Tietojohtamisen ja kokonaisarkkitehtuurin tarve valtioneuvostossa Pääjohtaja, dosentti, OTT Tuomas Pöysti/VTV 10.3.2009
Sisältö ja teesit Hallinnon tulevaisuudenkuva on informaatiohallinto (prof. Victor Mayer-Schönberger) Tietojohtaminen on olennainen osa kestävää tuottavuustyötä ja tehokkuuden ja vaikuttavuuden parantamista Tietojohtamista tarvitaan paremman sääntelyn toteuttamiseksi käytännössä Valtion konsernitasoinen tietojohtaminen ja valtioneuvoston tietojohtamisverkosto ovat olennainen osa konsernimaista IT toimintaa. Tietojohtaminen edellyttää IT:n ja informaatiohallinnon kehittämisen yhdistämistä perusprosessien ja toimintojen kehittämiseen eli näkemistä hallintopolitiikan strategisena menestystekijänä Valtioneuvosto tarvitsee verkostomaisen ja ketterän mutta yhtenäisen ja avoimen arkkitehtuurin 2
Mitä on tietojohtaminen Ei ole yhtä tietojohtamisen määritelmää Käytännössä ja teoriassa on useita eri lähestymistapoja tietojohtamiseen: tekninen ja järjestelmäkeskeinen: päätöksenteon tukijärjestelmät ja asiantuntijajärjestelmät informaatioprosessi- ja dokumentaatiokeskeinen: eksplisiittisen dokumentoidun tiedon hallinta ja tehokas hyödyntäminen organisaatiossa kognitiivinen johtaminen: kilpailu- ja suorituskyvyn johtaminen sekä tietämyksen ja tiedonhallinnan merkitys siinä monitieteellinen ja integroitu lähestymistapa yhteiskuntatieteellinen, erityisesti talous- ja hallintotieteellinen sekä humanistinen näkökulma oikeudellinen ja oikeustieteellinen: oikeusinformatiikan näkökulma 3
Tietojohtaminen Tietojohtaminen tarkoittaa periaatteita sekä tekniikoita, prosesseja ja käytäntöjä, joiden mukaan tiedon ja tietämyksen luominen, haku, levittäminen ja hyödyntäminen organisaatiossa, organisaatioiden välillä ja organisaation toiminta- ja yhteistyöverkostoissa on järjestetty Ei siis ole pelkästään tietohallintoa ja IT järjestelmiä koskeva kysymys Tietojohtamisen kehittäminen on välttämättä osa organisaation yleistä kehittämistä Ulkoinen ja sisäinen näkökulma tietojohtamiseen Valtioneuvoston, eduskunnan ja kansalaisten sekä sidosryhmien välinen suhde: informaatiohallinnon aktiivinen kansalaisuus (e-demokratia, i-demokratia) Valtioneuvoston sisällä valtioneuvoston toiminnan vaikuttavuuden ja tehokkuuden parantaminen tietojohtamisen menettelyillä 4
Tietojohtamisen tarve: kansanvaltainen näkemysvalta Näkemysvalta eduskunnan vallan muotona: agendan asettaminen Näkemysvalta hallituksen vallan ja vaikuttamisen muotona: yhteiskunnan, talouden ja lainsäädännön kehittämisen tulevaisuuden linjat, hallituksen poliittinen agenda ja sen perustelut Näkemysvallan yhdistäminen lainsäädäntö- ja budjettivallan sekä hallitusvallan käyttöön ennakoinnin, arvioinnin ja tutkimuksen yhdistäminen Pohjoismainen ideaali sekä julkisuusperiaatteen taustalla oleva ajatus valistuneesta hallinnasta. joka perustuu avoimeen ja valistuneeseen keskusteluun Eduskunnalle tietoa ja informaatiota Näkemyksen tehokas kokoaminen ja tehokas toteuttaminen valtioneuvostossa 5
Miksi: tehokkuus ja vaikuttavuus sekä laatu Hallituksen ja hallinnon työ on olennaisilta osiltaan informaation prosessointia Tietämyksen hyödyntäminen ja informaation tehokas kulku strategian onnistuneen toteuttamisen ehtona Strategiset pääomat ja tehokkaampi ongelmanratkaisu taloudelliset ja henkilöstöresurssit informaatioresurssit, dokumentoitu tieto osaaminen: hiljainen tieto ja intuitiivinen tieto ongelmanratkaisussa ja sen arvioinnissa Ns. evidence based policies, arviointi- ja ennakointitiedon tehokas hyödyntäminen erilaisissa prosesseissa ja eri tarpeisiin Tietojohtamisen menettelyillä voidaan hoitaa myös laadullisia kontrolleja. Tietojärjestelmät itsekin voivat tosiasiassa ohjata laadun ja tiedon hyödyntämisen kannalta optimaalisiin työtapoihin 6
