1 (6) YHTEISTOIMINTASOPIMUS MAAKUNNALLISESTA HANKINTAYHTEISTYÖSTÄ 1. Sopijapuolet Allekirjoittaneet Imatran ja Lappeenrannan kaupungit, sekä Lemin, Parikkalan, Rautjärven, Ruokolahden, Savitaipaleen, Taipalsaaren kunnat, Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä, Etelä-Karjalan koulutuskuntayhtymä, Saimia Oy, Saimaan talous- ja tieto Oy ja Saimaan Tukipalvelut Oy sopivat maakunnallisesta hankintayhteistyöstä seuraavaa: 2. Sopimuksen kohde ja tarkoitus Tällä sopimuksella, joka on kuntalain 76 :ssä tarkoitettu yhteistoimintasopimus, Lappeenrannan kaupungin hankintayksikkö (jälj. hankintayksikkö) kilpailuttaa tavaroita ja palveluja sopijapuolien yhteishankintoina, sekä toimii hankinta-asioiden asiantuntijana siten kuin tässä sopimuksessa on määritelty. Hankintayksikön ja sopijapuolien vastuut ja velvoitteet määritellään tässä sopimuksessa ja muissa tässä sopimuksessa erikseen mainituissa asiakirjoissa. 3. Maakunnallisen hankintayhteistyön tavoitteet Sopijapuolien hankintoja kehitetään keskittämällä yhteisesti sovittujen yhteishankintojen kilpailuttaminen, päätöksenteko ja sopimushallinta Lappeenrannan kaupungin hankintayksikköön. Keskeiset tavoitteet ovat: kustannustehokkuuden parantaminen o hankintaprosessien tehostamisella ja hankintojen suunnitelmallisuutta parantamalla o hankintavolyymien hyödyntämisellä hankintaosaamisen keskittäminen, lisääminen ja parempi hyödyntäminen hankintapalvelujen parempi saatavuus maakunnassa Sopijapuolet sitoutuvat kehittämään myös omia toimintatapojaan näiden tavoitteiden saavuttamiseksi. 4. Hankintayksikkö ja sen tehtävät Maakunnallisen yhteishankintayksikkönä toimii Lappeenrannan kaupungin hankintayksikkö, joka Lappeenrannan kaupungin erillishankintojen lisäksi hoitaa yhteisesti sovitut maakunnalliset yhteishankinnat, sote-hankintoja lukuun ottamatta. Hankintayksikkö vastaa ohjausryhmässä sovittujen yhteishankintojen kilpailuttamisesta, päätöksenteosta, sekä sopimustenhallinnasta. Lisäksi hankintayksikkö huolehtii Etelä- Karjalan hankintapalvelujen kilpailuttamien nykyisten yhteishankintasopimusten hallinnasta niiden loppuun saakka.
2 Yhteishankintoja toteutetaan määrällisesti siten, että hankintayksikön käytettävissä olevista resursseista noin 50 % suuntautuu yhteishankintojen, niihin liittyvien palvelujen, sekä sopimusosapuolille tässä sopimuksessa määriteltyjen asiantuntijapalvelujen toteuttamiseen. Sopimuksen voimaan tullessa olevat henkilöresurssit huomioon ottaen edellä oleva tarkoittaa, että yhteishankintoihin ja sopimusosapuolille tarkoitettuihin hankinta- asiantuntijapalveluihin käytetään keskimäärin kahden henkilön työpanos. Hankintayksikkö tarjoaa sopimusosapuolille paitsi mahdollisuuden osallistua maakunnan yhteishankintoihin, myös resurssiensa puitteissa hankintoihin liittyvää asiantuntijapalvelua. Asiantuntijapalvelut toteutetaan antamalla konsultaatiota ja tukea jäsenyhteisöille näiden omien hankintojen suunnittelussa, kilpailuttamisessa ja hankintoihin liittyvässä päätöksenteossa. Hankintayksikkö on osa Lappeenrannan kaupungin konsernihallintoa. Konsernihallinto on Lappeenrannan kaupunginhallituksen alainen, viranhaltijat ja työntekijät ovat palvelussuhteessa Lappeenrannan kaupunkiin. Yhteishankintojen ohjausta varten perustetaan ohjausryhmä johon kukin sopijapuoli nimeää edustajansa. Ohjausryhmän tehtävät määritellään erikseen tässä sopimuksessa. 5. Toimintaperiaatteet Ohjausryhmän linjauksiin perustuvat yhteishankinnat tulee olla suuria kokonaisuuksia joiden ohjausryhmä katsoo olevan maakunnallisesti strategisesti ja kokonaistaloudellisesti perusteltuja. Hankinta voidaan toteuttaa tässä tarkoitettuna maakunnallisena yhteishankintana jos hankintaan osallistuu vähintään kolme sopijapuolta. Yhteistoimintasopimuksen alkaessa käytössä olevilla henkilöstöresursseilla hankintayksikön tavoitteena on vuosittain hoitaa noin kymmenen maakunnallista yhteishankintaa. Sopijapuolet sitoutuvat noudattamaan yksikön tekemiä yhteishankintoja koskevia hankintasopimuksia ja puitejärjestelyjä