkä ovat nykytehtävän plussat ja miinukset 4. Kävisitkö lyhyesti läpi edelliset työpaikkasi? 5. Miten päädyit nykyiseen tehtävääsi? 6. Minkälainen kuva sinulla on tästä tehtävästä? 7. Miksi haet tätä tehtävää? 8. Mitä jos tällä kerralla ei tärppää? 9. Mikä on yleistilanteesi? 10. Mistä tämä hakuprosessi lähti liikkeelle? 11. Mitä ehkä menetät, kun jätät nykyiset tehtäväsi? 12. Mitä odotat uudelta esimieheltäsi/työtovereitasi/alaisiltasi? 13. Miten sinun pitäisi kehittää itseäsi tehtävää varten? 14. Mitä taitoja ja valmiuksia sinus tarvitsisi kehittää? 15. Onko sinulla vielä jotain kysyttävää/mielessäsi? Askarruttaako si jokin asia? Lisäkysymykset esimiehille kuvaile johtamistyyliäsi minkälaiselta johtamistyylisi näyttä alaistesi silmissä? joskus alaisen käytös saa väistämättä suuttumuksen pintaan; mikä saa sinus pulssisi kohoamaan? minkälainen esimies olisi hyvä itsellesi? mitkä ovat mielestäsi esimiestyön keskeiset ongelma alueet? kuvaile tehottoman johtajan piirteitä 13
HAASTATTELURUNKO Haastateltavan nimi: KOULUTUS JA OPINNOT 1. Peruskoulutus 2. Jatko ja täydennyskoulutus 3. Miten tulit valinneeksi tämän alan? NYKYINEN TYÖPAIKKA 1. Mikä on nykyisen työn sisältö? 2. Miten viihdyt nykyisessä työssäsi? 3. Kuka on nykyinen esimiehesi? 4. Miten yhteistyö nykyisen esimiehesi kanssa sujuu? 5. Mitä yleensä odotat omalta esimieheltäsi? 6. Miten näet suhteesi työtovereihin alaisiin? KESKUSTELUA OSAAMISESTA JA AMMATTITAIDOSTA 1. Mitkä ovat vahvuuksiasi nykyisessä työssäsi? 2. Mitä taitoja/osaamista haluaisit kehittää? 3. Millaista osaamista tulet todennäköisesti tarvitsemaan tulevaisuudessa? 4. Miten seuraat oman alasi kehitystä? 5. Mistä muista asioista olet kiinnostunut? MOTIVAATIO 1. Miksi haluat vaihtaa työpaikkaa? 2. Miksi haet juuri avoinna olevaa työpaikkaa? 3. Mikä haettavassa työssä kiinnostaa? 4. Millaiset asiat yleensä motivoivat sinua työssä? 5. Millaiset tilanteet turhauttavat? 6. Mitä työ sinulle merkitsee? YHTEISTYÖTAIDOT 1. Työskenteletkö mieluummin yksin vai ryhmässä? 2. Oletko joutunut tekemisiin ns. vaikeiden ihmisten kanssa? Miten ole selviytynyt? ITSE ESIMIEHENÄ 1. Miten kuvailisit tapaasi toimia? 2. Mitkä ovat vahvuuksiasi esimiehenä? 3. Mitkä ovat kehitettäviä alueitasi esimiehenä? 4. Millaista palautetta olet saanut esimiestyöstäsi? 5. Millaiset tilanteet koet tyisen haasteellisiksi esimiestyössä? 6. Mitä odotat henkilöstöltäsi? Tarkoituksena on, että haasteltava puhuu väh. 70 % ja haastattelijat 30 % 14
YLEISIMPIÄ HAASTATTELUKYSYMYKSIÄ Mitä tiedät kunnasta/työpaikasta, johon olet hakeutumassa? Mitä uskot menestymisen meidän kunnassamme/työyksikössämme vaativan? Miten kuvailisit itseäsi lyhyesti? Mitkä ovat vahvuutesi ja heikkoutesi? Mitkä ovat urasuunnitelmasi lyhyellä ja pitkällä aikavälillä? Mitä tavoittelet elämässäsi ja työssäsi? Miten olet saavuttanut ja aioit saavuttaa asettamasi tavoitteet? Mitä työn sisältö ja palkka merkitsevät sinulle? Miksi haet juuri tätä paikkaa? Miksi olet valinnut tämän ammatin? Mitä olet oppinut aiemmissa työpaikoissa? Miksi haluat jättää nykyisen työpaikkasi? Minkälainen on mielestäsi hyvä työpaikka? Miten voit hyödyntää koulutustasi ja kokemustasi tässä työssä? Jos voisit valita vapaasti, minkä ammatin valitsisit? Osaatko johtaa? Oletko luova? Mikä motivoi sinua? Mikä on suurin onnistumisesi ja epäonnistumisesi? Miten toimit paineen alaisuudessa? Millainen on mielestäsi hyvä esimies? millaisessa työympäristössä mieluiten työskentelisit? Työskenteletkö mieluummin yksin vai ryhmässä? Työskenteletkö mieluummin asioiden vai ihmisten kanssa? Mitä ongelmia olet kohdannut ja miten olet selvittänyt ne? Millaisena työtovt sinua pitävät? Millaisessa tilanteessa menetät malttisi? Mitkä ovat tarpeet perheesi ja vapaa ajan suhteen? Miksi juuri Sinut pitäisi valita? 15