Tietojohtamisen kehittäminen on olennainen osa kestävää tuottavuustyötä Päällekkäisen ja kaksinkertaisen työn sekä hitaan manuaalisen työn poistaminen Informaation ja tietojohtamisen avulla voidaan laajempia kokonaisuuksia hallita nykyisellä tai jopa vähemmällä henkilöstömäärällä Tuottavuuskehitys on riippuvainen sijoituksista taloudelliseen kompetenssiin, johon kuuluvat muun muassa tietovarannot Hierarkia ja sektoroituminen ovat olennainen osa perinteisen byrokratian toimintamallia Siirtyminen verkkomaiseen toimintatapaan ja logiikkaan edellyttää uudenlaista, yhteisiä näkökohtia ja tietovarantoja korostavaa näkökulmaa Valtioneuvoston resurssien käytön ja vaikuttavuuden haasteet ovat horisontaalisia: sektorirajat ylittäviä 7
Parempi sääntely edellyttää tietojohtamista ja IT:n kehittämistä Informaatio ja tieto sekä tietojärjestelmät ovat tärkeitä lainsäädännön toimeenpanossa tiedottaminen säädösmassasta, lainsäädännön viestinnällinen tehokkuus lainsäädännöstä aiheutuvan hallinnollisen taakan keventäminen Valmistelun tehokkuus Valmistelun laatu säädöshuolto ja ristiriitojen välttäminen säädösten toimeenpano prosessikaaviona kuulemismenettelyt vaikutusarviointi hyvien valmistelukäytäntöjen levittäminen ja mallintaminen Informaatiohallinta ja e-demokratia valtioneuvoston prosesseissa ovat huomattavan kehittymättömiä 8
Kokonaisarkkitehtuurityö tietojohtamisen välineenä Kokonaisarkkitehtuurityö on johtamisen ja strategisen kehittämisen väline Kokonaisarkkitehtuurissa määritellään, miten IT ja informaatiojärjestelmät, organisaation prosessit ja toimintayksiköt ja henkilöstö toimivat kokonaisuutena Pitkälti muuta kuin tietojärjestelmä- ja IT kysymys eli olennaisesti osa hallintopolitiikkaa Puuttuva ja osaksi heikko konserniajattelu voivat heikentää mahdollisuuksia Käyttäjälähtöisyys hyväksi mutta useat VN käyttäjät heikosti tietoisia niistä mahdollisuuksista, joita IT tarjoaa Määritellään tietorakenteet ja informaatioprosessit Määritellään yhteydet hallintopolitiikkaan ja eri toimijoiden vastuisiin 9
Valtioneuvostossa tietojohtaminen tarkoittaa käytännön toimina Valtioneuvoston yhteisten poikkihallinnollisten prosessien ja niihin liittyvien informaatioprosessien sekä niiden johtamis- ja kehittämisvastuiden määrittelyä Olennaisten yhteisten tietotarpeiden määrittelyä kansalaisten, eduskunnan ja hallinnon sidosryhmien sekä ministeriöiden ja hallinnon sisäisten suhteiden kannalta Tärkeiden metatietojen ja tietorakennemäärittelyiden tekemistä konsernitasolla ja tämän työn vastuuttamista Metatietojen ja tietorakenteiden määrittelyn, IT:n kehittämisen ja toiminnan kehittämisen tarkastelua yhdessä Tietojohtamisen menetelmiä toteuttavia yhteisiä konsernipalveluita valtioneuvoston sisällä, valtioneuvoston ja eduskunnan välisessä suhteessa sekä hallinnon suhteessa kansalaisiin valtioneuvoston perustuslaillisen tehtävän vuoksi yhteiset rajapinnat, prosessit ja tietovarannot eduskunnan kanssa erittäin tärkeitä 10
Valtioneuvoston perusprosessit Yhteiskuntapolitiikan strategioiden valmistelu ja seuranta Toiminta- ja taloussuunnittelu, kehys ja talousarvioprosessi sekä tilinpäätöskertomus. Säädösvalmistelu ja sääntelyn arviointi Euroopan unionin ja kansainvälisten asiain valmistelu ja hoito Toimialan ja hallinnonalan ohjaus ja valvonta Ministeriökohtaiset erityistehtävät 11