siltä osin kuin ovat niihin mukaan ilmoittautuneet. Sopijapuolet voivat huolehtia, että myös niiden tytäryhteisöt, säätiöt ja liikelaitokset ohjeistetaan suorittamaan hankinnat tämän sopimuksen mukaisesti. Hankintayksikkö ylläpitää jäsenyhteisöjen käytössä olevaa sähköistä järjestelmää / alustaa (ekstranet tai vastaava), joka sisältää hankintoja ja kilpailutuksia koskevaa tietoa, asiakirjapohjia ja hankintojen toteutusta tukevaa ohjeistusta. Sähköisellä alustalla tiedotetaan lisäksi maakunnallisista yhteishankintasopimuksista, kilpailutuskalenterista, hankintaprosessien etenemisestä, sekä muista maakunnalliseen hankintatoimintaan liittyvistä asioista. Sähköisen alustan kehittämistä ja sisältöä koskevat linjaukset päätetään yhteistyössä sopimusosapuolten kesken yhteishankintojen ohjausryhmässä. Lisäksi hankintayksikkö järjestää vuosittain sopimusosapuolten edustajille suunnatun koulutustilaisuuden ohjausryhmässä tehtävän suunnitelman pohjalta. 6. Päätöksenteko ja hankintapäätöksistä tiedottaminen
3 Yhteishankintoihin liittyvä ratkaisuvallasta määrätään johtosäännöllä siten, että hankintapäätökset ja muut hankintalain mukaiset asiaratkaisut tekee hankintayksikkö sen mukaisesti kuin johtosäännössä ja toimenkuvissa tarkemmin määrätään. Lappeenrannan kaupunginhallituksella on otto-oikeus hankintayksikön tekemiin hankintapäätöksiin. Hankintayksikön tekemistä hankintapäätöksistä, sekä päätösten perusteella tehdyistä hankintasopimuksista ja optioiden käyttöpäätöksistä on tiedotettava sopijapuolille ohjausryhmän tarkemmin määrittelemällä tavalla. 7. Toiminnan rahoitus Yksikön toiminta rahoitetaan jakamalla toiminnasta aiheutuvat kustannukset sopijapuolien kesken. Kustannukset laskutetaan sopijapuolilta neljännesvuosittain talousarvion mukaisesti. Kustannukset tasataan vuosittain talousarvion toteutuman mukaisesti mikäli talousarvion toteutuma poikkeaa merkittävästi (+/- 10 %) talousarviosta. Lähtökohtana sopimuksen alkaessa on, että Lappeenrannan kaupunki maksaa puolet yksikön kuluista. Toinen puoli jaetaan muille osallistujille sopimuksen liitteen nro 1 mukaisesti. Seuraavien vuosien maksuosuudet määritellään vuosittain järjestettävissä palveluneuvotteluissa (ks. 10 ). Koulutusten osalta voidaan periä osallistumismaksu, mikäli koulutustilaisuuden järjestämistä ei ole huomioitu hankintayksikön vuosittaisessa talousarviossa. 8. Ohjausryhmän tehtävät Ohjausryhmään kukin sopijapuoli nimeää edustajansa. Ohjausryhmän puheenjohtajana toimii hankintajohtaja. Ohjausryhmä määrittelee kilpailutettavat yhteishankinnat vuosittain. Yhteishankinta voidaan käynnistää myös kesken vuoden, vaikka sitä ei olisikaan mainittu kilpailutuskalenterissa. Virkamiehistä koostuva ohjausryhmä valmistelee esityksen, joka käsitellään vuosittain kaikkien sopijapuolien päättävissä elimissä siten, että etukäteen tiedetään mihin seuraavan vuoden yhteishankinnoista kukin sopijapuoli osallistuu. Samalla sopijapuolet nimeävät kuhunkin hankintaan oman substanssiosaajansa, joka pyydettäessä osallistuu yhteishankintojen valmisteluun aina päätöksentekoon saakka. Ohjausryhmä nimeää kunkin kilpailutuksen valmisteluun asiantuntijatyöryhmän edellä mainituista substanssiosaajista. Lisäksi ohjausryhmä kokoontuu vähintään neljästi vuodessa arviomaan käynnistyviä kilpailutuksia ja niiden strategisia linjauksia ennen varsinaisen kilpailuttamisen aloittamista, sekä tarvittaessa linjaa kilpailutuskalenteriin tehtäviä päivitystarpeita. Ohjausryhmä sopii myös kilpailutettuja yhteishankintoja koskeviin sopimuksiin sisältyvien optiovuosien käytöstä, sekä KL Kuntahankinnat Oy:n kilpailutuksiin osallistumista, silloin kun option käyttö tai KL Kuntahankinnat Oy:n kilpailutusten käyttö todetaan sopijapuolien kannalta strategisesti ja kokonaistaloudellisesti edullisimmaksi vaihtoehdoksi. Ohjausryhmä seuraa vuosittain yhteishankintoihin liittyvää toimintaa. Sopimusosapuolten kesken käydään ohjausryhmän valmistelun perusteella vuosittain yhteistoimintasopimusta koskevan palveluneuvottelut (ks. kohta 10).