Mihin toimenpiteet pitäisi suunnata Visio osaksi sähköisen demokratian ja informaatiohallinnon tavoitetilaa: talouspoliittisessa ministerivaliokunnassa käsitelty hallituksen kannanotto sähköisen asioinnin ja demokratian vauhdittamisohjelmasta ja valtion ja kuntien tietojärjestelmäarkkitehtuurin yhtenäistäminen Prosessien ja informaatioprosessien sekä tietorakenteiden ja metatietojen määrittely Konkreettiset mutta riittävän kunnianhimoisesti tulosta tuovat hankkeet ja niiden yhteydessä tietojärjestelmien toteutus yhteys eduskunnan halke:n tuloksena tuleviin kehittämishankkeisiin Haasteena, että informaation hallinnan säännöt muuttuvat nopeasti. Tarvitaan ketteräliikkeisyyttä Tietojohtamisen ja kokonaisarkkitehtuurityön vaikeutena valtioneuvostossa on verkostomaisen toimintatavan omaksuminen ja yhdistäminen osaksi hierarkkista ja voimakkaasti sektoroitunutta organisaatiota 12
Toimenpiteiden suuntaaminen Paremman sääntelyn tueksi tulevat hankkeet ja kehysja talousarvioprosessin tueksi tulevat tieto- ja skeemamäärittelyt ja järjestelmät pilotteina Koko valtion IT toiminnan ja sen resurssien yhdistäminen palvelemaan hankkeita. VIP:n voimavarojen tehokas hyödyntäminen ja riittävän koordinoitu kehittäminen Pelkästään prosessikeskeinen lähestymistapa ei riitä, koska samaa informaatiota ja tietoa käytetään useissa prosesseissa asiakirjat ja johtaminen prosesseittain tietovarannot, jotka mahdollistavat ristiinkäytön ja yhteiskäytön 13
Toimenpiteiden suuntaaminen Kokonaisarkkitehtuurin ja tietojohtamisen kehittäminen yhdistetään osaksi toiminnan ja hallinnon sekä niiden ohjausjärjestelmien kehittämistä Tietojohtamisen näkökulma yhdistetään myös osaamisen johtamiseen ja kehittämiseen 14
Mihin toimenpiteet pitäisi suunnata: ulkoinen ulottuvuus Ulkoinen ulottuvuus interaktiiviset palveluportaalit yhden luukun periaatteella sosiaali- ja terveydenhuollon ja hyvinvointipalveluiden ratkaisut ja näitä tukevat ratkaisut valtioneuvoston ja sen ministeriöiden yhtenäinen ilme ulospäin valtioneuvoston yhtenäinen e-demokratia ja verkkoosallistuminen 15
Eräitä konkreettisia toimenpiteitä Tietojohtaminen osaksi paremman sääntelyn toimenpiteitä: ministeriöille yhteinen säädösvalmistelun työväline, joka perustuu rakenteisten asiakirjojen tuottamiseen VNK julkaisussa 6/2008 olevien ehdotusten toteuttaminen kohti hypertekstilainsäädäntöä metatietojen hyödyntäminen säädösvalmistelussa vaikutusarvioinnin yhteiset tietovarannot ja perusskenaariot, kustannushyötymalli hallinnollisen taakan tarkistamiseen väline valtioneuvostotason sähköiset työryhmätilat sähköinen kuulemismenettely ja vaikutusarviointiasiakirjojen sekä kuulemisasiakirjojen tuottaminen - integrointi osaksi uutta suomi.fi -järjestelmää Lainvalmistelijan yhteinen työpöytä ja tietoympäristö VN:n sisällä yhteys eduskuntaan 16
EU valmistelu Pisimmälle koordinoitu ja yhtenäisen tietojärjestelmän varaan rakennettu prosessi Ennakoinnin ja ennakoivan vaikuttamisen tarpeet vahvemmin huomioon: integrointi säädösvalmistelun kanssa 17
Kehys- ja talousarvio- sekä valtion tilinpäätöskertomusprosessi Kehys- ja talousarvioprosessin tietojärjestelmähanke vireillä Tärkeää saada yhteinen tietovaranto, joka ministeriöiden, VM:n ja esitysten valmistuessa myös eduskunnan (ja VTV:n) käytössä Rajapinta säädösvalmisteluun ja säädösten vaikutusarviointiin tärkeä 18
Tietojohtaminen valtioneuvostossa Edellyttää kärsivällistä ja pitkäjänteistä kehittämistyötä Toteuttaa pohjoismaista hallinto- ja yhteiskuntaihannetta Parantaa toiminnan taloudellisuutta, tuottavuutta sekä vaikuttavuutta ja laatua Työhön olisi aihetta reippaasti tarttua vaikka perusvastuiden löytäminen ja määrittely saattaa olla aluksi vaikeaa Kehittämistyö tarvitsee riittävän tuen ja myös konkreettisia voimavaroja; investoinnit järkevästi tehtyinä kuitenkin maksavat itsensä takaisin 19