4 9. Sopimuksen seuranta ja raportointi Yhteishankintoihin liittyvää toimintaa seurataan vuosittain raportoivavilla seuraavilla tunnusluvuilla: - käynnistyneet kilpailutukset - käynnistyneet optiokaudet - tehdyt yhteishankintapäätökset - konsultaatioihin vastaaminen - hankintayksikön henkilöstö osallistumiset koulutuksiin - jäsenyhteisöille järjestetyt koulutukset/infotilaisuudet Hankintayksikkö raportoi vuosittain sopimusosapuolia em. tunnusluvista. Lisäksi hankintayksikkö raportoi ohjausryhmälle hankintaohjeistus- ja tiedottamisvelvoitteensa toteuttamista, sekä kilpailutus- ja sopimushallinnan prosessien kehittämistoimenpiteitä. 10. Sopimuksen vuosittainen tarkastelu Sopimuksen mukaisiin palveluihin liittyvät palveluneuvottelut käydään ohjausryhmän valmistelun perusteella vuosittain toukokuun loppuun mennessä sopijapuolille järjestettävässä neuvottelutilaisuudessa. Palveluneuvotteluissa tehdään yhteiset linjaukset seuraavan vuoden palvelutarpeista, ja tehdään mahdolliset tarkennukset tässä yhteistyösopimuksessa sovittuihin palveluihin. Palveluneuvotteluissa hyväksytään osaltaan talousarvion pohjana olevat tulevan vuoden kustannukset (arvio). Palveluneuvottelujen yhteydessä, tai sen jälkeen 30.6. mennessä, sopijapuoli voi irtisanoa yhteistoimintasopimuksen omalta osaltaan päättymään kalenterivuoden loppuun. Irtisanomiseen ei vaadita toisen sopijaosapuolen hyväksyntää. 11. Sopimuksen muuttaminen Tätä yhteistoimintasopimusta voidaan muuttaa sopijapuolien yhteisellä päätöksellä. 12. Sopimuksen voimassaolo Tämä sopimus tulee voimaan 1.1.2015. Sopimus on voimassa toistaiseksi. Sopijapuoli voi irtautua sopimuksesta irtisanomalla sen kirjallisesti 30.6. mennessä. Irtisanominen tulee voimaan kalenterivuoden päättyessä. Yhteistoimintasopimuksesta irtautumisesta huolimatta sopimusaikana tehtyjä hankintasopimuksia noudatetaan niiden päättymiseen asti. Mikäli Lappeenrannan kaupunki irtisanoutuu tästä sopimuksesta, niin hankintayksikön toiminta lakkaa maakunnallisen hankintayhteistyön osalta. 13. Yhteistoiminnan laajentaminen
5 Luumäen kunta voi liittyä tämän yhteistoimintasopimuksen piiriin ja tulla sopijapuoleksi hyväksymällä tämän sopimuksen mukaiset ehdot haluamastaan ajankohdasta lukien. Maakunnan muiden julkisten hankintayksikköjen liittymisestä yhteishankintayksikköön sovitaan tarvittaessa sopijapuolten ja liittyjän kesken erikseen. 15. Päiväys ja allekirjoitukset IMATRAN KAUPUNKI LAPPEENRANNAN KAUPUNKI LEMIN KUNTA PARIKKALAN KUNTA RAUTJÄRVEN KUNTA RUOKOLAHDEN KUNTA
6 SAVITAIPALEEN KUNTA TAIPALSAAREN KUNTA ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYDENHUOLLON KUNTAYHTYMÄ ETELÄ-KARJALAN KOULUTUSKUNTAYHTYMÄ SAIMIA OY / 2014 SAIMAAN TALOUS JA TIETO OY / 2014 SAIMAAN TUKIPALVELUT OY / 2014